Disciplina: Planejamento e gestão de projetos Trilha: 04

1. 26/11/2017
TR04_Tarefa_PYessayan.docx Página 1 de 5
EAP – Desenhando e detalhando o escopo do meu projeto
GPP
Definir atividades
Entrevista GRH Coletar informações
Elaborar e divulgar
questionário AE
Coletar informações
Consultar
procedimentos chave
Levantar
procedimentos
Analisar
procedimentos
Entrevista KM e AE Analisar informações
Montagem
Divisão
Funções e
atividades AE
Procedimento
por áreas
Formatação
Revisão
Aprovação
Divulgar o GPP Versões
Virtual
Fisíca

2. Aluno - Pricila Yessayan Matrícula - 91701260
Modalidade - Esp. em Gestão Estrat. de Negócios Disciplina - Planej. e Gestão de Projetos
Professor - Jorge Ramón D’Acosta Rivera Data - 26/11/2017
TR04_Tarefa_PYessayan.docx Página 1 de 5
Dicionário de EAPs
1. GPP, Guia de Processos Padronizados, irá auxiliar as Assistentes Executivas (“AE”) a
entender melhor os procedimentos no qual estão envolvidas. Para elaborá-lo, serão
necessárias as seguintes ações:
1.1. Definir atividades – definir quais são as atividades e funções comum a todas AE;
1.1.1. Entrevista GRH – entrevista com o Gestor Responsável no Recursos
Humanos (“GRH”) sobre como o Recursos Humanos (“RH”) define as
funções e atividades das AE no momento da contratação;
a. Coletar informações - Escrever um texto explanando a função da AE
e listando as atividades comuns a todas elas;
1.1.2. Elaborar e divulgar o questionário AE – com base nas informações
adquiridas no item “1.1” e seus subitens, deverá ser formulado um
questionário simples para avaliar quais atividades realmente são comuns
a todas. A divulgação do questionário será feita pelos mailings list interno.
O questionário deverá ficar disponível por duas semanas;
a. Coletar as informações - novamente deverá ser feita uma análise,
desta vez com o auxílio de gráficos para definir quais os
procedimentos comuns a todas assistentes. Reescrever o texto
mencionado no item “1.1.1.a” acima com base nessas novas
informações;
1.2. Consultar procedimentos chave - mapear apenas os procedimentos em que as AE
estão envolvidas;
1.2.1. Levantar procedimentos – pesquisar na Intranet os procedimentos
existentes;
a. Analisar procedimentos – verificar qual é o papel das AE nesses
procedimentos. Caso os procedimentos encontrados não possuam
fluxogramas elaborá-los;

3. Aluno - Pricila Yessayan Matrícula - 91701260
Modalidade - Esp. em Gestão Estrat. de Negócios Disciplina - Planej. e Gestão de Projetos
Professor - Jorge Ramón D’Acosta Rivera Data - 26/11/2017
TR04_Tarefa_PYessayan.docx Página 2 de 5
1.2.2. Entrevista KM e AE – entrevistar e/ou fazer um questionário com Membros
Chaves de Cada Área (“KM”) e/ou departamento e com as AE que estão a
mais de 5 anos no escritório;
a. Analisar informações – comparar os procedimentos analisados
anteriormente com as respostas do KM e das AE. Elaborar textos
explanando o papel da AE em cada procedimento. Atualizar o
fluxograma caso seja necessário;
1.3. Montagem - organizar as informações coletadas e elaboradas em um único
documento;
1.3.1. Divisão – o GPP deverá possuir um sumário separando os assuntos por:
a. Funções e atividades AE – texto descritivo, de no máximo uma lauda,
sobre as funções das AE, seus deveres e obrigações e as
expectativas do escritório sobre cada uma delas. Lista das atividades
mais comuns entre as assistentes.
b. Procedimento por áreas – Dividido por áreas, cada procedimento
deverá conter um texto, de um parágrafo, descrevendo o
procedimento em questão, seu objetivo, as partes interessadas e as
exceções que possam ocorrer, além de definir o papel da AE. O
Fluxograma deverá seguir a descrição do procedimento ilustrando-o.
1.3.2. Formatação – o documento deverá obedecer às regras da ABNT utilizando
fonte “Arial” ou “Times New Roman”, tamanho “11” ou “12”, espaçamento
entre linhas de “1,5”, deslocamento na primeira linha de “1,25”, tamanho
da folha “A4”, margens superior e esquerda “3 cm” e inferior e direita “2
cm”, a não ser que haja um outro padrão estabelecido pelo escritório;
1.4. Revisão: solicitar a ajuda das AE, dos KM e do GRH para revisar o GPP. Fazer as
alterações recomendadas por eles.
1.5. Aprovação – apresentar o GPP ao BMC, entregar uma via impressa a cada
membro como também disponibilizar as versões virtuais;

4. Aluno - Pricila Yessayan Matrícula - 91701260
Modalidade - Esp. em Gestão Estrat. de Negócios Disciplina - Planej. e Gestão de Projetos
Professor - Jorge Ramón D’Acosta Rivera Data - 26/11/2017
TR04_Tarefa_PYessayan.docx Página 3 de 5
1.6. Divulgar o GPP:
1.6.1. Versões:
a. Virtual: Apresentação em PowerPoint, versão resumida apenas com
alguns pontos e fluxogramas e PDF, versão completa com hyperlinks
para facilitar a busca;
▪ Intranet – disponibilizar as versões em PowerPoint e em PDF na
Intranet da empresa;
▪ E-mail – – elaborar um e-mail junto à Comunicação para divulgar
o GPP, encaminhá-lo a todos colaboradores;
▪ Apresentação – colocar-se a disposição de apresentar o GPP
aos colaboradores.
b. Física - será impresso apenas para a aprovação do Business
Management Council (“BMC”). Quem quiser cópias deverá solicitar
previamente e dependerá da disponibilidade dos materiais
mencionados abaixo para que não haja custo:
▪ Pasta fichário com divisórias;
▪ Papel couchê A4;
▪ Impressão colorida.