O documento apresenta um guia de boas práticas para realizar reuniões produtivas, destacando que 66% das pessoas consideram as reuniões em suas empresas improdutivas. Recomenda-se o planejamento cuidadoso da pauta, a convocação de participantes relevantes e a gestão eficaz do tempo durante a reunião. Também sugere ações a serem realizadas após o encontro, como o registro de decisões e o envio de pendências aos participantes.

1. GUIA DE
BOAS
PRÁTICAS
PARA
REUNIÕES
PRODUTIVAS

2. DHO . MKT > 2012
66% DAS PESSOAS
AFIRMAM QUE AS REUNIÕES EM
SUAS EMPRESAS SÃO IMPRODUTIVAS
E MAL CONDUZIDAS.
Pesquisa realizada pela revista Você
S/A e consultoria Tríade do Tempo.

3. DHO . MKT > 2012
QUANDO MAL
PLANEJADAS E MAL
CONDUZIDAS, AS
REUNIÕES PODEM
SE TORNAR AS
MAIORES VILÃS DA
PRODUTIVIDADE
NO AMBIENTE DE
TRABALHO.
Christian Barbosa – especialista
em produtividade em seu livro A
Tríade do Tempo.

4. DHO . MKT > 2012
A comunicação escrita precisa ser bem
planejada e objetiva, garantindo que o receptor
compreenda completamente a mensagem.
Qual a função do que você quer comunicar?
Você irá se comunicar
com qual público?
Qual o local?
Quais são as ações a
serem tomadas?
Quais são os valores
envolvidos?
Quais são as datas e prazos?
QUEM
ONDE
COMO
QUANTO
QUANDO
ORGANIZE AS IDEIASORGANIZE SEU TEMPO
60%
Planejar
10%
Revisar
30%
Escrever Convidar
Lamentar
Desculpar-se
Agradecer
Solidarizar-se
FUNÇÃO
SOCIAL
sentir
Confirmar
Relatar
Atualizar
Resumir
Analisar
Registrar
Justificar
Recomendar
Propor
Solicitar
Pedir
Facilitar
Convocar
FUNÇÃO
INFORMATIVA
saber
FUNÇÃO
ATIVA
fazer

5. BOAS
PRÁTICAS
ANTES, DURANTE E DEPOIS
DHO . MKT > 2012

6. Só marque uma reunião se
realmente for necessário.
Convoque as pessoas que
podem contribuir ou decidir o
assunto tratado.
A indisponibilidade de sala não deve
ser motivo para adiar reuniões,
principalmente as rápidas. Avalie
alternativas (5° andar, café, copa,
posto de trabalho).
Sempre que possível, marque a
agenda com antecedência.
O objetivo e a pauta devem ser
definidos e enviados na convocação.
Esses itens são imprescindíveis, pois
norteiam a reunião.
Reserve um local apropriado e
os recursos necessários.
Se for pertinente, solicite aos
convidados sugestões de itens para a
pauta.
Avalie o tempo necessário
para reunião e coloque-o no
compromisso, mesmo que
sejam 15 minutos.
Prepare a forma de conduzir a
reunião e prepare-se para possíveis
imprevistos.
Sempre que possível, verifique
a disponibilidade de agenda
(outlook) dos convidados.
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ANTES

7. Reveja o objetivo e a pauta no
começo da reunião.
Não misture assuntos muito
diferentes em uma mesma
reunião. Mantenha o foco no
objetivo e na pauta.
Registre as decisões e pendências
com datas de conclusão e
responsáveis (Ata – modelo padrão
SGQ Senior ou e-mail)
Gerencie o tempo. Caso seja
necessário, solicite ajuda de um
participante para auxiliá-lo.
Em torno de 10min antes do término
da reunião, verifique se os objetivos
foram cumpridos e se os registros
das decisões e pendências estão
alinhados.
Estabeleça as regras de uso de
notebook e celular.
A postura do coordenador da
reunião será determinante
para coibir ou estimular a
participação/contribuição dos
presentes.
O coordenador da reunião deve
organizar as participações para
que não haja tumulto.
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DURANTE

8. DHO . MKT > 2012
DEPOIS Certifique-se de que a sala que
você utilizou está em ordem.
Encaminhe os registros de
decisões e as pendências aos
participantes em até 5 dias úteis.
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9. Maximizar resultados
é um dos
nossos valores.
Fazer acontecer é
uma das nossas
competências.
Realize reuniões
produtivas e promova
esta prática em seu
dia a dia!
DHO . MKT > 2012
LEMBRE-SE!

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