Como definir indicadores de desempenho para um PMO @ Fórum Internacional de PMO 2012

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Afinal, como podemos medir a performance de um PMO? Quais indicadores podem contribuir nesse sentido? O sucesso do projeto representa o sucesso do PMO?
Neste workshop será apresentado e discutido um modelo inédito de indicadores de desempenho especialmente definidos para medir a contribuição do PMO para seus clientes e para a organização. Fruto do trabalho de pesquisa da turma 2011 do Programa PMO MASTER CLASS, este modelo foi recentemente publicado na Revista Mundo PM.

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Como definir indicadores de desempenho para um PMO @ Fórum Internacional de PMO 2012

  1. 1. Como definir indicadores de desempenho para um PMO8.0 7.5 5.5 10.0
  2. 2. Os Autores Luis Negreiros, PMP Rodrigo Thahira, PMP Mestre em Sistemas de Gestão e pós- Gerente do PMO Corporativo da SABB Coca graduado em Gerenciamento de Projetos. Já Cola, sendo responsável pelo atuou como gerente de projetos e participou desenvolvimento e implantação da de implantações e reestruturações de PMOs metodologia de Gestão de Portfólio e de em empresas como Siemens e Oi. Hoje é Projetos. Graduou-se em 2011 no Programa consultor do PMO e ministra aulas em MBAs PMO MASTER CLASS. Com 10 anos de e pós-graduações na UFRJ e FGV, em experiência em ambientes de Gestão de diversos cursos e disciplinas relacionadas ao Portfólio e de Projetos, atuou em empresas Gerenciamento de Projetos. É autor de vários como Avanade, Accenture, CPM Braxis e artigos sobre o tema e palestrante em Brasilprev. diversos seminários.
  3. 3. O Artigo:“Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO” São Paulo, Dez – 2011 Rio de Janeiro, Maio – 2012 Ed. 43 – Fev/Mar – 2012
  4. 4. AGENDA1. Conceitos2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar3. Encerramento
  5. 5. A Origem 2011 AVALIAR O DESEMPENHO DE 19 Líderes de SEUS PMOs PMOs
  6. 6. Uma nova proposta de tipificação de PMOs Escopo de influência Abordagem de atuação Abordagem de atuação Abordagem de atuação Abordagem de atuação Estratégica Tática Operacional Programa Corporativo Departamental ProjetoFonte: Pinto, A., et al. (2011) In: Letavec, C., and Bolles, D., eds., The PMOSIG Program Management Office Handbook: Strategic and Tactical Insights for ImprovingResults. Fort Lauderdale, FL: J. Ross Publishing.
  7. 7. Grupos de Serviços prestados pelo PMO Monitoramento e controle da 4 4 Gestão performance dos estratégica projetos Desenvolvimento Grupos de 5 6 de competências serviços mais Aprendizagem em GP e organizacional metodologias comuns em PMOs 27 Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  8. 8. Serviços Monitoramento e controle da 4 4 Gestão performance dos • Informar o status dos estratégica projetos projetos para a alta gerência • Monitorar e controlar o desempenho de projetos Desenvolvimento 5 6 de competências • Implementar e operar Aprendizagem em GP e sistemas de informação dos organizacional metodologias projetos • Desenvolver e manter um project scoreboard Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  9. 9. Serviços Monitoramento e • Desenvolver e implementar a controle da 4 metodologia padrão 4 Gestão performance dos estratégica projetos • Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento Desenvolvimento 5 • Promover o gerenciamento de 6 de competências projetos dentro da organização Aprendizagem em GP e organizacional metodologias • Prover mentoring para os Gerentes de Projetos • Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de Gestão de 5 padronização 3 Serviço não multiprojetos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  10. 10. Serviços Monitoramento e controle da 4 • Coordenar e integrar projetos 4 Gestão performance dos de um portfólio estratégica projetos • Gerenciar um ou mais portfólios Desenvolvimento • Identificar, selecionar e 5 priorizar novos projetos 6 Aprendizagem de competências em GP e organizacional metodologias • Gerenciar um ou mais programas • Alocar recursos entre os projetos Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current tate of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  11. 11. Serviços Monitoramento e controle da 4 • Prover aconselhamento à alta 4 Gestão performance dos gerência estratégica projetos • Participar do planejamento estratégico Desenvolvimento • Gerenciar os benefícios de 5 programas 6 Aprendizagem de competências em GP e organizacional metodologias • Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  12. 12. Serviços Monitoramento e • Monitorar e controlar o controle da 4 desempenho do próprio PMO 4 Gestão performance dos estratégica • Gerenciar arquivos/acervos de projetos documentação de projetos • Conduzir auditorias de projetos Desenvolvimento 5 6 • Conduzir revisões pós- Aprendizagem de competências gerenciamento do projeto (lições organizacional em GP e aprendidas) metodologias • Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas - Gestão de 5 • Implementar e gerenciar banco 3 Serviço não multiprojetos de dados de riscos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  13. 13. Serviços Monitoramento e controle da 4 4 Gestão performance dos estratégica projetos • Gerenciar interfaces de clientes • Executar tarefas especializadas Desenvolvimento para os Gerentes de projeto 5 6 Aprendizagem de competências em GP e • Recrutar, selecionar, avaliar e organizacional determinar salários dos Gerentes metodologias de Projetos Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupadosFonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  14. 14. DESEMPENHODOS PROJETOSDESEMPENHODOS SERVIÇOSDESEMPENHODO NEGÓCIO
  15. 15. DNA do Indicador Serviço: Desenvolver e implantar a metodologia padrão 29,3% 51,4% 15,8% 3,5%Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM, Edição 43.
  16. 16. AGENDA1. Conceitos2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar3. Encerramento
  17. 17. Dinâmica• Cada grupo receberá o material necessário para realizar o workshop, por atividade;• Explicação da Atividade com exemplo fictício;• Execução da Atividade pelos grupos;
  18. 18. Dinâmica• Tempo previsto para cada atividade deve ser respeitado;• Ao final de cada atividade todos os grupos devem estar no mesmo ponto, não inicie para a próxima atividade antes da explicação.
  19. 19. O que esperamos? • Trabalho em Equipe; • Respeito a diversidade de opiniões;• Entendimento do processo;• Compartilhar os resultados de cada grupo ao final do workshop.
  20. 20. AGENDA1. Conceitos2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar3. Encerramento
  21. 21. Atividade 1• Discutir o Serviço do PMO no grupo;• Definir 4 indicadores de desempenho para o serviço: • Nome do Indicador; • Descrição do Indicador; • Periodicidade de Medição do Indicador; • Meta esperada do Indicador.
  22. 22. SERVIÇO: Informar o status dos projetos para a alta gerência
  23. 23. 1. NOME DO Periodicidade Representatividad Descrição do indicador Meta Esperada INDICADOR de Medição e do Indicador Medir regularidade de1.Regularidade Entregar reports a alta gerenciano fornecimento MENSAL 100% dode reports conforme planejado planejamento. 10% dos Medir a qtd de ações2. Ações projetos do demandadas a partirdemandadas pela MENSAL report comalta gerência de informações ações relevantes dos reports demandadas Medir a qtd de Acima de3. % de Projetos projetos com reports 80% decom informações MENSALnos reports vs total de projetos projetos nos ativos reports4. Pesquisa de Acima de Medição da satisfaçãosatisfação com a ANUAL 90% dealta direção do serviço prestado favorabilidade
  24. 24. 25 minutos
  25. 25. AGENDA1. Conceitos2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar3. Encerramento
  26. 26. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS• É um modelo matemático para apoio a tomada dedecisão;• SAATY, T. L (1980). The Analytic Hierarchy Process.New York: McGraw-Hill International.• Existem softwares que automatizam esse modelocomo o Expert Choice e o Microsoft EPM 2010.
  27. 27. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS• Une a análise qualitativa e quantitativa na escolha;• Avaliação comparativa entre todas opções, duas aduas;• Base matemática mas sem ser proibitiva;• Muito utilizado para definição de critérios de seleçãode projetos e a própria seleção de projetos.
  28. 28. ESCALA VALOR RECÍPROCOÉ extremamente mais importante 9,000 0,111É muito mais importante que 6,000 0,167É mais importante 3,000 0,333Igualmente importante 1,000 1,000É menos importante que 0,333 3,000É muito menos importante que 0,167 6,000É extremamente menos importante 0,111 9,000
  29. 29. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção1.Regularidadeno fornecimento 1,000 9,000de reports2. Açõesdemandadas pela 0,111 1,000alta gerencia3. % de Projetoscom informações 1,000nos reports4. Pesquisa desatisfação com a 1,000alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  30. 30. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção1.Regularidadeno fornecimento 1,000 9,000 3,000de reports2. Açõesdemandadas pela 0,111 1,000alta gerencia3. % de Projetoscom informações 0,333 1,000nos reports4. Pesquisa desatisfação com a 1,000alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  31. 31. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção1.Regularidadeno fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000de reports2. Açõesdemandadas pela 0,111 1,000alta gerencia3. % de Projetoscom informações 0,333 1,000nos reports4. Pesquisa desatisfação com a 1,000 1,000alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  32. 32. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos 4. Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção1.Regularidadeno fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000de reports2. Açõesdemandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000alta gerencia3. % de Projetoscom informações 0,333 6,000 1,000 0,111nos reports4. Pesquisa desatisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  33. 33. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção1.Regularidadeno fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000de reports2. Açõesdemandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000alta gerencia3. % de Projetoscom informações 0,333 6,000 1,000 0,111nos reports4. Pesquisa desatisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000alta direção TOTAL DE CADA COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111
  34. 34. 25 minutos
  35. 35. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção1.Regularidadeno fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000de reports2. Açõesdemandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000alta gerencia3. % de Projetoscom informações 0,333 6,000 1,000 0,111nos reports4. Pesquisa desatisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000alta direção TOTAL DE CADA COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111
  36. 36. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção1.Regularidade nofornecimento 1/2,444de reports2. Açõesdemandadaspela alta 0,111/2,444gerencia3. % deProjetos cominformações 0,333/2,444nos reports4. Pesquisade satisfaçãocom a alta 1/2,444direção
  37. 37. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção1.Regularidade nofornecimento 1/2,444 0,529 0,228 0,321de reports2. Açõesdemandadaspela alta 0,111/2,444 0,059 0,013 0,321gerencia3. % deProjetos cominformações 0,333/2,444 0,353 0,076 0,036nos reports4. Pesquisade satisfaçãocom a alta 1/2,444 0,059 0,684 0,321direção
  38. 38. 10 minutos
  39. 39. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção1.Regularidade nofornecimento 0,409 0,529 0,228 0,321de reports2. Açõesdemandadaspela alta 0,045 0,059 0,013 0,321gerencia3. % deProjetos cominformações 0,136 0,353 0,076 0,036nos reports4. Pesquisade satisfaçãocom a alta 0,409 0,059 0,684 0,321direção
  40. 40. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção1.Regularidade nofornecimento 0,409 0,529 0,228 0,321 37,20 %de reports2. Açõesdemandadaspela alta 0,045 0,059 0,013 0,321 10,96 %gerencia3. % deProjetos cominformações 0,136 0,353 0,076 0,036 15,02 %nos reports4. Pesquisade satisfaçãocom a alta 0,409 0,059 0,684 0,321 36,82 %direção
  41. 41. 5 minutos
  42. 42. 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção1.Regularidade nofornecimento 0,409 0,529 0,228 0,321 37,20 %de reports2. Açõesdemandadaspela alta 0,045 0,059 0,013 0,321 10,96 %gerencia3. % deProjetos cominformações 0,136 0,353 0,076 0,036 15,02 %nos reports4. Pesquisade satisfaçãocom a alta 0,409 0,059 0,684 0,321 36,82 %direção
  43. 43. 1. NOME DO Periodicidade Representatividad Descrição do indicador Meta Esperada INDICADOR de Medição e do Indicador Medir regularidade de1.Regularidade Entregar reports a alta gerencia 37,20 %no fornecimento MENSAL 100% dode reports conforme (1º) planejado planejamento. 10% dos Medir a qtd de ações2. Ações projetos do demandadas a partir 10,96 %demandadas pela MENSAL report comalta gerencia de informações (4º) ações relevantes dos reports demandadas Medir a Qtd de Acima de3. % de Projetos projetos com reports 80% de 15,02 %com informações MENSALnos reports vs total de projetos projetos nos (3º) ativos reports4. Pesquisa de Acima de Medição da satisfação 36,82 %satisfação com a ANUAL 90% dealta direção do serviço prestado (2º) favorabilidadePara fins didáticos neste exemplo foi descartado o cálculo de inconsistência previsto no modelo matemático.
  44. 44. AGENDA1. Conceitos2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar3. Encerramento
  45. 45. Indicadores RepresentatividadeApresentar o sugeridos pelo Comentários - dos Indicadores Serviço grupo para o Todos os grupos após AHP Serviço
  46. 46. AGENDA1. Conceitos2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar3. Encerramento
  47. 47. O QUE LEVAMOS DESTE WORKSHOP? Seleção dos Identificação dosEntendimento da Identificação dos Indicadores mais Serviços que Definição dos Definição do DNA Missão e Visão Clientes e suas representativos gerem benefícios Indicadores dos Indicadores do PMO necessidades para o serviço aos clientes (priorização) Monitoramento e Controle Melhoria Contínua Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM. Edição 43.

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