.

1. INSTRUTOR ESP. ALEX MARTINS
Curso
Assistente
Administrativo.

2. Organização e Manutenção
Arquivo

3. •
•
Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga
civilização grega.
Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
templo da mãe dos Deuses, Servia antigamente de câmara de
reunião para o (Senado), os tratados, leis, minutas da assembleia
popular e outros documentos oficias.
•
Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates
escrevera em sua defesa pessoal, peças de ésquilo, dos poetas
dramáticos da Grécia como sófocles e eurípedes, etc.
Esses documentos foram conservados através dos tempos de tal
forma que ainda hoje se encontram preservados, já não em
arquivos, mas em instituições específicas (museus).
Origem dos arquivos

5. Em Portugal os arquivos não foram
designados sempre da mesma forma:
•Monarquia: carteiras ou cartórios - locais onde se
guardavam as cartas, títulos, escritas, e outros
documentos de vital importância para o reino,
posteriormente denominados pelo nome de Tombos.
O Arquivo Real Português, fundado por D.
Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter
sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde
vivia o referido monarca.

6. O documento é um registo que reproduz ou representa,
uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de
prova ou de confirmação de um acontecimento,
situação ou ocorrência.
A empresa apresenta através de documentos os fatos
relativos à sua atividade.
Os documentos constituem a memória da empresa.
Habitualmente o documento é escrito, este pode
também ter outro suporte material além do papel –
registo em disquete, CD, pen, microfilme, etc.
O documento na empresa

7. As empresas têm necessidade de recolher
ordenadamente os documentos que contêm
registos de dados e informações de interesse,
garantindo a
consultas
sua conservação e assegurando as
provenientes dos seus diversos sectores. Essa
recolha, conservação e consulta são
asseguradas pelo ARQUIVO.
O arquivo e a Informação

8.  Representação de um
fato ou situação;
 Conservação (subsiste posteriormente
ao fato que lhe deu origem).
Funções do Documento

9. • Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua
data, a sua forma, o seu suporte material,
elaborados ou recebidos por um organismo público
ou privado, em função da sua actividade e
conservado para efeitos administrativos;
•
•
Local destinado à conservação e guarda de documentos
devidamente classificados e ordenados;
Unidade de serviço administrativo especializado cuja missão
consiste em receber, classificar, guardar e emprestar
documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a
memória organizada da instituição que serve.
Definição de arquivo

10.  Acepções da palavra Arquivo:
-Você vai trabalhar para o “arquivo”
-Coloque aquela pasta no “arquivo”
-Prepare o “arquivo” para a
transferência
-Onde está o seu “arquivo”
Definição de arquivo

11. - Ordenação da documentação:
mediante a recolha, registo e
classificação dos documentos;
- Despacho: fornece os documentos
solicitados com rapidez para os diversos
serviços, à medida que a documentação
se vai desactualizando;

12. - Conservação da documentação: não só mediante a
utilização
ficheiros,
condições
de equipamento adequado (armários,
etc.), como também, proporcionando
ambientais ideais de forma a não se
danificarem os suportes (sob a acção da humidade,
calor e frio, incidência dos raios solares, saturação do ar
e propagação de pragas).

13. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO:
À forma de organização;
À frequência de consulta;
À posição dos documentos;
Às instituições que produzem
os documentos
Ao grau de informatização.
Classificações do arquivo

14. QUANTO A FORMA DE ORGANIZAÇÃO
• Centralizados – nas pequenas e médias empresas, o
arquivo encontra-se normalmente centralizado num
único sector, comum aos vários departamentos.
• Descentralizados – Nas grandes empresas, cada
sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo
ou não duplicados ou acesso informático da parte da
administração/gestão.
• Mistos - combinação dos dois sistemas.

15. QUANTO Á FREQUENCIA DE CONSULTA
•
•
• Ativos – são constituídos por documentos recentes
relativos a assuntos em curso;
Semi-ativos – dizem respeito aos documentos com
baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.
Inativos ou mortos – contêm documentação que por
razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem ser
conservados, sendo a sua consulta apenas feita em
casos especiais.

16. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
•
• Horizontais – documentos arquivados horizontalmente,
uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com
prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4
ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que são
de difícil acesso);
Verticais – documentos arquivados verticalmente uns
após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda
para a direita e de cima para baixo (usa-se para
dossiers, caixas de cartão, livros, vídeos, etc.);

17. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS
•
• Suspensos - documentação colocada em pastas ou
bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole,
suspensas pela parte superior em classificadores que
deslizam numa estrutura metálica. As pastas podem
apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de
processos);
Rotativos - os documentos são presos a um sistema
que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal).
Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo
neste caso normalmente guardado em armário próprio.

18. QUANTO Á POSIÇÃO DOS DOCUMENTOS

19. QUANTO ÀS INSTITUIÇÕES QUE
PRODUZEM OS DOCUMENTOS
- Arquivos públicos (nacionais, distritais,
municipais;
Entre eles ministérios, escolas, entidades
administrativas variadas – são indispensáveis
para a proteção da propriedade e outros
direitos legais dos cidadãos)
- Arquivos empresariais
- Arquivos de família ou privados
- Arquivos eclesiásticos ( Igreja*)

20. QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAÇÃO
•
Não informatizados ou tradicionais;
•
Parcial ou totalmente informatizados.
A informação chega à empresas veiculada de formas
muito variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em
vídeo ou fixas, mensagens áudio, etc.
Há tendência para fazer o arquivo tradicional dos
documentos em papel e arquivo electrónico da mesma
documentação. As empresas devem encontrar a melhor
solução para esta situação.

21. • Interna (criado e aprovado pela
empresa segundo as normas internas
de documentação)
• Externa (não foi criado nem aprovado
pela empresa mas é necessário para o
funcionamento da mesma)
Tipologia da documentação

22. • Interna
Atas, processos de
clientes, memorandos,
oficio, sistema de
prevenção da empresa
, etc

23. • Externa
Catálogo de fornecedores, a
norma ISO 9001, ofícios,
curriculum vitae, etc

24. As Unidades Arquivísticas são um
conjunto orgânico de documentos,
considerando a estrutura de um
organismo.
Unidade arquivísticas

25. PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS
 Processo
 Dossier
 Colecção
 Série
 Sub-Série
 Fundo
 Sub-Fundo/Seção

26. Processo: Constituído por um conjunto de
tipos documentais referentes a uma qualquer
acção administrativa ou judicial, sujeita a
tramitação própria normalmente regulada.
Ex: Processo judicial

27. Dossiers temáticos – unidade arquivística
constituída por um conjunto de documentos
compilados com o fim de informar uma decisão
pontual.
Normalmente,são pastas constituídas por cópias de artigos
de revistas,partes de livros, reproduções de diários da
república ou por estudos técnicos que não têm
correspondência nem andamento administrativo.

28. Exemplos:
Dossier de legislação comunitária sobre
ambiente(cópias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendações,
resoluções e directivas sobre ambiente);
Dossier de legislação nacional sobre ambiente
(cópias de artigos do Diário da República sobre
ambiente).

29. Coleção: documentos do mesmo arquivo,
organizada para efeitos de referência ou
conjunto de tipos documentais organizados por
tipologia, assunto ou outra qualquer
característica comum.
Ex: Copiador de correspondência expedida
Documentos de despesa (faturas, balancetes)

30. Existem situações onde a constituição
de colecções é desejável:
Áreas funcionais da contabilidade e pessoal
- Colecções de mapas de assiduidade
- Colecções de mapas estatísticos

31. Série – Unidade arquivística constituída por
um conjunto de documentos simples ou
compostos a que, originalmente, foi dada
uma ordenação sequencial,de acordo com
um sistema de recuperação da informação.
Em princípio, os documentos de cada série
correspondem ao exercício de uma mesma
função ou actividade,dentro de uma mesma
área de actuação.

32. As Séries – resultam da junção/agrupamento
dos processos que são idênticos entre si.
- Quando possuem uma tramitação semelhante;
- Contêm os mesmos tipos de documentos;
- Servem uma mesma actividade e situam-se na
mesma área temática.

33. Ex: Uma instituição de ensino superior
atribuir bolsas de estudo a estudantes
economicamente carenciados
Desenvolve ações semelhantes (atribuir
bolsas) Cada bolsa constitui um processo
O conjunto dos processos de bolsa atribuídos
constitui uma série

34. Sub-Série – corresponde a uma parte da série
que se individualiza por razões de
funcionalidade.
Pode corresponder apenas a uma das etapas da
tramitação de um processo, a uma tipologia
documental ou ainda a uma documentação com
exigências de acondicionamento próprias.
Ex: Processos de bolsa atribuídos e transmitidos

35. Fundo – Conjunto orgânico de documentos
,independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por
uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou
por um organismo público ou privado, no
exercício da sua actividade conservados a
título de prova ou informação.
É a mais ampla unidade arquivística.

36. Fundo
Secção
Série
Sub-série
Colecção
Processo
Unidade arquivísticas

37. Fase de Transferência
- Modelo de Organização do Arquivo
- Contentorização dos Documentos
- Inventariação
- Destruição de Documentos
-Transporte e Alojamento
Ex: Transferência de arquivo de sucursais para
empresas “mãe”
Transferência de arquivos

38. Fase de
Incorporação
extintos e documentação
Ex: arquivos de serviços
proveniente de funções extintas em organismos e
serviços da administração central desconcentrada da
respectiva área
Incorporação de arquivos

39. Os principais Sistemas ou Tipos de classificação
utilizados em arquivos são:
•Classificação Alfabética
•Classificação Numérica
•Classificação Alfa-numérica
•Classificação Cronológica
•Classificação Geográfica
•Classificação Ideológica
Sistema de classificação

40. Classificação por ordem alfabética
O material é organizado com base no nome da pessoa ou
empresa, cujo documento é registado e depois ordenado
em sequência alfabética.
Ex: As antigas lista telefónica.

41. Classificação por ordem alfabética
Vantagens
•Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é
uma das mais tradicionais;
•Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes
nem subclasses e o único elemento necessário para classificar o
material é o nome das coisas a classificar firma ou nome da
pessoa;
•Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar
exacto);
•Possibilidade de encontrar facilmente uma posição;
•Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).

42. Classificação por ordem alfabética
Desvantagens
•Os critérios de ordenação do material não são inequívocos ( é
fácil surgirem dúvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que
classificam efectuam sucessivamente a procura não sigam os
mesmos critérios);
•Se o material for muito a classificação tem de ser feita por
pessoas práticas neste tipo de trabalho;
•Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de
homonímia (repetição dos mesmos nomes).

43. Classificação por ordem alfabética
a classificação por nome em ordem alfabética é
como único sistema para a ordenação do material
Resumindo:
aconselhável
quando:
•Este não é muito;
•As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.

44. Regras para classificação por ordem alfabética
Para que a classificação por nome em ordem alfabética
seja eficiente tem que se seguir certas regras:
1 – Os nomes individuais devem ser colocados em
ordem inversa, ou seja, primeiro o último nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Aníbal
Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo

45. Regras para classificação por ordem alfabética
2– As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di,
Du, La, O’, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com
inicial maiúscula, são consideradas como parte
integrante do nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos
de Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3– Osnomes compostos de um substantivo e
um adjectivo, ligados ou não por hífen, não são
separados. Ex: Castelo Branco, Sérgio
Vilas Boas, Heitor

46. Regras para classificação por ordem alfabética
4– Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a
regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a
ordem normal.
Ex: Santa Rita, Luís
Santo António, Joaquim
5– Os nomes que exprimem grau de parentesco,
abreviados ou não, não são considerados na ordenação
alfabética.
Ex: FreitasJúnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques

47. Regras para classificação por ordem alfabética
Os graus de parentesco só serão considerados na
alfabetização quando servirem de elemento de distinção.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e
artigos são colocados entre parênteses depois do nome
e não são considerados na alfabetização.
Ex: Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)

48. Regras para classificação por ordem alfabética
7 Os nomes espanhóis são registados pelo
penúltimo nome que corresponde ao da família do
pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel
(de) Hernandes Xavier, José
8 Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes
são registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib

49. Regras para classificação por ordem alfabética
9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados
como uma só palavra.
Ex: Sant’Ana, Armindo
Lê-se e arquiva-se Santana
devem ser registados
10 – Os nomes das empresas
conforme se apresentam
Ex: Álvaro Costa & Cª
Barbosa Sousa, Ldª

50. Regras para classificação por ordem alfabética
11 – As expressões usadas no comércio
Sociedade, Companhia, Empresa,
devem
, como
ser
consideradas na alfabetização.
Ex: Companhia Brasileira de
Alimentos Editora Abril, Ldª
12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou
sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como
se o conjunto de letras que os formam fosse uma
palavra.
Ex: ANJE
CDU

51. Obrigado