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A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto
na Universidade de Aveiro: constrangimentos e
desafios
                                                            Ana Bela Martins
                                                               Bella Nolasco
                                                                 Diana Silva
                      Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
                                                         da Universidade de Aveiro
A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto
    na Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios

• Objetivo


• A Universidade de Aveiro (UA) e a investigação


• As Bibliotecas da UA


• A intervenção das Bibliotecas da UA
    1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
    2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em acesso aberto
    3. Criação de soluções “à medida”
Objetivo

Apresentar a estratégia de
intervenção das Bibliotecas da
Universidade de Aveiro (UA)
ao nível do apoio ao
investigador e da promoção
do     Acesso     Aberto    na
Universidade,       abordando
especificamente os projetos
em curso e respetivas
particularidades.
A Universidade de Aveiro e a investigação
Universidade de Aveiro/investigação


    Universidade de Aveiro

    • 16 departamentos

    • 4 escolas politécnicas

    • 15.636 alunos (2010/2011)

    Fonte : http://www.ua.pt/research/
Universidade de Aveiro/investigação


    Universidade de Aveiro

    • 14 unidades de investigação

    • 4 laboratórios associados

    • 401 projetos de investigação
      (nacionais/internacionais)

    Fonte : http://www.ua.pt/research/
Universidade de Aveiro/investigação


    Universidade de Aveiro

    • Produção científica indexada (fonte:
      ISI Web of Science – 2007/2011)
      5.303 artigos; 22.073 citações

    • Produção científica indexada (fonte:
      SCOPUS– 2007/2011)
      6,963 artigos;

    • 20 revistas académicas publicadas
As Bibliotecas da UA
As Bibliotecas da UA

“Libraries are critically important in helping
researchers to exploit the full benefits and
opportunities       of      the    networked
world, including such developments as
open access and social media.”

The value of libraries for research and researchers
As Bibliotecas da UA

Competências dos Bibliotecários

• equipa de profissionais de
  informação capacitada para
  conceber, produzir e integrar
  conteúdos      de    apoio  à
  formação,     aprendizagem  e
  investigação.

• competências profissionais de
  aplicação de ferramentas e
  tecnologias    de     informação
  apropriadas para fornecer os
  melhores         serviços      e
  disponibilizar os recursos mais
  relevantes e acessíveis.
As Bibliotecas da UA

As bibliotecas de ensino superior
integram cada vez mais na sua
missão e objetivos o papel de
facilitadoras     da      publicação
científica e de produtoras de
informação, promovendo desta
forma a visibilidade e o impacto da
investigação      produzida       na
instituição.
As Bibliotecas da UA

Rede de Bibliotecas que integra:

• Biblioteca do Campus

• Mediateca

• Biblioteca do ISCA –       Instituto Superior
   de Contabilidade e Administração

• Centro   de     Recursos       em
  Conhecimento ESAN – Escola Superior
   Aveiro Norte

• Biblioteca da ESTGA –        Escola Superior
   de Tecnologia e Gestão de Águeda
As Bibliotecas da UA

Área de Recursos Eletrónicos e Apoio
ao Utilizador
... alguns dos serviços....
• Formação de utilizadores básica e
     avançada
• Serviço de referência e Apoio a
     pesquisas
• Implementação e gestão de
     informação      nos    seguintes
     sistemas
    – SInBAD – Biblioteca Digital (software
      desenvolvido - UA)
    – RIA - Repositório Institucional da
      Universidade de Aveiro (DSPACE)
    – Revistas UA (aplicação OJS - Open
      Journals Systems)
A intervenção das Bibliotecas da UA
A intervenção das Bibliotecas da UA

       Bibliotecas da UA
       • intervenção ativa ao nível do apoio ao
       investigador e da promoção do Acesso
       Aberto na Universidade

       •estratégia com base em três linhas
       essenciais

       •colaboração com os Serviços         de
       Tecnologias   de   Informação         e
       Comunicação da UA.
A intervenção das Bibliotecas da UA

1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos



2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto
e no auto arquivo de documentos.



3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA, de
forma a contornar os vários constrangimentos ligados à disponibilização dos
conteúdos em Acesso Aberto.
A intervenção das Bibliotecas da UA

Antecedentes:

• SInBAD – Sistema integrado de Biblioteca e Arquivo Digitais –
  http://sinbad.ua.pt - projeto implementado em 2003/2004 na UA, para
  preservação e disponibilização via Web de vários segmentos de documentos
  digitais, entre os quais as teses de mestrado e doutoramento defendidas na
  instituição. Possui um mecanismo de integração com o catálogo bibliográfico
  das Bibliotecas da UA, sendo que o registo de metadados é importado
  automaticamente de um sistema para o outro.
A intervenção das Bibliotecas da UA

Os projetos em curso:

• RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro – http://ria.ua.pt
A intervenção das Bibliotecas da UA

Os projectos em curso:

• Plataforma Revistas da Universidade de Aveiro http://revistas.ua.pt – serviço
  de alojamento, gestão editorial e publicação
A intervenção das Bibliotecas da UA

1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Criação de workflows de depósito simplificados no RIA, e que consistem na
 recolha automática de dados bibliográficos de bases de dados na Web ou de
 sistemas de gestão bibliográfica.



 Contexto:
 É sabido que um dos constrangimentos ao depósito de publicações nos
 repositórios institucionais tem sido a falta de tempo, o cansaço relativamente às
 crescentes tarefas de uma actividade com concorrência e desafios crescentes.
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Criação de workflows de depósito simplificados no RIA

 Descrição:
 Mecanismo que o investigador pode ativar no momento do depósito de
 documentos no RIA, que realiza uma importação de um ficheiro com os artigos da
 sua autoria resultante de uma pesquisa prévia em bases de dados como a Web of
 Science (THOMSON) e a SCOPUS (Elsevier). Este ficheiro deve ser em formato
 RIS, um formato standard para troca de dados.
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Criação de workflows de depósito simplificados no RIA




   Opção 1 – Auto arquivo: depósito de documentos através do preenchimento de um formulário.
     Iniciar novo depósito


   Opção 2 – Importação de um ou mais ficheiros
   Selecione a coleção onde pretende depositar os seus documentos.

                                             Importar
   Nota: Antes de iniciar o processo de importação de uma ou mais ficheiros deve: realizar a recolha dos seus registos num dos
   sistemas externos compatíveis (ISI, SCOPUS, EndNote), exporte os mesmos para uma pasta no seu disco local.
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Criação de workflows de depósito simplificados no RIA

 Objetivo:
 • Facilitar o preenchimento dos formulários de metadados e permitir à
    instituição e aos próprios investigadores o depósito dos dados retrospetivos e
    correntes de forma mais célere.

 • Incentivar a comunidade de investigadores a procederem ao depósito das suas
   publicações, contornando os problemas de falta de tempo frequentemente
   apontados
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Criação de workflows de depósito simplificados no RIA

 Dificuldades:
 • Foram identificadas dificuldades no processo de exportação dos sistemas Web
     of Science, Scopus e EndNote dos registos em formato RIS.

 Solução:
 • Foram     elaborados    vídeos    para   exemplificar   o  processo       -
    http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca/PageImage.aspx?id=14349
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Migração de dados e respetivos conteúdos digitais relativos às teses de
 doutoramento e dissertações de mestrado (cerca de 3000) efetuado do sistema
 SInBAD, para o RIA.

 Contexto:
 O sistema SInBAD constitui-se desde 2004 como a Biblioteca Digital da
 UA, albergando, na área de publicações científicas, cerca de 3000 teses de
 doutoramento e dissertações de mestrado defendidas na instituição.

 Face à implementação de um Repositório institucional, revelou-se essencial a
 migração de dados para o novo sistema.
A intervenção das Bibliotecas da UA
1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

 Migração de dados e respetivos conteúdos digitais

 Descrição:
 Migração dos dados bibliográficos e respetivos ficheiros digitais de cerca de 3000
 registos de teses para o RIA (retrospetivo)
 Recurso a tabelas de conversão de metadados

 Constrangimentos/dificuldades:
 O mecanismo de embargo no SInBAD obedece a regras diferentes, pelo que não
 foi possível considerar o embargo na migração.
A intervenção das Bibliotecas da UA

   2. Facilitação e mediação no processo de publicação
              científica em Acesso Aberto e auto arquivo
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA - Serviço de alojamento de revistas científicas da UA, baseado em
 software open source OJS (Open Journal Systems)

 Contexto:
 Grande     número     de     publicações    associadas     às    unidades     de
 investigação, departamentos ou redes de investigadores da Universidade (cerca de
 20)

 Algumas das publicações têm apenas versão impressa

 Publicações com versão online disponibilizadas nas páginas Web ou portais dos
 departamentos, de um modo estático, sem possibilidade de recolha externa e de
 exportação para outros sistemas.
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Descrição:
 • Criação, em 2009 do serviço “Revistas em acesso livre – UA” -
    http://revistas.ua.pt as Bibliotecas da UA assumem um papel de mediação e
    facilitação da promoção da investigação científica produzida e publicada na
    Universidade de Aveiro através da implementação de um serviço de
    alojamento de revistas científicas, acompanhamento, formação e helpdesk.
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Descrição:
 • 8 revistas alojadas, de diferentes departamentos e unidades (em Novembro
    2011)


 • Três linhas essenciais:

     -   grande proximidade com os editores das revistas;

     -   flexibilidade na oferta do serviço;

     -   enquadramento institucional no seio da Universidade.
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Descrição:
 • Criação de pacotes de serviço que se ajustam às particularidades das revistas
    alojadas.

 • As Bibliotecas UA assumem a formação, acompanhamento e serviço de
   helpdesk no processo de adaptação e passagem para o sistema de alojamento
   (elemento comum a todos os pacotes).
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Pacote A
 • Bibliotecas UA assumem o papel de Editor-Gestor;

 • Bibliotecas UA realizam o carregamento dos artigos correntes da revistas bem
   como do carregamento dos números anteriores (retrospectivo da revista);

 • O workflow de depósito não segue o fluxo editorial completo, sendo que o
   depositante (bibliotecas da UA) assume o papel de autor e
   validador/aceitação do artigo para disponibilização na plataforma.

 • As configurações do layout da revista (layout base do sistema + logo/ imagem
   da revista) ficam a cargo da biblioteca da UA;
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Pacote A1
 • Pacote A + O papel de editor de layout (design da página é atribuído a um
    elemento da revista/design (layout personalizado).
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Pacote B
 • O workflow de depósito e o fluxo de publicação e gestão online da revista é
    baseado no backoffice do OJS;

 • O Editor-Gestor (responsável da revista) atribui os diferenciados papéis aos
   utilizadores registados no sistema (editor, editor de secção, de layout, de
   texto, de prova, revisores, autores).

 • Auto submissão de artigos é realizada pelos autores;

 • As Bibliotecas UA assumem a formação ao Editor-Gestor, acompanhamento e
   serviço de helpdesk.
A intervenção das Bibliotecas da UA
2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

 Revistas da UA

 Dificuldades:
 • Implementação do fluxo editorial baseado no workflow OJS e gestão dos
     vários papéis (editor, revisores, autores/depositantes, etc.);
 • Falta de tempo dos editores e responsáveis;
 • Dificuldade no processo de auto submissão;
 • Tempo necessário para a adaptação ao sistema de publicação e gestão online
     da revista;
 • Uma das questões críticas passa pela tecnologia e pelas competências a ela
     associadas;
 • Outros (ex. parametrização/configuração da revista e do layout da mesma);
A intervenção das Bibliotecas da UA

 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da
                                    comunidade da UA
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA

 Funcionalidade de embargo no RIA

 Contexto:
 Questões ligadas ao copyright das editoras das revistas onde são publicados os
 artigos limitam o depósito nos repositórios.

 Os autores das teses e dissertações assinam uma declaração, entregue na
 Biblioteca, que permite o embargo das mesmas no sistema até um máximo de
 dois anos.
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA

 Funcionalidade de embargo no RIA

 Descrição:
 Implementação no software que suporta o RIA - DSPACE, de um mecanismo que
 permite a restrição de acesso aos documentos depositados (embargo) por
 períodos de 6 meses, 1 ano e 2 anos e acesso restrito. Esta possibilidade de
 embargo permite ao autor cumprir com a política de auto arquivo definida pela
 UA e, simultaneamente, posicionar-se perante as restrições de copyright
 decorrentes da publicação de artigos em revistas científicas de editores
 comerciais.
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
  Funcionalidade de embargo no RIA




  Introduza a data de publicação pública. Pode deixar o mês e/ou o dia em branco se não se aplicar.




  Esta coleção é de acesso livre, deve ter em conta a condição de depósito presente na política da publicação onde foi
  publicado o seu documento. Se a publicação onde foi publicado o seu documento não coloca restrições de acesso
  selecione a opção “acesso livre”, caso contrário verifique qual o tipo de condicionamento de acesso e selecione uma
  das opções (embargo de 6 – 12 meses ou acesso restrito). As políticas das editoras/revistas científicas podem ser
  consultadas em http://www.sherpa.ac.uk/romeo.
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
  Funcionalidade de embargo no RIA - upload do preprint




   No caso de ter colocado embargo ao seu documento por questões de políticas editoriais da revista, poderá depositar também a versão preprint
   do documento, (trata-se da primeira versão de um artigo, que não passou ainda pela revisão dos pares – peer review). Esta versão preprint
   estará sempre em acesso livre, não ficando abrangida pelo embargo definido na versão final do documento que acaba de depositar. Se quiser
   fazer o upload da versão preprint, use este botão para o submeter.
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA

 Controlo de autoridade (autores)

 Contexto:
 O controlo de autoridade é, em qualquer base de dados bibliográfica, um requisito
 de qualidade fundamental
 A gestão de dados de investigação (produção de listagens, etc.) será facilitada pelo
 facto de existir um mecanismo de controlo de autoridade.
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA

 Controlo de autoridade (autores)

 Descrição:
 • A criação, no RIA, de um sistema próprio de controlo de autoridade para
    autores e coautores, que resulta de uma integração com um sistema de
    informação que realiza a gestão de utilizadores em toda a UA.

 • O controlo de autoridade de autores, tanto no processo de auto arquivo, como
   no depósito de teses, é obrigatório.
A intervenção das Bibliotecas da UA
3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
  Controlo de autoridade (autores)




                                                   validar autor
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  Obrigada pela atenção
                                                          Ana Bela Martins abela@ua.pt
                                                       Bella Nolasco bellanolasco@ua.pt
                                                            Diana Silva dianasilva@ua.pt
                          Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
                                                              da Universidade de Aveiro
                                                    http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca

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A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto na Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios / Diana Silva, Bella Nolasco, Ana Bela Martins

  • 1. A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto na Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios Ana Bela Martins Bella Nolasco Diana Silva Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia da Universidade de Aveiro
  • 2. A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto na Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios • Objetivo • A Universidade de Aveiro (UA) e a investigação • As Bibliotecas da UA • A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos 2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em acesso aberto 3. Criação de soluções “à medida”
  • 3. Objetivo Apresentar a estratégia de intervenção das Bibliotecas da Universidade de Aveiro (UA) ao nível do apoio ao investigador e da promoção do Acesso Aberto na Universidade, abordando especificamente os projetos em curso e respetivas particularidades.
  • 4. A Universidade de Aveiro e a investigação
  • 5. Universidade de Aveiro/investigação Universidade de Aveiro • 16 departamentos • 4 escolas politécnicas • 15.636 alunos (2010/2011) Fonte : http://www.ua.pt/research/
  • 6. Universidade de Aveiro/investigação Universidade de Aveiro • 14 unidades de investigação • 4 laboratórios associados • 401 projetos de investigação (nacionais/internacionais) Fonte : http://www.ua.pt/research/
  • 7. Universidade de Aveiro/investigação Universidade de Aveiro • Produção científica indexada (fonte: ISI Web of Science – 2007/2011) 5.303 artigos; 22.073 citações • Produção científica indexada (fonte: SCOPUS– 2007/2011) 6,963 artigos; • 20 revistas académicas publicadas
  • 9. As Bibliotecas da UA “Libraries are critically important in helping researchers to exploit the full benefits and opportunities of the networked world, including such developments as open access and social media.” The value of libraries for research and researchers
  • 10. As Bibliotecas da UA Competências dos Bibliotecários • equipa de profissionais de informação capacitada para conceber, produzir e integrar conteúdos de apoio à formação, aprendizagem e investigação. • competências profissionais de aplicação de ferramentas e tecnologias de informação apropriadas para fornecer os melhores serviços e disponibilizar os recursos mais relevantes e acessíveis.
  • 11. As Bibliotecas da UA As bibliotecas de ensino superior integram cada vez mais na sua missão e objetivos o papel de facilitadoras da publicação científica e de produtoras de informação, promovendo desta forma a visibilidade e o impacto da investigação produzida na instituição.
  • 12. As Bibliotecas da UA Rede de Bibliotecas que integra: • Biblioteca do Campus • Mediateca • Biblioteca do ISCA – Instituto Superior de Contabilidade e Administração • Centro de Recursos em Conhecimento ESAN – Escola Superior Aveiro Norte • Biblioteca da ESTGA – Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda
  • 13. As Bibliotecas da UA Área de Recursos Eletrónicos e Apoio ao Utilizador ... alguns dos serviços.... • Formação de utilizadores básica e avançada • Serviço de referência e Apoio a pesquisas • Implementação e gestão de informação nos seguintes sistemas – SInBAD – Biblioteca Digital (software desenvolvido - UA) – RIA - Repositório Institucional da Universidade de Aveiro (DSPACE) – Revistas UA (aplicação OJS - Open Journals Systems)
  • 14. A intervenção das Bibliotecas da UA
  • 15. A intervenção das Bibliotecas da UA Bibliotecas da UA • intervenção ativa ao nível do apoio ao investigador e da promoção do Acesso Aberto na Universidade •estratégia com base em três linhas essenciais •colaboração com os Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação da UA.
  • 16. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos 2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto e no auto arquivo de documentos. 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA, de forma a contornar os vários constrangimentos ligados à disponibilização dos conteúdos em Acesso Aberto.
  • 17. A intervenção das Bibliotecas da UA Antecedentes: • SInBAD – Sistema integrado de Biblioteca e Arquivo Digitais – http://sinbad.ua.pt - projeto implementado em 2003/2004 na UA, para preservação e disponibilização via Web de vários segmentos de documentos digitais, entre os quais as teses de mestrado e doutoramento defendidas na instituição. Possui um mecanismo de integração com o catálogo bibliográfico das Bibliotecas da UA, sendo que o registo de metadados é importado automaticamente de um sistema para o outro.
  • 18. A intervenção das Bibliotecas da UA Os projetos em curso: • RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro – http://ria.ua.pt
  • 19. A intervenção das Bibliotecas da UA Os projectos em curso: • Plataforma Revistas da Universidade de Aveiro http://revistas.ua.pt – serviço de alojamento, gestão editorial e publicação
  • 20. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos
  • 21. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Criação de workflows de depósito simplificados no RIA, e que consistem na recolha automática de dados bibliográficos de bases de dados na Web ou de sistemas de gestão bibliográfica. Contexto: É sabido que um dos constrangimentos ao depósito de publicações nos repositórios institucionais tem sido a falta de tempo, o cansaço relativamente às crescentes tarefas de uma actividade com concorrência e desafios crescentes.
  • 22. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Criação de workflows de depósito simplificados no RIA Descrição: Mecanismo que o investigador pode ativar no momento do depósito de documentos no RIA, que realiza uma importação de um ficheiro com os artigos da sua autoria resultante de uma pesquisa prévia em bases de dados como a Web of Science (THOMSON) e a SCOPUS (Elsevier). Este ficheiro deve ser em formato RIS, um formato standard para troca de dados.
  • 23. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Criação de workflows de depósito simplificados no RIA Opção 1 – Auto arquivo: depósito de documentos através do preenchimento de um formulário. Iniciar novo depósito Opção 2 – Importação de um ou mais ficheiros Selecione a coleção onde pretende depositar os seus documentos. Importar Nota: Antes de iniciar o processo de importação de uma ou mais ficheiros deve: realizar a recolha dos seus registos num dos sistemas externos compatíveis (ISI, SCOPUS, EndNote), exporte os mesmos para uma pasta no seu disco local.
  • 24. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Criação de workflows de depósito simplificados no RIA Objetivo: • Facilitar o preenchimento dos formulários de metadados e permitir à instituição e aos próprios investigadores o depósito dos dados retrospetivos e correntes de forma mais célere. • Incentivar a comunidade de investigadores a procederem ao depósito das suas publicações, contornando os problemas de falta de tempo frequentemente apontados
  • 25. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Criação de workflows de depósito simplificados no RIA Dificuldades: • Foram identificadas dificuldades no processo de exportação dos sistemas Web of Science, Scopus e EndNote dos registos em formato RIS. Solução: • Foram elaborados vídeos para exemplificar o processo - http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca/PageImage.aspx?id=14349
  • 26. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Migração de dados e respetivos conteúdos digitais relativos às teses de doutoramento e dissertações de mestrado (cerca de 3000) efetuado do sistema SInBAD, para o RIA. Contexto: O sistema SInBAD constitui-se desde 2004 como a Biblioteca Digital da UA, albergando, na área de publicações científicas, cerca de 3000 teses de doutoramento e dissertações de mestrado defendidas na instituição. Face à implementação de um Repositório institucional, revelou-se essencial a migração de dados para o novo sistema.
  • 27. A intervenção das Bibliotecas da UA 1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos Migração de dados e respetivos conteúdos digitais Descrição: Migração dos dados bibliográficos e respetivos ficheiros digitais de cerca de 3000 registos de teses para o RIA (retrospetivo) Recurso a tabelas de conversão de metadados Constrangimentos/dificuldades: O mecanismo de embargo no SInBAD obedece a regras diferentes, pelo que não foi possível considerar o embargo na migração.
  • 28. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto e auto arquivo
  • 29. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA - Serviço de alojamento de revistas científicas da UA, baseado em software open source OJS (Open Journal Systems) Contexto: Grande número de publicações associadas às unidades de investigação, departamentos ou redes de investigadores da Universidade (cerca de 20) Algumas das publicações têm apenas versão impressa Publicações com versão online disponibilizadas nas páginas Web ou portais dos departamentos, de um modo estático, sem possibilidade de recolha externa e de exportação para outros sistemas.
  • 30. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Descrição: • Criação, em 2009 do serviço “Revistas em acesso livre – UA” - http://revistas.ua.pt as Bibliotecas da UA assumem um papel de mediação e facilitação da promoção da investigação científica produzida e publicada na Universidade de Aveiro através da implementação de um serviço de alojamento de revistas científicas, acompanhamento, formação e helpdesk.
  • 31. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Descrição: • 8 revistas alojadas, de diferentes departamentos e unidades (em Novembro 2011) • Três linhas essenciais: - grande proximidade com os editores das revistas; - flexibilidade na oferta do serviço; - enquadramento institucional no seio da Universidade.
  • 32. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Descrição: • Criação de pacotes de serviço que se ajustam às particularidades das revistas alojadas. • As Bibliotecas UA assumem a formação, acompanhamento e serviço de helpdesk no processo de adaptação e passagem para o sistema de alojamento (elemento comum a todos os pacotes).
  • 33. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Pacote A • Bibliotecas UA assumem o papel de Editor-Gestor; • Bibliotecas UA realizam o carregamento dos artigos correntes da revistas bem como do carregamento dos números anteriores (retrospectivo da revista); • O workflow de depósito não segue o fluxo editorial completo, sendo que o depositante (bibliotecas da UA) assume o papel de autor e validador/aceitação do artigo para disponibilização na plataforma. • As configurações do layout da revista (layout base do sistema + logo/ imagem da revista) ficam a cargo da biblioteca da UA;
  • 34. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Pacote A1 • Pacote A + O papel de editor de layout (design da página é atribuído a um elemento da revista/design (layout personalizado).
  • 35. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Pacote B • O workflow de depósito e o fluxo de publicação e gestão online da revista é baseado no backoffice do OJS; • O Editor-Gestor (responsável da revista) atribui os diferenciados papéis aos utilizadores registados no sistema (editor, editor de secção, de layout, de texto, de prova, revisores, autores). • Auto submissão de artigos é realizada pelos autores; • As Bibliotecas UA assumem a formação ao Editor-Gestor, acompanhamento e serviço de helpdesk.
  • 36. A intervenção das Bibliotecas da UA 2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto Revistas da UA Dificuldades: • Implementação do fluxo editorial baseado no workflow OJS e gestão dos vários papéis (editor, revisores, autores/depositantes, etc.); • Falta de tempo dos editores e responsáveis; • Dificuldade no processo de auto submissão; • Tempo necessário para a adaptação ao sistema de publicação e gestão online da revista; • Uma das questões críticas passa pela tecnologia e pelas competências a ela associadas; • Outros (ex. parametrização/configuração da revista e do layout da mesma);
  • 37. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA
  • 38. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Funcionalidade de embargo no RIA Contexto: Questões ligadas ao copyright das editoras das revistas onde são publicados os artigos limitam o depósito nos repositórios. Os autores das teses e dissertações assinam uma declaração, entregue na Biblioteca, que permite o embargo das mesmas no sistema até um máximo de dois anos.
  • 39. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Funcionalidade de embargo no RIA Descrição: Implementação no software que suporta o RIA - DSPACE, de um mecanismo que permite a restrição de acesso aos documentos depositados (embargo) por períodos de 6 meses, 1 ano e 2 anos e acesso restrito. Esta possibilidade de embargo permite ao autor cumprir com a política de auto arquivo definida pela UA e, simultaneamente, posicionar-se perante as restrições de copyright decorrentes da publicação de artigos em revistas científicas de editores comerciais.
  • 40. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Funcionalidade de embargo no RIA Introduza a data de publicação pública. Pode deixar o mês e/ou o dia em branco se não se aplicar. Esta coleção é de acesso livre, deve ter em conta a condição de depósito presente na política da publicação onde foi publicado o seu documento. Se a publicação onde foi publicado o seu documento não coloca restrições de acesso selecione a opção “acesso livre”, caso contrário verifique qual o tipo de condicionamento de acesso e selecione uma das opções (embargo de 6 – 12 meses ou acesso restrito). As políticas das editoras/revistas científicas podem ser consultadas em http://www.sherpa.ac.uk/romeo.
  • 41. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Funcionalidade de embargo no RIA - upload do preprint No caso de ter colocado embargo ao seu documento por questões de políticas editoriais da revista, poderá depositar também a versão preprint do documento, (trata-se da primeira versão de um artigo, que não passou ainda pela revisão dos pares – peer review). Esta versão preprint estará sempre em acesso livre, não ficando abrangida pelo embargo definido na versão final do documento que acaba de depositar. Se quiser fazer o upload da versão preprint, use este botão para o submeter.
  • 42. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Controlo de autoridade (autores) Contexto: O controlo de autoridade é, em qualquer base de dados bibliográfica, um requisito de qualidade fundamental A gestão de dados de investigação (produção de listagens, etc.) será facilitada pelo facto de existir um mecanismo de controlo de autoridade.
  • 43. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Controlo de autoridade (autores) Descrição: • A criação, no RIA, de um sistema próprio de controlo de autoridade para autores e coautores, que resulta de uma integração com um sistema de informação que realiza a gestão de utilizadores em toda a UA. • O controlo de autoridade de autores, tanto no processo de auto arquivo, como no depósito de teses, é obrigatório.
  • 44. A intervenção das Bibliotecas da UA 3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA Controlo de autoridade (autores) validar autor
  • 45. Visitem-nos Obrigada pela atenção Ana Bela Martins abela@ua.pt Bella Nolasco bellanolasco@ua.pt Diana Silva dianasilva@ua.pt Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia da Universidade de Aveiro http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca