1. Como Lidar Com as
Atribuições Administrativas
de Um Setor?
Quais São as Funções de Um (a)
Secretário (a)?
Quais as Principais
Qualificações Exigidas Para
Um (a) Secretário (a)?
Como Assessorar
Reuniões?
Como Ele (a) Deve Lidar e
Redigir Documentos?
Quais São as Regras de
Etiqueta Para Esse Cargo?
2. A Atividade Secretarial é
Uma Função de
Assessoria, e Por Isso,
Ele (a) Deve Saber:
PLANEJAR
ORGANIZAR
COORDENAR
CONTROLAR
COMANDAR
3. Qualificações Pessoais do (a) Secretário (a):
O (a) Secretário (a) é o “cartão de visitas” e, por isso
mesmo, ele (a) deve possuir uma aparência discreta
que não comprometa a imagem de sua empresa
Ele (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre
atento e saber ouvir os outros com atenção
Um (a) Secretário (a) Deve Ter
Lealdade e Discrição, Não
Devendo Fazer Qualquer
Comentário em Público Sobre
Seu Chefe e Muito Menos Expô-
lo ao Ridículo
Não Deverá Revelar os Segredos Comerciais, Nem
Mesmo Após Sair da Empresa
Solicitar instruções completas, agindo
com competência e procurando não
comentar sobre o que lhe for informado
5. O (a) Secretário (a)
Atuando Como Recepcionista
Para Recepcionar Visitantes em Sua
Empresa, o (a) Secretário (a) Deverá
Possuir Uma Boa Educação,
Diplomacia e Compostura
Não é Exagero Algum
Afirmar Que, Nesse
Momento, o (a)
Secretário (a) é o
“Cartão de Visitas” da
Sua Empresa
Os Visitantes Ficarão Com Uma
Boa (ou Má) Imagem da
Empresa, Conforme For a
Imagem Transmitida Pelo (a)
Secretário (a)
6. Organize e Use Sua Agenda Qualquer Secretário (a) Já Esqueceu
Compromissos,Tarefas ou Afazeres e Isso
Acontece Porque o Nosso Cérebro Nos Prega
Peças aTodo Momento
Às Vezes Vemos Coisas Que Não Estão Lá, Ouvimos
Sons Que Não Foram Emitidos e Fazemos (ou
Deixamos de Fazer) Coisas da Maior Importância
Dessa Forma, Crie o Hábito de Anotar Todos os
Seus Compromissos Profissionais em Uma Agenda
(de Papel ou Eletrônica)
O Bom Profissional de Secretariado
Utiliza Diariamente Essa
Importante Ferramenta de Trabalho
Devido aos Vários Tipos de Agendas no Mercado,
Cada Secretário (a) Deve – em Concordância Com
Sua Sistemática de Trabalho – Escolher a Que Mais
se Identifique Com Suas Necessidades, em Termos
de Prática e Funcionalidade
7. AGENDAS TÊM VIDA?Um Livro Tem o Poder de Fazer Você Rir
ou Chorar e o Mesmo Ocorre Com a Sua
Agenda, Só Que as Pessoas Não
Percebem
Após Criar o Hábito de Utilizá-las Você Verá Que,
Na Sua 1ª Agenda, Você Colocou Seu Nome
Caprichosamente e Usou a Sua Melhor Caligrafia
Porém, Com o Passar do Tempo e o Número de Compromissos Anotados, Você Verá Que
Muita Coisa Passou a Ser Anotada em Vários Lugares, Perdendo Aquele Capricho Inicial....É
ASSIM MESMO – NÃO SE PREOCUPE
Se Você Optou Por Uma Agenda de Papel
Defina 1º o Perfil Empresarial, Pois Existem
Diferenças (no Conteúdo) Para Cada Tipo de
Utilização (Advogados, Vendedores, Etc.)
Manter Cadastros (e Outras Informações) no
Seu Computador (Móvel ou PC) é Essencial,
Mas Não Confie Demais em Uma Máquina Pois
Você Correrá o Risco de “Perder” Suas
Informações
8. REGISTANDO INFORMAÇÕES e COMPROMISSOS
Registros Devem Ser Feitos de Forma Criteriosa, Objetiva e
Completa Para Que Outras Pessoas Possam Saber do Que se
Trata, na Sua Ausência
Se o Registro For Sobre Uma Reunião Não se Esqueça de
Informar Onde Será, a Que Horas, Quem Comparecerá, o
Que Levar e Avise a Todos os Participantes Com
Antecedência
Alguns Não Usam a Parte Destinada aos Números de Telefones, Anotando-os
Aleatoriamente e, Nesse Caso, Ficam Revirando as Folhas Até Encontrar (=
Desorganizado)
Portanto, Abra Sua Agenda Todos os Dias ao Final do Expediente, a Fim de Verificar
Seus Compromissos (e Os do Seu Chefe) Para o Dia Seguinte e, no Início do
Expediente, Para Organizar Seu Dia de Trabalho
9. Modelo de Agenda DATA: / / DIA: Feira
HORA COMPROMISSO COM QUEM: OBSERVAÇÃO:
8:00 Entrevista Candidato à vaga de
Gerente
Cópias de Relatórios
9:00 Reunião Interna Diretoria Administrativa Balanço do Mês
10:00 Reunião Interna Diretoria Comercial Cópias de Relatórios
11:00 Reunião Interna Diretoria de Finanças Balanço do Mês
12:00 Reunião Interna Diretoria Industrial Cópias de Relatórios
13:00 Almoço Diretoria Restaurante Porcão
14:00 Almoço Diretoria Restaurante Porcão
15:00 Reunião Externa Sr. Fulano Assuntos comerciais
16:00 Reunião Externa Sr. Beltrano Assuntos financeiros
17:00 Reunião Externa Sr. Cicrano Assuntos sobre
transportes
18:00 Despachar documentos Secretário(a) Assinatura em
correspondências
REGISTANDO INFORMAÇÕES e COMPROMISSOS
10. SABER ESCREVER É SABER EXPRESSAR
SUAS IDEIAS CLARAMENTE, COM
RAPIDEZ E PERSUASÃO
Sendo Assim, Sua Capacidade de Raciocínio e o
Comprometimento Com as Tarefas Poderão Ser
Detectadas Através da Qualidade da Sua Redação
O Bom Redator Deve Fazer
Com Que o Leitor Entenda
Seu Texto na 1ª Leitura e,
Para Que Isso Aconteça, Ele
Deverá Ter FOCO no Tema
Que Escreve
Portanto, Escreva Parágrafos Curtos e
Claros. Isto é, Cada Um Para Uma Ideia –
ou Parte de Uma Ideia Maior
Para Cada Parágrafo Use no Máximo Duas (2)
Vírgulas e Um (1) Conectivo e, Sempre Que
Possível, Use os “Pontos na Mesma Linha” Para Não
CANSAR o Leitor
11. REDIGINDO DOCUMENTOS:
Não é Mais Admissível Que o (a) Secretário (a) Leia Mal,
Pois a Leitura Enriquece o Vocabulário, Estimula a
Imaginação e a Criatividade
Sem o Hábito da Leitura a
Sua Capacidade de
Escrever Fica
Completamente
Comprometida
Vivemos Numa Era em Que Para Sobreviver na
Profissão Devemos Possuir Boa Formação
Cultural e Muita Informação.
Nada Melhor Para Obtê-las do Que Sendo Um
Leitor Assíduo
Os Benefícios da Leitura São Comprovados e
Pesquisas Indicam Que Crianças Que Têm Esse
Hábito Incentivado Durante Toda a Vida Escolar,
Desenvolvem Seu Senso Crítico e Mantém Alto o
Seu Rendimento Estudantil
12. Redação de Documentos: Analise se o Leitor Entenderá o
Que Você Escreveu
Planeje Seu Texto Contemplando as Etapas
da “Introdução”, do “Desenvolvimento” e
da “Conclusão”
Utilize Uma Linguagem Simples e Objetiva,
Evitando Opiniões Pessoais Exceto se For
a Intenção da Mensagem
Numa Carta Comercial Não se Usam Gírias, Estrangeirismos e Repetições
de Palavras, Acostume-se a Lê-las Depois de Digitadas. A Coerência Das
Ideias e os Assuntos São Importantes Para Que o Objetivo da Carta Não
Seja Mal Interpretado. Cuidado Com a Concordância Verbal e Nominal e os
Erros de Ortografia
13. CARTA COMERCIAL:
Geralmente o Papel é Timbrado e, no Alto da
Folha, Vem Escrito o Nome, a Especialidade
e o Logotipo da Empresa
Logo Abaixo (e à Direita do Timbre) Põe-se o Nome da
Localidade e a Data
O Nome e o Endereço do Destinatário Virão à
Esquerda do Papel, Logo Abaixo da
Localidade e da Data
Abaixo do Endereço (Com Espaços
Intermediários) Vem a “Invocação” e o
Texto Deve Ocupar o Centro da Folha. No
“Fecho” Deve Constar os Votos de Amizade
e Respeito
14. ATA:
Uma ATA é Um
Registro Resumido
e Fiel Das Decisões
Tomadas em Uma
Reunião e/ou
Assembleia
Uma ATA Deve Conter Data, Hora do Início, Nome e
Endereço da Sede da Empresa (Condomínios,
Associações, Etc.)
Além Disso, Também Deve Conter a
Razão da Convocação, o Resumo dos
Assuntos Tratados e as Resoluções
Tomadas
OFÍCIO:
É Uma Carta de Caráter
Oficial Usada na
Comunicação Entre
Empresas e Órgãos Públicos
ou Entre os Próprios Órgãos
Em Um Ofício Deve-se Usar
Tratamentos Adequados Como
“Excelentíssimo”, Vossa Senhoria”
e / ou “Vossa Excelência”
15. CIRCULAR É Um Documento de Interesse Geral, Endereçado
Simultaneamente a Várias Pessoas (ou a Diferentes
Departamentos da Empresa), Transmitindo Avisos,
Normas, Ordens e Instruções
MEMORANDO:
É Uma Comunicação Entre Unidades
Administrativas de Um Mesmo Órgão Que Podem
Estar (ou Não) no Mesmo Nível da Hierarquia
RELATÓRIO:
É Um Tipo de Correspondência Onde Uma
Autoridade Relata as Atividades de Uma
Repartição, ou Presta Contas de Seus Atos
no Exercício de Suas Funções
16. Arquivamento de Documentos:
De Onde Veio o Documento?
Onde Devo Arquivá-lo?
Quanto Tempo Devo Guardá-lo?
Onde Está o Documento?
É um Documento
Corrente?
Ele é Um Documento Intermediário?
Ou Trata-se de Um Documento
Permanente?
17. FALE CORRETAMENTE
Atualmente, um (a) Secretário (a) Precisa Dominar
um Idioma Estrangeiro. Mas, a Pergunta é: _
“Você Domina o Português?”
Como Você Fala ao Telefone? E Numa Conversa
Com Clientes? Como Você se Expressa em Uma
Reunião? Como Organiza Suas Ideias Para se
Comunicar?
Nosso Idioma é Complexo Pois a
Norma Culta é Diferente da Língua
Falada Normalmente e, a Falta de
Domínio do Nosso Idioma, Certamente
Compromete Sua Imagem e Coloca
em Dúvida a Qualidade do Seu
Trabalho
Portanto, a Imagem Projetada Pelo
(a) Secretário (a) é a Realidade
Percebida Pelos Clientes e
Funcionários. Então, Falar
Corretamente, é Imprescindível
Para o Seu Sucesso Profissional
18. COMUNICAÇÃO
É o Ato do Ser Humano Entender e Fazer-se
Entender
ELEMENTOS BÁSICOS DA
COMUNICAÇÃO ORAL:
EmissorCANAL
INFORMAÇÃO
CÓDIGO
RECEPTORMENSAGEM
Existem Duas (2) Formas de Comunicação:
A) Comunicação Não – Verbal (ou
Gestual)
B) Comunicação Oral
19. Problemas na Comunicação
Oral
1) RUÍDO: É Qualquer Tipo de Barulho (Humano, Mecânico ou Eletrônico)
Que Atrapalha o Processo de Comunicação Oral , Embora o Pior Tipo Seja
o Ruído Mental
2) INTERFERÊNCIA: É Qualquer Ação Material ou
Imaterial Que Interfira no Processo (Barulhos,
Movimentos, Luzes, Buzina ou Animais Que Passem à
Sua Frente)
3) 3) INTERRUPÇÕES: É Quando Cessa o Processo de
Comunicação Provocado Por Motivos Mecânicos, Eletrônicos
ou Até Humanos
OBSERVAÇÃO: É Função do (a) Secretário (a) Eliminar Todas as Possíveis
Fontes de Ruído, Interferências e Interrupções, Identificando Possíveis
Problemas Que Possam Prejudicar a Sua Comunicação e a da Empresa
20. A VOZ DE UM (A)
SECRETÁRIO (A) DEVE
DEMONSTRAR:
LIDERANÇA
ALEGRIA
ENTUSIASMO
SEGURANÇA
EQUILÍBRIO
21. Em Algum
Momento da Sua
Vida Profissional,
Um (a)
Secretário (a)
Precisará Falar
Para Alguma
Plateia
Você Pode Aprender
Técnicas Para
Superar Receios e
Obter Êxito na Sua
Comunicação
22. 1) DOMINE O TEMAFale Sobre Assuntos Que
Você Domina Obtidos da
Sua Vida Pessoal,
Acadêmica ou Profissional
Conhecer Bem o Assunto
Torna Sua Exposição
Mais Original e
Espontânea, Conferindo-
lhe Segurança e
Credibilidade
23. 2) Conheça
Seus Ouvintes
Saiba Para Quem Você Vai
Falar e Busque Informações
Sobre o “Perfil” da Plateia
Falar Para Executivos,
Jovens, Idosos ou
Estudantes – de
Qualquer Instrução –
Requer Linguagem
Específica Para Cada Um
24. 3) Conheça
Antecipadamente o
Espaço Físico em Que
Você Vai Falar
Visite o Ambiente Antes de
Discursar
Avalie o Espaço e Seu Impacto
Sobre a Acústica
Observe a Disposição dos Assentos em
Relação à Sua Posição
25. 4) USE A ROUPA CERTA
Dê “Colorido” à Sua Voz
Pronuncie Bem as Palavras
Utilize Comunicação Não-Verbal Através
de Expressões Corporais Positivas
Cultive o Bom Humor
26. 5) Conquiste a Atenção dos Ouvintes
Olhe a Plateia Com Atenção,
Percorrendo Todo o Ambiente
Movimente-se Para Alterar
Seu Campo de Visão
Aproxime-se das Pessoas e
Procure Interagir Com Elas
27. 6) Planeje Seu
Discurso
Defina Uma Estrutura Lógica
Para Seu Discurso, Pois Isso
Facilitará o Entendimento da
Plateia
Abra o Discurso
Informando Sobre o Que
Falará
Desenvolva Seu Raciocínio e
Conclua Com Objetividade
28. 7) Saiba Responder
Às Perguntas
Esteja Disponível Para
Responder Questionamentos.
Mas, Para Isso, Você Deve
Dominar o Tema
Esteja Preparado Para Eventuais
Debates de Plateia Hostil
Demonstre Postura Segura e Não Se
Acanhe em Não Responder o Que
Você Não Sabe
29. ÉTICA E ETIQUETA
Quais São os
Conceitos
Fundamentais
Sobre o
Comportamento
Pessoal de Um (a)
Secretário (a)?
Como Evitar os “Descuidos” Que
Podem Emperrar Sua Carreira?
Quais São as Regras da Etiqueta Profissional?
Como se Comportar em Diversas
Situações, Desde as Mais Complicadas
às Mais Comuns do Cotidiano de Um
(a) Secretário (a)?
30. É T I C A
É Como Nós Enxergamos
as Questões da
“Moralidade” Humana
Ou Seja, a Ética é a Nossa Própria Consciência Sobre o
Que é “Certo” ou “Errado”
Sendo Assim, Não Nos Cabe Aqui Discutir Questões Filosóficas, Mas
Sim Entendermos Que Muitas Decisões Tomadas Pelos (as) Secretários
(as) Serão Baseadas nas Suas Próprias Consciências
31. ÉTICA EMPRESARIAL
Começou a Ser Considerada Em 1980 Nos EUA, Quando Dois
Corretores da Bolsa de Valores Americana Foram Condenados Porque
Venderam Informações Confidenciais de Determinada Empresa Aos
Seus Concorrentes
A Partir Disso, as Faculdades de
Administração Passaram a Incluir
o Estudo da Ética Empresarial
Como Matéria Obrigatória Dos
Cursos de Gestão Empresarial
32. É um Conjunto de Regras
Cerimoniosas de Trato Entre as
Pessoas e Que São Estabelecidas a
Partir do Bom Senso e do Bom Gosto
Diferentemente do Que Muita
Gente Pensa Essas Regras Não
São
Privilégio de Determinada Classe
Social, Pois Qualquer Pessoa Pode
Aprendê-las e Fazer Delas Uma
Ferramenta a Seu Favor
É Importante Considerar Que Nesse Mundo
Competitivo, a Pessoa Que Cultiva os Bons Modos
Tem Mais Chances de Ascensão Profissional
O Comportamento Fino e de Bom Gosto Com
Certeza Faz a Diferença Entre o Sucesso e o
Fracasso; Entre Avançar ou “Ficar Para Trás”
na Sua Carreira Profissional
E T I Q U E T A
33. Regras Para Cumprimentar e Apresentar Pessoas
As Regras de Etiqueta São Uma Espécie de Código, Através do Qual Nós
Informamos Aos Outros Que Somos Preparados Para Conviver
Harmoniosamente Em Grupo
Essas Regras Tratam Basicamente do
Comportamento Social e Englobam
Desde o Modo de Vestir-se Até os Modos
de Comer, de Frequentar Ambientes
Públicos e – Principalmente – de Como se
Relacionar Com as Pessoas
Sendo Assim, Veremos a Seguir
Algumas Regras no Cumprimento e
na Apresentação de Pessoas
34. Regra Básica Para
Apresentações:
Quem Quer Que Esteja se
Apresentando (ou
Sendo Apresentado) Deve Sorrir e
Olhar a Pessoa Nos Olhos. Seriedade
e Tensão Não Funcionam Bem
Nas Apresentações
A Pessoa Mais Importante é Quem Recebe a Outra e, Em Função Disso, Deve
Ter Seu Nome Dito Primeiro. No Meio Empresarial é Interessante Dar ao
Cliente Essa Importância Maior
Tapinha Nas Costas e Beijinhos Devem Ser Evitados, a
Menos Que Haja Grande Intimidade Entre Eles e a Ocasião
Permita Esse Tipo de Carinho
35. Se ao Esticar a Mão
Para se Apresentar a
Alguém e Ela Não
Retribuir Esse Gesto,
Retire a Mão, Mas
Continue a
Apresentação
Para Apresentar Alguém a Um Grupo,
Aproveite Quando Estiverem Reunidos e Diga
Algo Mais ou Menos Assim: "Oi, Pessoal Queria
Apresentar a Vocês a Fulana de Tal, Gerente da
Empresa Tal“. Saiba Que Nas Apresentações
Para Um Grupo Estão Dispensados os “Apertos
de Mão”
Ao Ser Apresentado, Se Estiver
Sentada, a Pessoa Deve se
Levantar (Esta Regra se Aplica
Aos Homens), Pois se Não se
Levantar Pode Parecer
Desinteressado
36. Se as Mulheres Estiverem Sentadas
só Devem se Levantar se a Pessoa
Apresentada For a Anfitriã ou Uma
Senhora de Idade
Quando Lhe Cabe
Apresentar Alguém,
Diga o Nome
Completo da Pessoa
e Algo Que Propicie
o Início de Uma
Conversa
O “Olá!" e o “Como Vai?" São Considerados
Cumprimentos Padrões. Você Não Precisa
Usar Aquele Tradicional “Muito Prazer!”
Alguns Ficam em Dúvida na
Hora de Apresentar Seu Cônjuge
"Olá, Esta é Minha Mulher, Fulana de
Tal“! É de Bom Tom e Evita
Constrangimento
37. Nunca Deve-se Perguntar a
Uma Mulher se Ela Está
Grávida, Pois se Ela Estiver
Realmente Esperando um
Bebê Não há Problema. Por
Outro Lado, se Ela Só Tiver
Engordado, a Situação Será
Constrangedora
PERGUNTAS INDISCRETAS
Recomendação: Quando Você se
Apresentar a Alguém Não se Intitule
“Doutor” ou Professor” Porque Isso Não
é de Bom Tom e, Se Realmente Você é,
Todos Saberão na Hora Certa
ETIQUETA AO TELEFONE
Ter Bons Modos ao Telefone Pode
Fazer Uma Enorme Diferença na
Carreira de Uma Pessoa. Veremos a
Seguir Como Evitar Erros Comuns
38. Tenha Sempre Papel e
Caneta e Anote os Recados
Pergunte se o Outro Pode
Falar Naquele
MomentoDesligue o Celular em Reuniões, Eventos
e Locais Públicos – a Menos Que Esteja
Aguardando Ligação Urgente
Se o Celular de Outra Pessoa
Tocar Nunca Atenda!
Ao Atender ao Telefone Diga o Seu
Nome e Pergunte “Em Que Posso
Ajudar?". Evite Perguntar “Quem Fala?“ e
Só Faça Esta Pergunta se Não Conseguir
Identificar Quem Está Falando
39. Enquanto Estiver Falando ao
Telefone, Não Faça Outras
Coisas Como Digitar, Mexer
Com Papéis, etc. A Pessoa do
Outro Lado – Com Certeza
Vai Perceber e Pode Achar
Que Você Não Está Lhe
Dando a Devida Atenção
Não Coma Enquanto Estiver ao
Telefone. Mesmo o Som de Uma
Simples Bala, Chiclete ou
Pastilha é Percebido Pelo
Interlocutor e Pode Ser
Interpretado Como “Pouco
Caso”
Não Tussa, Espirre Nem Assoe
o Nariz Diretamente Diante do
Telefone. Desculpe-se e
Afaste-se do Aparelho Por
Alguns Instantes
40. Durante Uma Reunião na Sua Sala, Se o Telefone
Tocar, Peça Licença Aos Demais, Atenda e ao
Desligar Desculpe-se Pela Interrupção
Se Você Recebeu a Ligação e Precisa de
Algum Tempo Para Dar Uma Resposta,
Comprometa-se a Ligar, Informando
Quando e a Que Horas Telefonará
Sempre Que Ligar ou Atender o
Telefone, Esqueça Seus
Problemas Pessoais, Pois Sua
Voz Deve Soar Calma e
Agradável – Por Mais Que Esteja
Sobrecarregado de Trabalho
Lembre-se: Quem Faz a Ligação
Deve Desligar Primeiro
Esta Regra Só Deve Ser Quebrada Quando
o Outro Estende Demais a Conversa e Não
Percebe Que Está
na Hora de Desligar
41. Dicas Importantes Ao Vestir-se no Ambiente de Trabalho
Cuidado Com a MODA e Modismos. Por
Isso, Opte Pelo “Clássico”
Cores Escuras Emagrecem e Passam Sobriedade e
Segurança; Cores Claras Engordam e Passam
Descontração; Faça Uma Composição
Equilibrando Estes Fatores
Fuja à Tentação do
Jeans e Cuidado Para
Não Exagerar No
Perfume
Escolha Relógio e Acessórios Que
Complementam Sua Roupa e
Cuidado Com os Excessos
42. DICAS DE ALMOÇO OU
JANTAR DE NEGÓCIOSOpte Por Refeições e Bebidas Leves,
Lembrando-se Que a Finalidade é
Comercial e Não Nutricional Em Almoço ou Jantar de
Negócios, Quem Convida
Paga a Conta
EVITE:
Palitar os Dentes, Mastigar
Com a Boca Aberta, Cotovelos
na Mesa, Olhar só Para o Prato,
Arrastar a Cadeira, Comer
Antes de Todos Serem Servidos,
Chamar o Garçom Por Apelido
ou Usar o Celular
43. ETIQUETA NO ELEVADOR
Nos Elevadores, o Homem Sempre
Deve Segurar a Porta Para a Entrada
de Mulheres e Idosos
Se Duas Pessoas Forem Descer no
Mesmo Andar, o Homem (ou a Pessoa
Mais Jovem) Deve
Abrir a Porta Para Mulheres ou IdososEm Elevadores de
Empresas, o Homem Deve
Entrar Após a Mulher e
Permitir-lhe a Passagem
Para Que Ela Saia Primeiro
Se o Elevador Estiver Cheio e Essa
Delicadeza Representar
Incômodo Para as Pessoas, o Homem
Deve Pedir Licença e Sair Primeiro