Arquivo, Organização e Tratamento

1. Arquivo, Organização e Tratamento
Formador: Alexandra Vidal

2. Índice
1. HISTÓRIA DA GESTÃO DOCUMENTAL
2. CARACTERIZAÇÃO DE UM ARQUIVO
3. CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO
4. UNIDADES ARQUIVÍSTICAS
5. UNIDADES DE INSTALAÇÃO

3. Objetivos
- Compreender a importância dos arquivos
- Conhecer as origens da Gestão Documental
- Caracterizar um arquivo
- Identificar um documento de arquivo
- Distinguir as diferentes unidades arquivísticas

4. Introdução
Somente uma documentação devidamente estruturada e organizada
proporcionará ao dirigente, empreendedor ou administrador ou
técnico administrativo meios para exercer as funções administrativas
de acordo com as necessidades organizacionais da sua instituição.
• A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo
uma ferramenta poderosa em todas as áreas de uma organização. Um
arquivo bem estruturado proporciona uma maior competitividade,
uma vez que a informação “arquivada”, em qualquer suporte, permite
a tomada de decisões estratégicas.
• Para além disto, os documentos de arquivo guardam a memória das
organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos dos seus
negócios.
• Já as novas tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de
documentos, desde que respeitem padrões internacionalmente
aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística
com a tecnologia.
• A organização de um arquivo deve ser programada numa perspectiva
das necessidades presentes, mas também com um olhar nas
necessidades futuras da instituição, tendo em conta as suas
características. Esta regra básica, da organização de um arquivo, exige
a elaboração de um bom plano de trabalho e alguns conhecimentos
das técnicas de organização de um arquivo.

5. 1. HISTÓRIA DA GESTÃO DOCUMENTAL
SABIA QUE OS ARQUIVOS E A SUA GESTÃO SÃO TÃO
ANTIGOS COMO AS PRIMEIRAS CIVILIZAÇÕES?
Os Arquivos surgiram na antiga Mesopotâmia e, tal como a
escrita, vieram responder às necessidades da atividade
humana.
As primeiras placas de argila conservaram os textos de
proclamações e decretos, listas de inventários e transações
comerciais, constituindo os primeiros arquivos.
A conservação desses registos, como materialização da
memória individual e coletiva passou a estar
presente em todas as civilizações.

6. Tabuinha de
Argila,
Mesopotâmia
Papiro, da
civilização
egípcia
Império Romano
Idade Média
Época Moderna
Época
Contemporânea

7. Ponto de viragem:
 Com a sua participação na
2ª Grande Guerra Mundial,
os Estados Unidos criaram
novos serviços que, por
sua vez, deram origem a
novos tipos de
documentos, levando a
uma colaboração direta
entre os Arquivos Federais
e os serviços
administrativos.
 Aumentam, nos Estados
Unidos, as preocupações
com a acumulação da
massa documental
 Década de 40 (século XX)
– surge o Records
Manager (Gestor de
Documentos)

8. 1941 – EUA (National Archives and Records
Administration):
Desta forma, a “Gestão de Documentos” vai-se assumindo
no panorama arquivístico internacional, enquanto
aspeto fundamental da administração geral.
 1950 – “Records Federal Act”:
Estabelece o Programa de Gestão de
Documentos nas Agências Federais
Americanas

9. Conclui-se que:
A atividade denominada Records Management, traduzida
como gestão de documentos, não surgiu da prática ou
teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da
administração pública.
Começa, deste modo, a dar-se importância ao documento
desde a sua criação, passando a ideia principal da
Gestão de Documentos a ser a Teoria do Ciclo de Vida
que dá aos documentos uma vida similar à de um
organismo vivo, no sentido em que nasce (fase de
criação), vive (fase de manutenção e utilização) e
morre (fase de conservação definitiva, histórica ou
eliminação).

10. Mas o que é a Gestão Documental?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentação, em fase corrente e
intermédia, visando a sua eliminação ou recolha para
guarda permanente.
Essencial para o bom desempenho das organizações!
Para gerir os documentos em todas as fases do seu ciclo de
vida, devem desenvolver-se Programas de Gestão de
Documentos, que se definem como uma actuação sobre os
documentos, destinada a assegurar a economia e a
eficiência na sua gestão, permitindo a identificação,
conservação e utilização dos arquivos de forma sistemática.

11. • Estabelecer um
conjuntos de tarefas
• Definir Procedimentos
1)
Requisitos
• Tomada de Decisão
Estratégica
• Procura de economia
• Eficácia na produção
• Transparência
• Conservação
• Utilização e destino
final dos documentos
2)
Objetivos

12. A GESTÃO DOCUMENTAL É UM SUPORTE
PARA:
 Maior competitividade
 Salvaguarda da memória das instituições
 Interação com as novas tecnologias
 Perspetivar as necessidades futuras

13.  Melhor armazenamento
(espaço fisico);
 Melhor organização, permite a
informatização;
 Possibilita uma pesquisa
rápida;
 Evita extravio de documentos;
 Garante a preservação dos
documentos de valor;
 Aproveitamento dos recursos
humanos, tecnológicos, etc.

14. O êxito da implementação de uma
política de Gestão de Documentos
está no envolvimento de todos os
agentes que participam do processo
da produção documental.

15. Em primeiro lugar:
O que é um Arquivo?
 Ao longo da história, o conceito de arquivo mudou em
conformidade com as mudanças políticas, sociais e
culturais. Por isso, os arquivos são um reflexo da
sociedade que o produz.
• Alguns autores, como os canadianos Rousseau e Couture,
têm definido arquivo como um conjunto de informações,
e não como um conjunto de documentos.
A INFORMAÇÃO É O BEM MAIS PRECIOSO DE QUALQUER
INSTITUIÇÃO!
2. CARACTERÍSTICAS DE UM ARQUIVO

16. UNIDADE 1
DEFINIÇÃO DE ARQUIVO, UM TERMO POLISSÉMICO:
Arquivo
• Instituição – local destinado à
conservação de documentos
classificados
• Serviço – conjunto de
documentos, de qualquer
suporte, produzidos e/ ou
recebidos por um organismo
público ou privado
• Produto – testemunho da
atividade de uma unidade de
serviço administrativo
• Equipamento – instalação de
documentos (depósito de
arquivo)

17. Princípios QUE
DEVEMOS apreender,
quando organizamos um
arquivo:
 Princípio da
Territorialidade
•
 Princípio da
Proveniência
 Princípio da Ordem
Original
PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
Princípio segundo o qual os arquivos públicos,
próprios de um território, seguem o destino
deste último.
Além disso, o princípio de territorialidade foi
aplicado à restituição de certos fundos de
arquivo a instituições ou a centros de arquivo
situados perto do local de criação, e que
tinham sido deslocados, por diversas razões.

18. PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Os documentos de arquivo apresentam-se sob
inúmeras formas e nos mais variados suportes
materiais. Não é o tipo, nem a forma, nem o conteúdo
informativo, que caracterizam um documento de
arquivo, mas sim a sua origem, ou seja, o modo como
ele foi produzido, em função e no decurso, da
actividade de uma pessoa física ou colectiva.
A proveniência é, portanto, o elemento mais
importante a identificar num conjunto de documentos,
pois é com base nela que se estruturam e organizam os
fundos arquivísticos.

19. PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL
Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar A
ORDEM dada pela entidade coletiva, pessoal ou familiar
que o produziu.
ORGANICIDADE
Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a
estrutura, funções e atividades da entidade
produtora/acumuladora, nas suas relações internas e
externas.

20. Os princípios, atrás enunciados, são
fundamentais porque…
OS ARQUIVOS REGISTAM:
 Ações;
 Direitos;
 Deveres;
 A trajectória e a memória institucional
OS ARQUIVOS:
 São, desde que organizados, fontes de
tomada de decisões seguras e eficientes.
INFORMAÇÃO É PODER!

21. UNIDADE 1
3. CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO
Requisitos:
Suporte + Informação
Contexto
Valor
Probatório

22. UNIDADE 1
Documentos produzidos por
uma entidade produtora
(Serviço que produza e/ou
receba um documento)
Organizados em função da
sua organização e estrutura
Para os organizarmos,
devemos ter em conta o
seguinte:

23. UNIDADE 1
UNICIDADE DO
DOCUMENTO
DE ARQUIVO.
“Qualidade pela qual os
documentos de arquivo
conservam um caráter único
em função do seu contexto de
origem”. (Dicionário de
Terminologia Arquivística)

24. INDIVISIBILIDADE DOS CONJUNTOS
DOCUMENTAIS OU INTEGRIDADE
ARQUIVÍSTICA
“Característica que deriva do princípio da
proveniência, segundo a qual um arquivo
deve ser preservado sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou acréscimo indevido”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística)

25. UNIDADE 1
AUTENTICIDADE
Os documentos são produtos de rotinas
processuais que visam o cumprimento de
determinada função ou atividade, e são
autênticos quando são criados e
conservados de acordo com
procedimentos regulares que podem ser
comprovados, a partir de rotinas
estabelecidas.

26. UNIDADE 1
IMPARCIALIDADE
Os documentos de arquivo são
produzidos para atender
determinadas demandas e
“trazem promessa de
fidelidade aos factos e ações
que expressam.

27. NATURALIDADE
Os documentos de arquivo são
acumulados de forma contínua
e progressiva, com um
elemento de coesão
espontânea, ainda que
estruturada.

28. INTER-
RELACIONAMENTO
Os documentos de arquivo
ESTÃO LIGADOS ENTRE SI POR
UM ELO que é criado no
momento em que são
produzidos ou recebidos,
determinado pela razão da sua
produção.

29. UNIDADE 1
Valor
Administrativo
/ probatório
Valor Legal Valor Histórico

30. UNIDADE 1
Valor probatório Valor
informativo
Valor probatório
Valor inerente aos documentos decorrentes da(s) prova(s)
que contêm da organização e funções.
Valor informativo
Valor inerente aos documentos devido à informação que
contêm sobre pessoas (físicas ou jurídicas), coisas ou
fenômenos. Para fins de estudo, pesquisa ou
desenvolvimento de processos de negócio.

31. 4. UNIDADES ARQUIVÍSTICAS
Uma unidade arquivística pode ser um documento simples
ou composto que faz parte do mesmo arquivo, como
por exemplo:
· Uma série ou uma sub-série;
· Um processo;
· Uma coleção;
· Um Arquivo.
Unidade Arquivística é um documento simples (ato
informacional) ou conjunto de documentos de um
mesmo arquivo que resultam da organização dada ao
arquivo pela entidade produtora.
Unidades arquivísticas compreendem os processos,
coleções, dossiers, séries e sub-séries.
Exemplo:
Um conjunto de pareceres do Conselho de Administração
de uma empresa constitui uma série

32. Documento simples
Unidade constituída pela informação e respetivo
suporte, exemplo: uma fatura da eletricidade
Documento composto
Conjunto de documentos simples que
corresponde a um mesmo procedimento,
trâmite ou processamento administrativo ou
judicial, exemplo: um livro de atas de reuniões

33. Sub-
arquivo /
Secção
•Documentos produzidos dentro de um arquivo,
por uma unidade orgânica
•EX. Documentos de um Departamento

34. Série /
Sub-série
• Série - Unidade que corresponde a uma sequência de
documentos relativos a mesma função/atividade ou ao mesmo
tipo documental, seja como divisão do arquivo, do grupo e do
subgrupo.
• Sub-série - Divisão de uma série, eventualmente utilizada em
razão de variantes do tipo documental.

35. UNIDADE 1
Processo
• Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação
administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
• Ex. Processos individuais de trabalhadores (Departamento de Recursos Humanos)
Unidade arquivística
constituída por um
conjunto de documentos
do mesmo arquivo
Documento
• Unidade constituída pela informação e respetivo suporte. É a mais ínfima unidade
arquivística que pode ser constituída por um ou mais atos informacionais. Do
ponto de vista arquivístico, pode assumir a forma de documento simples, quando
apenas contém uma unidade de informação ou a forma de documento composto,
quando é constituída por mais do que uma unidade de informação, em suportes
distintos.
• Ex. Relatório de Atividades de uma empresa

36. 4. UNIDADES DE INSTALAÇÃO
Unidade de Instalação: unidade básica de cotação,
instalação e inventário das unidades arquivísticas
(exemplos: caixas, maços, livros, rolos, pastas,
disquetes, bobinas, cassetes, e outros)
Fonte:
http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Defi
nicoes.htm
Diversas
formas de
acondicionar
os
documentos

37. ATENÇÃO:
AS UNIDADES DE INSTALAÇÃO SÃO APENAS A INSTALAÇÃO
FÍSICA DO ARQUIVO OU AS COTAS QUE SE DESTINAM A
CADA UNIDADE ARQUIVÍSTICA!
POR ISSO, RELEMBRAMOS A DISTINÇÃO:
• Unidade arquivística
• Documento simples ou conjunto de documentos de um
mesmo arquivo (processo, coleção, dossier, série/sub-
série, sub-arquivo/secção, arquivo). Estes conjuntos
resultam da organização dada ao arquivo pela entidade
produtora.
• Unidade de instalação
• Unidade básica de cotação, instalação e inventariação
das unidades arquivísticas. São unidades de instalação:
caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas,
cassetes, cd’s, etc.

38. Síntese
No final desta unidade esperamos que o formando tenha
compreendido a importância dos arquivos, através da sua
evolução histórica, desde a Antiguidade até aos nossos dias,
assim como as suas principais características.
A assimilação do conceito de arquivo, documento de arquivo,
unidades arquivísticas e suas divisões e, posteriormente, a sua
distinção das unidades físicas, deverão proporcionar uma
melhor compreensão da gestão documental e sua importância
nas organizações.

39. Bibliografia
BRASIL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
Disponível em:
http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol; ARÉS, Florence
Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.
PEIXOTO, Pedro Abreu
Manual de formação em arquivos administrativos.
Disponível em
http://www.cm-vilareal.pt/arquivo/images/documentos/man_form_arq_admin.pdf
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo
Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998
RIBEIRO, Joaquim
http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/index.htm
SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Júlio; REAL, Manuel Luís
Arquivística. Teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Edições
Afrontamento, 2009.