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1
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Portfólio de Projetos
Formato online
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Norberto Almeida, PhD, PMP
norberto.almeida@portfolioexpert.com.br
norberto.o.almeida@gmail.com
2
Objetivos da Apresentação
▪ Por que Ágil?
▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos
como diferencial competitivo das organizações.
▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de
portfólio simplificada e eficiente..
3
1. CANAL NO YOUTUBE (PORTFOLIO EXPERT)
2. LINKEDIN – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO
ALMEIDA
3. PÁGINAS DO FACEBOOK – PORTFOLIO EXPERT E
NORBERTO ALMEIDA
4. GRUPO NO FACEBOOK – PPM – PROJECT
PORTFOLIO MANAGEMENT
5. CANAL NO YOUTUBE (PROJETOS E TI
YOUTUBE.COM/USER/CANALPROJETOSETI)
3
Convites
4
POR QUE ÁGIL?
UMA ABORDAGEM LEAN E AGILE
4
5
O objetivo do lean thinking é criar um fluxo
contínuo de entrega de valor ao cliente,
reduzindo ao máximo a perda dos recursos
organizacionais no menor tempo possível
(Womack e Jones, 1996).
Lean Thinking
5
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Lean Portfolio Management
6
1. Defina o
que é valor
com o cliente
2. Mapeie e
priorize o
fluxo de
geração de
valor
3. Crie um
fluxo
contínuo de
valor
4. Responda
às demandas
do cliente
5. Busque a
perfeição
Adaptado de Lean Project Management
(Womack e Jones, 1996)
7
1. Defina o que é valor com o cliente;
2. Mapeie e priorize o Fluxo de Geração de Valor;
3. Crie um fluxo contínuo de valor: Elimine os desperdícios,
focando nos projetos que agregam valor ao cliente ou são
necessários para a manutenção do negócio, otimizando a
utilização dos recursos organizacionais;
4. Responda às demandas do cliente (produção puxada). O
cliente puxa o fluxo de valor, reduzindo a necessidade de
projetos e outros trabalhos que não são necessários aos
negócios;
5. Busque a perfeição. Melhoria contínua do Portfólio na
adequação às mudanças e busca da otimização dos
resultados.
Princípios da Gestão Agil do Portfólio
7
Lean Portfolio Management
Adaptado de Lean Project Management
(Womack e Jones, 1996)
8
1. Os objetivos estratégicos devem ter prioridade sobre os objetivos individuais dos
projetos;
2. Elimine os desperdícios, focando no que agrega valor ao cliente, priorizando os
projetos e otimizando a utilização dos recursos organizacionais;
3. Nivele a utilização dos recursos estratégicos nos projetos, criando metas e
objetivos realistas para o portfólio;
4. Foco nas pessoas e nas interações e não nos processos e ferramentas. Empodere
os colaboradores, garantindo a cooperação, o respeito e a integridade;
5. Desenvolva as equipes, fornecendo o aprendizado contínuo e desenvolvendo a
cultura e a filosofia lean;
6. Pratique a simplicidade e utilize modelos visuais que facilitem a tomada de decisão
e o alcance dos resultados;
7. Crie uma cultura de perfeição, evitando o retrabalho e o trabalho duplicado,
praticando a melhoria contínua e o erro zero.
8. Forneça, em períodos curtos, indicadores que facilitem a tomada de decisão e
implemente as ações rapidamente.
9. Tenha uma rápida adaptação as mudanças, não adianta concluir projetos que já
não servem mais;
10. Crie uma organização de aprendizagem, com a gestão do conhecimento, pois os
projetos são temporários, mas o portfólio é contínuo.
Os 10 mandamentos da Gestão Agil do Portfólio
8 Adaptado de Lean Project Management (1996) e Manifesto Ágil (2001)
9
Necessidades de Negócio
Planejamento
Estratégico
e/ou
Propostas de valor
e Atividades Chave
Objetivos
Soluções,
Produtos e
Serviços
Sucesso
Gestão profissional
9
10
Pilares do Gerenciamento Profissional do Portfólio
10
11
PMI’s Pulse of the Profession 2017 – Alguns Findings
❖ Ainda é perdido US$ 97 Mi para cada US$ 1 Bi investido – 9,7%
Resultado Empresas da Alta
Maturidade
Empresas de Baixa
Maturidade
Percentual médio de projetos
completados dentro do prazo
88% 24%
Percentual médio de projetos
completados dentro do orçamento
90% 25%
Percentual médio de projetos que
alcançaram seus objetivos de negócio
92% 33%
Percentual médio de projetos com
problemas de escopo
28% 68%
Percentual médio de projetos que
falharam
6% 24%
Percentual médio do orçamento
perdido com as falhas dos projetos
14% 46%
12
Maturidade x Sucesso
13
PPM Ready
A avaliação envolve 3 etapas muito simples:
1 - Categorização da Organização e do Respondente
2 - Avaliação de prontidão
3 - Diagnóstico e Plano de Ação
Executando o plano de ação proposto pela ferramenta haverá uma
melhora na prontidão da sua organização e consequentemente nos
resultados alcançados pelos projetos.
Avalie Gratuitamente sua Organização:
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13
14
PPM Ready – Etapa 1
14
15
PPM Ready – Etapa 2
15
16
PPM Ready – Etapa 3
16
17
Processos da Metodologia Simplificada
Grupos de Processos
Área de
conhecimento
Definição Alinhamento
Autorização e
controle
Gerenciamento da
Estratégia do
Portfólio
1. Abrir o portfólio
Gerenciamento da
governança do
portfólio
2. Definir o portfólio 4. Otimizar o portfólio
5. Autorizar o
portfólio
3. Desenvolver o plano
de gerenciamento do
portfólio
Gerenciamento do
desempenho do
portfólio
7. Gerenciar a execução
do portfólio
6. Reportar o
desempenho
do portfólio
Fonte: Adaptado de Almeida, Felipe ; Almeida, Norberto (2013)
18
Fluxo da Metodologia Simplificada
19
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
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Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
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Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
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Dashboard
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1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
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Portfólio
(1-4 Semanas)
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Gerenciamento
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Inventário Definição e
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Por que? O que?
Quem? Como?
Quando e
Quanto?
XAgile PPM Canvas
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do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
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5. Autorização do
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Inventariar os componentes candidatos ao Portfólio
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Ciclo
Projetos em Andamento
Projeto
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Projeto
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Projeto
A
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Projeto
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Projeto
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Project Canvas
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Por que? O que?
Quem? Como?
Quando
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Quanto?
Adaptado de José Finocchio Júnior (2013)
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AHP – Projetos Priorizados
PROJETO
Aumentar o
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existentes
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Novos Mercados
e Segmentos
Melhorar a
Satisfação
do Cliente
Melhorar a
Satisfação dos
Colaboradores
Grau de
Importância
% de
Importânci
a
Ranking de
Importância
Importância do critério 58,54% 25,88% 10,80% 4,77%
1 Implantação de Sistemas de Informações de
Gestão do Portfolio
3 3 9 6 0,0701 7,01% 6
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Capacitação da Empresa em Lean Project
Management 1 3 6 1 0,0361 3,61% 12
3 Criação de treinamentos online de alta qualidade 9 9 6 1 0,1539 15,39% 1
4
Pesquisa de Mercado sobre as necessidades dos
clientes 3 6 9 0 0,0760 7,60% 5
5 Capacitação e certificação dos colaboradores em
Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos
3 3 9 6 0,0701 7,01% 6
6 Implementar uma Plataforma Digital de
Relacionamento com o Cliente
3 1 9 0 0,0529 5,29% 11
7 Implantar o Escritório de Projetos Executivo 3 3 3 6 0,0604 6,04% 8
8
Implantar um Plataforma de Ensino à Distância
(EAD) 9 9 3 3 0,1517 15,17% 2
9 Implantar Programa de Desenvolvimento dos
Colaboradores
3 1 3 9 0,0552 5,52% 9
10 Desenvolver Campanha de Marketing
Convencional e Digital
9 6 1 0 0,1307 13,07% 3
11 Implantar uma Plataforma de Gamificação 3 9 6 3 0,0890 8,90% 4
12 Desenvolver parcerias com empresas de alta
qualidade complementares aos nossos serviços
3 3 3 1 0,0538 5,38% 10
TOTAL 52 56 67 36 1,0000 100%
((3/52)*0,5854+
(3/56)*0,2588+
(9/67)*0,1080+
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1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
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Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
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Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
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Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
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3: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Portfólio
Este é o processo responsável por garantir um plano consistente e
integrado para o efetivo gerenciamento do portfólio a ser executado,
tendo como referência o planejamento estratégico, seus objetivos e
suas premissas e restrições. Alguns exemplos de documentos para
melhor entendimento deste processo:
• Modelo de Governança do Portfólio;
• Programação de Prazos e Investimentos do Portfólio;
• Matriz de riscos do portfólio;
• Matriz de comunicação do portfólio.
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1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
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Infos dos
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Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
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Inventário Definição e
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Avaliação do
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Criação de Cenários – Cenário 3 - Restrição R$ 8 Mi
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Comparação dos Cenários
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Cenário Investimento
R$ Mi
% Valor
Estratégico
Projetos
Retirados
Linha de Base 9650 100,00% -
1 7850 81,28% 3 e 9
2 7950 83,03% 5 e 10
▪ Restrição Orçamentária: R$ 8 Mi
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
2,20
0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% 14,0% 16,0% 18,0% 20,0%
Lucratividade
Valor Estratégico
Investimento
Prj 1
Prj 2
Prj 3
Prj 4
Prj 5
Prj 6
Prj 7
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Prj 9
Prj 10
Prj 11
Prj 12
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1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
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4. Otimização
do Portfólio
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Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
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Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
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▪ Autorizar o Portfólio significa obter a autorização para a
programação estabelecida para o próximo ciclo de execução.
▪ Deve envolver os principais tomadores de decisão
responsáveis finais pelos projetos do portfólio.
▪ Geralmente são criados Comitês de Gerenciamento de
Portfólio (CGP), responsáveis por definir, acompanhar e
autorizar mudanças na programação estabelecida.
▪ Este Comitê costuma ser formado por componentes da Alta
Administração e deve ter um modelo de gestão, definindo
alçadas, reuniões regulares e responsabilidades.
Autorizar o Portfólio
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1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
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Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
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P1 200
P2 170
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Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM
36
Modelo de Relatório de Desempenho do Portfólio
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DashBoard do Portfólio
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Relatório de Acompanhamento
do Projeto (RAP)
Status Report Canvas
(SR Canvas)
38
Acompanhamento do Projeto – Status Report Canvas
Modelo dos 4 P’s
39
Status Report Canvas 2
40
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
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4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
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C1(15)
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P1 200
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Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM
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Gerenciar a execução do portfólio
▪ Gerenciar a execução dos projetos: Avaliar periodicamente a utilização dos
recursos, cronograma e orçamento, bem como se o valor do portfólio está sendo
alcançado, visando analisar os resultados, a demanda necessária e a disponibilidade de
recursos, garantindo desta forma a viabilidade contínua do portfólio e recomendando
suas devidas otimizações;
▪ Gerenciar mudanças na estratégia: Avaliar periodicamente se houve alterações na
estratégia da empresa que devem ser refletidas no planejamento e acompanhamento
do portfólio;
▪ Gerenciar os riscos do portfólio: Executar o plano de gerenciamento de riscos e
reavaliar periodicamente os riscos do portfólio, suas ocorrências e respostas, através da
identificação, análise qualitativa e quantitativa e respostas aos riscos;
▪ Gerenciar a comunicação do portfólio: Coletar, distribuir e armazenar as
informações contidas no plano de gerenciamento da comunicação do portfólio,
garantindo a satisfação das partes interessadas com os requisitos de comunicação do
projeto.
42
Ex.: Remanejamento do Orçamento
42
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Novos treinamentos em breve!
44
Validação dos Objetivos da Apresentação
44
▪ Por que Ágil?
▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos
como diferencial competitivo das organizações.
▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de
portfólio simplificada e eficiente..
45
Obrigado!
“Um homem que não se alimenta de
seus sonhos envelhece cedo”
(William Shakespeare)
Norberto Almeida, PhD, PMP
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Gestão ágil do portfólio

  • 1. 1 PPM ÁGIL - Gerenciamento ÁGIL do Portfólio de Projetos Formato online www.portfolioexpert.com.br/ppm Norberto Almeida, PhD, PMP norberto.almeida@portfolioexpert.com.br norberto.o.almeida@gmail.com
  • 2. 2 Objetivos da Apresentação ▪ Por que Ágil? ▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos como diferencial competitivo das organizações. ▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de portfólio simplificada e eficiente..
  • 3. 3 1. CANAL NO YOUTUBE (PORTFOLIO EXPERT) 2. LINKEDIN – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO ALMEIDA 3. PÁGINAS DO FACEBOOK – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO ALMEIDA 4. GRUPO NO FACEBOOK – PPM – PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT 5. CANAL NO YOUTUBE (PROJETOS E TI YOUTUBE.COM/USER/CANALPROJETOSETI) 3 Convites
  • 4. 4 POR QUE ÁGIL? UMA ABORDAGEM LEAN E AGILE 4
  • 5. 5 O objetivo do lean thinking é criar um fluxo contínuo de entrega de valor ao cliente, reduzindo ao máximo a perda dos recursos organizacionais no menor tempo possível (Womack e Jones, 1996). Lean Thinking 5
  • 6. 6 Lean Portfolio Management 6 1. Defina o que é valor com o cliente 2. Mapeie e priorize o fluxo de geração de valor 3. Crie um fluxo contínuo de valor 4. Responda às demandas do cliente 5. Busque a perfeição Adaptado de Lean Project Management (Womack e Jones, 1996)
  • 7. 7 1. Defina o que é valor com o cliente; 2. Mapeie e priorize o Fluxo de Geração de Valor; 3. Crie um fluxo contínuo de valor: Elimine os desperdícios, focando nos projetos que agregam valor ao cliente ou são necessários para a manutenção do negócio, otimizando a utilização dos recursos organizacionais; 4. Responda às demandas do cliente (produção puxada). O cliente puxa o fluxo de valor, reduzindo a necessidade de projetos e outros trabalhos que não são necessários aos negócios; 5. Busque a perfeição. Melhoria contínua do Portfólio na adequação às mudanças e busca da otimização dos resultados. Princípios da Gestão Agil do Portfólio 7 Lean Portfolio Management Adaptado de Lean Project Management (Womack e Jones, 1996)
  • 8. 8 1. Os objetivos estratégicos devem ter prioridade sobre os objetivos individuais dos projetos; 2. Elimine os desperdícios, focando no que agrega valor ao cliente, priorizando os projetos e otimizando a utilização dos recursos organizacionais; 3. Nivele a utilização dos recursos estratégicos nos projetos, criando metas e objetivos realistas para o portfólio; 4. Foco nas pessoas e nas interações e não nos processos e ferramentas. Empodere os colaboradores, garantindo a cooperação, o respeito e a integridade; 5. Desenvolva as equipes, fornecendo o aprendizado contínuo e desenvolvendo a cultura e a filosofia lean; 6. Pratique a simplicidade e utilize modelos visuais que facilitem a tomada de decisão e o alcance dos resultados; 7. Crie uma cultura de perfeição, evitando o retrabalho e o trabalho duplicado, praticando a melhoria contínua e o erro zero. 8. Forneça, em períodos curtos, indicadores que facilitem a tomada de decisão e implemente as ações rapidamente. 9. Tenha uma rápida adaptação as mudanças, não adianta concluir projetos que já não servem mais; 10. Crie uma organização de aprendizagem, com a gestão do conhecimento, pois os projetos são temporários, mas o portfólio é contínuo. Os 10 mandamentos da Gestão Agil do Portfólio 8 Adaptado de Lean Project Management (1996) e Manifesto Ágil (2001)
  • 9. 9 Necessidades de Negócio Planejamento Estratégico e/ou Propostas de valor e Atividades Chave Objetivos Soluções, Produtos e Serviços Sucesso Gestão profissional 9
  • 10. 10 Pilares do Gerenciamento Profissional do Portfólio 10
  • 11. 11 PMI’s Pulse of the Profession 2017 – Alguns Findings ❖ Ainda é perdido US$ 97 Mi para cada US$ 1 Bi investido – 9,7% Resultado Empresas da Alta Maturidade Empresas de Baixa Maturidade Percentual médio de projetos completados dentro do prazo 88% 24% Percentual médio de projetos completados dentro do orçamento 90% 25% Percentual médio de projetos que alcançaram seus objetivos de negócio 92% 33% Percentual médio de projetos com problemas de escopo 28% 68% Percentual médio de projetos que falharam 6% 24% Percentual médio do orçamento perdido com as falhas dos projetos 14% 46%
  • 13. 13 PPM Ready A avaliação envolve 3 etapas muito simples: 1 - Categorização da Organização e do Respondente 2 - Avaliação de prontidão 3 - Diagnóstico e Plano de Ação Executando o plano de ação proposto pela ferramenta haverá uma melhora na prontidão da sua organização e consequentemente nos resultados alcançados pelos projetos. Avalie Gratuitamente sua Organização: http://www.portfolioexpert.com.br/ppmready 13
  • 14. 14 PPM Ready – Etapa 1 14
  • 15. 15 PPM Ready – Etapa 2 15
  • 16. 16 PPM Ready – Etapa 3 16
  • 17. 17 Processos da Metodologia Simplificada Grupos de Processos Área de conhecimento Definição Alinhamento Autorização e controle Gerenciamento da Estratégia do Portfólio 1. Abrir o portfólio Gerenciamento da governança do portfólio 2. Definir o portfólio 4. Otimizar o portfólio 5. Autorizar o portfólio 3. Desenvolver o plano de gerenciamento do portfólio Gerenciamento do desempenho do portfólio 7. Gerenciar a execução do portfólio 6. Reportar o desempenho do portfólio Fonte: Adaptado de Almeida, Felipe ; Almeida, Norberto (2013)
  • 18. 18 Fluxo da Metodologia Simplificada
  • 19. 19 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 20. 20 Ofertas disponíveis até amanhã Treinamento online – Gestão Ágil do Portfólio (8 PDUs) www.portfolioexpert.com.br/ppm Link com desconto de 30% - R$ 553,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/E5585287H?off=0oqevdsj Treinamento online PRIO – Priorização e Otimização do Portfólio com o Project Online (3 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/prio Link com desconto de 30% - R$ 273,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/Q5775550D?off=bvl421lw Treinamento MSP Professional – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp Link com desconto de 30% - R$ 553,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/B5292267Q?off=zarkd9k1 Treinamento MSP Light – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp Link com desconto de 30% - R$ 413,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/E5331439F?off=caix0w5q Novos treinamentos em breve!
  • 21. 21 PPM Agile Canvas PM Agile Canvas Status Report Canvas Dashboard XAgile PPM
  • 22. 22 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 23. 2323 Por que? O que? Quem? Como? Quando e Quanto? XAgile PPM Canvas
  • 24. 24 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 25. 25 Inventariar os componentes candidatos ao Portfólio Final do Ciclo Projetos em Andamento Projeto C Projeto D ProjetosCandidatos Projeto A Projeto B Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D Inventário de Projetos
  • 26. 26 Project Canvas 26 Por que? O que? Quem? Como? Quando e Quanto? Adaptado de José Finocchio Júnior (2013)
  • 27. 27 AHP – Projetos Priorizados PROJETO Aumentar o Market Share nos mercados existentes Expandir em Novos Mercados e Segmentos Melhorar a Satisfação do Cliente Melhorar a Satisfação dos Colaboradores Grau de Importância % de Importânci a Ranking de Importância Importância do critério 58,54% 25,88% 10,80% 4,77% 1 Implantação de Sistemas de Informações de Gestão do Portfolio 3 3 9 6 0,0701 7,01% 6 2 Capacitação da Empresa em Lean Project Management 1 3 6 1 0,0361 3,61% 12 3 Criação de treinamentos online de alta qualidade 9 9 6 1 0,1539 15,39% 1 4 Pesquisa de Mercado sobre as necessidades dos clientes 3 6 9 0 0,0760 7,60% 5 5 Capacitação e certificação dos colaboradores em Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos 3 3 9 6 0,0701 7,01% 6 6 Implementar uma Plataforma Digital de Relacionamento com o Cliente 3 1 9 0 0,0529 5,29% 11 7 Implantar o Escritório de Projetos Executivo 3 3 3 6 0,0604 6,04% 8 8 Implantar um Plataforma de Ensino à Distância (EAD) 9 9 3 3 0,1517 15,17% 2 9 Implantar Programa de Desenvolvimento dos Colaboradores 3 1 3 9 0,0552 5,52% 9 10 Desenvolver Campanha de Marketing Convencional e Digital 9 6 1 0 0,1307 13,07% 3 11 Implantar uma Plataforma de Gamificação 3 9 6 3 0,0890 8,90% 4 12 Desenvolver parcerias com empresas de alta qualidade complementares aos nossos serviços 3 3 3 1 0,0538 5,38% 10 TOTAL 52 56 67 36 1,0000 100% ((3/52)*0,5854+ (3/56)*0,2588+ (9/67)*0,1080+ (6/36)*0,0477) / 4
  • 28. 28 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 29. 29 3: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Portfólio Este é o processo responsável por garantir um plano consistente e integrado para o efetivo gerenciamento do portfólio a ser executado, tendo como referência o planejamento estratégico, seus objetivos e suas premissas e restrições. Alguns exemplos de documentos para melhor entendimento deste processo: • Modelo de Governança do Portfólio; • Programação de Prazos e Investimentos do Portfólio; • Matriz de riscos do portfólio; • Matriz de comunicação do portfólio.
  • 30. 30 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 31. 3131 Criação de Cenários – Cenário 3 - Restrição R$ 8 Mi
  • 32. 32 Comparação dos Cenários 32 Cenário Investimento R$ Mi % Valor Estratégico Projetos Retirados Linha de Base 9650 100,00% - 1 7850 81,28% 3 e 9 2 7950 83,03% 5 e 10 ▪ Restrição Orçamentária: R$ 8 Mi 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 2,20 0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% 14,0% 16,0% 18,0% 20,0% Lucratividade Valor Estratégico Investimento Prj 1 Prj 2 Prj 3 Prj 4 Prj 5 Prj 6 Prj 7 Prj 8 Prj 9 Prj 10 Prj 11 Prj 12
  • 33. 33 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 34. 34 ▪ Autorizar o Portfólio significa obter a autorização para a programação estabelecida para o próximo ciclo de execução. ▪ Deve envolver os principais tomadores de decisão responsáveis finais pelos projetos do portfólio. ▪ Geralmente são criados Comitês de Gerenciamento de Portfólio (CGP), responsáveis por definir, acompanhar e autorizar mudanças na programação estabelecida. ▪ Este Comitê costuma ser formado por componentes da Alta Administração e deve ter um modelo de gestão, definindo alçadas, reuniões regulares e responsabilidades. Autorizar o Portfólio
  • 35. 35 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 36. 36 Modelo de Relatório de Desempenho do Portfólio 36 DashBoard do Portfólio
  • 37. 37 Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) Status Report Canvas (SR Canvas)
  • 38. 38 Acompanhamento do Projeto – Status Report Canvas Modelo dos 4 P’s
  • 40. 40 1. Abertura do Portfólio 2. Definição do Portfólio 3.Planejamento do Portfólio 6. Reporte do Desempenho do Portfólio (1-4 Semanas) 7. Gerenciamento da Execução do Portfólio Ciclo completo do Portfólio Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses) 5. Autorização do Portfólio Project A Project D Project F 4. Otimização do Portfólio C A B Infos dos Projetos Execução do Portfólio Revisão do Portfólio (3-6 Meses) C C1(15) C2(10) C3(7) P1 200 P2 170 P3 240 Inventário Definição e priorização dos critérios Avaliação do Inventário XAgile PPM
  • 41. 41 Gerenciar a execução do portfólio ▪ Gerenciar a execução dos projetos: Avaliar periodicamente a utilização dos recursos, cronograma e orçamento, bem como se o valor do portfólio está sendo alcançado, visando analisar os resultados, a demanda necessária e a disponibilidade de recursos, garantindo desta forma a viabilidade contínua do portfólio e recomendando suas devidas otimizações; ▪ Gerenciar mudanças na estratégia: Avaliar periodicamente se houve alterações na estratégia da empresa que devem ser refletidas no planejamento e acompanhamento do portfólio; ▪ Gerenciar os riscos do portfólio: Executar o plano de gerenciamento de riscos e reavaliar periodicamente os riscos do portfólio, suas ocorrências e respostas, através da identificação, análise qualitativa e quantitativa e respostas aos riscos; ▪ Gerenciar a comunicação do portfólio: Coletar, distribuir e armazenar as informações contidas no plano de gerenciamento da comunicação do portfólio, garantindo a satisfação das partes interessadas com os requisitos de comunicação do projeto.
  • 42. 42 Ex.: Remanejamento do Orçamento 42
  • 43. 43 Ofertas disponíveis até amanhã Treinamento online – Gestão Ágil do Portfólio (8 PDUs) www.portfolioexpert.com.br/ppm Link com desconto de 30% - R$ 553,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/E5585287H?off=0oqevdsj Treinamento online PRIO – Priorização e Otimização do Portfólio com o Project Online (3 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/prio Link com desconto de 30% - R$ 273,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/Q5775550D?off=bvl421lw Treinamento MSP Professional – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp Link com desconto de 30% - R$ 553,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/B5292267Q?off=zarkd9k1 Treinamento MSP Light – Gerenciando Projetos com o Microsoft Project (8 PDUs) – www.portfolioexpert.com.br/msp Link com desconto de 30% - R$ 413,00 parcelado em até 12x https://pay.hotmart.com/E5331439F?off=caix0w5q Novos treinamentos em breve!
  • 44. 44 Validação dos Objetivos da Apresentação 44 ▪ Por que Ágil? ▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos como diferencial competitivo das organizações. ▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de portfólio simplificada e eficiente..
  • 45. 45 Obrigado! “Um homem que não se alimenta de seus sonhos envelhece cedo” (William Shakespeare) Norberto Almeida, PhD, PMP norberto.almeida@portfolioexpert.com.br norberto.o.almeida@gmail.com