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ARQUIVOLOGIA 
Texto de Apoio 
Prof. Lino Madureira 
MÓDULO 1 – Conceitos, características e 
princípios relacionados a ...
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- Biblioteca 
Conjunto de material, em sua maioria impresso, 
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e 
consulta....
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MÉTODO DE AVALIAÇÃO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
- Aplica-se a unidades 
isoladas. 
- O julgamento não tem 
caráter irrevogável...
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FINALIDADES DO ARQUIVO 
1º Servir à administração 
2º Servir à história 
FUNÇÃO DO ARQUIVO 
Tornar disponível as inform...
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Conceitos importantes com relação ao sigilo 
(Decreto 4.553) 
Art. 4º 
II - CLASSIFICAÇÃO: atribuição, pela 
autoridade...
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CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / 
ATUAÇÃO 
- Setoriais 
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos 
operacionais, cump...
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FORMATO 
Definição Exemplos 
Configuração física de 
um suporte, de acordo 
com a natureza e o 
modo como foi 
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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
Fundo 
Conjunto de documentos de uma me...
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GABARITO DAS QUESTÕES 
(Gabarito oficial da banca examinadora após 
recursos) 
01 C 13 E 
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OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
IEDA PIMENTA 
BERNARDES 
Marilena Leite Paes 
Produção dos 
Documen...
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DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes) 
- Preservação Documental 
- Redução da massa documental 
- Liberação de espaço fí...
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DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes) 
Prazo de Vigência 
Intervalo de tempo durante o qual o documento 
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TRANSFERÊNCIA 
Passagem de documentos do arquivo corrente 
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PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE 
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Comissão Setorial de Avaliação de Documentos 
(Grupos de Trabalho) 
- Promover o levantamento e a identificação das 
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EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE 
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MÓDULO 3 – Práticas arquivísticas: 
classificação, ordenação, protocolo. 
CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves) 
O objetivo...
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Questões de Provas 
ANAC – CESPE - 2009 
44 O método de arquivamento dos 
documentos de arquivo deve ser 
definido a p...
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2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a 
ordem alfabética do prenome. 
Alfabetado 
João Antunes 
Paulo Antunes...
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MÉTODO GEOGRÁFICO 
Utiliza informações do aspecto geográfico do 
documento. 
Existem 3 (três) formas de arquivamento 
...
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MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
O Método numérico simples considera um 
número já existente no documento (ex: nº de 
matrícul...
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MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO 
Utiliza a informação cronológica do documento 
(DATA) para a ordenação. 
No momento da or...
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· Dentro das subdivisões podem ocorrer 
novas subdivisões. 
CONTABILIDADE 1 
CONTAS DE CONSUMO 1-1 
Conta de Água 1-1-...
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Questões de Provas 
ANAC – CESPE - 2009 
46 A localização dos documentos de 
arquivo nos métodos de 
arquivamento do s...
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Repertório 
Instrumento de pesquisa no qual são descritos 
pormenorizadamente documentos, pertencentes a 
um ou mais f...
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ROTINAS DE PROTOCOLO 
(Marilena Leite Paes) 
Recebimento e Classificação 
· Receber a correspondência; 
· Separar a co...
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Questões de Provas 
ANATEL – CESPE - 2008 
54 O registro dos documentos que 
chegam a um órgão público deve ser 
feito...
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DPU –CESPE - 2010 
64 A finalidade da adoção da guia-fora 
nos arquivos consiste em 
A) possibilitar a identificação d...
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MÓDULO 4 – Tecnologias aplicadas à gestão 
documental (GED e Microfilmagem). 
MICROFILMAGEM 
“Art. 3° Entende-se por m...
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Jaqueta 
A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster 
especial, transparentes e muito finas, unidas a 
intervalos...
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Microfilmadoras Rotativas 
Utilizada para microfilmar documentos 
padronizados, possui um sistema de transporte por 
m...
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GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO 
DE DOCUMENTOS 
É um conjunto de tecnologias que permite o 
gerenciamento de documentos...
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PF/ESCRIVÃO – CESPE - 2009 
68 A microfilmagem é grande aliada 
da redução de espaço ocupado pelos 
documentos arquiví...
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MÓDULO 5 – Preservação Documental 
PRESERVAÇÃO 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquiv...
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AGENTES BIOLÓGICOS 
Os agentes biológicos de deterioração de acervos 
são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, ...
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encapsulação 
Processo de preservação no qual o documento é 
protegido entre folhas de poliéster transparente, 
cujas ...
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PF/ESCRIVÃO – CESPE – 2009 
73 A luz solar, o ar seco, a elevada 
umidade, o mofo, as grandes 
variações de temperatur...
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TRE/MA – CESPE - 2009 
83Quanto à preservação, à 
conservação e à restauração de 
documentos, assinale a opção 
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  1. 1. 1 ARQUIVOLOGIA Texto de Apoio Prof. Lino Madureira MÓDULO 1 – Conceitos, características e princípios relacionados a arquivos e documentos. ARQUIVOLOGIA Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) ARQUIVO Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2º) - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. - Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. - Instalações onde funcionam arquivos. - Móvel destinado à guarda de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) DOCUMENTO Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica) ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO - Arquivo Acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. (Marilena Leite Paes)
  2. 2. 2 - Biblioteca Conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. (Marilena Leite Paes) - Museu Instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. (Marilena Leite Paes) É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 1º) Questões de Provas AGU – CESPE - 2010 01 - O arquivo de um órgão é o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse órgão no exercício de suas atividades. Esse conjunto de documentos pode ser formado por qualquer espécie documental. PF/Escrivão – CESPE - 2009 02 - As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. PF/Escrivão – CESPE - 2009 03 - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição. MPU – CESPE - 2010 04 - Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Baseado em Schellenberg, sistematização retirada de Marilena Leite Paes) GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Audiovisual Cartográfico Documentos textuais Audiovisual Cartográfico ORIGEM BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais. - Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais. AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO - Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. - Os documentos existem em numerosos exemplares. - A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. - Os documentos não são objetos de coleção; provêm das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. - Os documentos são produzidos num único exemplar, ou limitado em número de cópias. - Há uma significação orgânica entre os documentos.
  3. 3. 3 MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades isoladas. - O julgamento não tem caráter irrevogável. - O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. - Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. - Os julgamentos são finais e irrevogáveis. - A documentação não raro existe em via única. MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO - Utiliza métodos predeterminados. - Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar. - Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. - Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO - Aplica-se a unidades documentais. - As séries (anuários, periódicos,...) são unidades isoladas para catalogação. - Aplica-se a conjuntos documentais. - As séries são consideradas unidades para fins de descrição. Questões de Provas AGU – CESPE - 2010 05 - Um documento arquivístico é confiável quando ele mantém relações com os demais documentos do órgão que refletem suas funções e atividades. TRE/BA – CESPE - 2009 06 - Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere aos métodos de classificação. TRE/MT – CESPE - 2009 07 - Assinale a opção correta a respeito de arquivo. A) Os documentos de arquivo são produzidos e recebidos com finalidades históricas, culturais e científicas. B) De acordo com o conceito de arquivo, uma coleção de manuscritos históricos colecionados por uma pessoa física não é considerada arquivo. C) O sentido ou significado do acervo documental não depende da relação que os documentos têm entre si. D) Os documentos são produzidos em exemplares múltiplos e inexiste uma significação orgânica entre esses documentos. E) O julgamento acerca da preservação dos documentos tem caráter revogável, envolvendo questões de conveniência. PF/Escrivão – CESPE – 2009 08 - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. MPU – CESPE - 2010 09 - Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas.
  4. 4. 4 FINALIDADES DO ARQUIVO 1º Servir à administração 2º Servir à história FUNÇÃO DO ARQUIVO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. - Guarda e conservação - Acessibilidade e pesquisa CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS - Públicos Federal Estadual Distrito Federal Municipal - Privados Institucionais Comerciais Pessoais (Lei 8.159) Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. O DIREITO A INFORMAÇÃO (Lei 8.159) Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Documentos cuja divulgação não prejudica a Administração. - Sigilosos Documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. (Decreto 4.553) Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer. Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. Prazos relacionados aos graus de sigilo: - Ultra-Secreto 30 Anos - Secreto 20 Anos - Confidencial 10 Anos - Reservado 5 Anos
  5. 5. 5 Conceitos importantes com relação ao sigilo (Decreto 4.553) Art. 4º II - CLASSIFICAÇÃO: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação; V - DESCLASSIFICAÇÃO: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou informações; XV - RECLASSIFICAÇÃO: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos; (Lei 8. 159) Art. 23 § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. Questões de Provas DPU – CESPE - 2010 10 - O procedimento de desclassificar documentos consiste em A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminação. B) possibilitar o empréstimo de documentos em âmbito interno. C) liberar à consulta os documentos de natureza especial. D) facultar o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos. E) proceder à alteração da classificação atribuída anteriormente, com base no plano de classificação da instituição. EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade – Corrente / Ativo Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. (Marilena Leite Paes). Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato, classificação e utilização. 2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. (Marilena Leite Paes). Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos, permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. 3ª Idade – Permanente / Inativo Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. (Marilena Leite Paes). Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos.
  6. 6. 6 CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO / ATUAÇÃO - Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes). - Gerais / Centrais São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. (Marilena Leite Paes). Questões de Provas DPU – CESPE – 2010 11 - Com relação aos procedimentos adotados nos arquivos permanentes, assinale a opção correta. A) É vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte papel. B) A pesquisa é facultada ao público externo. C) Os documentos existentes são passíveis de eliminação. D) Os documentos públicos posteriormente serão transferidos para o Arquivo Nacional. E) É comum o empréstimo de documentos, inclusive para órgãos externos. PF/Escrivão – CESPE – 2009 12 - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. MPU – CESPE - 2010 13 - Dada a importância da preservação dos documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor. CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS Arquivos Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle e conservação. (Marilena Leite Paes). - Documento Especial Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Arquivos Especializados Tem sob sua guarda documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem. (Marilena Leite Paes). CARACTERÍSTICAS Conforme suas características os documentos podem ser classificados de acordo com os seguintes elementos: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo. (Janice Gonçalves) SUPORTE Definição Exemplos Material sobre o qual as informações são registradas. - Acetato - Papel - Fita Magnética - Disco Óptico
  7. 7. 7 FORMATO Definição Exemplos Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. - Caderno - Diapositivo - Folha - Folhas avulsas - Mapa - Planta - Rolo de filme - Cartaz - Livro FORMA Definição Exemplos Estágio de preparação e de transmissão de documentos. - Original - Cópia - Rascunho/Minuta GÊNERO Definição Exemplos Configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. - Audiovisual - Sonoro - Iconográfico - Textual - Cartográfico - Micrográfico - Informático ESPÉCIE Definição Exemplos Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. - Boletim - Certidão - Declaração - Relatório - Contrato TIPO Definição Exemplos “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou” - Boletim de Ocorrência - Boletim Médico - Boletim Escolar - Contrato de Locação Questões de Provas AGU – CESPE - 2010 14 - Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico. AGU – CESPE - 2010 15 - Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias documentais. TRE/BA – CESPE - 2009 16 - Os ofícios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos permanentes. PF/Escrivão – CESPE - 2009 17 - Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais. PF/Escrivão – CESPE - 2009 18 - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. MPU – CESPE - 2010 19 - Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens estáticas, tais como ampliações fotográficas, slides, diapositivos e gravuras.
  8. 8. 8 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo Proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Organicidade Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Unicidade Os documentos são únicos em decorrência de sua gênese. Pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático. Ordem Original Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Questões de Provas TRE/BA – CESPE - 2009 20 - O estágio de evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o principal fundamento da arquivologia. TRE/MT – CESPE - 2009 21 - O princípio de respeito aos fundos ou princípio da proveniência é um dos pilares da arquivologia. Com relação a esse princípio, assinale a opção correta. A) A aplicação do princípio de respeito aos fundos separa o arquivo em três fases: a corrente, a intermediária e a permanente. B) Esse princípio designa um conjunto de operações que, a partir da avaliação de documentos, promove a guarda temporária ou permanente dos documentos. C) Esse princípio permite a elaboração de um instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. D) Esse princípio é um elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras ou combinação de números e letras, que permite a localização dos documentos. E) Esse princípio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos. PF/Escrivão – CESPE - 2009 22 - Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar. PF/Escrivão – CESPE - 2009 23 - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.
  9. 9. 9 GABARITO DAS QUESTÕES (Gabarito oficial da banca examinadora após recursos) 01 C 13 E 02 C 14 C 03 C 15 E 04 C 16 E 05 E 17 E 06 E 18 E 07 B 19 C 08 C 20 E 09 E 21 E 10 D 22 C 11 B 23 E 12 E BIBLIOGRAFIA CITADA BRASIL. Lei 8159. Brasil. Decreto 4.553 DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio n%20Term%20Arquiv.pdf>. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponível em: <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec ao_como_fazer/cf2.pdf>. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. ver. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p. MÓDULO 2 – Gestão documental; avaliação e temporalidade. GESTÃO DE DOCUMENTOS Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei 8.159, Art. 3º) Questões de Provas AGU – 2010 (CESPE) 24 O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente é denominado gestão de documentos. TRE-BA – 2009 (CESPE) 25 A gestão de documentos visa ao tratamento do documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de protocolo até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. MPU – 2010 (CESPE) 26 Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades. (Ieda Pimenta Bernardes).
  10. 10. 10 OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA GESTÃO DE DOCUMENTOS IEDA PIMENTA BERNARDES Marilena Leite Paes Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Produção Elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; sugerir a criação e a extinção de modelos e formulários; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e afins. Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local. Utilização Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação. Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. Destinação Análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando, quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados. Questões de Provas TRE-MT – 2009 (CESPE) 27 A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de A) produção e destinação. B) emulação e migração. C) conservação e restauração. D) eliminação e preservação. E) criação e aquisição. MPU – 2010 (CESPE) 28 Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. AGU – 2010 (CESPE) 29 A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos. MPU – 2010 (CESPE) 30 A destinação final dos documentos deve ser a eliminação, a guarda temporária no arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem. TRE-BA – 2009 (CESPE) 31 A fase de destinação de documentos, em um programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. (Ieda Pimenta Bernardes) OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE
  11. 11. 11 DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes) - Preservação Documental - Redução da massa documental - Liberação de espaço físico - Melhor conservação dos documentos de guarda permanente - Incremento à pesquisa - Agilidade na recuperação dos documentos e das informações - Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) - Eficiência administrativa VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Valores –(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Valor Administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Valor Fiscal Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. Valor Legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Valor Probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. Valor Informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório. Valor Intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos. Valor Permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO
  12. 12. 12 DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes) Prazo de Vigência Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. Prazo de Prescrição Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Prazo de Precaução Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Questões de Provas AGU – 2010 (CESPE) 32 O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final. AGU – 2010 (CESPE) 33 Uma das principais funções do arquivo intermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais movimentados. PF – ESCRIVÃO – 2009 (CESPE) 34 Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. PF – ESCRIVÃO – 2009 (CESPE) 35 A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente. TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. (Conarq – Res. 14) Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.). A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos, e devido as mudanças que eventualmente ocorrem na legislação e podem implicar em mudança nos prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes). * Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental em Anexo
  13. 13. 13 TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). RECOLHIMENTO Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. Questões de Provas AGU – 2010 (CESPE) 36 Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado. MPU – 2010 (CESPE) 37 Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas. DPU – 2010 (CESPE) 38 Assinale a opção correta a respeito dos procedimentos adotados para os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos. A) Os documentos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. B) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade, os documentos serão transferidos ao arquivo central. C) O empréstimo de documentos é facultado somente para o produtor do documento. D) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo permanente. E) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação. MPU – 2010 (CESPE) 39 A função do arquivo intermediário é possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequência, devem ser mantidos, por questões legais, fiscais, técnicas ou administrativas. TRE-BA – 2009 (CESPE) 40 Os documentos que não apresentam mais valor primário, mesmo que tenham valor secundário, podem ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma atividade desenvolvida pela organização. MPU – 2010 (CESPE) 41 O arquivo permanente é uma extensão do arquivo intermediário, tendo este último a única função de evitar a transferência prematura de documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente.
  14. 14. 14 PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes). - Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável. - Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. - Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades. - Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível da seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. - Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite. - Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico. - Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14) A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de: - arquivista ou responsável pela guarda da documentação; - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; - historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; - profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos; - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); - outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos procedimentos metodológicos ATIVIDADES DAS COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes). Comissão Central de Avaliação (Comissão Permanente de Avaliação) - Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão. - Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. - Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução). - Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. - Aprovar as amostragens. - Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.
  15. 15. 15 Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Grupos de Trabalho) - Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. - Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD. - Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume. - Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente. - Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário. - Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. - Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações. - Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata. Questões de Provas PF – ESCRIVÃO – 2009 (CESPE) 42 Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. MPU – 2010 (CESPE) 43 O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da tabela de temporalidade do documento. GABARITO DAS QUESTÕES (Gabarito oficial da banca examinadora após recursos) 24 C 34 E 25 C 35 E 26 C 36 E 27 A 37 C 28 C 38 A 29 C 39 C 30 E 40 E 31 C 41 E 32 E 42 C 33 C 43 C BIBLIOGRAFIA CITADA BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. Disponível em:<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c olecao_como_fazer/cf1.pdf>. BRASIL. Lei 8159. CONARQ – Resolução 14. Disponível Em:<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/resolucao_14.pdf>. DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion %20Term%20Arquiv.pdf>. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.
  16. 16. 16
  17. 17. 17 EXEMPLO DE UMA TABELA DE TEMPORALIDADE Área Folha Nº Responsável Data / / Tempo de arquivamento Item Documental e Destinação Final Corrente Intermediário Destinação Final Observações RECRUTAMENTO E SELEÇÃO - Constituição de bancas examinadoras; - Editais; - Exemplares únicos de provas; - Gabaritos; - Resultados - Recurso 6 Anos 5 Anos Guarda Permanente É opcional a seleção por amostragem das provas dos candidatos, segundo critérios estabelecidos pela Comissão Permanente de Avaliação. LICENÇAS - Acidente em serviço - afastamento do cônjuge/companheiro - Atividade política - Capacitação profissional - Gestante - Paternidade 5 Anos 47 Anos Eliminação
  18. 18. 18 MÓDULO 3 – Práticas arquivísticas: classificação, ordenação, protocolo. CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves) O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades detectadas. Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida em Cadastro de Funcionário e Benefícios RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionários Benefícios Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo com a necessidade. RECURSOS HUMANOS Cadastro de Funcionários documentos pessoais Benefícios alimentação saúde A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente, esse esquema é chamado de Plano de Classificação. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. QUADRO DE ARRANJO (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): · Simplicidade · Flexibilidade · Expansibilidade ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves) Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: · Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) · Data · Local de procedência · Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento.
  19. 19. 19 Questões de Provas ANAC – CESPE - 2009 44 O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. DPU – CESPE - 2010 45 O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de A) descarte. B) retenção. C) arquivamento. D) avaliação. E) classificação. MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO (Marilena Leite Paes) · ALFABÉTICO · GEOGRÁFICO · NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico · IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Existem dois tipos de ordenação alfabética. Letra por Letra Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Palavra por Palavra Considera a palavra como elemento de ordenação. Letra por Letra Palavra por Palavra Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro * As partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, dos, e,...) MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o Nome. Regras de Alfabetação 1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Alfabetado Paulino Macedo Pedro Paulo Silveira José Antunes Andrade Andrade, José Antunes Macedo, Paulino Silveira, Pedro Paulo
  20. 20. 20 2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. Alfabetado João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes Antunes, Aníbal Antunes, João Antunes, Paulo 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Alfabetado Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos Montes Claros, Marcelo Costa Villa-Lobos, Heitor 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. Alfabetado Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento Santa Cruz, Jorge Santo Antonio, Waldemar São Bento, Luis Carlos da Silva 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. Alfabetado Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto Almeida Filho, Wilson de Brito Neto, Antonio de Oliveira Sobrinho, Oscar de Pádua Júnior, Sebastião de 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Alfabetado Prof. José Cláudio de Souza Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.) Souza, José Cláudio de (Prof.) 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. Alfabetado Mario Vargas Llosa Carlos del Prado Morales Prado Morales, Carlos del Vargas Llosa, Mario 8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão Alfabetado Tsutomu Kato Tadashi Osanai Ikutaro Kakehashi Ikutaro Kakehashi Tadashi Osanai Tsutomu Kato 9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. Alfabetado EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. A Colegial Ltda. Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. Alfabetado II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto)
  21. 21. 21 MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Existem 3 (três) formas de arquivamento 1ª FORMA: ESTADO – CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Ex: Pernambuco Rio Grande do Norte Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Ex: PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Brejinho Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Brejinho Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró 2ª FORMA: CIDADE – ESTADO Os documentos são agrupados por Cidade Ex: Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Ex: Brejinho – Pernambuco Brejinho – Rio Grande do Norte Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco 3ª FORMA: PAÍS – CIDADE Os documentos são agrupados por País Ex: França Portugal Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL Ex: FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal – Porto
  22. 22. 22 MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. Pastas – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021 MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. Sendo o primeiro par da direita denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e grupo terciário. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário, 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). Ex: 56212 05-62-12 Ex: Numérico Simples Dígito Terminal 56212 86212 94217 218703 672789 972689 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89
  23. 23. 23 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. No momento da ordenação, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas. INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA DIA MÊS ANO 1 Janeiro / jan. /01 ... 2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO 3 Março / mar. / 03 1940 4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência 5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS ... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação ... Julho / jul / 07 1966 ⇒ ... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA ... Setembro / set. / 09 ... 29 Outubro / out. /10 1999 30 Novembro / nov. / 11 2000 31 Dezembro / dez. / 12 2001 ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE ENTRADA NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA TESTE DE ADMISSÃO ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral. EX: CONTABILIDADE Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de entrada nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. O método permite a criação ilimitada de classes, o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. · Para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 · Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2
  24. 24. 24 · Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 NOTAS FISCAIS 1-2 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 Para a utilização do método duplex é fundamental utilizar um plano de classificação (que contém toda estrutura numérica utilizada) + índice (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 1-2-2 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água Conta de Luz CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Nota Fiscal de Entrada Nota Fiscal de Saída NOTAS FISCAIS 1-1-1 1-1-2 1 1-1 1-2-1 1-2-2 1-2 ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. 0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos, podendo ou não ter uma parte decimal. 100 110 111 111.1 Após o ponto podem existir quantos números forem necessários. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a técnica e não o sistema de classificação. 100 CONTABILIDADE 110 CONTAS DE CONSUMO 111 Conta de Água 112 Conta de Luz 113 Conta de Telefone 113.1 Fixo 113.2 Celular 113.21 Tim 113.211 Pré Pago 113.212 Pós Pago 113.22 Oi 113.23 Claro 120 NOTAS FISCAIS 121 Nota Fiscal de Entrada 122 Nota Fiscal de Saída 200 PESSOAL A desvantagem é que para cada nível temos um número de subdivisões limitado (0-9).
  25. 25. 25 Questões de Provas ANAC – CESPE - 2009 46 A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. ANAC – CESPE - 2009 47 Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. ANAC – CESPE - 2009 48 A ordenação geográfica, que é típica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. ANATEL – CESPE - 2008 49 A divisão da documentação em classes, conforme os temas, caracteriza o método de arquivamento dígito-terminal. ANTAQ – CESPE - 2008 50 O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52- 63-19. ANTAQ – CESPE - 2008 51 Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos. DPU – CESPE - 2010 52 Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se A) por assunto. B) onomástico. C) geográfico. D) ideográfico. E) alfabético. MCT – CESPE - 2008 53 Na alfabetação de nomes espanhóis, o registro é feito pelo prenome. ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Arranjo Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Notação Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a código de referência. Guia Fora Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. INSTRUMENTOS DE PESQUISA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Guia Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Catálogo Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.
  26. 26. 26 Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos. INSTRUMENTOS DE PESQUISA AUXILIAR (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Índice Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. Tabela de Equivalência Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes. PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente a) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) b) Serviço encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Também referido como unidade protocolizadora (Conarq – Res. 14) c) Marilena Leite Paes considera as seguintes atividades de protocolo: Recebimento e Classificação; Registro e Movimentação. A) B) C) Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos. Recebimento; Registro; Classificação; Distribuição; Controle da tramitação e expedição de documentos; Autuação. Recebimento; Registro; Classificação; Movimentação.
  27. 27. 27 ROTINAS DE PROTOCOLO (Marilena Leite Paes) Recebimento e Classificação · Receber a correspondência; · Separar a correspondência oficial da particular; · Distribuir a correspondência particular; · Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da correspondência de caráter sigiloso; · Encaminha a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; · Abrir a correspondência ostensiva; · Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes; · Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada; · Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotado, se for o caso; · Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; · Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; · Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; · Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. Registro e Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. Faz o registro do documento anotando dados de identificação, e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. · Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo; data de entrada; procedência, espécie, número e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição; · Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso; · Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, arquivando-as em seguida; · Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica; · Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos; anotar nas respectivas fichas o novo destino; · Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente. Autuação – Formação de Processos Expedição – Controle de Documentos Emitidos
  28. 28. 28 Questões de Provas ANATEL – CESPE - 2008 54 O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. MCT – CESPE - 2008 55 Após o cadastramento do processo e(ou) documento, deve ser feito um controle das movimentações, conhecidas como tramitação, visando a sua localização física e a prestação de informações às partes interessadas. MI – CESPE - 2009 56 O recebimento, o registro, a movimentação e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade do setor de protocolo. MI – CESPE - 2009 57 A autuação mencionada na situação descrita é o termo que caracteriza a abertura do processo. MI – CESPE - 2009 58 O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. MMA – CESPE - 2009 59 A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. MS – CESPE - 2008 60 O recebimento e a expedição dos documentos em um órgão público são tarefas realizadas pelo protocolo. MTE – CESPE - 2008 61 A entrada de um documento em um ministério, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro é realizado com o objetivo de se extrair informações específicas de acesso (data, número do documento, destinatário, origem, assunto etc.) do documento para seu controle. DPU – CESPE - 2010 62 As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de A) classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. B) recebimento, classificação, registro e movimentação de documentos. C) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos. D) ordenação, classificação e avaliação de documentos. E) registro de processos, classificação e avaliação de documentos. PF/ESCRIVÃO CESPE - 2009 63 O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
  29. 29. 29 DPU –CESPE - 2010 64 A finalidade da adoção da guia-fora nos arquivos consiste em A) possibilitar a identificação dos documentos arquivados equivocadamente. B) indicar os documentos que foram retirados do arquivo. C) facilitar o rearquivamento dos documentos. D) registrar os descartes efetuados no acervo arquivístico. E) indicar os documentos que estão destinados a restauração. GABARITO DAS QUESTÕES (Gabarito oficial da banca examinadora após recursos) 44 C 55 C 45 E 56 C 46 E 57 C 47 C 58 C 48 E 59 C 49 E 60 C 50 E 61 C 51 C 62 B 52 C 63 C 53 E 64 C 54 C BIBLIOGRAFIA CITADA BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 89 p. Disponível em:http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_c olecao_como_fazer/cf1.pdf. CONARQ – Resolução 14. Disponível Em:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/ Media/resolucao_14.pdf. DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicio n%20Term%20Arquiv.pdf. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. Disponível em: http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colec ao_como_fazer/cf2.pdf. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.
  30. 30. 30 MÓDULO 4 – Tecnologias aplicadas à gestão documental (GED e Microfilmagem). MICROFILMAGEM “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 1.799 de 30/01/1996). Lei 5.433 de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei 5.433/68. Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 Secretaria Nacional de Justiça - dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos. Vantagens da Microfilmagem Integridade das informações. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. Segurança: Duas vias de microfilme, original e cópia, proporcionando à Microfilmagem total segurança. Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de índices em banco de dados, busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Redução do espaço ocupado: até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas. MICROFORMAS Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo microimagens. Principais Bitolas 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos, Plantas) 105 mm (Micropublicações, Microfichas) PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica, a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. Apresenta o menor custo por imagem filmada. Proporciona perfeita integridade de arquivo. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens, servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. As larguras mais usadas são 16mm para documentação administrativa e os de 35mm para arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc.
  31. 31. 31 Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial, transparentes e muito finas, unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando canais, que permanecem abertos nas extremidades, por onde serão inseridas as tiras de microfilme. As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma jaqueta é 105mm x 148mm. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo, a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação, possível por meio de vários recursos como a datilografia, cores, ranhuras etc. Microficha A microficha nada mais é que uma folha de filme, normalmente da largura superior a 70mm. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes, entre elas as mais comuns são: - Duplicando uma jaqueta - Montando tiras de filmes - Utilizando uma câmara planetária tipo “Step Repeat” - Utilizando uma câmara C.O.M. EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem.
  32. 32. 32 Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados, possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. Na microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. Processadoras Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis. Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas. Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas, os leitores simples se restringem apenas a consulta. Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples, os leitores copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a imagem. Scanner de Microfilme Utilizado para digitalizar diretamente da película com alta capacidade de produção
  33. 33. 33 GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos digitalizados. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel, mirofilme,...) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos. 13.000 páginas A4 digitalizadas cabem em 1 CD-ROM. (700 MB). Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e acessibilidade pode ser restringida através de senhas. Workflow Ferramenta para armazenamento, recuperação e tramitação de Documentos, o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. Com os documentos convertidos para imagens, era preciso uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes. Vantagens: - Incremento ao Tramite - Informação “just in time”. Questões de Provas AGU – CESPE - 2010 65 O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço. AGU – CESPE - 2010 66 O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, até, ser apresentado em juízo. TRE/MT – CESPE - 2009 67 Assinale a opção correta com relação à microfilmagem e ao uso das novas tecnologias. A) A microfilmagem permite a redução do espaço físico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do microfilme como prova legal. B) A migração de suportes é uma técnica importante para combater a rápida obsolescência dos software e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais. C) A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal. D) A opção pelo uso da microfilmagem deve embasar-se apenas no exame dos custos ou da economia decorrentes de seu emprego. E) A microfilmagem, por limitações técnicas, é restrita aos documentos em suporte papel.
  34. 34. 34 PF/ESCRIVÃO – CESPE - 2009 68 A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. MPU – CESPE - 2010 69 Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados. MPU – CESPE - 2010 70 O problema relacionado à obsolescência dos equipamentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de documentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminação.. TRE-GO – CESPE - 2008 71 Com relação à alteração do suporte da informação em arquivos, assinale a opção correta. A) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia. B) Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica. C) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção. D) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo. GABARITO DAS QUESTÕES (Gabarito oficial da banca examinadora após recursos) 65 C 66 E 67 B 68 C 69 E 70 E 71 B BIBLIOGRAFIA CITADA AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BRASIL. Lei 5.433 de 08 de maio de 1968. BRASIL. Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996. DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo: CENADEM.
  35. 35. 35
  36. 36. 36 MÓDULO 5 – Preservação Documental PRESERVAÇÃO Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. CONSERVAÇÃO Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Promoção da preservação e da restauração dos documentos. RESTAURAÇÃO Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é, tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja, com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. O controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve ser mantido, pois, a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias, bem como garante características propícias para infestação por animais. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. É importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa circulação do ar. Radiação da Luz O Controle da luminosidade é um elemento que contribui para a preservação dos documentos. A incidência luz natural ou artificial sobre os documentos causa danos de forma irreversível, modificando cores, escurecendo, e ressecando o papel. Qualidade do Ar É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos, os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos, e as partículas sólidas que se encontram em suspensão.
  37. 37. 37 AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene. INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. Vandalismo Ataques a arquivos, e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o mobiliário e invólucros com padrão arquivístico. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes, pastas, caixas) também são importantes para garantir a integridade documental, visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros, danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda. PROCEDIMENTOS TÉCNICOS (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) Acondicionamento Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. climatização Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos. controle ambiental Conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água. desacidificação Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação. desinfecção Processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos. desinfestação Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. desumidificação Redução da umidade relativa do ar em áreas determinadas, por meio de processos mecânicos ou químicos.
  38. 38. 38 encapsulação Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas. fumigação Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos. higienização Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. laminação Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, fixadas por adesivo natural, semi-sintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas. planificação Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados. reencolagem Encolagem que visa restituir ao papel a substância adesiva original perdida. secagem a vácuo Tratamento de documentos molhados mediante gradual retirada de ar e elevação de temperatura. secagem por congelamento Tratamento de documentos molhados por congelamento e subseqüente secagem mediante vácuo e gradual elevação de temperatura. Também chamado liofilização ou secagem a frio. umidificação Procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados numa atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade pela absorção gradual do vapor d'água. velatura Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha. Questões de Provas TRE-MT – CESPE – 2009 72 A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Com referência à conservação e restauração de documentos de arquivo, assinale a opção correta. A) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel. B) A temperatura ideal para conservação dos documentos em um depósito de arquivo deve ser superior a 24o C. C) O alisamento é um método eficiente de combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel. D) A limpeza dos documentos em papel, fase posterior à fumigação, pode ser feita em mesas higienizadoras ou com um pano macio, uma escova ou um aspirador. E) A desinfestação consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, aumentando, assim, a resistência das fibras do papel.
  39. 39. 39 PF/ESCRIVÃO – CESPE – 2009 73 A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos. MPU – CESPE - 2010 74 O alisamento é uma das operações de restauração de documentos mais utilizadas em países tropicais. ANAC – CESPE - 2009 75 O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel. ANAC – CESPE - 2009 76 A higienização mecânica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em papel. ANAC – CESPE - 2009 77 O processo químico mais efetivo para a desinfestação e desinfecção de materiais arquivísticos é a emulação. MS – CESPE - 2008 78 A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos. MS – CESPE - 2008 79 A higienização de documentos é um procedimento em que documentos quebradiços e ressecados são colocados em uma atmosfera úmida para readquirirem flexibilidade. MS – CESPE - 2008 80 A higienização e o acondicionamento são ações de conservação dos documentos. MS – CESPE - 2008 81 O ar seco e a umidade são fatores de enfraquecimento do papel. TRE/GO – CESPE - 2008 82 A respeito da preservação da integridade dos documentos, assinale a opção correta. A) Preservação é o nome dado ao processo de exposição de uma peça documental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais a vácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando na polimerização do documento. B) Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros. C) A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com pano umidecido em uma mistura de água, solventes, cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem ser limpas com a mesma mistura. D) A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o risco de incêndio.
  40. 40. 40 TRE/MA – CESPE - 2009 83Quanto à preservação, à conservação e à restauração de documentos, assinale a opção correta. A) A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos. B) A higienização dos documentos consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina. C) O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação. D) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda. E) A luz do dia e a umidade são prejudiciais à conservação do acervo documental. TRE/MG – CESPE - 2008 84 A respeito da preservação, conservação e restauração de documentos, assinale a opção correta. A) Todos os documentos transferidos ao arquivo intermediário devem ser higienizados e restaurados. B) A laminação é uma das técnicas de higienização mais utilizada na conservação de documentos. C) A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel. D) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração. E) A luz solar é menos nociva que a luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de arquivo. GABARITO DAS QUESTÕES (Gabarito oficial da banca examinadora após recursos) 72 D 73 C 74 E 75 C 76 C 77 E 78 E 79 E 80 C 81 C 82 B 83 E 84 D BIBLIOGRAFIA CITADA CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado, 2000. 70 p. DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. amp. Rio de Janeiro. FGV, 2004. 228 p.

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