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Como definir indicadores de
        desempenho para um PMO




8.0   7.5
               5.5      10.0
Os Autores




       Luis Negreiros, PMP
                                                       Rodrigo Thahira, PMP
       Mestre em Sistemas de Gestão e pós-
                                                       Gerente do PMO Corporativo da SABB Coca
       graduado em Gerenciamento de Projetos. Já
                                                       Cola, sendo responsável pelo
       atuou como gerente de projetos e participou
                                                       desenvolvimento e implantação da
       de implantações e reestruturações de PMOs
                                                       metodologia de Gestão de Portfólio e de
       em empresas como Siemens e Oi. Hoje é
                                                       Projetos. Graduou-se em 2011 no Programa
       consultor do PMO e ministra aulas em MBAs
                                                       PMO MASTER CLASS. Com 10 anos de
       e pós-graduações na UFRJ e FGV, em
                                                       experiência em ambientes de Gestão de
       diversos cursos e disciplinas relacionadas ao
                                                       Portfólio e de Projetos, atuou em empresas
       Gerenciamento de Projetos. É autor de vários
                                                       como Avanade, Accenture, CPM Braxis e
       artigos sobre o tema e palestrante em
                                                       Brasilprev.
       diversos seminários.
O Artigo:
“Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO”




        São Paulo, Dez – 2011




      Rio de Janeiro, Maio – 2012         Ed. 43 – Fev/Mar – 2012
AGENDA
1. Conceitos


2. Workshop
  •   Dinâmica
  •   Indicadores
  •   Priorizar (AHP)
  •   Compartilhar

3. Encerramento
A Origem



     2011

                  AVALIAR O
               DESEMPENHO DE

  19
  Líderes de
                 SEUS PMOs



    PMOs
Uma nova proposta de tipificação de PMOs
                                                             Escopo de influência




                                                                                                                                          Abordagem de atuação
                                                                                                                                          Abordagem de atuação
                                                                                                                                          Abordagem de atuação
                                                                                                                                          Abordagem de atuação
              Estratégica




                  Tática




             Operacional




                                                                                                               Programa
                                           Corporativo                    Departamental
                                                                                                                Projeto

Fonte: Pinto, A., et al. (2011) In: Letavec, C., and Bolles, D., eds., The PMOSIG Program Management Office Handbook: Strategic and Tactical Insights for Improving
Results. Fort Lauderdale, FL: J. Ross Publishing.
Grupos de Serviços prestados pelo PMO
     Monitoramento e
       controle da                        4                                                                           4                Gestão
     performance dos                                                                                                                 estratégica
         projetos



      Desenvolvimento
                                                                    Grupos de
                                          5                                                                           6
      de competências                                             serviços mais                                                    Aprendizagem
          em GP e                                                                                                                  organizacional
       metodologias
                                                                   comuns em
                                                                      PMOs
                                                                              27
          Gestão de                       5                                                                           3              Serviço não
         multiprojetos                                                                                                               agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Serviços
     Monitoramento e
       controle da                        4                                                                           4                Gestão
     performance dos                                 • Informar o status dos                                                         estratégica
         projetos                                    projetos para a alta gerência

                                                     • Monitorar e controlar o
                                                     desempenho de projetos
      Desenvolvimento                     5                                                                           6
      de competências                                • Implementar e operar                                                        Aprendizagem
          em GP e                                    sistemas de informação dos                                                    organizacional
       metodologias                                  projetos

                                                     • Desenvolver e manter um
                                                     project scoreboard

          Gestão de                       5                                                                           3              Serviço não
         multiprojetos                                                                                                               agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Serviços
     Monitoramento e                               • Desenvolver e implementar a
       controle da                        4        metodologia padrão                                                 4                Gestão
     performance dos                                                                                                                 estratégica
         projetos                                  • Desenvolver as competências
                                                   dos profissionais, incluindo
                                                   treinamento

      Desenvolvimento                     5        • Promover o gerenciamento de                                      6
      de competências                              projetos dentro da organização                                                  Aprendizagem
          em GP e                                                                                                                  organizacional
       metodologias                                • Prover mentoring para os
                                                   Gerentes de Projetos

                                                   • Prover um conjunto de
                                                   ferramentas sem o esforço de
          Gestão de                       5        padronização                                                       3              Serviço não
         multiprojetos                                                                                                               agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.


                                               Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the
                                               Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management
                                               Institute.
Serviços
     Monitoramento e
       controle da                        4        • Coordenar e integrar projetos                                    4                Gestão
     performance dos                               de um portfólio                                                                   estratégica
         projetos
                                                   • Gerenciar um ou mais
                                                   portfólios

      Desenvolvimento                              • Identificar, selecionar e
                                          5        priorizar novos projetos
                                                                                                                      6            Aprendizagem
      de competências
          em GP e                                                                                                                  organizacional
       metodologias                                • Gerenciar um ou mais
                                                   programas

                                                   • Alocar recursos entre os
                                                   projetos
          Gestão de                       5                                                                           3              Serviço não
         multiprojetos                                                                                                               agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.


                                               Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the
                                               Current tate of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management
                                               Institute.
Serviços
     Monitoramento e
       controle da                        4        • Prover aconselhamento à alta                                     4                Gestão
     performance dos                               gerência                                                                          estratégica
         projetos
                                                   • Participar do planejamento
                                                   estratégico

      Desenvolvimento                              • Gerenciar os benefícios de
                                          5        programas
                                                                                                                      6            Aprendizagem
      de competências
          em GP e                                                                                                                  organizacional
       metodologias                                • Mapear o relacionamento e o
                                                   ambiente de projetos



          Gestão de                       5                                                                           3              Serviço não
         multiprojetos                                                                                                               agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Serviços
     Monitoramento e                              • Monitorar e controlar o
       controle da                        4       desempenho do próprio PMO                                           4                Gestão
     performance dos                                                                                                                 estratégica
                                                  • Gerenciar arquivos/acervos de
         projetos
                                                  documentação de projetos

                                                  • Conduzir auditorias de projetos
      Desenvolvimento                     5                                                                           6
                                                  • Conduzir revisões pós-                                                         Aprendizagem
      de competências
                                                  gerenciamento do projeto (lições                                                 organizacional
          em GP e
                                                  aprendidas)
       metodologias
                                                  • Implementar e gerenciar banco
                                                  de dados de lições aprendidas -

          Gestão de                       5       • Implementar e gerenciar banco                                     3              Serviço não
         multiprojetos                            de dados de riscos                                                                 agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Serviços
     Monitoramento e
       controle da                        4                                                                           4                Gestão
     performance dos                                                                                                                 estratégica
         projetos
                                                  • Gerenciar interfaces de clientes

                                                  • Executar tarefas especializadas
      Desenvolvimento                             para os Gerentes de projeto
                                          5                                                                           6            Aprendizagem
      de competências
          em GP e                                 • Recrutar, selecionar, avaliar e                                                organizacional
                                                  determinar salários dos Gerentes
       metodologias
                                                  de Projetos



          Gestão de                       5                                                                           3              Serviço não
         multiprojetos                                                                                                               agrupados


Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
DESEMPENHO
DOS PROJETOS




DESEMPENHO
DOS SERVIÇOS




DESEMPENHO
DO NEGÓCIO
DNA do Indicador
   Serviço: Desenvolver e implantar a
          metodologia padrão




                                        29,3%




                         51,4%
                                          15,8%
                            3,5%




Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM, Edição 43.
AGENDA
1. Conceitos


2. Workshop
  •   Dinâmica
  •   Indicadores
  •   Priorizar (AHP)
  •   Compartilhar

3. Encerramento
Dinâmica
• Cada grupo receberá o
  material necessário para
  realizar o workshop, por
  atividade;

• Explicação da Atividade com
  exemplo fictício;

• Execução da Atividade
  pelos grupos;
Dinâmica
• Tempo previsto para cada
  atividade deve ser
  respeitado;

• Ao final de cada atividade
  todos os grupos devem estar
  no mesmo ponto, não inicie
  para a próxima atividade
  antes da explicação.
O que esperamos?
      • Trabalho em Equipe;

 • Respeito a diversidade de
                    opiniões;

• Entendimento do processo;

• Compartilhar os resultados
   de cada grupo ao final do
                  workshop.
AGENDA
1. Conceitos


2. Workshop
  •   Dinâmica
  •   Indicadores
  •   Priorizar (AHP)
  •   Compartilhar

3. Encerramento
Atividade 1

• Discutir o Serviço do PMO no grupo;

• Definir 4 indicadores de desempenho para o serviço:
   • Nome do Indicador;
   • Descrição do Indicador;
   • Periodicidade de Medição do Indicador;
   • Meta esperada do Indicador.
SERVIÇO: Informar o status dos
 projetos para a alta gerência
1. NOME DO                                Periodicidade                    Representatividad
                    Descrição do indicador                   Meta Esperada
   INDICADOR                                  de Medição                       e do Indicador

                   Medir regularidade de
1.Regularidade                                                 Entregar
                   reports a alta gerencia
no fornecimento                               MENSAL           100% do
de reports                conforme
                                                               planejado
                       planejamento.
                                                               10% dos
                 Medir a qtd de ações
2. Ações                                                      projetos do
                 demandadas a partir
demandadas pela                               MENSAL          report com
alta gerência       de informações
                                                                ações
                relevantes dos reports
                                                             demandadas
                      Medir a qtd de                          Acima de
3. % de Projetos
                   projetos com reports                        80% de
com informações                               MENSAL
nos reports         vs total de projetos                     projetos nos
                           ativos                              reports

4. Pesquisa de                                                 Acima de
                   Medição da satisfação
satisfação com a                               ANUAL            90% de
alta direção        do serviço prestado
                                                             favorabilidade
25 minutos
AGENDA
1. Conceitos


2. Workshop
  •   Dinâmica
  •   Indicadores
  •   Priorizar (AHP)
  •   Compartilhar

3. Encerramento
AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS

• É um modelo matemático para apoio a tomada de
decisão;

• SAATY, T. L (1980). The Analytic Hierarchy Process.
New York: McGraw-Hill International.

• Existem softwares que automatizam esse modelo
como o Expert Choice e o Microsoft EPM 2010.
AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS

• Une a análise qualitativa e quantitativa na escolha;

• Avaliação comparativa entre todas opções, duas a
duas;

• Base matemática mas sem ser proibitiva;

• Muito utilizado para definição de critérios de seleção
de projetos e a própria seleção de projetos.
ESCALA                            VALOR   RECÍPROCO

É extremamente mais importante    9,000     0,111

É muito mais importante que       6,000     0,167

É mais importante                 3,000     0,333

Igualmente importante             1,000     1,000

É menos importante que            0,333     3,000

É muito menos importante que      0,167     6,000


É extremamente menos importante   0,111     9,000
UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:

                   1.Regularidade    2. Ações          3. % de Projetos    . Pesquisa de
  2.AVALIAÇÃO      no fornecimento   demandadas pela   com informações    satisfação com a
                   de reports        alta gerencia     nos reports           alta direção
1.Regularidade
no fornecimento         1,000            9,000
de reports
2. Ações
demandadas pela         0,111            1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações                                             1,000
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a                                                              1,000
alta direção

 TOTAL DE CADA
    COLUNA
UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:

                   1.Regularidade    2. Ações          3. % de Projetos    . Pesquisa de
  2.AVALIAÇÃO      no fornecimento   demandadas pela   com informações    satisfação com a
                   de reports        alta gerencia     nos reports           alta direção
1.Regularidade
no fornecimento         1,000            9,000              3,000
de reports
2. Ações
demandadas pela         0,111            1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações         0,333                               1,000
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a                                                              1,000
alta direção

 TOTAL DE CADA
    COLUNA
UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:

                   1.Regularidade    2. Ações          3. % de Projetos    . Pesquisa de
  2.AVALIAÇÃO      no fornecimento   demandadas pela   com informações    satisfação com a
                   de reports        alta gerencia     nos reports           alta direção
1.Regularidade
no fornecimento         1,000            9,000              3,000             1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela         0,111            1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações         0,333                               1,000
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a        1,000                                                 1,000
alta direção

 TOTAL DE CADA
    COLUNA
UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:

                   1.Regularidade    2. Ações          3. % de Projetos    4. Pesquisa de
  2.AVALIAÇÃO      no fornecimento   demandadas pela   com informações    satisfação com a
                   de reports        alta gerencia     nos reports           alta direção
1.Regularidade
no fornecimento         1,000            9,000              3,000             1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela         0,111            1,000              0,167             1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações         0,333            6,000              1,000              0,111
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a        1,000            1,000              9,000             1,000
alta direção

 TOTAL DE CADA
    COLUNA
UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:

                   1.Regularidade    2. Ações          3. % de Projetos    . Pesquisa de
  2.AVALIAÇÃO      no fornecimento   demandadas pela   com informações    satisfação com a
                   de reports        alta gerencia     nos reports           alta direção
1.Regularidade
no fornecimento         1,000            9,000              3,000             1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela         0,111            1,000              0,167             1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações         0,333            6,000              1,000              0,111
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a        1,000            1,000              9,000             1,000
alta direção

 TOTAL DE CADA
    COLUNA              2,444            17,000            13,167              3,111
25 minutos
UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:

                   1.Regularidade    2. Ações          3. % de Projetos    . Pesquisa de
  2.AVALIAÇÃO      no fornecimento   demandadas pela   com informações    satisfação com a
                   de reports        alta gerencia     nos reports           alta direção
1.Regularidade
no fornecimento         1,000            9,000              3,000             1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela         0,111            1,000              0,167             1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações         0,333            6,000              1,000              0,111
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a        1,000            1,000              9,000             1,000
alta direção

 TOTAL DE CADA
    COLUNA              2,444            17,000            13,167              3,111
NORMALIZAR         DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
                  1.Regularidad   2. Ações     3. % de        . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
                  e no            demandadas   Projetos com     satisfação
                  fornecimento    pela alta    informações      com a alta    4. MÉDIA * 100

                  de reports      gerencia     nos reports       direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
                    1/2,444
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
                  0,111/2,444
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
                  0,333/2,444
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
                    1/2,444
direção
NORMALIZAR         DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
                  1.Regularidad   2. Ações     3. % de        . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
                  e no            demandadas   Projetos com     satisfação
                  fornecimento    pela alta    informações      com a alta    4. MÉDIA * 100

                  de reports      gerencia     nos reports       direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
                    1/2,444          0,529        0,228          0,321
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
                  0,111/2,444        0,059        0,013          0,321
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
                  0,333/2,444        0,353        0,076          0,036
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
                    1/2,444          0,059        0,684          0,321
direção
10 minutos
NORMALIZAR         DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
                  1.Regularidad   2. Ações     3. % de        . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
                  e no            demandadas   Projetos com     satisfação
                  fornecimento    pela alta    informações      com a alta    4. MÉDIA * 100

                  de reports      gerencia     nos reports       direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
                     0,409           0,529        0,228          0,321
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
                     0,045           0,059        0,013          0,321
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
                     0,136           0,353        0,076          0,036
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
                     0,409           0,059        0,684          0,321
direção
NORMALIZAR         DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
                  1.Regularidad   2. Ações     3. % de        . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
                  e no            demandadas   Projetos com     satisfação
                  fornecimento    pela alta    informações      com a alta    4. MÉDIA * 100

                  de reports      gerencia     nos reports       direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
                     0,409           0,529        0,228          0,321         37,20 %
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
                     0,045           0,059        0,013          0,321         10,96 %
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
                     0,136           0,353        0,076          0,036         15,02 %
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
                     0,409           0,059        0,684          0,321         36,82 %
direção
5 minutos
1.Regularidad   2. Ações     3. % de        . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
                  e no            demandadas   Projetos com     satisfação
                  fornecimento    pela alta    informações      com a alta    4. MÉDIA * 100

                  de reports      gerencia     nos reports       direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
                     0,409           0,529        0,228          0,321         37,20 %
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
                     0,045           0,059        0,013          0,321         10,96 %
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
                     0,136           0,353        0,076          0,036         15,02 %
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
                     0,409           0,059        0,684          0,321         36,82 %
direção
1. NOME DO                                                      Periodicidade                            Representatividad
                                Descrição do indicador                                       Meta Esperada
     INDICADOR                                                        de Medição                               e do Indicador
                             Medir regularidade de
1.Regularidade                                                                                 Entregar
                             reports a alta gerencia                                                             37,20 %
no fornecimento                                                        MENSAL                  100% do
de reports                          conforme                                                                       (1º)
                                                                                               planejado
                                 planejamento.
                                                                                              10% dos
                 Medir a qtd de ações
2. Ações                                                                                     projetos do
                 demandadas a partir                                                                             10,96 %
demandadas pela                                                        MENSAL                report com
alta gerencia       de informações                                                                                 (4º)
                                                                                               ações
                relevantes dos reports
                                                                                            demandadas
                                  Medir a Qtd de                                              Acima de
3. % de Projetos
                               projetos com reports                                            80% de            15,02 %
com informações                                                        MENSAL
nos reports                     vs total de projetos                                         projetos nos          (3º)
                                       ativos                                                  reports

4. Pesquisa de                                                                               Acima de
                             Medição da satisfação                                                               36,82 %
satisfação com a                                                        ANUAL                 90% de
alta direção                  do serviço prestado                                                                  (2º)
                                                                                           favorabilidade
Para fins didáticos neste exemplo foi descartado o cálculo de inconsistência previsto no modelo matemático.
AGENDA
1. Conceitos


2. Workshop
  •   Dinâmica
  •   Indicadores
  •   Priorizar (AHP)
  •   Compartilhar

3. Encerramento
Indicadores
                                Representatividade
Apresentar o   sugeridos pelo                         Comentários -
                                 dos Indicadores
  Serviço       grupo para o                         Todos os grupos
                                    após AHP
                   Serviço
AGENDA
1. Conceitos


2. Workshop
  •   Dinâmica
  •   Indicadores
  •   Priorizar (AHP)
  •   Compartilhar

3. Encerramento
O QUE LEVAMOS DESTE WORKSHOP?



                                                                                                                                                 Seleção dos
                                                       Identificação dos
Entendimento da            Identificação dos                                                                                                  Indicadores mais
                                                         Serviços que                Definição dos             Definição do DNA
 Missão e Visão             Clientes e suas                                                                                                    representativos
                                                       gerem benefícios               Indicadores               dos Indicadores
    do PMO                   necessidades                                                                                                       para o serviço
                                                          aos clientes
                                                                                                                                                 (priorização)




                                                    Monitoramento e Controle
                                                       Melhoria Contínua

 Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM. Edição 43.
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Como medir PMOs com indicadores

  • 1. Como definir indicadores de desempenho para um PMO 8.0 7.5 5.5 10.0
  • 2. Os Autores Luis Negreiros, PMP Rodrigo Thahira, PMP Mestre em Sistemas de Gestão e pós- Gerente do PMO Corporativo da SABB Coca graduado em Gerenciamento de Projetos. Já Cola, sendo responsável pelo atuou como gerente de projetos e participou desenvolvimento e implantação da de implantações e reestruturações de PMOs metodologia de Gestão de Portfólio e de em empresas como Siemens e Oi. Hoje é Projetos. Graduou-se em 2011 no Programa consultor do PMO e ministra aulas em MBAs PMO MASTER CLASS. Com 10 anos de e pós-graduações na UFRJ e FGV, em experiência em ambientes de Gestão de diversos cursos e disciplinas relacionadas ao Portfólio e de Projetos, atuou em empresas Gerenciamento de Projetos. É autor de vários como Avanade, Accenture, CPM Braxis e artigos sobre o tema e palestrante em Brasilprev. diversos seminários.
  • 3. O Artigo: “Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO” São Paulo, Dez – 2011 Rio de Janeiro, Maio – 2012 Ed. 43 – Fev/Mar – 2012
  • 4. AGENDA 1. Conceitos 2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar 3. Encerramento
  • 5. A Origem 2011 AVALIAR O DESEMPENHO DE 19 Líderes de SEUS PMOs PMOs
  • 6. Uma nova proposta de tipificação de PMOs Escopo de influência Abordagem de atuação Abordagem de atuação Abordagem de atuação Abordagem de atuação Estratégica Tática Operacional Programa Corporativo Departamental Projeto Fonte: Pinto, A., et al. (2011) In: Letavec, C., and Bolles, D., eds., The PMOSIG Program Management Office Handbook: Strategic and Tactical Insights for Improving Results. Fort Lauderdale, FL: J. Ross Publishing.
  • 7. Grupos de Serviços prestados pelo PMO Monitoramento e controle da 4 4 Gestão performance dos estratégica projetos Desenvolvimento Grupos de 5 6 de competências serviços mais Aprendizagem em GP e organizacional metodologias comuns em PMOs 27 Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 8. Serviços Monitoramento e controle da 4 4 Gestão performance dos • Informar o status dos estratégica projetos projetos para a alta gerência • Monitorar e controlar o desempenho de projetos Desenvolvimento 5 6 de competências • Implementar e operar Aprendizagem em GP e sistemas de informação dos organizacional metodologias projetos • Desenvolver e manter um project scoreboard Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 9. Serviços Monitoramento e • Desenvolver e implementar a controle da 4 metodologia padrão 4 Gestão performance dos estratégica projetos • Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento Desenvolvimento 5 • Promover o gerenciamento de 6 de competências projetos dentro da organização Aprendizagem em GP e organizacional metodologias • Prover mentoring para os Gerentes de Projetos • Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de Gestão de 5 padronização 3 Serviço não multiprojetos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 10. Serviços Monitoramento e controle da 4 • Coordenar e integrar projetos 4 Gestão performance dos de um portfólio estratégica projetos • Gerenciar um ou mais portfólios Desenvolvimento • Identificar, selecionar e 5 priorizar novos projetos 6 Aprendizagem de competências em GP e organizacional metodologias • Gerenciar um ou mais programas • Alocar recursos entre os projetos Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current tate of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 11. Serviços Monitoramento e controle da 4 • Prover aconselhamento à alta 4 Gestão performance dos gerência estratégica projetos • Participar do planejamento estratégico Desenvolvimento • Gerenciar os benefícios de 5 programas 6 Aprendizagem de competências em GP e organizacional metodologias • Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 12. Serviços Monitoramento e • Monitorar e controlar o controle da 4 desempenho do próprio PMO 4 Gestão performance dos estratégica • Gerenciar arquivos/acervos de projetos documentação de projetos • Conduzir auditorias de projetos Desenvolvimento 5 6 • Conduzir revisões pós- Aprendizagem de competências gerenciamento do projeto (lições organizacional em GP e aprendidas) metodologias • Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas - Gestão de 5 • Implementar e gerenciar banco 3 Serviço não multiprojetos de dados de riscos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 13. Serviços Monitoramento e controle da 4 4 Gestão performance dos estratégica projetos • Gerenciar interfaces de clientes • Executar tarefas especializadas Desenvolvimento para os Gerentes de projeto 5 6 Aprendizagem de competências em GP e • Recrutar, selecionar, avaliar e organizacional determinar salários dos Gerentes metodologias de Projetos Gestão de 5 3 Serviço não multiprojetos agrupados Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
  • 15. DNA do Indicador Serviço: Desenvolver e implantar a metodologia padrão 29,3% 51,4% 15,8% 3,5% Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM, Edição 43.
  • 16. AGENDA 1. Conceitos 2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar 3. Encerramento
  • 17. Dinâmica • Cada grupo receberá o material necessário para realizar o workshop, por atividade; • Explicação da Atividade com exemplo fictício; • Execução da Atividade pelos grupos;
  • 18. Dinâmica • Tempo previsto para cada atividade deve ser respeitado; • Ao final de cada atividade todos os grupos devem estar no mesmo ponto, não inicie para a próxima atividade antes da explicação.
  • 19. O que esperamos? • Trabalho em Equipe; • Respeito a diversidade de opiniões; • Entendimento do processo; • Compartilhar os resultados de cada grupo ao final do workshop.
  • 20. AGENDA 1. Conceitos 2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar 3. Encerramento
  • 21. Atividade 1 • Discutir o Serviço do PMO no grupo; • Definir 4 indicadores de desempenho para o serviço: • Nome do Indicador; • Descrição do Indicador; • Periodicidade de Medição do Indicador; • Meta esperada do Indicador.
  • 22. SERVIÇO: Informar o status dos projetos para a alta gerência
  • 23. 1. NOME DO Periodicidade Representatividad Descrição do indicador Meta Esperada INDICADOR de Medição e do Indicador Medir regularidade de 1.Regularidade Entregar reports a alta gerencia no fornecimento MENSAL 100% do de reports conforme planejado planejamento. 10% dos Medir a qtd de ações 2. Ações projetos do demandadas a partir demandadas pela MENSAL report com alta gerência de informações ações relevantes dos reports demandadas Medir a qtd de Acima de 3. % de Projetos projetos com reports 80% de com informações MENSAL nos reports vs total de projetos projetos nos ativos reports 4. Pesquisa de Acima de Medição da satisfação satisfação com a ANUAL 90% de alta direção do serviço prestado favorabilidade
  • 25. AGENDA 1. Conceitos 2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar 3. Encerramento
  • 26. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS • É um modelo matemático para apoio a tomada de decisão; • SAATY, T. L (1980). The Analytic Hierarchy Process. New York: McGraw-Hill International. • Existem softwares que automatizam esse modelo como o Expert Choice e o Microsoft EPM 2010.
  • 27. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS • Une a análise qualitativa e quantitativa na escolha; • Avaliação comparativa entre todas opções, duas a duas; • Base matemática mas sem ser proibitiva; • Muito utilizado para definição de critérios de seleção de projetos e a própria seleção de projetos.
  • 28. ESCALA VALOR RECÍPROCO É extremamente mais importante 9,000 0,111 É muito mais importante que 6,000 0,167 É mais importante 3,000 0,333 Igualmente importante 1,000 1,000 É menos importante que 0,333 3,000 É muito menos importante que 0,167 6,000 É extremamente menos importante 0,111 9,000
  • 29. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção 1.Regularidade no fornecimento 1,000 9,000 de reports 2. Ações demandadas pela 0,111 1,000 alta gerencia 3. % de Projetos com informações 1,000 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a 1,000 alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  • 30. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção 1.Regularidade no fornecimento 1,000 9,000 3,000 de reports 2. Ações demandadas pela 0,111 1,000 alta gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333 1,000 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a 1,000 alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  • 31. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção 1.Regularidade no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000 de reports 2. Ações demandadas pela 0,111 1,000 alta gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333 1,000 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a 1,000 1,000 alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  • 32. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos 4. Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção 1.Regularidade no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000 de reports 2. Ações demandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000 alta gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333 6,000 1,000 0,111 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000 alta direção TOTAL DE CADA COLUNA
  • 33. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção 1.Regularidade no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000 de reports 2. Ações demandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000 alta gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333 6,000 1,000 0,111 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000 alta direção TOTAL DE CADA COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111
  • 35. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO: 1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de 2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a de reports alta gerencia nos reports alta direção 1.Regularidade no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000 de reports 2. Ações demandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000 alta gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333 6,000 1,000 0,111 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000 alta direção TOTAL DE CADA COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111
  • 36. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de 3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção 1.Regularidad e no fornecimento 1/2,444 de reports 2. Ações demandadas pela alta 0,111/2,444 gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333/2,444 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta 1/2,444 direção
  • 37. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de 3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção 1.Regularidad e no fornecimento 1/2,444 0,529 0,228 0,321 de reports 2. Ações demandadas pela alta 0,111/2,444 0,059 0,013 0,321 gerencia 3. % de Projetos com informações 0,333/2,444 0,353 0,076 0,036 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta 1/2,444 0,059 0,684 0,321 direção
  • 39. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de 3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção 1.Regularidad e no fornecimento 0,409 0,529 0,228 0,321 de reports 2. Ações demandadas pela alta 0,045 0,059 0,013 0,321 gerencia 3. % de Projetos com informações 0,136 0,353 0,076 0,036 nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta 0,409 0,059 0,684 0,321 direção
  • 40. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de 3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção 1.Regularidad e no fornecimento 0,409 0,529 0,228 0,321 37,20 % de reports 2. Ações demandadas pela alta 0,045 0,059 0,013 0,321 10,96 % gerencia 3. % de Projetos com informações 0,136 0,353 0,076 0,036 15,02 % nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta 0,409 0,059 0,684 0,321 36,82 % direção
  • 42. 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de 3. NORMALIZAÇÃO e no demandadas Projetos com satisfação fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100 de reports gerencia nos reports direção 1.Regularidad e no fornecimento 0,409 0,529 0,228 0,321 37,20 % de reports 2. Ações demandadas pela alta 0,045 0,059 0,013 0,321 10,96 % gerencia 3. % de Projetos com informações 0,136 0,353 0,076 0,036 15,02 % nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta 0,409 0,059 0,684 0,321 36,82 % direção
  • 43. 1. NOME DO Periodicidade Representatividad Descrição do indicador Meta Esperada INDICADOR de Medição e do Indicador Medir regularidade de 1.Regularidade Entregar reports a alta gerencia 37,20 % no fornecimento MENSAL 100% do de reports conforme (1º) planejado planejamento. 10% dos Medir a qtd de ações 2. Ações projetos do demandadas a partir 10,96 % demandadas pela MENSAL report com alta gerencia de informações (4º) ações relevantes dos reports demandadas Medir a Qtd de Acima de 3. % de Projetos projetos com reports 80% de 15,02 % com informações MENSAL nos reports vs total de projetos projetos nos (3º) ativos reports 4. Pesquisa de Acima de Medição da satisfação 36,82 % satisfação com a ANUAL 90% de alta direção do serviço prestado (2º) favorabilidade Para fins didáticos neste exemplo foi descartado o cálculo de inconsistência previsto no modelo matemático.
  • 44. AGENDA 1. Conceitos 2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar 3. Encerramento
  • 45. Indicadores Representatividade Apresentar o sugeridos pelo Comentários - dos Indicadores Serviço grupo para o Todos os grupos após AHP Serviço
  • 46. AGENDA 1. Conceitos 2. Workshop • Dinâmica • Indicadores • Priorizar (AHP) • Compartilhar 3. Encerramento
  • 47. O QUE LEVAMOS DESTE WORKSHOP? Seleção dos Identificação dos Entendimento da Identificação dos Indicadores mais Serviços que Definição dos Definição do DNA Missão e Visão Clientes e suas representativos gerem benefícios Indicadores dos Indicadores do PMO necessidades para o serviço aos clientes (priorização) Monitoramento e Controle Melhoria Contínua Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM. Edição 43.