O documento discute várias ferramentas de planejamento e gestão como Análise SWOT, Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto, 5W2H, Diagrama de Gantt e Cronograma. Essas ferramentas ajudam a analisar fatores internos e externos, identificar problemas e causas, priorizar ações e planejar atividades de projetos.

1. Ferramentas de Planejamento e
Gestão
Profa. Zandra Marina –
zmarina.hm@gmail.com

2. Análise de SWOT

3. Trata-se de relacionar as oportunidades e
ameaças presentes no ambiente externo
com as forças e fraquezas mapeadas no
ambiente interno da organização.

4. Ambiente Interno
Forças e fraquezas existem por
causa de recursos possuídos (ou
não possuídos)
pela empresa ou da natureza de
seus relacionamentos entre a
empresa e seus consumidores,
empregados ou organizações
exteriores (por exemplo, parceiros
da cadeia de suprimentos,
fornecedores, instituições
financiadoras e órgãos do
governo) (FERRELL e HARTLINE,
2009).

5. Forças
• “Recursos e habilidades de que dispõe a
organização para explorar as oportunidades e
minimizar as ameaças” (MATOS, MATOS,
ALMEIDA, 2007).
• Rezende (2008): as forças ou pontos fortes da
organização são as variáveis internas e
controláveis que propiciam condições favoráveis
para a organização em relação ao seu ambiente.
São características ou qualidades da organização,
que podem influenciar positivamente o
desempenho da organização.

6. Fraquezas
• São consideradas deficiências que inibem a
capacidade de desempenho da organização e
devem ser superadas para evitar falência da
organização (MATOS; ALMEIDA, 2007).
• Martins (2007): são aspectos mais negativos
da empresa em relação ao seu produto,
serviço ou unidade de negócios.

7. Ambiente Externo
A empresa deve estar atenta
ao ambiente externo, pois ele
influi diretamente nos fatores
internos da organização. É de
extrema importância porque
através desta análise o
gerente pode identificar
oportunidades e ameaças e
poderá desenvolver
estratégias para tirar proveito
das oportunidades e
minimizar ou superar as
ameaças da empresa.

8. Oportunidades
• São situações, tendências ou fenômenos
externos, atuais ou potenciais, que podem
contribuir para a concretização dos objetivos
estratégicos (CALLAES;GONZALES,2006).
• Martins (2007): são aspectos mais positivos do
produto/serviço da empresa em relação ao
mercado onde está ou irá se inserir. São fatores
que não podem ser controlados pela própria
empresa e relevantes para o planejamento
estratégico.

9. Ameaças
• São situações ou fenômenos externos, atuais ou
potenciais, que podem prejudicar a execução de
objetivos estratégicos (CALLAES; GONZALES, 2006).
• Ameaças são aspectos mais negativos do
produto/serviço da empresa em relação ao mercado
onde está ou irá se inserir. São fatores que não podem
ser controlados pela empresa e são relevantes para o
planejamento estratégico (MARTINS, 2007).
• Morais (2008): são as forças externas que podem
impactar no sucesso da empresa, tal como a
competição, a capacidade operacional e o custo de
aumentos dos bens.

11. Gráfico de Ishikawa (Causa e Efeito ou
Espinha de Peixe):
• Utilizado para resolução de problemas de
forma rápida
• Originalmente, foi desenvolvido para
identificar as causas dos problemas no
processo de produção de um produto
industrial
• 6 Ms: fontes de problema (flexível)

12. • O diagrama de Ishikawa simplifica processos
considerados complexos dividindo-os em
processos mais simples e, portanto, mais
controláveis (TUBINO, 2000). Esta ferramenta
é um método bastante efetivo na busca das
raízes do problema (SLACK, 2009).
• Uma forma de identificar as possíveis causas
do problema investigado é a realização de
brainstorming.

13. 6 Ms
• Método: o procedimento não está claro
(inexistente)
• Meio ambiente: fatores externos
• Medição: erros de instrumentos de medição
que geram percepção de falha
• Matéria-prima: os insumos são falhos
• Mão-de-obra: não atendimento ao método
• Máquina: executa a transformação

15. Gráfico de Pareto
• Tem o objetivo de compreender a relação
ação x benefício, ou seja, prioriza a ação que
trará o melhor resultado.
• O diagrama é composto por um gráfico de
barras que ordena as frequências das
ocorrências em ordem decrescente, e permite
a localização de problemas vitais e a
eliminação de futuras perdas.

17. • O Diagrama de Pareto está intrinsecamente
relacionado com a Lei de Pareto, também
conhecida como princípio 80-20, ou lei 20/80.
• De acordo com esta lei, 80% das consequências
decorrem de 20% das causas. Esta lei foi proposta
por Joseph M. Juran, famoso consultor de
negócios, que deu esse nome como homenagem
ao economista italiano Vilfredo Pareto. Há
muitos problemas sem importância diante de
outros mais graves.Sua maior utilidade é a de
permitir uma fácil visualização e identificação das
causas ou problemas mais importantes,
possibilitando a concentração de esforços sobre
os mesmos.

18. 5W2H
• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando?)
• Who (por quem será feito?)
• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

19. • Controle de tarefas
• Pode ser feita em organizações de qualquer
porte, pois não necessita de uma equipe
técnica especializada desde que tenha alguém
que saiba realizar todo o processo e organizá-
lo de maneira a obter muito sucesso.
• É um checklist de determinadas atividades
que precisam ser desenvolvidas com o
máximo de clareza possível por parte dos
colaboradores da empresa.

20. Diagrama de Gantt
• É baseado em uma linha do tempo em que o
eixo horizontal representa as horas, os dias ou
as semanas e o eixo vertical exibe as
atividades. Marca-se o início e o fim de cada
atividade, criando uma linha dentro do
gráfico. Se preferir, você pode determinar
cores diferentes para as atividade, agrupando-
as conforme sua necessidade e, assim,
tornando o gráfico ainda mais visual.

21. Depois de listadas todas as atividades e suas durações,
você pode incrementar o Gráfico de Gantt com os
nomes dos responsáveis por cada tarefa ou ainda
reorganizar as atividades de modo que as
interdependências fiquem mais evidentes. É possível
ainda sinalizar o progresso da equipe, alterando a cor
dos trabalhos já concluídos ou dos que estão em
atraso, dando maior destaque ao que deve ser feito na
sequência.
Progressivamente ao adiantamento de uma tarefa, a
barra que a representa é preenchida
proporcionalmente ao seu grau de cumprimento.
Assim, é rapidamente possível ter uma ideia do
adiantamento do projeto traçando uma linha vertical
que atravessa as tarefas a nível da data do dia.

23. Cronograma
• Éuma ferramenta de gestão de atividades normalmente em
forma de tabela, que também pode contemplar o custo de
realização das atividades.
• A programação consiste em detalhar a execução prevista
para o projeto, definindo seu cronograma e alocando os
recursos necessários.
• É uma ótima ferramenta, tanto ao planejamento quanto ao
monitoramento do projeto, pois com ele visualizamos o
todo das atividades no tempo, bem como suas
interdependências, seu desenvolvimento, seus resultados e
podemos identificar possíveis desvios em relação ao
planejado, o que possibilita uma correção de rota durante o
desenvolvimento do projeto.
• Gerenciamento do tempo.