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Noções de Arquivologia 20
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de
caráter público implica o recolhimento de sua documentação
à instituição arquivística pública ou a sua transferência à
instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como
correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto
de consultas frequentes
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por
instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na
sua específica esfera de competência.
Art. 10 Os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo
Poder Público como de interesse público e social, desde que
sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para
a história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social não poderão ser alienados com
dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos
para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder
Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse público e social poderá ser
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou
possuidor.
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social poderão ser depositados a título
revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil
ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE
INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 A administração da documentação pública ou de
caráter público compete às instituições arquivísticas federais,
estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder
Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os
arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações
Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo,
o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo
e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados
de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o
Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas
funções, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas
funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal
definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos
estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e
nesta Lei.
CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
[Os artigos de nº 22 a 24 foram revogados pela Lei nº
12.527, de 18 de novembro de 2011]
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a
política nacional de arquivos, como órgão central de um
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por
representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas,
públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste
artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário.](https://image.slidesharecdn.com/nocoes-de-arquivologia-pdf-180313222910/85/Nocoes-de-arquivologia-pdf-22-320.jpg)
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O documento discute conceitos fundamentais de arquivologia, incluindo definições de arquivo, documento e arquivista. Também aborda princípios arquivísticos como proveniência e organicidade, além de modelos de arquivos e técnicas de organização e registro documental.
![Arquivologia 06[1].curso arquivologia](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/arquivologia061-150930121150-lva1-app6891-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
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- 1.
- 3. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 1 Arquivologia O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses documentos são fontes das informações utilizadas para a execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por acumulação ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em geral. Um documento é qualquer meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma unidade de registro de informação independente do suporte utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos em vários suportes. Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais. Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como “a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição”. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. A ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia busca gerenciar informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificação, organização, desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, publicação, fornecimento, circulação, recuperação e armazenamento das informações. Algumas atribuições do profissional arquivista são: gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, preservação, gestão documental, disseminação da informação que se encontra nos documentos, atuar em prol da preservação do patrimônio documental de uma pessoa física 1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em: ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos públicos ou privados, centros de documentação, instituições culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das teorias, e as práticas de gestão foram extremamente importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta área é que muitas empresas/organizações não tem uma preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o profissional também é desconhecido pela organização e as atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento das informações passam a ser exercidas por profissionais de outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma consequência do posicionamento de algumas organizações é justamente a qualidade e resultado dos serviços. O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de modo que sirva como prova da atividade. É uma informação registrada, independente da forma ou do suporte. A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de acondicionamento. O conjunto de operações de acondicionamento e armazenamento de documentos é o arquivamento. Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. São eles: Princípio da Proveniência Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princípio da Organicidade As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Princípio da Unicidade Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica- 1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia. 2.1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia.
- 4. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 2 Princípio da Indivisibilidade ou integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da Cumulatividade O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui vai mais alguns princípios2: - Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original. - Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. - Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. - Princípio da proveniência funcional – com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência funcional. O nível de importância dos arquivos está relacionado com a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. Sendo assim, ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho. É extremamente importante que os documentos de arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização seja rápida caso necessária. A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas 2 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005. que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto, na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja um campo extremamente importante. Modelos de arquivos Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados: Segundo as entidades criador- mantenedoras: - Públicos (federal, estadual, municipal) - Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.). Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados. Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. Pastas Suspensas Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. Pastas Intercaladoras Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se à guarda de pequenos volumes de papéis. No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, vários documentos são constituídos por grande quantidade de papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo. Pasta AZ Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. Pasta Sanfonada Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de
- 5. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 3 documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. Pasta Americana Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificações. É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois há maior mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. Fichário O fichário se classifica como arquivo permanente. O fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e documentos. No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações. O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um grande número de fichas. Cadastro: recebimento e registro Receber as correspondências, separando as de caráter oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto recomenda-se: - Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários; - Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem; - Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; - Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. - Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; - Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; -Arquivar as fichas de protocolo. A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação à expedição de documentos, destacam-se: - Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados; - Separar as cópias, expedindo o original; - Encaminhar as cópias ao Arquivo. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil. Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua instituição, como: missão institucional, acervos, endereço, horário de funcionamento e formas de contato. O CODEARQ somente será fornecido às entidades custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que com algumas restrições. A solicitação do código de identificação pela entidade custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do preenchimento do formulário Cadastro de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br. Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
- 6. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 4 A classificação parte de um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos. De acordo com Faria3, o plano de classificação é o instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na organização das informações para a recuperação futura e para o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o estoque informacional arquivístico da instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais. A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração, Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela. 2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta. A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); - arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); - arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal). II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006.
- 7. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 5 III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos. 4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para deixar como legado às gerações futuras. Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar. Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessária de experiências, diminui a duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões. O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. Objetivos e benefícios da classificação - Organização lógica e correto arquivamento de documentos; - Recuperação da informação ou do documento; - Recuperação do contexto original de produção dos documentos; - Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor; - Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais; - Controle do trâmite; - Atribuição de códigos numéricos; - Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade. Métodos de Arquivamento Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, revela que métodos de arquivamento é = Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Importante: O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário. Mas, como escolher o método mais adequado? Cada organismo deve adotar métodos de arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes de determinada empresa. DIVISÃO - CLASSES Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: • básicos • padronizados - BÁSICOS Podemos dividir os métodos básicos em: • alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico (principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número) • ideográfico (principal elemento: assunto) Observações: 1ª) Os métodos numéricos podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal 2ª) Os métodos ideográficos podem ser: • alfabético (enciclopédico/dicionário) • numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada)
- 8. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 6 -PADRONIZADOS Variadex É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Ex.: LETRAS → CORES O, P, Q e abreviações → azul Cores convencionadas: A – D e abreviações – ouro ou laranja E – H e abreviações – rosa ou amarelo I – N e abreviações – verde O – Q e abreviações – azul R – Z e abreviações – palha ou violeta As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. -Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores -Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente. -Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. Rôneo - Combina letras, números e cores. Está obsoleto. ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos. SISTEMAS Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: • direto • indireto - Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. Exemplos: métodos alfabético e geográfico. - Sistema indireto Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código. Exemplo: métodos numéricos. Método alfabético É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta. Método numérico simples Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. Método alfabético numérico Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico. Método geográfico Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem. Método específico ou por assunto Indiscutivelmente, o método específico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleção.
- 9. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 7 Método decimal Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876. Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal. Método simplificado Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles. Avaliação, Temporalidade e Destinação A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A avaliação é o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá ser conservado por tempo maior que o necessário. A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação. A complexidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação, que implica no estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou entidade, conforme legislação vigente. O sistema de gestão arquivística de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinação prevista para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de documentos deve também ter capacidade de identificar os documentos que já cumpriram sua temporalidade para implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação. 4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações não poderão ser implementadas em documentos que estejam com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações: - Retenção dos documentos, por um determinado período, no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou. - Eliminação física; - Transferência; - Recolhimento para instituição arquivística pública. O arquivamento de registros informatizados ocorre por meio de programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)4, os procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais: Captura A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico por meio das ações de: - registro; - classificação; - indexação; - atribuição de outros metadados; - arquivamento. Os objetivos da captura são: - identificar o documento como documento arquivístico; - demonstrar a relação orgânica dos documentos. A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretório, no caso de documentos digitais. Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, a captura pode prever a introdução de outros metadados tais como: data e hora da criação, da transmissão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua relação com os outros documentos. A captura tem como pré-requisito a definição de: quais documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter
- 10. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 8 acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto tempo serão retidos. As decisões sobre captura e retenção devem ser consideradas no momento da concepção do sistema de gestão arquivística de documentos. A decisão sobre quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores: legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau de risco que correm caso não capturem documentos arquivísticos. Documentos que exigem captura são aqueles que: - responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação; - documentam uma obrigação ou responsabilidade; - estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade. Registro O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, bem como facilitar sua recuperação. Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos, ou seja, além do número identificador atribuído pelo sistema, um documento pode receber também um número único de processo/dossiê ao qual pertence. As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição do documento nas unidades destinatárias. Na Administração Pública, em determinados casos, documentos formarão processos, os quais deverão ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de despesas. No procedimento de autuação, a unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um número único. Esse número é formado a partir de parâmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade. Existe legislação específica para utilização dos serviços de protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros procedimentos relativos aos processos e outros documentos oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos. O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios: - número identificador atribuído pelo sistema; - data e hora do registro; - título ou descrição abreviada; O registro pode incluir informações descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a ele relacionados, tais como: - data de produção; - data e hora da transmissão e recebimento; - destinatário (com identificação do cargo); - espécie documental; - classificação de acordo com o código de classificação; - associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação; - software e versão sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado; - máscaras de formatação (template) necessárias para apresentar o documento; - restrição de acesso; - descritor; - prazos de guarda. Classificação Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos. A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a organização física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Os objetivos da classificação são: - Estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos; - Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo; - Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido. - Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para elaborar o conteúdo do documento. - Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado. A classificação deve se basear no plano de classificação e envolve os seguintes passos: - Identificar a ação que o documento registra; - Localizar a ação ou atividade no plano de classificação; - Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se é apropriada à unidade que gerou o documento; Aplicar a classificação ao documento. Indexação A indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A seleção dos termos para indexação normalmente é feita com base em: - Tipologia documental; - Título ou cabeçalho do documento; - Assunto do documento; - Datas associadas com as transações registradas no documento; - Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas; - Documentação anexada.
- 11. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 9 O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou automática. Atribuição de restrição de acesso Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento. Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes passos: identificar a ação ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence; verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo; Eliminação Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos seguintes princípios: - A eliminação deverá sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua esfera de competência; - Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos; - A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificação pessoal ou assinatura. - Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independente do suporte, deverão ser destruídas. Transferência Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao serem transferidos, os documentos deverão ser acompanhados de listagem de transferência. A transferência pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo: - Transferência para uma área de armazenamento apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o documento; - Transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento. Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação de mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o responsável pela sua custódia. Recolhimento Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificação e controle, segundo a legislação vigente. Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado deverão adotar algumas providências no que diz respeito a: - Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística recebedora; - Documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados); - Instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição arquivística; - Informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor. Pesquisa, localização e apresentação dos documentos O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever funções de recuperação e acesso aos documentos arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos. Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários, catálogos, repertórios e índices. Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação de documentos têm que ser submetidos a controles de acesso e segurança, os quais serão especificados a seguir. Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. Além disso, também devem ser levadas em conta exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes funções: - Restrição de acesso aos documentos; - Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente aos usuários autorizados; - Uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados.
- 12. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 10 Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo. Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. Um sistema de gestão arquivística de documentos deve garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos depende de regulamentação interna do órgão ou entidade. O monitoramento e mapeamento das permissões de acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de gestão arquivística de documentos. Uso e rastreamento O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse uso inclui: - Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, o que ele pode acessar; - Identificação da precaução de segurança e da categoria de sigilo dos documentos; - Garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente sigilosos; - Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia para a área de transferência) com identificação de usuário, data, hora e, se possível, a estação de trabalho; - Revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização. O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos documentos produzidos. Trilhas de auditoria A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e hora e as ações tomadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e serve para: - Identificar os autores de cada operação sofrida pelos documentos; - Prevenir a perda de documentos; - Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. - Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem dados em resposta às atividades ou ações registradas em um documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que possam ser sempre localizados. As trilhas de auditoria devem registrar o número identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo instituições arquivísticas. Cópias de segurança O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da informação do órgão ou entidade. No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos convencionais pode-se prever a reprodução de documentos para outros suportes como medida de segurança, como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior das mesmas em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente. O processo reverso ao backup é o de restauração (restore), que consiste em recuperar as informações para o ambiente de produção do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as informações não são armazenadas por períodos muito longos (normalmente até um ano). Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não pode ser confundido com uma estratégia de preservação a longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das medidas de segurança da infraestrutura de instalações do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional. Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e fornecimento estável de energia elétrica. Deve haver controle contínuo para verificar se essas condições estão sendo atendidas; equipamentos contra incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas; a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que prever instalações adequadas de para-raios, com procedimentos de manutenção periódica, seguindo a legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de autenticação têm que estar de acordo com as atribuições individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade.
- 13. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 11 Armazenamento As considerações e as ações relativas ao armazenamento dos documentos arquivísticos convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. Documentos que possuem valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua preservação de longo prazo. Num cenário híbrido, isto é, que envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente às necessidades desses dois tipos de documentos. As condições de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção contra acesso não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são: volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento; Segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão prever limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar localizado em área que não seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciarão na adequação das condições de armazenamento. Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - como o controle e verificação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou micro-organismos. Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção das opções de armazenamento. No caso dos documentos convencionais, as opções envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros), 5 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf. guardadas em depósitos; custo relativo das opções de armazenamento dos documentos: além do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua manipulação e dos softwares de controle. Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada a opção de terceirização do armazenamento. Nesse caso, porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica. Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais comprometimentos de conteúdo. Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É interessante notar que do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente de preço e velocidade de acesso: - Memória primária; - Memória secundária; - Memória terciária. A memória primária é de funcionamento essencial, necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os softwares e os dados são armazenados durante a execução. Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM (Random Access Memory). São memórias extremamente rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, permanecendo válido apenas durante a execução dos softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A memória secundária apresenta volume maior de armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos (hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem através do uso de disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria conseguido com discos isolados. A memória terciária compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária tem característica não volátil na preservação de dados. Seu preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas para armazenamento. Código de Classificação5 O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
- 14. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 12 No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência. Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente. Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses. CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses: 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 – PESSOAL 030 – MATERIAL 040 – PATRIMÔNIO 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 – COMUNICAÇÕES 080 – (vaga) 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 020 – PESSOAL Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 030 – MATERIAL São classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo. 040 – PATRIMÔNIO Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação. 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas. 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática. 070 – COMUNICAÇÕES Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação. 080 – (VAGA) Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão.
- 15. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 13 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não- existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. O mesmo se aplica aos últimos grupos: 019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS 069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação. CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo órgão. A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 – VISITAS E VISITANTES 950 – (vaga) 960 – (vaga) 970 – (vaga) 980 – (vaga) 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à organização de solenidades, comemorações, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados. 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou não pelo órgão. 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem como material de divulgação. 940 – VISITAS E VISITANTES Classificam-se os documentos referentes a solicitações de visitas, orientação e assessoramento a visitantes. 950 a 980 – (VAGAS) Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS. 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e recomendação; comunicações de posse, endereço e afastamento; convites; felicitações e congratulações; protestos, reivindicações e oferecimentos diversos. Aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Desta forma, para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos. Classificação e Arquivamento de Documentos A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação 1. Receber o documento para classificação; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 4. Anotar o código na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s). Arquivamento Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações: a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
- 16. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 14 Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita: – racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas. Exemplo: Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL 061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO – organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. Exemplo: Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, ordenados alfabeticamente. c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente. Rotinas Correspondentes às Operações de Arquivamento 1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número. d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: – emprestar aos usuários; – prestar informações; – efetuar uma juntada. Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: – 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devolução do documento; – 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo de devolução. Preservação Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. Essas estratégias são estabelecidas por uma política de preservação. Tradicionalmente a preservação de documentos arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do suporte da informação. Nos documentos convencionais, o conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa forma a manutenção do suporte garante a preservação do documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem essas intervenções periódicas. As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No caso específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração como rejuvenescimento (refreshing) e conversão. Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como medida de preservação recomendável e necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação adotada, há que se documentar os procedimentos e as estruturas de metadados. O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos para preservar documentos digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de
- 17. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 15 documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração do projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso e acesso aos documentos digitais durante todo o período previsto para sua guarda. Questões 01. A seguir temos a representação de uma pequena parte de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos sem os títulos de cada coluna: I II III Serviço telefônico 074 2 anos Eliminaç ão Listas telefônicas internas 074. 2 Enquan to vigora Eliminaç ão Ações judiciais 091 De 5 a 95 anos Guarda permanente Solenidad es 910 1 ano Eliminaç ão As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a: (A) espécie documental, prazos de guarda e observação. (B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. (C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. (D) código de classificação, prazos de guarda e destinação final. (E) número do documento, ciclo documental e controle. 02. Ao organizar e arquivar uma série de documentos, ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de classificação utilizado será: (A) alfabético. (B) alfanumérico. (C) cronológico. (D) geográfico. (E) numérico. 03. Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale a alternativa correta. (A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivísticos. (B) As três idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa. (C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais é adjetivado de arqueológico. (D) A arquiví́stica é a técnica e a arquivologia, a ciencia, segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional. (E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o arquivista e a instituição arquivística. 04. O termo que melhor caracteriza o que são as massas documentais acumuladas é o arquivo (A) corrente. (B) intermediário. (C) permanente. (D) inativo. (E) morto. 05. No Brasil, atualmente o órgão responsável pelo depósito legal de publicações no Brasil é o (a) (A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). 6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. (B) Biblioteca Nacional (BN). (C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN). (D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT). (E) Instituto Nacional do Livro (INL). Respostas 01. D / 02. A / 03. A / 04. E / 05. B” Gestão de documentos A gestão de documentos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos. O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à política nacional de arquivos públicos e privados, é considerado gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”6. A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária, atuando na: - Produção; - Avaliação; - Uso; - Tramitação; - Arquivamento. Objetivos da Gestão de Documentos - Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção do conjunto documental de forma racional, econômica e eficiente; - Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão; - Preservar a memória institucional; - Otimizar o uso da informação independente da natureza do suporte. Organização e administração de arquivos Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer organismo/instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de: - política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da empresa; - ferramentas apropriadas; - redução do tempo de arquivamento; - profissionais qualificados; - instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e; - instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental. 2.2. Gestão de Documentos.
- 18. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 16 Objetivos: - redução de custos com a administração e manutenção do acervo; - padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; - aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; - maior controle da massa documental; - sigilo das informações; - preservação e conservação dos documentos; - recuperação rápida e eficiente das informações. Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem 4 etapas, são elas: 1º) Levantamento de dados Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informações a respeito: • Do funcionamento dos órgãos internos; • Do trâmite documental; • Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; • Da entrada e expedição de documentos; • Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos; • Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo; • Do gênero e espécie dos documentos existentes; • Do volume dos documentos arquivados; • Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos; • Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc. 2º) Análise dos dados coletados Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo. 3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se em consideração: • As instituições físicas e equipamentos empregados; • Elaboração de um projeto de arquivo; • Os recursos humanos e financeiros; • Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados; • O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc. 4º) Implantação e acompanhamento Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase: • Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a eliminação/descarte; • Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; • Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento; • Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente e as necessidades da instituição. 7 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60. Questões 01. O processo administrativo que permite analisar e controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a informação registrada que se produz, recebe, mantém ou utiliza uma organização, em consonância com sua missão, objetivos e operações, denomina-se (A) Gestão da Informação. (B) Gestão de Depósito. (C) Gestão do Conhecimento. (D) Gênero Documental. (E) Gestão de Documentos. 02. Em relação a gestão de documentos na esfera pública, julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações. (...) Certo (...) Errado 03. No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir. São três as fases de um programa de gestão de documentos: implantação, armazenamento e eliminação. (...) Certo (...) Errado 04. A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de: (A) produção e destinação (B) emulação e migração; (C) conservação e restauração; (D) eliminação e preservação; (E) criação e aquisição. Respostas 01: E / 02: ERRADO / 03: ERRADO / 04: A. Prezado candidato(a), ressaltamos que os instrumentos de Gestão de Documentos são os seguintes: o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Logo, destacamos que estes assuntos são devidamente abordados no tópico 2.1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia. PROTOCOLO.7 Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. 2.3. Instrumentos de Gestão de Documentos. 2.4. Protocolo.
- 19. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 17 intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991). A gestão de arquivos é um processo essencial no andamento da organização. É necessário estabelecer uma série de práticas que garanta a organização e preservação de arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos arquivos. O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à empresa ter um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os documentos são guardados, desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos clientes. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27). É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Recebimento: Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação. Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se: -Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto, recomenda-se: -Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários; -Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem; -Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida; -Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. -Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento; -Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; -Arquivar as fichas de protocolo. A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo-Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos facultativos. Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a tramitação informal. A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado. Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. A expedição trata-se da saída da correspondência e demais documentos de uma instituição, a qual envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se: -Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados; -Separar as cópias, expedindo o original; -Encaminhar as cópias ao Arquivo. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem
- 20. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 18 situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las, proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituição, a ideia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não houver uma colaboração instituição / funcionários. É um procedimento relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes. Questões 01. De acordo com a doutrina sobre o tema Gestão de Documentos, o Protocolo Geral de uma Agência deve executar as seguintes rotinas: I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o motivo da devolução. II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor. III. separar a correspondência institucional da particular. IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a correspondência particular mediatamente ao destinatário. V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao Processamento Técnico. É correto o que está contido em: (A) I e IV, apenas. (B) III, apenas. (C) II e V, apenas. (D) I, II, III e V, apenas. (E) I, III e IV, apenas. 02. Sobre o assunto Distribuição e Tramitação de Correspondências, marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta. (...) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto facultativos. (...) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal em casos apropriados. (...) A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado. (...) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das unidades organizacionais. (...) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo- Geral seu cadastramento e tramitação. (A) F/ V/ V/ F/ F (B) V/ F/ V/ V/ V (C) V/ V/ V/ F/ F (D) F/ /F/ F/ V/ F (E) V/ F/ F/ F/ V 03. Ao receber os documentos para expedição, o Protocolo- Geral não deverá proceder da seguinte forma: (A) verificar se as correspondências recebidas coincidem com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade organizacional. (B) conferir o endereçamento. (C) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário. (D) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades. (E) expedir correspondência de caráter particular com especial atenção. Respostas 01: D / 02: B / 03: E Caro(a) Candidato(a) apresentaremos neste tópico as leis mais exigidas nos concursos públicos, caso tenha interesse em estudar todo o conteúdo pertinente a legislação arquivística acesse: http://www.conarq.gov.br/legislacao/coletanea-da- legislacao.html LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. §1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. §2° Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. 2.5. Legislação Arquivística.
- 21. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 19 §3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. §4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. §5° A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. §6° Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados. §7° Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microfilmagem de documentos oficiais. §1° O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias. §2° Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos com a terceiros. Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes. Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° da República. LEI Nº 5.471, DE 09 DE JULHO DE 1968 Dispõe sobre a Exportação de Livros Antigos e Conjuntos Bibliográficos Brasileiros. Art. 1º Fica proibida, sob qualquer forma, a exportação de bibliotecas e acervos documentais constituídos de obras brasileiras ou sobre o Brasil, editadas nos séculos XVI a XIX. Parágrafo único. Inclui-se, igualmente, nesta proibição a exportação de: a) obras e documentos compreendidos no presente artigo que, por desmembramento dos conjuntos bibliográficos, ou isoladamente, hajam sido vendidos; b) coleções de periódicos que já tenham mais de dez anos de publicados, bem como quaisquer originais e cópias antigas de partituras musicais. Art. 2º Poderá ser permitida, para fins de interesse cultural, a juízo da autoridade federal competente, a saída temporária, do País, de obras raras atingidas no art. 1º e seu parágrafo único. Art. 3º A infringência destas disposições será punida na forma da lei, devendo ser efetivadas pela autoridade competente as apreensões dela decorrentes. Parágrafo único. A destinação dos bens apreendidos será feita em proveito do patrimônio público, após audiência do Conselho Federal de Cultura. Art. 4º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação e será regulamentada dentro de 60 (sessenta) dias. Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 9 de julho de 1968; 147º da Independência e 80º da República. A. COSTA E SILVA Tarso Dutra LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
- 22. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 20 § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 17 A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei. CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS [Os artigos de nº 22 a 24 foram revogados pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011] DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário.
- 23. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 21 Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República. LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências. CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Os acervos documentais privados de presidentes da República e o acesso à sua consulta e pesquisa passam a ser protegidos e organizados nos termos desta Lei. Parágrafo Único. A participação de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado detentoras de acervo presidencial, nos benefícios e obrigações decorrentes desta Lei, será voluntária e realizada mediante prévio acordo formal. Art. 2º Os documentos que constituem o acervo presidencial privado são na sua origem, de propriedade do Presidente da República, inclusive para fins de herança, doação ou venda. Art. 3º Os acervos documentais privados dos presidentes da República integram o patrimônio cultural brasileiro e são declarados de interesse público para os fins de aplicação do § 1º do artigo 216 da Constituição Federal, e são sujeitos às seguintes restrições: “Constituição Federal § 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação I - em caso de venda, a União terá direito de preferência; e II - não poderão ser alienados para o exterior sem manifestação expressa da União.” CAPÍTULO II DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS DOS PRESIDENTES DA REPÚBLICA Art. 4º Os acervos documentais privados dos presidentes da República ficam organizados sob a forma de sistema que compreende o conjunto de medidas de providências a serem levadas a efeito por entidades públicas e privadas, coordenadas entre si, para a preservação, conservação e acesso aos acervos documentais privados dos presidentes da República, mediante expresso consentimento deles ou de seus sucessores. Parágrafo Único. O sistema atuará de forma integrada aos sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus. Art. 5º O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da República terá participação do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC, Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de Documentação Histórica da Presidência da República e, mediante acordo, de outras entidades públicas e pessoas físicas ou jurídicas de direito privado que detenham ou tratem de acervos documentais presidenciais. Art. 6º O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da República, através de seus participantes, terá como objetivo: I - preservar a memória presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivísticos, bibliográficos e museológicos; II - coordenar, no que diz respeito às tarefas de preservação, conservação, organização e acesso aos acervos presidenciais privados, as ações dos órgãos públicos de documentação e articulá-los com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos; III - manter referencial único de informação, capaz de fornecer ao cidadão, de maneira uniforme e sistemática, a possibilidade de localizar, de ter acesso e de utilizar os documentos, onde quer que estejam guardados, seja em entidades públicas, em instituições privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na região de origem do presidente ou nas demais regiões do País; IV - propor metodologia, técnicas e tecnologias para identificação, referência, preservação, conservação, organização e difusão da documentação presidencial privada; e V - conceituar e compatibilizar as informações referentes à documentação dos acervos privados presidenciais aos documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos de caráter público. Parágrafo Único. O acesso a documentos sigilosos fica sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurança do Estado. Art. 7º O sistema de acervos documentais privados dos presidentes da República será coordenado pela Comissão de Memória dos Presidentes da República, que atuará em caráter permanente junto ao Gabinete Pessoal do Presidente da República. § 1º A Comissão será composta pelos titulares do Arquivo Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC, Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de Documentação Histórica do Presidente da República, Departamento de Documentação da Secretaria-Geral da Presidência da República, como membros natos, por titulares de outras entidades integrantes do sistema, e por personalidades de notório saber e experiência em arquivologia, biblioteconomia e documentação em geral, designados por decreto do Presidente da República. § 2º Além dos membros designados pelo Presidente da República, participarão das reuniões da Comissão, com direito a voz mas não a voto, os titulares de entidades ou detentores de acervos admitidos formalmente ao sistema. § 3º A Comissão terá por Secretário-Executivo o titular da Secretaria de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do Presidente da República. § 4º A Comissão poderá delegar poderes a subcomissões, que atuarão junto ao Secretário-Executivo. § 5º A Organização e o funcionamento da Comissão serão regulados através de seu regimento interno. § 6º A participação na Comissão Memória dos Presidentes da República será considerada de natureza relevante e não remunerada. § 7º A Secretaria-Geral da Presidência da República e o Gabinete Militar da Presidência da República prestarão apoio administrativo à Comissão. § 8º As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos membros da Comissão serão efetuadas na forma do disposto no artigo 17 desta Lei. Art. 8º Compete à Comissão Memória dos Presidentes da República: I - estabelecer política de proteção aos acervos presidenciais privados; II - assessorar o Presidente da República nos assuntos referentes à sua documentação;
- 24. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 22 III - opinar sobre os projetos suscitados por mantenedores de acervos para fins de concessão de apoio técnico, humano e financeiro; IV - opinar sobre a celebração de convênios entre mantenedores de acervos e entidades públicas, e fiscalizar sua execução; V - apoiar, com recursos técnicos e financeiros, a preservação, conservação, organização e difusão dos acervos; VI - definir as normas básicas de conservação, organização e acesso necessárias à garantia da preservação dos documentos e suas informações; VII - assegurar a manutenção do inventário geral e registro dos acervos privados presidenciais, bem como suas condições de conservação, organização e acesso; VIII - estimular os proprietários de acervos privados a ampliar a divulgação de tais acervos e o acesso a eles; IX - manifestar-se nos casos de alienação de acervos presidenciais privados, em conformidade com o artigo 3º desta Lei; X - fomentar a pesquisa e a consulta a acervos, e recomendar providências para sua garantia; e XI - estimular a iniciativa privada a colaborar com os mantenedores de acervos, para a preservação, divulgação e acesso público. Art. 9º Os órgãos participantes do sistema de acervos documentais dos presidentes da República atuarão de forma articulada, cabendo, especialmente: I - ao Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, apoiar os projetos ou programas específicos de interesse do sistema, fornecendo os meios técnicos, financeiros e administrativos a instituições de documentação ou a detentores de acervos presidenciais privados; II - ao Arquivo Nacional, a orientação técnica relativa ao acervo arquivístico, a organização de centro de referência de acervos presidenciais que reúna e coloque à disposição dos interessados informações sobre documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos, de natureza pública ou privada, dos presidentes da República, e a manutenção de setor de arquivos privados presidenciais apto a receber doações de documentos dessa natureza; III - ao Museu da República e outros setores do Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, a orientação técnica relativa ao acervo museológico; IV - à Biblioteca Nacional, a orientação técnica relativa ao acervo bibliográfico; V - À Secretaria de Documentação Histórica do Presidente da República, organizar, durante cada mandato presidencial, o acervo privado do Presidente, adequando-o ao estabelecido nesta Lei; e VI - à Fundação Casa de Rui Barbosa, à Fundação Joaquim Nabuco, aos serviços de documentação do Ministério da Marinha, do Ministério da Aeronáutica e do Ministério do Exército, ao Arquivo Histórico do Ministério das Relações Exteriores, às demais entidades públicas de documentação e, mediante acordo, às pessoas físicas ou jurídicas de direito privado ligadas à documentação, tais como o Centro de Pesquisa e Documentação da História Contemporânea da Fundação Getúlio Vargas, o Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro e a Associação dos Arquivistas Brasileiros, as atividades complementares. CAPÍTULO III DA ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL PRIVADO DO PRESIDENTE EM EXERCÍCIO Art. 10. O acervo documental do cidadão eleito Presidente da República será considerado presidencial a partir de sua diplomação, mas o acesso a ele somente se fará mediante expressa autorização de seu titular. Art. 11. Com o objetivo de organizar o acervo documental privado do Presidente da República em exercício, fica criada, como órgão integrante do Gabinete Pessoal do Presidente da República, a Secretaria de Documentação Histórica, à qual compete: I - coordenar e gerir a formação do acervo privado do Presidente da República, a partir do levantamento, preservação, conservação e organização dos documentos e informações complementares; II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente da República e os fatos decorrentes do exercício do mandato presidencial; e III - realizar trabalhos de pesquisa histórica e documental relativos ao acervo, ao Presidente e à sua época Art. 12 A Secretaria de Documentação Histórica será dirigida por um Secretário, que exercerá a coordenação dos assuntos, ações e medidas referentes ao acervo documental privado do Presidente da República. Parágrafo Único. As atividades de apoio técnico e administrativo da Secretaria de Documentação Histórica serão desempenhadas por técnicos, requisitados, de acordo com a legislação relativa à Presidência da República, do Arquivo Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, da Biblioteca Nacional e de outros órgãos federais de documentação. Art. 13 Ao final do mandato presidencial, os documentos tratados pela Secretaria de Documentação Histórica do Presidente da República serão entregues ao titular. Parágrafo Único. Os documentos privados não recolhidos pelo Presidente da República ao final do mandato terão destinação definida pela Comissão Memória dos Presidentes da República. CAPÍTULO IV DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS Art. 14 As entidades, públicas ou privadas, ou as pessoas físicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais privados, poderão solicitar dos órgãos públicos orientação ou assistência para a sua organização, manutenção e preservação, e pleitear apoio técnico e financeiro do poder público para projetos de fins educativos, científicos ou culturais. Art. 15 O apoio referido no artigo anterior ficará condicionado a que: I - os detentores dos acervos adiram à Política de acervos documentais presidenciais privados formulada pela Comissão dos Acervos Documentais Privados dos Presidentes da República e cumpram sua orientação técnica, visando ao atendimento à coletividade; II - os projetos tenham finalidade educacional, científica ou cultural; III - os acervos sejam acessíveis à consulta pública e à pesquisa, com exceção das restrições previstas em lei. § 1º Fica assegurada a consulta ou pesquisa, para fins de estudo ou trabalho, de caráter técnico ou acadêmico, mediante solicitação fundamentada. § 2º O pesquisador ficará estritamente sujeito às normas de acesso e às recomendações de uso estabelecidas pelo proprietário ou gestor. § 3º Será estritamente cumprida a classificação de sigilo de documentos imposta pelo titular, quando do exercício do cargo. § 4º Os documentos só poderão sofrer restrições adicionais de acesso, por parte do mantenedor, pelo prazo de até trinta anos da data de sua publicação ou, no caso de revelação constrangedora à honra ou à intimidade, pelo prazo de até cem anos da data de nascimento da pessoa mencionada.
- 25. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 23 CAPÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de acervo presidencial privado a extinção prevista no artigo 22 do Código Civil, os documentos que o compõem serão transferidos para a guarda da União. Parágrafo Único. Não havendo no Município ou no Estado, no Distrito Federal ou no Território ainda não constituído em Estado, em que a associação teve sua sede, estabelecimento nas condições indicadas, o patrimônio se devolverá à Fazenda do Estado, à do Distrito Federal, ou à da União”. Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correrão à conta das dotações orçamentárias próprias da Presidência da República e dos órgãos e entidades participantes do sistema de acervos documentais privados dos presidentes da República. Art. 18 O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei nº prazo de noventa dias. Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 20 Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 30 de dezembro de 1991; 170º da Independência e 103º da República. LEI Nº 11.419, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2006 Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências. Capítulo I Da informatização do processo judicial Art. 1º O uso de meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais será admitido nos termos desta Lei. § 1º Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados especiais, em qualquer grau de jurisdição. § 2º Para o disposto nesta Lei, considera-se: I - meio eletrônico qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais; II - transmissão eletrônica toda forma de comunicação a distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores; III - assinatura eletrônica as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário: a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica; b) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos. Art. 2º O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos. § 1º O credenciamento no Poder Judiciário será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação presencial do interessado. § 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a identificação e a autenticidade de suas comunicações. § 3º Os órgãos do Poder Judiciário poderão criar um cadastro único para o credenciamento previsto neste artigo. Art. 3º Consideram-se realizados os atos processuais por meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao sistema do Poder Judiciário, do que deverá ser fornecido protocolo eletrônico. Parágrafo único. Quando a petição eletrônica for enviada para atender prazo processual, serão consideradas tempestivas as transmitidas até as 24 (vinte e quatro) horas do seu último dia. Capítulo II Da comunicação eletrônica dos atos processuais Art. 4º Os tribunais poderão criar Diário da Justiça eletrônico, disponibilizado em sítio da rede mundial de computadores, para publicação de atos judiciais e administrativos próprios e dos órgãos a eles subordinados, bem como comunicações em geral. § 1º O sítio e o conteúdo das publicações de que trata este artigo deverão ser assinados digitalmente com base em certificado emitido por Autoridade Certificadora credenciada na forma da lei específica. § 2º A publicação eletrônica na forma deste artigo substitui qualquer outro meio e publicação oficial, para quaisquer efeitos legais, à exceção dos casos que, por lei, exigem intimação ou vista pessoal. § 3º Considera-se como data da publicação o primeiro dia útil seguinte ao da disponibilização da informação no Diário da Justiça eletrônico. § 4º Os prazos processuais terão início no primeiro dia útil que seguir ao considerado como data da publicação. § 5º A criação do Diário da Justiça eletrônico deverá ser acompanhada de ampla divulgação, e o ato administrativo correspondente será publicado durante 30 (trinta) dias no diário oficial em uso. Art. 5º As intimações serão feitas por meio eletrônico em portal próprio aos que se cadastrarem na forma do art. 2º desta Lei, dispensando-se a publicação no órgão oficial, inclusive eletrônico. § 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o intimando efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação, certificando-se nos autos a sua realização. § 2º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada como realizada no primeiro dia útil seguinte. § 3º A consulta referida nos §§ 1º e 2º deste artigo deverá ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação automaticamente realizada na data do término desse prazo. § 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica, comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual nos termos do § 3º deste artigo, aos que manifestarem interesse por esse serviço. § 5º Nos casos urgentes em que a intimação feita na forma deste artigo possa causar prejuízo a quaisquer das partes ou nos casos em que for evidenciada qualquer tentativa de burla ao sistema, o ato processual deverá ser realizado por outro meio que atinja a sua finalidade, conforme determinado pelo juiz. § 6º As intimações feitas na forma deste artigo, inclusive da Fazenda Pública, serão consideradas pessoais para todos os efeitos legais.
- 26. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 24 Art. 6º Observadas as formas e as cautelas do art. 5º desta Lei, as citações, inclusive da Fazenda Pública, excetuadas as dos Direitos Processuais Criminal e Infracional, poderão ser feitas por meio eletrônico, desde que a íntegra dos autos seja acessível ao citando. Art. 7º As cartas precatórias, rogatórias, de ordem e, de um modo geral, todas as comunicações oficiais que transitem entre órgãos do Poder Judiciário, bem como entre os deste e os dos demais Poderes, serão feitas preferentemente por meio eletrônico. Capítulo III Do processo eletrônico Art. 8º Os órgãos do Poder Judiciário poderão desenvolver sistemas eletrônicos de processamento de ações judiciais por meio de autos total ou parcialmente digitais, utilizando, preferencialmente, a rede mundial de computadores e acesso por meio de redes internas e externas. Parágrafo único. Todos os atos processuais do processo eletrônico serão assinados eletronicamente na forma estabelecida nesta Lei. Art. 9º No processo eletrônico, todas as citações, intimações e notificações, inclusive da Fazenda Pública, serão feitas por meio eletrônico, na forma desta Lei. § 1º As citações, intimações, notificações e remessas que viabilizem o acesso à íntegra do processo correspondente serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais. § 2º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de citação, intimação ou notificação, esses atos processuais poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento físico, que deverá ser posteriormente destruído. Art. 10 A distribuição da petição inicial e a juntada da contestação, dos recursos e das petições em geral, todos em formato digital, nos autos de processo eletrônico, podem ser feitas diretamente pelos advogados públicos e privados, sem necessidade da intervenção do cartório ou secretaria judicial, situação em que a autuação deverá se dar de forma automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo. § 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia. § 2º No caso do § 1º deste artigo, se o Sistema do Poder Judiciário se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema. § 3º Os órgãos do Poder Judiciário deverão manter equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de computadores à disposição dos interessados para distribuição de peças processuais. Art. 11 Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais. § 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização. § 2º A arguição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor. § 3º Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no § 2º deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória. § 4º (VETADO) § 5ºOs documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão devolvidos à parte após o trânsito em julgado. § 6º Os documentos digitalizados juntados em processo eletrônico somente estarão disponíveis para acesso por meio da rede externa para suas respectivas partes processuais e para o Ministério Público, respeitado o disposto em lei para as situações de sigilo e de segredo de justiça. Art. 12. A conservação dos autos do processo poderá ser efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico. § 1º Os autos dos processos eletrônicos deverão ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares. § 2º Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a outro juízo ou instância superior que não disponham de sistema compatível deverão ser impressos em papel, autuados na forma dos arts. 166 a 168 da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil, ainda que de natureza criminal ou trabalhista, ou pertinentes a juizado especial. § 3º No caso do § 2º deste artigo, o escrivão ou o chefe de secretaria certificará os autores ou a origem dos documentos produzidos nos autos, acrescentando, ressalvada a hipótese de existir segredo de justiça, a forma pela qual o banco de dados poderá ser acessado para aferira autenticidade das peças e das respectivas assinaturas digitais. § 4º Feita a autuação na forma estabelecida no § 2º deste artigo, o processo seguirá a tramitação legalmente estabelecida para os processos físicos. § 5º A digitalização de autos em mídia não digital, em tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de 30 (trinta) dias, se manifestem sobre o desejo de manterem pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais. Art. 13º O magistrado poderá determinar que sejam realizados por meio eletrônico a exibição e o envio de dados e de documentos necessários à instrução do processo. § 1º Consideram-se cadastros públicos, para os efeitos deste artigo, dentre outros existentes ou que venham a ser criados, ainda que mantidos por concessionárias de serviço público ou empresas privadas, os que contenham informações indispensáveis ao exercício da função judicante. § 2º O acesso de que trata este artigo dar-se-á por qualquer meio tecnológico disponível, preferentemente o de menor custo, considerada sua eficiência. § 3º (VETADO) Capítulo IV Disposições gerais e finais Art. 14 Os sistemas a serem desenvolvidos pelos órgãos do Poder Judiciário deverão usar, preferencialmente, programas com código aberto, acessíveis ininterruptamente por meio da
- 27. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 25 rede mundial de computadores, priorizando-se a sua padronização. Parágrafo único. Os sistemas devem buscar identificar os casos de ocorrência de prevenção, litispendência e coisa julgada. Art. 15 Salvo impossibilidade que comprometa o acesso à justiça, a parte deverá informar, ao distribuir a petição inicial de qualquer ação judicial, o número no cadastro de pessoas físicas ou jurídicas, conforme o caso, perante a Secretaria da Receita Federal. Parágrafo único. Da mesma forma, as peças de acusação criminais deverão ser instruídas pelos membros do Ministério Público ou pelas autoridades policiais com os números de registros dos acusados no Instituto Nacional de Identificação do Ministério da Justiça, se houver. Art. 16 Os livros cartorários e demais repositórios dos órgãos do Poder Judiciário poderão ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrônico. Art. 17 (VETADO) Art. 18 Os órgãos do Poder Judiciário regulamentarão esta Lei, no que couber, no âmbito de suas respectivas competências. Art. 19 Ficam convalidados os atos processuais praticados por meio eletrônico até a data de publicação desta Lei, desde que tenham atingido sua finalidade e não tenha havido prejuízo para as partes. Art. 20 A Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil, passa a vigorar com as seguintes alterações: "Art. 38. ................................................................... Parágrafo único. A procuração pode ser assinada digitalmente com base em certificado emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma da lei específica." (NR) "Art. 154. ................................................................. Parágrafo único. (Vetado). (VETADO) § 2º Todos os atos e termos do processo podem ser produzidos, transmitidos, armazenados e assinados por meio eletrônico, na forma da lei." (NR) "Art.164. ................................................................... Parágrafo único. A assinatura dos juízes, em todos os graus de jurisdição, pode ser feita eletronicamente, na forma da lei." (NR) "Art. 169. ...................................................................... § 1º É vedado usar abreviaturas. § 2º Quando se tratar de processo total ou parcialmente eletrônico, os atos processuais praticados na presença do juiz poderão ser produzidos e armazenados de modo integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na forma da lei, mediante registro em termo que será assinado digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria, bem como pelos advogados das partes. § 3º No caso do § 2º deste artigo, eventuais contradições na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento da realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz decidir de plano, registrando-se a alegação e a decisão no termo." (NR) "Art. 202. ....................................................................... § 3º A carta de ordem, carta precatória ou carta rogatória pode ser expedida por meio eletrônico, situação em que a assinatura do juiz deverá ser eletrônica, na forma da lei." (NR) "Art. 221 ........................................................................ IV - por meio eletrônico, conforme regulado em lei própria." (NR) "Art. 237. ...................................................................... Parágrafo único. As intimações podem ser feitas de forma eletrônica, conforme regulado em lei própria." (NR) "Art. 365. ....................................................................... V - os extratos digitais de bancos de dados, públicos e privados, desde que atestado pelo seu emitente, sob as penas da lei, que as informações conferem com o que consta na origem; VI - as reproduções digitalizadas de qualquer documento, público ou particular, quando juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos ou privados, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização. § 1º Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no inciso VI do caput deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o final do prazo para interposição de ação rescisória. § 2º Tratando-se de cópia digital de título executivo extrajudicial ou outro documento relevante à instrução do processo, o juiz poderá determinar o seu depósito em cartório ou secretaria." (NR) "Art. 399. ..................................................................... § 1º Recebidos os autos, o juiz mandará extrair, no prazo máximo e improrrogável de 30 (trinta) dias, certidões ou reproduções fotográficas das peças indicadas pelas partes ou de ofício; findo o prazo, devolverá os autos à repartição de origem. § 2º As repartições públicas poderão fornecer todos os documentos em meio eletrônico conforme disposto em lei, certificando, pelo mesmo meio, que se trata de extrato fiel do que consta em seu banco de dados ou do documento digitalizado." (NR) "Art. 417. ....................................................................... § 1º O depoimento será passado para a versão datilográfica quando houver recurso da sentença ou noutros casos, quando o juiz o determinar, de ofício ou a requerimento da parte. § 2º Tratando-se de processo eletrônico, observar-se-á o disposto nos §§ 2º e 3º do art. 169 desta Lei." (NR) "Art. 457. ....................................................................... § 4º Tratando-se de processo eletrônico, observar-se-á o disposto nos §§ 2º e 3º do art. 169 desta Lei." (NR) "Art. 556. ....................................................................... Parágrafo único. Os votos, acórdãos e demais atos processuais podem ser registrados em arquivo eletrônico inviolável e assinados eletronicamente, na forma da lei, devendo ser impressos para juntada aos autos do processo quando este não for eletrônico." (NR) Art. 21. (VETADO) Art. 22. Esta Lei entra em vigor 90 (noventa) dias depois de sua publicação. Brasília, 19 de dezembro de 2006; 185º da Independência e 118º da República.
- 28. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 26 LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 2º Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres. Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas. Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação; VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados; VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações. Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e VII - informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. § 1º O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2º Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. § 3º O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo.
- 29. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 27 § 4º Negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1º, quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5º Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6º Verificada a hipótese prevista nº § 5º deste artigo, o responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação. Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. § 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo: I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III - registros das despesas; IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. § 2º Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet). § 3º Os sítios de que trata o § 2º deverão, na forma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão; II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso; VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso; VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de julho de 2008. § 4º Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2º, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal). Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. § 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. § 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. § 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. § 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. § 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. § 4º Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação. § 5º A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente. § 6º Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá
- 30. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 28 consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos. Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados. Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983. Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original. Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original. Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. Seção II Dos Recursos Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência. Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. Art. 16. Negado o acesso à informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado; II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; III - os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. § 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. § 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. § 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria- Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35. Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de desclassificação de informação protocolado em órgão da administração pública federal, poderá o requerente recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 16. § 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando. § 2º Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a desclassificação de informação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35. Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classificação de documentos sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito de ser informado sobre o andamento de seu pedido. Art. 19. (VETADO). § 1º (VETADO). § 2º Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, negarem acesso a informações de interesse público. Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo. CAPÍTULO IV DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Disposições Gerais Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais. Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso. Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público. Seção II Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
- 31. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 29 III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos. § 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. § 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso à ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação. § 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. § 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final. Seção III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. § 1º O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei. § 2º O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. § 3º Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados. Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas. Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação desta Lei. Seção IV Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência: I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei. § 1º A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação. § 2º A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento. § 3º A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento. Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos: I - assunto sobre o qual versa a informação; II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24; III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e IV - identificação da autoridade que a classificou. Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada. Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24. § 1º O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos.
- 32. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 30 § 2º Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação. § 3º Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção. Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e informações administrativas, nos termos de regulamento: I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses; II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura; III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como informações genéricas sobre os solicitantes. § 1º Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput para consulta pública em suas sedes. § 2º Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificação. Seção V Das Informações Pessoais Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. § 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem. § 2º Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido. § 3º O consentimento referido no inciso II do § 1º não será exigido quando as informações forem necessárias: I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico; II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem; III - ao cumprimento de ordem judicial; IV - à defesa de direitos humanos; ou V - à proteção do interesse público e geral preponderante. § 4º A restrição de acesso à informação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o titular das informações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de fatos históricos de maior relevância. § 5º Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de informação pessoal. CAPÍTULO V DAS RESPONSABILIDADES Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar: I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa; II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou função pública; III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação; IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação pessoal; V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem; VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado. § 1º Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas: I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção penal; ou II - para fins do disposto na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e suas alterações, infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. § 2º Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade administrativa, conforme o disposto nas Leis nºs 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992. Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções: I - advertência; II - multa; III - rescisão do vínculo com o poder público; IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; e V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade. § 1º As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito de defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias. § 2º A reabilitação referida no inciso V será autorizada somente quando o interessado efetivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV. § 3º A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, facultada a defesa do interessado, no
- 33. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 31 respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista. Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso. Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido. CAPÍTULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 35. (VETADO). § 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para: I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação; II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7º e demais dispositivos desta Lei; e III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1º do art. 24. § 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. § 3º A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1º deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. § 4º A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3º implicará a desclassificação automática das informações. § 5º Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações constantes desses instrumentos. Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos: I - promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas; e II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive aquelas provenientes de países ou organizações internacionais com os quais a República Federativa do Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes. Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento do NSC. Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, física ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de caráter público. Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei. § 1º A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos nesta Lei. § 2º No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei. § 3º Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será mantida a classificação da informação nos termos da legislação precedente. § 4º As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automaticamente, de acesso público. Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da administração pública federal direta e indireta designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes atribuições: I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei; II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento; III - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários ao correto cumprimento do disposto nesta Lei; e IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos. Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração pública federal responsável: I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da transparência na administração pública e conscientização do direito fundamental de acesso à informação; II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração pública; III - pelo monitoramento da aplicação da Lei nº âmbito da administração pública federal, concentrando e consolidando a publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30; IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com informações atinentes à implementação desta Lei. Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei nº prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação. Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação: Art. 116. ........................................................................................ ............................................................................................................. VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade competente para apuração;
- 34. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 32 .................................................................................” (NR) Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei nº 8.112, de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: “Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade competente para apuração de informação concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, emprego ou função pública.” Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras específicas, especialmente quanto ao disposto no art. 9 º e na Seção II do Capítulo III. Art. 46. Revogam-se: I - a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005; e II - os arts. 22 a 24 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação. Brasília, 18 de novembro de 2011; 190º da Independência e 123º da República. LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012 Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Art. 2º (VETADO). Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado. Art. 5º (VETADO). Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente. Art. 7º (VETADO). 8 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º da República. Questões 01. De acordo com a Lei nº 8159/1991, os procedimentos e operações técnicas da gestão documental se referem à: (A) produção, digitalização, tramitação, avaliação e uso. (B) produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. (C) produção, higienização, tramitação, acesso e arquivamento. (D) produção, assinatura digital, tramitação, avaliação e destinação. (E) produção, tramitação, higienização, microfilmagem e destinação. 02. Conforme a Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991, os arquivos podem ser do tipo Público ou Privado. Referente aos arquivos Públicos ou Privados identifique com “V” as afirmativas verdadeiras e “F” as afirmativas falsas: (...) Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. (...) Para arquivos públicos, consideram-se documentos intermediários aqueles que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consulta frequente. (...) Consideram-se documentos correntes aqueles que devem ser definitivamente preservados. (...) O acesso aos documentos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. (...) Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Assinale a alternativa correta: (A) V, F, F, F, V. (B) V, F, F, V, V. (C) V, F, V, F, V. (D) F, V, V, F, F. Respostas 01: B / 02: B. Primeiramente faz-se necessário conceituar o que é um documento, mesmo que muitas vezes parece um conceito simples e de fácil entendimento, é importante frisar as particularidades sobre os documento arquivísticos ou documentos de arquivo. Para tanto Adotaram-se como ponto de partida algumas definições a respeito de documento arquivístico, documento arquivístico eletrônico, fidedignidade e autenticidade, que são essenciais para o estabelecimento de diretrizes, padrões e normas que devem nortear a gestão arquivística de documentos eletrônicos. Documento de arquivo8 Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media /publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf. 2.6. Documentos Arquivísticos Digitais.
- 35. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 33 elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são: Suporte: base física do documento; Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros; Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros; Contexto jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc. relativos à instituição criadora do documento. Contexto documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros. Documento eletrônico: Documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por computador. Documento arquivístico eletrônico9 Documento arquivístico processado por um computador. No caso dos documentos eletrônicos, além dos elementos citados acima, apresentam-se também: Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros. Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros. Contexto: contexto tecnológico (hardware e software). O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está registrada num suporte que pode ser conservado por centenas ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica. Os documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de organizações e pessoas, constituem um problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos eletrônicos. O documento de arquivo se caracteriza primordialmente pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está registrada num suporte que pode ser conservado por centenas ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica.5 Os documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de organizações e pessoas, constituem um problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos documentos eletrônicos. O conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos, a partir da década de 1950, como forma de racionalizar a produção documental e facilitar o seu acesso.7 Uma das principais consequências da introdução deste conceito foi a elaboração da teoria das três idades, ou ciclo vital, isto é, os documentos de arquivo têm uma idade ou fase, de acordo com as necessidades do órgão que o produziu. 9 Idem. Documentos correntes: são aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objeto de consultas frequentes; eles podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade órgão produtor; • Documentos intermediários: são aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do órgão produtor e da instituição arquivística. Documentos permanentes: são aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo. Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe como inovação a noção do documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento de uma certa atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova e informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente a pessoal, orçamento, material, entre outras. No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A lei reconheceu que as atividades relativas à documentação das fases corrente e intermediária, realizadas pelas entidades produtoras com acompanhamento das instituições arquivísticas, são distintas das atividades da fase permanente, realizadas pelas instituições arquivísticas. Reconheceu também a necessidade da participação das instituições arquivísticas desde o início do processo de produção documental a fim subsidiar os produtores de documentos com informações que facilitem o exercício das suas atividades. Além disso, a lei reconheceu, no art. 8º, o conceito de ciclo vital, importante para a definição do valor dos documentos e da responsabilidade pela sua guarda, incluindo sua organização, conservação e condições de acesso e uso. Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporados na legislação, subsidiaram e possibilitaram a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade das atividades-meio da administração pública federal. Esses instrumentos são fundamentais para implementar a gestão de documentos, pois permitem uma produção controlada, formas de recuperação da informação arquivística e o estabelecimento de prazos de retenção, que racionalizam a massa documental acumulada. A experiência nacional e internacional vem demonstrando que tão importante quanto criar documentos, é saber gerenciá-los. A informação arquivística, organizada e acessível, serve de base para que a própria administração possa tomar decisões, que dizem respeito a todos os cidadãos, e com isso tornar o processo decisório verdadeiramente democrático. As atividades de gestão, portanto, não se restringem a evitar a produção de documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a organização e a preservação dos documentos.
- 36. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 34 A gestão abrange todas as operações referentes à produção (definição de suportes, estrutura do documento, incluindo código de classificação de assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). Neste sentido, todas as operações e procedimentos das fases corrente e intermediária têm por objetivo permitir o acesso e o uso dos documentos. O desempenho desse conjunto de atividades precisa ser o mais completo possível, pois a ausência de um dos componentes pode comprometer todo o processo. Como a gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e intermediária, sua efetivação só pode ser alcançada dentro de um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas atividades. Além disso, o sistema deve incorporar ferramentas e mecanismos para implementar a preservação a longo prazo dos documentos arquivísticos intermediários e permanentes. No âmbito das organizações públicas e privadas, os documentos eletrônicos tornaram mais urgente a gestão arquivística de documentos, que inclui tanto os documentos tradicionais como os produzidos em meio eletrônico. A gestão arquivística de documentos eletrônicos não difere essencialmente da gestão arquivística de documentos em papel, mas a manutenção dos documentos eletrônicos é mais dependente de um bom sistema de gestão arquivística de documentos. Além disso, a produção eletrônica de documentos introduz também os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos. A fim de garantir a produção de documentos de arquivo, fidedignos, autênticos e preserváveis, é fundamental que estes sistemas incorporem o conceito arquivístico e todos os seus requisitos necessários. Com relação ao termo gestão de documentos há um problema conceitual que é necessário esclarecer. A Lei Nacional de Arquivos estabeleceu o conceito de gestão de documentos, compreendendo todos os procedimentos e operações técnicas das fases corrente e intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final, que nesse texto estamos denominando gestão arquivística dos documentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usam o termo gestão. Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática, que passou a utilizar o termo gestão de documentos para alguns procedimentos de recuperação da informação do material digitalizado, implantação de protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, não incorporando o conceito de original para produção de documentos, código de classificação de assunto, tabela de temporalidade, avaliação e destinação. Assim, uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não necessariamente atende a todos os requisitos arquivísticos e jurídicos, aproximando-se, na maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos. Resumiremos logo mais, as principais diferenças entre Sistema de Informação, Sistema de Gestão de Documentos e Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, conforme definidos pelo programa SIADE – Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Eletrônicos de Portugal e pela CTDE. 10 Ibidem. 11 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos Sistema de Informação10 Armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e gestão de informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organização. Sistema de Gestão de Documentos11 Apoia a utilização de documentos para a atividade em curso. Inclui indexação de documentos, gestão de armazenamento, controle de versões, integração direta com outras aplicações e ferramentas para recuperação dos documentos, como por exemplo as ferramentas de GED. Sistema de Gestão Arquivística de Documento É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização. Inclui código de classificação de assuntos, controle sobre a modificação dos documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e eliminação e fornece um repositório protegido para os documentos de arquivo que sejam significativos para a organização. Requisitos funcionais12 Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de condições a serem cumpridas pela instituição produtora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada instituição. Assim, para implementar programas de gestão arquivística de documentos, é necessária a elaboração dos requisitos, que possibilitarão às instituições públicas e privadas produzir e manter documentos de arquivo fidedignos e autênticos, além de reconhecer documentos arquivísticos em sistemas eletrônicos de informação. Com base nos requisitos é possível estabelecer os metadados que fornecerão informações sobre o contexto jurídico-administrativo, documental e tecnológico em que os documentos foram criados, bem como informações sobre seu conteúdo, tramitação etc. As iniciativas internacionais têm promovido a sistematização e descrição dos requisitos funcionais para orientar o desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística. Como, por exemplo, o Modelo de Requisitos Funcionais (MoReq) da União Europeia e a norma do Departamento de Defesa (DoD), que está sendo assumida pelo Arquivo Nacional dos EUA para toda a administração pública federal. Um modelo de requisitos funcionais deve considerar as seguintes diretrizes para garantir a produção e a manutenção de documentos arquivísticos tradicionais e eletrônicos, autênticos e fidedignos: – produção de documentos essenciais à administração da organização: evitar duplicação e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo; – o documento deve ser completo, isto é, deve conter elementos suficientes que assegurem sua capacidade de sustentar os fatos que atesta: data, hora e lugar da produção, Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media /publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf. 12 Idem.
- 37. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 35 da transmissão e do recebimento; assinatura; nome do autor, do destinatário e do redator; assunto, código de classificação etc. – controle sobre procedimentos de produção: os procedimentos de criação devem ser rigorosos, detalhados e rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico devem ser idôneos, prevendo: a limitação de acesso à tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, cartões); a definição de regras de workflow através da integração dos procedimentos administrativos e documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenções feitas no documento.10 – métodos que garantam a não adulteração dos documentos: mecanismos que garantam a segurança da transmissão, incluindo a capacidade do sistema eletrônico identificar o original; mecanismos de preservação (reprodução e migração) e de verificação da proveniência. É necessário que os arquivos facilitem o estabelecimento de programas de gestão arquivística de documentos e articulem a definição de requisitos funcionais, que devem se tornar padrões ou normas, de forma a garantir que sejam incorporados aos sistemas eletrônicos de gestão arquivística. Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais quanto à produção, ao acesso contínuo e à preservação de longo prazo, é preciso colocar em prática essas diretrizes, pois do contrário corre-se o risco de perdermos a memória registrada do nosso país. Qual a diferença entre documento eletrônico e documento digital? Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Exemplos: 1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita cassete. 2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.” O dicionário de Terminologia Arquivística define documento eletrônico: “Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.” (DBTA, p. 75). E quanto ao documento digital: “Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.” (DBTA, p. 75). Embora estes conceitos do Conselho Nacional de Arquivos diferenciarem documento digital do eletrônico, há autores que preferem usar somente o termo “documento eletrônico” para abranger tanto os eletrônicos quanto os digitais, ao considerar as definições do CONARQ. Todavia não fogem do pensamento dos demais, uma vez que o CONARQ afirma que documentos eletrônicos abrangem documentos digitais: “todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital”. Para tanto, achamos interessante inserir dentro deste contexto algumas dúvidas que foram postadas no site da CONARQ (abaixo será apresentado o link) como “dúvidas mais frequentes” a respeito dos documentos eletrônicos. Achamos interessantes compartilhar, pois muitas vezes tais dúvidas podem ser as mesmas que você candidata possui. 1. O que é considerado um documento arquivístico num ambiente digital Resposta: Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios definidos anteriormente. 2. Documento digital é a mesma coisa que documento eletrônico? Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os documentos digitais, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) mantém seu nome, uma vez que este escopo pode ser expandido ao longo do desenvolvimento de seus trabalhos. Exemplos: 1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita cassete. 2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI. 3. Como posso preservar documentos em formato digital? Resposta: A instituição deve possuir um programa de preservação de documentos arquivísticos que incorpore os documentos convencionais e digitais. A preservação digital é o conjunto de estratégias e metodologias destinadas a preservar os documentos em formato digital. Ela pode implicar desde transferências periódicas dos suportes de armazenamento até a conversão para outros formatos digitais, bem como a atualização do ambiente tecnológico, o hardware e o software. Tais estratégias devem alcançar todas as características essenciais que definem um documento digital, que são: físicas (suporte / registro físico), lógicas (software e formato digital) e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso, elas devem levar em conta os elementos necessários para a produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais. Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de
- 38. APOSTILAS OPÇÃO Noções deArquivologia 36 documentos para sistemas de informação como forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos originais. Já a preservação digital visa exclusivamente à preservação dos documentos digitais. Para você ter acesso à todas as dúvidas frequentes respondidas, basta acessar o endereço eletrônico abaixo, e será possível você se inteirar sobre outros pontos importantes a respeito do documento eletrônico. http://www.documentoseletronicos.arquivonacional. gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10 Questão 01. No que se refere à microfilmagem e à digitalização aplicada aos arquivos, julgue os itens a seguir. Os documentos digitais podem ser gerados por sistemas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema específico. (...) Certo (...) Errado Resposta 01. Certo Anotações