Aula 10 Noções de Arquivologia

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Aula 10 Noções de Arquivologia

  1. 1. Conhecendo eorganizando um arquivo
  2. 2. “A história não se escreverá senão com orecuar do tempo e com os fatos edocumentos”. Santos Dumont
  3. 3. Olá pessoal,os objetivos da aula de hoje são:
  4. 4. Capacitá-los paraatuarem eficientemente nos arquivos das agências.
  5. 5. Mostrar os aspectos fundamentais da classificação dedocumentos, com destaque para a identificação dos tipos documentais
  6. 6. Para iniciar nossa aula de hoje, convidamos você aviajar conosco e conheceras origens históricas dos arquivos.
  7. 7. Observe a imagem ao lado.
  8. 8. Pilhas de documentos,milhares de informaçõesimportantes perdidas em papéis por falta de organização.
  9. 9. A cena apesar de exagerada é um retrato da falta deorganização com os papéisde documentos por parte de algumas pessoas.
  10. 10. Já parou para pensar nas consequências da desorganização?
  11. 11. A desorganização pode fazer você perder tempo, perder coisas importantes, perder clientes e se bobear você poderá perder até o seu emprego
  12. 12. Veja a seguir alguns conceitos e definiçõesimportantes para você ir se familiarizando com os arquivos.
  13. 13. Informação - Todo e qualquerelemento referencial contidonum documento. A informaçãoé tudo o que pode ser emitido erecebido. Compreende umamensagem, idéia, noção, notíciasobre alguém ou algo. É a noção,idéia ou mensagem contida emum documento.
  14. 14. Documento - é qualquerelemento gráfico, iconográfico,plástico ou fônico pelo qual ohomem se expressa.É o livro, o artigo de revista oujornal, o relatório, o processo, odossiê, a correspondência, alegislação, a estampa, a tela, aescultura, a fotografia, o filme, odisco, a fita magnética etc.
  15. 15. Arquivo - é o conjuntode documentos que,independentemente danatureza do suporte,são reunidos poracumulação ao longodas atividades depessoas físicas oujurídicas, públicas ouprivadas.
  16. 16. Dossiê - é uma coleçãode documentos relativosa um processo, a umindivíduo e, porextensão, a qualquerassunto.
  17. 17. Gestão documental - conjunto de medidas erotinas que visam a racionalização e eficiênciana criação, tramitação, classificação, usoprimário e avaliação de arquivos.
  18. 18. Biblioteca - é o conhecimentogenérico e produzido porterceiros. Corresponde aoconjunto de material, em suamaioria impresso, dispostoordenadamente para estudo,pesquisa e consulta comobjetivos culturais.O documento de bibliotecainstrui e ensina.
  19. 19. Museu - é o conjunto de objetos coletados nasmais variadas fontes e que contam a história deum povo, sendo sua finalidade essencialmentecultural. Consiste em uma coleção de peças eobjetos de valor cultural, reunidos, conservados ecolocados à disposição do público.
  20. 20. A classificação dos documentos compreende osuporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas. Formato
  21. 21. Configuração física de um suporte, de acordocom a natureza e o modo como foiconfeccionado.Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz,códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha,microficha, planta, rolo, tira de filme, tira demicrofilme, ultraficha.
  22. 22. A classificação dos documentos compreende osuporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas. Gênero
  23. 23. Configuração que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.É a linguagem usada, a forma como a informação estáregistrada no documento. Classifica-se em:− textuais – manuscritos, datilografados e impressos(linguagem básica = escrita);− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música(associação do som e da imagem);− cartográficos – mapas, plantas e projetos;− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias(linguagem básica = imagem); documentos imagéticos;− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação,som e hipertexto.
  24. 24. A classificação dos documentos compreende osuporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas. Espécie
  25. 25. É a linguagem formal como se apresenta odocumento. A configuração que assume umdocumento de acordo com a disposição e a naturezadas informações nele contidas, tais como: ata, aviso,cartas, certidões, circulares, editais, formulários,memorandos, ofícios, ordem de serviços e outros.
  26. 26. A classificação dos documentos compreende osuporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas. Suporte
  27. 27. Materiais sobre os quais as informações sãoregistradas:− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito,fotografia, jornal;− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fitamagnética, disquete e CD;− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo,negativo e filme cinematográfico;− metal, argila, madeira, tecido medalha,monumento, escultura, tela etc.
  28. 28. A classificação dos documentos compreende osuporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas. Natureza
  29. 29. Corresponde à classificação de segurança aoacesso dos documentos.Quanto à natureza, portanto, os documentos sesubdividem em:− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgaçãonão prejudica a organização, sem quaisquerrestrições ao acesso.− Sigilosos – aqueles que devem ser deconhecimento restrito.
  30. 30. Ativo Avance para conhecer o tipo deTemporá arquivo indicado rio pela seta.Inativo
  31. 31. Conjunto de documentos estreitamentevinculados aos objetivos imediatos para asquais foram produzidos ou recebidos e que,mesmo cessada sua tramitação, se conservamjunto às unidades produtoras em razão de suavigência e da frequência com que sãoconsultados.
  32. 32. Ativo Avance para conhecer o tipo deTemporá arquivo indicado rio pela seta.Inativo
  33. 33. Constituído de documentos originários dearquivos correntes, com uso pouco frequente,permanecem neste estágio aguardando adestinação final que poderá ser a eliminação ouo recolhimento ao arquivo permanente.
  34. 34. Ativo Avance para conhecer o tipo deTemporá arquivo indicado rio pela seta.Inativo
  35. 35. Constituído de documentos que perderam todovalor de natureza administrativa e que seconservam em razão de seu valor documentallegal ou histórico e que constituem os meios deconhecer o passado e sua evolução. A suafunção é conservar e disponibilizar paraconsulta documentos úteis para finsadministrativos e pesquisas históricas.
  36. 36. Descartar ou não eis a questão
  37. 37. Você já ficou indeciso em algum momento sobrejogar ou não determinado documento? Acompanhe a seguir alguns critériosque regulam a eliminação de documentos.
  38. 38. Critérios que regulam aeliminação de documentos: • Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos de 1. uma maneira mais completa. • Cópias cujos originais estejam preservados. 2.
  39. 39. • Documentos de pura3. formalidade. • Documentos que cumpram4. datas específicas. • Documentos que se tornem5. obsoletos.
  40. 40. Ah, fique atento a umarecomendação importante: Inutilize os documentos antes de descartá-los.
  41. 41. Agora vamos falar sobre osmétodos de arquivamento: Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso às informações.
  42. 42. A escolha do método dearquivamento a ser utilizado édeterminada pela natureza dosdocumentos, frequência deconsulta, sistema de recuperaçãodas informações e estrutura daorganização, devendo ser simplese de fácil entendimento pelosusuários.
  43. 43. E também existem os métodos de busca que podem ser: • Busca o documento Direto: diretamente do local arquivado; • É necessário recorrer a Indireto um índice alfabético, remissivo ou a um determinado código.
  44. 44. Conheça a seguir os principais métodos utilizados para organizar um arquivo:
  45. 45.  Sistema de busca direto, que obedece a sequência das Letras do alfabeto.
  46. 46. O sistema de busca é indireto, uma vez quenecessita de índice alfabético. Considera o númeroda pasta, é um método seguro, simples e de fácilmanuseio, sendo usado quando houvernecessidade de sigilo das informações. Tem amplaaplicação em arquivos especiais e especializados.
  47. 47. O sistema de busca é direto eas pastas são colocadas naordem alfabética. É ummétodo de fácil manuseio queconsidera a procedência oulocal. É aconselhado para serusado em organizações queatuem em várias regiões,cidades, estados etc.
  48. 48. O sistema de busca é direto,considera a data e o documentonão é numerado. Nesse método adisposição das pastas e dosdocumentos, dentro da pasta, ficana ordem cronológica. Pode serutilizado como método auxiliar.Usado para controle depagamentos, compromissos econtrole de pedidos.
  49. 49. Consiste na soma de doismétodos, alfabético e numérico,utilizando a simplicidade de ume a exatidão e rapidez noarquivamento do outro. Temlarga utilização em arquivos decatálogos de fornecedores.
  50. 50. Bom pessoal por hoje é só.Agora não esqueça de fazer as atividades dessa aula, disponíveis no ambiente virtual. Até a próxima.
  51. 51. Luiz Ricardo SilesRASC – Recuperação e Assistência Cristã

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