Gerenciamento de projetos e Escritório de projetos: objetivos, benefícios e desafios

Gerenciamento de Projetos + Escritório de Projetos

O Objetivo:

O objetivo central deste artigo é descrever
a disciplina de Escritório de Projetos.
Porém, não há como falar sobre Escritório
de Projetos sem deixar clara a definição de
projetos. Para o sucesso na execução dos
projetos nas organizações, tem-se como ou organizações envolvidas no projeto. A
fator principal a coordenação e imagem mostra as fases do ciclo de vida de
acompanhamento de todas as tarefas do projetos em função de esforço x tempo,
projeto, ou seja, o efetivo gerenciamento do onde se percebe que o maior esforço e
projeto. O que já é do conhecimento de tempo são exigidos na fase de Execução.
muitos é que um projeto é um esforço Estas cinco fases (Iniciação, Planejamento,
temporário para se criar um resultado Execução, Controle e Finalização) também
exclusivo; ele é único e possui início e fim. são conhecidas como Grupos de Processo.
Mas, o que realmente garante o sucesso É possível garantir um eficiente
do projeto, conforme dito acima é o gerenciamento de projetos através da
Gerenciamento de Projetos, que se junção dos Grupos de Processo e Áreas de
resumem na aplicação do conhecimento, Conhecimento que são respectivamente
habilidades, ferramentas e técnicas às fases do ciclo de vida do projeto e
atividades do projeto a fim de atender e disciplinas que auxiliam no gerenciamento
satisfazer os stakeholders, ou partes dos projetos. As nove áreas de
interessadas do projeto. No processo de conhecimento são: Integração, Escopo,
gerenciamento de projetos, o ciclo de vida Tempo, Custos, Qualidade, Recursos
do projeto, segundo o Guia PMBOK ® - 4ª Humanos, Comunicação, Ricos e
edição, consiste em uma coleção de fases Aquisições.
do projeto, geralmente sequencial, cujo
O Ponto de partida para um projeto é
nome e número são determinados pelo
definir o objetivo do projeto, que descreve o
controle das necessidades da organização

Artigo elaborado sobre o Gerenciamento de Projetos e Escritório de Projetos. Os escritores Daniele Freitas, Dárcio Nascimento, Felipe
Souza, Grasielle Evangelista, Hugo Silva e Vinícius Leite são estudantes do 5º período do curso de Gestão da Tecnologia da In formação
no Centro Universitário Senac.

que o se esperar do projeto, os envolvidos de repasse de projeto para outro gestor.
e o resultado esperado; em seguida, a Agora, imaginemos projetos mal
estruturação do projeto, que são os executados, onde muitas vezes são reflexo
recursos humanos com suas funções e de gerentes de projetos não suportados e
responsabilidades e por fim o controle do sem foco. Estes fatos são verdadeiros
projeto, focado nas restrições ou tripé: diante de diversos resultados de projetos
Custo, Tempo e Qualidade. Considerando falidos, parados e insucessos constantes.
todos esses fatores, a pessoa responsável Muitos desses projetos falham nas
pelo gerenciamento de projetos é o organizações e que integre todas essas
Gerente de Projetos, cuja função é integrar atividades, estratégias e recursos, pois não
todos os elementos do projeto para existe um acompanhamento orientado à
assegurar que os conhecimentos e gerência de projetos. Desta forma o Guia
recursos estejam disponíveis quando e PMBOK ® - 4ª edição traz o conceito de
onde forem requeridos, e acima de tudo, Escritório de Projetos da seguinte forma:
assegurar que os resultados esperados
“Um Escritório de Projetos (Project
sejam obtidos de maneira adequada
Management Office, PMO) é um corpo ou
considerando a pontualidade e custo-
entidade organizacional à qual são
benefício. Para o acompanhamento das
atribuídas várias responsabilidades
atividades de um projeto, o gerente de
relacionadas ao gerenciamento
projetos conta com o uso de artefatos, que
centralizado e coordenado dos projetos sob
são ferramentas de apoio para conquista
seu domínio”.
de resultados favoráveis. Estes artefatos
podem ser as atas de planilhas, atas de Objetivos de um escritório de projeto:
reuniões, levantamento de riscos, plano de  Redução dos custos das funções da
comunicação, cronogramas, dentre outros. gerência de projetos em uma

Outra ferramenta importante são os organização;

templates, que são documentos utilizados  Aprimorar a qualidade da informação do

durante o gerenciamento de determinado projeto através das melhores práticas;

projetos, do qual pode ser tornar um  Prover informações consistentes aos
modelo para outros projetos a serem interessados para a tomada de decisão;
implementados. Servem como uma lista de  Prover uma maior capacidade de
verificação para que nenhum entregável gerencia de projetos para a organização.
seja esquecido ou caso haja necessidade

É importante fazer um comparativo para Papéis fundamentais: O Escritório de
que se entenda a diferença entre as Projetos, mesmo com seus tipos, foca em
funções do gerente de projetos e o três papéis fundamentais:
escritório de projetos (PMO): enquanto o
1. Suportar os gerentes de projetos;
gerente de projetos se concentra nos
2. Desenvolver gerentes de projetos;
objetivos e escopo do projeto, o PMO
3. Controlar os de projetos.
gerencia os controles com foco nas
mudanças do escopo; se o gerente de Quanto aos benefícios do uso do Escritório
projetos controla os recursos destinados ao de Projetos, pode-se enumerar:
projeto para atender a determinados
1. Melhor controle dos projetos.
objetivos, o PMO vai buscar aperfeiçoar os
2. Padronização dos projetos.
recursos entre os projetos. Assim, tanto o
3. Qualidade no reporte das informações.
PMO quanto o gerente de projetos são
4. Melhor alocação dos recursos.
orientados funções diferentes, porém
5. Melhor utilização do tempo das equipes,
alinhados com as necessidades
dos gerentes de projetos e executivos.
estratégicas da organização.
6. Tomada de decisões com alto nível de
Tipos de escritório de projeto: visibilidade em uma organização.

Diante dessas funções, para atender a Em contra partida, o PMO também se
diversas requisições, o escritório de depara com algumas dificuldades tais como
projetos se divide em três tipos: se adequar à estrutura organizacional da
empresa, capacitação de profissionais,
Autônomo: Escritório de projetos separado
bem como tempo e custo para
da empresa e destinado para gerenciar um
implementação do escritório e cumprimento
projeto específico;
das melhores práticas.
Departamental: Focado em projetos
Atualmente as empresas aplicam o PMO
múltiplos e simultâneos fornecendo suporte
por vários motivos que variam desde criar
e artefatos necessários, controle na
um padrão de gerenciamento até garantir
alocação dos recursos e uso de
maior competitividade corporativa través de
metodologias para garantia do sucesso;
um bom gerenciamento de portfólio de
Corporativo: De esfera corporativa, ou projetos.
seja, da organização com estratégias
empresariais e organizacionais.


Etapas de implementação: necessárias para colocar em prática o
plano. Tendo como resultado final uma
Para aplicar o PMO é necessário seguir as
visão clara do que é necessário para a
seguintes etapas:
criação do escritório de projetos.
1. Avaliar a situação atual. Níveis de
Agora vamos explicar resumidamente as
capacidade de gerenciamento de
principais etapas:
projetos;
2. Estratégias para se aplicar um escritório Etapa 1 – Níveis de capacidade de
de projetos; gerenciamento de projetos
3. Justificar a decisão. Medir os benefícios
Nesta etapa há seis características
e custos;
principais a serem abordadas sendo cada
4. Identificar candidatos para o
dividida em seis níveis de capacidade de
gerenciamento de projetos;
gerenciamento de projetos:
5. Identificar mentores para o
gerenciamento de projetos;  Quem gerencia o projeto;
6. Definir uma estrutura básica de  Treinamento formal;
“templates” e ferramentas;  Planos de projeto;
7. Treinar os gerentes de projetos em  Status do projeto;
ferramentas e técnicas;  Entregáveis e artefatos dos projetos;
8. Atribuir gerente de projetos para os  Plano formal de treinamento e carreira.
projetos e medir seu desempenho;
Definidos os níveis de gerenciamento de
9. Estabelecer uma revisão e análise dos
projetos, podemos concluir que:
projetos na organização;
10. Introduzir progressivamente novos  Nível um a três - Neste nível os projetos
“templates” e/ou artefatos; geralmente falham e quando há sucesso
11. Capacitar os gerentes de projetos em é por causa do empenho individual e
habilidades de gestão; técnico.
12. Estabelecer um mecanismo para definir  Nível quatro e cinco - Neste nível o
as prioridades entre os projetos; sucesso dos projetos é comum, porém
13. Definir um plano de carreira para o continuam a falhar por situações que
gerenciamento de projetos. poderiam ser previstas.
 Nível seis - Neste nível os projetos
Ao final de todos estes passos, é
raramente falham e quando ocorre é por
interessante rever as etapas que são


causa de acontecimentos incomuns e de restante da organização. Outra dificuldade
previsão difícil. ocorre quando há a necessidade de
envolvimento de outros departamentos
Etapa 2 – Estratégias de implementação
para obter aprovações de financiamento
Há duas formas de abordagens de (budget) além do que é considerado normal
estratégias: pela empresa. Uma das soluções para esta

Direta e aberta com um modelo padrão última dificuldade é a apresentação dos

através do planejamento e projetos que falharam utilizando com o

desenvolvimento de projeto, justificar e respaldo os resultados negativos causados

apresentar os planos à equipe de trabalho por estes projetos.

e linha gerencial aprovações necessárias e Condições a serem avaliadas:
implementação do plano.
 Abertura da empresa para a mudança;
Esta forma apresenta algumas dificuldades  Conforto suficiente da empresa com a
onde mudar a cultura da empresa é situação atual;
incomparavelmente difícil e esta resistência  Reação dos gestores e pessoas ao
irá interferir o seguimento do plano de apresentar uma nova abordagem de
implementação de um escritório de gestão.
projetos.
Com estes três pontos é possível decidir se
Dissimulada é implementada de forma a abordagem poderá ser aberta ou se será
lógica envolvendo procedimentos que necessário deixar de lado qualquer
estão dentro do seu departamento e sob intenção de implementação de um
sua responsabilidade através da escritório de projetos.
Implementação de controles como
Etapa 3 – Justificar a decisão
cronogramas, status reports e entregáveis
ou da contratação de um gerente de Toda e qualquer decisão precisa ser
projetos dentro do seu orçamento. justificada. Cada abordagem possui uma
forma de justificativa sendo a abordagem
Esta forma é a mais complexa e
direta necessitando de uma aprovação
praticamente inviável, pois envolve
gerencial para prosseguir e a abordagem
implementar um escritório de projetos de
dissimulada necessitando de uma
forma secreta, pois este é um
sustentação (custo X benefício) para
departamento que possui pessoal, padrões
justificar a decisão.
e processos que precisam interagir com o

Etapa 4 – Identificar candidatos para Etapa 6 – Definir uma estrutura de
gerenciar os projetos “templates” e ferramentas

Para implementar um escritório de projetos Definir documentos básicos padrão é muito
é muito importante a identificação e importante para a produtividade do projeto.
contratação de um ou mais gerentes de
Um padrão (template) é mais simples do
projetos. Dentro das alternativas temos a
que ter que criar um documento novo
promoção interna onde a vantagem desta
sempre que começar um novo projeto e é
forma de contratação é o conhecimento
uma valiosa ferramenta a novos gerentes
das habilidades do promovido e a
de projetos concentrando-os em seus
vantagem, para a movimentação de forma
trabalhos.
dissimulada, da facilidade de contratação
de profissionais técnicos para substituição Etapa 7 – Treinar os gerentes de
daquele que foi promovido, contratação projetos em ferramentas e técnicas
externa na qual há a seleção de É necessário sempre treinar os gerentes de
profissionais já treinados e capacitados projeto em ferramentas e técnicas de
para o novo cargo, sendo possível o gerenciamento de projetos. Este é o grande
mesmo iniciar os projetos imediatamente e erro das empresas supondo que o
a contratação de uma consultoria onde a profissional pode adquirir este
vantagem desta forma de contratação, conhecimento durante o desenvolvimento
quando a seleção da consultoria é bem de suas atividades causando frustração e
sucedida, são as habilidades de aumentando o risco de fracasso do projeto.
demonstrar como o gerenciamento de
Etapa 8 – Medir o desempenho de
projetos pode ser valioso, porém a um
projetos e gerentes
custo relativamente mais alto.
Esta etapa acontece quando os gerentes
Etapa 5 – Identificar mentores
de projetos já estão em campo aplicando
Para garantir o sucesso de um profissional suas habilidades e treinamentos recebidos.
que foi promovido, mesmo após o É importante estar sempre medindo o
treinamento, é necessário um processo de desempenho dos projetos e seus gerentes
“mentoring”. Este processo envolve uma de projetos, pois com isto podemos
sessão de uma hora, uma ou duas vezes quantificar os benefícios no caso de um
por semana para guiar o novo gerente de projeto bem sucedido e também tomar as
projetos a lidar com diversas situações.


decisões mais acertadas em caso de de priorização que seja aceita e seguida
qualquer falha. por toda a organização direcionando os
recursos para as posições mais valiosas e
Etapa 9 – Revisar e analisar projetos na
consequentemente de maior importância e
organização
necessidade.
Esta etapa é periódica e ocorre para:
Etapa 13 – Definir um plano de carreira
 Identificar problemas;
Definir uma hierarquia com base no
 Encontrar soluções para estes
conhecimento e habilidades dos seus
problemas;
gerentes de projeto é muito importante para
 Garantir que os Gerentes de projeto
motivá-los a progredir dentro da
alcancem suas expectativas.
organização determinando o quanto a
Etapa 10 – Introduzir progressivamente organização considera esta uma função
novos “templates” madura.

Com mais artefatos podemos atender uma Habilidades principais do PMO:
maior gama de produtos cada um com sua
Para a eficiência no gerenciamento de
funcionalidade.
projetos, são necessárias algumas
Etapa 11 – Capacitar gerentes de projeto habilidades principais e de grande
em habilidades de gestão observação pelo PMO:

Capacitar os gerentes de projetos em o Técnicas: sejam elas para
gestão de pessoas é muito importante para planejamento, distribuição de recursos,
qualquer organização. Este tipo de desenvolvimento de escopo, análise de
capacitação garante o sucesso a qualquer riscos, dependência de atividades,
gerente de projeto. acompanhamento de progresso, dentre
outras;
Etapa 12 – Mecanismos para priorização
entre projetos o Liderança: gerenciar expectativas dos

Definir mecanismos de priorização entre stakeholders, controlar as mudanças de

projetos é muito importante para a escopo, gerenciar recursos e

organização sendo que, no geral, a falta compreender questões de impacto,

destes causa uma disputa baseada na qual poder de influência e motivação da

quem gritar mais consegue a prioridade. equipe;

Portanto é importante definir um processo

o Administração Geral: Envolve saber diferentes. Notificação é um aviso ao nível
ouvir, definir metas, delegar funções, superior à cerca de um problema em
comunicar, gerenciar o tempo e potencial, ou seja, ele existe, mas está em
reuniões, e negociar. tratamento. Escalação é a notificação do
problema, seguida de uma necessidade de
Tais habilidades só são requeridas com
tomada de decisão ou uma ação
muito treino e assim, o PMO requer que o
específica. Ambos são pontos importantes
gerente de projetos seja capaz de
em diversas áreas de atuação. Para o
desempenhar esta função sem
escritório de projetos, estas ações estão
dependências. A maior dúvida hoje é
relacionadas ao Plano de Comunicação,
contratar um gerente de projetos ou
para que seja do conhecimento de todos
promover e treinar um novo? A vantagem
quem serão os envolvidos, diante de um
em promover um gerente de projetos está
problema existente e quais as rotas e
no conhecimento de suas habilidades de
procedimentos de aviso. O reporte das
sua forma de trabalhar, o que poderá
atividades está relacionado à redução do
melhorar a execução de um projeto. Como
tempo, pois durante o percurso é possível
dica para que os que aspiram alcançar a
analisar o caminho crítico do projeto,
gerência de projetos têm-se:
variação do tempo gasto em cada
 Disponibilidade para aceitar e assumir atividade, e ao final dos projetos tomar
qualquer situação; como nota o que se pode melhorar nos
 Persistência; demais projetos, no que se diz respeito ao
 Otimismo; tempo. O escritório de projetos tem total
 Capacidade de organização e responsabilidade em cobrar e recolher
planejamento; estes reportes até que se tenha a certeza

 Capacidade de delegação; de que todos foram entregues. Outro ponto

 Capacidade de comunicar-se com o importante é a negociação de recursos, dos

público; quais gerentes de projetos administram de

 Capacidade de estabelecer e manter o forma desalinhada e acabam por reter

foco recursos, mesmo que ao final dos projetos.
O PMO se encarrega de negociar estes
 Capacidade de avaliar antes de julgar;
recursos dando suporte aos gerentes de
 A disposição para escalar.
projetos, através de reuniões que alinhe a
É necessário saber que escalação e real necessidade de recursos em
notificação são coisas totalmente

determinadas atividades, organizando  Mudança de escopo contestada:
assim a disponibilidade dos recursos para mudança em que não pode ser
outros projetos simultâneos, elaborando o declinada, por exemplo, o cliente não
perfil de cada recurso e cronograma de pagará pelo opcional, pois diz já estar no
atuação. escopo;
 Escopo impugnado (scope creep): um
Desenvolvimento de um projeto:
esforço não estimado e não declarado
A preocupação principal do escritório de
não poderá ser contestado;
projetos é conduzir o gerenciamento de
 Expansão de requerimentos: o escopo
projetos a seu início de forma organizada e
cresce conforme a demanda.
estruturada. Com isso, cada gerente de
projeto é designado pelo PMO e qualquer Além de suportar e fornecer artefatos para

requisição será feita diretamente ao PMO. o gerenciamento de projetos, o escritório
de projetos tem o dever de garantir que os
As etapas para iniciar um projeto são:
riscos serão gerenciados. O processo de
 Avaliação do Projeto: Aonde são gerenciamento de riscos envolve alguns

designados os esforços necessários e passos:

requeridos; 1. Identificar os riscos;
 Inicialização do Projeto: Fase de
2. Categorizá-los (probabilidade x impacto);
autorização do projeto; 3. Definir plano de ação (prevenir,
 Definição de escopo: De forma clara e transferir, aceitar, mitigar, eliminar,
detalhada; contingência);
 Mecanismos de gerenciamento de 4. Acompanhar: Checar a ocorrência de
mudança de escopo: Solicitação de riscos e ações para mitigar.
mudança > Estimativa de custos >
aprovação do cliente > alteração de
escopo pelo gerente de projetos.
As mudanças de escopo envolvem:
 Mudança de escopo incontestada:
geralmente se origina do cliente, por
exemplo, inclusão de um serviço ao
escopo;


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