O documento descreve a técnica de análise 5W para identificar as causas-raiz de problemas. A técnica envolve perguntar "por quê?" 5 vezes para cada possível causa para chegar às razões fundamentais. Um exemplo mostra como a falta de uma checklist causou atrasos no fornecimento de refeições para um evento. A análise 5W é subjetiva e trabalhar em equipe pode ajudar a identificar melhor as causas-raiz.

1. João Paulo Pinto, 2009 Junho
5W – A IDADE DOS PORQUÊS
Por João Paulo Pinto
Comunidade Lean Thinking
www.leanthinkingcommunity.org
Aprenda a descobrir a raiz dos problemas usando a análise 5W (five
whys, cinco porquês) de forma a identificar as questões que
verdadeiramente contam.
A análise 5W, usada através da filosofia de melhoria contínua, é uma
ferramenta para descobrir a causa‐raiz de um problema.
Mais que nunca, as pessoas resolvem os problemas lidando com as
questões que são imediatamente aparentes. Enquanto que isto pode
resultar numa rápida resolução (quick‐fix solution) do problema, a
probabilidade de recorrência do problema é enorme porque apenas os efeitos foram tratados. Resolver
os problemas esmiuçando as suas verdadeiras causas é o que lideres e gestores deveriam fazer.
Por exemplo, suponha uma comum dor de cabeça, a opção por uma aspirina aparece logo em primeiro
lugar na lista, mas será que deste modo estaremos a resolver a verdadeira causa da dor ou apenas a
aliviar os sintomas de algo? O que deveria ser feito seria investigar os motivos da dor de cabeça e actuar
nas causas.
APLICAÇÃO DOS 5W
O conceito associado à análise 5W é muito simples:
1. Identificar o problema;
2. Perguntar: “porquê que aconteceu?” (identifique
todas as possíveis causas);
3. Para cada uma das causas agora identificadas,
pergunte de novo: “porquê que aconteceu?”;
4. Repetir cinco vezes os passos 2 e 3. No final
deverá ter identificado a(s) causas‐raiz;
5. Identifique a solução e as contramedidas para
resolver a(s) causas‐raiz.
Poderá também recorrer ao fluxograma apresentado na
figura ao lado.
Por exemplo, suponha que no final de organizar um congresso sobre Lean Management, a sua empresa
detecta um problema com o serviço de catering porque se atrazou duas horas no fornecimento das
refeições. Para identificar as causas‐raiz do problema, faríamos o seguinte:
Passo Razão ou motivo Porquê (Why)?
1 O fornecedor atrasou‐se duas horas Porquê que aconteceu?
2 Porque não preparamos a tempo o pedido de encomenda. Porquê que o pedido não foi preparado a tempo?
Porquê que não conseguimos as assinaturas a
3 Porque não tivemos a aprovação da gestão de topo a tempo.
tempo?
4 Porque apenas decidimos a ementa três dias antes do evento. Porquê que preparamos tão tarde?
5 Porque nos esquecemos! Porquê que nos esquecemos?
Porque não temos uma checklist que nos apoie a identificar as tarefas
Causa
que temos de fazer a tempo a quando da preparação de eventos desta
raiz
magnitude.
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2. João Paulo Pinto, 2009 Junho
Neste caso, a falta de uma simples checklist deu origem ao problema. A solução foi criar a checklist e
adopta‐la. Muitos dos problemas que as empresas enfrentam têm solução simples e de fácil
implementação.
Para cada problema haverá sempre uma causa‐raiz?
O exemplo anterior tinha associado uma simples solução. Quando se realiza a análise 5W, multiplas
causas podem emergir do processo de interrogatório. Como resultado, é possível que várias causas‐raiz
sejam identificadas e como tal têm de ser sujeitas a uma ordenação (por prioridades), começando‐se
por intervir na mais severa ou pressionante causa‐raiz do problema.
Porquê 5W?
No sistema de produção da Toyota (TPS), acredita‐se que perguntando 5 vezes porquê que se alcance a
conclusão. Na realidade, o número de vezes que interrogamos depende da dimensão do problema. Por
vezes, três ou quatro vezes são suficientes para alcançar a causa‐raiz. Para problemas mais profundos
prepara‐se para perguntar sete a oito vezes “porquê”.
Se a raiz do problema é encontrada com poucos “porquê?”, isso poderá indicar que a análise não teve o
detalhe necessário. Do mesmo modo, demasiados “porquês” indicam excesso de análise e perda de
focalização.
Pontos fracos da análise 5W
Esta análise é baseada na opinião pessoal (subjectiva) de quem a aplica. Duas pessoas aplicando os 5W
ao mesmo problema poderão sugerir diferentes causas‐raiz. Trabalhar em equipa e envolvendo pessoas
com experiência atenua uma boa parte desta limitação.
Conclusão
Após identificado o problema, assegure‐se que pergunta várias vezes “porquê” para conhecer as causas
do problema. Pergunte cinco vezes “porquê que isto aconteceu” a cada uma das causas e identifique as
causas‐raiz que ajudarão a resolver o problema.
Por norma existe mais que uma causa‐raiz, assim sendo será necessário definir prioridades de
intervenção, começando por aquelas que mais contribuem para o problema.
Em todo este processo, trabalhar em equipa é fundamental. Após encontrada e implementada a solução
faça o registo das lições aprendidas e partilhe as boas práticas por toda a organização.
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