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Como implantar transformações organizacionais a partir de uma plataforma BPMS - Privado - Café com BPM Curitiba

  • 1. Rio de Janeiro | São Paulo | Belo Horizonte | Brasília | Como implantar transformações organizacionais a partir de uma plataforma de BPMS
  • 2. O que é um BPMS?
  • 3. | 3©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 O que não é um BPMS? • Não é um modelador de processos • Não é um meio de documentar processos • Não é uma ferramenta para pessoas de negócio desenvolverem sistemas • Não é uma ferramenta para substituir os sistemas da organização • Não é uma solução por si só • Não é uma linguagem de programação
  • 4. DESENVOLVIMENTO TRADICIONAL DESENVOLVIMENTO VIA BPMS DIAGRAMAS TÉCNICOS DADOS E INTEGRAÇÕES PROTÓTIPOS “FAKES” FORMULÁRIOS CODIFICAÇÃO PURA CÓDIGO COMPLEMETAR TESTE HOMOLOGAÇÃO TESTE “PLAY” ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS FLUXOS E REGRAS DEPLOY
  • 5. | 5©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Definições de BPMS É uma novo modelo de sistemas que visam o completo e integrado atendimento a Gestão por Processos É um software para criar softwares que resolvem um problema específico
  • 6. Por que a grande maioria dos projetos de BPM não gerou resultados no Brasil?
  • 7. | 7©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 BPMS foi utilizado no local errado;
  • 8. | 8©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 BPMS foi utilizado da forma errada;
  • 9. | 9©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 BPMS foi utilizado com a expectativa errada;
  • 10. Como transformar organizações a partir de uma plataforma de BPMS ?
  • 11. | 11©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 1ª SEMANA: VISÃO Construção de maneira colaborativa de uma visão clara da solução a ser desenvolvida. Este processo ajuda a entender o problema a ser resolvido e fazer com que todos tenham a mesma percepção do que é relevante para o negócio. • Definir os resultados esperados com a solução, assim como as principais personas envolvidas na operação. Estes resultados serão obrigatoriamente os primeiros indicadores a serem monitorados quando o processo entrar em produção; • Definir o escopo do processo a ser automatizado identificando os principais subprocessos, etapas, atores e sistemas envolvidos; • Construir as histórias de usuários que materializam qual a experiência de cada persona ao longo de cada etapa do processo; • Realizar uma priorização inicial daquilo que realmente é relevante para o negócio e efetivamente é factível de ser implantado nos próximos 12 meses;
  • 12. | 12©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014*The Agile Samurai – Jonathan Rasmusson Iteração 1 Iteração 2 Iteração 3 Iteração .. N 01 Facilitador 01 Designer 02 Desenvolvedores 03 Pessoas de negócio PARTICIPANTES Alinhamento da Visão de Futuro dos Envolvidos
  • 13. | 13©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Passo 1 - Construir colaborativamente a Visão da Solução
  • 14. | 14©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Passo 1 - Construir colaborativamente a Visão da Solução
  • 15. | 15©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Passo 2 – Traduzir os atores definidos em personnas que “humanizem” a tecnologia
  • 16. | 16©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Passo 2 – Traduzir os atores definidos em personnas que “humanizem” a tecnologia
  • 17. | 17©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Passo 2 – Traduzir os atores definidos em personnas que “humanizem” a tecnologia
  • 18. | 18©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Módulos Atividades Personas Passo 3 – Descrever as grandes etapas da jornada da sociedade e processos organização, identificando os atores envolvidos e os módulos disponíveis
  • 19. | 19©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Histórias de Usuário Passo 4 – Detalhar as histórias do usuário priorizando verticalmente por importância importância
  • 20. | 20©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 2ª, 3ª e 4ª SEMANA: IMERSÃO Imersão em torno do problema um time de profissionais com grande expertise no negócio; desenvolvedores conectados às principais tecnologias adotadas no ambiente corporativo e designers especialistas em usabilidade e arquitetura da informação – para descobrir a forma mais simples possível de resolver os desafios do negócio, assegurando soluções de alto valor agregado • Analisar a experiência do cliente com a solução atual e propor uma nova jornada do cliente que inove e otimize as interações existentes; • Analisar a produtividade do processo atual e redesenhar o modo (regras de negócio e fluxo de atividade) como o trabalho deve distribuído entre as áreas funcionais; • Analisar as tecnologias existentes e propor uma solução que integre desenvolvimento de novas funcionalidades com uma melhor orquestração com os sistemas legados; • Amadurecer as histórias de usuário complementando as ideias geradas ao longo da visão com o conhecimento acumulado ao longo da imersão;
  • 21. | 21©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Legado de Sistemas Jornada do Cliente Processos de Negócio B Sistema Legado 1 Sistema Legado 2 Produto de Prateleira Adquirido ! ! ! ! !
  • 22. | 22©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 5ª Etapa Planejamento das Entregas Reformulação da Visão de Solução
  • 23. | 23©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 4ª e 5ª SEMANA: ROADMAP Entrega de protótipos funcionais que inspiram os atores envolvidos a experimentar suas ideias, aprender com o usuário e repensar o conceito da solução. A organização deve efetivamente poder operar o protótipo para avaliar se o que está sendo pedido é efetivamente útil para resolver os desafios do negócio; • Detalhar as histórias de usuário e fluxos de trabalho em uma versão PROTÓTIPO dos fluxos “automatizáveis” incluindo estruturas de dados, formulários e regras de negócio (parte da solução habilitada pela automação de processos) • Detalhar as histórias de usuário que vão ser desenvolvidos em requisitos de sistemas que incluem: cadastros, aplicações especializadas, integrações/serviços e comportamentos avançados de formulários; (parte da solução habilitada por desenvolvimento tradicional) • Navegar no PROTÓTIPO da solução com os atores envolvidos para amadurecer as histórias detalhadas na solução que a organização realmente necessita; • Consolidar o Roadmap de Automação do Processo alinhando as expectativas entre o que será entregue nos 3 primeiros sprints da transformação de 12 semanas e o que ficará para os próximos releases
  • 24. | 24©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 5ª Etapa Planejamento das Entregas Quais requisitos são resolvidos om automação de processos e quais requisitos são resolvidos com desenvolvimento tradicional??
  • 25. | 25©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 O que fazer???? Como entregar os requisitos de sistema solicitados? COMPRA DE PRODUTO DE PRATELEIRA DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS EM BPMS
  • 26. COMPRA DE PRODUTO STANDARD Qualotipodedemandadaorganização? Ampla Restrita Funcionalidade Especialistas (AtividadeCritica) DESENVOLVIMENTO DE APLICAÇÃO ESPECIALISTA ORQUESTRAÇÃO DE ATIVIDADES HUMANAS (BPMS) ORQUESTRAÇÃO DE SERVIÇOS DE TI (BPMS) QUAL O MELHOR CAMINHO? Contolede Fluxode Trabalho Qual o tipo de oferta disponível no mercado ?
  • 27. | 27©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Ativos de Tecnologia da Informação Stakeholders Processos de Negócio B Sistema Legado 1 Sistema Legado 2 1) Produto Prateleira Produto de Prateleira Adquirido B
  • 28. | 28©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Ativos de Tecnologia da Informação Stakeholders Processos de Negócio B Sistema Legado 1 Sistema Legado 2 Desenvolvimento Específico Aplicação Desenvolvida em Java
  • 29. | 29©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 ‘ Ativos de Tecnologia da Informação Stakeholders Processos de Negócio Sistema Legado 1 Sistema Legado 2 Produto de Prateleira Adquirido Aplicação Desenvolvida em Java Serviços Orquestrados em um BPMS Orquestração de Serviços de TI
  • 30. | 30©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 ‘ Ativos de Tecnologia da Informação Stakeholders Processos de Negócio Sistema Legado 1 Sistema Legado 2 Produto de Prateleira Adquirido Aplicação Desenvolvida em Java Orquestração de Atividades Humanas Atividades Humanas Orquestrados em um BPMS
  • 31. Automação do Fluxo de Trabalho Componentes Disponibilizados Desenvolvimento Tradicional Mobile Inbox Dashboard Social Javascript Cadastro Aplicações Integrações Empoderamento Do time de Negócio p/ Entregar software Todo processo Incorpora uma Série de componentess XXXXX XXXXX XXXXX Utilize a melhor tecnologia disponível para cada tipo de requisito!
  • 32. | 32©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 6ª, 9ª e 11ª SEMANA: PLANNING Adoção de ciclos de planejamento/entrega curtos, onde é possível validar, aprender e direcionar a solução para necessidades reais de uso, evitando assim a construção de funcionalidades que não serão utilizadas – conforme valores e princípios do manifesto ágil. Foco em entregar incrementos de software que agregam valor para nossos clientes o mais rápido possível. • Definir as metas do Sprint e alinhar expectativas do que será entregue . O tamanho do Sprint pode variar, assegurando que o negócio sempre irá receber, ao fim do Sprint, uma entrega significativa; • Priorizar e amadurecer as atividades, dados, formulários, regras de negócios, integrações/serviços e desenvolvimentos que serão implementados durante o Sprint; • Estimar os esforços necessários e distribuir o trabalho em tarefas mais técnicas na equipe aprofundando o entendimento dos desafios técnicos por trás de cada atividade.
  • 33. | 33©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014
  • 34. | 34©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 NEGÓCIO TECNOLOGIA “O pessoal de TI não conseguiu entender o que eu queria” “O cara de negócio todo dia pedia uma coisa diferente” “Foram diversas reuniões e até agora nenhum resultado” “As reuniões são improdutivas quando não se sabe o quer” “Tudo já havia sido dito desde a primeira reunião” “A falta de foco e objetividade durante as reuniões tornam tudo mais lento” “Eles deviam saber mais sobre o negócio” “Eles deviam saber mais sobre sistemas” “Se eles entendessem o que eu falava...” “Se eles entendessem o que eu falava...’ Qual é a causa raiz??? O que efetivamente está acontecendo????
  • 35. | 35©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 O método cascata tradicional adotado em múltiplas organizações é baseado nas ideias de linhas de produção/manufatura fortemente consolidados no século passado... Requisitos Design Codificação Teste Manutenção
  • 36. | 36©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Desta forma, devemos repensar a ideia de que “detalhar requisitos” é a melhor forma de tratar as incertezas e aprender sobre o projeto ... custo Conhecimento vem na integração final, ou nos relatórios de uso do sistema “Aprendizado Tardio”
  • 37. | 37©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Entrega Conhecimento (redução de riscos) ... em relação ao próprio ato de desenvolver, testar e utilizar o software. Ao invés de apenas “Pensar/Planejar o que construir” tente um pouco o conceito de “construir para poder pensar/planejar”... Podemos pagar para aprender cedo no projeto Crescimento do conhecimento com integração contínua e antecipada Sequencia de desenvolvimento Indiferente (com respeito ao conhecimento) tempo
  • 38. | 38©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 ... A partir de ciclos curtos que incluam detalhamento de requisitos, desenvolvimento e validação Requisitos Design Codificação Teste
  • 39. | 39©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Como você acha que realmente o cérebro humano funciona??
  • 40. | 40©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 6ª A 12ª SEMANA: AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS O LECOMM BPM empodera um usuário de negócio a desenvolver aplicações baseadas em automação de processos, que nativamente incorporam componentes inovadores de mobilidade, social computing e analytics. Posteriormente, desenvolvedores experientes podem desenvolver serviços de TI e javascrpits que amadurecem esta “aplicação inicial” agregando integrações com o legado, novas funcionalidades e interfaces diferenciadas ao usuário. • Definir atores e responsabilidade para cada atividade do fluxo incluindo permissões dinâmicas e atribuições a grupos ou múltiplos atores. • Detalhar os fluxos automatizáveis incluindo caminhos infelizes, regras de exceçção, especialização de fluxos por tipo de instância, trajetos complementares, etc. • Detalhar a estrutura de dados incluindo validações, mascaras, comportamentos de tela, fórmulas, hints, etc.. • Detalhar a estrutura de formulário incluindo tamanho, formatação e organização dos campos. Desenvolver javascripts para comportamentos avançados dos formulários; • Desenvolver serviços para integrações sistemas legados e bancos de dados;
  • 41. | 41©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 Qual a natureza do trabalho realizado Na sua organização ?
  • 42. | 42©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 COMO ACHAMOS QUE O TRABALHO INTELECTUAL FUNCIONA ? COMO TRABALHO INTELECTUAL EFETIVAMENTE FUNCIONA ? COMO ACABAMOS MODELANDO O TRABALHO INTELECTUAL?
  • 43. | 43©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 INFELIZMENTE, NÃO CONSEGUIMOS PREVER TODOS OS CAMINHOS POSSÍVEIS...
  • 44. | 44©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 ... IMPACTANDO NA PERCEPÇÃO DE VALOR DO CLIENTE! SISTEMAS ENGESSADOS AUSÊNCIA DE SISTEMASx
  • 45. | 45©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 ORIENTAÇÃO?TRILHO ???? “PADRONIZAÇÃO” “ESTABILIDADE” “ROTINA” “FLEXIBILIDADE” COMO OBTER O MELHOR DOS DOIS MUNDOS!
  • 46. | 46©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 GESTÃO DO TRABALHO NÃO PREVISÍVEL Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar TAREFAS AD HOC CHAT GESTÃO DO TRABALHO PREVISÍVEL
  • 47. | 47©EloGroup | Todos os direitos reservados 2014 Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido PRE ANÁLISE Atender Buscar parceiro Encaminhar COMO ELE TERIA SIDO MODELADO? ANÁLISE COMO O PROCESSO É EXECUTADO?
  • 48. Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Atender Buscar parceiro Encaminhar COMO ELE TERIA SIDO MODELADO? PRE ANÁLISE ANÁLISE COMO O PROCESSO É EXECUTADO?
  • 49. Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar
  • 50. | 50©EloGroup | Todos os direitos reservados 2014 Emitir pedido Analisar Atender Buscar parceiro Encaminhar Emitir pedido Atender Buscar parceiro Encaminhar REDESENHANDO O PROCESSO A PARTIR DE SUA EXECUÇÃO Analisar Parecer Jurídico COMO O PROCESSO FOI EXECUTADO?
  • 51. | 51©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 6ª A 12ª SEMANA: DESENVOLVIMENTO TRADICIONAL BPMS não é uma bala de prata que resolve todo e qualquer problema. A automação de processo pode ser sempre complementada por outras tecnologias e plataformas mais adequadas para implementar requisitos relevantes para o usuário. Usualmente, automação de processos acabam envolvendo o desenvolvendo de cadastros ainda inexistentes na organização e aplicações/apps específicas para aumentar a produtividade e qualidade decisória do profissional especialista quanto para suportar atividades mais complexas de profissionais não especialistas. • Para demandas de telas com necessidade de usabilidade mais avançada, desenvolver protótipos e wireframes para validar o comportamento das funcionalidades antes de iniciar o desenvolvimento.” • Desenvolver os cadastros e aplicações especialistas que suportam ou potencializam o processo automatizado. • Validar as integrações necessários para chamar os cadastros/aplicações especialistas a partir do fluxo automatizado;
  • 52. | 52©EloGroup| Todos os direitos reservados 2014 8ª, 10ª E 12ª SEMANA: IMPLEMENTAÇÃO E GESTÃO DA MUDANÇA Ao final do Sprint temos software com potencial de ir para produção. É uma decisão do cliente e do time publicar a versão em produção, permitindo uma percepção de valor muito rápida para o cliente. • Demonstrar para o cliente as funcionalidades que foram implementadas no Sprint. O cliente poderá utilizar o produto e verificar como os resultados de automação de processos definidos no Sprint foram alcançados pelo time. • Motivar o time rapidamente a perceber as dificuldades e os enganos cometidos na implementação, permitindo tratar de forma eficiente possíveis falhas identificadas. • Decidir se o incremento de software produzido agrega valor suficiente para ir a produção. É uma decisão do cliente e do time publicar a versão em produção, permitindo uma percepção de valor muito rápida para o cliente; • Treinar os usuários e ativar a etapa de operação assistida •