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Trabalho realizado por Fabricio Metzker e Nilson Rezende no curso de MBA FGV para a disciplina de Aquisições.

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  • Introdução: sem introdução do projeto;
    Objetivo: ok;
    WBS: ok;
    Análise Make or Buy: ok;
    Mapa das Aquisições: ok;
    WBS revisada: ok;
    Registro de Riscos: ok;
    Critérios Eliminatórios: ok;
    Critérios Classificatórios: ok;
    Declaração de Trabalho: sugere-se que a declaração de trabalho seja melhor detalhada;
    Explicitar critérios: ok;
    Sistema de Pontuação: sugere-se identificar claramente o fornecedor escolhido;
    Documentos de Aquisições: ok;
    Meio: ok;
    Contrato: ok;
    Classificação para o Contrato: não contemplado claramente;
    Tipo de Contrato: ok;
    Licitação ou Concorrência: ok;
    Fiscalização: ok;
    Relatórios: ok;
    Passo a passo administrar contratos: ok;
    Passo a passo encerrar contratos: ok;
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  1. 1. Gerenciamento de aquisições E-Bio
  2. 2. Gerenciamento de aquisições Turma e grupoGEEP 23 – Gerenciamento de aquisiçõesProf. Marco Antonio CoghiMarço/2012Integrantes do grupo: Fabricio Metzker Nilson Rezende 2
  3. 3. Gerenciamento de aquisições Objetivos do trabalhoOs objetivos desse trabalho são: • Entender os conceitos apresentados pela disciplina de gerenciamento de aquisições; • Aplicar tais conceitos através de um trabalho prático; • Discutir com o professor e demais grupos as possibilidades que podem ser utilizadas durante a elaboração dos planos de aquisição; • Compartilhar experiências reais já vivenciadas pelos participantes da disciplina; • Entender as expectativas das empresas, do mercado e dos fornecedores quanto ao processo de aquisições; • Debater as soluções e ideias apresentadas com o objetivo de aumentar e aprofundar o conhecimento do grupo como um todo; 3
  4. 4. Gerenciamento de aquisições Apresentação da empresa - E-BioA E-Bio é uma empresa que atua no mercado de software com foco em soluções debiometria. A empresa atua como provedora de soluções para otimização de processos eredução no tempo de atendimento em sistemas de coleta, validação e armazenagem dedados.Na parte de integração, a E-Bio é responsável pela definição do hardware a ser utilizadonas soluções, definição dos algoritmos de coleta e identificação de imagens e montagemda solução final a ser disponibilizada.Atualmente a empresa possui sólidas parcerias com os principais distribuidores dehardware e soluções de biometria. Isso agiliza a implementação das soluções e torna a E-Bio um dos principais players do mercado.Nossas soluções estão implantadas em clientes de grande porte, sendo que os doisprincipais setores que utilizam nossas soluções são: instituições financeiras e orgãosgovernamentais. 4
  5. 5. Gerenciamento de aquisições Work Breakdown StrucutreWBS com pacotes make e buy: 5
  6. 6. Gerenciamento de aquisições Critérios adotados na análise Make or BuyCritérios de escolha dos pacotes buy: Pacotes Buy Descrição Critérios de análise Pacote fora do foco principal do negócio 1.1 Hardware Hardware validado e homologado pelo mercado Tecnologia não dominada pela equipe 1.2 Software Custo de desenvolvimento elevado Utilização de fornecedor com experiência na área de 3.1 Codificação desenvolvimento Equipe do fornecedor especializada no assunto Redução de custo e tempo nos testes 4.1 Teste unitário Liberação da equipe interna para foco no negócio Redução nos custos com treinamento 5.2 Treinamento Utilização do expertise de mercado do fornecedor 6
  7. 7. Gerenciamento de aquisições Mapa de aquisiçõesID ITEM ID. WBS Vendor List Orçamento Prazo 1. CrossMatch 1. 200 cameras * 4.000 reais = 800.00 reais 1. 30 dias 2. Nitgen 2. 200 leitores digitais * 3.000 reais = 600.00 reais 2. 30 dias1 Hardware 1.1 3. Cannon 3. 200 coletores * 3.000 reais = 600.00 reais 3. 30 dias 4. IBM / Dell 4. 200 mesas digitalizadoras * 2.000 reais = 400.00 reais 4. 30 dias2 Software 1.2 CrossMatch 200 licenças de uso do software * 1200 reais = 240.000 reais 10 dias 1. Stefanini 15 pessoas * 240 horas * 150 reais/hora = 540.000 reais3 Codificação 3.1 45 dias 2. Accenture 10 pessoas * 240 horas * 225 reais/hora = 540.000 reais Teste 1. Stefanini 3 pessoas * 80 horas * 120 reais/hora = 28.800 reais4 3.2 15 dias Unitário 2. Accenture 3 pessoas * 80 horas * 150 reais/hora = 36.000 reais 1. IBM 1 semana de treinamento para 50 pessoas = 25.000 reais5 Treinamento 5.2 20 dias 2. Tata 1 semana de treinamento para 50 pessoas = 17.000 reais 7
  8. 8. Gerenciamento de aquisiçõesWBS revisada pela gerência de aquisições 8
  9. 9. Gerenciamento de aquisições Registro de riscosPrincipais riscos identificados, planos de mitigação e contingência: Momento Evento de Risco Resposta ao Risco Mitigação Contingência Manter equipamentos extras no Análise + Falta de disponibilidade de Hardware Ter fornecedores alternativos e estoque na empresa – por gestão (Estoque baixo e ou atraso na entrega) cláusulas contratuais c/ multa. segurança em caso de falta Análise + Software de suporte ao hardware c/ bug Cláusula contratual prevendo suporte Teste de stress para prevenir gestão e ou restrições de uso. e soluções para as restrições de uso. atraso no desenvolvimento Alto nível de detalhamento dos Análise + Desenvolvimento da codificação com requisitos e da arquitetura da solução Equipe sênior atuando nas fases gestão requisitos faltosos e bugs + utilização de pontos de checagem de homologação e instalação durante essas etapas (quality gates) Análise + Testes ineficientes com falhas de Explorar e eliminar as falhas Softwares automatizados de gestão execução identificadas testes e identificação de falhas Fornecimento de treinamento Treinar equipe na resolução de Análise + Falta de conhecimento e surgimento de adicional na regiões de conflito conflitos e capacitar supervisores gestão conflitos na fase de treinamento para suprir conhecimento regionais limitado 9
  10. 10. Gerenciamento de aquisições Processos eliminatórios e classificatóriosOs critérios eliminatórios são: • Pelo menos 5 profissionais certificados na tecnologia ASP NET • Pelo menos 3 profissionais certificados como Project Management Professional • Comprovação de pelo menos 3 anos de experiência no mercado de biometria • Implementação de um projeto com mais de 3000 horas nos últimos 12 meses • Estar em dia com todas as obrigações trabalhistasOs critérios classificatórios são (detalhamento no slide “Sistema de pontuação”): • Maior quantidade de profissionais qualificados • Oferecer Data Center para armazenamento • Maior quantidade de credenciais de projetos • Servidores dedicados • Domínio de língua inglesa dos profissionais • Preço 10
  11. 11. Gerenciamento de aquisições Declaração de trabalho Requisito Detalhamento do requisito Algoritmo 128 bitsEspecificações técnicas Identificação de minúcias Templates de 128 bits criptografadosQualidade Requerida Identificação de similaridades de fraudesQuantidades 200 licenças de software e/ou itens de hardwarePrazos Entrega em 30 dias após aprovação de compra Garantia de 3 mesesSuporte SLA de atendimento para erros de acordo com a criticidade: Alto = 4 h, Médio = 12 h e Baixo = 24h Implementação de melhorias em relação à versões anterioresTreinamento Treinamento de 3 funcionários em novas funcionalidades implementadasGarantia IQD (Índice de qualidade digital) >= 2Local de Entrega São Paulo ( Sede da empresa ) Empresa contratada não poderá utilizar as informações para codificar outros sistemas na área deConfidencialidade biometria por 3 anos Framework de desenvolvimento em camadasPadrões Tecnologia: .NET e ferramentas Microsoft 11
  12. 12. Gerenciamento de aquisições Critérios de avaliação do fornecedorOs critérios de avaliação foram definidos, mas foi decidido que os mesmos não serãodivulgados para os fornecedores nesse momento.Entendemos que a divulgação dos critérios nessa fase do processo não agregará valor aosfornecedores . Tais critérios serão apresentados aos fornecedores em momento oportuno,após a entrega das propostas pelos mesmos.Caso algum fornecedor não concorde com os critérios apresentados, o fornecedor poderádesistir da prestação do serviço sem que haja nenhum impacto no relacionamento com anossa empresa.Acreditamos que essa abordagem trará boas propostas de nossos fornecedores e nãoimpedirá de forma alguma a exposição das propostas e ideias. 12
  13. 13. Gerenciamento de aquisições Sistema de pontuaçãoO quadro abaixo descreve o sistema de pontuação e aplica o mesmo ao item 1 do mapade aquisições: Item Critério Peso Critério 1 Maior quantidade de profissionais qualificados 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1 Sim e ilimitado = 5, Sim c/ 50 Gb/mês = 4, Sim c/ 30 Gb/mês = 3, Sim c/ 10 2 Oferecer Data Center para armazenamento 0,15 Gb/mês = 2, Não = 1 3 Maior quantidade de credenciais de projetos 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1 4 Servidores dedicados 0,15 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1 5 Domínio de língua inglesa dos profissionais 0,05 Mais de 10 = 5, 10 a 9 = 4, 8 a 7 = 3, 6 a 5 = 2, menos que 5 = 1 Menor preço = 5, desvio de até 10% do menor preço = 4, desvio de 11 a 6 Preço 0,55 20% do menor preço = 3, desvio de 21 a 30% do menor preço = 2 e desvio maior de 31% do menor preço = 1 FORNECEDOR 1 - CrossMatch FORNECEDOR 2 - Nitgen FORNECEDOR 3 - Cannon FORNECEDOR 4 - IBM / Dell Item Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada Nota Média Ponderada 1 4 0,2 2 0,1 4 0,2 1 0,2 2 3 0,45 1 0,15 3 0,45 4 0,45 3 2 0,1 2 0,1 3 0,15 3 0,1 4 4 0,6 3 0,45 2 0,3 4 0,6 5 1 0,05 3 0,15 3 0,15 3 0,05 6 4 2,2 2 1,1 1 0,55 2 2,2 TOTAL 3,6 TOTAL 2,05 TOTAL 1,8 TOTAL 3,6 13
  14. 14. Gerenciamento de aquisições Documentos de aquisição adotadosO documento escolhido para solicitação de propostas é a RFQ (Request for Proposal).Motivos: • Alto nível de detalhes que precisam ser especificados na declaração de escopo solicitada aos fornecedores • Solicitação de requisitos técnicos que serão apresentados em conjunto com as respectivas normas reguladoras • Disponibilização de documentos técnicos contendo exemplos dos requisitos solicitados • Apresentação do modelo de contrato que a e-Bio solicitará dos potenciais fornecedores • Disponibilização de alguns protótipos que devem ser seguidos pelos potenciais fornecedores 14
  15. 15. Gerenciamento de aquisições Meio adotado para o conviteOs fornecedores serão avisados quanto a proposta em questão através de e-mail.Convidaremos os 5 fornecedores cadastrados na nossa vendor list, os quais sãoespecializados na prestação dos serviços necessários.No email de convite será fornecido o endereço eletrônico (URL) da ferramenta que anossa empresa utiliza para gestão das propostas e/ou aquisições. Cada fornecedor deveacessar a ferramenta, baixar o material da proposta e coletar o cronograma que define asdatas definidas para os eventos relacionados a proposta.Toda a comunicação com os fornecedores será realizado através da ferramenta citada,bem como a reunião de esclarecimento de dúvidas - através da funcionalidade meetingplace da ferramenta.Caso algum fornecedor tenha problemas técnicos de acesso à ferramenta ou dúvidas decomo utilizá-la, o fornecedor deverá contatar nosso suporte através do telefone (11) 1234-5678 durante o horário comercial. 15
  16. 16. Gerenciamento de aquisições Tipo de contratoO tipo de contrato escolhido para nossas aquisições foi o contrato formal devido aos itensabaixo: • Criticidade do projeto – como a e-Bio também trabalha com contratos formais com seus clientes, a empresa precisa reduzir os riscos envolvidos nos projetos e ter garantias que conseguirá entregar o que foi acordado com seus clientes. • Porte dos fornecedores envolvidos – a empresa se relaciona com grandes players do mercado e os mesmos só aceitam trabalhar com contratos formais.Os contratos serão de prestação de serviços, sendo que os mesmos utilizarão o seguintecritério: • Escopo solicitado na RFP – será tratado como preço fixo • Possíveis solicitações de mudança – serão estimadas pelo fornecedor, negociadas com a e-Bio e aprovadas utilizando um valor previamente acordado em contrato (valor em homem / hora). 16
  17. 17. Gerenciamento de aquisições Modo escolhidoNo caso da e-Bio, o processo escolhido foi o de concorrência privada. Não Identificar as Planejar o Sim Publicar a Escrever a Já existem necessidades que será necessidade I RFP referente fornecedores que se deseja solicitado ao para o a solicitação qualificados ? adquirir mercado mercado Coletar as Inserir propostas dos Identificar os Qualificar os candidatos fornecedores possíveis candidatos qualificados candidatos na vendor list F Elaborar o Sim Acordo Negociar os Classificar as Analisar as Pontuar as contrato com entre as termos da propostas propostas propostas o fornecedor partes ? proposta Não 17
  18. 18. Gerenciamento de aquisições Administração da aquisiçãoAtitudes e métodos de fiscalização adotados para administrar o contrato: • Definição de quality gates – definição e verificação de itens que comprovem a performance e qualidade dos pacotes que estão sendo aprovados. Exemplo: tempo de resposta da aplicação, capacidade de processamento por minuto, etc. • Utilização de critérios de saída para cada pacote de trabalho – somente se forem cumpridos todos os itens do critério de saída o pacote de trabalho será considerado aprovado; • Controle de solicitações de mudança com aprovação baseada em um Change Control Board – toda solicitação de mudança, tanto do fornecedor quanto do cliente, será avaliada e submetida a avaliação do CCB. • Visitas ao site do fornecedor – visitas poderão ser agendadas com 5 dias úteis de antecedência ao site do fornecedor • Reuniões quinzenais para acompanhamento da evolução – nas reuniões o fornecedor apresentará a evolução das atividades e serão discutidos os principais riscos e issues do projeto. 18
  19. 19. Gerenciamento de aquisições Relatórios de administraçãoPara acompanhamento da evolução, um gráfico contendo a curva S comparativa entre oplanejado e o realizado será utilizado: 19
  20. 20. Gerenciamento de aquisições Relatórios de administraçãoTambém será gerado um gráfico de backlog mostrando a quantidade de changes requestssolicitadas, aprovadas, implementadas e a implementar, conforme mostrado na figuraabaixo: 20
  21. 21. Gerenciamento de aquisições Administração de contratoFluxograma para administração dos contratos: Sim Definir o Analisar o Realizar Existem Realizar os I gestor do contrato a ser reunião de mudanças no ajustes contrato administrado kick-off contrato ? necessários Não Analisar Existem ações Sim Aplicar ações Fornecedor possíveis ações corretivas ou corretivas ou solicita corretivas e/ou melhorias melhorias mudança melhorias aprovadas ? aprovadas Não Gerar Medir relatório de evolução medição Sim Não Critérios Sim Não Aprovar Existem definidos Encerrar o pagamento pacotes F foram contrato da fase pendentes ? atendidos ? 21
  22. 22. Gerenciamento de aquisições Encerramento de contratoFluxograma para encerramento dos contratos: Todo o Sim Todos os Sim Existem Sim Sim escopo foi pagamentos outras Entregas I contemplado foram pendências aceitas ? ? efetuados ? ? Não Não Não Não Rever os itens Rever os de escopo Rever as Rever as pagamentos não pendências entregas faltantes atendidos Emitir termo Comunicar o Publicar as Arquivar os de F encerrament lições documentos encerrament o do contrato aprendidas necessários o do contrato 22

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