O documento fornece dicas para organizar o local de trabalho, incluindo os 5S de organização e os métodos para organizar a mesa, usar lixeiras, dar ordens às pendências e distinguir objetos. Também discute objetivos de serviços como rentabilidade, satisfação do cliente e saúde dos empregados.

1. DICAS PARA ORGANIZAR
O SEU LOCAL DE TRABALHO

2. OS 5 S
• Seiri - Organização e utilização;
• Seiton – Arrumação e ordenação;
• Seisõ - Limpeza;
• Seiketsu – Padronização e saúde;
• Shitsuke - Autodisciplina.

3. Qual ou quais as razões, que leva as pessoas a adiar?
Qual(ais) se aplica(m) a si?
• Desorganização;
• Desejo de evitar tarefas desagradáveis;
• Medo de falhar;
• Medo do sucesso e suas implicações;
• Não saber por onde começar;
• Perfeccionismo;
• Falta de confiança;
• Medo de mudança;
• Medo de rejeição;
• A tarefa parece ser tão difícil e ocupa demasiado tempo;
• Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho.

4. Como (re)organizar o seu local de trabalho
• 1.º (RE)ORGANIZAR A MESA DE TRABALHO
• 2.º USE O LIXO!
• 3.º DANDO ORDENS PARA AS PENDÊNCIAS
• 4.º FAÇA A DISTINÇÃO ENTRE OS OBJETOS
• 5.º PERSISTÊNCIA!

5. Objectivos dos Serviços
• Rentabilidade positiva;
• Satisfação dos cidadãos;
• Qualidade dos serviços;
• Saúde dos empregados.

6. • Comece cedo
• Arrume sua mesa
Comece por estabelecer uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar:
- Computador;
- Porta canetas;
- O telefone;
- Enfeites de mesa;
- Papéis, livros.
• Organize-se / Limpeza
Escolha o dia da semana para o fazer e FAÇA-O
• Elimine tudo o que não estiver a usar:
– Arquive o que já foi resolvido;
– Evite acumular papéis.

7. Todos os objetos devem ter o seu devido
lugar e sempre que forem utilizados devem
voltar para o local original;

8. Para garantir produtividade:
• 1) Tenha uma agenda;
• 2) Chegou, resolva e arquive;
• 3) Precisa resolver mais tarde? Separe, vá resolvendo e arquive;
• 4) Crie uma caixa de entrada;
• 5) Despache;
• 6) Evite comer no seu local de trabalho;
• 7) 10 minutos antes de sair, olhe para sua mesa e faça uma rápida
organização, quando chegar no dia seguinte, tudo estará no lugar.

9. • Enfeites de mesa
Para não correr riscos, prefira objetos simples

10. Higiene e segurança no Trabalho
Ergonomia
• Concepção de Espaço de Trabalho;
• Postura;
• Cadeiras;
• Trabalho com visores;
• Iluminação;
• Ruído;
• Vibrações;
• Radiações;
• Espaço de circulação;
• Ambiente térmico.

11. Postura no trabalho

12. Computador
• Use a taxonomia pessoal para organizar o seu computador;
• Não imprima só porque parece interessante.

13. Organização Pessoal
• Os e-mails, arquivos, pastas e agendas.
Este método garante, maior rapidez e segurança de ter todos os
dados importantes no momento em que for preciso encontrá-los.
• Portanto, organize seu Computador e seja mais produtivo!

14. • Existem várias formas de arquivo online. É a
chamada gravação na nuvem (cloud).
• Exemplos de “cloud’s”:
– iCloud;
– Dropbox;
– OneDrive;

15. Organização do trabalho
1.º Passo 2.º Passo
. O que faço na minha actividade
profissional?
Os principais objectivos desta fase são:
- Clarificar todo o tipo de actividade que
lhe competem;
- Tomar consciência das tarefas - de
gestão e execução – com que ocupa o
seu tempo de trabalho.
. Para que servem as minhas Tarefas?
. Qual a sua finalidade?
Os principais objectivos destas fase são:
- Eliminar tarefas ou procedimentos
desnecessários.

16. 3.º Passo 4.º Passo
. Quem a deve fazer?
. Quem a poderá / deverá fazer?
Os principais objectivos desta fase são:
- Delegar;
- Redefinir funções e responsabilidades.
. Como deverá ser realizada?
. Quais as informações ou os meios de
que necessito para realizar a tarefa?
Os principais objectivos desta fase são:
- Simplificar métodos, procedimentos
ou suportes de informação;
- Afectar apenas os meios e as
informações necessários e suficientes.

17. Pontos importantes para organizar o seu
trabalho
• Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho, quando tem quem o
possa ajudar;
• Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais
facilmente se resolvam imprevistos;
• Utilize a agenda;
• Adapte a tecnologia para acesso rápido e fácil;
• Ordem de prioridades nas tarefas a realizar;
• Aponte todos os pormenores necessários para a execução de cada
tarefa (n.ºs telefone, endereços, email, local e hora, etc.)
• Deixe algum tempo para os imprevistos, alguns poderão ser
prioritários;
• Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia
seguinte, aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados
pelos imprevistos, particularmente os urgentes.

18. ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA ORGANIZAÇÃO
• Nas Instituições, existem objectivos organizacionais e
pessoais.
• O desempenho das organizações é medido com base:
– Eficácia: mede o grau em que os objectivos são realizados;
– Eficiência: mede o grau em que se utiliza os recursos para realizar
os objectivos.