Conceitos, definições, planejamento, organização, e tudo o que possa envolver um evento.

1. PRODUÇÃO E EVENTOS DE
MODA I
Prof. Márcio Duarte
FAIP/FAEF

2. Organização de Eventos
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3. O Que é um evento?
• Em termos de comunicação e marketing:
“Todo acontecimento que resulta de um projeto
devidamente planejado e executado”
• Objetivos e público alvo previamente
definidos

4. Utilidade do evento
• Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços
• Estreitar relacionamentos
• Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de
uma instituição
• Promover valores culturais
• Motivar os funcionários

5. Elaboração de eventos
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6. Elementos básicos
• Custos
• Temário
• Programação
• Data
• Local
• Ambiente
• Serviços
• Contribuições
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7. Logística
• Considerando a logística na sua principal definição que
é a de planejar, elaborar, realizar projetos e
desenvolvimento.
• É importante salientar que a primeira iniciativa deverá
ser a de criar comissões ou equipes responsáveis pelas
diversas tarefas que surgirão, como suporte para a
realização do evento.
• A coordenação das equipes ficará a cargo da Entidade
Organizadora ou de pessoas por ela designada.

8. Modalidades de Eventos

9. Eventos conjuntos
• Pode se planejar eventos em conjunto, por
exemplo, reunindo duas ou mais instituições da
mesma cidade ou de cidades, ou até de países
diferentes.
• Numa escala menor, os eventos em conjunto
podem ser planejados entre os Grupos de um
mesmo país ou cidade, onde, institui-se um
cronograma com diversas tarefas envolvendo a
todos.

10. Eventos conjugados
• Pense a realização de um Congresso.
• Simultaneamente com as datas que antecedem e
sucedem os grandes eventos, cresce o número
de conferências nos países próximos, cidades do
país, ou Instituições da cidade anfitriã.
• Isso dinamiza a troca de experiências com
grandes benefícios para o todos os eventos.

11. Classificação de eventos

12. Classificação do evento
O evento pode ser classificado de acordo com as
seguintes variáveis:
•Porte
– Pequeno: até 150 participantes
– Médio: entre 151 e 500 participantes
– Grande: de 501 a 5 mil participantes
– Megaeventos: acima de 5 mil participantes

13. Classificação do evento
• Periodicidade
– Determinada: realização regular em data fixa
– Variável ou móvel: realização regular, em data
que varia conforme interesses do promotor
– Indeterminada ou esporádica: realização
esporádica ou única

14. Classificação do evento
• Perfil do público-alvo
– Idade
– Sexo
– Classe socioeconômica
– Formação escolar
– Profissão
– Áreas de interesse

15. Classificação do evento

16. Classificação do evento
• Formatos ou Tipologia (Baseados nas reuniões
dialogais):
– Reunião
– Brainstorming
– Congresso
– Curso
– Palestra
– Fórum
– Entrevista coletiva
– Mesa Redonda
– Teleconferência ou videoconferência

17. Classificação do evento
• Competitivos:
– Campeonato
– Olimpíadas
– Torneio
– Concurso

18. Classificação do evento
• Demonstrativos ou expositivos:
– Excursão
– Espetáculo
– Festival
– Desfile
– Inauguração
– Leilão
– Noite de Autógrafos
– Feira
– Roadshow

19. Classificação do evento
• Baseados em reuniões sociais:
– Brunch
– Noivado
– Coffee Break
– Casamentos
– Coquetel
– Batizados
– Happy Hour
– Homenagens
– Festas beneficentes
– Debutantes

20. Tipos de eventos
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21. Tipos de Eventos
• De acordo com sua natureza, formato e
objetivos, os eventos são divididos em 3
categorias básicas:
– Eventos Profissionais
– Eventos Promocionais
– Eventos Sociais

22. Congressos
• Devido ao grande planejamento e esforços que são envolvidos, os Congressos, em alguns casos, realizam-
se anualmente, bienalmente ou a cada três anos, conforme decisão da organização instituidora.
• Normalmente são necessários de 2 ou 3 ou mais dias para sua realização.
• O público esperado gira em torno de 500 a 2000 pessoas ou mais, dependendo do país que o promova.
Vários expositores de diferentes setores da sociedade discutem um mesmo tema abrangendo todos os
seus aspectos. Propõem o debate aberto com o público e chegam a conclusões, registradas em
documento final com as resoluções.
• Em muitos Congressos, senão na grande maioria, são contratadas empresas especializadas para dar a
assessoria e suporte técnicos. Isso, contudo, implica em maior necessidade de recursos financeiros.
• Há que se levar em consideração que os Congressos, como os grandes eventos internacionais, recebem
pessoas, espíritas ou não, de todos os continentes. Procurar conciliar a localização do evento próximo a
hotéis que permitam fácil locomoção.
• Toda a coordenação deverá estar sob a respondabilidade dos espíritas, quanto a verificação de material
enviado, material de divulgação, material técnico a ser expedido, toda a literatura, desenhos a serem
utilizados em estampas, cartazes, camisetas, crachás, pastas,etc.

23. Encontros
• Como o nome diz, pode ser um encontro
entre pessoas que possuem um assunto em
comum, utilizando-se, geralmente, um dia
para isso, com a carga horária entre 4 e 12
horas, ou como aprouver.

24. Workshop
• Também utilizado para eventos com enfoques
mais específicos.
• Poderá haver taxa de inscrição simbólica
como colaboração. Poderá também haver
workshop aberto, sem taxa de inscrição e
fornecimento ou não de material.

25. Simpósio
• É um encontro voltado mais à área técnica e
científica.
• Normalmente são feitos os anais nos
simpósios, material que, após o
encerramento, fica à disposição do público
para consultas técnicas.

26. Seminário
• Os Seminários têm uma característica própria.
• Os temas são apresentados e debatidos. Sua
duração pode ser de 4, 6 ou 8 horas. Isso não é
regra geral, sofrendo a adaptação da
disponibilidade do local e da necessidade de
elucidação do tema.
• A organização terá em suas mãos a definição da
carga horária, visando o melhor aproveitamento.

27. Conferência
• Muito utilizadas também pelos cientistas, como o título diz:
conferir. Uma reunião onde todos têm a oportunidade de
conferir seus conhecimentos, expor e recolher informações
em área específica.
• Um especialista desenvolve determinado tema, com tempo
previamente estabelecido de duração.
• Os apartes não são permitidos e nem sempre existe debate
ao final da exposição.
• As conferências normalmente tem platéia mista,
acadêmica e leiga, mas não é regra geral.

28. Palestras
• É um encontro mais simples, pode ser feito por várias
pessoas num mesmo local, dentro de um mesmo
evento e data, em alguma comemoração especial de
aniversário da casa, ou simplesmente as palestras que
as Casas Espíritas oferecem semanalmente ao público.
• Também, neste caso, é aconselhável o intercâmbio de
informações, seja entre países, seja entre os grupos
espíritas. É muito importante conhecer ou obter
referências sobre o palestrante quando se oferece e
convida o público em geral.

29. Forum
• Este tipo de evento é bastante utilizado por
órgãos do governo em parceria com
instituições filantrópicas como fundações,
ONGs, etc.
• Como exemplo citamos o FÓRUM DO MEIO
AMBIENTE, FÓRUM DA COMUNICAÇÃO,
FÓRUM DA ADOLESCÊNCIA, etc.

30. Planejamento de Eventos

31. Planejamento
• É o ponto de partida, criação de estratégias ou
táticas para alcançar o objetivo do evento:
– Desenvolvimento do conceito ou idéia
– Estudo da viabilidade
– Preparação da aprovação
– Produção
– Finalização
– Avaliação dos resultados

32. Fases do Evento
Pré-evento
É a fase da concepção e planejamento do
evento, a partir de interesses, objetivos e
estratégias envolvidas
– Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos
e perspectivas, aliado as estratégias
– Escolha do local e data: De acordo com o perfil e
objetivos do evento

33. Fases do Evento
– Orçamento e propostas: Levantamento de todas
as possibilidades de fornecedores de serviços e
produtos
– Contrato: Formalização de tudo que foi
combinado e estabelecido para o evento
– Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que será
necessário para o atendimento das necessidades
do evento

34. Fases do Evento
Transevento
É a fase de organização e realização na prática do
evento, quando todas as atividades planejadas são
implementadas
– Cronograma: É um descritivo de atividades previstas
no período de tempo que antecede o evento
– Check list: É uma lista de providências a serem
tomadas para a realização do evento
– Matriz de responsabilidades: Ferramenta que indica
as funções de cada membro da equipe

35. Fases do Evento
Pós-evento
Nesta fase ocorre a desmontagem do evento.
Também é a etapa de verificação de alcance dos
resultados almejados.
É importante:
– Realizar reuniões de avaliação
– Aplicar questionários
– Elaborar relatórios

36. ETAPAS de planejamento
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37. Porque?
• Definição de objetivos e justificativas: devem
responder aos seguintes pontos:
– O que?
– Como?
– Quando?
– Quanto?
• Justificativa: detalhamento dos motivos que
justifiquem a realização do evento.

38. Nome do evento
• Tipologia e título do evento - Ex:
Número tipologia abrangência Assunto
XIII Jornada Paulista de Radiologia
8 Festa de Barretos do Peão Boiadeiro

39. Local
• Deverá ser observados os itens abaixo:
– acessibilidade
– estacionamento próprio
– serviços de transportes públicos e privados
– sinalização externa e interna do local
– entrada principal (fácil acesso, ampla)
– facilidades (farmácia, pronto-socorro etc.)
– elevadores e rampas de acesso
– elevadores de acesso e de carga em número
suficientes

40. Local do Evento
• Vale considerar alguns critérios:
– Localização geográfica
– Vias de acesso
– Opções de locomoção
– Infra-estrutura
– Segurança
– Estacionamento
– Diferenciais

41. Local do Evento
• As alternativas são muito variadas:
– Centro de convenções
– Pavilhões
– Buffets
– Clubes
– Casas de Shows / Casas Noturnas
– Restaurantes
– Chácaras, sítios e fazendas
– Galpões
– Espaços alternativos

42. Data e duração

43. Público-alvo

44. Temário e programação

45. Receita
• Estudo de viabilidade econômica:
– Caixa inicial
– Inscrições
– Comercialização do evento (inscrições, taxas de
adesões, ingressos, cota de patrocínio apoio, parceria,
merchandising, doações etc...)
– Despesas
• Estratégia de comunicação e marketing:
– elaboração de briefing

46. Despesas
• Estratégia de comunicação e marketing:
– elaboração de briefing
• Recursos Materiais:
– Audiovisuais
– Expediente
– Participante (caneta, brinde, blocos, pastas etc.)
– Divulgação (todos os impressos)
– Diversos (combustível, transporte, cinzeiros etc..)
• Impostos (ECAD, ISS, SUCOM etc..)

47. Despesas
• Recursos Humanos – Lista de fornecedores e
prestadores de serviços:
1. agente de viagens;
2. produtores cultuais;
3. Arquitetos;
4. Artesãos;
5. Artistas;
6. Bombeiros;
7. Cinegrafistas;
8. Cozinheiros;
9. Decoradores;
10. Eletricistas;
11. especialistas em organização de eventos;
12. Floristas;
13. Fotógrafos;
14. Garçons;
15. guias de turismo;
16. Hoteleiros;
17. Jornalistas;
18. manobristas;
19. mestres-de-cerimônia;
20. monitores de lazer e recreação;
21. operadores de recursos audiovisuais;
22. Policiais;
23. programadores visuais;
24. promotores/vendedores;
25. proprietários de espaços e restaurantes;
26. Publicitários;
27. Recepcionistas;
28. relações públicas;
29. Seguranças;
30. Taxistas;
31. técnicos em turismo;
32. tradutores, intérpretes

48. Despesas
Mão–de-obra %
Recepcionistas 90
Fotógrafos 76
Seguranças 74
Pessoal de limpeza 64
Mestres-de-cerimônias 64
Garçons/ maîtres 63
Decoradores 53
Manuseadores de mala direta/ correspondências 50
Eletricistas 49
Operadores de telemarketing 34
Animadores / recreadores 26
Outros (arquitetos, assessores de imprensa, secretárias, aristas
etc.)
31
Fonte: Pesquisa FBC&VB/Sebrae/CTI. São Paulo, nov.2001

49. Despesas
Obs: Tão importante quanto escolher bem seus
fornecedores é fazer com que eles conheçam
uns aos outros e falem a mesma “linguagem”,
ou seja, tenham o mesmo padrão de qualidade
e atendimento.

50. Infra-estrutura interna
• infra-estrutura física
• equipamentos e mobiliário
• material de secretaria
• limpeza e segurança
• alimentos e bebidas
• comunicação social
• programação visual, cultural e turística

51. Infra-estrutura externa
• infra-estrutura física
• welcome desk
• postos de atendimento
• transporte local

52. Avaliação
• Clientes
• Participantes
• Expositores
• Convidados
• Fornecedores
• Patrocinadores

53. Etiqueta social
• É a arte de boas maneiras e bons costumes:
– Comportamento e postura
– Gestos
– Vestimentas
– Apresentações
– Comportamento à mesa
– Convites
– R.S.V.P. (confirmação de presença)

54. Planejamento em A&B
• Os serviços mais utilizadas são:
– Banquetes
– Buffets
– Café-da-manhã
– Chá da tarde
– Coquetel
– Ceia

55. Planejamento em A&B
• Modalidades de serviços em A&B:
– À francesa: Garçom ou copeira seguram a
travessa, enquanto os convidados se servem
sentados
– À inglesa direto: Garçom serve os convidados
sentados
– À inglesa indireto: Garçom prepara o prato no
guerridón (carrinho de apoio) e serve os
convidados sentados

56. Planejamento em A&B
• Modalidades de serviços em A&B:
– À americana: convidado se serve no buffet
previamente montado com todos os alimentos
– Franco-americano: o prato de entrada é servido
pronto aos convidados sentados, o prato principal
é servido em buffet
– Empratado ou de prato passado: o prato vem
pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para
todos simultaneamente
– À russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa

57. Composição de cardápios
• Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água,
salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães,
sanduíches, patês, frios
• Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis
de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja,
champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos,
miniporções
• Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe,
entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves,
massas, sobremesa

58. Marketing de Eventos

59. Marketing
• Necessidade de marketing: Envolve plano de
mídia, ações promocionais diversas, elaboração
de contratos, e um relatório final que avalie os
resultados
• Expectativas do consumidor: Surgem da
combinação de mensagens de marketing, do
boca a boca, experiências de outros eventos e a
imagem da marca
• Captação de patrocínio: É uma troca, parceria
momentânea em custos, serviços, divulgação e
até depoimentos

60. Tipos de apoio
• Patrocínio: Operação comercial, em dinheiro, de promoção
e marketing com a iniciativa privada
• Subvenção: Apoio financeiro e/ou concessão (passagem,
ingressos, etc) de órgãos públicos e governamentais
• Permuta: Troca de produtos e serviços (anúncios
publicitários, suporte, logística, entre outros)
• Doação: Colaboração espontânea (em dinheiro, produtos e
serviços), sem qualquer expectativa de retorno, com
pessoas ou empresas
• Mecenato: Interesse de determinada empresa em
patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar um
retorno proporcional ao investimento

61. Produção de eventos
A produção de eventos envolve diversas áreas,
como Publicidade, Relações Públicas,
Jornalismo, Turismo, Segurança, Arquitetura,
Engenharia Elétrica, entre outras
•Produtor de eventos precisa agregar:
– Cultura
– Capacidade de organização
– Conhecimentos técnicos

62. Produção de eventos
• Produção técnica:
– Iluminação
– Áudio
– Transmissão / Projeção de imagens
– Cenografia
– Palco
– Arquibancadas
– Layout do espaço

63. Produção de eventos
• Serviços de apoio:
– Policiamento: Solicitado com antecedência, tem
caráter preventivo
– Trânsito: É aconselhável requisitar o apoio, se houver
expectativa de intenso fluxo de veículos
– Ônibus: Possibilidade de implantação de linhas
especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários
– Corpo de bombeiros: Para orientações e fiscalizações
prévias, o evento deverá ter brigada
– Serviço médico: É fundamental, sempre manter um
médico de plantão

64. Roteiro de Atividades de Planejamento,
Organização & Realização de Eventos

65. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização
& Realização de Eventos
1. Elaborar o Projeto Geral do Evento e o Projeto para Captação de
Patrocínio.
2. Definir objetivos.
3. Levantar o investimento total previsto.
4. Definir o tema do evento.
5. Definir o público-alvo do evento.
6. Definir a data do evento.
7. Escolher horário (s) para o evento.
8. Escolher a disposição da (s) sala (s) ou do (s) ambiente (s).
9. Definir o projeto de layout do espaço.
10.Fechar contrato de locação do espaço.

66. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização
& Realização de Eventos
11. Verificar e analisar o orçamento disponível.
12. Definir estratégias mercadológicas a serem adotadas.
13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras.
14. Desenvolver material promocional.
15. Definir promoções e atrações.
16. Definir mecanismo para a divulgação do evento.
17. Reunir os grupos de trabalho.
18. Vender quotas de patrocínio do evento.
19. Contratar assessoria de imprensa.
20. Solicitar e preencher o Manual do Expositor.(no caso de
feiras)
21. Elaborar os manuais e as regras de orientações gerais para o
evento.

67. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização
& Realização de Eventos
22. Solicitar crachás e convites.
23. Enviar os convites.
24. Reunir os grupos de trabalho.
25. Fazer o levantamento dos equipamentos necessários (check
list).
26. Fazer o levantamento dos estoques de materiais, produtos e
dos serviços necessários.
27. Contratar serviços de terceiros.
28. Definir as estratégias de divulgação.
29. Verificar o estoque do material promocional.
30. Preparar o sistema de cadastro dos visitantes.
31. Definir o sistema de divulgação interna e externa dos
patrocinadores, apoiadores e outros parceiros.

68. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização
& Realização de Eventos
32. Definir regras gerais e de despesas com alimentação, transporte e
estacionamento e outras.
33. Preparar os formulários de controle.
34. Preparar os formulários e questionários de avaliação.
35. Verificar o investimento total previsto para o evento.
36. Verificar os trabalhos desenvolvidos pelos grupos de trabalho.
37. Acompanhar o andamento dos trabalhos durante o evento,
através de reuniões sistemáticas e/ou formulários específicos,
conforme as ações definidas no projeto do evento.
38. Verificar a necessidade de mudanças e/ou ajustes na
programação do evento e acompanhar suas respectivas
realizações

69. Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização
& Realização de Eventos
39. Verificar dos equipamentos alugados para posterior devolução.
40. Tabular os dados dos questionários de avaliação do evento.
41. Realizar os pagamentos pendentes.
42. Fazer o balanço contábil do evento.
43. Enviar cartas de agradecimento a patrocinadores, parceiros e
apoiadores.
44. Elaborar o relatório final do evento e encaminhá-lo aos
interessados.
45. Definir ações de agradecimento e pós-evento necessárias.
46. Arquivar o dossiê do evento para posterior consulta.

70. CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Evento:Evento:
Coordenação (ões) Envolvida (s):Coordenação (ões) Envolvida (s):
Data:Data: Hora:Hora: Local:Local:
Elenco de Atividades e AtribuiçõesElenco de Atividades e Atribuições
NºNº AtividadesAtividades InícioInício PrazoPrazo FinalFinal ResponsávelResponsável ObservaçõesObservações
0101
0202
0303
0404
0505
0606
0707
0808
0909
1010
Exemplo de
Cronograma de
Atividades para
Planejamento de
Eventos