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CURSO
GESTÃO DE PROJETOS COM
O MICROSOFT PROJECT
Dimitri Campana
PMP, CSM, PRINCE
12/2016
Dimitri Campana, é consultor empresarial,
professor em MBAs e gerente de projetos no
Instituto de Inovação do SESI SC. Graduado
como Bacharel em Sistemas de Informação com
especialização em Gestão de Projetos pela
University of La Verne/CA. Possui certificações
internacionais na área de Projetos (PMP/PMI e
PRINCE2), em Gestão de Mudanças
Organizacionais (HCMP) além de outras
credenciadas pela Microsoft e Scrum Alliance.
Tem como especialidade a gestão de projetos
complexos de TI e formação de equipes de alta
performance.
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
1. Introdução ao Gerenciamento de Projetos
2. Softwares para Gerenciamento de Projetos e o
Microsoft Project
3. Planejamento: Tarefas
4. Planejamento: Recursos
5. Monitoração e Controle
6. Extras
1. Macros
2. Análise de Valor Agregado
1. INTRODUÇÃO AO
GERENCIAMENTO DE
PROJETOS
O QUE É UM PROJETO?
“Projeto é um
esforço temporário
empreendido para
criar um produto,
serviço ou
resultado único”
Fonte: Guia PMBOK 5a ed.
A TRIPLA RESTRIÇÃO PRESENTE EM
TODOS OS PROJETOS
O PMI® – PROJECT MANAGEMENT
INSTITUTE
Organização de maior credibilidade mundial na área de GP
•Presente em 125 países
•Associados
•Publicações e Congressos
•Certificações: PMP, CAPM
www.pmisc.org e www.pmi.org
PROJECT MANAGEMENT
BODY OF KNOWLEDGE –
GUIA PMBOK
• Guia ou conjunto de boas práticas reconhecido mundialmente
• Genérico
• Uma grande ‘caixa de ferramentas’ (canivete suíço – você não
usará tudo a toda hora)
• Define “o que” deve ser feito e não
“o como”
• Atualmente na 5ª edição: 2012
CERTIFICAÇÕES
9
Gerente de
Projetos
Gerente de
Portfolio
Membro
de Equipe
Gerente de
Programas
Em 1999, o PMI tornou-se a
primeira organização no
mundo a ter seu Programa
de Certificação reconhecido
pela (ISO) 9001
O GERENTE DE PROJETOS
• Responsável direto pelo sucesso/fracasso
• Sustenta-se em 2 pilares
Conheci-
mento de
Técnicas
Habilidades
Inter-
pessoais
Gestão de Projetos
O GERENTE DE PROJETOS
Estrategista, é acostumado a tomar decisões. Gerencia várias ‘frentes de
batalha’ ao mesmo tempo. Habilidades de liderança, relacionamento.
OPÇÃO PARA VISÃO DE ALTO NÍVEL:
PMCANVAS – PROJECT MODEL
CANVAS
Construído de forma colaborativa com os Stakeholders
OS GRUPOS DE PROCESSOS
VISÃO GERAL
1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
5. Encerramento
4.MonitoramentoeControle
• Existem 47 processos
mapeados no Guia
PMBOK
• Estes processos são
agrupados de 2 formas:
• Em 5 grupos
temporais; e
• Em 10 Áreas de
conhecimento
Os 5 Grupos Temporais (ocorrem
ao longo do tempo):
OS 47 PROCESSOS
http://bit.ly/pmbok5th
AS 10 ÁREAS DE CONHECIMENTO
O Gerente de Projeto trabalha com 10 Áreas de
Conhecimento distintas. O descuido em alguma
delas pode determinar o fracasso do projeto.
Integração
Escopo (o que fazer)
Tempo
(quando está pronto?)
Custos (quanto)
Qualidade (ficou bom?)
RH (quem faz)
Comunicação
(está claro?)
Riscos
(e se der
problema?)
Aquisições/
Contratações
Stakeholders ou
Partes Interessadas
PROJETO
DECOMPOSIÇÃO DO
(ESCOPO) DO
PROJETO
A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
(EAP)
Tradução livre da sigla WBS - Work
Breakdown Structure
Decomposição hierárquica orientada às
entregas do projeto
Ela organiza e define o escopo total, sem
exceção
Envolve todo o trabalho necessário
Produto,
Resultado ou
Serviço é
“quebrado” em
partes menores
O conjunto das
partes formará
o produto final
do Projeto
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
1.Gerenciamento
do Projeto
1.1 Comunicação
1.2 Encerramento
2. Estrutura
2.1 Local e
Mobiliário
2.3 Decoração
2.4 Audiovisual e
Wi-fi
2.5 Ônibus
2.6 Tenda
2.7 Sonorização /
Iluminação
3. Lazer
3.1 Karaokê
3.2 Jogos
3.3 Banda
3.4 Brindes
4. Alimentação e
Bebidas
4.1 Almoço
4.2 Café da
Manhã
4.3 Café da Tarde
5. Liberações
5.1 Arts
5.2 Vigilância
Sanitária
5.3 Floran
5.4 ECAD
5.5 Bombeiro
6. Comunicação
6.1 Convites
6.2 Comunicação
Visual
6.3 Pesquisa de
Satisfação
7. Pessoal
7.1 Palestrante
7.2
Churrasqueiro
7.3 Ambulância
7.4 Equipe
Limpeza
7.5 Equipe Apoio
7.6 Fotógrafo
A caixa que não tiver
mais sub-diviões é
chamada de “pacote de
trabalho”
A profundidade depende do tamanho e complexidade do projeto.
Uso de
Substantivos
FESTA DE
FINAL DE ANO
Numeração
EXEMPLOS REAIS
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Assegurar a conclusão do
Projeto dentro do prazo
previsto e aprovado
DEFINIR AS ATIVIDADES (TAREFAS)
Detalhar o último nível da EAP
em atividades
Atribuir um código identificando
cada uma
Tipicamente cada atividade
torna-se uma linha em Softs de
auxílio ao Gerenc. de Projetos.
SEQUENCIAR AS ATIVIDADES
(VINCULAR)
Diagrama de Rede - Ilustra as dependências
e fluxo ou ordem das atividades
Verificar se existe dependência entre elas
Dar uma sequência lógica às atividades para
suas execuções
DIAGRAMA DE REDE
Dependências
Atividades
Tipo de dependência mais comum: Término para Início
Instalar
Módulo 1
Testar
Módulo 1
Instalar
Módulo 2
Testar
Módulo 2
Testar
Integração
dos Módulos
Homologar
com o Cliente
ESTIMAR DURAÇÃO
•Dias
•Semanas
•Meses
•Anos
PESSOAS
Nomes ou Funções
Número e
especialidades
EQUIPAMENTOS
Descrição e
quantidades
MATERIAIS DE
CONSUMO
Descrição e
quantidades
ESTIMAR OS RECURSOS DAS
ATIVIDADES
ESTIMAR ESFORÇO OU
TRABALHO
Esforço é ≠de Duração
Exemplo (esforço fixo) - Pintar uma parede
Pintor 1: 4h de esforço e 2 dias de duração
Pintor 2: 4h de esforço e 1 dia de duração
Quantas horas?
Ajuda a calcular o
custo...
Quantos dias?
Ajuda a montar o
cronograma
DESENVOLVER O CRONOGRAMA
Determinar as datas de início e término das
atividades
Consultar ‘restrições’ com relação a datas
impostas
Aplicação de Calendário: Considerar o
calendário da empresa ou organização
Atenção para férias coletivas, feriados,
‘pontes”!!
Uma vez aprovado, o cronograma servirá
como linha de base para controle
A principal saída deste
processo é o
Cronograma que pode
ter vários formatos
DESENVOLVER O CRONOGRAMA
GERENCIAMENTO DE
CUSTOS
• Assegurar a conclusão do Projeto dentro
do orçamento aprovado
ESTIMAR OS CUSTOS
• UTILIZAR COMO BASE A EAP
Custos:
- Horas da Equipe
(valor hh)
- Equipamentos
. Compra
. Aluguel
- Terceiros
- Materiais
SOFTWARES PARA
GERENCIAMENTO DE
PROJETOS E O
MICROSOFT PROJECT
BENCHMARKING
• http://pmsurvey.org/
BENCHMARKING
TIPOS
PESSOAIS COLABORATIVOS INTEGRADOS
Vantagens x Desvantagens
BENCHMARKING
MS-PROJECT
OUTROS
SOFTWARES MAIS SIMPLES
ESCOPO
Kanban Comunicação
CUSTOS
Público
Uso individual e
GPs em tempo
parcial
GPs em tempo
integral
PMOs
O MS PROJECT 2010 NOS AJUDA
NOS AUXILIA A ORGANIZAR OS
SEGUINTES PROCESSOS:
• 1.2. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
• 2.4. Criar a EAP
• 3.1 Planejar o gerenciamento do cronograma
• 3.2. Definir as atividades
• 3.3. Sequenciar atividades
• 3.4. Estimar os recursos das Atividades
• 3.5. Estimar as durações das atividades
• 3.6. Desenvolver o Cronograma
• 4.2. Estimar custos
• 4.3. Determinar o orçamento
• 6.1. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos
• 1.4. Monitorar e controlar o trabalho do projeto
• 3.7. Controlar o cronograma
• 4.4. Controlar os custos
PROPÓSITOS DO MS PROJECT
2010
• Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer
nível, de acordo com as necessidades de cada projeto;
• Consultar dados do plano de projeto em vários modos de
exibição; Compartilhar dados dos projetos com outras pessoas;
• Criar e extrair relatórios personalizados e específicos;
Compartilhar e gerenciar recursos entre diversos projetos.
FUNCIONALIDADES NOVAS
EM RELAÇÃO A VERSÃO
ANTERIOR
• Agendamento manual de tarefas;
• Modo de exibição “Linha do Tempo”;
• Salvar como PDF ou XPS;
• Inativação de tarefas (somente na versão Professional);
• Integração com as Listas de Tarefas do SharePoint (somente na
versão Professional);
• Relatórios visuais;
• Realce de alterações;
• Detalhamento sobre períodos não úteis em calendários;
• Interface amigável e intuitiva.
CONCEITOS E
DEFINIÇÕES
APLICADOS NO
MICROSOFT PROJECT
CONCEITOS E JARGÕES
Alguns são iguais ao Guia PMBOK, outros,
específicos do MS Project.
• Atividades = Tarefas
• Esforço = Trabalho = Empenho (em horas)
• Duração (em dias, semanas, anos)
• Datas de Início e Fim
• Sequenciar = Vincular
• Marcos ou Milestones = Etapa (v 2010)
• Recursos
• Pessoas = Tipo Trabalho
• Custos
• Linha de Base ou baseline
VISÃO GERAL
MODOS DE EXIBIÇÃO
Gráfico de
Gantt
Gantt de
Controle
MODOS DE EXIBIÇÃO
Uso da
Tarefa
(Task Usage)
Diagrama
de Rede
(Network
Diagram)
MODOS DE EXIBIÇÃO
Calendá
(Calendar)
Linha do
Tempo
(Timeline)
MODOS DE EXIBIÇÃO
Planejador
de Equipe
(versão Pro)
Uso dos
Recursos
(Resource
Usage)
MODOS DE EXIBIÇÃO
USO DO RECURSO POR MÊS
MODOS DE EXIBIÇÃO
Planilha de Recursos
(Resource Sheet)
Gráfico de
Recursos
(Resource
Graphic)
2 MODOS DE EXIBIÇÃO AO
MESMO TEMPO
CRIANDO UM NOVO
PROJETO
• Projeto em branco: pelo menu Arquivo > Novo,
• clicar em “Projeto em branco”.
• Ou; clicar em “Modelos recentes” ou “Meus modelos”
• Ou; “Novo a partir de existente”.
NOVO PROJETO
• SEMPRE parametrizar ou configurar alguns dados ANTES de
iniciar a construção do cronograma:
• Projeto >
• Informações sobre o Projeto > data de início
• Propriedades > Alterar Período de Trabalho
Data de Início Calendário
O MS Project NÃO vem com as datas comemorativas e feriados configurados.
3. PLANEJAMENTO:
TAREFAS
FORMATOS DE TAREFAS
1. Tarefas (simples ou recorrentes)
2. Tarefas Resumo ou pacotes de
trabalho (WBS); ou agrupadores –
aparecem em negrito
• dica: Formato >
3. Etapas/Marcos/Milestones
FORMAS DE
AGENDAMENTO DE
TAREFAS
1. Automática: Project calcula datas de
início, término e duração e em um re-
planejamento, altera em efeito cascata
2. Manual (novidade): não faz nada
automático; barra em outra coloração no
Gantt; aceita texto na duração; não faz
efeito dominó.
Recomendado trabalhar no modo
automático!
CONFIGURANDO O
AGENDAMENTO AUTOMÁTICO
Arquivo > Opções
TAREFA MARCO OU MILESTONE
• pontos de controle dentro do projeto
• momentos importantes (ex. final de uma fase)
• possui “Duração” e “Trabalho” (horas) = zero
• no MS Project, é o mesmo que “Etapa”.
v 2010
TAREFA MARCO OU MILESTONE
• pontos de controle dentro do projeto
• momentos importantes (ex. fim das fases)
• possui “Duração” e “Trabalho” (horas) = zero
EXERCITE!
CRIAÇÃO DE TAREFAS (BOAS
PRÁTICAS)
• Utilize Nomes de fácil compreensão
• Expressar ações. Verbo deve estar no infinitivo,
como “Revisar ...”, “Desenvolver ...”;
• Marcos/milestones devem estar no particípio,
como “Revisão concluída”, “Modelo da capa
desenvolvido”
• A granularidade de cada tarefa deve possuir o
tamanho ideal para que possa ser controlada: nem
tão grande para que não se perca o seu controle,
nem tão pequena para que não se faça
microgerenciamento (de 8 a 80 horas)
TAREFAS RECORRENTES
Se uma tarefa se repete em intervalos definidos,
insira-a como uma tarefa recorrente. Exemplo:
reuniões de comitê do projeto ou reuniões de equipe.
SEQUENCIAR OU VINCULAR TAREFAS
• Buscar respostas para as seguintes perguntas:
• Quais atividades devem ser realizadas antes?
• Quais atividades podem ser realizadas
simultaneamente?
• Quais atividades devem ser realizadas depois?
TAREFAS LIGADAS = DIAGRAMA DE
REDE
MDP –Método do Diagrama de Precedência
Dependências
Tarefas
O diagrama de redes estabelece o relacionamento lógico
entre diversas tarefas
TIPOS DE VÍNCULOS OU
DEPENDÊNCIAS
TI
II
TT
IT
Testes e
correções devem
terminar juntos
A compra de 2
materiais
relacionados
A sucessora não
pode ser
concluída até a
predecessora ser
iniciada
FORMAS DE VINCULAR TAREFAS
1. Preenchendo o campo “predecessora”
(abreviações do tipo funcionam
{TT;TI..})
2. Selecionar 2 ou mais tarefas e clicar no
ícone
3. Janela “Informações sobre a tarefa”
4. Com o mouse arrastando e soltando
FORMAS DE EDITAR OU EXCLUIR
VÍNCULOS
1. Editando o campo “predecessora”
2. Ícone
1. Janela “Informações sobre a tarefa”
2. Com o mouse; clique duplo sobre a
mesma
EXERCITE!
VINCULAR TAREFAS: DICAS!
• Antes de “amarrar” as tarefas, tome como
premissa que você tem MUITAS PESSOAS
disponíveis, ou 1 pessoa diferente e
adisposição para executar cada um das suas
tarefas.
• NÃO crie links entre as fases ou tarefas
resumo ! Somente entre tarefas simpes ou
pacotes de trabalho que não tenham tarefas
abaixo.
ESTIMAR DURAÇÃO DAS
TAREFAS
• A duração é a
diferença entre a data
início e a data fim de
uma tarefa.
• Geralmente exibida
em dias, mas pode ser
exibida em minutos,
horas, semanas ou
meses
Abreviação Descrição
m Minuto
h Hora
d Dia
dd Dias decorridos
s Semana
me Mês
TIPOS DE TAREFAS
Fórmula: Trabalho = Duração x Unidades
Fixe uma variável, forneça a outra e o MS Project calcula a terceira.
.
Duração (tempo de
execução da tarefa)
Trabalho (empenho
ou esforço para
realização da tarefa)
Unidades (recursos
de trabalho)
Cada tarefa do projeto poderá requerer um comportamento diferente, dadas
suas características.
Duração Fixa Trabalho Fixo Unidade Fixa
VARIÁVEISTIPOS
TAREFA
TAREFA “CONTROLADA PELO
EMPENHO/ESFORÇO”
• Tarefas marcadas desta forma, possibilitam o Project calcular
durações menores (menor prazo) quando incluídos mais
recursos!
• Atividades não controladas pelo esforço: quando inserimos
novos recursos, a quantidade total de trabalho aumenta.
• Atividades controladas pelo esforço: quando inserimos novos
recursos, a quantidade total de trabalho envolvido não muda e
é rateada entre os recursos (pulverizada).
TAREFAS DE “DURAÇÃO FIXA”
• Exemplo 1: Participação em um Evento Externo
• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas
(trabalho) da mesma aumentam pois é a soma das horas
alocadas de cada recurso
• Simule a participação de José também nesta
atividade e perceba o que acontece.
1. Agendamento da Tarefa: Automático
2. Nome da Tarefa: Participar do Evento X
3. Tipo de Tarefa: Duração Fixa
4. Duração: 2 dias (all day)
5. Recursos: João e Maria
6. [calculado] Horas de Trabalho: 32h
TAREFAS DE “DURAÇÃO FIXA”
• Exemplo 2: Escala de trabalho para ter 1 pessoa cuidando de um
stand em um congresso
• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho)
totais permanecem as mesmas porém são rateadas entre todos os
recursos.
• Simule a participação de Garcia também nesta
atividade e perceba o que acontece.
1. Agendamento da Tarefa: Automático
2. Nome da Tarefa: Representar empresa
no evento com o stand
3. Tipo de Tarefa: Duração Fixa
4. Controlada pelo empenho: SIM
5. Duração: 2 dias (all day)
6. Recursos: Pedro
7. [calculado] Horas de Trabalho: 16h
TAREFAS DE “UNIDADE FIXA”
• Exemplo 3: Criar relatório final de consultoria
• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas
(trabalho) da mesma aumentam pois é a soma das horas
alocadas de cada recurso
• Simule a participação de Antonio também nesta
atividade e perceba o que acontece.
1. Agendamento da Tarefa: Automático
2. Nome da Tarefa: Criar relatório final
3. Tipo de Tarefa: Unidade Fixa
4. Duração: 2 dias (all day)
5. Recursos: Andrey e Mateus
6. [calculado] Horas de Trabalho: 32h
TAREFAS DE “UNIDADE FIXA”
• Exemplo 4: Pintar a casa – efeito mutirão
• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas
(trabalho) totais permanecem as mesmas porém são rateadas
entre todos os recursos.
• Simule a participação de Elias também nesta
atividade e perceba o que acontece.
1. Agendamento da Tarefa: Automático
2. Nome da Tarefa: Criar relatório final
3. Tipo de Tarefa: Unidade Fixa
4. Controlada pelo empenho: SIM
5. Duração: 5 dias (all day)
6. Recursos: Tonhão
7. [calculado] Horas de Trabalho: 40h
TAREFAS DE “TRABALHO FIXO”
• Exemplo 5: Ministrar Curso de 16h
• Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas
(trabalho) totais permanecem as mesmas porém são rateadas
entre todos os recursos.
• Simule a participação de Juca também nesta
atividade e perceba o que acontece.
1. Agendamento da Tarefa: Automático
2. Nome da Tarefa: Criar relatório final
3. Tipo de Tarefa: Trabalho Fixo
4. Controlada pelo empenho: SIM
5. Horas de Trabalho: 16h
6. Recursos: Rodrigo
7. [calculado] Duração: 2 dias (all day)
RESTRIÇÕES
(CONSTRAINT) DE DATA
OU DATAS FIXAS
• O mesmo que DATAS FIXAS.
• Estas datas permanecerão inalteradas
independente de qualquer outro fator de
cálculo. Por exemplo, se você está
planejando uma reunião externa com a
sua equipe e reservou um local numa data
específica, por exemplo, 15/06/2017. Esta
data é “fixa” e não pode alterar em
função de qualquer outro fator do seu
cronograma no Microsoft Project.
RESTRIÇÕES DE DATA
RESTRIÇÕES DE DATA
• Não é recomendada a
utilização destes campos
sem uma boa justificativa e
os devidos conhecimentos
de suas implicações.
• A inserção desavisada de
datas específicas
diretamente nos campos
Start e Finish altera os
campos citados.
• Dica: sempre evite digitar ou
definir as datas!
LATÊNCIA EM TAREFAS –
ESTUDO DE CASO
• Você está agendando duas
tarefas. Uma tarefa é chamada
"Realizar pintura interna", e a
outra tarefa é chamada "Realizar
pintura externa".
• Você precisa que a tarefa
"Realizar pintura externa" inicie 3
dias úteis após a data de
término da "Realizar pintura
interna". Você precisa criar uma
dependência entre estas duas
tarefas. O que você deve fazer?
LATÊNCIA EM TAREFAS
• Tempo de latência é um tempo que pode adiantar ou atrasar 2
tarefas que estão vinculadas ou dependentes
• Para adicionar tempo de avanço, digite um número negativo ou
uma porcentagem negativa (por exemplo, –50%).
• Para adicionar tempo de retardo, digite um número ou uma
porcentagem positiva (por exemplo, 2d).
DIVISÃO DE TAREFAS
(SPLIT TASK)
CAMINHO CRÍTICO
• A análise do caminho crítico é uma das atividades mais
importantes do gerenciamento de projetos!
• Sequência de tarefas que definem/impactam diretamente a
data de término do projeto
• Não possuem margem de atraso
• Margens de atraso
• todas as tarefas devem possuir tarefas predecessoras e
duração
Caminho Crítico
Determina a duração do Projeto. É o caminho de maior duração : 39s. Qualquer
atraso sob o mesmo impactará a duração final.
Visto na linha do tempo (Cronograma):
02/10 ou
39 semanas
Este projeto levará
quantas semanas
para ser concluído?
EXIBIR CAMINHO CRÍTICO
• guia Formato > Tarefas Críticas
• guia Formato > Margem de Atraso
EXIBIR CAMINHO CRÍTICO
• guia Exibição > Gantt de Controle (Tracking Gantt)
• guia Exibição > Modos de Exibição da Tarefa > Outros
Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição
• > Gantt detalhado (exibe junto das barras a margem de atraso
permitida)
• > Diagrama de Rede
DESTACAR CAMINHO
CRÍTICO NAS TABELAS
• Exibir tarefas que fazem parte do Caminho:
• Exibição > Dados > Realce > Crítica.
DESTACAR CAMINHO
CRÍTICO NAS TABELAS
• Exibir tarefas que fazem parte
do Caminho:
• Exibição > Dados > Filtro
> Crítica.
DESTACAR CAMINHO
CRÍTICO NAS TABELAS
• Exibir tarefas que fazem parte
do Caminho:
• Exibição > Dados >
Agrupar Por > Crítica.
DESTACAR CAMINHO
CRÍTICO NAS TABELAS
• Exibir tarefas que fazem parte
do Caminho:
• Formato > Formatar >
Estilos de Texto >
Tarefas Críticas.
4. PLANEJAMENTO:
RECURSOS
TIPOS DE RECURSO
Trabalho
Pessoas ou
Equipamen-tos
Material
Itens tangíveis de
consumo: tinta,
cimento,
argamassa, carne
Custo
Prestar conta:
passagem,
hospedagem,re
feição
PLANILHA DE RECURSOS
• Guia Recurso > Exibir > Planejador de Equipe > Planilha de
Recursos;
• Guia Exibição > Modos de Exibição de Recursos > Planilha
de Recursos.
• Nesta planilha vamos detalhar todos os recursos necessários
para completar e as tarefas do projeto até a entrega do
produto ou serviço. Nosso foco está na coluna “Tipo”.
PLANILHA DE RECURSOS
RECURSOS – UNIDADE MÁXIMA
• Ao especificar 100% “Unid. Máxima”, significa que o recurso está
disponível durante todo o seu período útil.
• Aplica-se somente a Recursos do Tipo “Trabalho”
• Recursos que representam grupos de pessoas ou várias unidades de
um mesmo equipamento (exemplo: Redatores, Pintores, Fornos, etc.),
o aumento da capacidade é recomendado.
• O campo “Unid. máximas” trabalha pode ser configurado para
trabalhar com valores decimais (0,1; 1; 2,5). Menu Arquivo > Opções
> Cronograma > Mostrar unidades de atribuição como, e
selecionar a opção “Decimal”.
RECURSOS – TAXA PADRÃO E
“ACUMULAR”
• A unidade de controle de Taxa Padrão é a hora, mas podem-se
utilizar outras, de acordo com o tipo de trabalho que o recurso irá
realizar (dias, mês, etc.).
• Taxa Padrão aplica-se somente a Recursos do Tipo “Trabalho” e
“Material”. Recursos do tipo “Custo” são informados durante a
execução do projeto (no momento em que ele é associado à tarefa)
• A coluna “Acumular” permite que os custos sejam aplicados no
início, fim ou diluídos no decorrer do projeto (rateado). Útil no caso
de um relatório de fluxo de caixa.
RECURSOS – SITUAÇÃO
• João foi atribuído a uma tarefa que está em andamento e
este recurso recebeu um aumento salarial, logo o custo
deste recurso vai aumentar em seu projeto. Você precisa
atualizar o custo deste recurso, de modo que o valor
atual permaneça para as datas passadas e o novo valor
fique valendo para datas futuras. sem a necessidade de
ajustes manuais.
• Solução: personalizar as tabelas de “Taxas de Custo” do
recurso.
RECURSOS – VARIAÇÃO DE
TAXA AO LONGO DO
PROJETO
• Os recursos podem
ter tabelas de
taxas variáveis
(taxa, hora extra e
custo por uso),
designando em
cada uma delas
• em Recurso >
Propriedades >
Informações, ou
com um duplo
clique sobre o
recurso
RECURSOS – EXEMPLO
“CUSTO POR USO”
• Você trabalha em um projeto de construção que requer
propano como fonte de combustível para o seu
equipamento. O propano custa US $ 5,00 por litro, e o
tanque tem capacidade para 500 litros de propano. Cada
vez que o tanque for reabastecido, você deve pagar uma
taxa de US $ 20. É necessário introduzir os custos de
propano em seu cronograma do projeto .
• Solução: Criar um recurso material com uma etiqueta de
material de litros. Digite $ 20 no custo por uso e $ 5,00 da
taxa normal.e o recurso
RECURSOS – USANDO AS TABELAS
DE CUSTO
• modos de exibição > “Uso da Tarefa” ou “Uso do Recurso” e incluir a
coluna “Tabela de Taxas de Custo”; ou
• modos de exibição > “Uso da Tarefa ou “Uso do Recurso” e depois
Formato > Atribuição > Informações > aba Geral > caixa “Tabelas de
taxas de custo”.
CALENDÁRIO DOS
RECURSOS
• Pode ser configurado um calendário de
disponibilidade exclusivo para cada recurso.
• Apenas Recurso do tipo Trabalho (Pessoas e
Equipamentos) tem Calendário de
disponibilidade.
• guia Projeto > Propriedades > Alterar Período
de Trabalho: na caixa “Calendário para”, selecionar
o recurso desejado; ou
• duplo clique sobre o recurso: abrirá a janela
“Informações sobre o recurso”. Clicar em “Alterar
Período Útil”
ATRIBUIR RECURSOS A TAREFAS
• Dica: Você pode deixar esta
janela aberta e visível
enquanto trabalha na janela
de fundo
FORMAS DE DISTRIBUIÇÃO
(RATEIO) DAS HORAS DE
TRABALHO• No MS Project é possível observar
como o trabalho de um
determinado recurso é distribuído
ao longo do tempo.
Normalmente este trabalho é
distribuído de forma uniforme no
tempo.
• Através do modo de exibição Uso
da Tarefa ou Uso do Recurso
poderemos constatar esta
distribuição.
• [Demonstração]
CONTROLE DE ALOCAÇÕES
DE RECURSOS
• Alocação se aplica apenas a recursos do tipo “Trabalho”,
estados possíveis:
• Subalocado
• Totalmente alocado
• Superalocado > Necessário o Nivelamento
• menu Exibição > Visões de Recurso > Outros Modos de
Exibição > Mais Modos de Exibição > Gráfico de
Recursos
CONTROLE DE ALOCAÇÕES
DE RECURSOS
• Visualizar de forma geral (lista) em quais tarefas e projetos o
recurso está alocado:
• Exibição > Visões de Recurso > Formulário de Recursos
NIVELAMENTO DE
RECURSOS
NIVELAMENTO DE
RECURSOS
• Inspetor de Recursos
• Tarefa > Tarefas
> Inspecionar
ESTUDO DE CASO
Qual a melhor seqüência para completar as atividades de
forma a acabar no menor tempo e como menor custo?
ESTUDO DE CASO – APÓS
NIVELAMENTO
Duração: de 69 para 128 dias
ESTUDO DE CASO – APÓS
NIVELAMENTO COM PRIORIZAÇÃO
Duração: de 69 para 128 114 dias
Priorização da tarefa #13
5.
MONITORA-
MENTO E
CONTROLE
LINHAS DE BASE
• A linha de base é uma “fotografia da situação” do projeto.
• Um projeto sem linha de base nunca estará atrasado. Pois não
há como enxergar desvios se não foram definidos parâmetros
para que seja possível realizar as comparações.
• São cinco os campos copiados:
• Início, Término, Duração, Trabalho, Custo
LINHAS DE BASE
• Para criar uma linha de base, basta acessar o menu Projeto >
Cronograma > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base
VISUALIZANDO A LINHA
DE BASE
• clique no botão “Adicionar Coluna” no Gráfico de Gantt e
escolha, a coluna “Duração da Linha de Base”.
• Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são
copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e
Custo).
• Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha
de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na
guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre
as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o
salvamento foi realizado, que é a que estam
• os trabalhando):
• Gantt de Controle
• Exibir > Tabelas > Mais Tabelas > Linha de Base
ATUALIZAÇÃO DE TAREFAS
(APONTAMENTO DO
REALIZADO)
CONFIGURAÇÕES
• Opções >
Cronograma >
Opcões de Cálculo
deste projeto >
• Opções >
Cronograma >
Opcões de
agendamento deste
projeto >
CONFIGURAÇÕES
• Opções > Avançado >
• Mover o final de partes concluídas após a data de status para
antes da data de status
• Mover o início das partes restantes anteriores à data de status
para depois da data de status
CONFIGURAÇÕES
• Alterar os tipos de todas as tarefas para “Unidades Fixas” e
desmarcando opção “Controlada pelo empenho”.
• Em uma medição (apontar o passado), as Unidades de
Recurso são conhecidas e não devem ser alteradas.
PREPARAR A INTERFACE
PARA A ATUALIZAÇÃO
• Data de Status (data de medição):
• Exibir > Gantt de Controle
• Tabela: Controle
• Atalhos
PREPARAR A INTERFACE
PARA A ATUALIZAÇÃO
• Formato > Linhas de Grade > Linhas de Andamento
• Ou; botão direito sobre o Gráfico de Gantt
ATUALIZANDO O PROJETO
• Duração Real: Quantidade de dias entre a data de início e a data de status
• Duração Restante : Quantos dias a mais serão necessários para terminar a
tarefa.
• % Concluído - É o % de alcance de data da atividade, é calculado em
relação a “duração Real” e “duração Restante”.
• Ao lançar 2 das 3 informações o Project calcula a terceira baseado na data
de status. Em geral se atualiza a a “duração Real”; “duração restante” e o
sistema calcula automaticamente o “% concluído”.
ATUALIZANDO O PROJETO
% FÍSICO CONCLUÍDO
• “% físico concluído” - É um campo para se digitar o % físico
propriamente dito, conhecido também como “progresso físico”.
Esta coluna tem um bug que não mostra o % físico das atividades
resumo, podendo resolver criando uma coluna personalizada qualquer
indica a formula “= % físico concluído” e marcando a opção que faz com
que na atividade resumo seja feita uma média.
ATUALIZANDO O PROJETO
• Os apontamentos devem ser digitados e serão gravados pelo
Project nos campos:
• Início Real, Término Real, Duração Real, Trabalho Real, Custo Real,
% Concluído, % Físico Concluído
• Milestones também devem ser atualizados para 100%
• Situação 1: Tarefa foi concluída conforme planejado
• Situação 2: Tarefa está em andamento conforme planejado
• Situação 3: Tarefa está em andamento mas atrasada
(desempenhou abaixo do previsto)
• Situação 4: Tarefa em andamento está dentro do planejado
MAS demorará mais tempo ou menos tempo
• Situação 5: Tarefa iniciou ANTES ou DEPOIS do planejado
PREVISTO X REALIZADO
• Chama-se variação quando uma tarefa inicia ou termina
antes ou depois do planejado
• Exibição > Modos de Exibição de Tarefa > Gráfico de
Gantt > Gantt de Controle. O que está em cinza é o
planejado e o que está em azul ou vermelho é o real;
• Exibição > Modos de Exibição de Tarefa > Outros Modos
de exibição > Mais modos de exibição > Gantt detalhado;
• Exibição > Dados > Tabelas > Variação;
• Projeto > Propriedades >
• Informações do Projeto > botão “Estatísticas...”:
RELATÓRIOS E CAMPOS
PERSONALIZADOS
• Projeto > Relatórios > Relatórios
• Projeto > Relatórios > Relatórios Visuais
6. EXTRAS
MACROS
• Objetivo: evitar o trabalho repetitivo
• Exibição > Macros
PERSONALIZAÇÃO DO
PROJECT
• Uso do arquivo Global.MPT
• Uso do Organizador
ANÁLISE DE VALOR AGREGADO
INTRODUÇÃO AO ASSUNTO
Você contratou 1 pedreiro para construir um
muro de 5 metros de extensão. O prazo
acordado foi de 5 dias e o valor total de R$
500,00 pela empreitada (R$ 100,00/metro
construído) incluindo mão-de-obra e material.
Ao final do 3 dia você resolve ligar para o seu
pedreiro para obter informações sobre o
andamento dos serviços. O pedreiro informa
que está tudo bem, que vem trabalhando todos
os dias e que já foram gastos R$ 250,00 até
então.
Posso ficar tranquilo com as informações
que tive?
TÉCNICA DO VALOR
AGREGADO
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
-
005
010
015
020
025
030
035
040
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês
10
Mês
11
Mês
12
Thousands
PV
PV - Valor Planejado ou Planned Value
O custo planejado (orçado) para o Projeto
Mês
Custo
Planejado
Acumulado
PV
Mês 1 1.000,00
Mês 2 2.000,00
Mês 3 3.000,00
Mês 4 6.000,00
Mês 5 11.000,00
Mês 6 18.000,00
Mês 7 24.000,00
Mês 8 31.000,00
Mês 9 34.000,00
Mês 10 35.000,00
Mês 11 35.500,00
Mês 12 36.000,00
BAC
Orçamento
Total Planejado
36.000,00
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
AC - Custo Real ou Actual Cost
O custo desembolsado para o avanço atual do projeto
-
005
010
015
020
025
030
035
040
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês
10
Mês
11
Mês
12
Thousands
PV AC
Mês
Custo
Planejado
Acumulado
PV
Custo Real
Acumulado
AC
Mês 1 1.000,00 1.300,00
Mês 2 2.000,00 2.600,00
Mês 3 3.000,00 3.900,00
Mês 4 6.000,00 8.700,00
Mês 5 11.000,00 15.950,00
Mês 6 18.000,00 17.000,00
Mês 7 24.000,00
Mês 8 31.000,00
Mês 9 34.000,00
Mês 10 35.000,00
Mês 11 35.500,00
Mês 12 36.000,00
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
EV - Valor Agregado ou Earned Value
O custo orçado para o trabalho efetivamente realizado
-
005
010
015
020
025
030
035
040
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês
10
Mês
11
Mês
12
Thousands
PV AC EV
Mês
Custo
Planejado
Acumulado
PV
Custo Real
Acumulado
AC
Valor
Agregado -
EV
Mês 1 1.000,00 1.300,00 3.000,00
Mês 2 2.000,00 2.600,00 6.000,00
Mês 3 3.000,00 3.900,00 9.000,00
Mês 4 6.000,00 8.700,00 12.000,00
Mês 5 11.000,00 15.950,00 13.500,00
Mês 6 18.000,00 17.000,00 14.250,00
Mês 7 24.000,00
Mês 8 31.000,00
Mês 9 34.000,00
Mês 10 35.000,00
Mês 11 35.500,00
Mês 12 36.000,00
Ponto de Medição
de Desempenho do Projeto
(mês 6)
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
Com estes indicadores nós poderemos
responder questões
importantes e bem frequentes
relativas ao progresso do projeto
1.Estamos adiantados ou atrasados (cronograma)?
2.Estamos dentro ou estouramos o orçamento ?
3.Finalizaremos dentro ou estouraremos
o orçamento ?
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
SPI – Schedule Performance Index
Indicador de medida da eficiência do cronograma em um projeto
-
005
010
015
020
025
030
035
040
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês
10
Mês
11
Mês
12
Thousands
PV
AC
EV
SPI = EV / PV
Estamos adiantados>1
<1 Estamos atrasados
SPI
1.Estamos
adiantados ou
atrasados
(cronograma)?
SPI = 0,79
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
CPI – Cost Performance Index
Indicador de medida da eficiência de custos em um projeto
-
005
010
015
020
025
030
035
040
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês
10
Mês
11
Mês
12
Thousands
PV
AC
EV
CPI = EV / AC
Estamos abaixo do orçado>1
<1 Estamos acima do
orçado
CPI
2. Estamos
dentro ou
estouramos o
orçamento?
CPI = 0,84
Como
anda o
Projeto?
Sponsor ou
PatrocinadorGerente
do Projeto
O SPI
está 1,2 e
o CPI 1,3
TÉCNICA DO VALOR AGREGADO
EAC – Estimate AT Completion
O custo total previsto do Projeto ou quanto irá custar o Projeto ao final.
-
005
010
015
020
025
030
035
040
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês
10
Mês
11
Mês
12
Thousands
PV
AC
EV
EAC = BAC / CPI
3.Finalizaremos
dentro ou
estouraremos o
orçamento?
BAC = 36.000,00
Orçamento Total Planejado
EAC = 42.947,37
VAC
GUIA DE MELHORES PRÁTICAS USO
DO EVM
GUIA DE MELHORES PRÁTICAS PARA
ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMAS
CONTATOS
e-mail: dimitricampana@hotmail.com
Skype: dimitri.campana
Twitter: @dimitricampana
http://www.linkedin.com/in/dimitricampana
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Gestão de projetos com Microsoft Project

  • 1. CURSO GESTÃO DE PROJETOS COM O MICROSOFT PROJECT Dimitri Campana PMP, CSM, PRINCE 12/2016
  • 2. Dimitri Campana, é consultor empresarial, professor em MBAs e gerente de projetos no Instituto de Inovação do SESI SC. Graduado como Bacharel em Sistemas de Informação com especialização em Gestão de Projetos pela University of La Verne/CA. Possui certificações internacionais na área de Projetos (PMP/PMI e PRINCE2), em Gestão de Mudanças Organizacionais (HCMP) além de outras credenciadas pela Microsoft e Scrum Alliance. Tem como especialidade a gestão de projetos complexos de TI e formação de equipes de alta performance.
  • 3. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 1. Introdução ao Gerenciamento de Projetos 2. Softwares para Gerenciamento de Projetos e o Microsoft Project 3. Planejamento: Tarefas 4. Planejamento: Recursos 5. Monitoração e Controle 6. Extras 1. Macros 2. Análise de Valor Agregado
  • 5. O QUE É UM PROJETO? “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” Fonte: Guia PMBOK 5a ed.
  • 6. A TRIPLA RESTRIÇÃO PRESENTE EM TODOS OS PROJETOS
  • 7. O PMI® – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Organização de maior credibilidade mundial na área de GP •Presente em 125 países •Associados •Publicações e Congressos •Certificações: PMP, CAPM www.pmisc.org e www.pmi.org
  • 8. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE – GUIA PMBOK • Guia ou conjunto de boas práticas reconhecido mundialmente • Genérico • Uma grande ‘caixa de ferramentas’ (canivete suíço – você não usará tudo a toda hora) • Define “o que” deve ser feito e não “o como” • Atualmente na 5ª edição: 2012
  • 9. CERTIFICAÇÕES 9 Gerente de Projetos Gerente de Portfolio Membro de Equipe Gerente de Programas Em 1999, o PMI tornou-se a primeira organização no mundo a ter seu Programa de Certificação reconhecido pela (ISO) 9001
  • 10. O GERENTE DE PROJETOS • Responsável direto pelo sucesso/fracasso • Sustenta-se em 2 pilares Conheci- mento de Técnicas Habilidades Inter- pessoais Gestão de Projetos
  • 11. O GERENTE DE PROJETOS Estrategista, é acostumado a tomar decisões. Gerencia várias ‘frentes de batalha’ ao mesmo tempo. Habilidades de liderança, relacionamento.
  • 12. OPÇÃO PARA VISÃO DE ALTO NÍVEL: PMCANVAS – PROJECT MODEL CANVAS Construído de forma colaborativa com os Stakeholders
  • 13. OS GRUPOS DE PROCESSOS
  • 14. VISÃO GERAL 1. Iniciação 2. Planejamento 3. Execução 5. Encerramento 4.MonitoramentoeControle • Existem 47 processos mapeados no Guia PMBOK • Estes processos são agrupados de 2 formas: • Em 5 grupos temporais; e • Em 10 Áreas de conhecimento Os 5 Grupos Temporais (ocorrem ao longo do tempo):
  • 16. AS 10 ÁREAS DE CONHECIMENTO O Gerente de Projeto trabalha com 10 Áreas de Conhecimento distintas. O descuido em alguma delas pode determinar o fracasso do projeto. Integração Escopo (o que fazer) Tempo (quando está pronto?) Custos (quanto) Qualidade (ficou bom?) RH (quem faz) Comunicação (está claro?) Riscos (e se der problema?) Aquisições/ Contratações Stakeholders ou Partes Interessadas PROJETO
  • 18. A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) Tradução livre da sigla WBS - Work Breakdown Structure Decomposição hierárquica orientada às entregas do projeto Ela organiza e define o escopo total, sem exceção Envolve todo o trabalho necessário
  • 19. Produto, Resultado ou Serviço é “quebrado” em partes menores O conjunto das partes formará o produto final do Projeto NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3
  • 20. 1.Gerenciamento do Projeto 1.1 Comunicação 1.2 Encerramento 2. Estrutura 2.1 Local e Mobiliário 2.3 Decoração 2.4 Audiovisual e Wi-fi 2.5 Ônibus 2.6 Tenda 2.7 Sonorização / Iluminação 3. Lazer 3.1 Karaokê 3.2 Jogos 3.3 Banda 3.4 Brindes 4. Alimentação e Bebidas 4.1 Almoço 4.2 Café da Manhã 4.3 Café da Tarde 5. Liberações 5.1 Arts 5.2 Vigilância Sanitária 5.3 Floran 5.4 ECAD 5.5 Bombeiro 6. Comunicação 6.1 Convites 6.2 Comunicação Visual 6.3 Pesquisa de Satisfação 7. Pessoal 7.1 Palestrante 7.2 Churrasqueiro 7.3 Ambulância 7.4 Equipe Limpeza 7.5 Equipe Apoio 7.6 Fotógrafo A caixa que não tiver mais sub-diviões é chamada de “pacote de trabalho” A profundidade depende do tamanho e complexidade do projeto. Uso de Substantivos FESTA DE FINAL DE ANO Numeração
  • 21.
  • 23. GERENCIAMENTO DO TEMPO Assegurar a conclusão do Projeto dentro do prazo previsto e aprovado
  • 24. DEFINIR AS ATIVIDADES (TAREFAS) Detalhar o último nível da EAP em atividades Atribuir um código identificando cada uma Tipicamente cada atividade torna-se uma linha em Softs de auxílio ao Gerenc. de Projetos.
  • 25. SEQUENCIAR AS ATIVIDADES (VINCULAR) Diagrama de Rede - Ilustra as dependências e fluxo ou ordem das atividades Verificar se existe dependência entre elas Dar uma sequência lógica às atividades para suas execuções
  • 26. DIAGRAMA DE REDE Dependências Atividades Tipo de dependência mais comum: Término para Início Instalar Módulo 1 Testar Módulo 1 Instalar Módulo 2 Testar Módulo 2 Testar Integração dos Módulos Homologar com o Cliente
  • 28. PESSOAS Nomes ou Funções Número e especialidades EQUIPAMENTOS Descrição e quantidades MATERIAIS DE CONSUMO Descrição e quantidades ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES
  • 29. ESTIMAR ESFORÇO OU TRABALHO Esforço é ≠de Duração Exemplo (esforço fixo) - Pintar uma parede Pintor 1: 4h de esforço e 2 dias de duração Pintor 2: 4h de esforço e 1 dia de duração Quantas horas? Ajuda a calcular o custo... Quantos dias? Ajuda a montar o cronograma
  • 30. DESENVOLVER O CRONOGRAMA Determinar as datas de início e término das atividades Consultar ‘restrições’ com relação a datas impostas Aplicação de Calendário: Considerar o calendário da empresa ou organização Atenção para férias coletivas, feriados, ‘pontes”!! Uma vez aprovado, o cronograma servirá como linha de base para controle
  • 31. A principal saída deste processo é o Cronograma que pode ter vários formatos DESENVOLVER O CRONOGRAMA
  • 32. GERENCIAMENTO DE CUSTOS • Assegurar a conclusão do Projeto dentro do orçamento aprovado
  • 33. ESTIMAR OS CUSTOS • UTILIZAR COMO BASE A EAP Custos: - Horas da Equipe (valor hh) - Equipamentos . Compra . Aluguel - Terceiros - Materiais
  • 39. SOFTWARES MAIS SIMPLES ESCOPO Kanban Comunicação CUSTOS
  • 40. Público Uso individual e GPs em tempo parcial GPs em tempo integral PMOs
  • 41. O MS PROJECT 2010 NOS AJUDA NOS AUXILIA A ORGANIZAR OS SEGUINTES PROCESSOS: • 1.2. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto • 2.4. Criar a EAP • 3.1 Planejar o gerenciamento do cronograma • 3.2. Definir as atividades • 3.3. Sequenciar atividades • 3.4. Estimar os recursos das Atividades • 3.5. Estimar as durações das atividades • 3.6. Desenvolver o Cronograma • 4.2. Estimar custos • 4.3. Determinar o orçamento • 6.1. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos • 1.4. Monitorar e controlar o trabalho do projeto • 3.7. Controlar o cronograma • 4.4. Controlar os custos
  • 42. PROPÓSITOS DO MS PROJECT 2010 • Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nível, de acordo com as necessidades de cada projeto; • Consultar dados do plano de projeto em vários modos de exibição; Compartilhar dados dos projetos com outras pessoas; • Criar e extrair relatórios personalizados e específicos; Compartilhar e gerenciar recursos entre diversos projetos.
  • 43. FUNCIONALIDADES NOVAS EM RELAÇÃO A VERSÃO ANTERIOR • Agendamento manual de tarefas; • Modo de exibição “Linha do Tempo”; • Salvar como PDF ou XPS; • Inativação de tarefas (somente na versão Professional); • Integração com as Listas de Tarefas do SharePoint (somente na versão Professional); • Relatórios visuais; • Realce de alterações; • Detalhamento sobre períodos não úteis em calendários; • Interface amigável e intuitiva.
  • 45. CONCEITOS E JARGÕES Alguns são iguais ao Guia PMBOK, outros, específicos do MS Project. • Atividades = Tarefas • Esforço = Trabalho = Empenho (em horas) • Duração (em dias, semanas, anos) • Datas de Início e Fim • Sequenciar = Vincular • Marcos ou Milestones = Etapa (v 2010) • Recursos • Pessoas = Tipo Trabalho • Custos • Linha de Base ou baseline
  • 47. MODOS DE EXIBIÇÃO Gráfico de Gantt Gantt de Controle
  • 48. MODOS DE EXIBIÇÃO Uso da Tarefa (Task Usage) Diagrama de Rede (Network Diagram)
  • 50. MODOS DE EXIBIÇÃO Planejador de Equipe (versão Pro) Uso dos Recursos (Resource Usage)
  • 51. MODOS DE EXIBIÇÃO USO DO RECURSO POR MÊS
  • 52. MODOS DE EXIBIÇÃO Planilha de Recursos (Resource Sheet) Gráfico de Recursos (Resource Graphic)
  • 53. 2 MODOS DE EXIBIÇÃO AO MESMO TEMPO
  • 54. CRIANDO UM NOVO PROJETO • Projeto em branco: pelo menu Arquivo > Novo, • clicar em “Projeto em branco”. • Ou; clicar em “Modelos recentes” ou “Meus modelos” • Ou; “Novo a partir de existente”.
  • 55. NOVO PROJETO • SEMPRE parametrizar ou configurar alguns dados ANTES de iniciar a construção do cronograma: • Projeto > • Informações sobre o Projeto > data de início • Propriedades > Alterar Período de Trabalho Data de Início Calendário O MS Project NÃO vem com as datas comemorativas e feriados configurados.
  • 57. FORMATOS DE TAREFAS 1. Tarefas (simples ou recorrentes) 2. Tarefas Resumo ou pacotes de trabalho (WBS); ou agrupadores – aparecem em negrito • dica: Formato > 3. Etapas/Marcos/Milestones
  • 58. FORMAS DE AGENDAMENTO DE TAREFAS 1. Automática: Project calcula datas de início, término e duração e em um re- planejamento, altera em efeito cascata 2. Manual (novidade): não faz nada automático; barra em outra coloração no Gantt; aceita texto na duração; não faz efeito dominó. Recomendado trabalhar no modo automático!
  • 60. TAREFA MARCO OU MILESTONE • pontos de controle dentro do projeto • momentos importantes (ex. final de uma fase) • possui “Duração” e “Trabalho” (horas) = zero • no MS Project, é o mesmo que “Etapa”. v 2010
  • 61. TAREFA MARCO OU MILESTONE • pontos de controle dentro do projeto • momentos importantes (ex. fim das fases) • possui “Duração” e “Trabalho” (horas) = zero EXERCITE!
  • 62. CRIAÇÃO DE TAREFAS (BOAS PRÁTICAS) • Utilize Nomes de fácil compreensão • Expressar ações. Verbo deve estar no infinitivo, como “Revisar ...”, “Desenvolver ...”; • Marcos/milestones devem estar no particípio, como “Revisão concluída”, “Modelo da capa desenvolvido” • A granularidade de cada tarefa deve possuir o tamanho ideal para que possa ser controlada: nem tão grande para que não se perca o seu controle, nem tão pequena para que não se faça microgerenciamento (de 8 a 80 horas)
  • 63. TAREFAS RECORRENTES Se uma tarefa se repete em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa recorrente. Exemplo: reuniões de comitê do projeto ou reuniões de equipe.
  • 64. SEQUENCIAR OU VINCULAR TAREFAS • Buscar respostas para as seguintes perguntas: • Quais atividades devem ser realizadas antes? • Quais atividades podem ser realizadas simultaneamente? • Quais atividades devem ser realizadas depois?
  • 65. TAREFAS LIGADAS = DIAGRAMA DE REDE MDP –Método do Diagrama de Precedência Dependências Tarefas O diagrama de redes estabelece o relacionamento lógico entre diversas tarefas
  • 66. TIPOS DE VÍNCULOS OU DEPENDÊNCIAS TI II TT IT Testes e correções devem terminar juntos A compra de 2 materiais relacionados A sucessora não pode ser concluída até a predecessora ser iniciada
  • 67. FORMAS DE VINCULAR TAREFAS 1. Preenchendo o campo “predecessora” (abreviações do tipo funcionam {TT;TI..}) 2. Selecionar 2 ou mais tarefas e clicar no ícone 3. Janela “Informações sobre a tarefa” 4. Com o mouse arrastando e soltando
  • 68. FORMAS DE EDITAR OU EXCLUIR VÍNCULOS 1. Editando o campo “predecessora” 2. Ícone 1. Janela “Informações sobre a tarefa” 2. Com o mouse; clique duplo sobre a mesma EXERCITE!
  • 69. VINCULAR TAREFAS: DICAS! • Antes de “amarrar” as tarefas, tome como premissa que você tem MUITAS PESSOAS disponíveis, ou 1 pessoa diferente e adisposição para executar cada um das suas tarefas. • NÃO crie links entre as fases ou tarefas resumo ! Somente entre tarefas simpes ou pacotes de trabalho que não tenham tarefas abaixo.
  • 70. ESTIMAR DURAÇÃO DAS TAREFAS • A duração é a diferença entre a data início e a data fim de uma tarefa. • Geralmente exibida em dias, mas pode ser exibida em minutos, horas, semanas ou meses Abreviação Descrição m Minuto h Hora d Dia dd Dias decorridos s Semana me Mês
  • 71. TIPOS DE TAREFAS Fórmula: Trabalho = Duração x Unidades Fixe uma variável, forneça a outra e o MS Project calcula a terceira. . Duração (tempo de execução da tarefa) Trabalho (empenho ou esforço para realização da tarefa) Unidades (recursos de trabalho) Cada tarefa do projeto poderá requerer um comportamento diferente, dadas suas características. Duração Fixa Trabalho Fixo Unidade Fixa VARIÁVEISTIPOS TAREFA
  • 72. TAREFA “CONTROLADA PELO EMPENHO/ESFORÇO” • Tarefas marcadas desta forma, possibilitam o Project calcular durações menores (menor prazo) quando incluídos mais recursos! • Atividades não controladas pelo esforço: quando inserimos novos recursos, a quantidade total de trabalho aumenta. • Atividades controladas pelo esforço: quando inserimos novos recursos, a quantidade total de trabalho envolvido não muda e é rateada entre os recursos (pulverizada).
  • 73. TAREFAS DE “DURAÇÃO FIXA” • Exemplo 1: Participação em um Evento Externo • Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) da mesma aumentam pois é a soma das horas alocadas de cada recurso • Simule a participação de José também nesta atividade e perceba o que acontece. 1. Agendamento da Tarefa: Automático 2. Nome da Tarefa: Participar do Evento X 3. Tipo de Tarefa: Duração Fixa 4. Duração: 2 dias (all day) 5. Recursos: João e Maria 6. [calculado] Horas de Trabalho: 32h
  • 74. TAREFAS DE “DURAÇÃO FIXA” • Exemplo 2: Escala de trabalho para ter 1 pessoa cuidando de um stand em um congresso • Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) totais permanecem as mesmas porém são rateadas entre todos os recursos. • Simule a participação de Garcia também nesta atividade e perceba o que acontece. 1. Agendamento da Tarefa: Automático 2. Nome da Tarefa: Representar empresa no evento com o stand 3. Tipo de Tarefa: Duração Fixa 4. Controlada pelo empenho: SIM 5. Duração: 2 dias (all day) 6. Recursos: Pedro 7. [calculado] Horas de Trabalho: 16h
  • 75. TAREFAS DE “UNIDADE FIXA” • Exemplo 3: Criar relatório final de consultoria • Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) da mesma aumentam pois é a soma das horas alocadas de cada recurso • Simule a participação de Antonio também nesta atividade e perceba o que acontece. 1. Agendamento da Tarefa: Automático 2. Nome da Tarefa: Criar relatório final 3. Tipo de Tarefa: Unidade Fixa 4. Duração: 2 dias (all day) 5. Recursos: Andrey e Mateus 6. [calculado] Horas de Trabalho: 32h
  • 76. TAREFAS DE “UNIDADE FIXA” • Exemplo 4: Pintar a casa – efeito mutirão • Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) totais permanecem as mesmas porém são rateadas entre todos os recursos. • Simule a participação de Elias também nesta atividade e perceba o que acontece. 1. Agendamento da Tarefa: Automático 2. Nome da Tarefa: Criar relatório final 3. Tipo de Tarefa: Unidade Fixa 4. Controlada pelo empenho: SIM 5. Duração: 5 dias (all day) 6. Recursos: Tonhão 7. [calculado] Horas de Trabalho: 40h
  • 77. TAREFAS DE “TRABALHO FIXO” • Exemplo 5: Ministrar Curso de 16h • Associando mais recursos a este tipo de atividade, as horas (trabalho) totais permanecem as mesmas porém são rateadas entre todos os recursos. • Simule a participação de Juca também nesta atividade e perceba o que acontece. 1. Agendamento da Tarefa: Automático 2. Nome da Tarefa: Criar relatório final 3. Tipo de Tarefa: Trabalho Fixo 4. Controlada pelo empenho: SIM 5. Horas de Trabalho: 16h 6. Recursos: Rodrigo 7. [calculado] Duração: 2 dias (all day)
  • 78. RESTRIÇÕES (CONSTRAINT) DE DATA OU DATAS FIXAS • O mesmo que DATAS FIXAS. • Estas datas permanecerão inalteradas independente de qualquer outro fator de cálculo. Por exemplo, se você está planejando uma reunião externa com a sua equipe e reservou um local numa data específica, por exemplo, 15/06/2017. Esta data é “fixa” e não pode alterar em função de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project.
  • 80. RESTRIÇÕES DE DATA • Não é recomendada a utilização destes campos sem uma boa justificativa e os devidos conhecimentos de suas implicações. • A inserção desavisada de datas específicas diretamente nos campos Start e Finish altera os campos citados. • Dica: sempre evite digitar ou definir as datas!
  • 81. LATÊNCIA EM TAREFAS – ESTUDO DE CASO • Você está agendando duas tarefas. Uma tarefa é chamada "Realizar pintura interna", e a outra tarefa é chamada "Realizar pintura externa". • Você precisa que a tarefa "Realizar pintura externa" inicie 3 dias úteis após a data de término da "Realizar pintura interna". Você precisa criar uma dependência entre estas duas tarefas. O que você deve fazer?
  • 82. LATÊNCIA EM TAREFAS • Tempo de latência é um tempo que pode adiantar ou atrasar 2 tarefas que estão vinculadas ou dependentes • Para adicionar tempo de avanço, digite um número negativo ou uma porcentagem negativa (por exemplo, –50%). • Para adicionar tempo de retardo, digite um número ou uma porcentagem positiva (por exemplo, 2d).
  • 84. CAMINHO CRÍTICO • A análise do caminho crítico é uma das atividades mais importantes do gerenciamento de projetos! • Sequência de tarefas que definem/impactam diretamente a data de término do projeto • Não possuem margem de atraso • Margens de atraso • todas as tarefas devem possuir tarefas predecessoras e duração
  • 85. Caminho Crítico Determina a duração do Projeto. É o caminho de maior duração : 39s. Qualquer atraso sob o mesmo impactará a duração final. Visto na linha do tempo (Cronograma): 02/10 ou 39 semanas Este projeto levará quantas semanas para ser concluído?
  • 86. EXIBIR CAMINHO CRÍTICO • guia Formato > Tarefas Críticas • guia Formato > Margem de Atraso
  • 87. EXIBIR CAMINHO CRÍTICO • guia Exibição > Gantt de Controle (Tracking Gantt) • guia Exibição > Modos de Exibição da Tarefa > Outros Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição • > Gantt detalhado (exibe junto das barras a margem de atraso permitida) • > Diagrama de Rede
  • 88. DESTACAR CAMINHO CRÍTICO NAS TABELAS • Exibir tarefas que fazem parte do Caminho: • Exibição > Dados > Realce > Crítica.
  • 89. DESTACAR CAMINHO CRÍTICO NAS TABELAS • Exibir tarefas que fazem parte do Caminho: • Exibição > Dados > Filtro > Crítica.
  • 90. DESTACAR CAMINHO CRÍTICO NAS TABELAS • Exibir tarefas que fazem parte do Caminho: • Exibição > Dados > Agrupar Por > Crítica.
  • 91. DESTACAR CAMINHO CRÍTICO NAS TABELAS • Exibir tarefas que fazem parte do Caminho: • Formato > Formatar > Estilos de Texto > Tarefas Críticas.
  • 93. TIPOS DE RECURSO Trabalho Pessoas ou Equipamen-tos Material Itens tangíveis de consumo: tinta, cimento, argamassa, carne Custo Prestar conta: passagem, hospedagem,re feição
  • 94. PLANILHA DE RECURSOS • Guia Recurso > Exibir > Planejador de Equipe > Planilha de Recursos; • Guia Exibição > Modos de Exibição de Recursos > Planilha de Recursos. • Nesta planilha vamos detalhar todos os recursos necessários para completar e as tarefas do projeto até a entrega do produto ou serviço. Nosso foco está na coluna “Tipo”.
  • 96. RECURSOS – UNIDADE MÁXIMA • Ao especificar 100% “Unid. Máxima”, significa que o recurso está disponível durante todo o seu período útil. • Aplica-se somente a Recursos do Tipo “Trabalho” • Recursos que representam grupos de pessoas ou várias unidades de um mesmo equipamento (exemplo: Redatores, Pintores, Fornos, etc.), o aumento da capacidade é recomendado. • O campo “Unid. máximas” trabalha pode ser configurado para trabalhar com valores decimais (0,1; 1; 2,5). Menu Arquivo > Opções > Cronograma > Mostrar unidades de atribuição como, e selecionar a opção “Decimal”.
  • 97. RECURSOS – TAXA PADRÃO E “ACUMULAR” • A unidade de controle de Taxa Padrão é a hora, mas podem-se utilizar outras, de acordo com o tipo de trabalho que o recurso irá realizar (dias, mês, etc.). • Taxa Padrão aplica-se somente a Recursos do Tipo “Trabalho” e “Material”. Recursos do tipo “Custo” são informados durante a execução do projeto (no momento em que ele é associado à tarefa) • A coluna “Acumular” permite que os custos sejam aplicados no início, fim ou diluídos no decorrer do projeto (rateado). Útil no caso de um relatório de fluxo de caixa.
  • 98. RECURSOS – SITUAÇÃO • João foi atribuído a uma tarefa que está em andamento e este recurso recebeu um aumento salarial, logo o custo deste recurso vai aumentar em seu projeto. Você precisa atualizar o custo deste recurso, de modo que o valor atual permaneça para as datas passadas e o novo valor fique valendo para datas futuras. sem a necessidade de ajustes manuais. • Solução: personalizar as tabelas de “Taxas de Custo” do recurso.
  • 99. RECURSOS – VARIAÇÃO DE TAXA AO LONGO DO PROJETO • Os recursos podem ter tabelas de taxas variáveis (taxa, hora extra e custo por uso), designando em cada uma delas • em Recurso > Propriedades > Informações, ou com um duplo clique sobre o recurso
  • 100. RECURSOS – EXEMPLO “CUSTO POR USO” • Você trabalha em um projeto de construção que requer propano como fonte de combustível para o seu equipamento. O propano custa US $ 5,00 por litro, e o tanque tem capacidade para 500 litros de propano. Cada vez que o tanque for reabastecido, você deve pagar uma taxa de US $ 20. É necessário introduzir os custos de propano em seu cronograma do projeto . • Solução: Criar um recurso material com uma etiqueta de material de litros. Digite $ 20 no custo por uso e $ 5,00 da taxa normal.e o recurso
  • 101. RECURSOS – USANDO AS TABELAS DE CUSTO • modos de exibição > “Uso da Tarefa” ou “Uso do Recurso” e incluir a coluna “Tabela de Taxas de Custo”; ou • modos de exibição > “Uso da Tarefa ou “Uso do Recurso” e depois Formato > Atribuição > Informações > aba Geral > caixa “Tabelas de taxas de custo”.
  • 102. CALENDÁRIO DOS RECURSOS • Pode ser configurado um calendário de disponibilidade exclusivo para cada recurso. • Apenas Recurso do tipo Trabalho (Pessoas e Equipamentos) tem Calendário de disponibilidade. • guia Projeto > Propriedades > Alterar Período de Trabalho: na caixa “Calendário para”, selecionar o recurso desejado; ou • duplo clique sobre o recurso: abrirá a janela “Informações sobre o recurso”. Clicar em “Alterar Período Útil”
  • 103. ATRIBUIR RECURSOS A TAREFAS • Dica: Você pode deixar esta janela aberta e visível enquanto trabalha na janela de fundo
  • 104. FORMAS DE DISTRIBUIÇÃO (RATEIO) DAS HORAS DE TRABALHO• No MS Project é possível observar como o trabalho de um determinado recurso é distribuído ao longo do tempo. Normalmente este trabalho é distribuído de forma uniforme no tempo. • Através do modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso do Recurso poderemos constatar esta distribuição. • [Demonstração]
  • 105. CONTROLE DE ALOCAÇÕES DE RECURSOS • Alocação se aplica apenas a recursos do tipo “Trabalho”, estados possíveis: • Subalocado • Totalmente alocado • Superalocado > Necessário o Nivelamento • menu Exibição > Visões de Recurso > Outros Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição > Gráfico de Recursos
  • 106. CONTROLE DE ALOCAÇÕES DE RECURSOS • Visualizar de forma geral (lista) em quais tarefas e projetos o recurso está alocado: • Exibição > Visões de Recurso > Formulário de Recursos
  • 108. NIVELAMENTO DE RECURSOS • Inspetor de Recursos • Tarefa > Tarefas > Inspecionar
  • 109. ESTUDO DE CASO Qual a melhor seqüência para completar as atividades de forma a acabar no menor tempo e como menor custo?
  • 110. ESTUDO DE CASO – APÓS NIVELAMENTO Duração: de 69 para 128 dias
  • 111. ESTUDO DE CASO – APÓS NIVELAMENTO COM PRIORIZAÇÃO Duração: de 69 para 128 114 dias Priorização da tarefa #13
  • 113. LINHAS DE BASE • A linha de base é uma “fotografia da situação” do projeto. • Um projeto sem linha de base nunca estará atrasado. Pois não há como enxergar desvios se não foram definidos parâmetros para que seja possível realizar as comparações. • São cinco os campos copiados: • Início, Término, Duração, Trabalho, Custo
  • 114. LINHAS DE BASE • Para criar uma linha de base, basta acessar o menu Projeto > Cronograma > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base
  • 115. VISUALIZANDO A LINHA DE BASE • clique no botão “Adicionar Coluna” no Gráfico de Gantt e escolha, a coluna “Duração da Linha de Base”. • Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo). • Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estam • os trabalhando): • Gantt de Controle • Exibir > Tabelas > Mais Tabelas > Linha de Base
  • 117. CONFIGURAÇÕES • Opções > Cronograma > Opcões de Cálculo deste projeto > • Opções > Cronograma > Opcões de agendamento deste projeto >
  • 118. CONFIGURAÇÕES • Opções > Avançado > • Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status • Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status
  • 119. CONFIGURAÇÕES • Alterar os tipos de todas as tarefas para “Unidades Fixas” e desmarcando opção “Controlada pelo empenho”. • Em uma medição (apontar o passado), as Unidades de Recurso são conhecidas e não devem ser alteradas.
  • 120. PREPARAR A INTERFACE PARA A ATUALIZAÇÃO • Data de Status (data de medição): • Exibir > Gantt de Controle • Tabela: Controle • Atalhos
  • 121. PREPARAR A INTERFACE PARA A ATUALIZAÇÃO • Formato > Linhas de Grade > Linhas de Andamento • Ou; botão direito sobre o Gráfico de Gantt
  • 122. ATUALIZANDO O PROJETO • Duração Real: Quantidade de dias entre a data de início e a data de status • Duração Restante : Quantos dias a mais serão necessários para terminar a tarefa. • % Concluído - É o % de alcance de data da atividade, é calculado em relação a “duração Real” e “duração Restante”. • Ao lançar 2 das 3 informações o Project calcula a terceira baseado na data de status. Em geral se atualiza a a “duração Real”; “duração restante” e o sistema calcula automaticamente o “% concluído”.
  • 124. % FÍSICO CONCLUÍDO • “% físico concluído” - É um campo para se digitar o % físico propriamente dito, conhecido também como “progresso físico”. Esta coluna tem um bug que não mostra o % físico das atividades resumo, podendo resolver criando uma coluna personalizada qualquer indica a formula “= % físico concluído” e marcando a opção que faz com que na atividade resumo seja feita uma média.
  • 125. ATUALIZANDO O PROJETO • Os apontamentos devem ser digitados e serão gravados pelo Project nos campos: • Início Real, Término Real, Duração Real, Trabalho Real, Custo Real, % Concluído, % Físico Concluído • Milestones também devem ser atualizados para 100% • Situação 1: Tarefa foi concluída conforme planejado • Situação 2: Tarefa está em andamento conforme planejado • Situação 3: Tarefa está em andamento mas atrasada (desempenhou abaixo do previsto) • Situação 4: Tarefa em andamento está dentro do planejado MAS demorará mais tempo ou menos tempo • Situação 5: Tarefa iniciou ANTES ou DEPOIS do planejado
  • 126. PREVISTO X REALIZADO • Chama-se variação quando uma tarefa inicia ou termina antes ou depois do planejado • Exibição > Modos de Exibição de Tarefa > Gráfico de Gantt > Gantt de Controle. O que está em cinza é o planejado e o que está em azul ou vermelho é o real; • Exibição > Modos de Exibição de Tarefa > Outros Modos de exibição > Mais modos de exibição > Gantt detalhado; • Exibição > Dados > Tabelas > Variação; • Projeto > Propriedades > • Informações do Projeto > botão “Estatísticas...”:
  • 127. RELATÓRIOS E CAMPOS PERSONALIZADOS • Projeto > Relatórios > Relatórios • Projeto > Relatórios > Relatórios Visuais
  • 129. MACROS • Objetivo: evitar o trabalho repetitivo • Exibição > Macros
  • 130. PERSONALIZAÇÃO DO PROJECT • Uso do arquivo Global.MPT • Uso do Organizador
  • 131. ANÁLISE DE VALOR AGREGADO
  • 132. INTRODUÇÃO AO ASSUNTO Você contratou 1 pedreiro para construir um muro de 5 metros de extensão. O prazo acordado foi de 5 dias e o valor total de R$ 500,00 pela empreitada (R$ 100,00/metro construído) incluindo mão-de-obra e material. Ao final do 3 dia você resolve ligar para o seu pedreiro para obter informações sobre o andamento dos serviços. O pedreiro informa que está tudo bem, que vem trabalhando todos os dias e que já foram gastos R$ 250,00 até então. Posso ficar tranquilo com as informações que tive?
  • 134. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO - 005 010 015 020 025 030 035 040 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Thousands PV PV - Valor Planejado ou Planned Value O custo planejado (orçado) para o Projeto Mês Custo Planejado Acumulado PV Mês 1 1.000,00 Mês 2 2.000,00 Mês 3 3.000,00 Mês 4 6.000,00 Mês 5 11.000,00 Mês 6 18.000,00 Mês 7 24.000,00 Mês 8 31.000,00 Mês 9 34.000,00 Mês 10 35.000,00 Mês 11 35.500,00 Mês 12 36.000,00 BAC Orçamento Total Planejado 36.000,00
  • 135. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO AC - Custo Real ou Actual Cost O custo desembolsado para o avanço atual do projeto - 005 010 015 020 025 030 035 040 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Thousands PV AC Mês Custo Planejado Acumulado PV Custo Real Acumulado AC Mês 1 1.000,00 1.300,00 Mês 2 2.000,00 2.600,00 Mês 3 3.000,00 3.900,00 Mês 4 6.000,00 8.700,00 Mês 5 11.000,00 15.950,00 Mês 6 18.000,00 17.000,00 Mês 7 24.000,00 Mês 8 31.000,00 Mês 9 34.000,00 Mês 10 35.000,00 Mês 11 35.500,00 Mês 12 36.000,00
  • 136. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO EV - Valor Agregado ou Earned Value O custo orçado para o trabalho efetivamente realizado - 005 010 015 020 025 030 035 040 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Thousands PV AC EV Mês Custo Planejado Acumulado PV Custo Real Acumulado AC Valor Agregado - EV Mês 1 1.000,00 1.300,00 3.000,00 Mês 2 2.000,00 2.600,00 6.000,00 Mês 3 3.000,00 3.900,00 9.000,00 Mês 4 6.000,00 8.700,00 12.000,00 Mês 5 11.000,00 15.950,00 13.500,00 Mês 6 18.000,00 17.000,00 14.250,00 Mês 7 24.000,00 Mês 8 31.000,00 Mês 9 34.000,00 Mês 10 35.000,00 Mês 11 35.500,00 Mês 12 36.000,00 Ponto de Medição de Desempenho do Projeto (mês 6)
  • 137. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO Com estes indicadores nós poderemos responder questões importantes e bem frequentes relativas ao progresso do projeto 1.Estamos adiantados ou atrasados (cronograma)? 2.Estamos dentro ou estouramos o orçamento ? 3.Finalizaremos dentro ou estouraremos o orçamento ?
  • 138. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO SPI – Schedule Performance Index Indicador de medida da eficiência do cronograma em um projeto - 005 010 015 020 025 030 035 040 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Thousands PV AC EV SPI = EV / PV Estamos adiantados>1 <1 Estamos atrasados SPI 1.Estamos adiantados ou atrasados (cronograma)? SPI = 0,79
  • 139. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO CPI – Cost Performance Index Indicador de medida da eficiência de custos em um projeto - 005 010 015 020 025 030 035 040 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Thousands PV AC EV CPI = EV / AC Estamos abaixo do orçado>1 <1 Estamos acima do orçado CPI 2. Estamos dentro ou estouramos o orçamento? CPI = 0,84
  • 140. Como anda o Projeto? Sponsor ou PatrocinadorGerente do Projeto O SPI está 1,2 e o CPI 1,3
  • 141. TÉCNICA DO VALOR AGREGADO EAC – Estimate AT Completion O custo total previsto do Projeto ou quanto irá custar o Projeto ao final. - 005 010 015 020 025 030 035 040 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês 7 Mês 8 Mês 9 Mês 10 Mês 11 Mês 12 Thousands PV AC EV EAC = BAC / CPI 3.Finalizaremos dentro ou estouraremos o orçamento? BAC = 36.000,00 Orçamento Total Planejado EAC = 42.947,37 VAC
  • 142. GUIA DE MELHORES PRÁTICAS USO DO EVM
  • 143. GUIA DE MELHORES PRÁTICAS PARA ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMAS
  • 144. CONTATOS e-mail: dimitricampana@hotmail.com Skype: dimitri.campana Twitter: @dimitricampana http://www.linkedin.com/in/dimitricampana http://dimitricampana.blogspot.com.br/

Notas do Editor

  1. Dia 1 foi ate o slide 34. (4h) Dia 2 foi do slide 35 ao 59 (+4h) Dia 3 foi do slide 60 até o 78 Dia 4 foi do slide 79 a 89 (18:30 as 20h) e do 90 a 96 (20:20 as 22h) Exercício 3 demorou bastante! Dia 5 foi até o slide 127 Exe 5 demorou
  2. Ler> http://www.pmisp.org.br/instituto.asp
  3. MS Project - Dicas para configuração e inserção de tarefas http://elmicox.blogspot.com.br/2013/08/ms-project-dicas-para-configuracao-e.html
  4. Barra de acesso rápido: adicionar os comandos favoritos ou mais usados; Backstage: contém opções de personalização e compartilhamento, além de comandos essenciais ao gerenciamento de arquivos, como Abrir, Salvar e Novo. É uma parte padrão da interface Fluent, presente agora em outros aplicativos Office 2010; Guias da Faixa de Opções: contém todas as áreas (menus) do MS-Project; Grupos da Faixa de Opções: contém os comandos que podem ser utilizados ao selecionar uma Guia (menu); Linha do Tempo: uma maneira prática de ter uma visão geral do projeto; Modo de exibição ativo: área principal, podendo exibir um ou múltiplos modos de exibição em painéis separados; Rótulo do modo de exibição: apresenta o nome do modo de exibição ativo; Barra de status: exibe alguns detalhes importantes, como o modo de agendamento de novas tarefas (manual ou automático), e se algum filtro foi aplicado ao modo de exibição ativo; Teclas de atalho do modo de exibição: atalhos para os modos de exibição “Gráfico de Gantt”, “Uso da Tarefa”, “Planejador de Equipe” e “Planilha de Recursos”; Controle de zoom: zoom aplicado sobre a escala de tempo (disponível apenas para alguns modos de exibição).
  5. Os principais modos de exibição para Tarefas estão disponíveis em Exibição > Modos de Exibição de Tarefa e são os seguintes: Gráfico de Gantt: é o modo default (padrão) e mais comum e utilizado no planejamento de projetos. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro Henry Gantt, é utilizado para controle de produção, sendo possível visualizar as alocações dos recursos e as durações de cada atividade. Gantt de Controle: utilizado para monitoração/acompanhamento do projeto, já que ele compara o previsto (linha de base) com o executado.
  6. Uso da Tarefa: é possível visualizar, para cada tarefa, os recursos alocados, o trabalho e/ou duração para concluir a tarefa, assim como a quantidade de trabalho (horas) por dia. Diagrama de Rede: representa as atividades do projeto e seus relacionamentos. As tarefas aparecem como caixas ou nós. Nesse diagrama, o foco não é o tempo/duração, e sim na relação/sequenciamento entre as tarefas. Os nós com um “X” representam as tarefas concluídas; os nós em forma de losango são as tarefas resumo; os nós em forma hexagonal são etapas/milestones. Os nós em vermelho identificam o caminho crítico.
  7. Calendário: apresenta em um calendário (por mês ou semana(s)) a distribuição das tarefas nos dias para os quais estão agendadas. Linha do Tempo: apresenta, de maneira prática, uma visão geral do plano do projeto. É possível adicionar tarefas e marcos/milestones a ela, de maneira que o projeto todo o projeto acabe sendo representado nela. A linha do tempo também pode ser configurada para que apareça constantemente no Project, independente do modo de exibição selecionado. A linha do tempo é um recurso interessante para geração de relatórios contendo o resumo do projeto.
  8. Planejador de Equipe: aqui as tarefas aparecem organizadas/distribuídas entre os recursos para os quais elas foram distribuídas, além das tarefas não atribuídas. Uma facilidade deste modo de exibição e que não existe nos outros modos, é a possibilidade de arrastar e soltar as tarefas não alocadas para reagendá-las ou reatribuí-las a algum recurso. Uso dos Recursos: visualizar as tarefas atribuídas aos recursos, ou seja, o primeiro nível do agrupamento é em função do recurso. É possível visualizar e organizar a distribuição das horas de trabalho de uma determinada tarefa ao longo dos dias.
  9. Planilha de Recursos: recursos disponíveis para o projeto, suas características, unidades máximas, custos, calendários, dentre outras. Gráfico de Recursos: dias em que o recurso está totalmente alocado, com horas livres ou superalocado.
  10. http://www.rodrigozambon.com.br/poucos-beneficios-nas-tarefas-agendadas-manualmente/
  11. Término-a-Início (TI) A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a tarefa da qual ela depende (A) não for concluída. Início-a-Início (II) A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a tarefa da qual ela depende (A) não for iniciada. Término-a-Término (TT) A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a tarefa da qual ela depende (A) seja concluída. Início-a-Término (IT) A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a tarefa da qual ela depende (A) seja iniciada.
  12. https://support.office.com/pt-br/article/Alterar-o-tipo-de-tarefa-para-obter-um-agendamento-mais-preciso-b0b969ad-45bc-4e9e-8967-435587548a72
  13. Libera hh do outro? Não Aumentou hh total? Sim Diminuiu prazo? Não
  14. Exemplo2: Plantão Libera hh do outro? Sim Aumentou hh total? Sim Diminuiu prazo? Não
  15. Pessoas com competências complementares, juntas para fazer algo. A entrada de mais uma não tira a carga de horas dos demais. Libera hh do outro? Não Aumentou hh total? Sim Diminuiu prazo? Não
  16. Exemplo 2: Carregar pedras de um lugar ao outro. 30 pedras, 1 minuto cada, 1 pssoa demorará 30min. 30 pessoas, 1 minuto, 60 já não levará meio minuto Pessoas com competências iguais, juntas para fazer algo. A entrada de mais uma TIRA a carga de horas dos demais. O serviço é feito em menos tempo! Libera hh do outro? Sim Aumentou hh total? Não Diminuiu prazo? Sim
  17. Pessoas com competências iguais, juntas para fazer algo. A entrada de mais uma TIRA a carga de horas dos demais. O serviço é feito em menos tempo! Mutirão picado. A duração mínima não é tao prioritária. O rateio não é uniforme. Não precisam terminar tudo junto necessariamente. A curva de dedicação não precisa ser uniforme Libera hh do outro? Sim Aumentou hh total? Não Diminuiu prazo? Sim
  18. Microsoft Project: Tipos de Recursos http://www.rodrigozambon.com.br/microsoft-project-tipos-de-recursos/ VALE A LEITURA Tipos de recursos do Project – Trabalho, Material e Custo http://blogtek.com.br/tipos-de-recursos-no-project-trabalho-material-e-custo/ Cuidados com custos no Project!! http://blogtek.com.br/cuidados-com-custos-no-project/ Os regimes de contratação, segundo a visão do PMI http://blogtek.com.br/os-regimes-de-contratacao-segundo-a-visao-do-pmi/
  19. Podem ser identificados pelo nome, pela função que desempenhará no projeto, por áreas ou tarefas comuns, máquinas e equipamentos. Pessoas e Equipamentos no MS Project são configurados da mesma maneira, embora a diferença esteja na alocação destes recursos em suas respectivas tarefas Unidades Máximas: quantos recursos estarão disponibilizados (unidades máximas) Taxa padrão (custo por hora, ou por outra unidade de tempo à sua escolha) Na coluna Acumular, tanto para o recurso do tipo Material, como para o recurso do tipo Trabalho, há a forma com que este custo é incorrido: no Início, no Fim, ou Rateado ao longo do prazo de execução da tarefa à qual o recurso for alocado.
  20. Nivelamento de Recursos do Pool com base na priorização de projetos usando o Project 2013 http://gerentedeprojeto.net.br/nivelamento-de-recursos-do-pool-com-base-na-priorizacao-de-projetos-usando-o-project-2013/ Prioridade da Tarefa http://www.raphael-santos.net/2015/01/prioridade-da-tarefa.html Nivelamento de Recursos – Conceito http://blogtek.com.br/nivelamento-de-recursos-conceito/ Nivelamento de Recursos http://www.euax.com.br/2011/05/dicas-ms-project-2010-dica-7-nivelamento-de-recursos/
  21. Nivelamento de Recursos do Pool com base na priorização de projetos usando o Project 2013 http://gerentedeprojeto.net.br/nivelamento-de-recursos-do-pool-com-base-na-priorizacao-de-projetos-usando-o-project-2013/ Prioridade da Tarefa http://www.raphael-santos.net/2015/01/prioridade-da-tarefa.html Nivelamento de Recursos – Conceito http://blogtek.com.br/nivelamento-de-recursos-conceito/ Nivelamento de Recursos http://www.euax.com.br/2011/05/dicas-ms-project-2010-dica-7-nivelamento-de-recursos/
  22. http://gerentedeprojeto.net.br/atualizao-de-cronogramas-com-ms-project-34/ Situação 1: Tarefa foi concluída conforme planejado Clicar no ícone “100% concluído”; Situação 2: Tarefa está em andamento conforme planejado Ícone “Atualizar como agendado” Início Real será igual ao Início da Linha de Base (planejado) Situação 3: Tarefa está em andamento mas atrasada (desempenhou abaixo do previsto) Ícone “Atualizar tarefas” Digitar “Início Real” e “Duração Real” Analisar se a “Duração Restante” será suficiente! Ao colocar mais tempo o % Concluído diminui. Ícone “Atualizar tarefas” Situação 4: Tarefa em andamento está dentro do planejado MAS demorará mais tempo ou menos tempo Ícone “Atualizar como agendado” Ícone “Atualizar tarefas” Campo “Duração Restante” (aumentar ou diminuir) Situação 5: Tarefa iniciou ANTES ou DEPOIS do planejado Ícone “Atualizar tarefas” Digitar “Início Real” em seguida, Ícone “Atualizar como Agendado”