Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins

BPM|Quickwins(GanhosRápidos)
Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm
BPM |Quick wins
Rildo Santos (@rildosan)
rildo.santos@etecnologia.com.br
rildosan@rildosan.com
skype: rildo.f.santos
rildosan.com@rildosan | Versão: 10 | #bpmquickwins
Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins

Apresentação
Em tempos difíceis aumentar a produtividade, otimizar o uso de recursos e
reduzir custos são prioridades de qualquer organização, agora é hora e vez, mais
do que nunca, da gestão de processo de negócio (BPM) demonstrar que pode
entregar valor mais rápido.
Neste guia compartilho o conhecimento sobre Quick wins (Ganhos Rápidos), que
é uma abordagem que quando aplicada aos processos de negócio aumenta as
chances de entregar valor mais rápido.
Oferecemos treinamentos, mentoria e consultoria para implementar as Quick
Wins e programa de melhoria contínua. Veja nossa oferta:
- Workshop Melhoria de Processo de Negócio com Quick wins
- Mentoria para Equipe de Melhoria Contínua
- Implementação de Programa de Melhoria Contínua
- Formação de Equipe de Melhoria Contínua
Abraço e boa leitura!
Rildo Santos (@rildosan)
rildo.santos@etecnologia.com.br
2

Nossos Serviços
Como nossos serviços agregam valor para as organizações
3
Mentoria
Treinamento
Consultoria
Desenvolver e
capacitar pessoas
Desenvolver
habilidades
Pessoas
capacitadas
Necessidades e
Expectativas
Resultados
e Valores
Ganhos:
Eficiência
e Eficácia
Ganho:
Efetividade
Transformação
de resultados
Melhoria de
Desempenho da
Empresa
Pessoas
habilitadas

O programa Menos Papel, Mais Árvores®, é uma ação, com objetivo de
estimular o consumo sustentável de papel dentro das organizações.
Programa: “Menos Papel, Mais Árvores®”
Qual é o mundo que queremos ?
O primeiro passo para criar um mundo melhor, é saber qual tipo de mundo que queremos
ter e qual tipo que deixaremos de herança para as próximas gerações.
Nossa missão: É buscar pelo equilibro do homem, da tecnologia e do meio ambiente.
Para cumprir esta missão é necessário: mobilizar, conscientizar, comprometer e AGIR.
Quer participar ?
- Reduza o uso de papel (e de madeira) o máximo possível.
- Só imprima se for extremamente necessário.
- Evite comprar produtos com excesso de embalagem.
- Ao imprimir ou escrever, utilize os dois lados do papel.
- Use papel reciclado.
4

*slideshare/ridlo/presentations:
Compartilhamento de Conhecimento
Compartilhamento de conhecimento é parte da missão da aTecnologia:
Contribuir para que nossos clientes, profissionais, professores e alunos alcancem
melhorias de desempenho que sejam duradouras, substanciais e sustentáveis.
Publicamos nossas ideias para ajudar disseminar práticas da gestão, ser fonte de
inspiração para líderes e para facilitar a tomada de decisão.
* Mais de 1.000.000 de views
5

Conteúdo
6
Quick wins Planejamento para
Implementar as Quick
wins
Como Implementar
Quick wins
Para ir além
1 2
3 4

Foco
7
Análise de
Negócio
Gestão de
Serviços de
TI
Gestão de
Processos de
Negócio
Gestão de
Projetos
Quick wins existem em diversas disciplinas, como na Análise de Negócio, Inovação, Gestão de Projetos,
Empreendedorismo, Gestão de Serviços de TI, Governança e etc. Aqui exploraremos apenas as Quick
wins no contexto de Gestão de Processos de Negócio.
Nosso foco

Versão 10 Jun 2015rildo.santos@etecnologia.com.br | etecnologia.com.br | rildosan@rildosan.com#quickwinsbpm 8
Pré-requisito
Não caia de paraquedas. Para entender o assunto que estamos abordando por aqui, é necessário ter
conhecimento de Gestão de Processos de Negócio (BPM).
Pré-requisito:
Ter conhecimento de Gestão de Processos de Negócio

Parte 1- Quick wins
Quick wins
9
"Não confunda mudanças com perdas. Por vezes, na vida será preciso mudar para ganhar."
R. David
1

Existem diversas metodologias, eventos e abordagens para fazer a melhoria de processos de negócio e
implementar o ciclo de melhoria continua.
Sem sombra de dúvida a metodologia mais utilizada é BPI (Business Process Improvement) aliás muita
gente utiliza BPI, sem sequer conhece-la.
Entretanto, fazer as melhorias seguindo BPI, significa realizar todo ciclo BPM para depois pensar em um
projeto para fazer a implementação das melhorias, conclusão, isso leva muito tempo.
Em tempos difíceis ou de crise, as empresas não tem muito tempo, elas precisam de uma abordagem
mais ágil para ter resultados mais rápidos.
Nesta linha temos algumas opções, como:
- Eventos Kaizen1
- Quick Wins (Ganhos Rápidos)
Quick Wins devem ser encaradas como uma estratégia de melhoria rápida para os processos de
negócio. O propósito é desenvolver e implementar melhorias que geram resultados de curto de prazo,
em poucos dias.
Quick Wins podem ser trabalhadas através de um Workshop colaborativo, que participam todas as
partes interessadas nos processos de negócio, o foco do workshop é identificar as oportunidades de
melhorias, avaliar e elaborar um plano de ação para implementar a melhoria.
Neste guia vamos apresentar os conceitos e fundamentos das Quick wins. Também será demonstrado
como usar uma metodologia que facilita a implementação das Quick wins.
Nesta primeira parte vamos apresentar os conceitos e fundamentos das Quick wins.
[1] Eventos Kaizen: Kaizen é uma palavra japonesa para melhoria contínua e mudança incremental faz parte da Filosofia Lean. Eventos Kaizen são usados para implementar a
melhoria contínua na empresa é similar as Quick Wins.
Introdução
10

Quick wins
11
Durante o Ciclo de Vida BPM, é possível identificar melhorias que
oferecem ganhos rápidos (de curto prazo) e significativos para
organização.
Elas são conhecidas como Quick wins – que quando identificadas
devem ser implementadas de imediato, pois além do ganho rápido,
geralmente elas exigem pouco esforço e são de fácil implementação.
Entretanto, é preciso ficar atento para não cair em armadilhas, às
vezes achamos que detectamos uma quick wins, mas quando
avaliada descobrimos que ela não tem ganho de curto prazo, requer
muito esforço e é de difícil de implementar.
Benefícios:
Para a empresa:
- Gera ganhos reais para negócio ou para o cliente.
Para a equipe BPM:
- Ajuda na “venda” de novos projetos e iniciativas BPM
- Prover reação positiva ao trabalho da equipe.
- Dar credibilidade aos projetos e iniciativas BPM.
- Ajuda a “pagar” pelo esforço.
Definição de Quick wins:
Quick wins são oportunidades de melhoria que tem ganho de curto prazo, menor esforço1, fácil de
implementar e tem baixo custo.
[1] Esforço
Quantidade de tempo x Quantidade de pessoas para realização de um trabalho.

Características da Quick wins:
12
Principais características das Quick wins:
- Maior Ganho (rápido): Maior ganho é um beneficio ou um valor adicional que pode ser aumento de
receita, melhoria de qualidade do produto e/ou serviço, diminuição de tempo, redução de custo,
aumento de produtividade e etc. Este ganho deve ser de curto prazo.
- Baixo Custo: Ser de baixo custo, não requer grandes investimentos para implementação.
-
- Fácil de Implementar: Deve ser de fácil implementação.
- Implementação de Curta Duração: Não é necessário muito tempo para identificar, analisar,
implementar e demonstrar os ganhos. Pode ser implementada em dias ou no máximo em 4
semanas.
- Exige poucos recursos e não requer novas capacidades e nem novos equipamentos ou máquinas
para implementar.
- Aprovação: Não exige muitas aprovações e nem consenso das partes interessadas, normalmente
aprovação do dono do processo ou de um gestor de negócio é suficiente.

Maior Ganho
e Menor Esforço
QUICK wins
Mapa de Oportunidades de Melhoria com Quick wins
13
Esforço
Ganho
Maior
Menor
Maior Esforço e
Maior Ganho
Menor Ganho
e Menor Esforço
Maior Esforço
Menor Ganho
Quick wins Projeto
Mapa de Oportunidades de Melhoria, ajuda na identificação das quick wins, diferenciando e classificando
cada oportunidade levando consideração duas variáveis ganho e esforço.
Maior

Parte 2 – Planejamento para Implementar as Quick wins
Planejamento para Implementar
as Quick wins
14
2
Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de planejamento - Einstein

Introdução
15
Na ansiedade de encontrar Quick wins muitas equipes acabam caindo em armadilhas.
Elas existem aos montes, principalmente quando estamos buscando por Quick wins sem
metodologia ou sob muita pressão, contudo para não cair nas armadilhas, não há uma
receita de bolo ou uma formula mágica. Ter experiência, aplicar bons métodos, ter critérios
bem definidos e bom senso ajudam.
Nesta parte vamos apresentar, discutir e demonstrar o Planejamento para Implementar
as Quicks wins, também será mostrado os Fatores Críticos de Sucesso, Armadilhas
e Boas Práticas para lidar com as Quick wins.

Fatores Críticos de Sucesso:
16
- As Quick wins exige muito tempo para implementar
- A implementação exigem muitos recursos e novas capacidades
- A implementação requer consenso e aprovação das partes interessadas
- As Quick wins não oferece ganho rápido (retorno de curto prazo)
- Implementação tem alto custo
Existem diversos Fatores Criticos de Sucesso1 (FCS) quando estamos
lidando com as Quick wins abaixo, listamos alguns fatores que consideramos
mais comuns:
Fatores Críticos de Sucesso1 (FCS):
- Critérios para identificar, analisar e implementar e demonstrar os ganhos das
Quick wins.
- Comunicar as Quick wins.
- Modelo de priorização para as Quick wins.
- Equipe capacitada.
- Documentação das Quick wins.
- Demonstração do ganho.
- Cultura de Melhoria Contínua
Além dos FCS existem várias armadilhas que podemos cair quando
estamos trabalhando com objetivo de implementar Quick wins, abaixo
apresentamos algumas armadilhas:
[1] Fatores Críticos de Sucesso (FCS) são condições, fatores, pontos chave que definem o sucesso ou
o fracasso de um objetivo, iniciativa, plano de ação ou projeto. São fatores que devemos redobrar a
atenção para não falhar. Quando bem definidos, os FCS se tornam pontos de referências para toda a
organização.

Critérios bem Definidos para Implementar as Quick wins
17
Ter critérios bem definidos para identificação, análise, implementação e demonstração de ganhos da
Quick wins:
A falta de critérios pode levar a achar que tudo é Quick wins. Esta é principal armadilha, pois, muitas
implementação que serão feitas não vão gerar ganhos rápidos, pois, são projetos.
A equipe deve saber distinguir Quick wins de Projeto para não cair nesta armadilha.
Definir um Check List para análise das Quick wins, é uma boa prática. Veja um exemplo de Check List:
Quick wins | Check List
1- Qual é o ganho da implementação das Quick wins?
[ ] Aumento de receita
[ ] Redução de custo
[ ] Melhoria da qualidade do produto/serviço
[ ] Mitigação de risco
[ ] Outro: _________________________________________
[ ] Não é possível identificar o ganho
2 - Qual é a previsão de investimento para
implementar as Quick wins?
[ ] Alto (acima de R$ 50.000,00)
[ ] Médio (entre R$ 20.000,00 e R$ 50.000,00)
[ ] Baixo (abaixo de R$ 20.000,00)
[ ] Não é possível fazer prever o investimento
3 - Qual é a previsão de tempo para implementar as
Quick wins?
[ ] Mais que 30 dias
[ ] Até 30 dias
[ ] Até 14 dias
[ ] Não é possível fazer previsão tempo
4 - Para implementar as Quick wins é necessário
novos recursos?
[ ] Sim
[ ] Não
[ ] Não é possível avaliar a necessidade de novos
recursos
5- Para implementar as Quick wins é necessário novas
capacidades?
[ ] Sim
[ ] Não
[ ] Não é possível avaliar a necessidade de novas
capacidades
6- Para implementar as Quick wins é preciso aprovação
das partes interessadas?
[ ] Sim, de todas as partes interessadas
[ ] Sim, mas apenas algumas partes interessadas
[ ] Não, apenas do Dono do Processo ou de um Gestor
de Negócio
Observações:
- Boa prática: Se assinalado os itens em vermelho, isso indicam que não é Quick wins.
- Valor da questão 2, são exemplos, eles podem variar de acordo com o processo

Comunicação da Quick wins
Comunicar Quick wins para as partes interessadas:
A comunicação deve fazer parte de qualquer estratégia, projeto ou iniciativa de melhoria. A comunicação
deve abranger da identificação até os ganhos obtidos com a implementação. A comunicação deve ser
encarada como uma prestação de conta e também faz parte da transparência de informação.
Comunicando para dono do processo Comunicando para demais partes interessadas
Comunique as Quick wins
e ganhos obtidos com o
Dono do Processo.
Comunique as Quick wins e
compartilhe os ganhos com as
demais partes interessadas.
18

Priorização das Quick wins:
19
No dia-a-dia podemos identificar uma grande quantidade de Quick wins, raramente teremos braços
suficientes para lidar com todas as Quick wins ao mesmo tempo.
Para evitar este problema, o ideal é ter um modelo para priorizar as Quick wins, elas devem ser
priorizadas e organizadas em Backlog.
Abaixo um exemplo de modelo para priorização das Quick wins:
Funil de Priorização
Exemplo de Critério:
Maior Ganho e Menor Esforço
Quick wins
sem priorização
Backlog de Quick wins
Priorizadas

Equipe Capacitada:
20
Não adianta ter critérios bem definidos e um excelente modelo de priorização, se a equipe não estiver
capacitada para identificar, analisar, implementar e demonstrar os ganhos das Quick wins.
Ter pessoas capacitadas e experientes fazem a diferença na geração de resultados.
Veja uma pequena comparação entre Equipe Capacitada e Equipe não Capacitada:
Equipe Capacitada:
- Consegue identificar as quick wins durante o
ciclo de vida BPM e em sessões de
brainstorming.
- Sabe fazer análise utilizando critérios definidos e
estabelece quais são as Quick wins verdadeiras e
quais são as falsas.
- Prioriza as Quick wins e as organiza em um
Backlog.
- Elabora um “bom” plano de ação para
implementação das Quick wins.
- Tem habilidade para executar o plano de ação
(Plano de Implementação) das Quick wins.
- Faz medição para demonstrar os ganhos.
Equipe Não Capacitada:
- Tem dificuldade para identificar as Quick wins
durante o ciclo de vida BPM e em sessões de
brainstorming.
- Durante a análise tem dúvidas, entende os
critérios mas não consegue estabelecer quais são
as Quick wins verdadeiras e quais são as falsas.
- Precisa de ajuda para priorizar as Quicks wins.
- Elabora um “pobre” plano de ação para
- Tem pouca habilidade para executar o plano de
ação (Plano de Implementação) das Quick wins.
Muitas vezes a execução é feita através da
tentativa e erro.
- Não dificultada para demonstrar ganhos.

Documentação da Quick wins
21
Fazer a documentação das Quick wins é explicitar o conhecimento. Documentação também permite
reusar as Quick wins em outras oportunidades e ajuda no treinamento de novas pessoas.
A documentação não precisa ser extensa, mas ela deve ser objetiva e dar conta das principais
informações para identificação, análise, implementação e demonstração de ganhos.
Veja nosso modelo para documentação das Quick wins utilizando o Quick Wins Canvas (QWC).
Quick Wins Canvas(QWC)
Quick wins Descrição Ganho Esforço Prioridade Equipe QW
Processo: Ganho esperado:
Quick wins:
Duração:
Custo:
Equipe:
Nível de Prioridade:
Aprovação:
______________
Status:
___: Identificação
___: Análise
___: Implementação
___: Medição
Resultado: Ganhos
( ) Acima do esperado
( ) Dentro do esperado
( ) Abaixo do esperado
Data de implementação:
___ / ___ / ____
Responsável
implementação:
_______________
{nome do
processo}
QW#ID:
{descrição da
quick wins}
.
{responsável
pelo processo}
{identificação
do nível de
prioridade}
{quantidade
de horas para
implementar
Quick wins}
{Quanto custa
implementar
a Quick wins}
{Quem será a
equipe de
implementação}
{descrição do
ganho
esperado}
{descrição do cenário
atual}
Cenário atual:
Dono do Processo:
{equipe}
{lista das
atividades
necessárias
para
implementar a
Quick wins}
Atividades:

Não basta fazer uma boa implementação das Quick wins, temos que demonstrar os ganhos. Para fazer a
medição, uma boa prática é estabelecer baselines (pontos de comparação) antes e depois da
A demonstração deve ser de forma quantitativa, baseada em fatos e também deve ressaltar as diferenças
entre os cenários, sem melhoria e com melhoria (após as Quick wins implementada). Veja o exemplo:
Baseline1Baseline2
Demonstração de Ganhos
Exemplo de Demonstração
de Ganho:
{Coloque o Business Driver ou
Diretriz de Negócio associada
ao ganho. Exemplo: Redução
de Custo
Em seguida descreva o ganho
das Quick wins. Exemplo: A
implementação das Quick
wins reduziu em 5%
os custos das transações.
Também é importante
quantificar o valor, Exemplo:
O ganho foi de R$ 6.600,00
por mês, escreva qual foi ROI
(retorno do investimento):
Exemplo: 15%.
E por fim informe o período
de payback. Exemplo:
Payback: 4 meses.}
Preparar e demonstrar o cenário atual,
antes da implementação das Quick wins
(antes)
Preparar e demonstrar o cenário futuro,
com a implementação das Quick wins
(depois)

Boas Práticas:
23
- Quick wins não devem desviar e nem provocar distração da equipe de projeto.
- Não confunda Quick wins com projeto.
- Capacite a equipe, é mais barato e mais eficiente.
- Quick wins é um meio e não o fim, ela deve fazer parte da estratégia de melhoria contínua da
organização.
- Tenha critérios bem definidos para identificação, análise, implementação e demonstração de ganhos
das Quick wins.
- A comunicação deve funcionar, uma Quick wins, no mínimo deve ser comunida para as partes
interessadas do processo.
- Priorize as Quick wins com base no valor e no esforço (com maior ganho e menor esforço).
- Verifique a disponibilidade da equipe, antes de dar um prazo para implementação da Quick wins.
- Atenção máxima na fase da análise, pois, algumas Quick wins são armadilhas.
- Demonstre sempre o ganho que foi obtido.
- Promova o trabalho em equipe e de forma colaborativa.
- Documente as Quick wins.
Lista de Boas Práticas que devem ser aplicadas quando estamos trabalhando com as Quick wins.

Parte 3 - Como Implementar uma Quick wins
Como Implementar uma
Quick wins
24
“Antes de começar, é preciso um plano, e depois de planejar, é preciso execução imediata” - Sêneca
3

Introdução
Depois de identificada, analisada as Quick wins,
precisamos fazer a implementação.
Para fazer uma boa implementação devemos ter uma
metodologia simples e eficiente.
Nesta parte será discutido e demonstrado Como
Implementar Quick wins.
25

Ciclo de Vida do Gerenciamento de Processos de Negócio:
Documentação
Modelo AS-IS
Modelo TO-BE
Medição de
Desempenho
Resultado
Análise
inicio
fim
Quick wins podem ser identificadas em qualquer fase do Ciclo de Vida BPM, elas também podem ser
serendipidade (identificada por acaso), ou através de sessões de brainstorming.
26

Metodologia: QW.bpm
Identificar Analisar Implementar Medir Ganhos
Identificar a Quick wins
A identificação pode ser
por acaso ou através de
sessões de Brainstorming
Documento padrão:
5W2H.
Analisar a Quick wins
Análise verifica se as
Quick wins atende aos
requisitos: de ganho,
custos e prazo.
Documento padrão:
DQW.
Implementar Quick
wins
Elaboração de Plano
de Ação, o plano deve
ser baseado no PDCA.
Ganhos das Quick wins
A medição demonstra
os ganhos das Quick
wins. Calculo do ROI
(TIR), Payback das
Quick wins.
Apresentamos uma simples metodologia para identificar, analisar, implementar e demonstração dos ganhos
das Quick wins. A metodologia ainda conta com check list de apoio.
27

QW.bpm: Selecionar Processo de Negócio
Antes da identificação das Quick Wins é necessário fazer a seleção do processo
que alvo da Avaliação de Oportunidade de Melhoria:
No nosso exemplo o processo que será avaliado é: Processo de Aprovação de
Solicitação de Crédito.
A seleção do processo pode ser feita através de uma sessão de brainstorming
As perspectivas apresentadas no quadro abaixo influenciam a escolha do processo.
Identificar
28
Perspectiva Tipo Descrição
Eficiência Custo Alto custo para execução das atividades
Custos das horas de retrabalho
Eficácia Cliente Insatisfação dos clientes
Quantidade de reclamações dos clientes
Eficiência Tempo Tempo de espera
Formação de longas filas
Tempo de duração do processo
Gargalos
Eficiência Risco Alta severidade do processo
Identificação do risco de conformidade com leis e regulamentos
Eficácia Qualidade Quantidade de defeitos e falhas
Produto ou serviço não conforme
Efetividade Resultado Baixa produtividade da equipe
Baixo desempenho do processo ou ausência de metas e indicadores
Eficiência Recurso Uso inadequado de recursos
Alto consumo de recursos
Desperdícios
Perdas
Eficiência Gestão Baixo nível de maturidade do processo
Processo informal
Eficiência Pessoas Falta de competência
Problemas comportamentais

QW.bpm: Identificar Quick wins
Lista de Quick wins
Uma forma de identificar Quick wins é através da promoção de Sessões de
Brainstorming[B1].
Brainstorming é uma ferramenta poderosa para estimular a ideação e colaboração.
Recomendamos que as sessões tenham algumas regras:
- Deve ser evento formal, com convocação, pauta, confirmação, registro e etc
- Quem deve participar ? Todas as partes interessadas.
- Deve ter uma duração fixa, por exemplo: 30 minutos.
- Deve ter um objetivo predefinido.Exemplo: Identificar Quick wins do processo de
Compras de Materiais
- Se necessário convide um facilitador
- Evite interrupções
Sessão Brainstorming:
Objetivo: Identificar a maior quantidade de Quick wins do processo. Foco deve ser na quantidade e não
qualidade das informações.
Regras:
- Todas as partes interessadas devem participar.
- Informação tem que ser de “alto nível”, ou seja, sem se preocupar com detalhes.
- Não julgar as informações.
- É permite complementar uma informação.
Após a sessão de brainstorming as informações devem ser filtradas, organizadas e sintetizadas.
Resultado da sessão é uma lista de oportunidades de melhoria.
Identificar
29

Lista de Oportunidades de Melhoria Sintetizada e Organizada por Perspectiva.
Próximo passo é selecionar um item da lista:
Lista de Oportunidades de Melhoria Identificadas:
Validação da documentação do solicitante deve ser feita antes da avaliação
de restrição de crédito. – Aumento de custo da análise de crédito (P: Custo)
Inclusão de nova regra de negócio para assegurar o não comprometimento
da renda do solicitante de crédito – Mitigação de risco (T: Risco)
Documentar o processo – Baixa maturidade do processo (T: Gestão)
Definir metas e indicadores de desempenho para processo -- Ausência de metas e
indicadores (T: Resultado)
Inclusão de nova regra de negócio para assegurar o pagamento do empréstimo: Exigir
fiador para todas as solicitações de crédito - Mitigação de risco (T: Risco)
Dar feedback (retorno) para o solicitante em todas as situações e qualquer
parte do processo.– (T: Cliente)
Identificar
30
Legenda - T:(descrição do tipo)

Outras técnicas que podem ser utilizadas como apoio para identificar Quick wins:
- Análise de Falhas
- Diagrama de Causa e Efeito
- FMEA
- 5 Por quês
- A3
- Kanban
- 5S
- Histogramas
- Diagrama de Pareto
Identificar
31

5W2H
What (O que ?) O que deve ser feito?
Mudar a verificação de restrição de crédito, ela deverá ficar após a validação
da documentação
Where (Onde ?) Onde será implementado as Quick wins (Qual contexto) ?
No processo de Aprovação de Solicitação de Crédito ao Consumidor.
Why (Por que ?) Por que implementar das Quick wins (Qual é o propósito)?:
Reduzir 100% dos custos das transações de verificação de restrição de crédito
das solicitações com problemas de documentação
Who (Quem é a parte
interessada ?)
Quem é a parte interessada na implementação das Quick wins?
Dono do negócio
When (Quando ?) Quando tempo levará para implementar?
8 horas
How (Como ?) Como implementar as Quick wins?
As quick wins deverá ser implementada levando em consideração:
1 – Mudar o processo
2 – Alterar o sistema de crédito
3 – Treinar os analistas
How much (Quando
custa ?)
Quanto a implementação das Quick wins?
Implementação da Quick wins: R$ 6.000, 00 (estimado)
32
Uma boa prática que ajuda na análise das Quick wins é a ferramenta 5W2H.
5W2H é conjunto de questões, no estilo check list, que facilita a análise da Quick wins.
A ferramenta do 5W2H será entrada para documentação das Quick wins na QWC.
Veja o exemplo da planilha 5W2H abaixo:
QW.bpm: Analisar Quick wins
Analisar

Quick wins Canvas(QWC)
Quick wins Descrição Ganho Prioridade Equipe QW
Duração:
Custo:
Equipe:
Nível de Prioridade:
Aprovação:
______________
Status:
OK: Identificação
OK: Análise
___: Implementação
___: Medição
Resultado: Ganhos
( ) Acima do esperado
( ) Dentro do esperado
( ) Abaixo do esperado
Data de implementação:
___ / ___ / ____
Responsável
implementação:
_______________
Aprovação de
Solicitação de
Crédito ao
Consumidor.
QW#22: Mudar
a verificação de
restrição de
crédito, ela
deverá ficar
após a validação
da
documentação
.
Gerente de
Crédito
(Severino da
Silva)
.
(X) Alta
( ) Média
( ) Baixa
8 horas
R$ 6.000,00
Líder Técnico
1 Analista de
Processo
Reduzir 100%
dos custos das
transações de
verificação de
restrição de
crédito das
solicitações com
problemas de
documentação
A validação da
documentação é
feita após a
verificação de
restrição de crédito.
Ela é feita por um
provedor de serviços
externo e tem custo
de R$ 1,40 por
transação.
Problema:
As solicitações com
problemas de
documentação são
canceladas, isso
aumento o custo da
operação.
QW#22 Mudar a
verificação de
restrição de crédito,
ela deverá ficar após
a validação da
documentação
Cenário atual:
Responsável
Transformação da planilha 5W2H na documentação de Quick wins, utilizando QWC.
Abaixo a documentação, via QWC, das Quick Wins do nosso exemplo:
Ganho esperado:
Quick winsProcesso:
Dono do
Processo:
Atividades:
1 – Mudar o
processo
2 – Alterar o
sistema de
crédito
3 – Treinar os
analistas

Após preencher a planinha 5W2H e QWC, temos informações suficientes para
continuar a análise da Quick wins, o próximo passo é responder o Check List para
analisar se as Quick wins se enquadra nos critérios que definem se é Quick wins
verdadeira ou não.
Caso haja dúvidas o Analista deverá interagir com Dono do processo e as demais
partes interessadas para sanar as dúvidas.
Analisar
Quick wins | Check List
1- Qual é o ganho da implementação das Quick wins?
[ ] Aumento de receita
[X] Redução de custo
[ ] Melhoria da qualidade do produto/serviço
[ ] Mitigação de risco
[ ] Outro: _________________________________________
[ ] Não é possível identificar o ganho
2 - Qual é a previsão de investimento para
implementar as Quick wins?
[ ] Alto (acima de R$ 50.000,00)
[ ] Médio (entre R$ 20.000,00 e R$ 50.000,00)
[X] Baixo (abaixo de R$ 20.000,00)
[ ] Não é possível fazer prever o investimento
3 - Qual é a previsão de tempo para implementar as
Quick wins?
[ ] Mais que 30 dias
[ ] Até 30 dias
[X] Até 14 dias
[ ] Não é possível fazer previsão tempo
4 - Para implementar as Quick wins é necessário
novos recursos?
[ ] Sim
[X] Não
[ ] Não é possível avaliar a necessidade de novos
recursos
5- Para implementar as Quick wins é necessário novas
capacidades?
[ ] Sim
[X] Não
[ ] Não é possível avaliar a necessidade de novas
capacidades
6- Para implementar as Quick wins é preciso aprovação
das partes interessadas?
[ ] Sim, de todas as partes interessadas
[ ] Sim, mas apenas algumas partes interessadas
[X] Não, apenas do Dono do Processo ou de um Gestor
de Negócio
Abaixo aplicação do Check list para o nosso exemplo. Observe que o Check List ajuda na validação a
Quick Wins. Neste exemplo podemos concluir que é Quick Wins.

Maior Ganho
e Menor Esforço
35
Analisar
Uma vez que análise definiu que é uma Quick wins verdadeira, pois atende a todos os
critérios, o próximo passo é fazer a implementação.
QUICK wins
Esforço
Ganho
Maior
Menor
Maior Esforço e
Maior Ganho
Menor Ganho
e Menor Esforço
Maior Esforço
Menor Ganho
Quick wins Projeto
Maior
QW#22: Mudar a
verificação de
restrição de crédito,
ela deverá ficar após
a validação da
documentação
.

PDCA é um método simples para a promoção da melhoria contínua e tem 4 fases:
Planejar: Definição de metas e ações (Plano de Ação) para atingi-las.
Executar: Execução das ações (Plano).
Verificar: Verificação do desempenho.
Agir. Orientação sobre o que fazer se meta foi alcançada ou não.
Após elaboração do PDCA, basta fazer sua implementação.
Veja o exemplo do Plano de Ação:
36
QW.bpm: Implementar Quick wins
Implementar
Demonstrar o
Ganho da
QW#22
Indicador: % de
solicitações de
créditos
canceladas por
problemas de
documentação
sem verificação de
restrição de
crédito
Definição da Meta e Indicador de Desempenho:
Executar Plano
de Ação
Realizar
treinamento
Acompanhar a
implementação
Avaliar o
resultado
Se a meta não
foi alcançada:
Revisar plano
de ação
Se a meta foi
alcançada:
Registrar lições
aprendidas
Se a meta foi
alcançada:
Padronizar
resultados
Definição das Ações:
QW#22: Mudar a
verificação de
restrição de
crédito, ela deverá
ficar após a
validação da
documentação
.
Meta:
Reduzir 100%
dos custos das
transações de
verificação de
restrição de crédito
das solicitações com
problemas de
documentação
Atividades:
1 – Mudar o
processo
2 – Alterar o
sistema de crédito
3 – Treinar os
analistas
Planejar (Plan)
Processo: Aprovação de Solicitação de Crédito ao Consumidor
Executar (Do) Verificar (Check ) Agir (Act)

Como já dissemos: “Não basta fazer uma boa implementação da Quick wins, temos que demonstrar
os ganhos”.
Abaixo uma demonstração de ganho, descrevendo o business driver, ROI (retorno do investimento), valor
ganho mês e ano e período de payback.
Baseline1Baseline2
antes
depois
Demonstração de Ganhos
Demonstração de Ganho:
Ganho: Redução de Custo
A implementação da
Quick wins reduziu em 5%
os custos das transações de
verificação de restrição de
crédito.
O ganho foi de R$ 1.680,00
por mês e de R% 20.160,00
por ano.
O ROI foi de 5% e período
de Payback foi de 4 meses.

Lições Aprendidas
38
- Algumas Quick wins vão falhar, elas fazem parte do aprendizado da equipe. Aprendizado também é um
ganho.
- Quick wins é apenas parte da estratégia de melhoria contínua. Ela não substitui o programa de melhoria
contínua.
- As pessoas são os elementos chaves em qualquer programa de melhoria.
- Para alcançar resultados consistentes e sustentáveis, o melhor caminho sempre é capacitar a equipe.
- Comunicação, colaboração e transparência devem ser praticadas com alta intensidade.
- A excelência é construída da através dos anos e com um programa sistemático de melhoria.
- Quick wins é a melhor forma para gerar valor de curto prazo.
- Pessoas “empoderadas” são fundamentais para execução das iniciativas de melhorias
- Engajamento das pessoas é um Fator Critico de Sucesso. Liderança é a melhor forma para engajar as
pessoas.

Parte 4 – Para ir além
Para ir além
39
4
É fazendo que se aprende a fazer aquilo que se deve aprender a fazer. - Aristóteles

Introdução
Agora que você já conhece Quick wins e sabe como implementa-la, coloque a mão na
massa, comece a descobrir quais as melhorias que podem gerar ganhos rápidos para sua
organização.
Ter conhecimento dos processos de negócio e buscar por colaboração são as formas
ideais para conseguir resultados mais rápido.
Se você gostou do que leu, mas não se sente 100% preparado para trabalhar com as
Quick wins na sua empresa, veja a próxima página, podemos ajudá-lo neste desafio.
40

Workshop Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins
Para maiores informações fale conosco:
Melhoria de Processos de Negócio com
Quick Wins
www.etecnologia.com.br
Fale conosco
Skype: rildo.f.santos
rildo.santos@etecnologi.com.br
etecnologia@etecnologia.com.br
treinamento@etecnologia.com.br
41
Workshop Melhoria de Processos de Negócio com Quick Wins
Descrição:
Neste workshop será apresentado e demonstrado Quick Wins (ganhos rápidos), que é uma
abordagem que quando aplicada a Gestão de Processos de Negócio possibilita a melhoria
de processos de negócio através ganhos rápidos (de curto prazo).
A Oficina é organizada a partir de estudos de casos práticos que serão desenvolvidos para
demonstrar como reduzir custos, mitigar riscos, aumentar a produtividade e otimizar o uso
de recursos para evitar perdas, desperdícios e retrabalhos.
Objetivo:
Capacitar os participantes para identificar, analisar, implementar e demonstrar os ganhos
das Quick wins para melhoria dos processos de negócio e para entregar valor mais rápido.
Conteúdo (resumido):
Parte 1 - Melhorias Rápidas: Quick Win
Objetivo: Apresentar os conceitos, fundamentos da BPM e Quick Win
Parte 2 - Como Implementar uma Quick Win:
Objetivo: Demonstrar como implementar Quick Win
Parte 3 - Práticas:
objetivo: Demonstrar na prática como implementar melhorias rápidas (quick win) através de
estudos de caso.
Desenvolvimento de Estudos de Caso
Carga horária: 8 horas

Formação Analista de Processo de Negócio
FAP Formação Analista de Processo de
Negócio
Fale conosco
Skype:rildo.f.santos
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Formação Analista de Processo de Negócio
Descrição:
O curso apresenta e demonstra as principais práticas de Gestão de Processos de Negócio
(BPM), abrange o Ciclo de Vida BPM (Mapeamento, Modelagem, Análise, Melhoria e
Monitoramento de Processos de Negócio), melhores práticas, Guia BPM CBOK®, técnicas,
notação BPMN 2.0 e ferramenta Bizagi Process Modeler®.
Durante o curso é mostrado exemplos e modelos e é desenvolvido um estudo de caso que
simula o dia-a-dia do Analista, o estudo de caso explora todo o Ciclo de Vida BPM.
Objetivo:
É capacitar os participantes para atuarem como Analista de Processo de Negócio.
Conteúdo (resumido):
Módulo 1 – Fundamentos
Parte 1 – Fundamentos da BPM
Parte 2 – Visão de Negócio
Módulo 2 – Gestão de Processos de Negócio
Parte 1 – Mapeamento de Processos
Parte 2 – Modelagem de Processos
Parte 3 – Análise e Melhoria de Processos
Parte 4 – Monitoramento de Processos
Estudo de Caso
Informações adicionais:
Carga horária: 24 horas

GoBPM1
Fale conosco
Skype: rildo.f.santos
GoBPM1 é uma Plataforma de Conhecimento que fornece o serviço de Mentoria Virtual em BPM. A plataforma é
baseada em uma rede social que permite interação, colaboração, troca de experiência e compartilhamento de
conhecimento de BPM (Gestão de Processos de Negócio).
Objetivo da Mentoria Virtual em BPM é proporcionar uma fonte exclusiva de conhecimento, transferência e troca de
experiências, apoio, orientação e suporte para profissionais que atuam com BPM, que querem ir além e que buscam se
diferenciar no mercado.
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Serviços: Mentoria Virtual em BPM

A empresa:
Nossos Serviços:
Gestão de Processos
Análise de Negócio
Gestão de Risco
Métodos Ágeis e Lean
Engenharia de Software
Inovação e Empreendedorismo
Planejamento Estratégico
Design de Serviços
Design Thinking
Gestão de Serviços de TI
Governança de TI
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educativo, não visando ao lucro, favorecimento ou desmerecimento da marca ou produto.
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