40926854 nocoes-de-arquivologia

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  • Direito à Informação; Papel do Estado (Constituição Federal de 1988; Evolução do Estado) Direito à Informação; Papel do Estado (Constituição Federal de 1988; Evolução do Estado)
  • Guardião da informação registrada.
  • Ressaltar a função de Auxiliar no processo decisório.
  • Ressaltar a importância de estar junto a quem administra a instituição ou de quem toma as decisões (Presidentes, Governadores, donos de empresas, etc.), uma vez que uma de suas principais funções é auxiliar no processo decisório.
  • Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação – Portaria n° 003 de 22/01/1998.
  • 40926854 nocoes-de-arquivologia

    1. 1. Curso de Noções Básicas de Arquivologia Seja bem-vindo!
    2. 2. O ArPDF <ul><li>O Arquivo Público do Distrito Federal – ArPDF, órgão relativamente autônomo, criado pelo Decreto Distrital nº 8.530 de 14 de março de 1985, tem como função recolher, preservar e garantir proteção especial a documentação arquivística de valor permanente do Distrito Federal. </li></ul>
    3. 3. OBJETIVOS DO CURSO <ul><li>Divulgar a importância da arquivística e da gestão documental. </li></ul>
    4. 4. ORGANIZAÇÃO <ul><li>Segundo Wight Bakker: “Uma organização é um sistema contínuo de atividades humanas diferenciadas e coordenadas, que utiliza, transforma e amalgama um conjunto específico de recursos humanos, materiais, de capital, ideológico e naturais, num todo único solucionador de problemas, empenhado em satisfazer necessidades humanas de sua ambientação”. </li></ul>
    5. 5. USUÁRIO <ul><li>Aquele que procura um produto ou serviço oferecido pelas diversas instituições, estabelecendo um vínculo. </li></ul>
    6. 6. GOVERNO <ul><li>O Governo é uma forma de representação do Estado, criado pela sociedade a partir das necessidades como regulamentação, garantia da ordem, distribuição de bens e satisfação das necessidades básicas do cidadão. A sua missão é garantir o bem comum, é servir ao cidadão. </li></ul>
    7. 7. INFORMAÇÃO <ul><li>Para McGee e Prusak, a informação são dados coletados, processados, organizados e ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto. Sãos dados em uso, o que pressupõe a participação de usuários para manipulá-los no seu contexto geral, independente da forma em que se apresentem. </li></ul><ul><li>( Do livro Gerenciamento Estratégico da Informação ) </li></ul>
    8. 8. NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO O que leva uma pessoa a procurar informação? <ul><li>Resolução de problemas. </li></ul><ul><li>Objetivos específicos. </li></ul><ul><li>Necessidade de ampliar o conhecimento. </li></ul>
    9. 9. Arquivo <ul><li>Conjunto de documentos naturalmente acumulados por pessoas ou instituição, fruto de sua atividade laboral, social, cultural, intelectual etc. </li></ul><ul><li>São únicos em sua criação e recepção, descrevem e provam acontecimentos de uma determinada época. </li></ul><ul><li>Se isolado, o documento perde o seu valor. </li></ul>
    10. 10. O que é arquivologia ? <ul><li>É o ramo da ciência destinada ao estudo da natureza dos arquivos, das teorias, dos métodos e técnicas a serem observados na implantação, organização, desenvolvimento e utilização dos documentos e das informações. </li></ul>
    11. 11. DOCUMENTO <ul><li>Suporte onde a informação é registrada. </li></ul>Suporte: material sobre o qual as informações são registradas.
    12. 12. Finalidade <ul><li>Servir a sociedade; </li></ul><ul><li>Promover a cidadania; </li></ul><ul><li>Ser prova material à história; </li></ul><ul><li>Perpetuar e preservar as fontes históricas; </li></ul><ul><li>Auxiliar e servir de fonte primária para o desenvolvimento científico. </li></ul>
    13. 13. Função <ul><li>Conservar, preservar, disponibilizar e divulgar a informação; </li></ul><ul><li>Possibilitar e investir em pesquisa que vise o resgate histórico e o desenvolvimento social; </li></ul><ul><li>Desenvolver políticas de acesso e perpetuação da informação e assegurar a proteção do seu suporte; </li></ul><ul><li>Auxiliar o processo decisório. </li></ul>
    14. 14. Características dos arquivos <ul><li>Públicos </li></ul><ul><li>Institucionais </li></ul><ul><li>Pessoais </li></ul>Acervo:
    15. 15. <ul><li>Corrente </li></ul><ul><li>Intermediário </li></ul><ul><li>Permanente </li></ul>Características dos arquivos Uso:
    16. 16. <ul><li>Setorial </li></ul><ul><li>Geral/central </li></ul>Características dos arquivos Uso:
    17. 17. Características dos arquivos Natureza do documento: <ul><li>Arquivo Especial </li></ul><ul><li>Arquivo Especializado </li></ul>
    18. 18. Diferenças entre as Fontes de Informação
    19. 19. Natureza do documento <ul><li>Ostensivo </li></ul><ul><li>Sigiloso </li></ul>
    20. 20. ESPÉCIE DOCUMENTAL X TIPOLOGIA DOCUMENTAL Espécie Documental Função Tipologia Documental Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação Formulário Adquirir material de consumo Formulário de aquisição - PIM Ata Registrar assembléia Ata de assembléia Contrato Prestação de serviço Contrato de prestação de serviço Carta Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de patrocínio
    21. 21. Gestão de Arquivos Gestão de arquivos ou Gestão Documental, é um conjunto de atividades desenvolvidas, desde a criação do documento até a sua destinação final – eliminação ou recolhimento, visando: a preservação da informação; a perpetuação do suporte; a racionalização e garantir a eficiência administrativa; a economia de tempo e de recursos humanos, logísticos, financeiros e material. A gestão de arquivos inclui a administração de recursos humanos, material e equipamentos em um sistema integrado interligando todas as etapas/ciclos dos documentos.
    22. 22. POSIÇÃO DO ARQUIVO
    23. 23. PROTOCOLO Órgão responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição, e classificação de documentos de caráter corrente.
    24. 24. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO <ul><li>Alfabética </li></ul><ul><li>Geográfica </li></ul><ul><li>Numérica </li></ul><ul><li>Cronológica </li></ul><ul><li>Dígito terminal </li></ul><ul><li>Assunto </li></ul>
    25. 25. CLASSIFICAÇÃO <ul><li>Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição. </li></ul>
    26. 26. Organização <ul><li>Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação. </li></ul><ul><li>Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos... </li></ul>
    27. 27. Princípios Arquivísticos <ul><li>Proveniência ou respeito ao fundo; </li></ul><ul><li>Territorialidade; </li></ul><ul><li>Teoria das três idades. </li></ul>
    28. 28. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS <ul><li>Arquivo permanente </li></ul><ul><li>Arquivo corrente </li></ul><ul><li>Arquivo intermediário </li></ul>
    29. 29. SIARDF <ul><li>O Sistema de Arquivo do Distrito Federal – SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto Distrital nº 24.205 de 10 de novembro de 2003, e é o órgão competente para assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Poder Executivo do Distrito Federal, harmonizar as atividades de gestão documental e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público. </li></ul>
    30. 30. Plano de Classificação <ul><li>O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos. </li></ul>
    31. 31. Plano de Classificação <ul><li>000 – Administração Geral </li></ul><ul><li>100 </li></ul><ul><li>200 </li></ul><ul><li>300 </li></ul><ul><li>400 destinam-se aos assuntos relativos às </li></ul><ul><li>500 atividades-fim do órgão. </li></ul><ul><li>500 </li></ul><ul><li>600 </li></ul><ul><li>700 </li></ul><ul><li>800 </li></ul><ul><li>900 – Assuntos Diversos </li></ul>
    32. 32. Plano de Classificação <ul><li>A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses: </li></ul><ul><li>010 – Organização e funcionamento </li></ul><ul><li>020 – Pessoal </li></ul><ul><li>030 – Material </li></ul><ul><li>040 – Patrimônio </li></ul><ul><li>050 – Orçamento e finanças </li></ul><ul><li>060 – Documentação e informação </li></ul><ul><li>070 – Comunicações </li></ul><ul><li>080 – Vaga </li></ul><ul><li>090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral </li></ul>
    33. 33. Plano de Classificação <ul><li>A classe 900 – Assuntos diversos </li></ul><ul><li>910 – Solenidades, comemorações, homenagens </li></ul><ul><li>920 – Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas. </li></ul><ul><li>930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos </li></ul><ul><li>940 – Visitas e visitantes </li></ul><ul><li>990 – Assuntos transitórios </li></ul><ul><li>991 – Cartas de apresentação e recomendação </li></ul><ul><li>992 – Comunicação e informes </li></ul><ul><li>993 – Convites diversos </li></ul><ul><li>994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas </li></ul><ul><li>995 – Protestos, reivindicações, sugestões </li></ul><ul><li>996 – Associações: culturais, de amigos e de servidores </li></ul><ul><li>997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas </li></ul>
    34. 34. Plano de Classificação <ul><li>GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamento </li></ul><ul><li>SUBGRUPO 022.1 – Cursos </li></ul><ul><li>SÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituição </li></ul><ul><li>SÉRIE 022.12 – Promovidos por outras instituições </li></ul><ul><li>SUBSÉRIE 022.121 – No Brasil </li></ul><ul><li>SUBSÉRIE 022.122 – No Exterior </li></ul>
    35. 35. CLASSE 000 Administração Geral Subclasse 010 Organização e funcionamento Grupo 021 Recrutamento e seleção Subgrupo 022.1 Cursos Série 022.12 Promovidos por outra instituição Série 022.11 Promovidos pela instituição Subclasse 020 Pessoal Subclasse 030 Material Grupo 022 Aperfeiçoamento e treinamento Grupo 023 Quadros, tabelas e políticas de pessoal Subgrupo 022.2 Estágios Subsérie 022.122 No Exterior Subsérie 022.121 No Brasil
    36. 36. TABELA DE TEMPORALIDADE <ul><li>A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinação final nas fases do arquivo. A Tabela de Temporalidade das atividades-meio do GDF também foi aprovada pela Portaria nº 03, de 22 de janeiro de 1998. </li></ul>
    37. 37. Tabela de Temporalidade CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES QUANTO AO PRAZO DE GUARDA FASE CORRENTE FASE INTERMEDIÁRIA 005 Jurisprudência 10 anos 10 anos Guarda Permanente É opcional a alteração do suporte (microfilme ou disco ótico) previamente ao recolhimento, para que o órgão permaneça com cópias para consulta 010 Organização e funcionamento Normas, regulamentações, diretrizes 5 anos 5 anos Guarda Permanente   010.1 Registro nos órgãos competentes Enquanto vigorar   Eliminação  
    38. 38. Tabela de Temporalidade
    39. 39. Índice <ul><li>O índice é um instrumento auxiliar à classificação, portanto a sua utilização deve ser seguida do Código de Classificação. </li></ul><ul><li>Exemplo: </li></ul><ul><li>Abastecimento de veículos 042.4 </li></ul><ul><li>Cadastro </li></ul><ul><li>- De fornecedores 030.1 </li></ul>
    40. 40. Curso de Noções Básicas de Arquivologia <ul><li>Realização: </li></ul><ul><li>Arquivo Público do Distrito Federal SEPLAG e Escola de Governo </li></ul><ul><li>WAGNER A. CRISPIM </li></ul><ul><li>Diretor de Gestão Documental </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>Contatos: (61) 3361.1454 </li></ul><ul><li>www.arpdf.df.gov.br </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>

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