OMS UnB 01_2013 - Aula 12 - Mapeamento e Redesenho de Processos

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Aula 12 da disciplina Organização, Métodos e Sistemas ministrada pelo Professor Euller Barros na Universidade de Brasília - UnB.

Conteúdo:

+ Processos
- Níveis de Desempenho de Rummler - Nível de Processo
- Mapeamento de Processos
- Identificação de Oportunidades de Melhoria e Pontos Fracos
- Redesenho de Processos

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OMS UnB 01_2013 - Aula 12 - Mapeamento e Redesenho de Processos

  1. 1. ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS ESISTEMAS – 01/2013AULA 12Professor Euller Barros
  2. 2. REVISÃO – AULA 11• Diagrama de Escopo e Interface• Visões Gráficas de Processos –Fluxograma• BPMN – Business Process ModelingNotation
  3. 3. Diagrama de Escopo e Interface deProcessosO Diagrama de Escopo de Interface de Processos –DEIP tem por objetivo mapear e apresentar asequência atual das atividades de cada processo bemcomo a relação destes processos com seus clientes,fornecedores, reguladores e agentes de suporte, alémdos recursos tecnológicos utilizado.ProfessorEullerBarros3
  4. 4. Diagrama de Escopo e Interface deProcessosProfessorEullerBarros4POLÍTICAS, PADRÕES, REGRAS E EVENTOSREGULAÇÃOSAÍDASENTRADASSUPORTERECURSOS HUMANOS, FERRAMENTAS,EQUIPAMENTOS, SISTEMAS,INSTALAÇÕESO QUE INICIAOTRABALHO?O QUERESULTA,O QUE ÉENTREGUE(PRODUTOS)FONTEFONTEFONTEDESTINOProcesso Processo Processo
  5. 5. Fluxograma“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta asequência de um trabalho de forma analítica, caracterizandoas operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionaisenvolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)• Outras nomenclaturas:• Flow-chart• Carta de fluxo de processo• Gráfico de sequência• Gráfico de ProcessamentoFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  6. 6. Fluxograma – Objetivos• Principais objetivos:• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentosadministrativos;• Facilitar a leitura e o entendimento;• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas enão o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  7. 7. Fluxograma - SímbolosSímbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”Símbolo para Início/FimTambém usado como ConectorSímbolo para sequência do fluxo de trabalhoSímbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”
  8. 8. Fluxograma - Símbolos• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processoocorrem:• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreasde uma área ou cargos dentro de uma área
  9. 9. ExemploRelatóriode Custos
  10. 10. AGENDA – AULA 12• Mapeamento de Processos• Padronização• Manuais Administrativos• Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão
  11. 11. Ferramentas x Nível de DesempenhoProfessorEullerBarros11FERRAMENTANÍVELORGANIZAÇÃOPROCESSOTRABALHOCadeia de ValorMP1 MP2 MP3P1 P2 P3Diagrama de Escopo e InterfaceSuporteRegulaçãoEntradasSaídasP2B1 B2 B3Fluxograma - PGP‘A B CT1T2T3T4T5T6T7POP......................POP......................MP: MacroprocessoP: ProcessoB: Bloco de TarefasT: TarefasB1B2B3PresidênciaDiretoria deVendasDiretoriaFInanceiraDiretoria deProduçãoGerência deQualidadeOrganograma
  12. 12. Mapeamento - Priorização• Definição do Objetivo do mapeamento• Seleção dos Macroprocessos prioritários• Seleção dos Processo Prioritários• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação:• Redução de Custos• Padronização / Melhora no Atendimento• Reduzir erros / defeitos / atrasos
  13. 13. Mapeamento de Processos• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ouindiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, quedeve ter competência para extrair dos participantes o máximo deinformações relevantes ao processo.• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retratodetalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas eregistradas outras informações relativas ao mesmo.• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender ofuncionamento interno e os relacionamentos com outros processos.• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, eoutras informações relevantes ao mesmo.Fonte: IADI – Business Process School
  14. 14. Mapeamento de Processos• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dosparticipantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições asaída é realizar os levantamentos de forma individual com cada umdeles.• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimizeos eventuais problemas:1. Analise o processo o mais profundamente que puder através dasentrevistas individuais2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam serutilizados3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insirano levantamento a visão deles5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsávelpelo processoFonte: IADI – Business Process School
  15. 15. Análise e Diagnóstico de Processos• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processomapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem deforma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com aexecução do processo.• Ponto Fraco:• Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamenteo processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bomdesenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode sermensurado ou não.• Exemplos de Pontos Fracos em Processos:• gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que nãoagregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição deresponsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local deexecução adequado, relação custo/tempo, .Fonte: IADI – Business Process School
  16. 16. Softwares para Mapeamento• Bizagi• Aplicativo gratuito (freeware)• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa• Microsoft Office - Power Point• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos• ARIS• Aplicativo pago• Mapeamento e simulação de processos• Microsoft Visio• Aplicativo pago• Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout
  17. 17. AGENDA – AULA 12• Mapeamento de Processos• Padronização• Manuais Administrativos• Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão
  18. 18. O&M – Funções• Desenho, racionalização e normatização de processos eprocedimentos organizacionais;• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;• Desenho, racionalização e normatização de formulários;• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layoutna empresa.Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998
  19. 19. PadronizaçãoPadronização é busca pela unificação dosmeios (processos, atividades, tarefas) paragarantir o alcance dos resultados.• Tipos de Ferramentas utilizadas:• Manuais Administrativos• Formulários• Procedimento Operacional Padrão
  20. 20. Manuais Administrativos• Manual é todo e qualquer conjunto de normas,procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,instruções e orientações que devem ser obedecidos ecumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a formacomo estes devem ser executados, quer seja individualmente,quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresacom a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo umótimo instrumento de racionalização de métodos eaperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendoassim a integração dos diversos subsistemas organizacionais.(CURY, 2005)Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  21. 21. Manuais Administrativos• Tipos de Manuais:• Manual de organização/Manual de funções• Manual de normas e procedimentos• Manual de políticas e diretrizes• Manual de Instruções Especializadas• Manual do EmpregadoFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  22. 22. Manuais Administrativos• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar osaspectos formais das relações entre os diferentesdepartamentos – ou unidades organizacionais – da empresa,bem como estabelecer e definir os deveres e asresponsabilidades correlacionados a cada uma das unidadesorganizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveishierárquicos, Funcionograma etc.• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivodescrever as atividades que envolvem as diversas unidadesorganizacionais da empresa, bem como detalhar como elasdevem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas eFormuláriosFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  23. 23. Formulários• “O formulário é um importante meio de comunicação,transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007)• “Documento padronizado com uma finalidade específica,possuindo características e campos apropriados parapreenchimento com as informações necessárias para um fluxode trabalho” (CURY, 2005)• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativosdevido a sua clareza e conteúdo.• Padronização das comunicações – Garante que as informaçõescoletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  24. 24. Formulários - Exemplo
  25. 25. Procedimento Operacional Padrão“POP é uma descrição detalhada de todas as operaçõesnecessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é umroteiro padronizado para realizar uma atividade.”• Só se padroniza o que é necessário padronizar;• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar oentendimento e o treinamento.Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
  26. 26. Procedimento Operacional PadrãoFonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
  27. 27. Procedimento Operacional PadrãoFonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
  28. 28. Próxima Aula• Revisão• Prática em Sala de AulaProfessorEullerBarros28

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