Este documento descreve as principais fases de um contrato de compra e venda: 1) Encomenda, onde o comprador especifica o que deseja comprar; 2) Entrega, quando o vendedor envia os bens encomendados; 3) Liquidação, onde o valor total é calculado; 4) Pagamento, quando o comprador paga o valor devido ao vendedor. Cada fase está associada a documentos como nota de encomenda, factura e recibo.

1. Contrato compra e vendaNome do curso: T. AdministrativaNome do formador: Fernando BarbosaNome do formando: Lúcia Deus

2. Fases contrato de compra e vendaAs Fases do processo de compra e venda são:Encomenda

3. Entrega

4. Liquidação

5. PagamentoEntre as fases do processo de compra e venda, estão associadas as seguintes condições: Qualidade e quantidade

6. Entrega

7. Preço

8. Pagamento/RecebimentoEncomendaAo efectuar uma compra, o comprador informa o vendedor da quantidade, qualidade e o preço das mercadorias que ira adquirir e será combinado as condições da entrega e quando será e onde efectuado o pagamento.Na quantidade ira indicar (se for por peso) o peso pretendido e (se for por numero de artigo) o numero desejado.Na qualidade define-se se o artigo é de amostra (quando o comprador escolhe a mercadoria através de uma pequena quantidade de mercadoria), á vista (o comprador tem na sua presença o artigo que pretende), por marca ou por definição de características.Na encomenda existem os seguintes documentos: nota de encomenda, nota de venda , requisição e ordem de compra.

9. Nota de EncomendaÉ o documento onde o comprador especifica a qualidade e quantidade da mercadoria pretendida, bem como as condições de entrega e pagamento. Em regra é preenchida em duplicado, sendo o original para o vendedor e o duplicado para o comprador.

11. Nota de VendaMuitas vezes a encomenda surge pelo contacto directo do representante do vendedor (caixeiro-viajante) com o comprador. Neste caso o documento preenchido pelo caixeiro-viajante é a nota de venda. A nota de venda é semelhante à nota de encomenda e é preenchida em triplicado - o original para o comprador, o duplicado para o vendedor e o triplicado para o caixeiro viajante e rubricada pelo comprador.

13. RequisiçãoÉ um documento muito utilizado no comércio por retalho e serve para o comprador levantar de imediato as mercadorias no armazém do vendedor.

14. Ordem de CompraÉ o documento utilizado pelo comprador para mandatar o seu comissário da compra de mercadorias. Este documento preenche-se em duplicado, sendo o original enviado ao intermediário (comissário) e o duplicado entregue ao comprador

16. Nesta fase o vendedor envia as mercadorias, dando assim execução à encomenda efectuada pelo comprador.Para a entrega o vendedor tem que preparar os seguintes documentos: guia de remessa, talão de recepção.Nestes documentos vai lá mencionado o local de entrega (se no armazém do vendedor/ comprador, se no domicilio do cliente), e como será a entrega :se imediata (o comprador recebe a mercadoria na altura em que fez a encomenda), se a pronto (o comprador recebe a mercadoria até 15 dias após a encomenda),ou se a prazo(o comprador receber a mercadoria ao fim do prazo combinado com o vendedor (superior a 15 dias)).Entrega

17. Guia de RemessaEste documento acompanha a mercadoria e serve para o comprador proceder à conferência dos artigos recebidos. A guia de remessa por vezes tem um talão destacável – talão de recepção – que é devolvido pelo comprador ao vendedor após a recepção das mercadorias.A guia de remessa é preenchida em triplicado ou quadruplicadoconsoante tenha ou não talão de recepção. O original é enviado aocomprador, acompanhado de uma ou duas cópias, em que uma delas, depois de rubricada, serve de talão de recepção e a outra é para ser entregue ao SIVA (Serviço de Administração do IVA), caso seja feita a fiscalização durante o transporte. O quadruplicado fica na posse do vendedor.

19. Na fase da liquidação o vendedor indica ao comprador o montante em dívida:+ Valor das mercadorias- Descontos+ Despesas de compra+ IVATotal da DívidaA liquidação tem os seguintes documentos: Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito.Liquidação

20. FacturaÉ o documento mais importante do contrato de compra e venda uma vez que é o comprovante oficial da compra. A factura deve ser emitida até o 5º dia útil após a realização da operação, por isso pode ou não acompanhar a mercadoria. É preenchida em duplicado, sendo o original para o comprador e a cópia para o vendedor. No caso de acompanhar a mercadoria deve ser preenchida em triplicado, enviando-se ao comprador o original e uma cópia que, após a recepção das mercadorias, será devolvida devidamente rubricada (neste caso, normalmente, não se emite guia de remessa).

22. Nota de DébitoÉ o documento que rectifica positivamente o valor da factura, quando o vendedor, por lapso, se esqueceu de mencionar alguma despesa por conta do comprador ou errou algum cálculo.