SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 8
Auxiliar de Escritório é o nome da profissão cuja
principal função é dar suporte às tarefas rotineiras,
como realizar contatos empresariais, organizar reuniões
e tarefas, redigir documentos e administrar estoque de
materiais de escritório
Existem ótimas perspectivas para o futuro
dessa profissão, pois à medida em que a
economia melhora abrem-se espaços para
esses profissionais. A demanda por eles
depende da reestruturação das empresas, do
seu tamanho e da carga de trabalho
DESCRIÇÃO do CARGO
Executar apoio às áreas de RH,
Administração, Finanças e
Logística. Atender fornecedores,
clientes, fornecendo e recebendo
informações sobre produtos e
serviços
Tratar de documentos variados,
cumprindo todo o procedimento
necessário referente aos mesmos.
Preparar relatórios e planilhas e
executar serviços gerais de escritório
Apresentação Pessoal
Nada mais lamentável do que ser atendido por uma
pessoa malvestida, malcheirosa, despenteada, que
não sabe se portar e sem postura
É exatamente aí que entra a etiqueta pessoal e
profissional; ou seja, quem exerce esse cargo precisa
saber se apresentar bem, ter uma postura corporal
adequada e, acima de tudo, saber falar com
desenvoltura e ter uma aparência impecável
A imagem deve ser de uma
pessoa saudável, alegre, com
sorriso nos lábios, com dentes
limpos, bem tratados e bom
hálito. Roupas bem passadas,
limpas, de acordo com o
ambiente em que atua e, se for
mulher, maquiagem discreta
ÉTICA
PROFISSIONAL
A Ética estuda a moral e as obrigações do
homem, avaliando se ele é bom ou mau.
Toda atividade humana está sujeita a
valorizações éticas que lhe indiquem o
que é correto (ou não) na sua conduta
PRINCÍPIOS ÉTICOS A) Com a Sociedade: A
atuação profissional deve
estar em posição de
dignidade, a fim de
satisfazer as aspirações
legítimas da sociedade à
qual servimos e da qual
fazemos parte. Temos
obrigação com a
sociedade que consiste
na responsabilidade
social de nossas
atividades profissionais
A pessoa que atua com
ética profissional se
sentirá orgulhosa de seus
atos e satisfeita de haver
escolhido o caminho certo
para a sua conduta. Já
quem agem sem ética
profissional se transforma
num ser infeliz, nunca
estará satisfeito e, além de
não contribuir com a
sociedade, acaba
prejudicando-a
B) Com a Empresa Onde
Trabalha: A empresa
onde trabalhamos é parte
da nossa vida e da
sociedade na qual
vivemos. Quando
atendemos clientes na
nossa empresa, nós a
representamos em sua
honra, reputação e
imagem
Um funcionário é a voz e a imagem da organização e,
suas ações, farão com que ela seja valorizada positiva
ou negativamente. Então, é necessário justificar a
confiança que a empresa deposita nos funcionários e
agir como pessoas de bem, sendo justas e prometendo
somente o que pode cumprir
Nas empresas, o (a)
auxiliar de escritório
tem a obrigação moral
de se empenhar para
conseguir bom
convívio com a equipe
e demais
colaboradores
O cliente é a figura mais
importante de uma organização e,
mantê-lo satisfeito, significa que
ele retornará e recomendará seus
produtos e/ou serviços. Por outro
lado, aquele que sai descontente
não voltará e fornecerá péssimas
informações a amigos e familiares
Algumas vezes podem
acontecer situações
desmotivadoras como
remuneração, tratamento
recebido, méritos não
reconhecidos ou algum
tipo de falta de respeito.
Porém, nada disso deve
influenciar seu
comportamento com os
clientes da empresa
A sua imagem tem muito valor (no
nível pessoal e profissional) e, no
mundo corporativo, é importante
buscar seu posicionamento e o
reconhecimento, procurando ser
lembrado (a), procurado (a),
desejado (a) e bem remunerado
(a) por desenvolver
continuamente estratégias que
agreguem valor a si próprio e à
organização
Então, o (a)
profissional de
escritório necessita
construir sua marca
pessoal, sendo essa
sua principal
estratégia para
defrontar-se diante
da concorrência nos
cargos e os desafios
empregatícios
Qualidades e
Responsabilidades
Para o bom
desempenho de suas
funções o (a) auxiliar
de escritório deve estar
atento a importantes
fatores como:
A) Pontualidade: Chegue sempre
no horário e evite atrasos, pois
atrasos constantes são
inaceitáveis e podem
comprometer sua permanência no
emprego
B) Agilidade: Não enrole para fazer seu trabalho. Seja
eficiente, objetivo e procure resolver suas obrigações no menor
tempo possível. Se for atrasar alguma tarefa, avise ao seu
chefe
C) Assiduidade: procure não
faltar, pois quando você não
comparece todos os processos na
empresa que dependem do seu
trabalho ficam paralisados. Além
disso, o mercado de trabalho está
muito competitivo e, se você
costuma faltar, é bem provável que
seu chefe contrate outro
D) Atenção às Tarefas: No
exercício dessa função lida-se
com muitos documentos e, por
isso, deve-se concentrar na
realização dos trabalhos.
Lançamentos equivocados ou
arquivamentos errados
comprometem seu desempenho e
atrapalham a rotina do setor
E) Aprimoramento Constante:
Mantenha-se atualizado e
aprimore as atividades nas quais
não tem muita prática, pois assim
você se manterá competitivo e
demonstrará comprometimento
com os resultados da empresa
Administração do
Tempo
O tempo é parte integrante
das nossas vidas e é
necessário saber utilizá-lo,
uma vez que ele é um
insumo importante (como
os alimentos e o dinheiro)
e, por conseguinte, deve
ser usado com cautela
para que produza bons
resultados
Dominar o tempo, programá-
lo e utilizá-lo a nosso favor
são imperativos da nossa
época, já que ele é escasso,
limitado e insubstituível.
Porém, uma coisa é certa:
todo trabalho requer e
consome tempo (Exemplo:
atender um cliente, redigir
uma correspondência ou
deslocar-se a outro setor
Então, é conveniente eliminar o
que é desnecessário ao
rendimento das nossas tarefas.
Por isso, organize todos os
papéis que você e seu chefe
manuseiam, dispondo-os de
forma a sua melhor utilização
como usar etiquetas em
arquivos, por exemplo
Pesquisas revelam que você
pega o mesmo documento 20
vezes em média por dia, sem
saber por que ou para que. Por
isso, mantenha a
correspondência organizada
por assunto e, sobre a sua
mesa ou do seu chefe,
mantenha pouquíssimos papéis
Ideias Erradas
Sobre o Tempo:
O tempo é nosso
inimigo, não temos
tempo suficiente, o
tempo passa,
compense o tempo
gasto, o tempo voa
ou poupe tempo
Algumas Características
do Tempo
O tempo anda com rapidez inalterada e não se pode
acumulá-lo ou gastá-lo em excesso. Depois de gasto, o
tempo não pode ser recuperado, mas ele ficará a nosso
favor se conseguirmos administrá-lo
Dicas Para Uma Melhor Administração do Tempo:
Admita o fato de que,
eventualmente, você não
conseguirá dar conta de
todo o trabalho que lhe for
atribuído e, por isso,
aprenda a delegar tarefas
Reconheça que outros
podem ser tão ou mais
importantes que você e, por
isso, eles têm a capacidade
de executar tarefas que só
você pensa que sabe fazer
Mantenha-se no
ataque em vez de
reagir. Use o tempo
de forma eficaz e
concentre-se nos
itens que são
realmente
importantes (delegue
ou ignore os menos
importantes)
Planeje o seu dia em termos de tarefas
específicas a serem executadas
durante períodos predeterminados,
começando o dia com as prioritárias
porque, se ao final do expediente
faltar tempo, que seja para tarefas não
tão importantes assim
Evite tomar
decisões
apressadas sobre
assuntos
importantes e não
se estenda em
demasia ao telefone
Evite interrupções
constantes e se
concentrar em assuntos
pouco importantes. Evite
também longos períodos
de atividade, consertando
ou refazendo trabalhos
por falta de planejamento
Principais Economizadores
de Tempo: Filtragem nos
atendimentos / aprenda a dizer
não / utilize uma agenda /
certifique-se de que foi atendido
(a) no que delegou / estabeleça
níveis de prioridades e, ao final
do expediente, limpe a sua
mesa
Planeje suas
atividades
externas, viagens
e as tarefas
favoritas. Planeje
as entrevistas e
não queira fazer
muitas coisas ao
mesmo tempo
Quando uma pessoa aumenta
seu tempo por meio da
organização de suas tarefas
diárias, ela ganha tempo para
adquirir novos conhecimentos
– o que deve ser uma
constante na vida de um (a)
auxiliar de escritório
Todas as ações
economizadoras de
tempo proporcionarão
a esse profissional
melhores condições
para desempenhar
suas tarefas e,
consequentemente,
contribui para
aumentar o tempo do
seu chefe

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a AUXILIAR DE ESCRITÓRIO.pptx

Como administrar seu tempo
Como administrar seu tempoComo administrar seu tempo
Como administrar seu tempoEstudoFacil.com
 
Você s.a. delegar tarefas com segurança
Você s.a.   delegar tarefas com segurançaVocê s.a.   delegar tarefas com segurança
Você s.a. delegar tarefas com segurançatioheraclito
 
Voce s.a. delegar tarefas com seguranca
Voce s.a.   delegar tarefas com segurancaVoce s.a.   delegar tarefas com seguranca
Voce s.a. delegar tarefas com segurancaBruno Barros
 
6 delegar tarefas com segurança
6 delegar tarefas com segurança6 delegar tarefas com segurança
6 delegar tarefas com segurançaRicardo Robles
 
10 mais importantes competências não técnicas para gerentes
10 mais importantes competências não técnicas para gerentes10 mais importantes competências não técnicas para gerentes
10 mais importantes competências não técnicas para gerentesFabio Scussolino
 
Guia de Desenvolvimento Individual
Guia de Desenvolvimento IndividualGuia de Desenvolvimento Individual
Guia de Desenvolvimento IndividualCaliper Brasil
 
Administração do Tempo
Administração do TempoAdministração do Tempo
Administração do TempoAndrea Costa
 
Aula 15 administração do tempo
Aula 15   administração do tempoAula 15   administração do tempo
Aula 15 administração do tempoLuiz Siles
 
Administração eficaz do tempo
Administração eficaz do tempoAdministração eficaz do tempo
Administração eficaz do tempodanielcosta2013
 
Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3
Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3
Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3ABCursos OnLine
 
Instituto federal de sergipe
Instituto federal de sergipeInstituto federal de sergipe
Instituto federal de sergipeLiliane França
 
Manual do desempregado
Manual do desempregadoManual do desempregado
Manual do desempregadoJ M
 
AULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdf
AULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdfAULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdf
AULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdfLoraneCouto
 
Natasha brito proposta projetos 2013
Natasha brito proposta projetos 2013Natasha brito proposta projetos 2013
Natasha brito proposta projetos 2013Gabriel Talask
 
Administração do tempo
Administração do tempoAdministração do tempo
Administração do tempoVanessa Caltran
 

Semelhante a AUXILIAR DE ESCRITÓRIO.pptx (20)

Como administrar seu tempo
Como administrar seu tempoComo administrar seu tempo
Como administrar seu tempo
 
Você s.a. delegar tarefas com segurança
Você s.a.   delegar tarefas com segurançaVocê s.a.   delegar tarefas com segurança
Você s.a. delegar tarefas com segurança
 
Voce s.a. delegar tarefas com seguranca
Voce s.a.   delegar tarefas com segurancaVoce s.a.   delegar tarefas com seguranca
Voce s.a. delegar tarefas com seguranca
 
Como delegar tarefas_com_segurana
Como delegar tarefas_com_seguranaComo delegar tarefas_com_segurana
Como delegar tarefas_com_segurana
 
6 delegar tarefas com segurança
6 delegar tarefas com segurança6 delegar tarefas com segurança
6 delegar tarefas com segurança
 
10 mais importantes competências não técnicas para gerentes
10 mais importantes competências não técnicas para gerentes10 mais importantes competências não técnicas para gerentes
10 mais importantes competências não técnicas para gerentes
 
Test Slide Gestão de Tempo
Test Slide Gestão de TempoTest Slide Gestão de Tempo
Test Slide Gestão de Tempo
 
Guia de Desenvolvimento Individual
Guia de Desenvolvimento IndividualGuia de Desenvolvimento Individual
Guia de Desenvolvimento Individual
 
Administração do Tempo
Administração do TempoAdministração do Tempo
Administração do Tempo
 
Administracao do tempo
Administracao do tempoAdministracao do tempo
Administracao do tempo
 
Aula 15 administração do tempo
Aula 15   administração do tempoAula 15   administração do tempo
Aula 15 administração do tempo
 
Administração eficaz do tempo
Administração eficaz do tempoAdministração eficaz do tempo
Administração eficaz do tempo
 
Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3
Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3
Curso de Gestão do tempo - Parte 1/3
 
Instituto federal de sergipe
Instituto federal de sergipeInstituto federal de sergipe
Instituto federal de sergipe
 
Manual do desempregado
Manual do desempregadoManual do desempregado
Manual do desempregado
 
Administração do tempo
Administração do tempoAdministração do tempo
Administração do tempo
 
AULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdf
AULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdfAULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdf
AULA-POSTURA-PROFISSIONAL.pdf
 
Natasha brito proposta projetos 2013
Natasha brito proposta projetos 2013Natasha brito proposta projetos 2013
Natasha brito proposta projetos 2013
 
Administração do tempo
Administração do tempoAdministração do tempo
Administração do tempo
 
Administração do tempo
Administração do tempoAdministração do tempo
Administração do tempo
 

Mais de PROFIGESTÃO - Profissionais em Gestão de Empresas e Pessoas

Mais de PROFIGESTÃO - Profissionais em Gestão de Empresas e Pessoas (20)

Comportamento em Ambientes de Trabalho
Comportamento em Ambientes de TrabalhoComportamento em Ambientes de Trabalho
Comportamento em Ambientes de Trabalho
 
Como Utilizar o Marketing nas Redes Sociais
Como Utilizar o Marketing nas Redes SociaisComo Utilizar o Marketing nas Redes Sociais
Como Utilizar o Marketing nas Redes Sociais
 
Ambiente Empreendedor nas Corporações e a Proposta de Um Modelo de Inovação P...
Ambiente Empreendedor nas Corporações e a Proposta de Um Modelo de Inovação P...Ambiente Empreendedor nas Corporações e a Proposta de Um Modelo de Inovação P...
Ambiente Empreendedor nas Corporações e a Proposta de Um Modelo de Inovação P...
 
Postura e Imagem Profissional em Ambientes Corporativos
Postura e Imagem Profissional em Ambientes CorporativosPostura e Imagem Profissional em Ambientes Corporativos
Postura e Imagem Profissional em Ambientes Corporativos
 
Psicologia do Trabalho (Uma Introdução ao Estudo do Comportamento e da Person...
Psicologia do Trabalho (Uma Introdução ao Estudo do Comportamento e da Person...Psicologia do Trabalho (Uma Introdução ao Estudo do Comportamento e da Person...
Psicologia do Trabalho (Uma Introdução ao Estudo do Comportamento e da Person...
 
O Processo de Transporte de Cargas.pptx
O Processo de Transporte de Cargas.pptxO Processo de Transporte de Cargas.pptx
O Processo de Transporte de Cargas.pptx
 
Conceitos, Evolução e Processos Logísticos.pptx
Conceitos, Evolução e Processos Logísticos.pptxConceitos, Evolução e Processos Logísticos.pptx
Conceitos, Evolução e Processos Logísticos.pptx
 
A Criatividade Como Estratégia Competitiva Nas Organizacões
A Criatividade Como Estratégia Competitiva Nas OrganizacõesA Criatividade Como Estratégia Competitiva Nas Organizacões
A Criatividade Como Estratégia Competitiva Nas Organizacões
 
A Ciência Política e as Implicações Filosóficas, Sociológicas e Jurídicas no ...
A Ciência Política e as Implicações Filosóficas, Sociológicas e Jurídicas no ...A Ciência Política e as Implicações Filosóficas, Sociológicas e Jurídicas no ...
A Ciência Política e as Implicações Filosóficas, Sociológicas e Jurídicas no ...
 
Técnicas de Relacionamentos Interpessoais.pptx
Técnicas de Relacionamentos Interpessoais.pptxTécnicas de Relacionamentos Interpessoais.pptx
Técnicas de Relacionamentos Interpessoais.pptx
 
A Identidade Visual na Criação de Uma Marca.pptx
A Identidade Visual na Criação de Uma Marca.pptxA Identidade Visual na Criação de Uma Marca.pptx
A Identidade Visual na Criação de Uma Marca.pptx
 
Gestão Financeira Para Pequenas Empresas.pptx
Gestão Financeira Para Pequenas Empresas.pptxGestão Financeira Para Pequenas Empresas.pptx
Gestão Financeira Para Pequenas Empresas.pptx
 
A Contabilidade Como Instrumento Gerencial.pptx
A Contabilidade Como Instrumento Gerencial.pptxA Contabilidade Como Instrumento Gerencial.pptx
A Contabilidade Como Instrumento Gerencial.pptx
 
Programação Neurolinguística – História, Competências e Pressupostos.pptx
Programação Neurolinguística – História, Competências e Pressupostos.pptxProgramação Neurolinguística – História, Competências e Pressupostos.pptx
Programação Neurolinguística – História, Competências e Pressupostos.pptx
 
DINÂMICA de GRUPO.pptx
DINÂMICA de GRUPO.pptxDINÂMICA de GRUPO.pptx
DINÂMICA de GRUPO.pptx
 
DESENVOLVIMENTO PESSOAL no TRABALHO.pptx
DESENVOLVIMENTO PESSOAL no TRABALHO.pptxDESENVOLVIMENTO PESSOAL no TRABALHO.pptx
DESENVOLVIMENTO PESSOAL no TRABALHO.pptx
 
INTELIGÊNCIA de NEGÓCIOS.pptx
INTELIGÊNCIA de NEGÓCIOS.pptxINTELIGÊNCIA de NEGÓCIOS.pptx
INTELIGÊNCIA de NEGÓCIOS.pptx
 
A Controladoria Voltada a Avaliação de Desempenho nas Empresas.pptx
A Controladoria Voltada a Avaliação de Desempenho nas Empresas.pptxA Controladoria Voltada a Avaliação de Desempenho nas Empresas.pptx
A Controladoria Voltada a Avaliação de Desempenho nas Empresas.pptx
 
Psicologia Organizacional (Histórico, Conceitos e Clima)
Psicologia Organizacional (Histórico, Conceitos e Clima)Psicologia Organizacional (Histórico, Conceitos e Clima)
Psicologia Organizacional (Histórico, Conceitos e Clima)
 
A Negociação e as Principais Etapas de Uma Apresentação de Vendas
A Negociação e as Principais Etapas de Uma Apresentação de VendasA Negociação e as Principais Etapas de Uma Apresentação de Vendas
A Negociação e as Principais Etapas de Uma Apresentação de Vendas
 

AUXILIAR DE ESCRITÓRIO.pptx

  • 1. Auxiliar de Escritório é o nome da profissão cuja principal função é dar suporte às tarefas rotineiras, como realizar contatos empresariais, organizar reuniões e tarefas, redigir documentos e administrar estoque de materiais de escritório Existem ótimas perspectivas para o futuro dessa profissão, pois à medida em que a economia melhora abrem-se espaços para esses profissionais. A demanda por eles depende da reestruturação das empresas, do seu tamanho e da carga de trabalho DESCRIÇÃO do CARGO Executar apoio às áreas de RH, Administração, Finanças e Logística. Atender fornecedores, clientes, fornecendo e recebendo informações sobre produtos e serviços Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos. Preparar relatórios e planilhas e executar serviços gerais de escritório
  • 2. Apresentação Pessoal Nada mais lamentável do que ser atendido por uma pessoa malvestida, malcheirosa, despenteada, que não sabe se portar e sem postura É exatamente aí que entra a etiqueta pessoal e profissional; ou seja, quem exerce esse cargo precisa saber se apresentar bem, ter uma postura corporal adequada e, acima de tudo, saber falar com desenvoltura e ter uma aparência impecável A imagem deve ser de uma pessoa saudável, alegre, com sorriso nos lábios, com dentes limpos, bem tratados e bom hálito. Roupas bem passadas, limpas, de acordo com o ambiente em que atua e, se for mulher, maquiagem discreta ÉTICA PROFISSIONAL A Ética estuda a moral e as obrigações do homem, avaliando se ele é bom ou mau. Toda atividade humana está sujeita a valorizações éticas que lhe indiquem o que é correto (ou não) na sua conduta
  • 3. PRINCÍPIOS ÉTICOS A) Com a Sociedade: A atuação profissional deve estar em posição de dignidade, a fim de satisfazer as aspirações legítimas da sociedade à qual servimos e da qual fazemos parte. Temos obrigação com a sociedade que consiste na responsabilidade social de nossas atividades profissionais A pessoa que atua com ética profissional se sentirá orgulhosa de seus atos e satisfeita de haver escolhido o caminho certo para a sua conduta. Já quem agem sem ética profissional se transforma num ser infeliz, nunca estará satisfeito e, além de não contribuir com a sociedade, acaba prejudicando-a B) Com a Empresa Onde Trabalha: A empresa onde trabalhamos é parte da nossa vida e da sociedade na qual vivemos. Quando atendemos clientes na nossa empresa, nós a representamos em sua honra, reputação e imagem Um funcionário é a voz e a imagem da organização e, suas ações, farão com que ela seja valorizada positiva ou negativamente. Então, é necessário justificar a confiança que a empresa deposita nos funcionários e agir como pessoas de bem, sendo justas e prometendo somente o que pode cumprir
  • 4. Nas empresas, o (a) auxiliar de escritório tem a obrigação moral de se empenhar para conseguir bom convívio com a equipe e demais colaboradores O cliente é a figura mais importante de uma organização e, mantê-lo satisfeito, significa que ele retornará e recomendará seus produtos e/ou serviços. Por outro lado, aquele que sai descontente não voltará e fornecerá péssimas informações a amigos e familiares Algumas vezes podem acontecer situações desmotivadoras como remuneração, tratamento recebido, méritos não reconhecidos ou algum tipo de falta de respeito. Porém, nada disso deve influenciar seu comportamento com os clientes da empresa A sua imagem tem muito valor (no nível pessoal e profissional) e, no mundo corporativo, é importante buscar seu posicionamento e o reconhecimento, procurando ser lembrado (a), procurado (a), desejado (a) e bem remunerado (a) por desenvolver continuamente estratégias que agreguem valor a si próprio e à organização Então, o (a) profissional de escritório necessita construir sua marca pessoal, sendo essa sua principal estratégia para defrontar-se diante da concorrência nos cargos e os desafios empregatícios
  • 5. Qualidades e Responsabilidades Para o bom desempenho de suas funções o (a) auxiliar de escritório deve estar atento a importantes fatores como: A) Pontualidade: Chegue sempre no horário e evite atrasos, pois atrasos constantes são inaceitáveis e podem comprometer sua permanência no emprego B) Agilidade: Não enrole para fazer seu trabalho. Seja eficiente, objetivo e procure resolver suas obrigações no menor tempo possível. Se for atrasar alguma tarefa, avise ao seu chefe C) Assiduidade: procure não faltar, pois quando você não comparece todos os processos na empresa que dependem do seu trabalho ficam paralisados. Além disso, o mercado de trabalho está muito competitivo e, se você costuma faltar, é bem provável que seu chefe contrate outro D) Atenção às Tarefas: No exercício dessa função lida-se com muitos documentos e, por isso, deve-se concentrar na realização dos trabalhos. Lançamentos equivocados ou arquivamentos errados comprometem seu desempenho e atrapalham a rotina do setor E) Aprimoramento Constante: Mantenha-se atualizado e aprimore as atividades nas quais não tem muita prática, pois assim você se manterá competitivo e demonstrará comprometimento com os resultados da empresa
  • 6. Administração do Tempo O tempo é parte integrante das nossas vidas e é necessário saber utilizá-lo, uma vez que ele é um insumo importante (como os alimentos e o dinheiro) e, por conseguinte, deve ser usado com cautela para que produza bons resultados Dominar o tempo, programá- lo e utilizá-lo a nosso favor são imperativos da nossa época, já que ele é escasso, limitado e insubstituível. Porém, uma coisa é certa: todo trabalho requer e consome tempo (Exemplo: atender um cliente, redigir uma correspondência ou deslocar-se a outro setor Então, é conveniente eliminar o que é desnecessário ao rendimento das nossas tarefas. Por isso, organize todos os papéis que você e seu chefe manuseiam, dispondo-os de forma a sua melhor utilização como usar etiquetas em arquivos, por exemplo Pesquisas revelam que você pega o mesmo documento 20 vezes em média por dia, sem saber por que ou para que. Por isso, mantenha a correspondência organizada por assunto e, sobre a sua mesa ou do seu chefe, mantenha pouquíssimos papéis Ideias Erradas Sobre o Tempo: O tempo é nosso inimigo, não temos tempo suficiente, o tempo passa, compense o tempo gasto, o tempo voa ou poupe tempo
  • 7. Algumas Características do Tempo O tempo anda com rapidez inalterada e não se pode acumulá-lo ou gastá-lo em excesso. Depois de gasto, o tempo não pode ser recuperado, mas ele ficará a nosso favor se conseguirmos administrá-lo Dicas Para Uma Melhor Administração do Tempo: Admita o fato de que, eventualmente, você não conseguirá dar conta de todo o trabalho que lhe for atribuído e, por isso, aprenda a delegar tarefas Reconheça que outros podem ser tão ou mais importantes que você e, por isso, eles têm a capacidade de executar tarefas que só você pensa que sabe fazer Mantenha-se no ataque em vez de reagir. Use o tempo de forma eficaz e concentre-se nos itens que são realmente importantes (delegue ou ignore os menos importantes) Planeje o seu dia em termos de tarefas específicas a serem executadas durante períodos predeterminados, começando o dia com as prioritárias porque, se ao final do expediente faltar tempo, que seja para tarefas não tão importantes assim Evite tomar decisões apressadas sobre assuntos importantes e não se estenda em demasia ao telefone
  • 8. Evite interrupções constantes e se concentrar em assuntos pouco importantes. Evite também longos períodos de atividade, consertando ou refazendo trabalhos por falta de planejamento Principais Economizadores de Tempo: Filtragem nos atendimentos / aprenda a dizer não / utilize uma agenda / certifique-se de que foi atendido (a) no que delegou / estabeleça níveis de prioridades e, ao final do expediente, limpe a sua mesa Planeje suas atividades externas, viagens e as tarefas favoritas. Planeje as entrevistas e não queira fazer muitas coisas ao mesmo tempo Quando uma pessoa aumenta seu tempo por meio da organização de suas tarefas diárias, ela ganha tempo para adquirir novos conhecimentos – o que deve ser uma constante na vida de um (a) auxiliar de escritório Todas as ações economizadoras de tempo proporcionarão a esse profissional melhores condições para desempenhar suas tarefas e, consequentemente, contribui para aumentar o tempo do seu chefe