O documento fornece 10 passos para tornar as reuniões mais produtivas, incluindo marcar com antecedência para preparação, definir horário de início e fim, fazer lista prévia e completa dos assuntos, definir participações necessárias, sugerir desligar celulares, evitar entrar em detalhes, estimular participação equilibrada, deixar assuntos extras para outra reunião, e fazer ata da reunião.

1. 10 Passos para uma
reunião mais produtiva

2. Indice
1. Marque com antecedência
2. Estabeleça o início mas também o fim
3. Faça uma lista prévia
4. Faça a lista completa
5. Defina as participações
6. Sugira que desliguem o telemóvel
7. Evite entrar em detalhes práticos
8. Estimule a participação equilibrada
9. Deixe assuntos extras para outra reunião
10. Faça uma ata

3. Introdução
Reuniões são momentos preciosos e importantes para o
andamento de um projeto. No entanto, são também ralos
por onde escoam a produtividade da equipe e a sua.
Sempre existe a pessoa que foge do assunto em lista, ou
aquela que monopoliza a discussão e não dá oportunidade
aos outros darem sua opinião.
O tempo das pessoas envolvidas em reuniões custa muito caro, especialmente
quando envolve a gestão. É preciso colocar esse custo na ponta do lápis para
comprovar a necessidade de reuniões mais objetivos. Entendemos que reuniões são
um “mal necessário”. Para melhor aproveitamento delas, vamos listar 10 passos
para tornar esses encontros mais produtivos.

4. Antes de tudo, analise se a reunião é realmente
necessária. Em alguns casos, um simples e-mail ou
contato por telefone pode resolver. Em tempos de
facilidade de uso das comunicações gratuitas à
distância (Google Hangout, Skype, etc), vale mais a
pena evitar gastos com deslocamentos.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas for
imprescindível, sugerimos um planeamento prévio e uma
coordenação atenta, para que os assuntos sejam discutidos em
ordem de prioridade, e não dê polêmica.

5. 1. Marque com antecedência
Não adianta marcar uma reunião para daqui a meia hora.
Os envolvidos não terão tempo de se preparar e o
encontro, provavelmente, será improdutivo.
Dê tempo para que os participantes tomem
conhecimento da lista para que possam contribuir
presencialmente.

6. 2. Estabeleça o Inicio mas também o Fim
Geralmente,
as
reuniões têm horário
para começar, mas
não para acabar. A
reunião estende e
quando
se
dá
conta, desperdiçamo
s horas preciosas da
sua equipa. Deixe
claro
no
agendamento
da
reunião qual
o horário previsto
para encerrar a
reunião. A lista
deve ser pensada
para se encaixar
entre uma atividade
e outra.
Com prazo para
terminar,
as
pessoas têm que
ser mais objetivas.

7. 3. Faça uma lista prévia
Identificada a necessidade da reunião, faça uma lista
simples dos assuntos que serão discutidos em grupo
e defina um objetivo para o encontro. Pode comunicar
uma alteração, fazer brainstorming ou tomar uma
decisão. Não precisa entrar em muitos detalhes nesse
momento.
Uma lista prévia serve para que os convidados a
participar saibam do que se trata, analisem a
importância de estarem presentes, verifiquem em
suas agendas a possibilidade de comparecerem e se
preparem para a conversa.

8. 4. Faça uma lista completa
Com todos os confirmados , agora é possível fazer uma lista
mais detalhada. Acrescente as sugestões de assuntos que os
convidados tenham enviado, se for o caso. Faça a lista dos
participantes, dê o horário de início e fim e informe o local.
Caso seja um lugar novo, esclareça como chegar
ou dê referências e dicas de onde estacionar, por
exemplo. Recomende que as pessoas cheguem
minutos antes para evitar atrasos. Importante:
comece sempre a reunião no horário agendado.
Isso educa os atrasados a não repetir o
comportamento

9. 5. Defina as participações
Em determinadas reuniões, nem todos os convidados precisam estar presentes
durante todo o período da reunião. Às vezes, só interessa um ponto ou outro.
Com a lista bem desenhada, pode convidar e dispensar pessoas de momentos
em que não são necessárias. Quanto mais gente envolvida, maior é a
complexidade da discussão.
Evite perdas de tempo com debates
infrutíferos. Defina a participação de quem
está diretamente envolvido no assunto. Há
casos em que a leitura da ata já basta para o
entendimento do que foi decidido. Importante:
não exclua os técnicos para que os gestores
não tomem decisões fora da realidade prática
do negócio.

10. 6. Sugira que desliguem o telemóvel
As reuniões têm tanta fama de ser improdutivas que é bastante comum as
pessoas levarem seus telemóveis para tratar de outros assuntos alheios á
reunião. Isso é uma perda de tempo absurda, além de ser deselegante com os
outros. Se o grupo decidiu reunir-se, é de bom tom que todos estejam
concentrados naquela atividade.
Claro que não dá para contar apenas com o bom
senso. Então deixe claras as regras logo de início:
pode atender o celular ou não, é preferível deixar o
aparelho desligado, ou somente o envio de
mensagens é permitido. Esclareça que é para o bem
de todos.

11. 7. Evite entrar em detalhes práticos
Logo após a tomada de uma decisão, é bastante
tentador para os técnicos discutir como será feita
a implementação.
Não fuja da lista! Se o objetivo da reunião era
discutir
“o
que
fazer”
e
não
“como
fazer”, esclareça os participantes e agende uma
próxima reunião para detalhar o assunto. Mas não
deixe que a empolgação
tome conta, ou vocês não verão o fim do encontro
tão cedo.

12. 8. Estimular uma participação equilibrada
Por questão de características pessoais, uns
gostam de falar mais e outros não se sentem tão à
vontade para dar sua opinião. Fique atento ao
andamento do debate.
Evite que pessoas dominem a
discussão e estimule que os
mais calados contribuam com
seus pontos de vista.
Procure equilibrar a conversa

13. 9. Deixe assuntos extras para outra reunião
A dinâmica do encontro possibilita que apareçam
outros assuntos que não estavam previstos
anteriormente na pauta.
Mesmo que sejam bastante pertinentes e envolvam
diretamente os participantes da reunião , não fuja da
pauta. Agende para um outro momento a discussão
sobre os assuntos que surgiram.

14. 10. Faça uma ata
Não é preciosismo. Fazer atas de reuniões é de suma
importância para que o encontro presencial vire um
documento que possa balizar ações e ser comunicado
aos que não estavam presentes.
Pode ser um dos presentes ou um convidado específico para isso. Ele deve:
acompanhar a lista, anotar as decisões e comunicar aos presentes seus registos ao
final, se possível. Defina se a ata será validada pelos participantes, se será divulgada
ou não. Um modelo interessante de ata contém as seguintes partes: assunto; objetivo
ou motivo; informações de data, hora e local; participantes; itens
discutidos, conclusões e responsabilidades