Carregado porAna Relvas
Faz reuniões para aquecer?
Este documento fornece dicas para tornar as reuniões mais produtivas, incluindo se preparar adequadamente definindo o objetivo e agenda, focar na solução de problemas durante a reunião, e envolver os participantes na melhoria contínua do processo de reuniões.
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- 2. Ana Relvas Especialista emprodutividade @ Objetivo Lua www.objetivolua.com www.facebook.com/ObjetivoLua pt.linkedin.com/in/anarelvas/
- 3. Tornando as reuniõesmais produtivas Faz reuniões para aquecer?1 2 3 4 Antes da reunião: a preparação Durante a reunião Melhoria contínua das reuniões bjetivo Lua
- 4. Faz reuniões paraaquecer? 1 Vamos descobrir… bjetivo Lua
- 5. Chega ao fimcom a sensação de não ter produzido nada?
- 6. Os participantes estão aver o email ou telemóvel?
- 7. Na reunião seguinte algunsassuntos estão na mesma?
- 8. Alguém no fimdiz “Vamos lá trabalhar!”
- 9. A sala ficoumais QUENTE O ser humano dissipa cerca de 70W…
- 10. Quanto custam asreuniões para aquecer? 1 Vamos descobrir… bjetivo Lua
- 11. CUSTO DA REUNIÃO (emhoras) Número de participantes x Duração da reunião
- 12. CUSTO DA REUNIÃO (emhoras - exemplo) 5 pessoas x 1 hora e 30 minutos = 7 horas e 30 minutos ~ 1 dia de trabalho
- 13. 2 Antes da reunião: preparação Vamosfazer uma pequena pré-reunião para preparar a reunião de amanhã. Achas que tens piada, mas não tens! EI! Acha seguro irmos já para a pré-reunião sem a planearmos antes? Bem, vamos avançar com esta pré-reunião Preliminar! bjetivo Lua
- 14. Qual o PROPÓSITO da reunião? Qual éo PROBLEMA que quer resolver? Qual o RESULTADO pretendido?
- 15. Precisa MESMO da reunião? Conseguirá o mesmoresultado por email, telefonando, comunicando de outra forma? Existem outros meios mais eficientes para atingir o resultado que pretende?
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- 17. Quem são pessoas RELEVANTES? Faz sentidodividir uma reunião em várias só com as pessoas relevantes para o tema para que os outros não estejam a perder tempo? Basta só informar algumas pessoas do resultado em vez de as convidar?
- 18. Crie a AGENDA da reunião Tópicos adiscutir Tempo para cada tópico Sequência e prioridade Duração da reunião Localização e horário Distribua previamente a agenda pelos participantes. Peça feedback.
- 19. Qual o PAPEL de cada Um? Informecada um da sua expetativa de participação. Como se devem preparar? Devem preparar alguma coisa? Liderar a discussão de um tópico? Ler algo? Pensar em soluções? Fazer um resumo do seu progresso?
- 20. 2 Durante areunião Foram 4 horas de reunião de liderança muito produtivas. Peço a um de vós que envie as suas notas por email para toda a empresa. Ninguém tirou notas? Não tinha uma caneta. OK. Não faz mal. Alguém se lembra do que foi decidido? Concordámos em aumentar… algo. Não! Reduzir algo. Não faz mal. Vamos tentar de novo quinta às 8h. A que horas é a próxima reunião de liderança? Devia ter escrito isso... bjetivo Lua
- 21. Registe AÇÕES Foque-se em gerarconclusões e ações a serem realizadas. Estas devem ser registadas, bem como os responsáveis e os prazos para seguimento no futuro.
- 22. Boa prática -1 Cada um resumir o que vai fazer para garantir que todos perceberam e estão alinhados.
- 23. Boa prática -2 Ir fazendo o registo/ata à medida que a reunião decorre. Pode não ser preciso uma ata muito formal.
- 24. Foco na SOLUÇÃO O moderadordeve ser intransigente em trazer a atenção dos participantes para os assuntos a serem tratados sempre que se dispersem, monopolizem a conversa ou não se foquem em encontrar soluções.
- 25. COMECE a horas Mais gravedo que o dinheiro desperdiçado a discutir coisas não importantes é o tempo/dinheiro que se perde à espera dos atrasados. Seja implacável a começar a horas. Feche a porta e comece a reunião. Há empresas que têm um mealheiro e quem chegar atrasado paga!
- 26. TERMINE a horas É importantepara isso que tenha uma ideia do tempo que disponibilizará para cada tópico. Curiosidades: Há quem faça reuniões antes do almoço para que as pessoas se foquem em terminar para ir almoçar. Há quem faça reuniões em pé. Há equipas que antes da reunião bebem muita água…
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- 28. ENVOLVA Se todos reclamamda pouca utilidade das reuniões, envolva-os na procura de soluções respondendo às seguintes perguntas.
- 29. Qual o propósitodesta reunião? Como nos traz valor? Considere especialmente as reuniões recorrentes, que já acontecem sempre no mesmo dia porque sempre se fez assim.
- 30. O que nosestá a impedir de cumprir esse propósito? Envolva todos na criação e implementação de soluções.
- 31. Quer saber maissobre Produtividade e Energia no trabalho?
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