Gerência de Projetos ou Gerenciamento de Projetos é a área da administração que aplica conhecimentos e habilidades para a realização de objetivos, com prazo, custo e qualidade pré-definidos, através da mobilização de recursos técnicos e humanos. Os projetos possuem um Ciclo de Vida, que pode ser entendido como o conjunto de todos os processos integrados e que podem ser agrupados em 5 grupos gerais: • Iniciação • Planejamento • Execução • Monitoramento e Controle • Encerramento A Metodologia de Gerenciamento de Projetos se fundamenta, principalmente, na base de conhecimentos apresentada pelo guia PMBOK - Project Management Body of Knowledge, (Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), uma publicação que apresenta o conjunto das melhores práticas e conhecimentos necessários para o gerenciamento de projetos. O PMBOK Guide é de autoria do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI - Project Management Institute ou, mais precisamente, instituições mundialmente reconhecidas. Confira a apresentação para obter um panorama de A a Z sobre a Gestão de Projetos, suas ferramentas e desafios.

1. Gestão de Projetos

2. Gestão de Projetos
Gerência de Projetos ou ainda, Gerenciamento de Projetos, é
a área da administração que aplica conhecimentos e
habilidades para a realização de objetivos, com prazo, custo
e qualidade pré-definidos, através da mobilização de
recursos técnicos e humanos.

3. Projeto
É um processo para se alcançar um
resultado desejado, com
características estabelecidas de
desempenho e qualidade, através
de um conjunto de atividades
interconectadas, desenvolvidas
com recursos restritos em um
período de tempo estipulado.

4. Um projeto é único e temporário.
Após o seu objetivo ter sido
cumprido, o projeto terminará, a
equipe se dissolve e as
experiências devem ser
documentadas para posterior
compartilhamento.
Projeto

5. Características Gerais de um Projeto
1. Pode estar relacionado a um produto ou serviço
2. Possui começo e fim
3. Cada projeto é único
4. Provavelmente apresentará atividades repetidas
ao longo da sua execução, mas que nunca serão
iguais uma a outra
5. São formados por etapas

6. Características Gerais de um Projeto
1. Precisam de padrões de exigência definidos
2. Normalmente precisam de várias pessoas na equipe
3. É na parte da execução que os problemas começam a aparecer
4. Precisam se adaptar constantemente
5. Softwares de acompanhamento facilitam muito

7. Tipos de Projeto
● Progressivo - Possui data de início / Pode haver alterações nas
datas
● Regressivo - Data de término já estabelecida / não são admitidas
alterações nas datas

8. Ordem usual para a elaboração do projeto
1. Inserir informações sobre o projeto
2. Definir Calendários
3. Adicionar recursos
4. Adicionar tarefas de alto nível
5. Adicionar tarefas detalhadas
6. Estimar a duração das tarefas
7. Alocar recursos às tarefas

9. Processos
Os processos, operações ou
tarefas, são muito diferentes
dos projetos. São contínuos,
repetitivos e servem para
manter uma empresa ou
negócio funcionando. Geram
as rotinas e se repetem
incessantemente.

10. Processos
Empresas e agências
trabalham simultaneamente
com projetos e processos.

11. PROJETOS
● Menor volume de
produção
● Maior variedade na
realização
● Como não há
padronização, cada
serviço ou produto irá
gerar demandas e
resultados únicos
PROCESSOS
● Maior escala de
produção
● Pouca variação
● Rotineiros
● Repetitivos
PRINCIPAIS
CARACTERÍSTICAS
PRINCIPAIS
CARACTERÍSTICAS

12. PROJETOS
● Venda de trabalhos
de criação de sites
● Realização de um
treinamento com
foco em melhorar o
atendimento da
equipe comercial de
uma empresa, por
exemplo.
PROCESSOS
● Gerar boletos de
cobranças
mensalmente
● Emissão de
relatórios de
prestação de
serviços
EXEMPLOS EXEMPLOS

13. Critérios
a serem utilizados na seleção de um projeto
1. Quais projetos iremos tocar nos próximos 6 meses?
2. Há verba disponível para eles?
3. Existem pessoas para trabalhar em cada um deles?
4. Se bem sucedidos, seus resultados estarão alinhados
com os objetivos organizacionais?

14. Exemplo prático
Como aumentar o faturamento de uma loja virtual através de ações de marketing digital?
1. É possível executar vários projetos simultaneamente ou um
de cada vez.
2. Se a estratégia é mais agressiva, indica-se iniciar com um
número maior de ações simultâneas, formando um programa
de projetos.
3. Por outro lado, se a verba não for adequada ou, por exemplo,
o site necessitar de ajustes ao passo em que as ações sejam
executadas, é possível executar as ações de forma gradual.

15. A importância da equipe
O objetivo sempre será resolver o problema identificado
Gerentes de Projetos
São os profissionais responsáveis
pela execução e acompanhamento
de cada uma das etapas de um
projeto.
Colaboradores Clientes
São peças fundamentais na
execução de um projeto. De nada
adiantará o planejamento e um
bom briefing, entre outras ações,
se a equipe não se empenhar na
execução das tarefas.
Têm um papel importantíssimo.
Além de serem os próprios
pagantes, apoiam ao prestar
informações com agilidade, na
liberação de verbas ou na decisão
em situações críticas.

16. Competências do Gerente de Projetos
1. Aprender coisas novas constantemente
2. Desenvolver habilidades que, em outra situação, talvez nunca desenvolveria
3. Saber trabalhar com diferentes tipos de pessoas
4. Ser influenciador e motivador
5. Ser capaz de trabalhar com muitas pessoas simultaneamente
6. Possuir capacidade para lidar com conflitos
7. Capacidade para lidar com prazos
8. Precisa assumir riscos
9. Visão econômica alinhada às questões estratégicas

17. Importância do contato direto com o decisor
Pode parecer óbvio, mas garantir que a pessoa decisora saiba da sua importância
dentro do cumprimento dos prazos pode evitar muita dor de cabeça. Suponhamos
que, num determinado momento, seja necessário consultar o cliente sobre a melhor
cor para um determinado elemento novo no layout. Em alguns casos, a sua interação
será tão importante que poderá paralisar o restante das atividades, causando
potencialmente um atraso generalizado.
● É importante inserir no contrato cláusulas que deixem os prazos claros, além de garantir sempre a realização de um
bom briefing.
● No caso de solicitações em que a opinião dos clientes é crítica, faça sempre por e-mail, a fim de garantir uma
documentação formal.

18. Porque os projetos falham?
Falta de definição sobre as atividades críticas
● Pode haver a percepção de que o trabalho está fluindo bem até o ponto em que
tudo se paralisa devido a algumas atividades. Essas são chamadas atividades
críticas.
● É nelas que o uso do tempo deverá ser maior visando uma resolução rápida.
● Um dos melhores caminhos para levar um projeto ao cemitério é deixar com que
a equipe envolvida na execução das tarefas gaste seu tempo em atividades não
prioritárias, por mais cativantes que sejam.

19. Porque os projetos falham?
Problemas na comunicação
● É através da comunicação que os projetos são liderados, possibilitando o
fortalecimento da equipe, a execução dos projetos e o gerenciamento dos clientes.
● A boa comunicação entre as partes envolvidas deve ser considerada como uma
atividade altamente importante e não deve ser realizada apenas quando ou se
sobrar tempo.
● No caso de projetos de produção de conteúdos digitais, como podem ser
considerados serviços intangíveis, na maioria dos casos, a necessidade de
comunicação aumenta muito.

20. Ciclo de Vida dos
Projetos

21. Fases do Projeto
O conjunto de todos os processos integrados podem ser agrupados em 5 grupos gerais:
1
Iniciação
2
Planejamento
3
Execução
4
Monitoramento e Controle
5
Encerramento

22. Ciclo de Vida dos Projetos
Nível típico de custo e pessoal ao longo do ciclo de um projeto

23. Fase 1
Início do Projeto
1. Assinatura do contrato ou autorização
formal para dar início ao novo projeto
2. Definição dos objetivos
3. Documentação contendo uma
descrição básica do escopo do projeto
4. Definição das datas para cada tarefa
5. Definição das datas para cada etapa
6. Previsão dos recursos e valores
financeiros para cada tarefa ou etapa

24. Fase 1
Início do Projeto
Em geral, o envolvimento dos clientes durante
a fase de iniciação do projeto aumenta a
probabilidade da aceitação nas condições de
entrega, além do nível de satisfação. Essa
aceitação é essencial para o sucesso do
projeto.
Um bom exemplo de início de projeto é a
reunião de briefing e a assinatura do contrato.
Lembre-se de que, para garantir que as
expectativas estejam alinhadas, é necessário
fazer as perguntas certas.

25. Fase 2
Planejamento
1. Definição de toda a sequência de
atividades
2. Estimativa de recursos financeiros
para a execução de cada atividade
3. Estimativa de duração de cada
atividade
4. Desenvolvimento do cronograma
5. Planejamento da qualidade
6. Planejamento de recursos humanos
a. É necessário contratar?
b. Terceirizar?
c. É possível mobilizar colaboradores? Há
disponibilidade por parte deles?
Organização e preparação

26. Fase 2
Planejamento
7. Planejamento de comunicação
a. Quais serão as formas de comunicação para
dispersão da mensagem aos grupos
envolvidos?
b. Como as informações cruciais serão coletadas
pelo gestor?
c. Quais os relatórios de acompanhamento? Qual
a frequência de atualização?
8. Planejamento do gerenciamento de riscos
9. Planejamento de compras e aquisições
10. Planejamento de contratações e seleção
de empresas fornecedoras
a. Quais são as empresas candidatas?
b. Como elas serão selecionadas?
Organização e preparação

27. Fase 3
Execução
Esta etapa é caracterizada pela
realização das ações que irão, de fato,
executar o que foi pré-estabelecido
dentro dos requisitos definidos
(principalmente tempo, qualidade e
orçamento).
Digamos que é a fase mais crítica do
ciclo de vida do projeto, pois é nela que
os problemas começam a aparecer.

28. Fase 4
Monitoramento
Esta fase é constituída pelos processos que
observam se a execução do projeto está
alinhada com o que foi definido nas etapas
anteriores, mediante, principalmente, os
quesitos prazo, qualidade, custos e tempo.
Lembre-se de que esse monitoramento deve
ser contínuo.

29. Fase 5
Encerramento
Para ilustrar a fase de encerramento, vamos
utilizar o exemplo de um projeto de otimização
de um website para SEO.
Para a geração de um relatório de encerramento
do projeto, o ideal é comparamos o “antes” e o
“depois”, a fim de tornar os resultados visíveis.
Nesta fase, ainda será necessário possuir
acesso ao google analytics do cliente, para que
os devidos relatórios sejam exportados.
A partir desse ponto, o acesso da agência pode
ser cortado pelo cliente e o projeto poderá ser
arquivado.

30. Definição
de Métricas
Se os objetivos não são
claros e definidos, não é
possível sabermos se
estes foram ou não
atingidos.

31. KPIs
Key Performance Indicators
Os KPIs são os indicadores que
acompanharão todas as fases da
execução do projeto e devem ser
definidos antes do início da sua
execução.
Lembre-se do fato de que os
projetos são diferentes por uma
série de razões e, por isso,
precisam de KPIs diferentes.

32. KPIs
Exemplos
Em um trabalho de
desenvolvimento de sites, o
cumprimento dos prazos
estabelecidos pode ser considerado
um bom KPI.
Para campanhas de links
patrocinados, o valor médio do
clique pago ou o tempo de
permanência no site pelo internauta
podem ser bons KPIs.

33. Critérios para estabelecimento dos KPIs
1
Precisam estar alinhados
aos objetivos e valores da
organização
2
Precisam estar alinhados
aos indicadores corretos
3
Precisam ser
facilmente mensurados

34. ● Se os KPIs não estiverem claros entre os membros do projeto e o cliente, pode haver
uma frustração muito grande e o insucesso do projeto, comprovando, mais uma vez,
a necessidade de comunicação.
● Cada membro ou stakeholder relacionado ao projeto precisa ter conhecimento a
respeito da existência e da importância de cada KPI.
● É necessário que o gestor do projeto saiba definir quais são os melhores indicadores
para cada projeto.
Reflexões para o estabelecimento dos KPIs

35. ● Imagine um projeto de otimização de site para um dentista que mora e trabalha na
cidade de Uberaba. Sabe-se que os principais objetivos são aumentar os acessos
gratuitos e o número de atendimentos do dentista, em razão de uma maior exibição
do seu site. Porém, levar em consideração os acessos de internautas de cidades
distantes como São Paulo ou Goiânia, seria indicado?
● Se um KPI for a quantidade de ligações telefônicas que uma determinada equipe
deve fazer ao longo de um dia, é provável que os funcionários elevem o número de
chamadas, focando no cumprimento da meta. Porém, esse aumento nas ligações se
traduz em mais vendas? Mais ligações aumentam, de fato, a lucratividade?
Reflexões para o estabelecimento dos KPIs

36. Considerado a base do
conhecimento sobre gestão de
projetos, o guia PMBOK - Project
Management Body of Knowledge,
(Conjunto de Conhecimentos em
Gerenciamento de Projetos), é uma
publicação que apresenta o
conjunto das melhores práticas e
conhecimentos necessários para o
gerenciamento de projetos.
Metodologia
no Gerenciamento de Projetos

37. O PMBOK Guide é de autoria
do PMI Standards Committee, o
comitê de padronização do
PMI - Project Management
Institute ou, mais
precisamente, instituições
mundialmente reconhecidas.
Metodologia
no Gerenciamento de Projetos

38. Metodologia
PMBOK
Para melhor ilustrar como funciona o
gerenciamento de um projeto na prática,
abordaremos resumidamente a metodologia do
PMBOK, realizada através da aplicação de 47
processos integrados e agrupados em 5 grupos
de processos, que são os mesmos já citados
anteriormente:
1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento e controle
5. Encerramento

39. Metodologia
PMBOK
Fluxo de Processos

40. Metodologia
PMBOK
Grupos de Processos

41. Ferramentas
de Gerenciamento
de Projetos
Os diagramas de acompanhamento e controle e os
softwares de apoio à gestão de projetos são
valiosos instrumentos de suporte em todas as
etapas de um projeto.
Há várias opções de ferramentas gratuitas e, ainda
assim, bastante funcionais, como o software
ProjectLibre.
Além de ser um programa open source, o
ProjectLibre possui alinhamento de funções com a
metodologia do PMBOK.
Em razão disso, é utilizado por várias empresas
como alternativa aos softwares comerciais.

42. Definição de
Calendário, Tarefas
Predecessoras e
Recursos
Calendário
● É possível informar a quantidade de dias úteis num
determinado mês, qual a quantidade de horas úteis de trabalho
da equipe, se há feriados, entre outros.
Tarefas Predecessoras
● É necessário informar ao sistema uma sequencia lógica de
execução entre elas. E isso acontece pelo preenchimento da
coluna Predecessora.
Definição de Recursos
● Se estivéssemos construindo uma casa, todo tipo de
material constituiria um tipo de recurso. Porém, como
estamos falando de atividades de prestação de serviços,
o nosso principal recurso são as pessoas envolvidas e o
seu custo está diretamente relacionado com o valor da
mão-de-obra, cobrado por hora de trabalho.

43. Gráfico de Gantt
O diagrama de Gantt é um
gráfico usado para ilustrar o
avanço das diferentes etapas de
um projeto.
Os intervalos de tempo
representando o início e fim de
cada fase aparecem como
barras coloridas sobre o eixo
horizontal do gráfico.

44. Gráfico de Rede
O diagrama de rede organiza em
conjuntos as tarefas e etapas do
projeto, permitindo uma melhor
visualização das atividades e do
tempo total de duração do projeto
ou atividade.
É uma técnica de gestão também
conhecida como método PERT -
Program Evaluation and Review
Technique, ou Avaliação Técnica
de Revisão do Programa.

45. Estrutura Analítica do Projeto - EAP
Resource Breakdown Structure - RBS
É a estrutura hierárquica dos recursos
identificados organizada por categoria
e tipos de recursos.

46. Recursos
Qualquer informação necessária para a execução de uma tarefa
1. Pessoas
2. Equipamentos
3. Materiais
4. Dinheiro
5. Organização de Dados

47. Recursos
Qualquer informação necessária para a execução de uma tarefa
Recurso
Material Trabalho
Pessoas Equipamento alugado
Papel A4 Areia

48. Exemplo EAP - Estrutura Analítica do Projeto
Treinamento
Equipamentos
Mão-de-obra
Gerente de
Processos
1º Apoio
Administrativo
Computador
Imóveis
Projetor
Impressora
Apoio GP
Professor
2º Apoio
Administrativo
Materiais
Sala Folhas
Tonner para
Impressora

49. Sugestão de EAP
para projetos de
desenvolvimento de
websites
1. Venda do Site
2. Briefing de Definição
3. Assinatura do contrato
4. Coleta de Conteúdo
5. Registro de Domínio e Criação das
Contas de E-mails
6. Montagem do Wireframe (arquitetura
das páginas)
7. Criação do Design
8. Validação do Design pelo Vendedor
9. Ajuste no Design
10. Primeira aprovação do Cliente sobre o
Design
11. Coletar as sugestões do Cliente
12. Ajustes no Design
13. Segunda aprovação do Cliente sobre o
Design

50. Sugestão de EAP
para projetos de
desenvolvimento de
websites
14. Coletar as sugestões do Cliente
15. Ajustes no Design
16. Início do Desenvolvimento do HTML
17. Inserção do Conteúdo enviado pelo Cliente
18. Adaptação do Conteúdo para o SEO
19. Testes de Navegação
20. Ajustes de usabilidade e funcionalidades
21. Validação da qualidade do código HTML para
o SEO
22. Ajustes no Código visando SEO
23. Inserção do Código do Google Analytics
24. Enviar para Última Aprovação do Cliente
25. Ajustes no HTML ou Design
26. Publicação do Site (tirar página de Site em
Construção do ar)
27. Treinamento do Cliente para gerenciamento
do Site

51. Gerenciamento
de Tarefas
O controle de tempo é um
dos instrumentos mais
poderosos para entender
onde o seu recurso mais
escasso (seu tempo e o
da sua equipe), está sendo
investido de verdade.

52. Gerenciamento
de Tarefas
Depois que preparamos as duas fases iniciais do
ciclo de vida dos projetos (início e planejamento),
iniciam-se as fases de execução, monitoramento e
encerramento.
Sabe-se que é na fase de execução que os
problemas começam a ficar visíveis pelo
surgimento das contingências.
Por isso, é imprescindível o gerenciamento das
tarefas de forma organizada, racional e produtiva.

53. Gerenciamento
de Tarefas
Em muitos casos, uma simples planilha em excel,
pode resolver grande parte dessas situações.
Porém, se o projeto que você estiver envolvido for
relativamente grande, com várias pessoas e etapas
envolvidas e ainda houver uma verba considerável,
é recomendável uma ferramenta mais profissional.
Neste contexto, uma boa opção é a versão gratuita
do Trello.

54. Ferramenta de
Gerenciamento
de Tarefas

55. Ferramenta de
Gerenciamento
de Tarefas
Como gestor do projeto e administrador da
ferramenta, você poderá:
● Definir quem poderá criar tarefas
● Definir quem poderá visualizar tarefas que não sejam
de sua responsabilidade
● Marcar os membros da equipe nas tarefas
● Priorizar a execução de determinadas tarefas
● Realizar comentários onde for necessário
● Acompanhar comentários de outros usuários
● Anexar arquivos
● Criar Checklists
● Adicionar Prazo - Data e Horário de Entrega
● Notificar por e-mail os membros da equipe
● Adicionar etiquetas para facilitar o acompanhamento
● Acompanhar de perto quando as entregas
acontecerão realmente

56. “O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai
acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar
agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para
merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a
informação: é sempre o trabalho.” - Peter Drucker
“Sessenta por cento de todos os problemas administrativos
resultam da ineficácia da comunicação.” - Peter Drucker