A função do arquivo: aproximações
e diferenças em relação à biblioteca




                      Johanna W. Smit
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A função do arquivo
A lógica para a organização da informação no
arquivo
Comparação com a lógica biblioteconômica
Desafios...
A função do arquivo




 O que é um arquivo? Para o que
 serve? As imagens representam
 um arquivo?




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A função do arquivo




 Arquivo
 Acumulação ordenada dos documentos ,
 criados por uma instituição ou pessoa, no
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A função do arquivo


 Portanto,
    A informação arquivística é uma
 informação acumulada institucionalmente
 para provar...
A lógica para a organização da informação no arquivo




• Já que o arquivo espelha a instituição, a
  organização da info...
A lógica para a organização da informação no arquivo
                De acordo com a estrutura e/ou atividades
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Em resumo
• O arquivo não organiza os documentos de acordo
  com seu assunto mas com a atividade que eles
  viabilizam e c...
Conceitos básicos da arquivística

• Teoria das 3 idades
Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o
  momento...
Conceitos básicos da arquivística


• Conceito de organicidade
Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
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Biblioteca ≠ arquivo

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Biblioteca ≠ arquivo


• Na prática a distinção não é tão simples, há casos
  híbridos (p. ex. centros de memória) ou entã...
Biblioteca ≠ arquivo

• Funções diferentes e portanto também lógicas de
  organização da informação diferentes, mas todos
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Desafios enfrentados pelos arquivos


• Re-engenharias, compras e vendas de empresas,
  globalização
      Como fica o pri...
Desafios enfrentados pelos arquivos


• Produção cada vez mais frequente de documentos
  em meio digital, integrando bases...
Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros

• Atuação de outros profissionais
• Possibilidade de ingerências polít...
Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros
•   DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978, regulamenta a Lei nº ...
Obrigada pela paciência, Johanna.




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A função do arquivo aproximações e diferenças em relação à biblioteca

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Palestra apresentada pela Profª Drª Johanna Smit (ECA-USP) no dia 28/05/2010, durante o I Seminário de Biblioteconomia e Ciência da Informação da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo.

Publicada em: Educação, Tecnologia
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A função do arquivo aproximações e diferenças em relação à biblioteca

  1. 1. A função do arquivo: aproximações e diferenças em relação à biblioteca Johanna W. Smit cbdjoke@usp.br
  2. 2. A função do arquivo A lógica para a organização da informação no arquivo Comparação com a lógica biblioteconômica Desafios enfrentados pelos arquivos Algumas questões corporativas e de mercado do trabalho 2
  3. 3. A função do arquivo O que é um arquivo? Para o que serve? As imagens representam um arquivo? 3
  4. 4. A função do arquivo Arquivo Acumulação ordenada dos documentos , criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (Marilena Leite Paes, 1991) 4
  5. 5. A função do arquivo Portanto, A informação arquivística é uma informação acumulada institucionalmente para provar, ou informar, como a instituição ou pessoa persegue seus objetivos, com quem se relaciona, quais direitos e deveres ela representa O arquivo espelha a instituição no seu funcionamento (estrutura organizacional e as atividades nela desenvolvidas) 5
  6. 6. A lógica para a organização da informação no arquivo • Já que o arquivo espelha a instituição, a organização da informação deve ser feita de modo a espelhar o funcionamento da instituição Diferença em relação à biblioteca, que organiza a informação de acordo com a estruturação das áreas do conhecimento 6
  7. 7. A lógica para a organização da informação no arquivo De acordo com a estrutura e/ou atividades desenvolvidas na instituição p.ex. Gestão de RH controle de frequência Arquivo De acordo com a organização interna das áreas do conhecimento Biblioteca p.ex. Ciências Sociais Aplicadas biblioteconomia 7
  8. 8. Em resumo • O arquivo não organiza os documentos de acordo com seu assunto mas com a atividade que eles viabilizam e cuja execução provam • E como o arquivo segue regras muito claras para controlar os documentos, ele acaba tendo a função de “cartório” da instituição p.ex. em processos de corrupção, onde a polícia começa sua busca? Quantas vezes vimos fotografias de agentes da PF levando um computador debaixo do braço? 8
  9. 9. Conceitos básicos da arquivística • Teoria das 3 idades Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até sua destinação final Corrente intermediário permanente eliminação • Princípio de proveniência Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa 9
  10. 10. Conceitos básicos da arquivística • Conceito de organicidade Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas Em decorrência O documento arquivístico (administrativo) não é pensado isoladamente (como se faz com os livros na biblioteca) mas em função da atividade que o produziu e, portanto, inserido no conjunto dos documentos gerados por aquela atividade 10
  11. 11. Biblioteca ≠ arquivo SEMELHANÇAS DIFERENÇAS - A função atribuída aos documentos muda de acordo com o “olhar” lançado sobre eles, privilegiando área do conhecimento (biblioteca) ou - Tornar a informação funcionamento institucional (arquivo) disponível - Já que as funções atribuídas aos documentos são diferentes, lógicas de organização e tempos de guarda Biblioteca - Preservar a memória (da diferenciados Arquivo instituição, da área do -Responsabilidades diferentes conhecimento, do grupo envolvidas: na biblioteca a qualidade da social, etc.) informação é garantida pelas seleção das fontes (editoras, p. ex), no arquivo o próprio arquivo garante o valor probatório dos documentos em decorrência de procedimentos normalizados e controlados de gestão dos documentos 11
  12. 12. Biblioteca ≠ arquivo • Na prática a distinção não é tão simples, há casos híbridos (p. ex. centros de memória) ou então um pouco de biblioteca no arquivo ou um pouco de arquivo na biblioteca..... Instituições especializadas na organização da informação para torná-la acessível/disponível Museus Arquivos Bibliotecas Contínuo de instituições coletoras de cultura (Homulos, 1990) 12
  13. 13. Biblioteca ≠ arquivo • Funções diferentes e portanto também lógicas de organização da informação diferentes, mas todos organizam socialmente, ou institucionalmente, a informação pressuposta útil ou necessária • Além da biblioteca e do arquivo, museus, centros de documentação, centros de informação, projetos memória, etc., organizam informações e entender tanto as diferenças quanto a complementaridade é fundamental torna nossa atuação profissional mais rica e certamente cria condições para melhor atendermos os usuários (que procuram informações e não estão preocupados em saber onde ela está) 13
  14. 14. Desafios enfrentados pelos arquivos • Re-engenharias, compras e vendas de empresas, globalização Como fica o princípio de proveniência? A filial foi vendida para um grupo boliviano, como ficam os arquivos? Aonde ficam? Serão preservados? Por que essas perguntas são importantes e relevantes? exemplo – Projeto Eletromemória - acervo custodiado pela Fundação Energia e Saneamento, oriundo de empresas como AES Tietê, AES Eletropaulo, Cesp, ISA CTEEP e Duke Energy, além do próprio acervo acumulado pela Fundação em mais de 100 anos de atividades das empresas de energia elétrica • Sigilo e habeas-data Quem tem direito de acesso à informação? Qualquer um? Todos? Ninguém? O que diz a legislação? exemplo 1 - documentos sobre a Guerra do Paraguai foram liberados pelos arquivos americanos mas ainda não foram liberados (ao que me consta) pelo Arquivo Nacional exemplo 2 – famílias de desaparecidos políticos procuraram provas para ter direito a indenizações 14
  15. 15. Desafios enfrentados pelos arquivos • Produção cada vez mais frequente de documentos em meio digital, integrando bases de dados Como garantir a autenticidade de documentos em meio digital? Como rastrear alterações? Como garantir a preservação dos documentos por muito tempo (ou para sempre)? Não esquecer: o arquivo funciona como “cartório” da instituição, ele tem a responsabilidade de preservar os documentos de forma tal que os mesmos não percam seu poder probatório Exemplo: Instrução Normativa APE/SAESP - 1, de 10/03/09 - Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. 15
  16. 16. Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros • Atuação de outros profissionais • Possibilidade de ingerências políticas em arquivos do setor público • Responsabilidade em relação a documentos que “provam” (particularmente documentos em meio digital) • Mercado de trabalho crescente mas que nem sempre reconhece a especificidade do trabalho do arquivista ou então a reserva de mercado que a lei lhe confere ENARA – Executiva Nacional das Associações Regionais de Arquivologia – www.enara.org.br SINARQUIVO – Sindicato Nacional dos Arquivistas e Técnicos de Arquivo – www.sinarquivo.org.br 16
  17. 17. Desafios enfrentados pelos arquivistas brasileiros • DECRETO Nº 82.590, DE 06 DE NOVEMBRO DE 1978, regulamenta a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de técnico de Arquivo. Art 2º São atribuições dos Arquivistas: I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo; II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação; IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. 17
  18. 18. Obrigada pela paciência, Johanna. 18

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