3. a gestão de documentos administrativos

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A gestão de documentos administrativos surgiu nos EUA com o objetivo de racionalizar e economizar a criação, manutenção e disposição de documentos nas administrações públicas. Em meados do século XX, os arquivistas europeus começaram a adotar estas ideias, desenvolvendo programas de gestão de documentos baseados no ciclo de vida dos documentos desde a criação até a eliminação ou arquivamento. Atualmente, estes princípios são cada vez mais aplicados na administração pública para resolver problemas de acúmulo de documentos e

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Resumo Este estudo analisa o modelo de informação do Open Archival Information System (OAIS), com ênfase nos conceitos básicos, e busca convergências com a arquivística. Para isto, perpassa questões como a gestão de documentos, a preservação em longo prazo e a linha de custódia ininterrupta, temas pertinentes para um sistema de arquivo confiável. Abstract This study analyzes the information model of the Open Archival Information System (OAIS), with emphasis on the basic concepts, and seeks convergence with archival science. For this, it runs through issues such as records management, preservation in long-term and the uninterrupted line of custody, relevant questions to a trustworthy archival system. Resumen Este estudio analiza el modelo de información del Open Archival Information System (OAIS), con énfasis en los conceptos básicos, y busca convergencias con la archivística. Para ello, pasa por cuestiones como la gestión de documentos, la preservación a largo plazo y la línea de custodia ininterrumpida, temas pertinentes para un sistema de archivo fiable.

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Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007, de 27de Agosto o Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de Estado (SNAE), cujos objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-la mais eficiente o processo de recuperação de informações para fins administrativos e científicos. Dai que, para a operacionalização deste instrumento foram aprovados diversos dispositivos legais, a destacar: o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades. Contudo, pretende-se com este trabalho abordar sobre ´´A Gestão de Arquivos no Estado``. Como forma de garantir a organização e preservação da informação. Para o efeito, toma-se a classificação e avaliação dos documentos pelos funcionários como elementos que permitem visualizar o cumprimento da legislação, a fim de se atingir os objectivos do SNAE. Em Moçambique, após a independência nacional houve uma mudança de regime e todo sistema de organização e administração colonial desmoronou, ficando o país sem recursos humanos qualificados e sem administrações organizadas (Munguambe, 2005:224). As funções de organização de uma biblioteca, de uma secção de história, de uma secção de documentação administrativa e de um cartório geral da colónia que cabiam ao Arquivo Histórico de Moçambique (AHM) ficaram paralisadas, uma vez que, esta instituição encontrava-se em abandono. Em 1976, em cumprimento das directivas do partido FRELIMO e do Estado, o AHM passou a subordinar-se a UEM. Esta medida resultava da visão dos políticos e académico sobre a importância histórico-cultural de arquivo como guardião da memória colectiva e do resgate da identidade (Tembe, 2005:190).Coordenado pelo AHM, em 1992, foi aprovado o Decreto nº 33/92, de 26 de Outubro, que institui o Sistema Nacional de Arquivo (SNA). O Sistema tinha como objectivos ´´disciplinar a custódia dos documentos e o acesso as informações nelas contidas, desde a sua produção até ao destino final, não se dissociando o seu valor histórico da importância que os acervos assumem enquanto instrumentos de Administração`` (Amaral, 1994). Em 2000, o Conselho de Ministros aprovou a Política de Informática, através de Resolução nº 28/2000 de 12 de Dezembro, que na visão de Pereira (2005),esta Política não destaca qualquer acção sobre a preservação a longo termo de documentos electrónicos, tal como o correio electrónico, produzidos pela Administração Pública e outras entidades, embora seja considerada uma matriz de linha orientadora para promover o desenvolvimento da área em questão. No âmbito da Reforma do Sector Público (2011), em 2006, o Governo de Moçambique lançou a Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos que culminou com a aprovação, através do Decreto 36/2007 de 27 de Agosto, do Sistema Nacional de Arquivos de Estado, com seguintes objectivos: • Harmonizar as diversas fases de Ge

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