Este documento discute tipos de condução de reuniões e preparação para reuniões. Ele descreve três tipos de condutores de reunião - autocrata, permissivo e democrata - e suas características. Também fornece dicas sobre como preparar uma reunião, incluindo definir o assunto, horário e local da reunião, e materiais necessários como quadro, flipchart e recursos audiovisuais.

1. Como conduzir reuniões

2. TIPOS DE CONDUÇÃO DE REUNIÕES

3. AUTOCRATADesenvolve o binômio: MANDAR X OBEDECER Desestimulando:· Responsabilidade · Iniciativa · Criatividade

4. PERMISSIVATolerante: Figura, em que se deixa aos ouvintes ou adversários a decisão de alguma coisa. Características: Preocupação : Somente em continuar no cargo; Estimula a : Omissão Gera a: Indisciplina Procura ser: “Bonzinho”

5. Muitas vezes o líder permissivo atribui a culpa pelo mau desempenho a tempos subitamente ruins e a concorrentes fortes e desleais. São muito eficientes para explicar como as coisas são melhores do que parecem e o que está sendo ou será feito para torná-las ainda melhores. Isso explica em parte sua permanência, como eles se exaurem e sobrevivem aos seus críticos nas mesas de reuniões.

6. DEMOCRATAEDUCAORGANIZAINSTRUIDELEGA Estimulando:· Responsabilidade · Iniciativa · Criatividade

7. PREPARAÇÃO DA REUNIÃO

8. ASSUNTODefina-o Estabeleça o tempo. Cumpra o horário com rigor. (penalize os faltosos ou retardatários e não aqueles que tem o hábito de chegar no horário) Prepare um plano (distribua o temário com antecedência)

9. HORÁRIOQual a melhor hora para as reuniões? Pela manhã talvez seja a hora das reuniões criativas.As decisórias também devem ocorrer pela manhã, porque demanda uma maior concentração.As informativas na parte da tarde. E por fim, se quer que a reunião seja rápida, marque essa reunião para o final do expediente.

10. LOCALArejamento (peça aos fumantes que fumem nos intervalos, várias pessoas pode se sentir incomodadas e isto pode baixar o nível da qualidade das decisões que se espera da reunião).Iluminação clara e ao mesmo tempo com condições de escurecer no caso de apresentações de transparências/data-show.

11. Disposição de cadeiras. Existem várias maneiras de disposição de mesas e cadeiras, em forma de “U”, em forma de auditório, de espinha de peixe, escolinha, etc. É preciso dimensionar a quantidade de participantes, tamanho da sala, tempo de duração da reunião para escolher a disposição mais adequada. Ausência de ruídos e interferências – Não deixe telefone na sala de reuniões (eles são um fator de dispersão, um fator de interrupção das reuniões.)

12. MATERIAIS DIDÁTICOS E RECURSOS AUDIOVISUAISProvidenciar: · Quadro de escrever · Cartazes · Flip -Chart· Data Show · TV · Vídeo · Coloque um relógio na parede · Lápis, borrachas, canetas, blocos ou folhas de papeis.