O documento descreve analogias entre o sistema Lean de gerenciamento e a experiência da primeira filha do autor na escola primária, com foco nos princípios de fluxo, valor e melhoria contínua. A escola é estruturada para ensinar as crianças de forma eficiente através da visualização dos processos, identificação e solução de problemas.

1. Resumo do livro (por capítulos)
By
Lucila Imoto Freitas
Out/2014

2.  Robet Martichenko fez uma analogia do
Sistema de Gerenciamento Lean com o
primeiro dia de escola de sua filha caçula no
ensino fundamental.
 Na escola, o processo de aprendizagem
adequado é condição sine qua non para a
formação dos futuros adultos.
 Na empresa, o pensamento Lean, por meio de
suas ferramentas, ajuda a construir planos de
ações através do aprendizado e envolvimento
de todos para a melhoria dos processos.

3.  Antes de conhecer as ferramentas Lean, é
preciso entender o princípio e os valores do
Pensamento Lean, ou Pensamento Enxuto.
 Objetivo do Pensamento Lean: OBTER
RESULTADOS.
 Lean = modo de pensar
 Coruja Orlo = nossa consciência de que
precisamos fazer algo para melhorar

4.  Trabalhando na Toyota Motor Manufacturing
do Canadá, o autor se identificou com o
pensamento Lean.
 Um adesivo de identificação é colado na
camiseta da caçula: 1º dia do 1º ano.
 Crachá para o adulto acompanhante: Pai
 Jornal local: horários dos ônibus.
 Precisão e checagem pelos motoristas dos
ônibus nos pontos de parada evitando que as
crianças peguem o veículo errado

5.  Tornar o trabalho e o seu andamento o mais
visual possível;
 Para processos à prova de erros, pense em
técnicas simples e baratas;
 Para os clientes, os erros tornam-se defeitos.
Encontre-os antes deles.

6.  Como identificar as etapas do seu trabalho
apenas com o olhar no ambiente?
 Como saber o andamento do seu trabalho apenas
com o olhar no ambiente?
 Gestão visual ajuda a identificar erros nos
processos
 POKA YOKE = sistema simples, barato, dica
visual que destaca os erros antes que aconteçam
(ex.: cartão de identificação da criança)
 Prevenção de erros ANTES que aconteçam =
qualidade na fonte

7.  Propósito da escola = criar um local de
ensino e aprendizado.
 Propósito da empresa = lucratividade
 A melhoria contínua promove p aprendizado
e o desenvolvimento de todos da empresa
para produzir lucros

8.  Organização Lean:
◦ aprende com pequenas melhorias graduais;
◦ Não tem medo de tentar algo novo;
◦ Aprendizagem por experimentação e erros

9.  Empresa Lean = escola (ensino e aprendizado)
 Aprendizado direcionado à melhoria contínua par servir
melhor os clientes
 Todos devem aprender todos os dias
 Kaizen = melhoria contínua e gradual
Resolução de
Problemas
Melhoria
Contínua
Aprendizado

10.  Jornada Lean
◦ Escolha de cada um
◦ Aprendizado contínuo na solução de problemas
◦ Expectativa de um destino
◦ Etapas para chegar ao destino
◦ É infinito
 Aprender = essência da vida

11.  Planejamento cuidadoso e disciplina do
processo
 Dicas visuais pelo caminho
 Entrega de um mapa indicando a sala
 Apresentação da professora Young
 Sala de aula preparada previamente com
nomes dos alunos nas mesas e armários
 Ambiente organizado = evita confusão e
insegurança

12.  Ser estável e expor problemas
 Estável = processos e sistemas previsíveis e
consistentes com o desempenho
 5S:
◦ Separar: separar e descartar o desnecessário;;
◦ Organizar: dicas visuais;
◦ Limpar e manter sempre limpo o ambiente;
◦ Padronizar sempre;
◦ Sustentar: auditorias e melhorias regulares para
assegurar os 5S.

13.  Mantenha somente o material e informações
necessárias para a operação;
 Um local para tudo, tudo em seu devido
lugar;
 Descartar regularmente o que for
desnecessário.

14.  Ferramentas básicas para dominar
fundamentos
 Leitura, Redação e Aritmética = elementos
base para a construção da aprendizagem de
coisas mais complexas
 Focar nos fundamentos = as coisas
acontecem na hora certa

15.  Empresa Lean = foco no básico
 Fundamentos
◦ Velocidade
 Eliminar atividades inúteis
 Lead Time = tempo total do processo
 Tempo de agregação de valor = tempo gasto em atividades do processo
 Tempo de não agregação de valor = tempo desperdiçado com
atividades inúteis ao processo
◦ Custo
 Eliminar processos que não agregam valor diminuem os custos
◦ Qualidade
 Tentar fazer certo na 1ª vez, encontrando erros que não se tornem
defeitos para os clientes
 Respeito pelas pessoas
◦ Ambiente seguro
◦ Focados no trabalho

16.  Tratar as pessoas com respeito e valorizar
suas opiniões;
 Velocidade, custo e qualidade;
 Vivência diária do processo traz soluções
efetivas

17.  Apresentação do Quadro de Atividades.
 Profª Young questiona os alunos até que
concluam o significado e funcionamento do
quadro.
 Ter uma agenda ajuda os alunos a saberem o
que esperar e melhoram a concentração.
 Ambiente de aprendizado estruturado cria o
entendimento das responsabilidades de cada
um.

18.  Estabelecer disciplina ao processo
◦ Comunicar claramente os planos
 Respeito às pessoas
 Estabelecem as expectativas para a conclusão do
processo
 Trabalho com seu potencial máximo
◦ Facilidade em visualizar o funcionamento do plano
e quando há desvios
◦ Definir a linguagem e a estrutura do plano para o
público a ser comprometido

19.  Desempenho melhor quando se sabe o que é
esperado
 Comunicação do plano deve ser clara e visual
para todos
 Revisão regular para avaliar a situação real e
compará-la com o plano

20.  Regras para se ganhar o prêmio de bom
comportamento do dia:
◦ Ser gentil
◦ Seguir as regras da escola
◦ Escute e aprenda
 Quadro das Abelhinhas
◦ Acompanhamento do comportamento de cada aluno
◦ Não cumprimento de uma das regras, a abelhinha é
virada de cabeça para baixo
◦ A resolução do problema desvira a abelha
◦ Ao final do dia é feito um autoexame do progresso de
todos
◦ Mostra a condição real em relação ao plano.

21.  Enxergar em um instante = métodos visuais
para mostrar o funcionamento de uma
operação
 Entender, revisar e analisar a condição atual
em conjunto
 Agir como uma equipe quando as dicas
visuais indicam problemas

22.  Empresa Lean focada na
◦ Gestão visual
◦ 5S
 Local de trabalho autoexplicativo desenvolve-se com o
passar do tempo. É desafiador
 São padrões de referência que avaliam o impacto da
mudança
 Os padrões deve mudar quando é necessário para
melhorar o negócio.
 Trocar por um padrão melhorado que, comprovadamente,
trará melhorias nos resultados
 Ajuda a focar nas áreas que necessitam de atenção
naquele momento
 Trabalhar nas coisas certas, nos momentos certos =
eficiência e eficácia

23.  Aprender um com o outro
 Henry Ford: linha de montagem com peças
intercambiáveis e padronizadas
 Linha de montagem de aviões de papel: as
crianças descobrem os gargalos e tentam
aperfeiçoar suas estações de trabalho

24.  Henry Ford: produção em fluxo. Ideia válida.
 Lean é forma de pensar
 Lean: eliminar qualquer coisa que nos faça
perder tempo ou recursos

25.  08 categorias de desperdício:
◦ Produção em excesso
◦ Estoque
◦ Correção/Retrabalho
◦ Processamento em excesso (faça somente o
necessário!)
◦ Movimentação
◦ Espera
◦ Transporte
◦ Esforço Humano (falta de engajamento)

26.  Empresa = barco
 Rio = ambiente do negócio
 Pedras no fundo do rio = problemas no fluxo
de valor
 3 opções:
◦ Dar a volta nas pedras (apagar incêndios)
◦ Aumentar o nível de água (estoques)
◦ Eliminar as pedras permanentemente

27.  Fila para lavar as mãos = fluxo de uma só
peça
 Manter estoques, materiais e informações em
movimento ao longo de um fluxo regular até
o cliente
 Auxilia a evitar produção em excesso e
desperdício de custos

28.  Contrária à produção de grandes lotes ou
economia em escala
 Todos os materiais fluem regularmente até o
final do processo, sem parar
 Não funciona por lotes
 Reduz o Lead Time do processo, reduz
estoques e torna os problemas mais visíveis
quando surgem
 Permite flexibilidade com mudanças no
mercado

29.  Não existe parada durante o processo
 A implementação do fluxo de uma só peça
implica em repensar o paradigma de
economia em escala
 Torna os problemas visíveis para que o
problema seja resolvido e aprendido
rapidamente

30.  A fluxo de crianças em fila pára por um
problema de entendimento de processo
 resolução do problema é trabalhado por toda
a classe
 Por que o problema ocorreu? Qual é a melhor
solução?

31.  Expor os problemas e solucioná-lo pela causa
raiz com o compartilhamento de
conhecimento
 Chegar à causa raiz com vários “por que”
 Encontrar a solução mais efetiva para o
problema

32.  Todos devem estar focados na identificação
de causas raízes dos problemas e sua
eliminação
 Não ter problema é um problema
 Dar as ferramentas e a liberdade para expor e
resolver os problemas
 Não resolver os SINTOMAS. Identificar a causa
raiz é essencial
 Rega dos 5 Porquês
 YOOTEN = compartilhar conhecimento na
organização. Criar a cultura de aprendizado

33.  Pontualidade para ir ao refeitório
 Planejamento e organização para uso do
refeitório pequeno
 Ritmo do processo = tempo takt
 Cozinheiro calculou o tempo médio de 9s
para cada criança pegar e pagar pela refeição.
Identificou o gargalo e solucionou com a
colocação de mais um caixa para o
pagamento

34.  Ritmo da demanda real do cliente
 Calculado pela divisão do “tempo de trabalho
disponível” pela “quantidade de demanda”
 Objetivo: estabelecer o ritmo de uma saída
gerada exatamente quando o cliente
demandar

35.  Tudo começa e termina no cliente
 Controle de custos = conhecer o ritmo de
demanda do cliente para cada produto ou
serviço
 Eliminação de produção em excesso
◦ Fluxo do processo
◦ Ritmo do trabalho
 Takt: palavra alemã para “ritmo”
 Objetivo final do Lean:
◦ Tempo de processo = tempo takt (fluxo perfeito de
uma só peça)

36.  Uso de adesivos para dividir a classe em 2
grupos: policiais e bombeiros
 Formação de duplas (1 policial e 1 bombeiro)
para realizarem atividades conjuntas
 Adesivos motivam os alunos, facilitam a
distribuição de atividades por dupla e diminui
o tempo entre a mudança de atividades
 A passagem de uma atividade para outra é
rápida e passa despercebida aos alunos

37.  Valor é definido pelo cliente. Pelo que
desejam pagar
 Entender o fluxo de valor (produzir o que o
cliente deseja)
 Eliminar ou minimizar os tempos de
programação e outras atividades que não
agregam valor ao processo

38.  Atividades que não agregam valor ao cliente =
desperdício
 Fluxo de valor = atividades sequenciais
importantes para o processo
 3 Categorias de Processos
◦ Agregação de valor: atividade pela qual o cliente está
disposto a pagar
◦ Não agregação de valor: atividade que o cliente não está
disposto a pagar se souber que existe e pode ser
eliminado do processo
◦ Agregação de valor ao negócio: atividade que o cliente
não quer pagar, mas não pode ser eliminado do
processo

39.  Tempo de set up = tempo utilizado para
preparar um processo para iniciar um novo
tipo de trabalho. Não agrega valor
 Processos paralelos = minimiza o tempo de
não agregação de valor e dá mais tempo de
agregação de valor para suas atividades

40.  Inspeção informal programada da Diretora
duas vezes ao dia , observando as salas e os
procedimentos nos corredores.
 Inspeção formal programada com os
professores de acordo com o quadro de
demandas ou necessidades dos professores
 Os quadros estabelecem os padrões de
acordo com o desempenho prévio do
professor e tempo de experiência

41.  Por que visitar as salas de aula?
◦ Melhor entendimento das atividades dos
professores diariamente
◦ Aprender com a reação dos alunos frente aos
materiais de ensino e como estratégias e métodos
diferentes são utilizados
◦ Conhecimento prévio das necessidades do
ambiente escolar para ter argumentos para resolver
problemas ou dar informações
 Observar não é solução de problemas sérios.
É uma forma de aprender mais sobre a
realidade de uma situação ou problema

42.  GEMBA = ir onde o trabalho está sendo
realizado
 Observar os processos e tirar conclusões de
suas observações
 Conversar com as pessoas envolvidas no
trabalho, pois são quem realmente sabe o
que está acontecendo

43.  Antes de comentar, observe in loco
 Pessoas enxergam com pontos de vista
diferentes.
 Crie sua própria opinião isenta de
comentários externos
 Genchi Gembutsu = engajar as pessoas que
trabalham
 Isso faz com que se ganhe o respeito dos
demais e e mostra sua acessibilidade

44.  Controle de estoque por meio de cartões =
sistema puxado
 Rede de segurança = quantidade de itens
mantidos antes de solicitar mais. Esconde os
problemas.
 Confiança no novo sistema de controle de
estoque veio gradualmente para os usuários

45.  Reabastecimento do estoque acionado pelo
consumo real. Nunca por previsões ou
adivinhações
 Sistema puxados simples e baratos
 Ajudam a nivelar a quantidade de atividades
em um processo todo
 Ajudam a reduzir estoques
 Ajudam a expor problemas

46.  Velocidade da cadeia de suprimento =
eliminar produção em excesso e reduzir
estoques
 Movimentação de pequenas quantidades de
materiais em um tempo padrão, nivelado e
consistente
 Ao diminuir estoques, começa a expor os
problemas mascarados por eles

47.  Mecanismos para alcançar a velocidade da
cadeia de suprimentos:
◦ Melhoria do fluxo
◦ Sistema de reabastecimento puxado (consumo
aciona o abastecimento)
 Oposto ao sistema empurrado (estoque por
lotes)
 Uso do KANBAN = cartões de puxada

48.  Revisão das regras da escola
 Anúncio do prêmio de bom comportamento
para a sala da Profª Young pelo autofalante
da sala
 Construção da autoconfiança nos alunos

49.  Respeito à pessoa = comunicação frequente,
honesta e aberta
 Comunicação = processo de entrada e saída,
procedimentos e tempo
 Dar ciência a todos de onde estão e o
impacto de suas ações sobre o todo

50.  O que precisa ser comunicado (entrada)?
 Como comunicaremos (procedimentos)?
 Quando e com qual frequencia
comunicaremos (tempo)?
 Qual ação ou resultado esperado (saída)?
 Feedback: visão, estratégias e objetivos da
organização para todos.

51.  Distribuição de tarefas para casa
 Revisão das atividades realizadas durante o
dia
 Leitura da programação do dia seguinte
 Anotação da Profª Young num diário
◦ Plano para um professor substituto, caso ela falte
◦ Verificação do que foi feito e o que não foi
◦ Anotações úteis
◦ Instrumento flexível e útil
◦ Checklist e lembretes

52.  Prestar atenção na estratégia e no foco
regularmente par anão deteriorá-los
 Lutar todos os dias para manter a estratégia
em andamento e o desperdício minimizado
 Ciclo de solução de problemas: PDCA
◦ Sustentação Lean

53.  Planejar
 Fazer
 Verificar
 Agir
 Sustentar a mudança após a implantação =
desafio da empresa lean

54.  Difícil de sustentar se não:
◦ Manter o foco
◦ Evitar desperdício
◦ Avaliar constantemente estratégia e foco
 PDCA: ter um plano; verificar e comparar os
resultados do plano com o que aconteceu de
fato; adaptar os processos e recomeçar o ciclo
PDCA. Deve tornar-se parte da cultura do
negócio.
 O GAP (lacuna) entre o plano e o real é
considerado um problema

55.  Observando o treino de futebol de diferentes
classes da escola
 Os alunos mais novos formavam times
caóticos
 Os alunos medianos sabiam suas posições
mas não se interessavam no todo
 Cada jogador desempenha uma função de
acordo com a posição em que joga nas
classes de alunos mais velhos e se ajudam
mutuamente

56.  Todos devem entender a visão e trabalhar
juntos para um objetivo em comum
 Progredir a um estágio de maturidade no
trabalho em equipe efetivo para identificar e
eliminar problemas
 Evitar a postura defensiva quando apontadas
as fraquezas em sua operação
 Criar equipes colaboradoras em todos os
níveis da organização

57.  Trabalhar por um objetivo comum envolve
trabalho em equipe e colaboração de todos
os níveis da empresa
 Criado quando todos conhecem os padrões
de trabalho e são encorajadas a se
movimentarem no negócio dando sugestões
aos demais
 Não ficar na defensiva com críticas
construtivas.

58.  Retorno para casa
 Comentários sobre o 1º dia de aula durante o
jantar
 Leitura de uma história antes da caçula dormir
 Reflexão sobre o aprendizado e as ferramentas
usadas na escola para melhoria das habilidades
das crianças
 A empresa lean é uma cultura em que a
oportunidade de aprender, ter riscos, resolver
problemas e trabalhar em equipe estão
incorporadas às rotinas diárias e aos processos

59.  Lean está relacionado com pensar e aprender
 Porquê é mais importante do que o como
 Num Brainstorm, nenhuma ideia é uma má
ideia