Trabalho realizado por Fabricio Metzker e Nilson Rezende no curso de MBA FGV para a disciplina de Aquisições.

1. Gerenciamento de aquisições
E-Bio

2. Gerenciamento de aquisições
Turma e grupo
GEEP 23 – Gerenciamento de aquisições
Prof. Marco Antonio Coghi
Março/2012
Integrantes do grupo:
Fabricio Metzker Nilson Rezende
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3. Gerenciamento de aquisições
Objetivos do trabalho
Os objetivos desse trabalho são:
• Entender os conceitos apresentados pela disciplina de gerenciamento de aquisições;
• Aplicar tais conceitos através de um trabalho prático;
• Discutir com o professor e demais grupos as possibilidades que podem ser utilizadas
durante a elaboração dos planos de aquisição;
• Compartilhar experiências reais já vivenciadas pelos participantes da disciplina;
• Entender as expectativas das empresas, do mercado e dos fornecedores quanto ao
processo de aquisições;
• Debater as soluções e ideias apresentadas com o objetivo de aumentar e aprofundar
o conhecimento do grupo como um todo;
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4. Gerenciamento de aquisições
Apresentação da empresa - E-Bio
A E-Bio é uma empresa que atua no mercado de software com foco em soluções de
biometria. A empresa atua como provedora de soluções para otimização de processos e
redução no tempo de atendimento em sistemas de coleta, validação e armazenagem de
dados.
Na parte de integração, a E-Bio é responsável pela definição do hardware a ser utilizado
nas soluções, definição dos algoritmos de coleta e identificação de imagens e montagem
da solução final a ser disponibilizada.
Atualmente a empresa possui sólidas parcerias com os principais distribuidores de
hardware e soluções de biometria. Isso agiliza a implementação das soluções e torna a E-
Bio um dos principais players do mercado.
Nossas soluções estão implantadas em clientes de grande porte, sendo que os dois
principais setores que utilizam nossas soluções são: instituições financeiras e orgãos
governamentais.
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5. Gerenciamento de aquisições
Work Breakdown Strucutre
WBS com pacotes make e buy:
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6. Gerenciamento de aquisições
Critérios adotados na análise Make or Buy
Critérios de escolha dos pacotes buy:
Pacotes Buy Descrição Critérios de análise
Pacote fora do foco principal do negócio
1.1 Hardware
Hardware validado e homologado pelo mercado
Tecnologia não dominada pela equipe
1.2 Software
Custo de desenvolvimento elevado
Utilização de fornecedor com experiência na área de
3.1 Codificação desenvolvimento
Equipe do fornecedor especializada no assunto
Redução de custo e tempo nos testes
4.1 Teste unitário
Liberação da equipe interna para foco no negócio
Redução nos custos com treinamento
5.2 Treinamento
Utilização do expertise de mercado do fornecedor
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7. Gerenciamento de aquisições
Mapa de aquisições
ID ITEM ID. WBS Vendor List Orçamento Prazo
1. CrossMatch 1. 200 cameras * 4.000 reais = 800.00 reais 1. 30 dias
2. Nitgen 2. 200 leitores digitais * 3.000 reais = 600.00 reais 2. 30 dias
1 Hardware 1.1
3. Cannon 3. 200 coletores * 3.000 reais = 600.00 reais 3. 30 dias
4. IBM / Dell 4. 200 mesas digitalizadoras * 2.000 reais = 400.00 reais 4. 30 dias
2 Software 1.2 CrossMatch 200 licenças de uso do software * 1200 reais = 240.000 reais 10 dias
1. Stefanini 15 pessoas * 240 horas * 150 reais/hora = 540.000 reais
3 Codificação 3.1 45 dias
2. Accenture 10 pessoas * 240 horas * 225 reais/hora = 540.000 reais
Teste 1. Stefanini 3 pessoas * 80 horas * 120 reais/hora = 28.800 reais
4 3.2 15 dias
Unitário 2. Accenture 3 pessoas * 80 horas * 150 reais/hora = 36.000 reais
1. IBM 1 semana de treinamento para 50 pessoas = 25.000 reais
5 Treinamento 5.2 20 dias
2. Tata 1 semana de treinamento para 50 pessoas = 17.000 reais
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8. Gerenciamento de aquisições
WBS revisada pela gerência de aquisições
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9. Gerenciamento de aquisições
Registro de riscos
Principais riscos identificados, planos de mitigação e contingência:
Momento Evento de Risco Resposta ao Risco Mitigação Contingência
Manter equipamentos extras no
Análise + Falta de disponibilidade de Hardware Ter fornecedores alternativos e
estoque na empresa – por
gestão (Estoque baixo e ou atraso na entrega) cláusulas contratuais c/ multa.
segurança em caso de falta
Análise + Software de suporte ao hardware c/ bug Cláusula contratual prevendo suporte Teste de stress para prevenir
gestão e ou restrições de uso. e soluções para as restrições de uso. atraso no desenvolvimento
Alto nível de detalhamento dos
Análise + Desenvolvimento da codificação com requisitos e da arquitetura da solução Equipe sênior atuando nas fases
gestão requisitos faltosos e bugs + utilização de pontos de checagem de homologação e instalação
durante essas etapas (quality gates)
Análise + Testes ineficientes com falhas de Explorar e eliminar as falhas Softwares automatizados de
gestão execução identificadas testes e identificação de falhas
Fornecimento de treinamento
Treinar equipe na resolução de
Análise + Falta de conhecimento e surgimento de adicional na regiões de conflito
conflitos e capacitar supervisores
gestão conflitos na fase de treinamento para suprir conhecimento
regionais
limitado
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10. Gerenciamento de aquisições
Processos eliminatórios e classificatórios
Os critérios eliminatórios são:
• Pelo menos 5 profissionais certificados na tecnologia ASP NET
• Pelo menos 3 profissionais certificados como Project Management Professional
• Comprovação de pelo menos 3 anos de experiência no mercado de biometria
• Implementação de um projeto com mais de 3000 horas nos últimos 12 meses
• Estar em dia com todas as obrigações trabalhistas
Os critérios classificatórios são (detalhamento no slide “Sistema de pontuação”):
• Maior quantidade de profissionais qualificados
• Oferecer Data Center para armazenamento
• Maior quantidade de credenciais de projetos
• Servidores dedicados
• Domínio de língua inglesa dos profissionais
• Preço
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11. Gerenciamento de aquisições
Declaração de trabalho
Requisito Detalhamento do requisito
Algoritmo 128 bits
Especificações técnicas Identificação de minúcias
Templates de 128 bits criptografados
Qualidade Requerida Identificação de similaridades de fraudes
Quantidades 200 licenças de software e/ou itens de hardware
Prazos Entrega em 30 dias após aprovação de compra
Garantia de 3 meses
Suporte SLA de atendimento para erros de acordo com a criticidade: Alto = 4 h, Médio = 12 h e Baixo = 24h
Implementação de melhorias em relação à versões anteriores
Treinamento Treinamento de 3 funcionários em novas funcionalidades implementadas
Garantia IQD (Índice de qualidade digital) >= 2
Local de Entrega São Paulo ( Sede da empresa )
Empresa contratada não poderá utilizar as informações para codificar outros sistemas na área de
Confidencialidade biometria por 3 anos
Framework de desenvolvimento em camadas
Padrões Tecnologia: .NET e ferramentas Microsoft
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12. Gerenciamento de aquisições
Critérios de avaliação do fornecedor
Os critérios de avaliação foram definidos, mas foi decidido que os mesmos não serão
divulgados para os fornecedores nesse momento.
Entendemos que a divulgação dos critérios nessa fase do processo não agregará valor aos
fornecedores . Tais critérios serão apresentados aos fornecedores em momento oportuno,
após a entrega das propostas pelos mesmos.
Caso algum fornecedor não concorde com os critérios apresentados, o fornecedor poderá
desistir da prestação do serviço sem que haja nenhum impacto no relacionamento com a
nossa empresa.
Acreditamos que essa abordagem trará boas propostas de nossos fornecedores e não
impedirá de forma alguma a exposição das propostas e ideias.
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13. Gerenciamento de aquisições
Sistema de pontuação
O quadro abaixo descreve o sistema de pontuação e aplica o mesmo ao item 1 do mapa
de aquisições:
Item Critério Peso Critério
1 Maior quantidade de profissionais qualificados 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1
Sim e ilimitado = 5, Sim c/ 50 Gb/mês = 4, Sim c/ 30 Gb/mês = 3, Sim c/ 10
2 Oferecer Data Center para armazenamento 0,15
Gb/mês = 2, Não = 1
3 Maior quantidade de credenciais de projetos 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1
4 Servidores dedicados 0,15 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1
5 Domínio de língua inglesa dos profissionais 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1
Menor preço = 5, desvio de até 10% do menor preço = 4, desvio de 11 a
6 Preço 0,55 20% do menor preço = 3, desvio de 21 a 30% do menor preço = 2 e desvio
maior de 31% do menor preço = 1
FORNECEDOR 1 - CrossMatch FORNECEDOR 2 - Nitgen FORNECEDOR 3 - Cannon FORNECEDOR 4 - IBM / Dell
Item Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada
1 4 0,2 2 0,1 4 0,2 1 0,2
2 3 0,45 1 0,15 3 0,45 4 0,45
3 2 0,1 2 0,1 3 0,15 3 0,1
4 4 0,6 3 0,45 2 0,3 4 0,6
5 1 0,05 3 0,15 3 0,15 3 0,05
6 4 2,2 2 1,1 1 0,55 2 2,2
TOTAL 3,6 TOTAL 2,05 TOTAL 1,8 TOTAL 3,6
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14. Gerenciamento de aquisições
Documentos de aquisição adotados
O documento escolhido para solicitação de propostas é a RFQ (Request for Proposal).
Motivos:
• Alto nível de detalhes que precisam ser especificados na declaração de escopo
solicitada aos fornecedores
• Solicitação de requisitos técnicos que serão apresentados em conjunto com as
respectivas normas reguladoras
• Disponibilização de documentos técnicos contendo exemplos dos requisitos
solicitados
• Apresentação do modelo de contrato que a e-Bio solicitará dos potenciais
fornecedores
• Disponibilização de alguns protótipos que devem ser seguidos pelos potenciais
fornecedores
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15. Gerenciamento de aquisições
Meio adotado para o convite
Os fornecedores serão avisados quanto a proposta em questão através de e-mail.
Convidaremos os 5 fornecedores cadastrados na nossa vendor list, os quais são
especializados na prestação dos serviços necessários.
No email de convite será fornecido o endereço eletrônico (URL) da ferramenta que a
nossa empresa utiliza para gestão das propostas e/ou aquisições. Cada fornecedor deve
acessar a ferramenta, baixar o material da proposta e coletar o cronograma que define as
datas definidas para os eventos relacionados a proposta.
Toda a comunicação com os fornecedores será realizado através da ferramenta citada,
bem como a reunião de esclarecimento de dúvidas - através da funcionalidade meeting
place da ferramenta.
Caso algum fornecedor tenha problemas técnicos de acesso à ferramenta ou dúvidas de
como utilizá-la, o fornecedor deverá contatar nosso suporte através do telefone (11) 1234-
5678 durante o horário comercial.
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16. Gerenciamento de aquisições
Tipo de contrato
O tipo de contrato escolhido para nossas aquisições foi o contrato formal devido aos itens
abaixo:
• Criticidade do projeto – como a e-Bio também trabalha com contratos formais com
seus clientes, a empresa precisa reduzir os riscos envolvidos nos projetos e ter
garantias que conseguirá entregar o que foi acordado com seus clientes.
• Porte dos fornecedores envolvidos – a empresa se relaciona com grandes players do
mercado e os mesmos só aceitam trabalhar com contratos formais.
Os contratos serão de prestação de serviços, sendo que os mesmos utilizarão o seguinte
critério:
• Escopo solicitado na RFP – será tratado como preço fixo
• Possíveis solicitações de mudança – serão estimadas pelo fornecedor, negociadas
com a e-Bio e aprovadas utilizando um valor previamente acordado em contrato
(valor em homem / hora).
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17. Gerenciamento de aquisições
Modo escolhido
No caso da e-Bio, o processo escolhido foi o de concorrência privada.
Não
Identificar as Planejar o Sim Publicar a
Escrever a Já existem
necessidades que será necessidade
I RFP referente fornecedores
que se deseja solicitado ao para o
a solicitação qualificados ?
adquirir mercado mercado
Coletar as
Inserir propostas dos
Identificar os
Qualificar os candidatos fornecedores
possíveis
candidatos qualificados
candidatos
na vendor list
F
Elaborar o Sim Acordo Negociar os
Classificar as Analisar as Pontuar as
contrato com entre as termos da
propostas propostas propostas
o fornecedor partes ? proposta
Não
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18. Gerenciamento de aquisições
Administração da aquisição
Atitudes e métodos de fiscalização adotados para administrar o contrato:
• Definição de quality gates – definição e verificação de itens que comprovem a
performance e qualidade dos pacotes que estão sendo aprovados. Exemplo: tempo
de resposta da aplicação, capacidade de processamento por minuto, etc.
• Utilização de critérios de saída para cada pacote de trabalho – somente se forem
cumpridos todos os itens do critério de saída o pacote de trabalho será considerado
aprovado;
• Controle de solicitações de mudança com aprovação baseada em um Change
Control Board – toda solicitação de mudança, tanto do fornecedor quanto do
cliente, será avaliada e submetida a avaliação do CCB.
• Visitas ao site do fornecedor – visitas poderão ser agendadas com 5 dias úteis de
antecedência ao site do fornecedor
• Reuniões quinzenais para acompanhamento da evolução – nas reuniões o
fornecedor apresentará a evolução das atividades e serão discutidos os principais
riscos e issues do projeto.
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19. Gerenciamento de aquisições
Relatórios de administração
Para acompanhamento da evolução, um gráfico contendo a curva S comparativa entre o
planejado e o realizado será utilizado:
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20. Gerenciamento de aquisições
Relatórios de administração
Também será gerado um gráfico de backlog mostrando a quantidade de changes requests
solicitadas, aprovadas, implementadas e a implementar, conforme mostrado na figura
abaixo:
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21. Gerenciamento de aquisições
Administração de contrato
Fluxograma para administração dos contratos:
Sim
Definir o Analisar o Realizar Existem Realizar os
I gestor do contrato a ser reunião de mudanças no ajustes
contrato administrado kick-off contrato ? necessários
Não
Analisar Existem ações Sim Aplicar ações
Fornecedor
possíveis ações corretivas ou corretivas ou
solicita
corretivas e/ou melhorias melhorias
mudança
melhorias aprovadas ? aprovadas
Não
Gerar
Medir
relatório de
evolução
medição
Sim
Não
Critérios Sim Não
Aprovar Existem
definidos Encerrar o
pagamento pacotes F
foram contrato
da fase pendentes ?
atendidos ?
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22. Gerenciamento de aquisições
Encerramento de contrato
Fluxograma para encerramento dos contratos:
Todo o Sim Todos os Sim Existem Sim Sim
escopo foi pagamentos outras Entregas
I
contemplado foram pendências aceitas ?
? efetuados ? ?
Não Não Não Não
Rever os itens
Rever os
de escopo Rever as Rever as
pagamentos
não pendências entregas
faltantes
atendidos
Emitir termo
Comunicar o Publicar as Arquivar os
de
F encerrament lições documentos
encerrament
o do contrato aprendidas necessários
o do contrato
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