Slides do curso: Planejamento, Preparação e Participação de Feiras Internacionais de Negócios (2001) - Produzido por Marcelo Cubas Moura (InXGlobe Consulting & Learning of Global Internet Intelligence) www.inxglobe.net (marcelo@inxglobe.net)

1. Feiras Internacionais Planejamento Preparação Participação

3. Uma medida para a Cooperação Econômica Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

9. Feiras Internacionais na Alemanha Uma medida para a Cooperação Econômica Principal Centro de Comércio Mundial São de grande importância para o comércio exterior afora o mercado interno O número e a qualidade dos participantes estrangeiros nas feiras alemãs alcançam cotas desconhecidas em outros países. Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

11. Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

13. Ao manter-se um estreito e permanente contato entre os organizadores e o mundo da economia, OS CONCEITOS SE AJUSTAM A REALIDADE DO MERCADO , em benefício de expositores e visitantes Uma medida para a Cooperação Econômica Feiras Internacionais (Centros do Comércio Mundial)

16. Visitantes e Expositores

18. Organizadores de Feiras O VERDADEIRO DESAFIO Conseguir um canal de comunicação interativo, analisar melhor os desejos e motivações dos expositores e visitantes e, conseqüentemente, proporcionar as melhores condições para satisfaze-las. A Especialização Técnica das Feiras (Segmentação)

22. OBJETIVO DAS SOLICITAÇÕES Através destas informações obtidas, pode-se analisar e julgar a qualidade dos eventos para a tomada de decisão quanto a participação em determinado evento, com base nos objetivos previamente estabelecidos pela empresa Cifras e Realizações ajudam na Decisão

23. Atenção e Cuidados Especiais Sempre deve-se ter cuidado de solicitar todas as informações relativo as questões técnicas e a legislação local em vigor (exposição e comercialização) Normas de Segurança e Solicitação Específica (Estrutura / Serviços)

26. Análise e Gestão das Taxas e Tributos (Originados pela Feira) No exterior, os custos de participação poderão ser reduzidos solicitando-se o reembolso do (VAT) “Value Added Tax” de determinados produtos e serviços

28. A ajuda do Organizador em relação O serviço de imprensa é um importante protagonista nas feiras e exposições (A publicidade e o Serviço de Imprensa) Antes e durante o evento, tanto a imprensa especializada e a diária como jornalistas têm de ser providos com documentação informativa Se possível contrate um(a) assessor(a) de imprensa Confeccione o seu próprio “press release” e material promocional/informativo em inglês e também no local da feira Se possível, alugue um espaço específico para a exposição e/ou contato com a mídia em geral

31. Colaboração com os Construtores de Estandes

32. Colaboração com os Construtores de Estandes

33. Colaboração com os Construtores de Estandes

37. Formação da Equipe Perfeita É imprescindível contar com um pessoal que tenha uma preparação adequada e que domine idiomas no estande da feira. (no Estande da Feira) Se possível, o importante é formar uma equipe eclética (responsável comercial, técnico, relações públicas, etc.) que poderão atender prontamente as solicitações dos visitantes

38. Transporte e Despacho de Aduanas Deve-se recorrer aos despachantes aduaneiros, conhecidos e autorizados pela organização da feira (através de profissionais do setor) Tem-se, devido a experiência adquirida, a segurança de que se vão observar as disposições legais vigentes

39. Regulamentação da Aduanas Para todo o despacho de aduanas Nas faturas se tem de descrever as mercadorias em função da quantidade, classe, características da matéria que são feitas e suas implicações, afora as características de identificação das máquinas, aparelhos para exposição, como também, todo o material promocional Faturas em Inglês

40. Se retornam ao Brasil, devem ser despachadas em regime transitório Ao levar amostras e projetos para serem expostos numa feira, parte uma fatura comercial, endereçada a sua empresa, indicando a feira, pavilhão e número do estande, discriminando as mercadorias. Faça constar no corpo da nota (em inglês): “ Mercadoria sem valor comercial e em regime de admissão temporária que se destinam a exposição em feira de negócios e que retornam ao Brasil após a realização do evento” Regulamentação da Aduanas

43. Para o vendedor / exportador três fases são importantes: Como planejar a participação na Feira quanto as perspectivas de Vendas/Negócios? 1. Preparação da Feira; 2. Execução da Feira; 3. Follow-Up depois da Feira.

51. O que é importante para a eficiência de uma equipe na Feira? Após a definição da equipe que irá participar na feira, é fundamental, estabelecer as funções e responsabilidades de cada membro, efetuar o repasse de todas as informações, pertinentes e fazer o treinamento incluindo simulação de determinadas situações que poderão vir a ocorrer. Com certeza, a equipe estará mais segura e em sinergia, transmitindo uma impressão positiva da empresa.

54. Quais são os Erros mais comuns numa Feira? Há uma grande variedade de objetivos e conseqüentemente de atividades. DEFINA as prioridades claramente, pois a maior parte do tempo em uma feira é tomado por conversas com clientes atuais e “sugadores” de tempo. “ Time is money” principalmente numa Feira de Negócios

61. Como conduzir uma conversa na Feira de maneira sistemática? Cabe ao vendedor/expositor descobrir, o mais rápido possível, quais são as expectativas do visitante e satisfaze-las. Descubra tudo que puder sobre a posição do visitante e suas intenções Como já salientando anteriormente, FAÇA perguntas ABERTAS! CLASSIFIQUE-O! Certifique-se de que não está lidando com um “ladrão de tempo”

62. CONTINUAÇÃO... Não permita que a pessoa que mostrou interesse saia do estande sem ter visto uma demonstração dos novos produtos Transmita no máximo três boas razões para acreditar que os seus produtos/serviços são bons e que valerá a pena fazer negócios com você Só deixe o visitante partir depois de ter articulado as providências posteriores Como conduzir uma conversa na Feira de maneira sistemática?

63. O que deve ser oferecido aos Visitantes no estande? É comum o visitante da feira sentir-se massacrado por um excesso de impressões no final do dia, muito daquilo que viu e ouviu acaba esquecido É muito melhor concentrar-se nas mensagens importantes e deixar a porta aberta para uma continuidade Por isso, pouco adianta sobrecarregá-lo com informação, tanto escritas como verbais É preferível manter um ou dois itens de informação sucinta prontos par o cliente, itens que ele considere importantes

64. Evite oferecer caipirinha, talvez somente depois do fechamento da feira no último dia, a título de coquetel de confraternização CONTINUAÇÃO... No caso do CD-ROM é muito mais prático e possui um resultado bem satisfatório. Causa uma boa impressão, oferecer ao visitante uma fita de vídeo ou um CD-ROM, com os principais dados sobre o produto e/ou a empresa. O que deve ser oferecido aos Visitantes no estande?

65. Qual a utilidade das Fichas de Controle de Contatos? A Feira é a plataforma para a criação de novas oportunidades de negócios. Para poder transformar estas oportunidades em acordos, você precisará de informações sobre as conversas ocorridas durante a feira. Preenchendo fichas de contato ou relatórios da feira, você disporá de um diário sistemático de tudo que aconteceu durante a sua realização A utilidade das fichas depende da qualidade das informações nelas registradas

66. A classificação A, B ou C, deveria constar em cada ficha de contato. Anote qual é o passo seguinte e quando será feito, durante as tratativas na Feira Os formulários para os relatórios devem ser elaborados de tal maneira que possam ser preenchidos, assinalando-se quadrilhos. Todas as anotações devem ser LEGÍVEIS CONTINUAÇÃO... A ficha de contato ou o relatório da Feira constituem a base para o Follow-Up posterior a Feira. Com ele você garante o sucesso do seu trabalho Qual a utilidade das Fichas de Controle de Contatos?

67. O que é importante na fase de Follow-Up posterior a Feira? A Feira consiste em três fases: 1. Preparação da Feira; 2. Participação (Realização); 3. Follow-Up depois da Feira. O sucesso ou o fracasso pode depender fundamentalmente da terceira fase

68. A Feira propicia uma porção de novas entrevistas, ofertas e trabalhos. Imediatamente, após a Feira, faça um relatório geral e reavalie os contatos que fez, destacando os prováveis interessados em negócios imediatos, bem como os contatos classe A, B e C que poderão vir a ser relevantes para futuras transações. Não deixe o contato “esfriar”, haja rapidamente enviando um agradecimento pela visita, com também, faça o que foi tratado durante a visita na Feira. O que é importante na fase de Follow-Up posterior a Feira?

69. DÊ O PASSO SEGUINTE: Faça uma análise comparando aos objetivos previamente traçados, as expectativas anteriores à realização da Feira e, apresente propostas construtivas para medidas a serem tomadas em Feiras futuras. Registre os resultados quantificáveis e os resultados qualitativos atingidos O que é importante na fase de Follow-Up posterior a Feira?

77. Também, uma estrutura tecnológica bem montada e/ou uma eficiente e eficaz gestão da informação terão o efeito desejado Conforme o segmento, analise a possibilidade de realizar algum tipo de “performance” que atraia os visitantes ao seu estande. Todo tipo de projeção de imagens relativo à empresa, região, processo, etc., atrai a atenção e cria um grande impacto Diferencial: Como marcar uma forte presença e chamar a atenção positivamente?

78. Muito Obrigado! Até a próxima!