Slides da aula apresentada no dia 29 de setembro de 2014. Disciplina: Gestão de Projetos e Empreendedorismo. Tema da aula: Riscos.

1. Gestão de Projetos
Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com
29/09/2014
2° Semestre de 2014
SIN-NA7

2. PROVA 1 06/10

3. Desde a 3ª aula (13/08) até...

4. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

5. A prova valerá 3 pontos...
Outros 7 pontos: Atividades
Dúvidas sobre o conteúdo?
Enviem por e-mail tópicos que devem ser revisados...

6. Se preparando para que tudo dê certo...

7. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

8. 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

9. 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

10. Primeiro, vamos entender a definição de risco...

11. Definição do PMBOK, 5ª edição:
Um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

12. O risco envolve...
Incerteza
Impacto
Probabilidade
Oportunidades
Ameaças

14. Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:
http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/

15. Risco...
de atraso
de não atender o escopo
de não cumprir o orçamento
de não ser homologado
de algum membro da equipe sair da empresa

16. Risco...
de entregar antes do prazo
de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais
de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades
de empreender com o Projeto TCC

17. Premissa
São fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração
Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo
Restrição
Limitação ou imposição de limite
Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

18. Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo...
▪A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido...
▪O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

19. Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados...
A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?
▪O que faremos se ela sair?
O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?
▪O que faremos se o projeto atrasar?

21. Benchmarking
Entrevistas
Check-lists
Opinião especializada
Consultoria
Brainstorming
Lições aprendidas

22. Benchmarking
Entrevistas
Check-lists
Opinião especializada
Consultoria
Brainstorming
Lições aprendidas

23. Tempestade de idéias ou “toró de parpite”
Diferenças de pensamentos e experiências geram novas ideias
Compartilhar as ideias, sem filtros
Julgamento pode “bloquear” o processo
A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming

26. Base histórica de riscos em outros projetos
Reuniões entre equipes
Aprendizado Inter-projetos (http://finito- log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter- projetos.html)

27. #
Descrição
Fonte
001
Entrega fora do prazo
Falta de planejamento
002
Escopo não atendido
Mapeamento de requisitos inexistente
003
Não aceitação do sistema pelos clientes
Tecnologia nova

28. #
Descrição
FONTE
001
Entrega fora do prazo
Falta de planejamento
002
Escopo não atendido
Mapeamento de requisitos inexistente
003
Não aceitação do sistema pelos clientes
Tecnologia nova
Importante: Uma única fonte pode gerar diversos riscos

30. Vários riscos serão identificados
A análise permite priorizar o foco no tratamento dos riscos!
Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?
Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?
Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco

31. #
Descrição
Prob.
Imp.
Criticidade
001
Entrega fora do prazo
4
5
20
002
Escopo não atendido
3
4
12
003
Não aceitação do sistema pelos clientes
2
3
6

32. Estratégia de Resposta e Plano de Ação

33. Quando for um risco negativo...
Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)
Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)
Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade
Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer

34. Quando for um risco positivo...
Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize
Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)
Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade
Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

35. O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores

36. O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada

37. #
Descrição
Criticidade
Estratégia de Resposta ao Risco
Plano de Ação
001
Entrega fora do prazo
20
Mitigar
O que fazer?
Como fazer?
Quem fará?
Quanto vai custar?
Quem será envolvido?
002
Escopo não atendido
12
Mitigar
003
Não aceitação do sistema pelos clientes
6
Aceitar

42. 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

43. 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

44. 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto
2. Detalhar o Escopo do projeto
3. Detalhar a EAP e o Cronograma
4. Criar o Plano de Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do projeto
Planejamento

45. Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...
Bom... O fato é que não depende somente de você...
▪Sponsor
▪Estrutura Organizacional
▪Mapa do poder
Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução

47. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

48. Etapa crítica do projeto...
A forma como é realizada tem influência direta no sucesso ou fracasso
Deve ser objetiva...
Foco nos documentos e ferramentas que realmente agregam
O Gerente de Projeto direciona...
Mas não faz tudo sozinho

49. Realizando tudo que foi planejado!

50. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

51. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

52. 1. Executar o projeto conforme o planejado

53. Fazer acontecer tudo que foi planejado!
Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer!
Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...

54. CUIDADO!
A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado

55. A execução está seguindo conforme o planejado?

56. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

57. Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação
Planejamento

58. 1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do projeto

59. 1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do projeto

60. Acompanhar tudo que foi planejado!
Todos os planos criados (por isso é fundamental não criar planos desnecessários!)
Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!

61. Há desvios?
Avaliar se é necessário definir um plano de ação para que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento
Mudanças são necessárias?
Etapa 2. Gerenciar as mudanças
Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!

62. Não monitorar o projeto é como dirigir um carro sem enxergar o que há na frente...
Fonte: http://www.ecotrilhas.net/Det_Materia.asp?materia_ID=2

63. 1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do projeto

64. 1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do projeto

65. Nada é permanente, exceto a mudança. (Heráclito)

66. Mudanças possíveis dentro de um projeto...
Escopo
Prazo
Custo
Critérios de qualidade
Equipe
Qualquer outro item planejado

67. Mudanças possíveis dentro de um projeto:
Escopo
Prazo
Custo
Critérios de qualidade
Equipe
Qualquer outro item planejado

68. Como o Gerente de Projetos deve tratar as mudanças no planejamento?

69. Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

70. Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido

71. Além disso, considere que a mudança talvez...
precise ser contemplada após o término do projeto
vá impactar em alguma premissa ou restrição
seja resultante de uma má definição de escopo
seja resultante de um planejamento otimista demais
Etc...

72. Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

73. Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...
Avaliar
Negociar
Decidir
Executar

74. Não fique “sentado no problema”!

75. Não fique “sentado no problema”!
Fonte: http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html

76. 1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do projeto

77. 1. Monitorar a execução do projeto
2. Gerenciar as mudanças
3. Divulgar a situação do projeto

78. Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação
Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?
Qual é a frequência?
Qual é o público?
Como o comunicado será feito?

79. Lembre-se que a comunicação é um dos fatores críticos para o sucesso do projeto!

81. Plano de Riscos do Projeto TCC

82. Criem o Plano de Riscos do Projeto TCC
Entrega na próxima aula (01/10)

83. alessandro.almeida@uol.com.br
www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm
www.slideshare.net/alessandroalmeida