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ORGANIZAÇÃO
E GESTÃO DE
EVENTOS

ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS
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 Rock In Rio - Jingle
Todos numa direção
Uma só voz numa canção
Todos num só coração
Um céu de estrelas
Que a vida começasse agora
Que o mundo fosse nosso outra vez
Que a gente não parasse mais de cantar
De sonhar
Que a vida começasse agora
Que o mundo fosse nosso de vez
Que a gente não parasse mais de se amar
De se dar, de viver
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Eventos - definição
4
Acontecimento,
ocorrência, sucesso

Eventos - enquadramento
 O evento deve causar:
 Impacto positivo (através da criatividade antes
e durante a sua realização);
De forma a atrair patrocinadores das marcas,
um evento deve ser uma fonte de notícia.
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Eventos – pequenos e
grandes
 Grandes eventos:
 Impacto mundial com altos custos;
 Grandes multidões;
 Patrocinadores – grandes empresas (ganhos
de notoriedade à escala global que procuram
associar a sua marca aos eventos mais
apropriados).
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Eventos – pequenos e
grandes(cont)
 Pequenos eventos:
 Impacto mais restrito com baixos custos;
 Público menor;
 Patrocinadores – empresas locais, hotéis ou
lojas comerciais (procuram divulgar a sua
empresa, angariar novos clientes, reforçar laços
com os atuais e desenvolver laços com as
empresas e a região onde se inserem).
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Evento e Patrocinador
 O evento permite ao patrocinador:
 Atingir o público-alvo (antes, durante e depois);
 Divulgar a marca e reforçar o seu posicionamento no
mercado;
 Promover os seus produtos (ex:distribuição de amostras
ou testes de uso do produto com o público do evento);
 Potenciar as vendas (junto de potenciais clientes);
 Expansão e conquista de mercados.
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Os
eventos
beneficiam
Os
patrocinadores
A cidade
O Comércio
(parte)
A comunidade
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Evento e Patrocinador(cont.)

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Os
Eventos
surgem
como :
Turismo de eventos –
viagens, a
hospedagem em
hotéis, o consumo em
restaurantes e bares
Indústria do
entretenimento – os
eventos de maior
dimensão contêm
atividades de
entretenimento,
como jogos e
diversões
Comércio de
eventos:
compreende a
venda de
bilhetes ou do
merchandising
do evento
Evento e Patrocinador(cont.)

Eventos - classificação
 Os eventos podem ser classificados segundo vários
critérios, tais como:
 Finalidade;
 Periocidade;
 Área de abrangência;
 Âmbito;
 Público – alvo;
 Nível de participação.
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Eventos - classificação(cont.)
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Finalidade
Eventos Institucionais
• Desenvolver/manter/aperfeiç
oar a imagem da empresa.
Ex: Retiros de fim de semana
para clientes/Atividades para
funcionários.
Eventos Promocionais
• Venda de produtos
Ex: Feiras

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Periodicidade
Eventos
Esporádicos
• Sem período
predefinido;
• Só executados
quando são
necessários.
Eventos Periódicos
• Com período fixo;
Ex. 1 vez por
mês/por ano.
Eventos de
Oportunidade
• Desenvolvidos no
âmbito de ações
externas
Ex. datas
comemorativas.

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Abrangência
Eventos
Locais
• Ex.
Pequena
feira local
Eventos
Regionais
• Ex. Feira do
Livro de
Lisboa
Eventos
Nacionais
• Ex. Festival
do
Sudoeste
Eventos
Internacionais
Ex. Euro 2004

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Zona de Ação
Eventos Internos
• Realizam-se nas instalações
da empresa.
Eventos Externos
• Realizam-se em ambientes
mais amplos e fora da sede
da empresa.

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Público-alvo
Eventos Cooperativos
• Realizados para o público
interno da empresa
Eventos para o consumidor
• Realizados para o
consumidor final dos
produtos/serviços da
empresa.

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Participação
Eventos organizados pelos
próprias empresas
• Utilizam meios próprios
Eventos de outras empresas
• Participação em eventos
realizados por outras
empresas

Tipos de Eventos
 Feiras
 Eventos direccionados para segmentos (públicos)
específicos;
 Duração média ± 1 semana;
 “Indoor” – em pavilhões;
 A escolha da data, do local e do tipo de divulgação fica a
cargo do organizador;
 A disposição do respetivo espaço e divulgação de
participação fica a cargo do expositor.
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Tipos de Eventos(cont.)
 Feiras
 O expositor pode:
 Contactar diretamente com potenciais clientes (recolha
das necessidades dos clientes);
 Ver a concorrência;
 Desenvolver uma base de dados;
 Lançar novos produtos;
 Estabelecer novos contactos comerciais.
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 Feiras
 Critérios para a participação numa feira:
 Número de visitantes que estiveram presentes (em edições
anteriores, caso tenham sido realizadas);
 Número e dimensão das empresas participantes;
 Resultados quantitativos e qualitativos da feira (volume de
vendas);
 Mecanismos e estratégias de divulgação e a verba
destinada a esse fim.
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 Feiras
 SEJA A PRIMEIRA OU A DÉCIMA EDIÇÃO DE FEIRA, DEVE-
SE TENTAR OBTER INFORMAÇÕES JUNTO DOS
EXPOSITORES QUE TENHAM ESTADO EM FEIRA
ANTERIORES, VERIFICANDO A QUALIDADE DOS SERVIÇOS
PRESTADOS. NOMEADAMENTE COM:
 INFRA-ESTRUTURAS
 LIMPEZA
 COMUNICAÇÕES
 ATENDIMENTO AOS EXPOSITORES
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 Convenção de Vendas
 Dirigidas a equipas comerciais e aos canais de
distribuição da empresa (revendedores, parceiros
comerciais, representantes);
 Data, hora e local definido pela empresa;
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 Convenção de Vendas
 A empresa pode:
 Manter o contacto com a seção de vendas;
 Integrar todos os colaboradores;
 Definir estratégias para a empresa;
 Motivar a equipa comercial e os colaboradores (jogos de
motivação, prémios, palestras);
 Antecipar a apresentação de novos produtos (aqui os
colaboradores recebem em primeira mão as novidades e
experimentam os produtos). ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS
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 Congressos
 Reúnem profissionais da mesma área de várias
empresas;
 Discussão de temas de interesse comum(situação e
tendências de mercado);
 Podem-se agregar a outros eventos como workshops,
grupos de discussão e palestras desde que funcionem
no mesmo local;
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 Congressos
 No pedido de patrocínios para os congressos deve-se
considerar:
 O período entre o pedido e a obtenção do patrocínio
(bastante antecedência);
 O patrocínio pode traduzir-se em:
 Logotipo no material promocional do congresso
 Financiamento completo (verificar e negociar
custo/benefício)
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 Congressos
 Os congressos pretendem:
 Conferir credibilidade às empresas (domínio técnico do
assunto);
 Dar a conhecer a empresa e os seus produtos;
 Dar a conhecer novos produtos;
 Acompanhar a concorrência;
 Estabelecer novos parceiros, clientes e fornecedores.
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 Workshops
 Cariz mais prático com um resultado no final;
 Fora do local habitual;
 Resolução de um problema ou questão que lhes é
colocada (aberto ao público em geral ou para
funcionários);
 Métodos utilizados:
 Discussão;
 Técnicas práticas. ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE EVENTOS
27

 Workshops
 Os workshops pretendem:
 Desenvolver e aperfeiçoar técnicas e produtos;
 Discussão e resolução de temas importantes (para a
comunidade ou para a empresa);
 Formação.
 NECESSIDADE DE UM MEDIADOR QUE CONDUZA O
CAMINHO DO WORKSHOP
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 Eventos Sociais
 Caráter informal – vertente humana e social;
 Relacionamento entre/com funcionários/clientes ou
público geral.
 Festas, pequeno-almoços, almoços, cocktail ou
jantares.
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 Eventos Sociais
 Os eventos podem ter com objetivo:
 Lançar produtos e serviços num ambiente mais informal
(mais adequado ao produto ou serviço);
 Facilitar a aceitação de novidades;
 Aproximação de clientes à empresa;
 Atribuição de prémios (clientes, funcionários).
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 Eventos Culturais
 Concertos, peças, filmes (patrocinados pela empresa)
 Comemorações em dias de festas tradicionais de
calendário.
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 Eventos desportivos
 Jogos de equipa;
 Caminhadas;
 Atividades ao ar livre (caminhadas, atividades de
motivação, de competição ou de entre ajuda).
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 Outro tipo de eventos
 Eventos em health-clubs, ginásios e clubes (baseados
nas características do próprio estabelecimento);
 Festas de aniversário (transformação deste tipo de
festas em oportunidade de negócios);
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Bibliografia
 Pedro, F., Caetano, J., Christianio, K. &
Rasquilha, L. (2005). Gestão de eventos.
Lisboa: Quimera. Editores,p.13-36.
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Webgrafia
 http://www.infopedia.pt/lingua-
portuguesa/evento,7 de Janeiro de 2013;
 http://letras.mus.br/jingles/884365/;
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