Diminuição do volume do acervo: ações Atividades de descrição: identificar conceitos e gerenciar informações Gerenciar informações digitais: metadados, o documento arquivístico digital, anatomia do objeto digital, e-Arq, SIGAD, sistemas de GD e de Descrição Arquivística Difusão de arquivos Revisão para a Avaliação Individual

1. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Formas
de
descrição
de
documentos
e
acervos.
Os
instrumentos
de
pesquisa.
O
perfil
de
metadados.
Aplicando
os
instrumentos
de
pesquisa:
divulgação,
programas
educa0vos
e
projetos
etc.
GESTÃO
ARQUIVÍSTICA
Aula
3
–
Descrição
Arquivís0ca

2. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Aula
de
hoje:
-­‐ Diminuição
do
volume
do
acervo:
ações
-­‐
A0vidades
de
descrição:
iden0ficar
conceitos
e
gerenciar
informações
-­‐ Gerenciar
informações
digitais:
metadados,
o
documento
arquivís0co
digital,
anatomia
do
objeto
digital,
e-­‐Arq,
SIGAD,
sistemas
de
GD
e
de
Descrição
Arquivís0ca
-­‐ Difusão
de
arquivos
-­‐ Revisão
para
a
Avaliação
Individual

3. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Arquivo Corrente Arquivo
Intermediário
Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos
acumuladores
Restrito aos
acumuladores ou com
autorização
Aberto
Conservação Física Centralizada ou
Descentralizada
Centralizada Centralizada
Justificativa de
conservação
Apoio às atividades
cotidianas
Razões administrativas,
legais ou fiscais
Pesquisa, administrativa
Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total
acumulado
Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de
trabalho
Instituição arquivística
Processamento
Técnico
Classificação,
temporalidade
Temporalidade Arranjo, descrição

4. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
A criação ou recepção
dos documentos
Proveniência interna Proveniência externa
Arquivos
Correntes Possibilidade de
uso alta
Conservação
nos setores
Avaliação e Eliminação
Arquivo
Intermediário Possibilidade de
uso decrescente
Depósito
centralizado
Eliminação e Arranjo
transferência
Recolhimento
Arquivo
Permanente Valor
Secundário
Depósito
Centralizado 5 a 10%
O ciclo de vida dos documentos e os arquivos
.
Orgânico

5. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3

6. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
As
a0vidades
de
descrição:
1. iden6ficar
conceitos;
2. gerenciar
informações;
3. estabelecer
controle
intelectual;
4. localizar;
5. explicar
o
acervo
arquivís0co
e;
6. promover
o
acesso.

7. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Iden0ficação
de
Conceitos
• primeira
aproximação
do
documento
(ou
do
conjunto
documental)
• leitura
do
documento
(quando
se
tratar
de
um
item
documental).
• Leitura
e
entendimento
dos
documentos
que
fornecem
informações
gerais
sobre
a
totalidade
do
conjunto
(quando
se
tratar
de
níveis
de
descrição
mais
abrangentes)
• avaliação
e
seleção
dos
conceitos
que
se
deve
reter
• redação
de
um
resumo

8. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Iden0ficação
de
Conceitos
• numa
apresentação
das
caracterís0cas
Tsicas
(inclusive
diplomá0cas)
de
um
ou
vários
documentos;
–
uma
parte
introdutória,
denominada
protocolo,
onde
se
encontram
as
informações
que
contextualizam
os
documentos
(data,
local,
assunto
des0natário
do
ato/do
documento,
fórmulas
de
polidez
introdutórias,
etc).
É
aqui
também
que
se
pode
localizar
o
autor
do
ato/autor
do
documento.
– uma
segunda
parte,
denominada
texto,
onde
se
encontram
as
informações
acerca
do
ou
dos
atos
que
deram
origem
ao
documento
e
do
objeto
do
ato.
É
aqui
que
se
encontra
a
razão
de
ser
do
documento
e
se
pode
iden0ficar
o
ato
consignado
por
meio
de
um
verbo.
– uma
terceira
e
úl0ma
parte,
denominada
escatocoio
(ou
protocolo
final),
onde
se
iden0ficam
as
fórmulas
de
polidez
conclusivas,
o
redator
do
documento
(responsável
pela
ar0culação
do
discurso)
e
outras
intervenções
no
documento.

9. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Mão
na
massa

10. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Gerenciar
Informações
• Ter
a
informação
organizada
• Escolher
Norma0zação
para
descrição
• Escolher
sistema
de
gerenciamento
de
informação

11. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Gerenciar
Informações

12. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Gerenciar
Informações

13. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
13
Relação
Hierarquia
/
Instrumento
Fundo
Seção
Subseção
Série
Subséries
Guia
Inventário
Catálogo
Índices

14. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os
recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC,
HTML Meta tags, vocabulários controlados).
• Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação
dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar
metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).
• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e
curto prazo e o processamento de coleções digitais
(MOA2, CEDARS, OAIS).
Gerenciar
o
digital:
Metadados

15. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
• A especificação e utilização de padrões garantem a
existência de um conjunto de informações comuns
sobre um determinado tema ou área.
• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso
compartilhado de informações entre usuários de
diferentes formações, níveis de experiências e
propósitos.
• O estabelecimento de padrões implica -
compromisso em usar as terminologias e definições
estabelecidas.
Metadados

16. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) -
dados sobre documentos eletrônicos
• Government Information Locator Service (GILS) -
informações governamentais;
• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição
de dados geo-espaciais;
• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação
bibliográfica;
• Consortium for the Interchange of Museum Information
(CIMI) - Informações sobre Museus.
• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF)
• Meta Content Format (MCF)
• Text Enconding Iniciative (TEI)
• Electronic Archive description (EAD)
• Resource Description Framework (RDF)
Metadados

17. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Dublin
Core
Padrão
de
metadados
W3C
–
composto
por
15
elementos:
– Contributor
– Coverage
– Creator
– Format
– Date
– Descrip0on
– Iden0fier
– Language
– Publisher
– Rela0on
– Rights
– Source
– Subject
– Title
– Type

18. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Documento Digital:
Informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema
computacional. (Glossário da CTDE, 2009)
Documento Arquivístico:
Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso
de uma atividade prática, como instrumento ou resultado
dessa atividade, e retido para ação ou referência.
(Glossário da CTDE, 2009)

19. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Documento
Arquivís6co
Digital
Documento Arquivístico digital
Documento digital reconhecido e tratado como documento
arquivístico.
Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma
atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, e
retido para ação ou referência ...
+
... codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional.
E
deve cumprir com as demais características básicas de um documento
arquivístico
LACOMBE,
2012.

20. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Documento
Arquivís6co
Digital
LACOMBE,
2012.

21. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Anatomia
do
Objeto
Digital
FERREIRA,
2006,
p.
25.

22. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
• Gestão Arquivística de Documentos:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei
8.159/91);
• GED não é Gestão Arquivística, ficou relacionado à sistema/
programa ou tecnologias e não incorporou os referenciais
arquivísticos;
• GADD e GEDA.
Gestão
de
Documentos
Digitais:
GDD,
GADD
e
GEDA

23. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
CTDE
do
CONARQ
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
Criação: 1995
Objetivo:
Sugerir normas, procedimentos técnicos e
instrumentos legais, para a gestão arquivística e a
preservação dos documentos digitais das instituições
públicas e privadas.
Composição multidisciplinar.
Representantes especialistas de vários setores do
governo e da sociedade civil.
Resultados e publicações.

24. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
e-­‐ARQ
Brasil
Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de
Documentos, elaborado pela
C â m a r a T é c n i c a d e
Documentos Eletrônicos do
C o n s e l h o N a c i o n a l d e
Arquivos.

25. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
SIGAD
O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações
técnicas, característico do sistema de gestão
arquivística de documentos, processado por
computador.
Um SIGAD pode ser composto por software único ou vários
softwares integrados, adquiridos ou encomendados.
Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia
de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.

26. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
SIGADs/Repositórios/Descrição
SIGAD:
Fases
corrente
e
intermediária
Descrição
arquivís0ca:
SepiaDES,
ICA-­‐AtoM,
etc.
Repositórios
Digitais:
DSpace,
Fedora,
Eprints
e
ARCHIVEMATICA
(OAIS)
Instrumentos
de
pesquisa:
Guias,
catálogos,
inventários,
etc.

27. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Sistemas
de
GD
Nuxeo DM
Sistema de Gestão Documental open source desenvolvido com a plataforma
Nuxeo Enterprise - <http://www.nuxeo.com/en/products/document-
management>
KnowledgeTree
Conforme o website trata-se de um software de Gestão Documental (DMS) open
source capaz de ligar pessoas, idéias e processos - <http://
www.knowledgetree.com/pt>
Agorum Core
Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa
Alemã Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas versões: Agorum Core OS e
Agorum Core Pro - <http://www.agorum.com>.
Alfresco
Sistema Gerenciador de Documentos que possui três funcionalidades principais:
Gestão Documental (DMS), Gestão de Conteúdo Web (CMS) e Colaboração (Share)
- <http://www.alfresco.com>.

28. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Archivista Box
Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa
alemã Archivista GmbH e possui integração com um Sistema Integrado de
Gestão Empresarial (ERP)- <http://www.archivista.ch/en>;
Maarch
Sistema de Gestão Documental (DMS) open source desenvolvido pela empresa
francesa Maarch SAS. Conforme seu website caracteriza-se por ser um
conjunto de ferramentas e soluções para gestão e arquivamento de
documentos - <http://www.maarch.org/en>.
Owl Intranet
É um Sistema de Gestão Documental (DMS), porém, tem como principal aplicação
um repositório de documentos multi-usuário (knowledgebase). De acordo com
seu website, é voltado para a publicação de arquivos e documentos web em
grandes e pequenas empresas, bem como em corporações on-line - <http://
www.owl.anytimecomm.com>.
Sistemas
de
GD

29. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Descrição
Arquivís6ca:
Sepiades
e
ICA-­‐AtoM
A Descrição Arquivística, uma das 7 funções arquivísticas* de
COUTURE (1999), é o ato de descrever e representar informações
contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando
instrumentos de pesquisa (guias, catálogos, inventários, índices,
repertórios, edições de fontes, etc.), os quais explicam os
documentos de arquivo quanto à sua localização, identificação e
gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os
sistemas de arquivo que os gerou, enriquecem o documento
arquivístico para o pesquisador. As atividades de descrição são
importantes em um arquivo porque garantem a compreensão do
acervo arquivístico.
* Produção, Classificação(Arranjo), Avaliação, Aquisição, Descrição,
Preservação e Difusão.

30. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Descrição
Arquivís6ca:
Sepiades
e
ICA-­‐AtoM
SepiaDES
Software com código aberto, para a descrição de fotografias e que permite a
inclusão de metadados, possui funções de descrição multinível (árvore
hierárquica), armazenamento de registros em formato XML (eXtensible
Markup Language); função de exportação de acordo com o recomendado
pelo mapeamento no relatório consultivo, implementação do Open
Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)
ICA-AtoM
É o acrônimo de Access to Memory. O projeto do software resulta de um
esforço de colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores.
Destaques: - Total conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras
normas relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; -
Aplicação concebida inteiramente para ambiente web; - Interfaces
multilingues; - Catálogo multi-institucional; - Interfaces com repositórios
digitais.

31. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
SEPIADES
O SEPIADES é um
software livre de
licença de uso que
serve para a
documentação de
arquivos
fotográficos digitais.
http://
www.ica.org/
download.php?
id=1265
Requer JAVA;

32. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
ICA-­‐AtoM
ICA-AtoM é um projeto
colaborativo com a
missão de prover a
comunidade arquivística
internacional com um
software aplicativo
gratuito e de código-
fonte aberto para
gerenciamento de
descrição arquivística,
em conformidade com
os padrões do Conselho
Internacional de
Arquivos (ICA).
www.ica-atom.org
Requer LAMP ou WAMP

33. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Difusão
de
Acervo
Ao
desenvolver
uma
reflexão
acerca
da
disciplina
arquivís0ca
e
da
atuação
profissional
na
área,
Garcia
(1996)
caracteriza
a
difusão
como
uma
prá0ca
arquivís0ca
que
deve
“desarrollar,
de
forma
prác6ca,
el
derecho
de
los
ciudadanos
a
acceder
a
la
cultura,
recogiendo
la
an6gua
aspiración
decimonónica
de
instruir
al
público”.
Conseqüentemente,
para
alcançar
este
fim,
a
difusão
arquivís0ca
deve
proporcionar
aos
usuários
conhecimento
do
acervo
existente;
do
contexto
da
produção
documental,
ou
seja,
do
organismo
produtor,
e;
da
importância
do
tratamento
de
acervos
arquivís0cos
e
das
ins0tuições
e
profissionais
que
o
fazem.

34. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
• Três
enfoques
para
difusão
de
acervo:
o
cultural,
o
editorial
e
o
educa0vo.

35. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
A
difusão
cultural
é
promovida
através
de
palestras,
debates,
lançamentos
de
obras,
eventos
populares,
comentários
na
imprensa,
filmes,
documentários,
folhetos
publicitários,
exposição
de
documentos,
entre
outras
ações.
A
difusão
editorial
ocorre
com
a
publicação
do
conteúdo
do
acervo,
das
a0vidades
e
dos
programas,
através
da
publicação
de
catálogos
informa0vos,
manuais,
edições
comemora0vas,
publicações
que
referenciam
o
acervo,
entre
outras
inicia0vas.
A
difusão
educa6va
é
desenvolvida
com
a
realização
de
exposições
a
estudantes
no
arquivo,
reprodução
de
documentos,
visitas
guiadas
aos
arquivos,
entre
outras
ações
devidamente
planejadas.

36. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3

37. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3

38. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3

39. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3

40. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
A
internet
na
difusão
• Vantagens
ob0das
no
uso
da
Internet
como
mecanismo
de
difusão:
–
na
disponibilização
de
informações
arquivís0cas
a
diferentes
usuários,
ao
mesmo
tempo
a
qualquer
hora
ou
lugar;
– redução
de
custos
de
publicação,
uma
vez
que
a
edição
de
páginas,
em
nível
básico,
não
é
diTcil
nem
cara
e;
– a
preservação
dos
documentos
sem
impedir
a
consulta,
pois
além
de
informações
sobre
o
acervo
pode
disponibilizar
inclusive
peças
ou
conjuntos
documentais
digitalizados.

41. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Mão
na
massa

42. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Para
realizarem
o
trabalho
(avaliação)
na
próxima
aula,
não
esqueçam

43. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Propósito
da
Descrição
Segundo
a
Society
of
American
Archivists
(2002),
seu
propósito
é
o
de
Iden&ficar,
Gerenciar,
Estabelecer
controle
intelectual,
Localizar,
Explicar
o
acervo
arquivís0co
e
Promover
o
acesso.
Envolvimento?

44. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Há
quatro
regras
fundamentais
que
devem
ser
aplicadas
para
estabelecer
a
relação
hierárquica
entre
as
descrições:
– Descrição
do
geral
ao
par6cular:
apresenta
uma
relação
hierárquica
entre
o
todo
e
as
partes.
– Informação
relevante
para
o
nível
de
descrição:
as
informações
devem
ser
apropriadas
para
o
nível
que
está
sendo
descrito.
– Relação
entre
descrições:
iden0fica
o
nível
de
descrição.
– Não
repe6ção
de
informação:
não
repe6r
as
informações
em
níveis
diferentes
de
descrição.

45. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Um
instrumento
é
uma
escolha
• instrumentos
arquivís0cos
de
referência
não
são
ferramentas
neutras
e
sim
textos
culturais,
historicamente
situados
em
um
determinado
tempo
e
espaço,
envoltos
por
intencionalidades
e
ideologias
que
incluem
e
excluem
o
que
se
enfa0za
e
o
que
se
ignora.
• ...

46. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Os
instrumentos
de
Pesquisa
• Belloqo
(2004)
apresenta
as
formas
tradicionais
dos
instrumentos
arquivís0cos
de
referências:
– a)
o
“guia”,
de
acesso
fácil
para
o
grande
público
por
ter
linguagem
abrangente
e
popular.
O
guia
é
apresentado
como
o
primeiro
instrumento
que
deve
ser
consultado
pelo
pesquisador;

47. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
47
Relação
Hierarquia
/
Instrumento
Fundo
Seção
Subseção
Série
Subséries
Guia
Inventário
Catálogo
Índices

48. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
• Sob
a
perspec0va
da
arquivís0ca
integrada,
um
programa
descri6vo
inicia-­‐se
com
a
classificação,
que
alcança
o
primeiro
nível
do
processo
(planos
ou
esquemas
de
classificação).
O
segundo
acontece
com
a
avaliação
(tabela
de
temporalidade);
e
o
terceiro
e
mais
detalhado
ocorre
nos
arquivos
permanentes
(guias,
inventários,
etc.)
(LOPES,
2000).

49. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Referências
(1-­‐2)
• ARELLANO, Miguel Angel Mardero. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 p. Tese (Doutorado em
Ciência da Informação). Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação. Disponível em: <http://
bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=4547>
• CCSDS - CONSULTATIVE COMMITEE FOR SPACE DATA SYSTEM. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS):
recommendation. Washington, 2002. 139 p. Disponível em: <http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>.
• CENADEM. O GED, plataforma e Software Livre. Jornal Mundo da Imagen. No 60, Nov/Dez, 2003, p. 1 – 9.
• ___. Tecnologias de GED / CENADEM. [on-line] 2005. <http://www.cenadem.com.br/ged04quadro.php> [Consultado em outubro de
2005]
• CHARÃO, Andrea Schwertner, FLORES, Daniel, SANTOS, Flaviane Cezar dos. Análise de produtos para gerenciamento eletrônico de
documentos. 2002. [On-line] <http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM>
• CIA – Conselho Internacional de Arquivos. Documentos de Arquivo Electrónicos: Manual para Arquivistas. Estudo no 16 – Manual para
Arquivos Electrónicos, Abril de 2005. Tradução do original: “Electronic Records: A Workbook for Archivists (ICA Study 16)”,
disponível on-line: http://www.ica.org/biblio/ICAEstudo16_PT_4.pdf.
• CONDE, Maria Luisa. Os Sistemas de Gestão de Documentos e as Novas Tecnologias. 2005. IV Seminário Internacional de Arquivos de
Tradição Ibérica. ALA – Associação Latino Americana de Arquivos. 24-28 Out.05. Lisboa.
• COUTURE, Carol, MARTINEAU, Jocelyne, DUCHARME, Daniel. A formação e a pesquisa em Arquivística no mundo contemporâneo.
Trad. Luis Carlos Lopes. Brasília: FINATEC, 1999. 190 p.
• DODEBEI, Vera. Repositórios institucionais: por uma memória criativa no ciberespaço. In: SAYÃO et al. (Org.). Implantação e gestão
de repositórios institucionais: política, memória, livre acesso e preservação. Salvador : EDUFBA, 2010. p. 83-106.
• FLORES, Daniel. Análise do Programa de Legislação Educacional Integrada – PROLEI : uma abordagem Arquivística na gestão
eletrônica de documentos – GED. Santa Maria, 2000. (Dissertação de Mestrado da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM).
• ___. Gestão de Documentos Eletrônicos - G.D.E.. JIARQ – Jornal Informativo de Arquivos. Santa Maria-EDUFSM, 1998.

50. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
3
Referências
(2-­‐2)
• ___. Ged – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem enquanto sistema e área de conhecimento arquivístico das
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