Termo de abertura

INSTITUTO PRESBITERIANO MACKENZIE
PRICILA YESSAYAN
PROJETO EFICIÊNCIA
Termo Abertura
São Paulo
2017

Aluno: Pricila Yessayan Matrícula: 91701260
Modalidade: Esp. em Gestão Estrat. de Negócios Disciplina: Planej. e Gestão de Projetos
Professor: Jorge Ramón D’Acosta Rivera Data: 25/11/2017
TR03_Tarefa_PYessayan.docx
[Termo de abertura baseado na técnica 5W2H.]
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
1.0 25/11/2017 Pricila Yessayan Criação do documento

TR03_Tarefa_PYessayan.docx
Sumário
1 Why? Por que?............................................................................................... 1
1.1 Justificativa do projeto ............................................................................ 1
1.2 Objetivos SMART ................................................................................... 1
2 What? O que? ................................................................................................ 2
2.1 Resultados esperados............................................................................ 2
2.2 Requisitos ............................................................................................... 2
3 Who? Quem? Partes interessadas do projeto .............................................. 3
4 How? Como?.................................................................................................. 3
4.1 Premissas ............................................................................................... 3
4.2 Restrições ............................................................................................... 3
4.3 Riscos...................................................................................................... 4
5 When? Quando? Linha do Tempo................................................................. 5
6 How much? Quanto? Custos......................................................................... 5
7 Referências .................................................................................................... 6

TR03_Tarefa_PYessayan.docx Página 1 de 5
1 Why? Por que?
1.1 Justificativa do projeto
Atualmente as Assistentes Executivas (“AE”) executam a suas funções sem
uma orientação ou uma padronização para a execução dos procedimentos do escritório.
Não sabem a quem recorrer caso encontrem problemas ou barreiras. Os demais
colaboradores também não sabem qual a relevância das AE dentro desses processos.
1.2 Objetivos SMART
Tendo em vista que cada área e/ou departamento tem as suas singularidades, o
projeto consistirá num Guia de Processos Padronizados (“GPP") que ajudará as AE
a entender o seu envolvimento nos procedimentos de cada uma delas e quem são as
partes envolvidas em cada processo como também os seus responsáveis. Da mesma
forma, esclarecerá aos outros colaboradores o papel da AE nesses procedimentos.
O projeto terá atingindo os objetivos ao definir o papel das AE dentro dos
procedimentos do escritório. Respeitando as limitações e cumprindo o cronograma de
execução que deverá ser finalizado dentro do prazo de 3 (três) meses (contados a partir
da aprovação desse projeto) e principalmente ao atender as metas definidas abaixo:
▪ definir quais são as atividades e funções em comum de todas AE através de
consulta com o Gestor Responsável no Recursos Humanos (“GRH”) e
um questionário a ser respondido por cada AE durante uma semana;
▪ mapear apenas os procedimentos em que as AE estão envolvidas. Através
de análise dos procedimentos existentes, entrevistar e/ou fazer um
questionário com Membros Chaves de Cada Área (“KM”) e/ou
departamento e com as AE que estão a mais de 5 anos no escritório;
▪ elaborar os fluxogramas, caso não existam, dos procedimentos em que as
AE fazem parte;
▪ organizar as informações coletadas e elaboradas em um único documento;
▪ revisar e solicitar a aprovação do patrocinador do documento; e
▪ disponibilizar e divulgar o documento para todos os colaboradores do
escritório.

2 What? O que?
2.1 Resultados esperados
Espera-se que, com a conclusão deste projeto, as AE e os demais colaboradores
tenham uma melhor compreensão do papel daquela na realização dos procedimentos
do escritório. O GPP também servirá como guia para indicar a quem elas deverão
recorrer, caso se deparem com situações que não estão dentro dos padrões
estabelecidos. Além disso, o GPP será um instrumento que irá facilitar o processo de
integração das futuras AE contratadas pelo escritório.
2.2 Requisitos
Lista de requisitos do projeto:
▪ definir quais são as atividades e funções comuns a todas AE:
• entrevistar o GRH para apurar quais são as atividades e funções que são
de responsabilidade das AE;
• elaborar um questionário a ser respondido pelas AE para definir quais
são as atividades e funções em comum entre elas.
▪ definir quais são os procedimentos do escritório em que as AE têm algum
papel:
• entrevistar os KM e avaliar qual o papel delas nos procedimentos do
escritório;
• elaborar um questionário e/ou entrevistar as AE (com mais de 5 anos de
escritório) e avaliar como enxergam o seu papel dentro desses
processos;
• mapear os procedimentos do escritório em que as AE fazem parte para
entender a sua importância dentro desses processos;
• elaborar fluxogramas, caso não existam, apenas dos procedimentos em
que as AE fazem parte;

▪ organizar as informações coletadas e elaboradas em um único documento,
o GPP;
▪ revisar o GPP.
3 Who? Quem? Partes interessadas do projeto
Abaixo a lista preliminar das partes interessadas:
▪ Cliente: todos aqueles a quem o GPP irá beneficiar;
▪ Patrocinador: Business Management Council (“BMC”);
▪ Gerente do Projeto: Pricila Yessayan;
▪ Equipe do projeto: AE; GRH; KM.
▪ Outros: gestores de cada AE; demais colaboradores; futuras AE.
4 How? Como?
4.1 Premissas
▪ O GRH se colocará a disposição para ser consultado sobre as atividades e
funções das AE, em data e hora marcada previamente;
▪ As AE responderão ao questionário dentro do prazo estabelecido pela
gerente do projeto;
▪ As AE e os KM se colocarão a disposição da gerente de projeto e irão as
responder as suas perguntas, em data e hora marcados previamente;
▪ Os procedimentos já existentes estão disponíveis e com fácil acesso na
Intranet da empresa
▪ A gerente de projeto será responsável por organizar as informações
coletadas em um único documento.
4.2 Restrições
▪ Apenas os recursos já disponibilizados no escritório poderão ser utilizados
como: computador, Internet, softwares, impressora, encadernação e
materiais de escritório. Ademais, não serão disponibilizados outros recursos.

▪ O prazo limite para a conclusão deste projeto é de 3 (três) meses a serem
contados da aprovação do mesmo;
▪ A disponibilidade do GRH, das AE e dos KM não poderá afetar a execução
de suas atividades de rotina; e
▪ O BMC precisa de duas semanas para aprovar o projeto.
4.3 Riscos
▪ Devido à restrição de horários das AE, há a possibilidade de não
conseguirem preencher os questionários. O que pode acarretar em atrasos
no cronograma do projeto;
▪ Caso algum dos membros da equipe entre em férias no período de
andamento do projeto, o cronograma será afetado acarretando em atrasos;
e
▪ Os procedimentos encontrados estão desatualizados e precisarão ser
reformulados, inviabilizando o projeto.

5 When? Quando? Linha do Tempo
Semana Atividades
1ª
Entrevista com o GRH
Entrevista com os KM
2ª
Elaborar os questionários
Entrevista com os KM
3ª
Enviar questionário para as AE
Entrevista com as AE
4ª Entrevista com as AE
5ª
Analisar os procedimentos
Elaborar os fluxogramas
6ª
Analisar os procedimentos
Elaborar os fluxogramas
7ª Montar o GPP
8ª Montar o GPP
9ª Revisar o GPP
10ª Enviar o GPP para aprovação
11ª Enviar o GPP para aprovação
12ª Divulgação
6 How much? Quanto? Custos
Não deverá haver custos no projeto devido às limitações impostas no item 4.2.
Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto

7 Referências
ESCRITÓRIO DE PROJETOS. Termo de Abertura do Projeto v5W2H.
Escritório de Projetos, 28 Setembro 2016. Disponivel em:
<https://escritoriodeprojetos.com.br/templates-de-gerenciamento-de-
projetos/send/8-modelos/2393-termo-de-abertura-do-projeto-v5w2h>. Acesso
em: 25 Novembro 2017.

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