Organizacao e tecnica comercial

Curso Técnico em Transações Imobiliárias
Módulo – Organização e Técnica Comercial

ORGANIZAÇÃO E TÉCNICA
COMERCIAL
Prof. Esp. Ronaldo Odorico Veiga


SUMÁRIO

1. Introdução Á Economia
2. Teoria Elementar Da Demanda
3. Teoria Elementar Da Produção
4. O Mercado
5. Contabilidade Social
6. Consumo e Poupança
7. Emprego
8. Economia Monetária
9. Sistema Financeiro
10. Inflação
11. O Setor Externo
12. O Setor Público
13. Crescimento e Desenvolvimento Econômico
14. Políticas Macroeconômicas
15. Globalização Econômica
Bibliografia
Questões
Gabarito


APRESENTAÇÃO

Este trabalho é direcionado a quem quer obter conhecimentos a nível de
Técnico em Transações Imobiliárias, os fundamentos e teorias abordados
são da matéria “Organização e Técnicas Comerciais” , uma das mais
importantes matérias do curso de Técnico em Administração, que
hoje, acredito, foi totalmente encampado pelo curso superior de
Administração de Empresas.

Baseado nisto, gostaríamos de dizer ao leitor que os tópicos aqui
apresentados, são o início dos estudos para quem realmente quer ser um
bom profissional, o ideal é que o leitor que deseje abraçar a profissão siga
adiante nos estudos, aprofunde-se mais, leia também publicações indicadas
nos cursos de Administração de Empresas, hoje temos vários estudos
derivados dos fundamentos aqui tratados e que não serão abordados
justamente por este nosso trabalho ser um estudo de nível técnico.


APRESENTAÇÃO

Nossa intenção nesta apresentação é incentiva-lo a prosseguir nos estudos,
pois o mundo está sempre em evolução, e este, acredito, será apenas o
início dos estudos para quem quer ser um profissional respeitado na sua
área .

Prof. Esp. Ronaldo Odorico Veiga


I – ORGANIZAÇÃO DE EMPRESAS
1 – Noções Gerais

Organização pode ser entendida em dois níveis, o primeiro como visão geral
das empresas interligadas entre si formando toda a economia e o mercado,
desde o regional até o nacional e mundial. O outro nível é o administrativo,
que trata a organização como a estruturação dos recursos e operações da
empresa individualmente.

Como recursos operacionais e de produção nas empresas temos:

• Capital: equipamentos, ferramentas, máquinas e recursos financeiros;
• Trabalho: mão-de-obra e as rotinas de trabalho.

Concluímos então que organização é juntar capital e trabalho de forma
estruturada segundo um planejamento realizado.


1.1– Planejamento

É a previsão do que deverá acontecer com a empresa durante um certo
período de tempo, serve de referência para o futuro da organização. Hoje se
houve muito falar em planejamento estratégico, que prevê as ações a serem
tomadas para que os objetivos principais sejam atingidos.


1.2– Sistema

Sistema nada mais é que a integração de todas as partes entre si, ou seja,
em uma empresa todos os departamentos devem estar sistematizados para
obterem um resultado comum, cada um desempenha sua função dentro do
sistema, é assim também fora da empresa, no mercado como um todo
temos também um sistema, onde cada empresa responde pela sua área.
Hoje ouvimos muito falar em cadeia produtiva que nada mais é que um
sistema de empresas relacionadas que fazem parte de um sistema maior
que é o mercado global.


1.3– Organização

É a viabilização do planejamento juntando todos os recursos disponíveis
estruturando-os de forma a obter os resultados.


1.4– Recursos materiais

Os recursos materiais podem ser divididos em financeiros e matéria-prima,
que por sua vez pode ser subdividida em máquinas, equipamentos diversos,
edifícios comerciais e instalações.


1.5– Aspecto operacional

Quando se fala na parte operacional de uma organização, está se falando
da efetiva realização das tarefas para o alcance dos objetivos, ou seja, é a
colocação em prática de um projeto.

Para se operacionalizar um projeto se faz necessária a divisão dos trabalhos
por tarefas distintas, distribuídas por departamentos, seções ou
divisões, com definição de planos e metas que os estimulem (esta função é
do administrador da organização). A transmissão dos planos pode ser feita
através de instruções ou ordens, podendo estas serem orais ou escritas
seguidas de um controle para a correção de falhas que por ventura venham
a ocorrer.

Concluímos então que os planos organizacionais são seguidos de
providências para organização dos recursos disponíveis, divisão das
tarefas, elaboração de normas e controle para a correção de falhas.


2 – Princípios e aplicação da administração

Em uma organização se faz necessária a presença de um administrador para
que seja feito o planejamento, a organização, a direção e o controle das
atividades da empresa. O administrador atua sobre o patrimônio, os
recursos e o pessoal, visando os melhores resultados possíveis, tanto em
empresas comerciais, industriais ou prestadoras de serviços, sendo elas
empresas que visam lucro ou empresas sem fins lucrativos, que no caso
precisam ter superávit ao final de seus exercícios.

Dentro dos princípios administrativos destacamos a informação, fixação de
objetivos, divisão do trabalho, delegação de autoridade, justiça e avaliação.


2.1 – Função da administração

A administração tem a função de decidir, para se exercer a função
administrativa em uma organização se faz necessário o conhecimento
técnico e conhecimento dos elementos econômicos e conjunturais do
momento, para que as decisões sejam as mais corretas para aquele
momento. Podemos dividir a função administrativa em seis elementos
básicos: Previsão, planejamento, organização, comando, coordenação e
controle. Esclareceremos abaixo cada um deles.

-Previsão: o próprio nome já indica que devemos fazer uma previsão do que
poderá ocorrer na empresa e no ramo empresarial que está sendo
explorado, a história nos diz que se conhecermos o passado, poderemos
facilmente prever o futuro, assim também são as organizações, devemos
levantar os fatos e acontecimentos passados, observarmos o presente para
que projetemos um futuro com um percentual mínimo de erro.
A empresa deve fazer suas previsões financeiras, de pessoal, de fluxo de
caixa e outras, para não ser pega de surpresa no meio do caminho.



- Planejamento: deve seguir a previsão, após a realização de todos os
levantamentos, pesquisas de mercado análise da economia e tendências, o
administrador deverá fazer um projeto que integrará o planejamento. O
projeto deverá conter inclusive previsões para eventuais insucessos da
atividade empresarial.



- Organização: uma empresa organizada tem uma definição clara dos seus
elementos essenciais: material, pessoal habilitado e capital. Uma empresa
desorganizada não observa a sua própria estrutura organizacional que deve
conter as seguintes tarefas:
a) Divisão das atividades previstas em unidades para o alcance dos
objetivos;
b) Designação de pessoas para o desempenho das atividades, mais
claramente, divisão do trabalho;
c) Delegação de poderes a algumas destas pessoas em cada unidade de
serviço;
d) Definição de responsabilidades, com a obrigação de prestação de contas
por cada elemento responsável pelas atividades.



-Comando: é exercido por cada um dos responsáveis ou chefes das
unidades, que tem a responsabilidade de fazer com que os objetivos sejam
atingidos.

Chamamos de estrutura informal, aquela cujas normas são passadas
verbalmente, não existe nada escrito, a exemplo das microempresas e
órgãos desorganizados do estado.



Na estrutura que chamamos de formal, que á a utilizada pelos
administradores, observamos que há um planejamento, e são adotadas as
linhas de hierarquia, subordinação, autoridade e responsabilidade. Para se
ter a autoridade é necessário que se tenha conhecimentos técnicos dos
princípios gerais da administração, baseado nisso deduzimos que o líder
deve:
a) Conhecer profundamente seu papel;
b) Eliminar as pessoas sem domínio das tarefas com justiça;
c) Dar bons exemplos;
d) Conhecer a empresa como um todo;
e) Integrar todas as unidades para que os resultados sejam convergentes;
f) Motivar os colaboradores, provocando a iniciativa e o
comprometimento com a empresa.



A empresa precisa que seus chefes tenham autoridade, que é o direito de
mandar e se fazer obedecer, e precisa que todos tenham responsabilidade,
que é a obrigação de fazer e prestar contas do que foi feito. A estrutura
formal pode ser estruturada de várias maneiras, abaixo listaremos as mais
usadas:
a) Organização linear ou militar – as ordens vem de cima e tem que ser
cumpridas, a disciplina está em primeiro lugar;
b) Organização funcional – exige grande criatividade e conhecimento de
toda a empresa por parte do chefe, uma vez que as decisões de um
departamento não podem interferir nos outros;
c) Organização de linha e assessoria – acrescenta órgãos de
assessoramento aos dirigentes da empresa.



- Coordenação: é promover a harmonia entre todos os departamentos da
empresa, de forma que todos trabalhem por um objetivo comum.

-Controle: é o acompanhamento do projeto de funcionamento da
empresa, e tem pro finalidade principal detectar falhas e sugerir correções
para que o objetivo seja atingido. Assim podemos dizer que controlar é
verificar se os serviços são realizados de acordo com as normas legais, se
não existem riscos de prejuízos ou danos ao patrimônio da empresa e
finalmente se estão sendo cumpridas as determinações da direção da
empresa.


2.2 – Função técnica

A função técnica é relativa aos fins das atividades das empresas. Numa
empresa industrial a função técnica está na linha de produção, onde ocorre
a transformação de matéria prima em produto, em uma imobiliária a função
técnica está na avaliação dos imóveis e na administração, numa empresa de
transportes ela está no transporte de produtos ou pessoas. A função técnica
é desempenhada por Administradores, Engenheiros, Contadores,
Advogados, Economistas e outros profissionais de nível superior ou técnicos.


2.3 – Função financeira

Existe para tomar conta das finanças da empresa, aplicando os seus
recursos da maneira mais rentável assegurando o recolhimento dos
impostos, taxas, pagamento de salários e fornecedores além de outras
despesas normais da empresa.

Fica também a seu encargo a elaboração da programação orçamentária da
empresa, que nada mais é que uma previsão das necessidades financeiras
da empresa em um determinado período de tempo. Esta programação
orçamentária deve seguir as seguintes fases:
• Estimativa das receitas e despesas;
• Distribuição das receitas e despesas pelos diversos departamentos da
empresa;
• Elaboração do programa de execução segundo as estimativas de receitas e
despesas;
• Aprovação final pela diretoria


2.3 – Função financeira

A programação orçamentária deve ainda conter um plano de contenção de
despesas no caso de alta de juros, retração do mercado, atrasos nos
recebimentos ou outros contratempos.

Como formas de contenção de despesas podemos destacar:
• Aproveitamento racional do pessoal e material;
• Treinamento constante em momentos de ócio;
• Redução dos custos operacionais como energia elétrica, água, telefone,
combustível e outros;
• Redução de gastos com pessoal desnecessário;
• Acompanhamento de novas tecnologias fazendo a substituição no tempo
correto.

Um orçamento bem feito reflete o nível de organização da empresa.


2.4 – Função segurança

Esta não deixa dúvidas, deve proteger os bens e as pessoas ligadas à
empresa, prevendo todos os riscos e tomando todas as atitudes para
impedir que qualquer anormalidade aconteça.


2.5 – Função comercial

Trata da compra e da venda dos produtos e serviços da empresa. O bom
andamento da empresa depende muito desta função, porque se o produto
ou serviço da empresa não for vendido esta não terá como subsistir.

A função comercial é composta de vários elementos, para facilitar o estudo
faremos uma subdivisão a seguir:
• Análise de mercado: é feita baseada em uma pesquisa de mercado,
retirando desta as suas tendências, preferências e demandas;
• Compras: tem que contemplar os melhores produtos e serviços a preços
mais acessíveis, no caso de indústrias, temos as matérias primas para a
produção de bens;
• Armazenamento: outro item importante, o armazenamento deve se
simples e organizado, facilitando o acesso e localização dos produtos;


2.5 – Função comercial

• Cadastro: hoje não se pode mais conceber uma empresa que não registra
todos os seus produtos, fornecedores e clientes, é extremamente
importante manter um cadastro atualizado, pois este cadastro é a fonte de
informações da empresa;
• Propaganda: é através da propaganda que se desperta o interesse pelo
consumo do seu produto ou serviço. Neste momento é importante que
tenhamos um cadastro completo de nossos clientes, pois estes são
consumidores potenciais;
• Venda e expedição: a venda não é uma coisa simples como pensam
alguns, a arte de vender requer qualidades, qualidades que podem ser
aperfeiçoadas pelo estudo e pela prática. Realizada a venda é necessária a
entrega do produto, neste momento entra a expedição, que deve realiza-la
dentro do prazo combinado.


2.6 – Função contábil

Esta deve retratar a posição da empresa mostrando seus resultados para
que seja analisada pelos seus dirigentes.


3 – Departamentalização da empresa

Departamentalizar significa agrupar as funções semelhantes em
departamentos para facilitar a execução das tarefas. Dentro da
departamentalização temos:


3.1 – Divisão do trabalho

A divisão do trabalho é considerada um dos princípios básicos da
organização, ela existe porque todo trabalho tem etapas, etapas estas que
podem ser feitas por uma só pessoa que inicia e termina um processo
produtivo, ou por várias pessoas divididas em departamentos que realizam
cada fase individualmente. Os principais fundamentos da divisão do
trabalho são:

• Ninguém pode estar em dois lugares ao mesmo tempo;
• Ninguém pode fazer duas coisas ao mesmo tempo;

Baseado nisso, concluímos que em uma organização em que temos
compras, vendas, estoque, contabilidade, finanças etc., a divisão do
trabalho sempre implicará em uma maior produção com melhora na
qualidade.


3.2 – Trabalho em equipe

A divisão do trabalho deve acontecer, porém não devemos esquecer de que
a comunicação entre os departamentos deve ser uma constante, caso
contrário o objetivo comum jamais será atingido. Dentro da
departamentalização e do trabalho em equipe temos alguns tipos que
enumeraremos a seguir:

Figura 1

Este é um dos critérios mais clássicos da divisão do trabalho, que faz a
divisão por natureza de atividades como podemos observar na figura 1.



Figura 2

A departamentalização por produto é muito utilizada quando se quer
despertar a concorrência entre unidades de produção independentes,
provocando um aumento de produtividade.



Figura 3

A departamentalização por processo nada mais é que uma sub-divisão de
departamentos, como exemplo podemos pegar da figura 3 o departamento
de produção que possue três seções. Suponhamos que seja uma fábrica de
malha, teríamos então uma seção de tricotagem, outra de corte e uma
terceira de costura.



Figura 4

A departamentalização por região acontece na maioria das vezes como
subdivisão do departamento de vendas quando se quer atingir
determinadas áreas e se obter comparativos de demanda, com isso a
empresa pode até mesmo diversificar a sua linha de produtos.



Figura 5

Também geralmente ocorre no departamento de vendas a sub-divisão por
clientes. No caso de lojas podemos ter a divisão por faixa de renda, faixa
etária ou por sexo, nestes casos até a programação de marketing pode
acompanhar a divisão da clientela para se obter melhores resultados.



Como conclusão podemos dizer que a departamentalização ideal é aquela
que atenda ao projeto da organização e que distribua e coordene todas as
atividades desenvolvidas pela empresa. Na verdade podemos combinar
todos os tipos de departamentalização a nosso critério e com o objetivo de
melhor organizar a empresa.


4 – Estruturas organizativas

A função do Administrador em uma organização além de criar a estrutura
de departamentalização é também a de criar a estrutura de comando entre
os departamentos, cada um tem suas tarefas e responsabilidades e tem que
prestar conta a alguém.

Esta definição de comando deve ter harmonia e contemplar todas as fases
de produção ou prestação do serviço, para que a empresa atinja seus
objetivos de maneira rápida e sem desperdícios de material ou mão-de-
obra.


4.1 – Conceito de autoridade

A autoridade pode ser definida como o direito de dirigir outras pessoas
dentro da organização, quem tem autoridade pode mandar e se fazer
obedecer. Dentro das organizações encontramos a delegação de autoridade,
formando os níveis hierárquicos onde a autoridade emana dos níveis
superiores para os inferiores, fazendo uma distribuição uniforme da
autoridade e também das responsabilidades. Na figura abaixo podemos
visualizar a representação gráfica destes níveis.


4.1 – Conceito de autoridade

Figura 6

Lembramos, porém, que a autoridade não é restrita às organizações, a
autoridade pode surgir sempre que exista um esforço em grupo, podendo
ser ele organizado ou não.


4.2 – Limitação de autoridade

A autoridade nunca é irrestrita, primeiramente devem ser observadas as
leis, em segundo os objetivos da empresa e finalmente as limitações dos
departamentos. O chefe do departamento de vendas não pode dar ordens
ao pessoal da produção assim como o chefe de serviços não pode dar
ordens ao pessoal de vendas. O que deve acontecer é a divisão da
autoridade de acordo com suas funções e cada responsável pelas unidades
se reportarem a um chefe comum,para que exista uma perfeita
coordenação dos trabalhos.



Falando da limitação da autoridade e lembrando da delegação da
autoridade temos que:

• À medida que aumenta seu trabalho e responsabilidade, o dirigente deve
transferir parte dele para outras pessoas, delegando-lhes a competente
autoridade e responsabilidade para o desenvolvimento do mesmo, não se
esquecendo de cobrar os resultados;
• Existem dirigentes que tem medo de tomar esta atitude, o que geralmente
impede o crescimento da organização e não se justifica, pois existem muitos
meio de controle;
• Esta delegação porém, não deve ser dada a amigos, parentes ou pessoas
de nosso relacionamento íntimo incompetentes, e sim a pessoas com
capacidade e de responsabilidade para o cargo.



A delegação de autoridade impede a concentração do poder, que
geralmente impede o crescimento da organização pois cria muita
dependência de poucas pessoas, sendo às vezes de uma única pessoa.

Como resumo das limitações de autoridade temos:

• Limitações legais e institucionais como as leis e regulamentos aplicáveis na
empresa;
• Limitações da divisão do trabalho, cada um tem autoridade dentro da sua
unidade;
• Limitações físicas, biológicas, técnicas e financeiras.


4.3 – Responsabilidade

A responsabilidade advém da autoridade, uma vez dada a autoridade a
responsabilidade a acompanha, esta não pode ser delegada. A
responsabilidade é a obrigação de execução da tarefa a quem foi dada a
autoridade. Assim também e feito com os executores das tarefas, cada um
tem que realizar o seu trabalho a contento e prestar contas ao chefe dentro
do prazo estipulado. Isto é responsabilidade.


4.4 – Autoridade de linha e autoridade
funcional

A autoridade em linha pode ser observada na figura 6, a autoridade é
sempre exercida de um nível superior ao seu imediatamente inferior e em
teoria cada pessoa da empresa recebe ordens de apenas um chefe.

Na prática, em empresas que tem uma estrutura mais complexa, podemos
observar também a utilização da autoridade funcional, que significa que
certos departamentos podem definir metas, políticas e diretrizes a outros
departamentos da empresa, como exemplo podemos falar do
departamento de pessoal de uma empresa, este poderá definir a política
salarial para toda a empresa, obrigando a todos que a sigam para que não
haja discrepâncias dentro da mesma.


4.5 – Autoridades e assessoria

A assessoria não costuma ter autoridade, a função da assessoria é auxiliar o
departamento que a tiver. Como assim? As assessorias trabalham em
conjunto com departamentos que tem autoridade, desenvolvendo trabalhos
técnicos, de planejamento, de detecção de falhas ou problemas sugerindo
as soluções. Ela, por si, apenas sugere, cabe a quem tem autoridade
executar ou não.


4.6 – Centralização e descentralização de
autoridade

A empresa, sob o aspecto da autoridade, pode ser centralizada ou
descentralizada. A centralizada concentra o poder decisório nos níveis
hierárquicos mais altos, enquanto a descentralizada tem o poder de decisão
pulverizado nos níveis mais baixos.

Como vantagem da administração centralizada temos uma maior
uniformidade nas decisões e a necessidade de poucos administradores de
alto nível. Em contra partida, na administração descentralizada temos uma
maior agilidade nas decisões e um aumento na auto-estima dos
administradores e responsáveis pelos escalões médios e baixos da
organização.

Um exemplo claro da organização descentralizada são os bancos,
observamos que cada agência tem vida própria, as decisões são tomadas ali
mesmo, sem depender de ordens superiores.


4.6 – Centralização e descentralização de
autoridade

Resumindo:

Organização centralizada: decisões importantes tomadas pelos níveis
superiores acarretando uma maior supervisão dos níveis inferiores;

Organização descentralizada: decisões tomadas nos níveis inferiores da
organização, maior iniciativa dos níveis inferiores e uma maior qualificação
dos mesmos.


5 – Gráficos de organização

Anteriormente vimos a divisão do trabalho, delegação de autoridade e a
relação de comando entre os departamentos, em alguns casos foram
utilizadas figuras, estes gráficos representativos são chamados de
organogramas.


5.1 – Definição e utilização do organograma

O organograma é uma figura gráfica representada por retângulos, que
representam as unidades administrativas ligados por linhas, que
representam o fluxo de autoridade.

O organograma deve representar com clareza o esquema de organização da
empresa, na verdade o organograma é um mapa da empresa e deve servir
de consulta para seus funcionários, ou para qualquer pessoa ou instituição
externa que queira conhecer a empresa em questão.


5.2 – Fluxograma

O fluxograma representa graficamente a execução de determinado trabalho
ou tarefa, pode representar a tarefa de uma pessoa ou de um departamento
ou até mesmo tarefas que interligam departamentos. Ele deve mostrar
detalhadamente a execução desta rotina, com todas as suas fases ou etapas.


5.3 – Tipos básicos de organograma

Temos vários tipos de organogramas, mas os mais conhecidos e utilizados
são o Francês e o Americano. O americano é mais utilizado em virtude da
sua simplicidade, o francês é utilizado quando se quer registrar mais
detalhes das divisões como: nome dos administradores, títulos dos
cargos, suas responsabilidades e até o número de funcionários envolvidos.



Temos uma série de convenções a serem obedecidas na definição do
organograma, vejamos abaixo:

• O retângulo superior representa a maior autoridade dentro da empresa
como o presidente, Conselho de Diretoria, Conselho de Administração,
Diretoria Executiva etc., dependendo de cada estrutura;
• Os retângulos ligados diretamente ao retângulo superior se referem a
diretorias;
• Os retângulos ligados às diretorias referem-se a gerências, departamento
ou divisões, e assim sucessivamente, dependendo da estrutura montada,
podendo existirem subseções ou outras nomenclaturas;
• Os cargos de assessoria são colocados em ramais, como podemos observar
na figura 7
• As linhas servem para indicar a subordinação.



_____________ Fluxo de autoridade de linha
.......................................... Fluxo de autoridade funcional
Figura 7



Lembramos que a figura 7 é um organograma de exemplo e que os nomes
de chefias, departamentos, diretorias ou quaisquer outros são de livre
escolha de cada um, e devem estar de acordo com a natureza da empresa
em questão.

Podemos ainda encontrar outras formas gráficas de representação de
organogramas como formas circulares ou coloridas que também
representam os níveis hierárquicos da empresa.

Concluímos então que a forma de apresentação não interessa, o que
interessa é que o organograma represente graficamente a estrutura
organizacional da empresa com clareza e facilidade de entendimento.


5.4 – Manual de organização

É um complemento do organograma, ele contém informações que não
podem ser registradas no organograma.

O manual de organização, manual de informação ou manual de rotinas e
serviços, não importa o nome, deve conter, além do organograma, uma
descrição básica dos objetivos da empresa, registrando também a descrição
das funções desempenhadas em cada cargo administrativo.

Temos também outras denominações para o manual de organização, no
caso da administração pública o mesmo é chamado de regimento
interno, nas sociedades por ações é chamado estatuto social e nas
sociedades civis e fundações sem fins lucrativos apenas estatuto.


5.5 – Estrutura do manual de organização

O manual de organização deve contemplar:

• Objetivos gerais: desenvolver sempre, pesquisando e desenvolvendo novas
tecnologias, preservando a livre iniciativa se opondo a monopólios e
tornando sempre a empresa um bom lugar de trabalho;
• Objetivos financeiros: obter resultados positivos, mantendo sua saúde
financeira e preservando a liquidez;
• Objetivos de venda: vender com o melhor preço, obtendo lucratividade
sem deixar cair a qualidade, mantendo uma boa posição da empresa no
mercado;
• Objetivos de produção: acompanhar as mudanças do mercado consumidor
adequando e diversificando os produtos, tirando o máximo de sua
capacidade instalada.


5.6 – Organização de fichários e arquivos

O arquivo é destinado a guarda de todos os documentos e papéis relativos à
empresa.

Um bom arquivo deve oferecer as seguintes condições:

• Segurança: o arquivo deve oferecer proteção contra incêndios, extravios
dos documentos e garantia das informações ali buscadas;
• Simplicidade: os documentos devem ser armazenados de forma simples e
prática, com acesso facilitado a quem deseje consulta-lo;
• Flexibilidade: o arquivo deve prever sua expansão, de acordo com o
desenvolvimento da empresa;



Na organização do sistema de arquivos temos:

• Classificação: é o ato de adoção de critérios para a o arquivamento
facilitando o seu manuseio e localização;
• Catalogação: é a preparação do material utilizado para a localização destes
documentos ou materiais, como as fichas;
• Codificação: que é a designação de números , letras ou outros símbolos a
fim de se fazer a distinção de categorias e conseqüentemente os seus locais
de arquivamento.



Podemos ter arquivos ou fichários horizontais ou verticais com pastas ou
fichas arquivadas em gavetas ou caixas com classificação alfabética (por
nome), numérica, por assunto ou geográfico, este último considerando a
praça ou região onde residem os correspondentes.

Hoje tudo isso se resolve com a informática, pois os bancos de dados hoje
podem localizar qualquer cadastro por qualquer um de seus campos de
registro.


5.7 – Fundamento da racionalização

Dizemos que uma coisa é racional quando ela está de açodo com a razão,
com a lógica, segue o bom censo, a natureza.

Racionalizar é seguir a evolução natural das coisas, absorvendo novas
tecnologias para se produzir mais com menos.

A racionalização segue os seguintes princípios:
• Produzir mais com o mesmo oi menos recursos;
• Remunerar bem os colaboradores;
• Manter um bom ambiente de trabalho com segurança para todos;
• Manter a harmonia entre os chefes e subordinados;
• Conciliar os interesses dos empregadores, empregados, clientes e governo.


5.7 – Fundamento da racionalização

Como conseqüência da aplicação destes princípios teremos uma elevação
da produtividade, redução do preço de custo com um melhor resultado final
do negócio, dando possibilidade da empresa remunerar melhor seus
funcionários.


II – EMPRESA
1 – Conceituação e classificação
1.1– Conceito

Empresa é toda organização de natureza civil ou mercantil, explorada por
pessoa física ou jurídica, de qualquer atividade com fins lucrativos (Lei
Federal nº4.137/62, art.6º).


1.2– Objetivos

Os objetivos são atingidos através de dois fatores de produção, o capital e o
trabalho, que já foram conceituados no início deste trabalho.


1.3– Características

Como característica de uma empresa, temos:

• A existência de um patrimônio que garanta o risco da produção;
• Junção de capital e trabalho;
• Objetivos de inserção no mercado;
• Obrigação de obter lucro, tirando o máximo do capital investido.


1.4– Classificação das empresas

Quanto aos objetivos de atividade as empresas podem ser:

• De produção comercial;
• De produção industrial;
• De produção de serviços (aqui estão as empresas imobiliárias);
• De produção agropecuária.

Quanto a forma de desempenho de suas atividades as empresas
podem ser:

• Públicas: quando o proprietário é o poder público, são criadas por lei para
explorar alguma atividade econômica;
• Privadas: pertencem a particulares, pessoas físicas ou jurídicas;
De economia mista: quando são propriedades de particulares e do poder
público.



Quanto ao tamanho podem ser:

• Pequenas: considerando-se o capital e produção. O seu
administrador, gerente e vendedor costuma ser o proprietário;
• Médias: quando um grupo considerável de pessoas apresenta uma boa
produção e participação no mercado;
• Grandes: nesta categoria encontramos as Sociedades Anônimas
(S/A), empresas de capital aberto que produzem em larga escala;
• Gigantes: empresas com poder econômico muito grande, geralmente
atuam no mundo todo. Aí encontramos as multinacionais.



Quanto ao trabalho interno:

• Simples: são consideradas as empresas de prestação de serviços e
comerciais;
• Complexas: aqui encontramos as empresas industriais que além de
produzirem seus produtos também os comercializa.


2 – Escolha de atividades e constituição
2.1 – Escolha de atividades

O empresário que reunir os recursos financeiros, materiais e
humanos, deverá proceder a uma pesquisa de mercado para apurar as
necessidades da sociedade, adaptando seu produto ou serviço de acordo
com o resultado desta pesquisa.


2.2 – Constituição

A empresa ou sociedade é a pessoa jurídica resultante da união de duas ou
mais pessoas, físicas ou jurídicas, através de um contrato ou estatuto social,
onde estes sócios destinam parte de seus recursos financeiros, materiais ou
serviços, para constituir um patrimônio social da nova empresa. Esta
empresa pode ser do ramo industrial, comercial ou de serviço.

Para entendermos melhor: pessoa física é a pessoa capaz de assumir
obrigações e direitos perante a sociedade, e pessoa jurídica é a união de
duas ou mais pessoas através de um contrato social que terá o patrimônio
separado do seu patrimônio particular.


2.3 – Tipos de firma

Temos dois tipos de firmas, a individual, que é formada por uma única
pessoa que gere o estabelecimento comercial, industrial ou de serviços, e a
empresa com capital social, cujo patrimônio é formado pela sociedade entre
várias pessoas físicas ou jurídicas.


2.4 – Junta comercial

A Junta Comercial, que é uma autarquia, funciona como cartório de registro
de nascimento e morte das empresas, toda empresa
tem, obrigatoriamente, que passar por ela, desta forma, se cumpre a
determinação de marcas e patentes que não permite duas empresas com o
mesmo nome.

O contrato social, para ser registrado, deve seguir as formalidades exigidas
pela Junta Comercial, que lhe dará um número. Também serão numeradas
todas as alterações feitas no mesmo contrato social, após este registro será
então fornecido o número de CNPJ fornecido pelo Ministério da
Fazenda, que fará com que a empresa realmente exista como pessoa
jurídica com todos os direitos que a lei lhe confere.


3 – Concentração de empresas ou influência
no mercado

A concentração ocorre quando duas ou mais empresas de ramos
congêneres se juntam para controlar os preços e o seu mercado. Temos
vários tipos de concentração, mas os principais são:


3.1 – Monopólio

O monopólio ocorre quando apenas uma pessoa física ou jurídica detém o
direito de produzir ou comercializar determinado produto ou serviço sem a
participação de concorrentes. O monopólio pode ser de fato ou legal, o
monopólio de fato ocorre quando uma grande empresa vai eliminando as
mais fracas, ou seja, vai acabando com a concorrência. O monopólio é legal
quando o estado interfere no mercado, assumindo para si a exploração de
determinados ramos de atividade. Como exemplo temos a Petrobrás, que
tem a exclusividade, no Brasil, de exploração do petróleo.


3.2 – Cartel

O cartel é uma associação temporária de produtores de um determinado
ramo que se juntam para impor condições ao mercado, o que geralmente é
um maior preço de venda para seus produtos. Com o cartel o efeito da
concorrência é eliminado, uma vez que os concorrentes se unem em acordo
para padronização da oferta. Um bom exemplo é o preço da gasolina, os
preços praticados são praticamente uniformes, não estamos afirmando que
exista o cartel, mas as evidências são muitas.


3.3 – Holding

Existe quando uma empresa detém o controle acionário de várias outras
empresas, a holding pode ser classificada em dois grupos:

• Quanto aos objetivos: as holdings são puras quando tem o único objetivo
de controlar outras empresas, e serão de operação quando, além de
controlarem outras empresas, desenvolvam também atividades de
produção ou comercialização;
• Quanto ao encadeamento: neste sentido as holdings podem ser
verticais, quando todas as empresas envolvidas atuarem no mesmo ramo de
atividade, como exemplo uma holding de empresa do ramo
imobiliário, onde uma só empresa controla várias outras, ou então a holding
pode ser horizontal, neste caso pode-se ter um encadeamento de
atividades, continuando no caso anterior podemos ter uma holding onde
uma empresa controla empresas de material de construção, construtora e
imobiliárias, ou seja, ela domina a cadeia produtiva do setor.


3.4 – Truste

É um acordo entre empresas em que estas perdem sua autonomia
administrativa e financeira para seguir uma direção única.


4 – Fixação de diretrizes na empresa

O planejamento é característica básica de uma empresa organizada, é uma
função administrativa que deve estar sempre sendo renovada. Planejar é
definir objetivos e metas, é um processo racional onde se define as formas
de trabalho para a obtenção destes resultados.

Como subdivisão do planejamento temos os planos-fins e os planos-meios
que detalharemos abaixo.


4.1 – Planos-fins

Nestes são definidos os objetivos e as metas de curto prazo (até um ano), as
metas entram no campo do tempo, espaço e qualidade enquanto os
objetivos se referem às áreas: institucional, financeira, comercial, de
produção e operacional.


4.2 – Planos-meios

Os planos-meios antecedem os planos-fins, estes definem as políticas e
diretrizes da empresa a longo prazo. Considerando que a empresa tem seus
objetivos a serem atingidos então ela precisa dos caminhos a serem
trilhados, as formas de se chegar até estes objetivos, aí encontramos o
plano-meio, ele é que determina o caminho a ser percorrido. As diretrizes
são divididas nas áreas industrial, financeira, comercial e de produção como
se segue:



•Industrial: nesta área as diretrizes podem ser a pesquisa de novas
tecnologias, treinamento de pessoal, contratação de novos, demissão de
alguns, previsão de ampliação da estrutura física, substituição de
maquinários etc.;
•Financeira: deve prever aumento nos resultados. Poderá projetar captação
de recursos para novos investimentos através de abertura do capital ou
empréstimos no mercado ou outras alternativas;
•Comercial: na área comercial devem ser previstos investimentos na
melhoria do atendimento ao cliente e de atendimento às necessidades
detectadas e ainda não atendidas;
•Produção: deve haver a preocupação da manutenção da qualidade dos
produtos ou serviços e incorporação de novas tecnologias.



Para a execução das diretrizes e políticas deveremos haver uma definição de
procedimentos e rotinas precisas, para que tudo o que foi projetado não
seja colocado em prática de forma errada, fazendo com que todo o trabalho
de planejamento não seja em vão.


III – TÉCNICA COMERCIAL
1 – Conceito
Técnica Comercial consiste basicamente na aplicação de conhecimentos
técnicos na operação do comércio, utilizando-se os princípios
administrativos, econômicos e jurídicos.

Todo profissional deve utilizar-se de técnicas de planejamento e execução
de suas atividades evitando qualquer improvisação ou empirismo, a
sociedade hoje exige atitudes profissionais, não perdoando os amadores,
que a cada dia que passa tem maiores dificuldades de se colocarem no
mercado.


2 – Organização Comercial

Na constituição de uma empresa deve haver organização e não existe uma
organização sem uma boa administração e uma boa administração deve
seguir os seguintes princípios:

• Obediência ao planejamento: quando se segue o planejamento o trabalho
de todos é sistematizado e o resultado proposto será naturalmente atingido;
Seleção: a empresa deve selecionar seus colaboradores de acordo com as
características exigidas, isto também se aplica aos materiais e equipamentos
utilizados;
• Divisão do trabalho: uma organização eficiente deve contar com um bom
esquema de divisão do trabalho onde a racionalidade impere;
• Departamentalização: além da divisão do trabalho, este deve ser agrupado
em setores que os concentrem de acordo com a sua natureza, facilitando
assim a sua supervisão e acompanhamento por parte dos responsáveis;


2 – Organização Comercial

• Competência: toda empresa deve contar com dirigentes e assessores que
dominem conhecimentos nas suas respectivas áreas;
• Hierarquia: toda ordem a ser dada a um subordinado deve ser transmitida
pelo seu chefe imediato;
• Ordem: para que uma organização funcione bem é necessário que as
ordens dadas sejam cumpridas;
• Conforto: o administrador moderno reconhece que um bom ambiente de
trabalho é importante, considerando que passamos 1/3 do nosso tempo
neste ambiente.


3 – Estrutura do comércio

Para a prática e desenvolvimento do comércio, temos que utilizar estruturas
de apoio relacionadas abaixo:


3.1 – Transporte

Sem o transporte não teríamos condições de locomoção de mercadorias ou
pessoas de um lugar para outro. Com tipos de transporte temos:

Terrestre – que pode ser rodoviário ou ferroviário;
Aéreo – pelo ar
Aquaviário – que pode ser lacustre (através de lagos), fluvial (através de
rios) e marítimo (pelos mares e oceanos). O transporte marítimo pode ainda
ser de cabotagem (feito dentro do próprio país) ou de longo curso, quando
é feito de um país para outro.


3.2 – Comunicação

Este é um item indispensável para a existência de qualquer organização, a
comunicação existe em todos os níveis, dentro e fora da empresa. Existe a
comunicação com os fornecedores, com os clientes e até com os
concorrentes. Os meios de se comunicar são os mais diversos como
telefone, correios, televisão, rádio, jornais e hoje, principalmente, pela
internet, que já congrega praticamente todos os meios citados
anteriormente.

A comunicação pode também ser dividida em interna e externa, a
comunicação interna é aquela praticada dentro da organização, entre os
seus departamentos e funcionários e a externa é a praticada de dentro para
fora e de fora para dentro da empresa. Um dos grandes problemas é a falha
de comunicação, tanto a sua interrupção quando a sua deterioração.


3.3 – Mercado fornecedor

Se possível devemos instalar a nossa empresa em meio ao nossos
fornecedores, para que não tenhamos o risco de termos um alto custo de
reposição de estoques ou até mesmo não conseguirmos a reposição.


3.4 – Condições de crédito

Hoje sabemos que praticamente tudo que é comercializado se utiliza de
crédito, portando as condições de crédito são fundamentais, o que nos
obriga a acompanhar todas estas políticas para adequarmos nossos
produtos à realidade. Outro ponto importante é o poder aquisitivo de
nossos consumidores, temos que adequar nossos produtos a eles, se
tivermos produtos em desacordo com o poder aquisitivo da sociedade não
conseguiremos coloca-los no mercado.


3.5 – Tempo e espaço

Temos que ter a exata noção da demanda para projetarmos a produção, e
junto a isto termos a disposição mecanismos de armazenamento e
estocagem de nossos produtos, na caso do comércio os armazéns são
imprescindíveis para se prevenir da entre-safra.


3.6 – Sistema de câmbio

Deve estar equilibrado e estável para que possamos ter noção de retorno
em caso de comercialização em moeda estrangeira.


3.7 – Conhecimento de marketing

É fundamental para a empresa ter um conhecimento profundo de
marketing. O estudo do marketing é que lhe dará bases para elaborar sua
estratégia de colocação do seu produto ou serviço no mercado.


4 – Propaganda e publicidade
4.1 – Conceito

A diferenciação entre propaganda e publicidade é muito tênue, muitos as
confundem, mas vamos aqui tentar fazer uma diferenciação:

Propaganda: evidencia as qualidades de um produto, induzindo o público a
consumi-lo;

Publicidade: tem o fim de tornar público alguma coisa, um fato ou um
produto.


4.2 – Divisões

A propaganda pode ser dividida em:

•Institucional: visa divulgar o nome da empresa, firmando a sua marca junto
à sociedade;

•De produto: visa obter resultados imediatos, acelerando as vendas do
produto em evidência.

A propaganda, segundo os especialistas no assunto, deve despertar e fixar a
atenção, emoção, memória, interesse e desejo. Tudo isso relacionado com o
produto que está sendo trabalhado.


5 – Exposições e feiras

As feiras são locais públicos para a exposição e venda de produtos. Sua
origem se confunde com a história do comércio. Atualmente as exposições e
feiras setoriais têm sido muito utilizadas como instrumentos de fomentação
de negócios.


5.1 – Categorias

As exposições e feiras podem ser divididas da seguinte forma:

•Feiras livres: são aquelas realizadas periodicamente nos bairros,
oferecendo produtos de primeira necessidade à comunidade;
•Feiras regionais: costumam se anuais com duração de quinze dias para que
o público possa agendar a visita. Visa divulgar o produto regionalmente e
até nacionalmente. Como exemplo temos a feira de calçados em Franca-SP.
•Feiras de exposições ou salões: visam a divulgação do desenvolvimento de
determinados ramos industriais. Um bom exemplo é a FENIT (Feira Nacional
da Indústria Têxtil)


IV – SERVIÇOS AUXILIARES DO COMÉRCIO
1 – Companhias de seguros
1.1– Conceito

As companhias de seguros são empresas que se comprometem a indenizar
por alguma perda ou repor prejuízos mediante contrato com pagamento de
um prêmio.


1.2– Riscos

Os riscos assumidos pelas empresas seguradoras podem ser divididos em
dois grupos:

Riscos morais: são os decorrentes de condições mentais;
Riscos físicos: são os decorrentes de condições físicas e sociais.


1.3– Seguros

Os seguros podem ser:

•Privado: quando é contratado pessoalmente e de acordo com a vontade ou
necessidade individual;
•Social: na maioria dos países do mundo este tipo de seguro é obrigatório, e
tem o objetivo de garantir a classe trabalhadora contra acidentes ou
desemprego.

Os seguros podem ainda ser de garantia pessoal como os de vida, acidentes,
invalidez, doença etc., ou de garantia do patrimônio, como os seguros
contra roubo, incêndio etc.

O contrato de seguro é composto pelo segurador, pelo segurado, pelo risco
e pelo tempo. O conjunto destes elementos forma a apólice, que é o
instrumento formal do contrato de seguro.


2 – Estabelecimentos financeiros
2.1 – Banco Central do Brasil

É o ponto central do sistema financeiro nacional, é uma autarquia federal
que tem a função de cumprir e fazer cumprir a legislação e todas as normas
expedidas pelo Conselho Monetário Nacional. É também responsável pela
confecção da moeda.


2.2 – Banco do Brasil

É uma entidade de capital misto, com capital aberto que tem como
principais funções:

•Recebimento dos tributos federais;
•Executar a política de preços mínimos dos produtos agrícolas, bem como
financiar o seu plantio;
•Controlar e incrementar o comércio exterior;


2.3 – Banco Nacional de Desenvolvimento
Econômico e Social – BNDES
O BNDES foi criado em 1952 e opera em programas para o desenvolvimento
da economia e do mercado, os principais programas de investimento são:

Insumos básicos;
Produção de equipamentos básicos;
Infra-estrutura;
Fortalecimento da empresa privada nacional;
Desenvolvimento tecnológico.


2.4 – Caixas econômicas

São estabelecimentos financeiros a nível federal e estadual que visam
estimular a poupança popular. O objetivo da captação destes recursos é
investi-los no financiamento da casa própria e infra-estrutura básica entre
outros.


2.5 – Bancos comerciais

São instituições financeiras bancárias especializadas em operações de curto
prazo e são classificados em quatro grupos:

Público federal;
Público estadual;
Privado nacional;
Público ou privado estrangeiro.

As operações mais comuns de um banco comercial são os
empréstimos, recebimentos, depósitos, compra e venda de moeda e de
títulos.


2.6 – Bancos de investimentos

Os bancos de investimento realizam investimentos de médio e longo
prazo, geralmente para a formação de capital fixo de empresas privadas.


2.7 – Fundos mútuos de investimentos

Se utilizam de poupança popular para aplicação em conjunto em carteiras
de títulos e valores mobiliários.


2.8 – Companhias de crédito, financiamento e
investimento

São especializadas em investimentos de médio e longo prazo, captando
recursos através da emissão de letras de câmbio.


2.9 – Sociedades distribuidoras de valores

Tem o objetivo de subscritar títulos para revenda, distribuí-los ou
intermediá-los no mercado de capitais.


3 – Bolsas

São os mercados de venda de mercadorias, divisas, valores mobiliários ou
outros bens fungíveis.


3.1 – Divisão

- Bolsa de mercadorias: são mercados regulados por normas onde se pratica
a compra e venda de produtos classificados em categorias. Os principais
produtos desta bolsa são, entre outros, o milho, a soja, o algodão, a
mamona, o arroz e o boi em pé.

- Bolsa de valores: nela são negociados os títulos representativos dos valores
mobiliários. Com a concentração de todas as transações destes títulos em
um só local se consegue obter os preços reais, bem como um grande
volume de comercialização. Uma empresa para comercializar suas ações na
bolsa de valores deverá se registrar na CVM (Comissão de Valores
Mobiliários). Para comprar ou vender ações na bolsa de valores, o
interessado deverá procurar uma corretora de valores, somente através dela
poderá realizar a operação.


3.1 – Divisão

Estes títulos de valores mobiliários podem ser públicos, quando emitidos
pela União, Estados ou Municípios ou privados, quando emitidos pelas
empresas S/A de capital aberto. A ação é uma fração do capital da empresa
e a debênture é uma promessa de pagamento em dinheiro segundo as
condições nela especificadas.

A liquidação ou pagamento destes títulos pode ser à vista (quando for pago
em até três dias), ou a termo, quando a liquidação for futura, com data
previamente marcada.


4 – Tipos de ações das S/As.

Temos basicamente dois tipos de ação que são as ordinárias nominativas
(ON) e as preferenciais nominativas (PN), estas tem o nome do seu
proprietário. Quando as ações não têm o nome de seu dono são chamadas
ordinárias ao portador (OP) ou preferenciais ao portador (PP), estas, quem
as tiver em mãos são seus donos.


V – OPERAÇÕES SOBRE MERCADORIAS E
TÍTULOS
1 – Noções gerais

Vejamos abaixo o que deve ser observado para se realizar a compra de
produtos que deverão ser revendidos ou beneficiados para depois serem
revendidos, lembramos que uma boa venda depende também de uma boa
compra. Vamos ao que deve ser observado:

•Necessidades da empresa: deve-se comprar mercadorias de acordo com a
necessidade da empresa, evitando produtos de baixa circulação ou procura;
•Quantidade necessária: deve-se evitar grandes estoques, observe a rotatividade da
empresa;
•Preço das mercadorias: o preço mais baixo sempre é o objetivo, porém a qualidade
deve ser observada. Outro ponto importante é não deixar que as baixas de preço nos
induza a adquirir produtos em excesso, provocando um aumento no estoque;
•Capacidade financeira: devemos observar a condição financeira da empresa, caso
não exista caixa não devemos comprar, nem mesmo com vencimentos futuros.


2 – Modalidades de operações com
mercadorias

Como modalidades temos as operações:

•Por atacado: compra ou venda em grandes quantidades;
•A varejo: transações de pequenas quantidades. Venda a consumidor
•À vista: quando o pagamento é feito em moeda corrente;
•À crédito: venda com pagamento futuro, com apresentação de título de
crédito;
•Por amostragem: quando o objeto de venda é apresentado através de
catálogos ou outro material demonstrativo que traga suas características e
especificações;


2 – Modalidades de operações com
mercadorias

•A termo: relacionada com operações nas bolsas, com pagamento em prazo
determinado;
•Contra entrega: o próprio nome já diz, o pagamento é feito na entrega do
bem;
•Com reserva de domínio: quando o bem negociado é financiado e o órgão
financiador só transfere definitivamente o domínio do bem quando o
financiamento é totalmente quitado;


3 – Operações sobre títulos

O título de crédito é o registro da dívida entre o devedor e o credor. Os mais
usuais são:

•Nota promissória: que é emitida pelo devedor se comprometendo com o
valor e a data para pagamento da dívida;
•Duplicata: uma cópia da nota fiscal que originou o débito;
•Ações: títulos emitidos pelas empresas de capital aberto;
•Letras de câmbio: é uma ordem de pagamento em que se registra o
sacador (emitente), o sacado (aceitante) e o tomador (recebedor);
•Cheque: que na verdade é uma ordem de pagamento;
•Debêntures: também emitidas por empresas de capital aberto;
Títulos da dívida pública: que podem ser federais, estaduais e municipais.


BIBLIOGRAFIA

SILVA, Adelphino Teixeira – Organização e Técnica Comercial. 20ª Edição.
São Paulo: Editora Atlas, 1996.

SILVA, Antônio Pereira – Manual do Técnico em Transações Imobiliárias –
Volume 1. São Paulo: AB Editora, 1994.

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