O documento discute a importância de se ter um processo de cobrança funcional e ágil diante do alto índice de inadimplência no Brasil, que atingiu mais da metade das empresas e 40% da população em 2015. Também ressalta a necessidade de políticas claras, ferramentas que garantam rapidez aos analistas e sistemas integrados para melhor gerenciar as cobranças.

1. Com a rápida elevação dos índices de inadimplência, o segredo de um processo
de cobrança bem sucedido está na estruturação de modelo com políticas claras
e definidas bem como na utilização de ferramentas que garantam rapidez
praticidade aos analistas de crédito e cobrança.
A Importância de ter um processo
de cobrança funcional e ágil.
Em 2015 o número de empresas que
entraram para a lista de devedores
superou todas as expectativas. Em
outubro de 2015 o número de
inadimplentes atingiu mais da metade
das empresas ativas no Brasil. Pasmem,
são mais de 4 milhões de CNPJs que,
juntos, somavam mais de 92 bilhões de
reais em dívidas segundo a Serasa
Experian. Quando falamos de pessoas
físicas, o número de inadimplentes atinge
57,2 milhões de pessoas endividadas.
Este número representa
aproximadamente 40% da população
adulta e economicamente ativa.
Para os próximos meses, segundos os
economistas e empresários, a tendência é
que este número se mantenha com viés
de alta por conta da falta de perspectivas
de melhoras em nosso ambiente político
e econômico.
Neste cenário cada vez mais complexo, as
equipes de cobrança têm ganhado papel
de destaque na composição dos
resultados das grandes companhias. A
redução da inadimplência e a
recuperação dos recebíveis que já
estariam contabilizados contabilizar como
fundo perdido, se tornaram-se missão
crítica e imprescindível para a
sobrevivência das empresas.
Em meio a esse trabalho intenso das
equipes de cobranças, a maioria das
empresas tropeça em processos
indefinidos, que nem sempre combinam
as políticas de juros, multas e
parcelamentos em soluções simples e
rápidas para o analista de cobrança. Uma
atuação rápida e eficaz é crítica na
formalização da negociação, incluindo a
geração dos contratos, de forma que seu
cliente não perca o engajamento com o
acordo fechado.
Não sendo ágil na preparação e registro
de todo o processo de cobrança,
incluindo os avisos de cobrança e
contratos de confissão de dívida, a
equipe de cobrança tem sua eficácia
reduzida. Somando a falta de políticas
pré-definidas, capacitação e apoio de
ferramenta sistêmica, a eficiência das
equipes de cobranças é severamente
comprometida.
R$92 bilhões em dívidas
OUTUBRO/2015 – FONTE: SERASA EXPERIAN

2. Quando as empresas não possuem um
processo estruturado e suportado por um
sistema que satisfaça as diversas condições
das negociações, os problemas se
aprofundam uma vez que se torna difícil
organizar o histórico de cobrança e
interações realizadas com os clientes. Esta
deficiência torna o processo frágil, com
diversos pontos vulneráveis sob o ponto de
vista de auditoria e potencialmente exposto
a fraudes. Em processos desestruturados e
informais é comum a perda do histórico de
negociações quando é realizado o
desligamento de um funcionário de crédito e
cobrança: junto com sua caixa de entrada de
e-mail, são perdidas informações relevantes
sobre acordos e renegociações realizadas
por ele.
Uma solução sistêmica não somente irá
organizar o processo de cobranças, mas
também permitirá que os gestores e
coordenadores possam realizar o correto
acompanhamento da carteira e avaliar a
performance e efetividade de seu time de
cobranças.
A terceirização da cobrança ainda sim é um
recurso muito importante para apoiar a
recuperação de recebíveis, todavia, utilizá-la
como primeira ação na abordagem ao
cliente devedor é muito custoso uma vez
que as taxas cobradas normalmente
consomem parte do valor original da dívida.
Além disso, nem sempre existe a
transparência e visibilidade adequadas para
compreender a interação com a carteira de
clientes.
Preocupações você deve ter ao selecionar e
implementar um sistema de cobranças:
 Prefira a usabilidade de forma que seja necessário pouco tempo e esforço de capacitação dos
analistas;
 A solução deve ser facilmente customizada, ao passo que você possa gerenciar as políticas de
cobranças sem a dependência de manutenções sistêmicas;
 Evite interfaces, menor serão os problemas de inconsistência de informações;
 Workflow de aprovação, são garantia de auditoria aos processos fogem das políticas;
 Se possível, seu sistema de cobrança deve estar integrado ao módulo de contabilidade. Isso
reduz drasticamente inconsistências e tempo empenhado em conciliação;
 A ferramenta deve oferecer relatórios que permitem medir e fazer a gestão dos analistas mais
eficientes;
 Contratos e extratos de negociação devem ser gerados automaticamente pela solução, isso evita
erros;
 Integração com entidades de avaliação de crédito como o Serasa PEFIN são diferenciais;
 Avalie bem os custos de implementação e valores de manutenção do software. Existem opções
no mercado que devolvem o investimento em tempo reduzido.
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