O documento aborda a importância do planejamento e preparação para a participação em feiras internacionais, destacando aspectos como pesquisa de mercado, definição clara de objetivos e cooperação econômica. Ele também menciona a relevância das feiras na promoção de negócios, análise de tendências e networking, além de sugerir estratégias para otimização de custos e comunicação eficaz. Por fim, enfatiza a importância de uma equipe bem treinada e preparada para maximizar os resultados na feira.

1. Feiras Internacionais Planejamento Preparação Participação

2. Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial) As Feiras e Exposições são importantes meios para: Uma medida para a Cooperação Econômica A promoção de vendas; Constituem a base para o êxito nos negócios A realização de pesquisa de mercado; A atualização e/ou aquisição de novas tecnologias; Iniciar e fortalecer parcerias em vários âmbitos. A realização e/ou participação de cursos, palestras, seminários e outros eventos paralelos ;

3. Uma medida para a Cooperação Econômica Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

4. As Feiras são divididas em: Uma medida para a Cooperação Econômica Multissetoriais: expositores de diversos segmentos industrias e comerciais; Melhores oportunidades: nas feiras fechadas, por serem mais segmentadas e profissionais Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial) Setoriais: restrita apenas a um segmento.

6. RECOMENDA-SE: Uma medida para a Cooperação Econômica Planejamento; Inicialmente, a participação como observador visitante Se a empresa está capacitada, DEVE-SE: Analisar bem o perfil do evento para escolher o mais apropriado aos seus objetivos Em Feiras é PRECISO: Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial) Preparação; Definição de objetivos.

7. As Feiras e Exposições podem ser: Uma medida para a Cooperação Econômica Comerciais – quando destinadas as tratativas de negócios; Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial) De Cooperação – que visam parcerias e associações estratégicas; De prospecção de mercado – para avaliações de aspectos mercadológicos gerais; Técnicas – para visitas à entidades de classe e centros tecnológicos.

9. Feiras Internacionais na Alemanha Uma medida para a Cooperação Econômica Principal Centro de Comércio Mundial São de grande importância para o comércio exterior afora o mercado interno O número e a qualidade dos participantes estrangeiros nas feiras alemãs alcançam cotas desconhecidas em outros países. Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

11. Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

12. Principais aspectos das Feiras Alemãs Uma medida para a Cooperação Econômica Vasta experiência dos organizadores; Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial) Serviço perfeito, competente e profissional; A boa disposição de sua equipe de colaboradores; Relações – com os organismos, o mundo da economia e os meios de difusão; A estrutura física, com o mais moderno equipamento técnico; O nível de internacionalização.

13. Ao manter-se um estreito e permanente contato entre os organizadores e o mundo da economia, OS CONCEITOS SE AJUSTAM A REALIDADE DO MERCADO , em benefício de expositores e visitantes Uma medida para a Cooperação Econômica Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

14. Visitantes e Expositores Tecnologias e inovações; Feiras apresentam: Compradores; São lugares de encontro entre profissionais de diversas regiões e países, entre os quais: Produtos e serviços; Tendências para o mercado futuro. Fornecedores; Líderes de mercado; Técnicos; Tomadores de decisão; Prestadores de serviços; etc.

15. Pontos fundamentais para análise e tomada de decisão quanto a participação em determinada feira: A qualificação; Exemplo: A maior feira de negócios do mundo, com uma média de 280.000 visitantes e 7.500 expositores, oriundos de todas as partes do mundo HANNOVER Messe A quantidade; O país de origem – dos visitantes e expositores. Visitantes e Expositores

16. Visitantes e Expositores

17. Feiras Setoriais: Avaliação das tendências, tecnologias, etc; A Especialização Técnica das Feiras Tem o objetivo de concentrar o maior número de expositores e visitantes de um mesmo segmento da economia. Pode-se num mesmo espaço físico e em poucos dias realizar: Pesquisa mercadológica; (Segmentação) Início e fortalecimento de parcerias; Aprimoramento profissional – através de cursos, seminários e palestras realizadas; Compras; Vendas.

18. Organizadores de Feiras O VERDADEIRO DESAFIO Conseguir um canal de comunicação interativo, analisar melhor os desejos e motivações dos expositores e visitantes e, conseqüentemente, proporcionar as melhores condições para satisfaze-las. A Especialização Técnica das Feiras (Segmentação)

19. Há publicações editadas todos os anos relativo as feiras internacionais, disponíveis: Nas associações de classe; Aproveite plenamente a Oferta de Informação Nos órgãos governamentais; Nas sociedades organizadoras de feiras e seus escritórios de representação; Nos WEB sites na Internet.

20. Cifras e Realizações ajudam na Decisão SOLICITE: Perfil e histórico da empresa organizadora da Feira; Folhetos, catálogos e listas de expositores; Quantidade, qualificação e percentual de expositores/visitantes nacionais e estrangeiros (discriminado por país de origem); Todos os formulários de inscrição em geral; Planilha de custos; Lista de empresas prestadoras de serviços (geral);

21. SOLICITE (continuação): Lista (normalmente paga) de potenciais clientes (visitantes usuais das edições anteriores, entre outros) por mercado e país de interesse; Dicas e informações relevantes em geral (distância e meios de transporte entre o hotel e a feira, etc; Informações sobre o processo e cronograma para inscrição; Informações sobre eventos paralelos; Cifras e Realizações ajudam na Decisão

22. OBJETIVO DAS SOLICITAÇÕES Através destas informações obtidas, pode-se analisar e julgar a qualidade dos eventos para a tomada de decisão quanto a participação em determinado evento, com base nos objetivos previamente estabelecidos pela empresa Cifras e Realizações ajudam na Decisão

23. Atenção e Cuidados Especiais Sempre deve-se ter cuidado de solicitar todas as informações relativo as questões técnicas e a legislação local em vigor (exposição e comercialização) Normas de Segurança e Solicitação Específica (Estrutura / Serviços)

24. Determinação dos Custos originados pela Feira (Alternativas para Redução de Custos) Aluguel da área; Fatores determinantes são, por exemplo, o tipo de dimensão e a duração do evento. Grupos importantes de custos são: Montagem e desmontagem do estande; Custos de transporte; Custos de funcionamento do estande; Custos de viagem.

25. Algumas alternativas para redução dos custos são: Alojamento em pousadas, “bed & breakfast”, “flats”, etc; Utilização de transportes coletivos com tickets especiais para expositores/visitantes; Hospedagem em casa de agente/representante local; Estabelecimento de parceria para a participação, com o importador/distribuidor local; Solicitação da participação dos agentes/representantes estabelecidos no país sede da feira ou dos países limítrofes; Participação coletiva com empresas brasileiras; Determinação dos Custos originados pela Feira (Alternativas para Redução de Custos)

26. Análise e Gestão das Taxas e Tributos (Originados pela Feira) No exterior, os custos de participação poderão ser reduzidos solicitando-se o reembolso do (VAT) “Value Added Tax” de determinados produtos e serviços

27. Participação Individual ou Coletiva Acumular experiência em torno das feiras; Junto a participação direta individual existe a participação coletiva, em que diversas empresas de um mesmo país/região estabelecem uma cooperação para a participação em uma feira. OBJETIVOS Intercâmbio com outras empresas expositoras; Reduzir custos; Obter apoio através de uma promoção estatal.

28. A ajuda do Organizador em relação O serviço de imprensa é um importante protagonista nas feiras e exposições (A publicidade e o Serviço de Imprensa) Antes e durante o evento, tanto a imprensa especializada e a diária como jornalistas têm de ser providos com documentação informativa Se possível contrate um(a) assessor(a) de imprensa Confeccione o seu próprio “press release” e material promocional/informativo em inglês e também no local da feira Se possível, alugue um espaço específico para a exposição e/ou contato com a mídia em geral

29. Colaboração com os Construtores de Estandes As sociedades organizadoras de feiras fornecem com muito gosto a pertinente informação: Empresas prestadoras de serviços em geral, entre os quais: Construtores de Estandes; Projetistas; Fornecedores/montadores de instalações específicas sob consulta; De Recursos Humanos Como também, toda a regulamentação e normas pertinentes.

31. Colaboração com os Construtores de Estandes

32. Colaboração com os Construtores de Estandes

33. Colaboração com os Construtores de Estandes

37. Formação da Equipe Perfeita É imprescindível contar com um pessoal que tenha uma preparação adequada e que domine idiomas no estande da feira. (no Estande da Feira) Se possível, o importante é formar uma equipe eclética (responsável comercial, técnico, relações públicas, etc.) que poderão atender prontamente as solicitações dos visitantes

38. Transporte e Despacho de Aduanas Deve-se recorrer aos despachantes aduaneiros, conhecidos e autorizados pela organização da feira (através de profissionais do setor) Tem-se, devido a experiência adquirida, a segurança de que se vão observar as disposições legais vigentes

39. Regulamentação da Aduanas Para todo o despacho de aduanas Nas faturas se tem de descrever as mercadorias em função da quantidade, classe, características da matéria que são feitas e suas implicações, afora as características de identificação das máquinas, aparelhos para exposição, como também, todo o material promocional Faturas em Inglês

40. Se retornam ao Brasil, devem ser despachadas em regime transitório Ao levar amostras e projetos para serem expostos numa feira, parte uma fatura comercial, endereçada a sua empresa, indicando a feira, pavilhão e número do estande, discriminando as mercadorias. Faça constar no corpo da nota (em inglês): “ Mercadoria sem valor comercial e em regime de admissão temporária que se destinam a exposição em feira de negócios e que retornam ao Brasil após a realização do evento” Regulamentação da Aduanas

41. É fundamental que se prepare para uma feira tendo em vista os objetivos profissionais estabelecidos, por exemplo: O que o Vendedor/Exportador deve levar em consideração ao preparar-se para uma Feira? Ampliar a participação nos mercados já conquistados Conquistar novos clientes; Contatar novos grupos de clientes; Conquistar novos mercados; Apresentar novos produtos/serviços; Apresentar nova tecnologia; Pesquisar o mercado.

42. Antes da feira, os participantes devem estar informados: Os passos da importação e exportação; Negociação internacional; Produtos financeiros; Custos da importação e exportação; Marketing Internacional; Processo e planejamento para maximizar a sua participação. Procure informar-se com os promotores sobre os conceitos temáticos e a configuração do evento para planejar adequadamente a sua participação O que o Vendedor/Exportador deve levar em consideração ao preparar-se para uma Feira?

43. Para o vendedor / exportador três fases são importantes: Como planejar a participação na Feira quanto as perspectivas de Vendas/Negócios? 1. Preparação da Feira; 2. Execução da Feira; 3. Follow-Up depois da Feira.

44. 1. Preparação da Feira: Defina os objetivos para a participação na Feira; Efetue uma pesquisa de mercado; Prepare todas as informações necessárias para o desenvolvimento da negociação; Convide as empresas de interesse antecipadamente; Deixe determinado material e informações prontos na empresa para o envio imediato conforme a solicitação. Como planejar a participação na Feira quanto as perspectivas de Vendas/Negócios?

45. 2. Execução (participação) da Feira: Estabeleça a sua estratégia: o que deseja alcançar? Descreva claramente os seus objetivos, as vantagens competitivas, o perfil da empresa, e esteja ciente dos pontos fortes e fracos para o tratamento das possíveis objeções; Tenha disposto no estande, o material promocional da empresa, amostras, informações, de forma que facilite a busca e o manuseio rapidamente; Como planejar a participação na Feira quanto as perspectivas de Vendas/Negócios?

46. 2. Execução da Feira (continuação): O visitante deve chegar livremente ao estande, em um ambiente que estimule os seus sentidos; Conheça o estande, informações sobre disposição da feira, período e duração e como acomodar alguém para idéias mais profundas; Nunca se coloque a frente do ponto de atração ou de acesso ao estande. Como planejar a participação na Feira quanto as perspectivas de Vendas/Negócios?

47. 3. Follow-Up depois da Feira Imediatamente após o evento, cada vendedor e/ou expositor deve reservar alguns dias para o Follow-Up dos contatos nele estabelecidos; Solicite e agende uma visita pessoal ao seu agente e/ou representante para dar continuidade as tratativas iniciadas na feira; Conforme o caso, aproveite a viagem para visitar as empresas de interesse, contatadas na feira e estabelecidas nas regiões próximas da cidade promotora do evento. Como planejar a participação na Feira quanto as perspectivas de Vendas/Negócios?

48. Na Feira: Qual é a diferença entre a Feira e o trabalho de vendas/exportação rotineiro? Um maior número de contatos diários; Apresentação de novos produtos/serviços aos clientes tradicionais em pouco tempo; O tempo gasto numa sessão promocional é menor do que a reunião que acontece no escritório do cliente Muitos clientes em potencial tendem a fechar durante ou logo depois do evento; O cliente adquire uma visão global do mercado O visitante prefere inicialmente “olhar” em vez de receber orientação direta.

49. Evidentemente, as circunstâncias especiais da feira envolvem tanto oportunidades como riscos para o vendedor/exportador: Deve-se aproveitar a oportunidade de ter um maior número de contatos (identifique e convide os potenciais clientes); Faça os visitantes tomarem parte ativa na apresentação; O cliente, que vinha adiando sua decisão até a feira, muitas vezes está pronto, nessa ocasião, para uma decisão de compra; Qual é a diferença entre a Feira e o trabalho de vendas/exportação rotineiro?

50. Continuação... Aproveite a concorrência, pergunte ao cliente o que ele espera do mercado, ou que vantagens espera poder obter nele; Defina algumas informações importantes que o cliente deve levar da visita e, qual será o próximo passo; Pesquise os seus concorrentes presentes na feira. Qual é a diferença entre a Feira e o trabalho de vendas/exportação rotineiro?

51. O que é importante para a eficiência de uma equipe na Feira? Após a definição da equipe que irá participar na feira, é fundamental, estabelecer as funções e responsabilidades de cada membro, efetuar o repasse de todas as informações, pertinentes e fazer o treinamento incluindo simulação de determinadas situações que poderão vir a ocorrer. Com certeza, a equipe estará mais segura e em sinergia, transmitindo uma impressão positiva da empresa.

52. Pontos Importantes: Concentre-se na mensagem básica; Nunca dizer “posso ajudá-lo?” Preencha os relatórios de maneira legível e completa; Fazer perguntas abertas “Por que”, “O que”, “Quando”, etc; Identificar e anotar os dados dos clientes potenciais, aqueles pontos para fechar negócio, os visitantes e/ou concorrentes, os tomadores de decisão, etc; Envolva o cliente na sua apresentação / explanação. O que é importante para a eficiência de uma equipe na Feira?

53. Pontos Importantes (continuação): Prepare-se para lidar com objeções, aplicando a técnica das perguntas; Manter-se em postura que não intimide o visitante; Avise as pessoas quando for ausentar-se do estande; Não demonstrar fadiga ou sinais de desorganização do estande; Inicialmente analise o visitante, para utilizar uma linguagem que encaixa dentro do perfil dele. A participação em feiras é o início de uma estratégia comercial e prolongada, que busca transformar os contatos adquiridos em futuros potenciais O que é importante para a eficiência de uma equipe na Feira?

54. Quais são os Erros mais comuns numa Feira? Há uma grande variedade de objetivos e conseqüentemente de atividades. DEFINA as prioridades claramente, pois a maior parte do tempo em uma feira é tomado por conversas com clientes atuais e “sugadores” de tempo. “ Time is money” principalmente numa Feira de Negócios

55. Regras Básicas (para otimizar a sua participação evitando-se cometer determinados erros) Convide potencias clientes antecipadamente, defina-os e comunique a respeito para toda a equipe; A objetividade no atendimento sistemático é fundamental; Atenção ao tempo despendido em qualquer atividade e a análise de sua importância proporcionalmente ao período de realização do evento; Estabelecer um relacionamento profissional formal; Evite assuntos genéricos, dispersos; Quais são os Erros mais comuns numa Feira?

56. Continuação... Observe datas e horários marcados para reuniões ou encontros; Não decida rapidamente, mão faça promessas que posteriormente se apresentem irrealizáveis; Evite a dispersão ou que o seu lado emocional prevaleça; Não faça refeições pesadas ou diferentes do seu cardápio normal. Quais são os Erros mais comuns numa Feira?

57. Os Erros mais freqüentes cometidos pelos expositores: Finalização do estande em cima da hora; Viajar sem a antecedência necessária para adaptar-se ao fuso horário; Participar sem ter efetuado uma pesquisa de marcado e enviado convites para as empresas de interesse; Dispersar-se diante da grandeza e inúmeras atividades paralelas do evento; Falta de preparo da equipe e desorganização do estande; Parte I Quais são os Erros mais comuns numa Feira?

58. Os Erros mais freqüentes cometidos pelos expositores: Divergências, informações desencontradas, visíveis aos olhos dos visitantes; Demonstração de ansiedade, irritação; Destinar muito tempo a clientes, etc; Tendências a deixar-se levar pelo visitante; Parte II Deixar um visitante sair sem ter obtido as informações de interesse e/ou ter preenchido as fichas de controle de contatos; Quais são os Erros mais comuns numa Feira?

59. Como identificar os Contatos mais úteis na Feira? Deve-se construir pontes, facilitando ao máximo as coisas para o visitante no começo da conversa, utilizando-se a técnica de perguntas abertas, tais como: Quais são os assuntos de seu interesse específico? O que acha do nosso produto? Sobre quais produtos gostaria de receber informações? Quais são os seus objetivos nesta feira? Faça a troca de cartões e preencha um cadastro/formulário que seja fácil e rápido. Identificando o cliente num estágio inicial, você pode assegurar ao cliente importante, o tratamento que ele merece.

60. Quais são os Fatores Importantes numa conversa na Feira? O TEMPO A PESSOA COM QUEM CONVERSA O OBJETIVO (SEU E DO VISITANTE) Seu objetivo é identificar, o mais rápido possível, as pessoas com que deve falar e o que falar Será que a pessoa com quem está falando é um cliente regular? Já conhece a sua empresa? A que empresa pertence? Está procurando algo definido, ou apenas especulando? Evite manter uma conversa prolongada, sem verificar com quem está falando

61. Como conduzir uma conversa na Feira de maneira sistemática? Cabe ao vendedor/expositor descobrir, o mais rápido possível, quais são as expectativas do visitante e satisfaze-las. Descubra tudo que puder sobre a posição do visitante e suas intenções Como já salientando anteriormente, FAÇA perguntas ABERTAS! CLASSIFIQUE-O! Certifique-se de que não está lidando com um “ladrão de tempo”

62. CONTINUAÇÃO... Não permita que a pessoa que mostrou interesse saia do estande sem ter visto uma demonstração dos novos produtos Transmita no máximo três boas razões para acreditar que os seus produtos/serviços são bons e que valerá a pena fazer negócios com você Só deixe o visitante partir depois de ter articulado as providências posteriores Como conduzir uma conversa na Feira de maneira sistemática?

63. O que deve ser oferecido aos Visitantes no estande? É comum o visitante da feira sentir-se massacrado por um excesso de impressões no final do dia, muito daquilo que viu e ouviu acaba esquecido É muito melhor concentrar-se nas mensagens importantes e deixar a porta aberta para uma continuidade Por isso, pouco adianta sobrecarregá-lo com informação, tanto escritas como verbais É preferível manter um ou dois itens de informação sucinta prontos par o cliente, itens que ele considere importantes

64. Evite oferecer caipirinha, talvez somente depois do fechamento da feira no último dia, a título de coquetel de confraternização CONTINUAÇÃO... No caso do CD-ROM é muito mais prático e possui um resultado bem satisfatório. Causa uma boa impressão, oferecer ao visitante uma fita de vídeo ou um CD-ROM, com os principais dados sobre o produto e/ou a empresa. O que deve ser oferecido aos Visitantes no estande?

65. Qual a utilidade das Fichas de Controle de Contatos? A Feira é a plataforma para a criação de novas oportunidades de negócios. Para poder transformar estas oportunidades em acordos, você precisará de informações sobre as conversas ocorridas durante a feira. Preenchendo fichas de contato ou relatórios da feira, você disporá de um diário sistemático de tudo que aconteceu durante a sua realização A utilidade das fichas depende da qualidade das informações nelas registradas

66. A classificação A, B ou C, deveria constar em cada ficha de contato. Anote qual é o passo seguinte e quando será feito, durante as tratativas na Feira Os formulários para os relatórios devem ser elaborados de tal maneira que possam ser preenchidos, assinalando-se quadrilhos. Todas as anotações devem ser LEGÍVEIS CONTINUAÇÃO... A ficha de contato ou o relatório da Feira constituem a base para o Follow-Up posterior a Feira. Com ele você garante o sucesso do seu trabalho Qual a utilidade das Fichas de Controle de Contatos?

67. O que é importante na fase de Follow-Up posterior a Feira? A Feira consiste em três fases: 1. Preparação da Feira; 2. Participação (Realização); 3. Follow-Up depois da Feira. O sucesso ou o fracasso pode depender fundamentalmente da terceira fase

68. A Feira propicia uma porção de novas entrevistas, ofertas e trabalhos. Imediatamente, após a Feira, faça um relatório geral e reavalie os contatos que fez, destacando os prováveis interessados em negócios imediatos, bem como os contatos classe A, B e C que poderão vir a ser relevantes para futuras transações. Não deixe o contato “esfriar”, haja rapidamente enviando um agradecimento pela visita, com também, faça o que foi tratado durante a visita na Feira. O que é importante na fase de Follow-Up posterior a Feira?

69. DÊ O PASSO SEGUINTE: Faça uma análise comparando aos objetivos previamente traçados, as expectativas anteriores à realização da Feira e, apresente propostas construtivas para medidas a serem tomadas em Feiras futuras. Registre os resultados quantificáveis e os resultados qualitativos atingidos O que é importante na fase de Follow-Up posterior a Feira?

70. Quais as alternativas de promoção e negócios paralelas a Feira? Como aproveitar a oportunidade única de concentração num mesmo período de profissionais e empresas de interesse de várias partes do mundo? Faça/promova algum tipo de evento paralelo: Um “brunch” ou “Happy Hour” ou jantar para convidados especialmente selecionados; Use a criatividade para inovar a sua participação A realização de palestras, cursos técnicos, seminários;

76. FUNDAMENTAL: A organização e a limpeza do estande; A postura e atitudes dos expositores; O comportamento cordial, porém, especialmente PROFISSIONAL. Contudo, principalmente nos países do hemisfério norte, valoriza-se muito a política ambiental e a responsabilidade social das empresas. Tudo que poderá ser exibido relativo a estes temas terão um efeito positivo, não tangível de imediato. Diferencial: Como marcar uma forte presença e chamar a atenção positivamente?

77. Também, uma estrutura tecnológica bem montada e/ou uma eficiente e eficaz gestão da informação terão o efeito desejado Conforme o segmento, analise a possibilidade de realizar algum tipo de “performance” que atraia os visitantes ao seu estande. Todo tipo de projeção de imagens relativo à empresa, região, processo, etc., atrai a atenção e cria um grande impacto Diferencial: Como marcar uma forte presença e chamar a atenção positivamente?

78. Muito Obrigado! Até a próxima!