Este documento discute a elaboração de briefings e planejamento de eventos. Ele explica que um briefing é um resumo que fornece a descrição da situação, problemas, oportunidades, objetivos e recursos de um evento. Também discute o modelo 5W2H para elaborar briefings de forma estruturada, cobrindo o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto custará o evento. Por fim, pede para os alunos exercitarem a elaboração de um briefing e roteiro pré-evento para a Semana do Turismo us

1. Organização de eventos (I)
Prof. Aristides Faria Lopes dos Santos

2. ASPECTOS OPERACIONAIS
Briefing e Check list

3. Processo de planejamento
Pré Trans Pós

4. Elaboração do briefing do evento
• Em inglês, Briefing significa “Resumo”:
– É um documento contendo a descrição da situação da marca ou empresa,
seus problemas, oportunidades, objetivos e recursos para atingi-los.
– É a base do processo de planejamento.

5. Elaboração do briefing do evento
• Em inglês, Briefing significa “Resumo” (Continuação):
– Quando fala-se em “Brifar” quer dizer o ato de passar o briefing para outra
parte envolvida.
– O processo de Briefing acontece quando uma informação vai de um ponto
para outro – ou seja, de uma pessoa para outra, de uma empresa para outra –
e seu propósito pode ser estabelecido como uma forma de organizar a
passagem da informação certa – das pessoas certas para outras pessoas
certas –, na hora certa, da maneira certa e pelo custo certo.

6. Elaboração do briefing do evento
• Em inglês, Briefing significa “Resumo” (Continuação):
– Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto
necessário, ou seja, ele deve conter todas as informações relevantes e
nenhuma que não seja.
– Um briefing muito grande, por exemplo, é ruim não só por ser extenso, mas
principalmente porque não é seletivo, e sem seleção todo processo se torna
dispersivo.

7. Elaboração do briefing do evento
• Continuação:
– Já um briefing excessivamente reduzido é incompleto, e abre espaço para a
imaginação das pessoas que trabalharão na tarefa.
– A imaginação é fundamental, é claro, mas para resolver o problema e não
para se ficar imaginando como ele de fato seria.

8. Modelo 5W2H
• O briefing do evento caracteriza-se como um processo coletivo,
participativo no qual são repondidas as questões como:
– What (o que será feito?)
– Why (por que será feito?)
– Where (onde será feito?)
– When (quando?)
– Who (por quem será feito?)
– How (como será feito?)
– How much (quanto vai custar?)
• Fonte: Endeavor | https://endeavor.org.br/5w2h/

9. Briefing
Público-alvo
Data
Hora
Local
Tema
Dimensão
Adesão
Abrangência
Programa
Serviços
Elaboração do briefing do evento

10. Processo de planejamento (pré evento)
• Estágio de elaboração de estratégias (médio e longo prazo) ou táticas
(curto prazo) para alcançar os objetivos do evento:
– Desenvolvimento do conceito ou idéia
• A que o evento se propõe?
– Estudo da viabilidade
• Os recursos disponíveis são suficientes? Demais recursos são possíveis?
– Preparação da aprovação
• Elaboração do projeto e aprovação junto a demais atores

11. Processo de planejamento (pré evento)
• Continuação:
– Produção
• Elaboração das atividades operacionais, seus responsáiveis e os recursos disponíveis
– Finalização
• Recursos necessários para a consolidação do evento
– Avaliação dos resultados
• De acordo com os objetivos, metas, quais foram os resultados alcançados?

12. EXERCÍCIO
Elaboração de briefing e roteiro pré-evento da Semana do Turismo | Tur Week 2017

13. Modelo 5H2H
• Exercite a elaboração do briefing usando o modelo 5W2H:
– What (o que será feito?)
– Why (por que será feito?)
– Where (onde será feito?)
– When (quando?)
– Who (por quem será feito?)
– How (como será feito?)
– How much (quanto vai custar?)

14. Exercício: Semana do Turismo | Tur Week 2017
• Roteiro dos projetos de extensão do IFSP (modelo)
– Identificação (Título e Coordenador)
– Demais participantes envolvidos (colaboradores internos e externos)
– Justificativa e relevância
– Objetivos (geral e específicos)
– Entidades ou órgãos envolvidos (quando houver)
– Viabilidade de execução (justificativa do projeto)
• Financeira (se for o caso); Humana (se for o caso); Material (se for o caso)
– Recursos almejados (financeiros e econômicos)
– Cronograma de execução
– Processos, instrumentos e indicadores de avaliação
– Local e período de desenvolvimento do projeto

15. Formação da equipe do projeto

16. Bons estudos!