O documento discute a importância da gestão documental e sua relação com o planejamento estratégico, visando racionalidade e transparência administrativa. Destaca a legislação e diretrizes necessárias para a preservação e acesso à informação, abordando os desafios, procedimentos e tecnologias envolvidas na gestão arquivística. A gestão documental é apresentada como fundamental para garantir eficiência, redução de custos e memória institucional.

1. Profª Drª
Eliana Almeida de Souza Rezende
Consultora em Gestão Documental e Memória Institucional

2. a) Relação intrínseca com Planejamento Estratégico com
vistas à racionalidade e transparência administrativa;
b) Garantia de exercício de cidadania;
c) Definida em Legislação Federal nº 8.159/91
d) Cumprimento da Lei de Acesso à Informação ;

3. a) Garantir que a informação esteja disponível quando e
onde seja necessária a Instituição e aos cidadãos;
b) Propiciar a guarda, o acesso e preservação dos
documentos de caráter permanente;
c) Assegurar a eliminação do que não tenha mais valor
administrativo, fiscal e legal;
d) Normatizar o uso adequado do gerenciamento
eletrônico da informação.
(Gestão Documental, da Informação e do Conhecimento, por Emeide Nóbrega Duarte outros, Estado da Paraíba)

4. Desafio
Atender às solicitações de forma eficiente e eficaz;
Eliminar gastos desnecessários;
Introduzir a cultura da gestão documental moderna;
Racionalização de recursos humanos, tecnológicos e
financeiros

5. Plano
Adoção de normas, procedimentos e técnicas de gestão
arquivística documental
Planejamento e introdução de uma informática aplicada

6. Estabelecer diretrizes, normas e procedimentos com base
na legislação vigente para as atividades que envolvam
Gestão Arquivística de Documentos, articulando e
orientando tecnicamente os setores e departamentos a
como gerenciar seus acervos documentais e disponibilizar a
informação contida nos mesmos

7. Informação Suporte Documento

8. Para que tais documentos cumpram sua função: quer social,
administrativa, técnica, cultural, jurídica, artística eles
necessitam estar acessíveis, organizados e preservados
Co-responsabilidade no processo de recuperação da
informação, em benefício da divulgação científica,
tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho
jurídico e histórico

9. ConhecimentoInformação

10. Conceito polissêmico
Ela é o material de que é feito o
conhecimento, após posicionamento crítico
do indivíduo.

11. A idéia de que todo esse patrimônio necessita ser cuidado é
pertinente, mas nem por isso se deve partir do pressuposto
de que tudo deva ser conservado, nem tão pouco, de
eliminar
É necessário fazer escolhas conscientes, baseadas em
conhecimento aprofundado, para que os bens mais
significativos possam ser preservados e valorizados

12. Portanto, a informação é um recurso que não
permite ser tratada com falta de profissionalismo,
ela exige cuidado e conhecimento em seu trato, de
forma a oferecer o máximo enquanto recurso de
fomento à competitividade da organização frente
ao mercado.

13. Deve ser tratada como absolutamente fundamental
no ambiente institucional e seu gerenciamento
deve corresponder à todas as fases em que se
divide a Gestão Documental, ou seja, da sua
produção até sua destinação e guarda permanente.

14. O conceito de gestão de documentos, compreende todos os
procedimentos e operações técnicas das fases corrente e
intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final.
Adoto este conceito de gestão arquivística dos documentos
para diferenciar de outros sistemas de documentos que
usualmente usam o termo gestão mas que não cumprem com
todas as exigências arquivisticas.

15. Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática
que passou a utilizar o termo gestão de documentos para
alguns procedimentos de recuperação da informação de
material digitalizado, implantação de protocolos
informatizados e/ou para controle do armazenamento, não
incorporando ao mesmo tempo o conceito de original para
produção de documentos, Código de Classificação de
Assuntos, Tabela de Temporalidade Documental, Avaliação e
Destinação.

16. Uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos
(GED) não necessariamente atende a todos requisitos
arquivísticos e jurídicos, se aproximando, na maioria
das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos
e não de um sistema de gestão arquivística de
documentos

17.  A gestão de documentos originou-se a partir da
impossibilidade de se lidar, nos “moldes tradicionais” até
então, com as massas cada vez maiores de documentos
produzidos pelas administrações públicas americanas e
canadenses
 Assim, a partir das soluções apontadas por comissões
governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos
Estados Unidos e do Canadá, no final da década de 40 do
século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade
administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo
documental, a saber: produção, utilização, conservação e
destinação (incluída a avaliação por TTD) de documentos
(Fonseca, 1998, p.38)

18. A sua regulamentação no Brasil se deu pela Lei Federal n.º
8.159 de 1991, que a define da seguinte forma:
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimentos para guarda permanente”.

19. Além disso, no art n° 8 foi reconhecido o conceito de ciclo
vital, importante definição do valor dos documentos e da sua
responsabilidade de guarda, incluindo sua organização,
conservação e condições de acesso e uso
O conceito de gestão de documentos e de ciclo vital, ao
serem incorporados à legislação subsidiaram e possibilitaram
a criação do Código de Classificação e da Tabela de
Temporalidade das atividades-meio da Administração Pública
Federal

20. Divisão de
Gestão Documental
Tecnologia
da Informação
Área
Jurídica
DIRETORIAS
INSTITUIÇÃO
Comunidade
Setor Público
Empresas
Sociedade
Entidades
GERÊNCIAS
Informação

21. TECNOLOGIA
ARQUIVAMENTO
E CONSULTA
PRESERVAÇÃO
GESTÃO
ARQUIVÍSTICA
DE DOCUMENTOS
PRODUÇÃO
E TRÂMITE

22. Arquivo Intermediário
ARQUIVO GERAL
Massa documental:50%
Guarda: média 50 anos
Acesso restrito ao setor de
origem
Avaliação
Transferência
Avaliação
Recolhimento
Arquivo Corrente
SETOR PRODUTOR
Massa documental:100%
Guarda: média 5 anos
Arquivo Permanente
ARQUIVO GERAL
Massa documental:10%
Guarda: permanente
Acesso Público

23. As atividades de gestão não se restringem a
evitar a produção de documentos
desnecessários e a estabelecer depósitos
intermediários para garantir a organização e
a preservação dos documentos.

24. A gestão abrange todas as operações referentes à
produção (definição de suportes, estrutura do
documento, incluindo código de classificação e
assunto), à tramitação (protocolo), ao uso
(consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da
tabela de temporalidade e destinação) e ao
arquivamento (guarda e armazenamento)

25. Os documentos são eficientemente administrados
quando, uma vez necessária sua utilização, a
localização é rápida, sem transtorno ou confusão,
quando são conservados a um custo mínimo de
espaço e/ou manutenção e quando nenhum
documento é guardado por tempo maior ou menor
do que o estabelecido em lei.

26. Desenvolvimento e pesquisa de tecnologias que propiciem
 Armazenamento;
 Preservação;
 Conservação;
 Disponibilização de informação para usuários internos
e/ou externos.
Todas as tecnologias pensadas de acordo com Requisitos
Funcionais propostos pelo CONARq e que tomam em
consideração aspectos como sigilo, acesso e segurança

27.  Política de Gestão Arquivística de Documentos;
 Otimização no atendimento interno e/ou externo;
 Redução de custos para a Instituição;
 Envolvimento e comprometimento dos Setores
e Departamentos;
 Garantia ao direito de acesso à informação;
 Garantia de transparência administrativa;
 Planejamento e previsão de custos e definição de ações
estratégicas.
 Preservação da Memória Institucional

28. Profª Drª
Eliana Almeida de Souza Rezende
Consultora em Gestão Documental & Memória Institucional
http://pensadosatinta.blogspot.com.br/2014/02/gestao-documental-
para-racionalidade-e.html