O documento descreve os desafios enfrentados na implementação de um processo de registro de bens móveis na Força Aérea Brasileira. Os principais desafios incluíram: estimativas de prazos que subestimaram a complexidade do projeto, dificuldades na definição do escopo e métricas, e garantir a adesão das pessoas às mudanças requeridas pelo novo processo. Um planejamento cuidadoso e gestão dos riscos foram essenciais para o sucesso do projeto.
4. PRINCIPAIS DESAFIOS
Alta gerência não está interessada ou tem outro foco.
Gerentes desejam aumento de ROI que não podemos
atingir.
Existem muitos esforços de mudanças competindo por
atenção.
Insucessos anteriores em projetos de processos.
Gerentes não desejam realizar investimentos no
momento.
Principais Obstáculos para a Aceitação de
Esforços de BPM
Fonte: Wolf e Harmon (2012) – BP Trends
9. Implementação de melhorias (processos) e de
BPM
Descrição do caso selecionado e do cenário
O Plano de Implementação
Desafios Enfrentados
ROTEIRO
19. • 156 Unidades Gestoras (País e
Exterior)
• Efetivo de 71,4 mil servidores
• Patrimônio móvel de R$ 12,8 bi
•Bens em uso
•Bens em almoxarifados
•Bens em importação
•Bens em trânsito
•Bens em reparo
•Bens a alienar
21. Início em 2010
Reformulação da estratégia
organizacional
Foco em Processos
• Cadeia de Valor
• Projetos de processos como
base para ganhos mensuráveis
• Estrutura
• Risco
Projeto Estratégia
Organizacional SEFA
22. - Operações entre Unidades de forma integrada e em
tempo real.
- Capacidade de registro de todas as operações contábeis
preconizadas pela STN.
Requisitos do Processo “Registro de
Bens Móveis”
- Aumento da segurança dos dados e das
informações.
- Redução das
discrepâncias cadastrais.
23. Resultados da Análise, do
Desenho e da Modelagem
“DECISÕES”
•Inclusão de novas rotinas
contábeis
•Ampliação do suporte
normativo interno (Manual
Contábil)
•Substituição da tecnologia
24. SISPAT – Sistema
de Patrimônio
SILOMS – Sistema Integrado
de Logística de Materias e de
Serviços
“Módulo BMP”
30. Revisão da
ferramenta
(banco de
testes e
aderência)
Projeto Registro de Bens Móveis - Implementação
Instruções de
Procedimentos
Contábeis
Divulgação das
Orientações de
Transição
(Manual e
vídeo-aula)
Reuniões
Presenciais
(RJ e
Brasília) Cadastramento
de Usuários no
SILOMS
Migração dos
dados do
SISPAT para
o SILOMS
Cadastramento
de Setores no
SILOMS
Confronto de
Relatórios e
Conformidade
Início das
rotinas de
lançamento
no SILOMS
Ajustes nos
dados do
SISPAT
2011 2012
32. Estimando prazos…
Quem deve estar
envolvido?
Como minimizar erros
de tendência?
Qual o risco das
estimativas em bloco?
Gray
Fonte: Gray e Larson (2006)
33. Cronograma Factível
Estimativa Inicial
Estimativa Alterada
- 5 meses
- 8 meses
Extensão dos ajustes nos dados do sistema de origem
Nível de detalhamento das orientações escritas
Disponibilidade de pessoas nas Unidades
36. MÉTRICAS
Parâmetros para monitoramento
da implementação
O que deveria acontecer…
X
O que está acontecendo…
O que deveria acontecer…
X
O que está acontecendo…
Onde e o que
mensurar?
37. Construção
da
arquitetura
de setores
no SILOMS
Exportação
de dados do
SISPAT
Importação
de dados no
SILOMS
Geração de
relatórios e
correção de
inconsistências
Momento 1
Momento 2
Repetição do Ciclo
Indicadores – Ação Gerencial
Redução dos Riscos
38. Controle de Qualidade
Projeto Bens Móveis Permanentes
Validação das novas funcionalidades
(testes funcionais) – equipe da Secretaria
Apreciação conjunta das orientações
escritas e vídeo-aula (Secretaria e
Diretoria de Tecnologia)
Teste de migração com banco de dados
de Unidades Gestoras
Processo-piloto com Unidade
Gestora
44. PESSOAS…
Quem são os atores?
Onde atuam?
Qual o seu contexto de trabalho?
Qual a sua motivação para o
projeto?
O que os fará colaborar?
ESFORÇO DE COMUNICAÇÃO
48. Projeto Bens
Móveis
Peformance do novo sistema
Funcionamento da ferramenta
de migração
Omissão de rotinas
Quantidade de discrepâncias
nos bancos de dados do antigo
sistema
Perda de consistência na
migração
EVENTOS DE RISCO
50. A importância de considerar e
planejar o “rollback”...
Minimiza os danos às atividades
do processo em curso
Diminui o impacto para a imagem
do projeto
Aumenta a probabilidade de
êxito na retomada da
implementação
Evidencia percepção de risco
compatível com ambientes
complexos
51. LIDERANÇA
Como foi estruturada a liderança
do projeto?
Aspectos Relevantes
Decisões centralizadas
Solução de Conflitos
Ligação com nível estratégico
52. Desafios da Implementaçao
Estimativas de prazos
Definição do escopo
Métricas
Comunicações
Treinamento
Qualidade
Pessoas
Mudanças
Riscos
Liderança