Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

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Palestra apresentada no dia 29/11/2010 na ALMG.
Autoria: Welder Antônio Silva; Leandro Ribeiro Negreiros

Publicada em: Educação
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Gestão de documentos arquivísticos: uma realidade para a ALMG?

  1. 1. Gestão de Documentos Arquivísticos: uma realidade para a ALMG Welder Antônio Silva (Arquivista da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e Professor da UFMG e da PUC-Minas) Leandro Ribeiro Negreiros (Bibliotecário da GDI/ALMG, Mestre em Ciência da Informação e Professor da UFMG e da PUC-Minas)
  2. 2. Por que os arquivos e os seus documentos precisam ser organizados e conservados?
  3. 3. • para obter o esclarecimento ou o sentido de uma situação, • para melhor compreensão dos nossos problemas, • para decidir o que fazer e como fazer alguma coisa, • para prever determinados fatos e acontecimentos, • para verificar como aconteceram os fatos e ações, • para comprovar fatos e ações, • para planejar nossas metas e atividades, • para verificar os resultados, • para avaliar o nosso desempenho, • para fazer estimativas, • para garantir um direito, • para cobrar um dever ou obrigação etc. Porque no nosso dia-a-dia utilizamos os documentos em diversas situações importantes, tais como:
  4. 4. - possibilitam a eficiência e atuação dos poderes públicos; - possibilitam a transparência da ação dos poderes públicos; - protegem os indivíduos, pois garantem e provam os direitos e deveres da sociedade e dos poderes públicos; - possuem questões de interesse da sociedade e dos poderes públicos; - são importantes para a Política de Segurança do Estado e da Sociedade; - apoiam a cultura; e - apoiam o desenvolvimento científico. Os documentos das instituições públicas possuem dimensões administrativas, jurídicas, políticas e sociais importantíssimas. Eles são instrumentos que:
  5. 5. É por esses motivos que a Lei Federal nº 8159 de 1991, no seu artigo 1º, decretou que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”
  6. 6. Mas o que é um Arquivo
  7. 7. “Consideram-se arquivos (...) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.” Art. 2º da Lei Federal 8.159/1991
  8. 8. Suporte é o meio onde está registrada a informação (papel, fotografia, disquete, fita, CD-ROM, etc.). É a forma física do documento. Natureza é a essência ou propriedade do documento (qualidades e características próprias, particularidades, conteúdo, aquilo que constitui). ---------------------------------------------------------------------------------------- O que determina se um documento é arquivístico... - não é a sua essência ou propriedade e - nem a sua forma física, ... mas o fato dele ter sido produzido em decorrência do exercício de uma atividade. Esclarecendo.... “qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”
  9. 9. Sintetizando: Um arquivo é ... ... um conjunto de documentos... ... produzidos e recebidos naturalmente por pessoas ou instituições (públicas ou privadas), ... em razão das atividades que desenvolvem ao longo de sua existência ou funcionamento. Estes documentos independem do suporte utilizado para o registro da informação, que pode ser o papel, o filme, a fotografia, o CD-ROM, o DVD ou qualquer outro material.
  10. 10. Qual é a principal função de um Arquivo
  11. 11. A principal função de um arquivo é organizar e guardar os documentos, possibilitando o acesso a eles e às informações neles contidas, sempre que necessário. UM ARQUIVO NÃO TEM SENTIDO E NÃO PODE CUMPRIR SUAS FINALIDADES SE NÃO FOR POSSÍVEL ACESSAR OS SEUS DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES.
  12. 12. - servir, em um primeiro momento, à administração para fins administrativos, legais e fiscais; - servir, em um segundo momento, como fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. Um arquivo tem as seguintes finalidades:
  13. 13. O que é um documento Arquivístico? - é um suporte físico que registra por meio de símbolos uma informação, uma noção ou ideia; - que foi produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica no transcurso das suas atividades e funções; - que surge por razões funcionais administrativas, legais ou fiscais; - que prova o ato nele contido; - que testemunha alguma coisa.
  14. 14. Características próprias dos documentos arquivísticos Imparcialidade Naturalidade Autenticidade Inter-relacionamento Unicidade
  15. 15. INTER-RELACIONAMENTO
  16. 16. Os documentos arquivísticos são valiosos para a consecução dos fins explícitos a que se propõem (questões relacionadas às atividades que provocaram a sua produção), tendo em vista seus usos para fins administrativos, legais e fiscais. São as qualidades inerentes às razões de criação dos documentos. Valor Primário Administrativo Legal / Jurídico Fiscal Valor Primário:
  17. 17. Possibilidade de uso dos documentos arquivísticos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados. Eles passam a ser considerados fontes de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. São as qualidades informativas que os documentos possuem, uma vez cumpridas as finalidades para as quais foram criados. Valor Secundário Informativo Probatório Valor Secundário:
  18. 18. Ciclo Vital e Teoria das Três Idades Os documentos arquivísticos passam por sucessão de fases idades (ciclo vital) desde o momento em que são criados até a sua destinação final. Sendo assim... De acordo com a freqüência e a finalidade com que são utilizados e de acordo com os seus valores, os arquivos e documentos podem ser: - correntes, - intermediários, ou - permanentes
  19. 19. Documentos de 1ª Idade  Documentos Ativos  Arquivo Corrente Valor primário bastante evidente e possível valor secundário Documentos de 2ª Idade  Documentos Semi-ativos  Arquivo Intermediário Valor primário em decréscimo e possível valor secundário Documentos de 3ª Idade  Documentos Inativos  Arquivo Permanente Interrupção do valor primário e valor secundário evidente Ciclo Vital e Teoria das Três Idades
  20. 20. Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Transferência Recolhimento Eliminação Eliminação ou ou Arquivo Corrente Ciclo vital dos documentos – compreende esta sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.
  21. 21. Gestão de Documentos: teoria e prática
  22. 22. Ter documentos em excesso pode ser tão perigoso quanto ter muito pouco. Entre outros problemas, pode conduzir à uma paralização da capacidade de análise, tornando muito mais difícil encontrar a solução correta ou tomar a melhor decisão. Cuidado !
  23. 23. Quando você precisa dos documentos, você se sente assim???
  24. 24. Quando você precisa dos documentos, você se sente assim???
  25. 25. Diante da crescente produção de informações e documentos, estes precisam ser reunidos, analisados, selecionados, armazenados, organizados e disponibilizados de forma eficiente e eficaz, utilizando para isso o menor espaço possível e o menor custo possível. documento certo, na forma certa, para as pessoas certas, a um custo adequado, no tempo e lugar oportunos.
  26. 26. Gestão de Documentos ... o planejamento ... o controle ... a direção ... a organização ... a capacitação, ... a promoção ... e outras atividades gerenciais relacionadas com: - a criação de documentos - a manutenção dos documentos - o uso dos documentos - a eliminação dos documentos De acordo com a Legislação Norte Americana (apud JARDIM, 1987, p. 35):
  27. 27. Gestão de Documentos De acordo Lei Federal brasileira nº 8.159, artigo 3º:
  28. 28. Gestão de Documentos O Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos (CIA): “a gestão de documentos diz respeito a uma área de administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso, e destinação final dos mesmos [documentos].”
  29. 29. As fases da gestão de documentos
  30. 30. De acordo com a teoria arquivística a gestão de documentos apresenta três fases: Gestão de Documentos Produção Utilização Destinação Final
  31. 31. Produção Ato de elaborar documentos em razão de atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem: Planejar ... - o formato adequado dos documentos, - o suporte adequado dos documentos, - o uso de tecnologias, - a padronização dos tipos e conteúdos dos documentos - as quantidades necessárias dos documentos.
  32. 32. Utilização Fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de suas funções administrativas e sua guarda após cessar seu trâmite. Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem: - recebimento e classificação, - autuação e registro, - distribuição dos documentos, - tramitação, - armazenamento, - organização, - empréstimo e consulta.
  33. 33. Classificação: interpretação do conteúdo do documento, seguida de seu enquadramento no plano de classificação e da sua correspondente codificação. Classificar consiste em distribuir os documentos arquivísticos... - de forma lógica, - coordenada e - hierárquica, em... - classes - subclasses - grupos - subgrupos - séries - subséries ... segundo as funções e atividades que estão relacionados. Através da classificação damos visibilidade às funções e atividades da instituição que produziu e recebeu os documentos e deixamos claro o inter-relacionamento entre eles.
  34. 34. A elaboração do plano de classificação exige o trabalho criterioso de uma equipe multidisciplinar - arquivistas, profissionais da informação, administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos da instituição. Classificação Na elaboração de um plano de classificação são considerados três elementos básicos: 1 - A ação à qual os documentos se referem (funções e atividades) 2 - A estrutura do órgão que os produziu e suas funções 3 - O assunto dos documentos
  35. 35. Exemplo de Plano de Classificação
  36. 36. Exemplo de Plano de Classificação PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos Documento: 01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, resolução, deliberação, portaria Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos, entidades e empresas Documentos: 01.01.02.01 Alvará de funcionamento 01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS - CEI 01.01.02.03 Comprovante de atualização de dados no Cadastro Nacional do Trabalhador - CNT 01.01.02.04 Comprovante de inscrição e de situação cadastral no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica -CNPJ 01.01.02.05 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuinte Mobiliário - CCM 01.01.02.06 Comprovante de inscrição no Cadastro de Contribuintes do ICMS 01.01.02.07 Comprovante de inscrição no Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT 01.01.02.08 Comprovante de matrícula na Junta Comercial 01.01.02.09 Processo de cadastramento no Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS
  37. 37. Importância da Classificação • Quanto melhor classificados os documentos mais facilmente pode-se dar um destino final aos mesmos; • É básica para a eficiente administração de documentos em fase corrente; • Facilita o uso e a localização dos documentos; • Todas as outras etapas que têm como objetivo o controle dos documentos arquivísticos dependem da classificação; • Os documentos devem ser classificados de modo a refletir a organização e sua função, sendo disposto em relação a ela; • O método de classificação proporciona as bases para a avaliação e preservação dos documentos.
  38. 38. Destinação Análise, seleção e fixação dos prazos de guarda dos documentos. Nesta fase os procedimentos e rotinas compreendem: - avaliação, - eliminação, - transferência, - recolhimento, - microfilmagem. Esclarecendo... - avaliação: processo de análise que visa estabelecer a destinação (transferência, recolhimento, eliminação) dos conjuntos documentais de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.
  39. 39. A Avaliação é processo de análise que tem como finalidade estabelecer a destinação dos conjuntos arquivísticos... ... de acordo com  os valores que lhes forem atribuídos. Neste processo são fixados os prazos de guarda dos documentos, distinguindo os documentos de guarda eventual, temporária e permanente. O produto da avaliação é a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Avaliação
  40. 40. Esclarecendo... A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o registro esquemático do ciclo de vida documental da instituição, uma vez que determina: - os prazos de retenção (guarda) dos documentos; e - quando será a transferência, a eliminação, a microfilmagem ou recolhimento dos documentos. Avaliação
  41. 41. Exemplo de Tabela de Temporalidade Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos - Resolução nº 14 do CONARQ.
  42. 42. Exemplo de Tabela de Temporalidade Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos de arquivo para as atividades mantenedoras da administração pública do Estado de Minas Gerais
  43. 43. • Distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; • Reduzir a massa documental; • Aumentar o índice de recuperação da informação; • Garantir condições para preservação dos documentos permanentes; • Conquistar espaço físico; • Aproveitar melhor os Recursos Humanos e Materiais; • Programação das rotinas de transferência, recolhimento ou eliminação Através da aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é possível:
  44. 44. IMPORTANTE: Uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deve ser aprovada por autoridade competente. A elaboração desse instrumento exige trabalho criterioso de uma equipe multidisciplinar - Comissão Permanente de Avaliação (CPAD) – composta por arquivistas, profissionais da informação, administradores e técnicos ligados aos temas dos documentos da instituição.
  45. 45. Observação: A Deliberação nº 2.431/2008 da ALMG, apresenta a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de ALMG e os procedimentos relativos à eliminação de documentos no âmbito da ALMG. Todavia, a Portaria da Diretoria-Geral Nº 39, de 29 de outubro de 2009, criou um Grupo de Trabalho encarregado de: (1) proceder a estudos e propor Plano de Classificação de Documentos de Arquivos para a Assembleia Legislativa (2) propor adequação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata a Deliberação da Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008.
  46. 46. A gestão de documentos e a legislação arquivística brasileira
  47. 47. Constituição Federal (1988) [1988 / dias atuais] Determina: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” (Art. 216 § 2º) A Constituição Brasileira e a questão documental:
  48. 48. Estabelece ... ... que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. ... que a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. ... que Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e na Lei 8.159. Lei Federal nº 8159 de 1991
  49. 49. Estabelece .... ... que é assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. ... responsabilização legal pelo descumprimento da legislação arquivística; ... que ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. .... a Política Nacional de Arquivos. Lei Federal nº 8159 de 1991
  50. 50. Protege civil, penal e administrativamente os documentos públicos resguardando o direito de indenização; Admite que são sigilosos os documentos que põem em risco a segurança do Estado, da sociedade e do cidadão (Intimidade, privacidade, honra, Imagem); Admite que o Poder Judiciário pode determinar a exibição de documentos sigilosos sempre que indispensável à defesa de interesse próprio ou de interesse pessoal; Garante o sigilo sob pena civil, penal e administrativa contra aqueles que violarem. Lei Federal nº 8159 de 1991
  51. 51. Sobre a questão do acesso e do sigilo previstos em lei... Não é para deslocar seu eixo de preocupação democrática, mas democratizar e garantir o acesso aos documentos públicos e de pesquisa sem violentar a segurança do Estado e da Sociedade. Todos têm direito de receber de órgãos públicos informações de interesse particular, coletivo ou geral (informações públicas e reservadas), porém o Estado não deve proteger a sua segurança e da Sociedade e não pode permitir que intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas sejam violadas. Todos queremos viver com SEGURANÇA e queremos preservar a nossa INTIMIDADE. Lei Federal nº 8159 de 1991
  52. 52. Cria o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ Cria o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR ------------------------------------------------------------------------------------- Finalidade do CONARQ: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Finalidade do SINAR: implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. ------------------------------------------------------------------------------------- O SINAR tem como órgão central o CONARQ. Lei Federal nº 8159 de 1991
  53. 53. Os integrantes do SINAR (DECRETO FEDERAL Nº 4.073/2002 Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. § 1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
  54. 54. Resolução nº 27 Do CONARQ (Artigo 6º) Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão contemplar obrigatoriamente: I - Mecanismos para a elaboração e aplicação de plano de classificação de documentos para as atividades-meio, em consonância com as diretrizes do CONARQ e determinação para a concepção de um plano de classificação relativo às atividades finalísticas dos órgãos e entidades de seu âmbito de atuação. II - Estratégias para a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e destinação de documentos para as atividades-meio, em consonância com as diretrizes do CONARQ e determinação para a concepção das tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativas às atividades finalísticas dos órgãos e entidades do seu âmbito de atuação.
  55. 55. Resolução nº 27 Do CONARQ (Artigo 6º) Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão contemplar obrigatoriamente: III - Programa de preservação documental, contemplando as etapas de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico em todos os suportes. IV - Diretrizes para normalização de instrumentos de pesquisa ou de recuperação de informações com base na Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, aprovada pelo CONARQ, para garantir o acesso à documentação de valor permanente;
  56. 56. Resolução nº 27 Do CONARQ (Artigo 6º) Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, deverão contemplar obrigatoriamente: V - Determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos atenda aos dispositivos contidos no e-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos aprovado pelo CONARQ.
  57. 57. O documento arquivístico eletrônico
  58. 58. O que é documento eletrônico? 1. “Arquivo em meio eletrônico” (ARQUIVO NACIONAL, 2005) 2. “A unidade de registro de informações, acessível por meio de equipamento eletrônico” (CONARQ, 2004).
  59. 59. O que é documento arquivístico eletrônico? “Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por um sistema computacional” (CONARQ, 2004).
  60. 60. Características do documento arquivístico eletrônico: - Conteúdo gravado em suporte, representado por símbolos, que deverão ser decodificados; - Seu conteúdo tem que ser separado do suporte original e ser transferido a outros tipos diferentes de dispositivos sempre que for armazenado, recuperado ou quando exigido pela obsolescência tecnológica; - Dependente do hardware e software; - Vinculado aos metadados.
  61. 61. Complexidade de preservação do documento arquivístico eletrônico: - Conteúdo; - Propriedades; - Valores primário e secundário; - Hardware e software; - Cópias de segurança; - Classificação de segurança.
  62. 62. O processo de automação de gestão de documentos
  63. 63. Propostas que prometem solucionar em curto prazo o complexo cenário de acúmulo de documentos nas organizações, tendem a supervalorizar as tecnologias e negligenciar a enorme estrutura que produziu, recebeu, utilizou e necessita, ainda, utilizar os documentos oriundos das atividades e funções das instituições.
  64. 64. FALSA IMPRESSÃO FALSA IMPRESSÃO Três situações podem ocorrer:
  65. 65. DIGITALIZAÇÃO “DESENFREADA” DIGITALIZAÇÃO “DESENFREADA” Três situações podem ocorrer:
  66. 66. GESTÃO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DA INFORMAÇÃO Três situações podem ocorrer:
  67. 67. Produção / Uso / Destinação Uma prática possível...
  68. 68. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE CONJUNTO DE METADADOS VOCABULÁRIO CONTROLADO ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA Para que essa prática aconteça é preciso:
  69. 69. CONJUNTO DE METADADOS Metadados são dados que descrevem atributos de um recurso. Ele suporta um número de funções: localização, descoberta, documentação, avaliação, seleção etc.; Fornecem o contexto para entender os dados através de tempo. Ex.: Prazo de Guarda: 5 anos METADADO DADO DADOS SOBRE DADOS
  70. 70. VOCABULÁRIO CONTROLADO É um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos. Ex: ALMG não ALEMG
  71. 71. ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA É a definição das categorias de usuários e as permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística de documentos para criação, leitura, atualização e eliminação dos documentos.
  72. 72. E que sistema seria esse?
  73. 73. Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento de que esses documentos arquivísticos sofram alterações ou que sejam eliminados, exceto em situações previamente determinadas; a inclusão de prazos de guarda e controles de segurança rigorosos; a organização eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as previsões de um plano de classificação; a formação de um repositório seguro de documentos arquivísticos necessários para a realização das atividades e funções das organizações; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos arquivísticos produzidos. SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
  74. 74. Mas e o GED?
  75. 75. GED SIGAD DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO DOCUMENTOS BIBLIOGRÁFICOS DOCUMENTOS DE OUTRAS INSTITUIÇÕES ETC DOCUMENTOS DA INSTITUIÇÃO GED X SIGAD
  76. 76. GED SIGAD PODE INCLUIR ALGUNS PRAZOS DE GUARDA PODE PERMITIR QUE OS DOCUMENTOS SEJAM ELIMINADOS PELOS PROPRIETÁRIOS PERMITE QUE OS DOCUMENTOS SEJAM MODIFICADOS E/OU QUE EXISTAM EM DIVERSAS VERSÕES PODE INCLUIR UMA ESTRUTURA DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS QUE PODE FICAR SOBRE O CONTROLE DOS USUÁRIOS TEM QUE INCLUIR PRAZOS DE GUARDA RIGOROSOS IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO SEJAM ELIMINADOS , EXCETO EM DETERMINADAS CIRCUNSTÂNCIAS RIGOROSAMENTE CONTROLADAS IMPEDE QUE OS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS SEJAM MODIFICADOS TEM QUE INCLUIR UMA ESTRUTURA RIGOROSA DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO (PLANO DE CLASSIFICAÇÃO) MANTIDO PELO ADMINISTRADOR GED X SIGAD
  77. 77. GED SIGAD= Quando isso é possível?
  78. 78. CapturaCaptura GerenciamentoGerenciamento ArmazenamentoArmazenamento PreservaçãoPreservação AcessoAcesso Pesquisa, localização e apresentação de documentos Metadados Avaliação / Temporalidade / Destinação Segurança : controle de acesso, trilhas de autoria e cópias de segurança Registro / Classificação / Indexação / Restrições de acesso SIGAD
  79. 79. CapturaCaptura GerenciamentoGerenciamentoArmazenamentoArmazenamento PreservaçãoPreservação AcessoAcesso ECM Compreensão da organização Levantamento de requisitos funcionais Levantamento de requisitos não- funcionais Instrumentos que propiciem a existência da Gestão de Documentos Arquivísticos Objetivos bem definidos: O que eu quero fazer com os documentos da minha organização?
  80. 80. Para a gestão de documentos, são aqueles definidos previamente a implementação do sistema, de acordo com as funções que se deseja que o SIGAD realize. São definidos tendo como base a teoria e as práticas arquivísticas: Requisitos funcionais Requisitos Funcionais Classificação Retenção e destino Controle e segurança Captura Recuperação da informação Identificação
  81. 81. Esforçam-se por determinar a forma segundo a qual os documentos serão organizados em dossiês eletrônicos e as relações entre os dossiês. Se subdividem em: 1- Configuração do plano de classificação; 2- Classes e dossiês; 3- Volumes; 4- Manutenção do plano de classificação. Requisitos funcionais PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
  82. 82. Segurança de acesso: significa controlar o acesso aos documentos cuja informação é pessoal, comercial ou operacionalmente sensível (graus de sigilo) Segurança dos documentos: compreende o controle e registro de todos os usuários que acessaram os documentos capturados pelo sistema e todas as atividades realizadas por eles com esses documentos. Segurança da autenticidade dos documentos: garantir que os documentos foram criados e conservados de acordo com os procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. Se subdividem em: 1- Acesso; 4- Acompanhamento de transferências; 2- Rotinas de auditoria; 5- Autenticidade; 3- Backup e recuperação; 6- Categorias de segurança. Requisitos funcionais CONTROLES E SEGURANÇA
  83. 83. Ter a tabela de temporalidade como um módulo do sistema significa poder ter, além de um registro e controle esquemático do ciclo de vida dos documentos, mecanismos de aviso e de relatórios automáticos de destinação de documentos. Se subdividem em: 1- Tabelas de temporalidade; 2- Reavaliação; 3- Transferência, exportação e eliminação. Requisitos funcionais RETENÇÃO E DESTINO
  84. 84. Abrange aqueles requisitos relacionados com a incorporação de documentos de um arquivo num sistema. Compreende, portanto, todo o tratamento arquivístico: registro, descrição, arranjo/classificação e indexação. Se subdividem em: 1- Captura; 2- Importação em bloco; 3- Tipos de documentos; 4- Gestão de correios eletrônicos (e-mails). Requisitos funcionais CAPTURA DE DOCUMENTOS
  85. 85. Especificação de um código de referência (ou um número identificador) que identifique de maneira específica a unidade documental e estabeleça uma ligação com a descrição que a represente. Os identificadores unificam cada entidade pertencente ao sistema. Requisitos funcionais IDENTIFICAÇÃO
  86. 86. Engloba as atividades de pesquisa e apresentação. Se subdivide em: 1- Pesquisa e recuperação; 2- Apresentação (visualização); 3- Apresentação (impressão). Requisitos funcionais RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
  87. 87. Compreende os requisitos de administração geral do SIGAD: gestão de parâmetros, backup, reconstituição do sistema, gestão do sistema e gestão de usuários. Se subdividem em: 1- Administração; 2- Elaboração de relatórios; 3- Alterar, apagar e truncar documentos de arquivo.  - Gestão de documentos não eletrônicos;  - Retenção e destino de dossiês híbridos;  - Gestão de documentos inorgânicos;  - Fluxos de trabalho (Processos);  - Assinaturas digitais;  - Criptografia;  - Marcas d’água eletrônicas;  - Interoperabilidade e abertura. Requisitos funcionais FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS E OUTRAS FUNÇÕES
  88. 88. São aqueles requisitos que serão definidos de acordo com as exigências das organizações que implementarão um SIGAD, de acordo com a estrutura de cada uma, bem como suas características físicas e o ambiente operacional técnico. Referem-se mais especificamente à usabilidade, desempenho do sistema, disponibilidade do sistema, normas técnicas e regulamentares, obsolescência tecnológica etc. Requisitos não-funcionais
  89. 89. Representam uma listagem de elementos necessários para a produção, gestão e utilização de documentos arquivísticos ao longo do tempo em um SIGAD. Adotar esses metadados configurará o sistema como sendo capaz de aliar a estrutura organizacional, as funções existentes na organização, os processos arquivísticos, os procedimentos de software e as exigências documentais. Requisitos de metadados
  90. 90. Ferramentas para levantamentos de requisitos:
  91. 91. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
  92. 92. - Transformar em eletrônico o documento arquivístico tradicional; - Apesar da transformação, garantir que os documentos sejam originais, ou seja, aceitos jurídica, legal e administrativamente. Devo digitalizar todos os meus documentos arquivísticos? Conceito e desafios
  93. 93. - Qual o uso desses documentos (valores, frequência, sigilo etc.)? - Há o respaldo da legislação? - A iniciativa é para liberar espaços? - A iniciativa é para garantir somente o acesso? - Tenho a tecnologia necessária para o empreendimento? - Tenho condições financeiras? - Conheço as definições técnicas para proceder com a digitalização? Questões a serem levantadas para se garantir uma boa resposta
  94. 94. ASSINATURAS DIGITAIS
  95. 95.  Criada para ter o mesmo valor da assinatura analógica, a assinatura eletrônica é qualquer mecanismo utilizado para identificar as pessoas que são partes e/ou assinam os documentos eletrônicos.  O método mais conhecido de assinatura digital é a criptografia, que é, basicamente, a codificação de mensagens em algoritmos matemáticos inteligíveis pela máquina.  Assinatura digital precisa de uma tecnologia capaz de reconhecer a autenticidade do documento, garantir sua integridade e sua validade jurídica. Assinaturas digitais
  96. 96. Assinaturas digitais
  97. 97. No processo há também a presença de uma entidade certificadora, que deverá ser reconhecida oficialmente e que ficará responsável por distribuir as assinaturas digitais, as chaves públicas e privadas e reconhecer seus usuários. No Brasil, a Medida Provisória 2200-2, de 2001, instituiu a Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) que é o órgão maior responsável no país pelas transações com assinaturas eletrônicas. Assinaturas digitais
  98. 98. Cuidado!  Não confundir com chancela:
  99. 99. Nada impede que uma instituição pública utilize a assinatura eletrônica, mas é importante que cada instituição pública regule internamente a utilização de assinatura eletrônica, determine quais documentos arquivísticos eletrônicos poderão recebê-la e siga as orientações normativas estaduais e federais. No caso do Estado de Minas Gerais, por exemplo, o Decreto 43.888, de 2004, estabelece que a Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (PRODEMGE) é a entidade certificadora, além de regular a utilização das assinaturas em âmbito estadual. Assinaturas digitais
  100. 100. Criptografia do documento como um todo
  101. 101. Gestão de Documentos Arquivísticos: uma realidade para a ALMG ? - Estamos cumprindo o que determina a legislação arquivística brasileira? - Onde estão os nossos documentos e como eles são tratados hoje? - Qual o comprometimento dos servidores da ALMG em relação aos documentos arquivísticos? - Temos um programa de produção, utilização e destinação de documentos em suporte tradicional? - Temos instrumentos que propiciem a gestão de documentos (Plano de classificação e Tabela de Temporalidade)? - A gestão de documentos tradicionais é uma realidade? Se sim, essa realidade já pode ser transposta para o meio eletrônico.
  102. 102. Obrigado! Welder Antônio Silva Ramal 7348 welder.silva@almg.gov.br GDI - Gerência de Memória Institucional Leandro Ribeiro Negreiros Ramal 7666 leandro.negreiros@almg.gov.br GDI - Gerência de Atendimento ao usuário

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