Este documento descreve as responsabilidades e rotinas administrativas do secretário escolar de acordo com o regimento escolar das escolas públicas estaduais. O documento detalha os procedimentos para matrícula, emissão de documentos, registro de ocorrências diárias e manutenção dos arquivos escolares.

1. SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAÇÃO
SECRETARIA ADJUNTA DE ENSINO
UNIDADE SEDUC NA ESCOLA – USE 16
SERVIÇOS DE SECRETARIA
Janeiro/2013

2. REGIMENTO ESCOLAR DAS ESCOLAS PÚBLICAS
ESTADUAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA
Art.14 - Os estabelecimentos de ensino serão regidos:
I- pela legislação de ensino vigente e aplicável;
II- por este Regimento Escolar;
III- pelas normas internas;
IV- por atos normativos emanados dos órgãos de sua
administração superior.
Parágrafo único- As unidades de ensino poderão, com a
participação do conselho escolar elaborar normas
internas em consonância com este Regimento.
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3. REGIMENTO ESCOLAR DAS ESCOLAS PÚBLICAS
ESTADUAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA
Art.68- O serviço de secretaria, articulado ao núcleo
administrativo, pedagógico e docente, será
coordenado por um profissional legalmente
qualificado ou autorizado pelo setor competente da
Secretaria Executiva de Educação.
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4. REGIMENTO ESCOLAR DAS ESCOLAS PÚBLICAS
ESTADUAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA
Art.69- Ao secretário compete:
I- assinar, juntamente com o diretor, os documentos escolares
dos alunos, bem como toda a documentação pertinente aos
trabalhos de secretaria, apondo na mesma o número de seu
registro ou autorização do órgão competente da Secretaria
Executiva de Educação;
II- manter atualizado o arquivo, passivo e ativo, bem
como as prestações de contas da unidade de ensino;
III- zelar pelo recebimento e a expedição de documentos
autênticos, sem emendas e rasuras;
IV- planejar, coordenar, controlar e supervisionar as
atividades da secretaria do estabelecimento de ensino;
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5. REGIMENTO ESCOLAR DAS ESCOLAS PÚBLICAS
ESTADUAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA
VI-realizar levantamentos referentes à movimentação e vida
escolar do aluno e cadastro de servidor;
VII-redigir memorandos, ofícios, atas e executar serviços de
digitação e/ou datilografia, quando necessário;
VIII-prestar informações e atender à comunidade escolar sobre
assuntos pertinentes à secretaria;
IX-elaborar o relatório anual de aproveitamento escolar a ser
encaminhado ao setor competente da Secretaria Executiva de
Educação;
X-responder, em caráter excepcional, pela unidade de ensino na
ausência do diretor e vice-diretor.
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6. REGIMENTO ESCOLAR DAS ESCOLAS PÚBLICAS
ESTADUAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA
Art.95- É considerado abandono de estudos a
ausência do aluno às atividades escolares, por
mais de cinquenta dias letivos consecutivos,
sem justificativa à direção da escola, decorrido
trinta dias de seu afastamento.
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7. REGIMENTO ESCOLAR DAS ESCOLAS PÚBLICAS
ESTADUAIS DE EDUCAÇÃO BÁSICA
Art.96- O cancelamento de matrícula é o ato
formal de interrupção de estudos, com a
manutenção do vínculo do aluno com a
unidade de ensino e a expectativa de sua
futura renovação.
§ 1º- O cancelamento de matrícula somente será
concedido, após o aluno ter se submetido às
primeiras avaliações e até sessenta dias antes
do término do ano letivo, ressalvando-se os
casos especiais a serem analisados pela
unidade de ensino;
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8. CAPÍTULO IV
DA TRANSFERÊNCIA
Art.97- A escola expedirá transferência ao aluno, durante o
ano letivo, mediante pedido por escrito, assinado pelo
próprio, ou por seu representante legal quando menor.
§ 1º- O aluno só poderá ser transferido após o término das
atividades de avaliação do bimestre em curso, salvo em
casos excepcionais a serem analisados pela unidade de
ensino;
§ 2º- A unidade de ensino que receber aluno transferido
com avaliações incompletas ou não efetivadas,
responsabilizar-se-á em realizá-las.
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9. DA ADAPTAÇÃO DE ESTUDOS
Art.101- Os estudos de adaptação deverão
ocorrer quando o aluno transferido apresentar
no ato da matrícula, histórico escolar com
modelo curricular diferente.
Parágrafo único - Os estudos de adaptação
feitos sob orientação dos núcleos pedagógico e
administrativo, têm por finalidade a
complementação de carga horária e/ou
componentes curriculares ausentes, visando o
ajustamento necessário ao novo modelo
curricular.
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10. DA ADAPTAÇÃO DE ESTUDOS
Art.103- A adaptação de estudos deverá ser
cursada em horário diverso ao da série
que está sendo cursada, com aulas
regulares, sendo obedecidos os critérios
de avaliação fixados neste Regimento.
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11. ALUNO NOVO
Quando apresentar Histórico Escolar ou Ressalva Original
verificar:
Ressalva: → Data atualizada;
→ Se o documento não apresenta rasuras.
Histórico Escolar: → Analisar dados pessoais com a
certidão de nascimento;
→ Se na última série cursada o aluno
está devidamente aprovado ou reprovado;
→ Se não há pendência de
Dependência;
→ Se há necessidade de adaptação.
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12. IMPLANTAÇÃO DO 6º ANO DO
ENSINO FUNDAMENTAL
# Terá direito a matrícula:
Aprovados do 5º ano
Reprovados da 5ª série
Retidos da 5ª série
# Terá direito a matrícula na 6ª série:
Aprovados na 5ª série
Reprovados de 6ª série
Aprovados de 6º ano
Reprovados de 7º ano
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13. PORTARIA DE MATRÍCULA
Art. 15. Só serão considerados alunos da
Rede Pública Estadual aqueles
devidamente matriculados e enturmados
no Sistema Integrado de Gestão do Pará
(SIGEP).
Parágrafo único – Todos os alunos deverão
ser enturmados, não podendo ficar um só
aluno sem a devida enturmação.
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14. http://intranet.seduc.pa.gov.br/intranet/desktop
• Acadêmico;
• Segurança;
• Manutenção de oferta;
• Cadastro de vaga;
• Matrícula;
• Atualização cadastral;
• Consulta pré matrícula.
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15. MÓDULO ACADÊMICO
• DIÁRIO DE CLASSE:
Geração do diário;
Lançamento de notas e
Frequência/parecer avaliativo;
Ficha individual.
• Matriz curricular.
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16. ROTINA ADMINISTRATIVA
DO SECRETÁRIO ESCOLAR
Quais as ações imprescindíveis no cotidiano
do secretário?
Verificar o livro de ocorrência, ou seja,
tomar conhecimento das ocorrências do
turno anterior, verificar também a
frequência e ausência de funcionários,
merenda escolar e presença de alunos no
seu turno, elaborar e providenciar a
divulgação de avisos e instruções de
interesse da direção, registrar as
informações do turno no livro de
ocorrência.
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17. ROTINA ADMINISTRATIVA
DO SECRETÁRIO ESCOLAR
Como deve ser realizado o registro no livro de
ocorrência?
O livro de ocorrência precisa ser
preenchido diariamente e por turno, deve
apresentar o número de alunos presentes
no turno, presença e ausência de
funcionários, visitas, recebimento de
material ou merenda, como também
informar a merenda servida no turno, além
de ações e ocorrências do mesmo.
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18. ROTINA ADMINISTRATIVA
DO SECRETÁRIO ESCOLAR
Qual o momento do registro?
As ocorrências só podem ser
registradas no final do turno.
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19. ROTINA ADMINISTRATIVA
DO SECRETÁRIO ESCOLAR
Quais os documentos necessários para a
matrícula?
Ressalva com validade de 30 dias ou Histórico/
Certidão de nascimento/ Comprovante de
Residência/ Ficha de matrícula. No ato da
matrícula devem ser preenchidas todas as
informações no sistema de matrícula, pois o não
preenchimento pode acarretar em erros no
momento do censo escolar.
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20. ROTINA ADMINISTRATIVA
DO SECRETÁRIO ESCOLAR
Quais os principais cuidados
referentes à documentação de
alunos?
Organizar e manter atualizados
documentos de alunos,
procedendo ao registro e relativo
à vida escolar, especialmente no
que se refere à matrícula,
frequência e histórico escolar.
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21. ROTINA ADMINISTRATIVA
DO SECRETÁRIO ESCOLAR
Quais condições para liberação de ressalva ou
histórico escolar?
Nunca emitir tais documentos se o aluno
estiver com pendências de histórico de sua
escola anterior.
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22. ROTINA ADMINISTRATIVA DO
SECRETÁRIO ESCOLAR
Pode ser utilizado corretivo em documentos emitidos?
Não é permitido receber ou emitir documentos com
rasuras ou emendas.
Obs: a emissão ou recebimento de documentos precisa,
também, ser registrada. Para manter o controle.
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23. ROTINA ADMINISTRATIVA DO
SECRETÁRIO ESCOLAR
Como deve ser feito o registro de
notas ou parecer?
Fidelidade ao que foi informado no
diário de classe do professor, em
caso de dúvidas, somente o professor
pode fazer qualquer ajuste ou
alteração.
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24. A EQUIPE TÉCNICA DA USE 16
E SEUS COLABORADORES
AGRADECEM A SUA ATENÇÃO
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