Nocoes de-arquivologia-pdf

APOSTILAS OPÇÃO
Noções de Arquivologia 1
Arquivologia
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou
recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses
documentos são fontes das informações utilizadas para a
execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por
acumulação ao longo das atividades e isso ocorre
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em
atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em
geral.
Um documento é qualquer meio que comprove a existência
de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma
unidade de registro de informação independente do suporte
utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser
considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um
valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo
podem ser classificados por diferentes tipos em vários
suportes.
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais,
estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais.
Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como
“a entidade ou órgão administrativo responsável pela
custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição”.
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos
de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de
dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma
Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas
atividades.
A ciência que estuda as funções, os princípios, as
técnicas do arquivo é chamada de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada a
arquivologia pode ser chamado de arquivista.
A arquivologia busca gerenciar informações que possam
ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros
procedimentos no processo de identificação, organização,
desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização,
publicação, fornecimento, circulação, recuperação e
armazenamento das informações.
Algumas atribuições do profissional arquivista são:
gerenciar as informações, realizar atividades de conservação,
preservação, gestão documental, disseminação da informação
que se encontra nos documentos, atuar em prol da
preservação do patrimônio documental de uma pessoa física
1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e
semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em:
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em
instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos
públicos ou privados, centros de documentação, instituições
culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo
profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de
pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria
das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e
permanente.
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das
teorias, e as práticas de gestão foram extremamente
importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais
para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento
da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática
e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora
existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a
conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta
área é que muitas empresas/organizações não tem uma
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre
esse desinteresse consequentemente o profissional também é
desconhecido pela organização e as atividades que esse
profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento
das informações passam a ser exercidas por profissionais de
outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma
consequência do posicionamento de algumas organizações é
justamente a qualidade e resultado dos serviços.
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido
durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma
organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de
modo que sirva como prova da atividade. É uma informação
registrada, independente da forma ou do suporte.
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo
recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um
arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção
dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de
acondicionamento. O conjunto de operações de
acondicionamento e armazenamento de documentos é o
arquivamento.
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da
diferença entre a arquivística e as outras ciências
documentárias. São eles:
Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser
organizados em obediência à competência e às atividades da
instituição ou pessoa legitimamente responsável pela
produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto
orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de
origem distinta.
Princípio da Organicidade
As relações administrativas orgânicas se refletem nos
conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo
a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades
da entidade produtora/acumuladora em suas relações
internas e externas.
Princípio da Unicidade
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em
função do contexto em que foram produzidos.
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
2.1. Conceitos Fundamentais
de Arquivologia.

APOSTILAS OPÇÃO
Princípio da Indivisibilidade ou integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
adição indevida.
Princípio da Cumulatividade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas
organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui
vai mais alguns princípios2:
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos
deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em
consideração a proveniência e a classificação original.
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se
necessário.
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da
territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em
serviços de arquivo do território no qual foram produzidos,
excetuados os documentos elaborados pelas representações
diplomáticas ou resultantes de operações militares.
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência
de funções de uma autoridade para outra como resultado de
mudança política ou administrativa, documentos relevantes
ou cópias são também transferidos para assegurar a
continuidade administrativa. Também chamado pertinência
funcional.
O nível de importância dos arquivos está relacionado com
a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem
um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam
geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas
documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de
uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde
o valor probatório até o cultural.
Sendo assim, ter seus documentos arquivados
corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que
precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade
na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de
dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao
trabalho.
É extremamente importante que os documentos de
arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em
pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas
ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização
seja rápida caso necessária.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores
encarregados do recebimento, registro, distribuição e
movimentação dos documentos em curso; denominação
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento;
Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer
funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição,
movimentação e expedição de documentos, daí a denominação
comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste
ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas
2 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,
2005.
que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o
documento cumpra a sua função na instituição. Para que este
problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema
de base de dados, de preferência simples e descentralizado,
permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os
documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação
diminuiria o montante de documentos que chegam as
instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua
tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro
documental, afim de que não se perca o controle, bem como
surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um
exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto,
na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja
um campo extremamente importante.
Modelos de arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que
existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos
e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos
podem ser classificados: Segundo as entidades criador-
mantenedoras:
- Públicos (federal, estadual, municipal)
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas,
sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família,
cartas, originais de trabalhos, etc.).
Temos também os Arquivos que guardam e organizam
documentos cujas informações são registradas em suportes
diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de
Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados
por atividades muito especializadas como os Arquivos
Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas
vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais
específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas
(frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou
outras.
Pastas Suspensas
Indicada para o arquivamento de documentos em
tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na
posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em
estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da
documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo
corrente.
Pastas Intercaladoras
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se
à guarda de pequenos volumes de papéis.
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto,
vários documentos são constituídos por grande quantidade de
papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas
na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não
perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo.
Pasta AZ
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos
oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição
vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº
do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente.
Pasta Sanfonada
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias
e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de

APOSTILAS OPÇÃO
documentos utilizados em atividades externas, pois há maior
mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos
em tamanho oficio ou A4.
Pasta Americana
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso
policial que possui aba para identificações. É ideal para o
arquivamento de documentos utilizados em atividades
externas, pois há maior mobilidade do usuário para o
arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Fichário
O fichário se classifica como arquivo permanente. O
fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter
uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com
gavetas para fichas e documentos.
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição
horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas
são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas.
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa,
a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à
dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o
aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam
como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações.
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas
em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente
separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais
econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um
grande número de fichas.
Cadastro: recebimento e registro
Receber as correspondências, separando as de caráter
oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter
particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem
ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja,
chegar ao seu destinatário.
Para isto recomenda-se:
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus
respectivos destinatários;
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de
antecedentes, se existirem;
- Classificar o documento de acordo com o método da
instituição; carimbando-o em seguida;
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao
protocolo.
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a
segunda via da ficha ao documento;
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com
os dados das fichas de protocolo;
-Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais,
como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da
instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente
encontravam dificuldades, como a não localização de
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de
valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou
recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer
uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de
uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
recomendações com relação à expedição de documentos,
destacam-se:
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos
e completando dados;
- Separar as cópias, expedindo o original;
- Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a
elaboração de rotinas em cada instituição.
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do
CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na
Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE,
denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos
Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de
cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil.
Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as
entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão
disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua
instituição, como: missão institucional, acervos, endereço,
horário de funcionamento e formas de contato.
O CODEARQ somente será fornecido às entidades
custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que
com algumas restrições.
A solicitação do código de identificação pela entidade
custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa
a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser
encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do
preenchimento do formulário Cadastro de Entidade
Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo
para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br.
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão
documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação
e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo
maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e
das informações, autorizando a eliminação criteriosa de
documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda
e a preservação dos documentos de guarda permanente.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta
da atividade de classificação que recupera o contexto de
produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo
com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade
responsável por sua produção ou acumulação.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo
resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda
para os documentos em razão de seus valores administrativo,
fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
eliminação ou determina a sua guarda permanente.

APOSTILAS OPÇÃO
A classificação parte de um processo intelectual de
identificação e de reagrupamento sistemático de temas
semelhantes, segundo suas características comuns, podendo,
em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade
assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de
convenções, de métodos e regras de procedimentos
logicamente estruturados que permite a classificação dos
documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam
os suportes e a idade desses documentos.
De acordo com Faria3, o plano de classificação é o
instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na
organização das informações para a recuperação futura e para
o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos
gestores sobre o estoque informacional arquivístico da
instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da
organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma
instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de
classificação.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
apresenta os documentos hierarquicamente organizados de
acordo com a função, subfunção e atividade (classificação
funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade
(classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou
acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse
contexto da produção documental, atribuímos códigos
numéricos aos tipos/séries documentais.
A ausência de normas, métodos e procedimentos de
trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos,
transformando os arquivos em meros depósitos de papéis,
dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de
informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito
das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a
elaboração do Plano de Classificação assume uma importância
relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo,
para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e
funcionamento do organismo produtor e o comprometimento
dos profissionais de todas as suas áreas de atuação.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o
acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua
estrutura básica deve necessariamente contemplar os
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda
nas fases corrente e intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente, além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão
arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na
organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado
em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração,
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização
do instrumento:
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos
documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor
identificação do conteúdo da informação, foram empregadas
funções, atividades, espécies e tipos documentais,
genericamente denominados assuntos, agrupados segundo
um código de classificação, cujos conjuntos constituem o
referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que
contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente
para agilizar a sua localização na tabela.
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para
arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou, mencionado,
preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser
expresso a partir de uma ação concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado
conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até
homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O
prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao
período em que o documento é frequentemente consultado,
exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais.
A fase intermediária relaciona-se ao período em que o
documento ainda é necessário à administração, porém com
menor frequência de uso, podendo ser transferido para
depósito em outro local, embora à disposição desta.
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas
formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da
administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito
dos arquivos públicos (permanentes ou históricos).
Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases
corrente e intermediária foi definida a partir das
seguintes variáveis:
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com
serviços de arquivamento intermediário:
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se
enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição
dos prazos, considerando-se as características de cada fase,
desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma
a contemplar os seguintes setores arquivísticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao
arquivo da unidade organizacional);
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao
setor de arquivo geral/central da instituição);
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que
corresponde ao depósito de arquivamento intermediário,
geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas
esferas federal, estadual e municipal).
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com
serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados
nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis
pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como
arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para
esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de
Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB),
Brasília, 2006.

APOSTILAS OPÇÃO
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam
com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável,
as unidades organizacionais também funcionam como arquivo
corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo
previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que
promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam
com serviços de arquivamento intermediário:
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades
organizacionais são igualmente responsáveis pelo
arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a
cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá
assumir tais funções.
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação
estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo)
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no
documento são consideradas importantes para fins de prova,
informação e pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições
arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos
estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela
preservação dos documentos e pelo acesso às informações
neles contidas. Outras instituições poderão manter seus
arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos
arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações
sobre os respectivos acervos.
4. Observações: Neste campo são registradas informações
complementares e justificativas, necessárias à correta
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à
alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos
quanto à destinação dos documentos, segundo a
particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a
formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de
se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas
observações, seu pensamento, para deixar como legado às
gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é
do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais
simples, guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o
verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo.
Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram
mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo
o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do
trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens,
evita repetição desnecessária de experiências, diminui a
duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o
que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de
pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o
administrador a tomada de decisões.
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de
Documentos associados garantem a simplificação e a
racionalização dos procedimentos de gestão documental,
imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos
documentos e das informações e autorizam a eliminação
criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram.
Objetivos e benefícios da classificação
- Organização lógica e correto arquivamento de
documentos;
- Recuperação da informação ou do documento;
- Recuperação do contexto original de produção dos
documentos;
- Visibilidade às funções, subfunções e atividades do
organismo produtor;
- Padronização da denominação das funções, atividades e
tipos/séries documentais;
- Controle do trâmite;
- Atribuição de códigos numéricos;
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da
Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade deverá contemplar as
atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta
forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e
destinação dos documentos relativos às suas atividades
específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente,
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública
para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe
confira legitimidade.
Métodos de Arquivamento
Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de
arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais
cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais
constância, sobretudo as regras de alfabetação (método
alfabético), o método geográfico e o método numérico simples.
Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística, revela que métodos de arquivamento é =
Sequência de operações que determina a disposição dos
documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos
outros, e a identificação de cada unidade.
Importante: O uso de métodos de arquivamento
apropriados é muito importante para o organismo, pois
dessa forma quem trabalha com a documentação irá
organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de
recuperá-la com rapidez quando for necessário.
Mas, como escolher o método mais adequado? Cada
organismo deve adotar métodos de arquivamento que
atendam às suas necessidades específicas, levando-se em
consideração a estrutura da entidade e as características dos
documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não
adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles,
considerando sempre a documentação existente nos setores
componentes de determinada empresa.
DIVISÃO
- CLASSES
Os métodos de arquivamento são divididos em duas
grandes classes:
• básicos
• padronizados
- BÁSICOS
Podemos dividir os métodos básicos em:
• alfabético (principal elemento a ser considerado num
documento: nome)
• geográfico (principal elemento: local ou procedência)
• numérico (principal elemento: número)
• ideográfico (principal elemento: assunto)
Observações:
1ª) Os métodos numéricos podem ser:
simples/cronológico/dígito-terminal
2ª) Os métodos ideográficos podem ser:
• alfabético (enciclopédico/dicionário)
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação
coordenada)

APOSTILAS OPÇÃO
-PADRONIZADOS
 Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente
auxiliar mnemônico) às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas
em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias
são coloridas e as notações alfabéticas.
Ex.: LETRAS → CORES
O, P, Q e abreviações → azul
Cores convencionadas:
A – D e abreviações – ouro ou laranja
E – H e abreviações – rosa ou amarelo
I – N e abreviações – verde
O – Q e abreviações – azul
R – Z e abreviações – palha ou violeta
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas
conveniências
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova,
aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as
regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda
letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo
da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova.
-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando
acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras,
números e cores
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela
semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da
combinação de letras em lugar de números. As letras são
consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender
auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de
forma mais ágil, a recuperação da informação.
 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está
obsoleto.
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem
em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem
mais para cargos de nível superior ou para concursos
envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais
da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve
saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale
ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex
não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos
mnemônico e rôneo estarem obsoletos.
SISTEMAS
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois
grandes sistemas:
• direto
• indireto
- Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do
documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa.
Exemplos: métodos alfabético e geográfico.
- Sistema indireto
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um
índice alfabético remissivo ou a um determinado código.
Exemplo: métodos numéricos.
Método alfabético
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque
obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não
apresentará grandes dificuldades nem para a execução do
trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento
desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do
correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à
ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer
planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas
fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que
numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no
outro são arquivadas numericamente, de acordo com o
número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o
arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo
(registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o
último número preenchido e assim destinaremos o número
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que
procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples
e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta
combinação resultou um método que apresenta ao mesmo
tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de
numeralfa e alfanumérico.
Método geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos
ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica,
isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios
etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as
praças onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto
Indiscutivelmente, o método específico, representado por
palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis
processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as
pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o
melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o
fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção
acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do
arquivista, nesta seleção.

APOSTILAS OPÇÃO
Método decimal
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil
Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para
bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande
sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as
quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por
diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças
à sua base decimal.
Método simplificado
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um
método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de
vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir
num só móvel as vantagens de todos eles.
Avaliação, Temporalidade e Destinação
A avaliação é uma atividade vital em um programa de
gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar
o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária,
facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A
avaliação é o processo de análise dos documentos
arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a
destinação, de acordo com os valores primário e secundário
que lhes são atribuídos.
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do
órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo
necessário para o arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às
necessidades da administração que os gerou, baseado em
estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá
ser conservado por tempo maior que o necessário.
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na
teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos
arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de
valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor
probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência
para os arquivos intermediários de documentos que não
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de
avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente
onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade
de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor
permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante
critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e
destinação.
A complexidade e a abrangência de conhecimentos
exigidos pelo processo de avaliação, que implica no
estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação
de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou
entidade, conforme legislação vigente.
O sistema de gestão arquivística de documentos,
particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a
temporalidade e a destinação prevista para o documento no
momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e
as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do
órgão ou entidade.
Essa informação deve ser registrada em um metadado
associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de
documentos deve também ter capacidade de identificar os
documentos que já cumpriram sua temporalidade para
implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse
sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham
cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e
destinação.
4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas
aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das
atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações
não poderão ser implementadas em documentos que estejam
com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de
gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes
ações:
- Retenção dos documentos, por um determinado período,
no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou.
- Eliminação física;
- Transferência;
- Recolhimento para instituição arquivística pública.
O arquivamento de registros informatizados ocorre por
meio de programas ou sistemas informatizados geralmente
não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por
método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético.
Porém, é sempre importante o sistema conter campos de
busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de
impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ)4, os procedimentos e operações técnicas do sistema
de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais:
Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo
um documento arquivístico por meio das ações de:
- registro;
- classificação;
- indexação;
- atribuição de outros metadados;
- arquivamento.
Os objetivos da captura são:
- identificar o documento como documento arquivístico;
- demonstrar a relação orgânica dos documentos.
A captura é a incorporação de um documento ao sistema
de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de
tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento
tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e
posteriormente arquivado, como ser imediatamente
arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou
diretório, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de
documentos em papel, a captura é feita no momento em que o
documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
(SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente
dentro do sistema e então capturado automaticamente no
momento do registro, como pode ser produzido fora do
sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além do código de classificação, descritores, número de
protocolo e número de registro, a captura pode prever a
introdução de outros metadados tais como: data e hora da
criação, da transmissão e do recebimento do documento;
nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário,
entre outros.
Esses metadados podem ser registrados em vários níveis
de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos
procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico
administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o
documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua
relação com os outros documentos.
A captura tem como pré-requisito a definição de: quais
documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo
sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter

APOSTILAS OPÇÃO
acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto
tempo serão retidos.
As decisões sobre captura e retenção devem ser
consideradas no momento da concepção do sistema de gestão
arquivística de documentos. A decisão sobre quais
documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem
ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos
- julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos /
CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores:
legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao
exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau
de risco que correm caso não capturem documentos
arquivísticos.
Documentos que exigem captura são aqueles que:
- responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma
ação;
- documentam uma obrigação ou responsabilidade;
- estão relacionados à prestação de contas do órgão ou
entidade.
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento
arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio
da atribuição de um número identificador e de uma descrição
informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a
atribuição de metadados. O registro tem por objetivo
demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos,
bem como facilitar sua recuperação.
Os documentos podem ser registrados em níveis
diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de
documentos, ou seja, além do número identificador atribuído
pelo sistema, um documento pode receber também um
número único de processo/dossiê ao qual pertence.
As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto
de operações que visam o controle dos documentos
produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade,
assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o
recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o
registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o
código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição
do documento nas unidades destinatárias.
Na Administração Pública, em determinados casos,
documentos formarão processos, os quais deverão ser
autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo
mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres
técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de
despesas. No procedimento de autuação, a unidade
protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um
número único. Esse número é formado a partir de parâmetros
estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e
integridade.
Existe legislação específica para utilização dos serviços de
protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração
Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros
procedimentos relativos aos processos e outros documentos
oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser
seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios:
- número identificador atribuído pelo sistema;
- data e hora do registro;
- título ou descrição abreviada;
O registro pode incluir informações descritivas mais
detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a
ele relacionados, tais como:
- data de produção;
- data e hora da transmissão e recebimento;
- destinatário (com identificação do cargo);
- espécie documental;
- classificação de acordo com o código de classificação;
- associações a documentos diferentes que podem estar
relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se
referirem à mesma pessoa ou situação;
- software e versão sob a qual o documento foi produzido
ou no qual foi capturado;
- máscaras de formatação (template) necessárias para
apresentar o documento;
- restrição de acesso;
- descritor;
- prazos de guarda.
Classificação
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o
conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a
classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a
partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou
entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código
aos documentos.
A classificação determina o agrupamento de documentos
em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento
destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou
entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o
uso da informação nele contida. A classificação também define
a organização física dos documentos, constituindo-se em
referencial básico para sua recuperação.
Os objetivos da classificação são:
- Estabelecer a relação orgânica dos documentos
arquivísticos;
- Assegurar que os documentos sejam identificados de
forma consistente ao longo do tempo;
- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade)
com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em
cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido.
- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e
capacidade para elaborar o conteúdo do documento.
- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço
eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado.
A classificação deve se basear no plano de classificação e
envolve os seguintes passos:
- Identificar a ação que o documento registra;
- Localizar a ação ou atividade no plano de classificação;
- Comparar a atividade com a estrutura organizacional
para verificar se é apropriada à unidade que gerou o
documento;
Aplicar a classificação ao documento.
Indexação
A indexação é a atribuição de termos à descrição do
documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de
descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A
seleção dos termos para indexação normalmente é feita com
base em:
- Tipologia documental;
- Título ou cabeçalho do documento;
- Assunto do documento;
- Datas associadas com as transações registradas no
documento;
- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas;
- Documentação anexada.

APOSTILAS OPÇÃO
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de
busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser
feita de forma manual ou automática.
Atribuição de restrição de acesso
Os documentos também devem ser analisados com relação
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a
cada documento. Os documentos que dizem respeito à
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão
sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor.
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da
captura, com base no esquema de classificação de segurança e
sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes
passos: identificar a ação ou atividade que o documento
registra; identificar a unidade administrativa à qual o
documento pertence; verificar a precaução de segurança e o
grau de sigilo;
Eliminação
Eliminar significa destruir os documentos que, na
avaliação, foram considerados sem valor para a guarda
permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração
de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de
eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos
seguintes princípios:
- A eliminação deverá sempre ser autorizada pela
autoridade arquivística na sua esfera de competência;
- Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes,
sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos;
- A eliminação deverá ser realizada de forma a
impossibilitar a recuperação posterior de qualquer
informação confidencial contida nos documentos eliminados,
como por exemplo dados de identificação pessoal ou
assinatura.
- Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo
cópias de segurança e cópias de preservação, independente do
suporte, deverão ser destruídas.
Transferência
Transferência é a passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o
cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao
serem transferidos, os documentos deverão ser
acompanhados de listagem de transferência. A transferência
pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
- Transferência para uma área de armazenamento
apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o
documento;
- Transferência para uma instituição arquivística, que
ficará responsável pela custódia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia
de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a
organização responsável pela custódia tem a obrigação de
mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua
destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações
devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o
órgão ou entidade que produziu os documentos e o
responsável pela sua custódia.
Recolhimento
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos
permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que
pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser
acompanhados de instrumentos que permitam sua
identificação e controle, segundo a legislação vigente.
Os procedimentos de transferência e recolhimento de
arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na
transposição desses documentos de um SIGAD para outro
sistema informatizado deverão adotar algumas providências
no que diz respeito a:
- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as
normas previstas pela instituição arquivística recebedora;
- Documentação técnica necessária para interpretar o
documento digital (processamento e estrutura dos dados);
- Instrumento descritivo que inclua os metadados
atribuídos aos documentos digitais e informações que
possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos
recolhidos à instituição arquivística;
- Informações sobre as migrações realizadas no órgão
produtor.
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
O sistema de gestão arquivística de documentos deve
prever funções de recuperação e acesso aos documentos
arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a
satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à
transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a
pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos.
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em
exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na
leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema
de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por
meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários,
catálogos, repertórios e índices.
Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros
pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas
no momento do registro do documento e dentre os metadados
a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e
apresentação de documentos têm que ser submetidos a
controles de acesso e segurança, os quais serão especificados
a seguir.
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias
de segurança
prever controles de acesso e procedimentos de segurança que
garantam a integridade dos documentos. Dentre esses
procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e
programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de
usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de
trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.
Além disso, também devem ser levadas em conta
exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura
das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão
arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o
acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O
controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes
funções:
- Restrição de acesso aos documentos;
- Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos
metadados somente aos usuários autorizados;
- Uso e intervenção nos documentos somente pelos
usuários autorizados.

APOSTILAS OPÇÃO
Os documentos também devem ser analisados com relação
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a
cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo.
Os documentos que dizem respeito à segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês
funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às
restrições de acesso, conforme legislação em vigor.
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve
garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso
aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias
de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são
originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos
documentos sigilosos depende de regulamentação interna do
órgão ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permissões de
acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de
gestão arquivística de documentos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado
pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse
uso inclui:
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é,
o que ele pode acessar;
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de
sigilo dos documentos;
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados
tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente
sigilosos;
- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos
dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia
para a área de transferência) com identificação de usuário,
data, hora e, se possível, a estação de trabalho;
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de
garantir sua atualização.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é
uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a
ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de
auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos
documentos produzidos.
Trilhas de auditoria
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso
dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura,
registro, classificação, indexação, arquivamento,
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso,
preservação e destinação), informando quem operou, a data e
hora e as ações tomadas.
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer
informações sobre o cumprimento das políticas e regras da
gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e
serve para:
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos
documentos;
- Prevenir a perda de documentos;
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD.
- Garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem
cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações
de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem
dados em resposta às atividades ou ações registradas em um
documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma
pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada
e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos
arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que
possam ser sempre localizados.
As trilhas de auditoria devem registrar o número
identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou
unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da
movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência
entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home
location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o
recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo
instituições arquivísticas.
Cópias de segurança
prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem
também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda
devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de
segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos
devem seguir a política de segurança da informação do órgão
ou entidade.
No caso dos sistemas de gestão arquivística de
documentos convencionais pode-se prever a reprodução de
documentos para outros suportes como medida de segurança,
como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou
digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de
documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização
de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na
realização de cópias periódicas das informações com o
propósito de restauração posterior das mesmas em caso de
perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo
acidente.
O processo reverso ao backup é o de restauração (restore),
que consiste em recuperar as informações para o ambiente de
produção do SIGAD em um estado consistente. Como o
objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as
informações não são armazenadas por períodos muito longos
(normalmente até um ano).
Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não
pode ser confundido com uma estratégia de preservação a
longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das
medidas de segurança da infraestrutura de instalações do
acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é
muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional.
Essas medidas devem levar em conta os seguintes
aspectos: as salas reservadas a computadores servidores,
equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter
temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e
fornecimento estável de energia elétrica.
Deve haver controle contínuo para verificar se essas
condições estão sendo atendidas; equipamentos contra
incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e
estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas;
a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que
seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da
vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que
prever instalações adequadas de para-raios, com
procedimentos de manutenção periódica, seguindo a
legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada
à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o
objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de
computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal
autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para
acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de
autenticação têm que estar de acordo com as atribuições
individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade.

APOSTILAS OPÇÃO
Armazenamento
As considerações e as ações relativas ao armazenamento
dos documentos arquivísticos convencionais e digitais
permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve
garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo
tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.
Documentos que possuem valor permanente,
independente do formato, requerem um armazenamento
criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua
preservação de longo prazo. Num cenário híbrido, isto é, que
envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos
convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de
armazenamento que atendam igualmente às necessidades
desses dois tipos de documentos.
As condições de armazenamento devem levar em conta o
volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser
projetadas considerando também a proteção contra acesso
não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No
caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e
entidades devem dispor de políticas e diretrizes para
conversão ou migração desses documentos de maneira a
garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização.
Os procedimentos de conversão e migração devem
detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos
dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções
de armazenamento são: volume e estimativa de crescimento
dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se
avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de
depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de
documentos digitais, capacidade dos dispositivos de
armazenamento;
Segurança dos documentos: as instalações de
armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão
prever limitação de acesso aos documentos, como, por
exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de
detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar
localizado em área que não seja de risco.
No caso de documentos digitais, devem ser previstos
procedimentos que previnam a perda de documentos por falha
do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente:
fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do
documento e do ambiente, temperatura e umidade
influenciarão na adequação das condições de armazenamento.
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos -
como o controle e verificação do tempo de vida útil e da
estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos
documentos. É importante que os meios de acondicionamento
sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de
documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude
adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de
umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como
isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou
micro-organismos.
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela
troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas
num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por
rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos
frequente dos documentos deve ser levado em conta na
seleção das opções de armazenamento.
No caso dos documentos convencionais, as opções
envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre
outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da
área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as
opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido,
disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de
armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros),
5 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf.
guardadas em depósitos; custo relativo das opções de
armazenamento dos documentos: além do custo dos
dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos
equipamentos para sua manipulação e dos softwares de
controle.
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada
a opção de terceirização do armazenamento. Nesse caso,
porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre
a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica.
Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem
impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização
de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais
comprometimentos de conteúdo.
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos
de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É
interessante notar que do ponto de vista tecnológico,
distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente
de preço e velocidade de acesso:
- Memória primária;
- Memória secundária;
- Memória terciária.
A memória primária é de funcionamento essencial,
necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os
softwares e os dados são armazenados durante a execução.
Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM
(Random Access Memory). São memórias extremamente
rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil,
permanecendo válido apenas durante a execução dos
softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A
memória secundária apresenta volume maior de
armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais
lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos
(hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou
combinados em disk arrays.
Diversas tecnologias permitem através do uso de disk
arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria
conseguido com discos isolados. A memória terciária
compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos
típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de
segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de
memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária
tem característica não volátil na preservação de dados. Seu
preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade
devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de
dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os
contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas
para armazenamento.
Código de Classificação5
O código de classificação de documentos de arquivo é um
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades. A classificação por
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação
e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação,
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é
realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele
contida. A classificação define, portanto, a organização física
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
básico para sua recuperação.

APOSTILAS OPÇÃO
No código de classificação, as funções, atividades, espécies
e tipos documentais genericamente denominados assuntos,
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras
palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais
refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre
do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de
classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema
decimal de classificação por assuntos constitui-se num código
numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez
subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais
são representadas por um número inteiro, composto de três
algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e
estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem
códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta
forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação
dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe.
Esta subordinação é representada por margens, as quais
espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a
administração pública: atividades-meio, possui duas classes
comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900,
correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos
relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são
comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração,
seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera
específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à
classificação, no qual os assuntos são ordenados
alfabeticamente e remetidos ao código numérico
correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de
classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a
seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e
suas respectivas subclasses.
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
Nesta classe são classificados os documentos referentes às
atividades relacionadas à administração interna dos órgãos
públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance
dos objetivos para os quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como
subclasses:
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – PESSOAL
030 – MATERIAL
040 – PATRIMÔNIO
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
070 – COMUNICAÇÕES
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
ADMINISTRAÇÃO GERAL
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
Classificam-se os documentos relativos à criação,
estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.
020 – PESSOAL
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos
direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de
acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e
obrigações da instituição empregadora no que tange à
assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.
030 – MATERIAL
São classificados os documentos referentes à
administração dos materiais do órgão, necessários ao
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de
aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição
e a conservação e reparo.
040 – PATRIMÔNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens
patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao
órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e
alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e
recuperação.
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
Classificam-se os documentos relativos à previsão e
execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras
referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de
receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta
corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de
contas.
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à
publicação, produção editorial, preparo, impressão e
distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle,
distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão.
Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção,
controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos
arquivísticos, como também os documentos relacionados com
as atividades de reprodução, conservação e informática.
070 – COMUNICAÇÕES
Classificam-se os documentos relacionados com a
instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e
serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da
informação.
080 – (VAGA)
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e
inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO
GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo
órgão.

APOSTILAS OPÇÃO
ADMINISTRAÇÃO GERAL
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter
genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se,
também, esta subclasse, como recurso para inclusão de
assuntos que não possuam classificação específica no Código
de classificação de documentos de arquivo, bem como para
evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas
para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só
poderão ser aqui classificados após a verificação da não-
existência de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos.
O mesmo se aplica aos últimos grupos:
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO
E FUNCIONAMENTO
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E
FINANÇAS
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A
COMUNICAÇÕES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os
órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes
a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua
temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à
instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de
competência para aprovação.
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico
que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas
pelo órgão.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS.
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE
PALESTRAS. MESAS REDONDAS
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS.
CONCURSOS. FESTAS
940 – VISITAS E VISITANTES
950 – (vaga)
960 – (vaga)
970 – (vaga)
980 – (vaga)
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à
organização de solenidades, comemorações, homenagens,
bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes,
servidores ou convidados.
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS.
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE
PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Classificam-se os documentos referentes a eventos,
promovidos ou não pelo órgão.
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS.
CONCURSOS. FESTAS
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a
eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem
como material de divulgação.
940 – VISITAS E VISITANTES
Classificam-se os documentos referentes a solicitações de
visitas, orientação e assessoramento a visitantes.
950 a 980 – (VAGAS)
Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis
expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS
DIVERSOS.
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter
genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e
recomendação; comunicações de posse, endereço e
afastamento; convites; felicitações e congratulações;
protestos, reivindicações e oferecimentos diversos.
Aplicação do Código de Classificação de Documentos
de Arquivo
A classificação é uma das atividades do processo de gestão
de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e
rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e
agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Desta forma, para que o Código de classificação de
documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente,
apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para
classificação e arquivamento de documentos.
Classificação e Arquivamento de Documentos
A classificação deve ser realizada por servidores treinados,
de acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim
de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as
referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência
cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do
documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código
correspondente ao assunto de que trata o documento.
Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e
o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de
documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos
secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s)
deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s)
correspondente(s).
Arquivamento
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser
arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para
verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos
classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por
objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será
possível manter reunidos todos os documentos referentes a
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o
arquivamento.

APOSTILAS OPÇÃO
Após a ordenação, os documentos classificados sob o
mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo
(código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma
ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua
identificação. Os dossiês, processos e volumes serão
arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com
suas dimensões. Esta operação possibilita:
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma
pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes
ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de
pastas.
Exemplo:
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO
VISUAL
061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO.
DIVULGAÇÃO
– organizar internamente cada pasta, separando os
documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar,
sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que
relativos a um mesmo assunto.
Exemplo:
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame
e título de concurso, ordenados alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com
a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois
um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido,
sem possibilidades de recuperação quando solicitado
posteriormente.
Rotinas Correspondentes às Operações de
Arquivamento
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que
tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem
cronológica decrescente, sendo o documento com data mais
recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes,
de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética,
geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência
de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter
uma única cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
processos e volumes que, embora inseridos nas pastas
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos,
identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas
e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por
exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o
registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação
sempre que chegar um novo número.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação
ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são
retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado
por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são
registradas informações sobre processos, dossiês ou outros
documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do
servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data
da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem
como finalidade controlar o prazo para devolução do
documento e servir como indicador de sua frequência de uso,
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para
sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão
e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s).
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta
de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da
devolução do documento;
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem
cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo
de devolução.
Preservação
Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis
e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário,
garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso
contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos
documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela
adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de
criação e de preservação, que garantam a sua perenidade.
Essas estratégias são estabelecidas por uma política de
preservação.
Tradicionalmente a preservação de documentos
arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do
suporte da informação. Nos documentos convencionais, o
conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa
forma a manutenção do suporte garante a preservação do
documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco
da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar
na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização
do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a
obsolescência tecnológica de hardware, software e formato
exigem essas intervenções periódicas.
As estratégias de preservação para os documentos
arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua
capacidade de manter as características dos documentos e na
avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e
controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu
manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais
duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No
caso específico dos documentos digitais, essas estratégias
incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos
físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração
como rejuvenescimento (refreshing) e conversão.
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos
digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da
tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura
adicionalmente como medida de preservação recomendável e
necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação
adotada, há que se documentar os procedimentos e as
estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar
disponíveis outros procedimentos para preservar documentos
digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de

APOSTILAS OPÇÃO
documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser
formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração
do projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso
e acesso aos documentos digitais durante todo o período
previsto para sua guarda.
Questões
01. A seguir temos a representação de uma pequena parte
de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
sem os títulos de cada coluna:
I II III
Serviço
telefônico
074 2 anos Eliminaç
ão
Listas
telefônicas
internas
074.
2
Enquan
to vigora
Eliminaç
ão
Ações
judiciais
091 De 5 a
95 anos
Guarda
permanente
Solenidad
es
910 1 ano Eliminaç
ão
As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a:
(A) espécie documental, prazos de guarda e observação.
(B) assunto, código de classificação e prazos de guarda.
(C) plano de classificação, observação e prazos de guarda.
(D) código de classificação, prazos de guarda e destinação
final.
(E) número do documento, ciclo documental e controle.
02. Ao organizar e arquivar uma série de documentos,
ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de
classificação utilizado será:
(A) alfabético.
(B) alfanumérico.
(C) cronológico.
(D) geográfico.
(E) numérico.
03. Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale
a alternativa correta.
(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou
instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem
observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos
arquivísticos.
(B) As três idades documentais podem ser denominadas
de corrente, semiativa e informativa.
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de
documentos ancestrais é adjetivado de arqueológico.
(D) A arquiví́stica é a técnica e a arquivologia, a ciencia,
segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional.
(E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o
arquivista e a instituição arquivística.
04. O termo que melhor caracteriza o que são as massas
documentais acumuladas é o arquivo
(A) corrente.
(B) intermediário.
(C) permanente.
(D) inativo.
(E) morto.
05. No Brasil, atualmente o órgão responsável pelo
depósito legal de publicações no Brasil é o (a)
(A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e
Tecnologia (IBICT).
6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.
(B) Biblioteca Nacional (BN).
(C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN).
(D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT).
(E) Instituto Nacional do Livro (INL).
Respostas
01. D / 02. A / 03. A / 04. E / 05. B”
Gestão de documentos
A gestão de documentos é um processo essencial no
andamento da organização. É necessário estabelecer uma
série de práticas que garanta a organização e preservação de
arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar
informações e preservar a memória dos arquivos.
O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à
empresa ter um maior controle sobre as informações que
produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os
documentos são guardados, desenvolver as atividades com
maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos
clientes.
De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à
política nacional de arquivos públicos e privados, é
considerado gestão de documentos “o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente”6.
A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária,
atuando na:
- Produção;
- Avaliação;
- Uso;
- Tramitação;
- Arquivamento.
Objetivos da Gestão de Documentos
- Possibilitar a produção, administração, controle e
manutenção do conjunto documental de forma racional,
econômica e eficiente;
- Viabilizar a recuperação da informação através de
ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização
e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão;
- Preservar a memória institucional;
- Otimizar o uso da informação independente da natureza
do suporte.
Organização e administração de arquivos
Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e
administração de arquivos de qualquer organismo/instituição
estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de:
- política interna que reconheça a importância do arquivo
na estrutura da empresa;
- ferramentas apropriadas;
- redução do tempo de arquivamento;
- profissionais qualificados;
- instrumentos de controle e monitoramento do
armazenamento e tráfego documental e;
- instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo
documental.
2.2. Gestão de Documentos.

APOSTILAS OPÇÃO
Objetivos:
- redução de custos com a administração e manutenção do
acervo;
- padronização dos sistemas e métodos de arquivamento;
- aproveitamento adequado e ganho de espaço físico;
- maior controle da massa documental;
- sigilo das informações;
- preservação e conservação dos documentos;
- recuperação rápida e eficiente das informações.
Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de
arquivos compreendem 4 etapas, são elas:
1º) Levantamento de dados
Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a
coleta de informações a respeito:
• Do funcionamento dos órgãos internos;
• Do trâmite documental;
• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados;
• Da entrada e expedição de documentos;
• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos
arquivos;
• Da disponibilização do acervo mediante consulta e
empréstimo;
• Do gênero e espécie dos documentos existentes;
• Do volume dos documentos arquivados;
• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação
dos documentos;
• Das normas e legislação arquivística empregadas na
instituição etc.
2º) Análise dos dados coletados
Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda
documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que
contribuem para o mau funcionamento do arquivo.
3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração
de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se
em consideração:
• As instituições físicas e equipamentos empregados;
• Elaboração de um projeto de arquivo;
• Os recursos humanos e financeiros;
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão
utilizados;
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da
instituição, etc.
4º) Implantação e acompanhamento
Finalizando o processo de organização e administração de
arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi
planejado, nessa fase:
• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e
operacional da instituição a necessidade de se adequar aos
novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de
documentos desde a sua criação/recepção até a
eliminação/descarte;
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas
que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos;
• Acompanha-se periodicamente a implementação e
execução do planejamento;
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a
legislação pertinente e as necessidades da instituição.
7 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV,
2004. p. 53-60.
Questões
01. O processo administrativo que permite analisar e
controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a
informação registrada que se produz, recebe, mantém ou
utiliza uma organização, em consonância com sua missão,
objetivos e operações, denomina-se
(A) Gestão da Informação.
(B) Gestão de Depósito.
(C) Gestão do Conhecimento.
(D) Gênero Documental.
(E) Gestão de Documentos.
02. Em relação a gestão de documentos na esfera pública,
julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às
atividades de controle, organização e acesso a documentos em
fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e
descarte de documentos e informações.
(...) Certo
(...) Errado
03. No que se refere à gestão de documentos, julgue os
itens a seguir. São três as fases de um programa de gestão de
documentos: implantação, armazenamento e eliminação.
(...) Certo
(...) Errado
04. A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases
de:
(A) produção e destinação
(B) emulação e migração;
(C) conservação e restauração;
(D) eliminação e preservação;
(E) criação e aquisição.
Respostas
01: E / 02: ERRADO / 03: ERRADO / 04: A.
Prezado candidato(a), ressaltamos que os instrumentos
de Gestão de Documentos são os seguintes: o Código de
Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo. Logo, destacamos que estes
assuntos são devidamente abordados no tópico 2.1.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia.
PROTOCOLO.7
Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de
gestão documental e protocolo, que serão de grande
importância para uma melhor compreensão do tema proposto.
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999.
p. 37-44.
2.3. Instrumentos de
Gestão de Documentos.
2.4. Protocolo.

Nocoes de-arquivologia-pdf

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Nocoes de-arquivologia-pdf

Semelhante a Nocoes de-arquivologia-pdf (20)

Nocoes de-arquivologia-pdf