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A função do arquivo: aproximações
e diferenças em relação à biblioteca




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                           cbdjoke@usp.br
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 Arquivo
 Acumulação ordenada dos documentos ,
 criados por uma instituição ou pessoa, no
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                                (Marilena Leite Paes, 1991)




                                                              4
A função do arquivo


 Portanto,
    A informação arquivística é uma
 informação acumulada institucionalmente
 para provar, ou informar, como a instituição ou
 pessoa persegue seus objetivos, com quem se
 relaciona, quais direitos e deveres ela
 representa
    O arquivo espelha a instituição no seu
 funcionamento (estrutura organizacional e as
 atividades nela desenvolvidas)
                                                   5
A lógica para a organização da informação no arquivo




• Já que o arquivo espelha a instituição, a
  organização da informação deve ser feita de
  modo a espelhar o funcionamento da
  instituição

         Diferença em relação à biblioteca, que
        organiza a informação de acordo com a
       estruturação das áreas do conhecimento

                                                       6
A lógica para a organização da informação no arquivo
                De acordo com a estrutura e/ou atividades
                desenvolvidas na instituição

                p.ex. Gestão de RH
                          controle de frequência
Arquivo




                De acordo com a organização interna das
                áreas do conhecimento

Biblioteca      p.ex. Ciências Sociais Aplicadas
                          biblioteconomia




                                                                    7
Em resumo
• O arquivo não organiza os documentos de acordo
  com seu assunto mas com a atividade que eles
  viabilizam e cuja execução provam




• E como o arquivo segue regras muito claras para
  controlar os documentos, ele acaba tendo a função
  de “cartório” da instituição
        p.ex. em processos de corrupção, onde a polícia começa sua
        busca? Quantas vezes vimos fotografias de agentes da PF levando
        um computador debaixo do braço?
                                                                          8
Conceitos básicos da arquivística

• Teoria das 3 idades
Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o
  momento em que são criados até sua destinação final
           Corrente intermediário permanente
                                       eliminação


• Princípio de proveniência
Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma
   instituição ou de uma pessoa devem manter sua
   individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa


                                                                 9
Conceitos básicos da arquivística


• Conceito de organicidade
Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
  funções e atividades da entidade acumuladora em suas
  relações internas e externas

Em decorrência
O documento arquivístico (administrativo) não é pensado
  isoladamente (como se faz com os livros na biblioteca) mas
  em função da atividade que o produziu e, portanto, inserido
  no conjunto dos documentos gerados por aquela atividade



                                                                10
Biblioteca ≠ arquivo

                       SEMELHANÇAS                        DIFERENÇAS
                                            - A função atribuída aos documentos
                                            muda de acordo com o “olhar” lançado
                                            sobre eles, privilegiando área do
                                            conhecimento (biblioteca) ou
                - Tornar a informação       funcionamento institucional (arquivo)
                disponível                  - Já que as funções atribuídas aos
                                            documentos são diferentes, lógicas de
                                            organização e tempos de guarda
Biblioteca      - Preservar a memória (da   diferenciados
Arquivo         instituição, da área do     -Responsabilidades diferentes
                conhecimento, do grupo      envolvidas: na biblioteca a qualidade da
                social, etc.)               informação é garantida pelas seleção
                                            das fontes (editoras, p. ex), no arquivo o
                                            próprio arquivo garante o valor
                                            probatório dos documentos em
                                            decorrência de procedimentos
                                            normalizados e controlados de gestão
                                            dos documentos
                                                                                   11
Biblioteca ≠ arquivo


• Na prática a distinção não é tão simples, há casos
  híbridos (p. ex. centros de memória) ou então um
  pouco de biblioteca no arquivo ou um pouco de
  arquivo na biblioteca.....


        Instituições especializadas na organização da
       informação para torná-la acessível/disponível
Museus                   Arquivos                        Bibliotecas
                Contínuo de instituições coletoras de cultura
                                                                (Homulos, 1990)


                                                                             12
Biblioteca ≠ arquivo

• Funções diferentes e portanto também lógicas de
  organização da informação diferentes, mas todos
  organizam socialmente, ou institucionalmente, a
  informação pressuposta útil ou necessária
• Além da biblioteca e do arquivo, museus, centros de
  documentação, centros de informação, projetos
  memória, etc., organizam informações e entender
  tanto as diferenças quanto a complementaridade é
  fundamental
    torna nossa atuação profissional mais rica e certamente cria
    condições para melhor atendermos os usuários (que
    procuram informações e não estão preocupados em saber
    onde ela está)
                                                                   13
Desafios enfrentados pelos arquivos


• Re-engenharias, compras e vendas de empresas,
  globalização
      Como fica o princípio de proveniência? A filial foi vendida para um
      grupo boliviano, como ficam os arquivos? Aonde ficam? Serão
      preservados? Por que essas perguntas são importantes e relevantes?
      exemplo – Projeto Eletromemória - acervo custodiado pela Fundação Energia e
      Saneamento, oriundo de empresas como AES Tietê, AES Eletropaulo, Cesp, ISA CTEEP e
      Duke Energy, além do próprio acervo acumulado pela Fundação em mais de 100 anos de
      atividades das empresas de energia elétrica

• Sigilo e habeas-data
      Quem tem direito de acesso à informação? Qualquer um? Todos?
      Ninguém? O que diz a legislação?
       exemplo 1 - documentos sobre a Guerra do Paraguai foram liberados pelos arquivos
      americanos mas ainda não foram liberados (ao que me consta) pelo Arquivo Nacional
      exemplo 2 – famílias de desaparecidos políticos procuraram provas para ter direito a
      indenizações
                                                                                             14
Desafios enfrentados pelos arquivos


• Produção cada vez mais frequente de documentos
  em meio digital, integrando bases de dados
      Como garantir a autenticidade de documentos em meio digital? Como
      rastrear alterações? Como garantir a preservação dos documentos por
      muito tempo (ou para sempre)?

                                     Não esquecer: o arquivo funciona como
                                     “cartório” da instituição,
                                     ele tem a responsabilidade de preservar os
                                     documentos de forma tal que os mesmos não
                                     percam seu poder probatório



    Exemplo: Instrução Normativa APE/SAESP - 1, de 10/03/09 - Estabelece diretrizes e define
       procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos
       arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.

                                                                                               15
Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros

• Atuação de outros profissionais
• Possibilidade de ingerências políticas em arquivos do
  setor público
• Responsabilidade em relação a documentos que
  “provam” (particularmente documentos em meio
  digital)
• Mercado de trabalho crescente mas que nem
  sempre reconhece a especificidade do trabalho do
  arquivista ou então a reserva de mercado que a lei
  lhe confere
   ENARA – Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia – www.enara.org.br
   SINARQUIVO – Sindicato Nacional dos Arquivistas e Técnicos de Arquivo – www.sinarquivo.org.br


                                                                                                   16
Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros
•   DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978, regulamenta a Lei nº 6.546,
    de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de
    Arquivista e de técnico de Arquivo.

Art 2º São atribuições dos Arquivistas:
      I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo;
      II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo;
      III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e
    participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias;
      IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação
    constituídos de acervos arquivísticos e mistos;
      V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;
      VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos;
      VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;
      VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação;
      IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos;
      X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos;
      XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa;
      XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.



                                                                                                            17
Obrigada pela paciência, Johanna.




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  • 1. A função do arquivo: aproximações e diferenças em relação à biblioteca Johanna W. Smit cbdjoke@usp.br
  • 2. A função do arquivo A lógica para a organização da informação no arquivo Comparação com a lógica biblioteconômica Desafios enfrentados pelos arquivos Algumas questões corporativas e de mercado do trabalho 2
  • 3. A função do arquivo O que é um arquivo? Para o que serve? As imagens representam um arquivo? 3
  • 4. A função do arquivo Arquivo Acumulação ordenada dos documentos , criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (Marilena Leite Paes, 1991) 4
  • 5. A função do arquivo Portanto, A informação arquivística é uma informação acumulada institucionalmente para provar, ou informar, como a instituição ou pessoa persegue seus objetivos, com quem se relaciona, quais direitos e deveres ela representa O arquivo espelha a instituição no seu funcionamento (estrutura organizacional e as atividades nela desenvolvidas) 5
  • 6. A lógica para a organização da informação no arquivo • Já que o arquivo espelha a instituição, a organização da informação deve ser feita de modo a espelhar o funcionamento da instituição Diferença em relação à biblioteca, que organiza a informação de acordo com a estruturação das áreas do conhecimento 6
  • 7. A lógica para a organização da informação no arquivo De acordo com a estrutura e/ou atividades desenvolvidas na instituição p.ex. Gestão de RH controle de frequência Arquivo De acordo com a organização interna das áreas do conhecimento Biblioteca p.ex. Ciências Sociais Aplicadas biblioteconomia 7
  • 8. Em resumo • O arquivo não organiza os documentos de acordo com seu assunto mas com a atividade que eles viabilizam e cuja execução provam • E como o arquivo segue regras muito claras para controlar os documentos, ele acaba tendo a função de “cartório” da instituição p.ex. em processos de corrupção, onde a polícia começa sua busca? Quantas vezes vimos fotografias de agentes da PF levando um computador debaixo do braço? 8
  • 9. Conceitos básicos da arquivística • Teoria das 3 idades Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até sua destinação final Corrente intermediário permanente eliminação • Princípio de proveniência Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa 9
  • 10. Conceitos básicos da arquivística • Conceito de organicidade Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas Em decorrência O documento arquivístico (administrativo) não é pensado isoladamente (como se faz com os livros na biblioteca) mas em função da atividade que o produziu e, portanto, inserido no conjunto dos documentos gerados por aquela atividade 10
  • 11. Biblioteca ≠ arquivo SEMELHANÇAS DIFERENÇAS - A função atribuída aos documentos muda de acordo com o “olhar” lançado sobre eles, privilegiando área do conhecimento (biblioteca) ou - Tornar a informação funcionamento institucional (arquivo) disponível - Já que as funções atribuídas aos documentos são diferentes, lógicas de organização e tempos de guarda Biblioteca - Preservar a memória (da diferenciados Arquivo instituição, da área do -Responsabilidades diferentes conhecimento, do grupo envolvidas: na biblioteca a qualidade da social, etc.) informação é garantida pelas seleção das fontes (editoras, p. ex), no arquivo o próprio arquivo garante o valor probatório dos documentos em decorrência de procedimentos normalizados e controlados de gestão dos documentos 11
  • 12. Biblioteca ≠ arquivo • Na prática a distinção não é tão simples, há casos híbridos (p. ex. centros de memória) ou então um pouco de biblioteca no arquivo ou um pouco de arquivo na biblioteca..... Instituições especializadas na organização da informação para torná-la acessível/disponível Museus Arquivos Bibliotecas Contínuo de instituições coletoras de cultura (Homulos, 1990) 12
  • 13. Biblioteca ≠ arquivo • Funções diferentes e portanto também lógicas de organização da informação diferentes, mas todos organizam socialmente, ou institucionalmente, a informação pressuposta útil ou necessária • Além da biblioteca e do arquivo, museus, centros de documentação, centros de informação, projetos memória, etc., organizam informações e entender tanto as diferenças quanto a complementaridade é fundamental torna nossa atuação profissional mais rica e certamente cria condições para melhor atendermos os usuários (que procuram informações e não estão preocupados em saber onde ela está) 13
  • 14. Desafios enfrentados pelos arquivos • Re-engenharias, compras e vendas de empresas, globalização Como fica o princípio de proveniência? A filial foi vendida para um grupo boliviano, como ficam os arquivos? Aonde ficam? Serão preservados? Por que essas perguntas são importantes e relevantes? exemplo – Projeto Eletromemória - acervo custodiado pela Fundação Energia e Saneamento, oriundo de empresas como AES Tietê, AES Eletropaulo, Cesp, ISA CTEEP e Duke Energy, além do próprio acervo acumulado pela Fundação em mais de 100 anos de atividades das empresas de energia elétrica • Sigilo e habeas-data Quem tem direito de acesso à informação? Qualquer um? Todos? Ninguém? O que diz a legislação? exemplo 1 - documentos sobre a Guerra do Paraguai foram liberados pelos arquivos americanos mas ainda não foram liberados (ao que me consta) pelo Arquivo Nacional exemplo 2 – famílias de desaparecidos políticos procuraram provas para ter direito a indenizações 14
  • 15. Desafios enfrentados pelos arquivos • Produção cada vez mais frequente de documentos em meio digital, integrando bases de dados Como garantir a autenticidade de documentos em meio digital? Como rastrear alterações? Como garantir a preservação dos documentos por muito tempo (ou para sempre)? Não esquecer: o arquivo funciona como “cartório” da instituição, ele tem a responsabilidade de preservar os documentos de forma tal que os mesmos não percam seu poder probatório Exemplo: Instrução Normativa APE/SAESP - 1, de 10/03/09 - Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. 15
  • 16. Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros • Atuação de outros profissionais • Possibilidade de ingerências políticas em arquivos do setor público • Responsabilidade em relação a documentos que “provam” (particularmente documentos em meio digital) • Mercado de trabalho crescente mas que nem sempre reconhece a especificidade do trabalho do arquivista ou então a reserva de mercado que a lei lhe confere ENARA – Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia – www.enara.org.br SINARQUIVO – Sindicato Nacional dos Arquivistas e Técnicos de Arquivo – www.sinarquivo.org.br 16
  • 17. Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros • DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978, regulamenta a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo. Art 2º São atribuições dos Arquivistas: I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo; II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação; IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. 17