O documento discute conceitos fundamentais da Arquivística como documento, arquivo, princípios arquivísticos e atividades de arranjo e descrição em arquivos permanentes. A aula também aborda definições de arquivo, documento e outros termos-chave da área.

1. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
GESTÃO
DE
DOCUMENTOS
DE
ARQUIVO
Aula
1
–
Descrição
Arquivís0ca
Revisando
Conceitos
de
arquivologia:
o
documento,
o
arquivo,
os
princípios
arquivís0cos.
Teoria
das
três
idades.
Principais
a0vidades
no
arquivo
permanente
(arranjo
e
descrição).
Prof.
Charlley
Luz

2. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
O
que
é
um
Documento?

3. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Documento
arquivísBco
informação
registrada,
independente
da
forma
ou
do
suporte,
produzida
ou
recebida
no
decorrer
das
a0vidades
de
uma
ins0tuição
ou
pessoa,
dotada
de
organicidade,
que
possui
elementos
consBtuBvos
suficientes
para
servir
de
prova
dessas
aBvidades.
Documento:
É
toda
informação
registrada
em
um
suporte
material,
susceMvel
de
consulta,
estudo
prova
e
pesquisa,
pois
comprova
fatos,
fenômenos,
formas
de
vida
e
pensamentos
do
homem
numa
determinada
época
ou
lugar.
Conceitos
Gerais
CONARQ
WIKIPEDIA

4. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
O
que
é
um
Arquivo?

5. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
arquivo
1
Conjunto
de
documentos
produzidos
e
acumulados
por
uma
en0dade
cole0va,
pública
ou
privada,
pessoa
ou
família,
no
desempenho
de
suas
a0vidades,
independentemente
da
natureza
do
suporte.
Ver
também
fundo.
2
Ins0tuição
ou
serviço
que
tem
por
finalidade
a
custódia,
o
processamento
técnico,
a
conservação
e
o
acesso(1)
a
documentos.
3
Instalações
onde
funcionam
arquivos(2).
4
Móvel
des0nado
à
guarda
de
documentos.
Cuidado:
É
um
termo
polissêmico
Fonte:
DICIONÁRIO
BRASILEIRO
DE
TERMINOLOGIA
ARQUIVÍSTICA

6. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
•
ARQUIVO:
•
Os
documentos
de
qualquer
ins0tuição
pública
ou
privada,
considerados
de
valor,
merecendo
preservação
permanente
para
fins
de
referência
e
pesquisa,
tendo
sido
depositado
ou
selecionado
para
depósito
num
arquivo
de
custódia
permanente.
(SCHELLENBERG,
2004);
•
conjunto
de
documentos
produzidos
e
recebidos
por
órgãos
públicos,
ins0tuições
de
caráter
públicas,
e
en0dades
privadas,
em
decorrência
do
exercício
de
a0vidades
específicas,
bem
como
por
pessoa
nsica,
qualquer
que
seja
o
suporte
da
informação
ou
a
natureza
dos
documentos.
(LEI
8.159/91)
Conceitos
Gerais
ACERVO
Documentos
de
uma
en0dade
produtora
ou
de
uma
en0dade
custodiadora.
?

7. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
• ARRANJO
ordenação
estrutural
ou
funcional
dos
documentos
em
fundos,
séries,
subséries,
itens
documentais
(arquivo
permanente);
• ORDENAÇÃO:
distribuição
dos
documentos
numa
seqüência
alfabé0ca,
numérica
ou
alfanumérica,
de
acordo
com
o
método
de
arquivamento
adotado
(arquivos
correntes).
• NOTAÇÃO:
elemento
de
iden0ficação
das
unidades
de
arquivamento,
composto
por
letras,
números
ou
combinação,
permi0ndo
sua
localização.
• DESCRIÇÃO:
processo
que
sinte0za
elementos
em
conteúdos
textuais
para
uso
nos
instrumentos
de
pesquisa
que
se
pode
produzir
(guias,
inventários,
catálogos).
Conceitos
Gerais

8. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
• ITEM
DOCUMENTAL:
menor
unidade
arquivís0ca
materialmente
indivisível.
• FUNDO:
principal
unidade
de
arranjo
estrutural,
de
documentos
provenientes
de
uma
mesma
fonte
geradora,
ou
funcional,
de
documentos
de
mais
de
uma
fonte
geradora,
reunidos
pela
semelhança
das
a0vidades.
• UNIDADE
DE
ARQUIVAMENTO:
menor
conjunto
de
documentos
reunidos
de
acordo
com
o
arranjo
estabelecido.
Ex:
Pastas,
Maços;
• DOSSIÊ:
unidade
de
arquivamento,
formada
por
documentos
diversos,
per0nentes
a
um
assunto
ou
pessoa.
Conceitos
Gerais

9. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Processos
Entrada: materiais,
serviços e
informações
Saída: materiais,
serviços e
informações
Agregação de valor
Atividade
fim
Atividade
meio
O
caráter
orgânico
do
Arquivo

10. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
O
caráter
dinâmico
do
Arquivo
Documentos
e
informações
administraBvas
Decisão
Ação
Geração
de
novo(s)
documento(s)
e
informações
administraBvas

11. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
11
• Os
princípios
arquivís0cos
cons0tuem
o
marco
principal
da
diferença
entre
a
arquivís0ca
e
as
outras
ciências
documentárias.
São
eles:
– Princípio
da
Proveniência
– Princípio
da
Organicidade
– Princípio
da
Unicidade
– Princípio
da
Indivisibilidade
ou
integridade
– Princípio
da
Cumula0vidade
Princípios
Arquivís0cos

12. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
12
Arquivos
originários
de
uma
insBtuição
ou
de
uma
pessoa
devem
manter
a
respec0va
individualidade,
dentro
de
seu
contexto
orgânico
de
produção,
não
devendo
ser
mesclados
a
outros
de
origem
dis0nta.
Princípio
da
Proveniência:
Aplicação:
Auten0cidade
é
a
manutenção
da
integridade
do
fundo
de
arquivo.
Desde
que
se
entenda
que
a
Imparcialidade
diz
respeito
à
verdade
administra,va
dos
documentos,
ou
seja,
ao
fato
de
os
documentos
cons0tuírem-­‐se
num
reflexo
fiel
das
aBvidades
desenvolvidas,
vê-­‐se
que
a
Auten0cidade
depende
da
manutenção
dessa
Imparcialidade.

13. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
13
As
relações
administraBvas
orgânicas
se
refletem
nos
conjuntos
documentais.
A
organicidade
é
a
qualidade
segundo
a
qual
os
arquivos
espelham
a
estrutura,
funções
e
aBvidades
da
en0dade
produtora
/
acumuladora
em
suas
relações
internas
e
externas.
Princípio
da
Organicidade:
Aplicação:
A
Organicidade
do
arquivo
realiza-­‐se
através
da
acumulação
dos
documentos.
A
acumulação,
com
base
em
um
Plano
de
Classificação,
de
modo
correspondente
ao
fluxo
do
desenvolvimento
das
ações,
apresenta
as
relações
existentes
entre
as
funções/aBvidades
/tarefas.
Essa
acumulação
faz
com
que
o
arquivo
reflita,
no
seu
todo,
a
missão
realizada.

14. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
14
Princípio
da
Unicidade:
Unicidade
-­‐
“não
obstante
forma,
gênero,
0po
ou
suporte,
os
documentos
de
arquivo
conservam
seu
caráter
único,
em
função
do
contexto
em
que
foram
produzidos”.
(BELLOTTO,
2002,
p.
21).
Ou
seja,
documentos
duplicados
não
são
necessariamente
o
mesmo.
Aplicação:
UNICIDADE
DO
DOCUMENTO
·∙
o
documento
produzido
em
mais
de
uma
via
ou
cópia
terá
apenas
uma
delas
preservadas.
UNICIDADE
DA
INFORMAÇÃO
·∙
a
mesma
informação
con0da
em
mais
de
uma
espécie
documental
determina
a
preservação
de
um
único
exemplar,
observada
a
integralidade
da
informação
e
do
suporte.

15. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
15
Os
fundos
de
arquivo
devem
ser
preservados
sem
dispersão,
mu0lação,
alienação,
destruição
não
autorizada
ou
adição
indevida.
Princípio
da
Indivisibilidade
ou
integridade:
Aplicação:
A
imparcialidade
dos
documentos
refere-­‐se
à
capacidade
dos
documentos
de
refleBrem
fielmente
as
ações
do
seu
produtor.
Destaca-­‐se
a
verdade
administra0va
do
documento
e
não
a
verdade
do
seu
conteúdo.
O
mo0vo
da
criação
de
um
documento,
independentemente
do
seu
conteúdo
ser
ou
não,
suponhamos,
uma
fraude,
seria
legíBmo
no
que
se
refere
à
sua
relação
com
as
aBvidades
da
enBdade
que
o
criou.

16. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
16
Princípio
da
cumula0vidade:
O
arquivo
é
uma
formação
progressiva,
natural
e
orgânica
Os
itens
documentais
de
um
arquivo
não
são
escolhidos
previamente
para
serem
acumulados,
eles
se
acumulam
à
medida
que
são
produzidos.
Mas
uma
boa
Cumula0vidade
se
realiza
quando
os
documentos
são
organizados
de
acordo
com
o
desenvolvimento
das
ações;

17. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
O
Conselho
Internacional
de
Arquivos,
ao
editar
a
norma
para
descrição
de
arquivos
-­‐
ISAD(G),
indica
procedimentos
baseados
nos
princípios
arquivís,cos
sem
determinar
uma
estrutura
fixa
de
organização
ou
estabelecer
códigos
e
Ftulos.
Cada
arquivo
merecerá
sempre
uma
análise,
planejamento
e
tratamento
próprios
à
sua
conformação.
Cada
arquivo
é
único

18. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Caracterís0cas
próprias
dos
arquivos
Os
princípios
arquivís0cos
estabelecem
três
caracterísBcas
intrínsecas
ao
arquivo
que
podem
ser
assim
designadas:
•
a
singularidade
do
produtor
do
arquivo,
•
a
filiação
dos
documentos
às
ações
que
promovem
a
missão
definida
e
•
a
dependência
dos
documentos
dos
seus
pares.

19. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
19
A
teoria
das
três
idades
corresponde
à
sistema0zação
do
ciclo
vital
dos
documentos
de
arquivo.
É
uma
denominação
que
corresponde
ao
uso
dos
documentos.
• Arquivos
Correntes
• Arquivos
Intermediários
• Arquivos
Permanentes
Teoria
das
Três
Idades

20. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Ciclo
de
Vida
das
Informações
ArquivísBcas
1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade
Arquivos
correntes
Arquivos de
gestão
Arquivos vivos
Arquivos ativos
Arquivos
intermediários
Arquivos semi-ativos
Pré-arquivo
Arquivos
permanentes
Arquivos inativos
Arquivos definitivos
Arquivos históricos

21. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1

22. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Arquivo Corrente Arquivo
Intermediário
Arquivo Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Acesso Restrito aos
acumuladores
Restrito aos
acumuladores ou com
autorização
Aberto
Conservação Física Centralizada ou
Descentralizada
Centralizada Centralizada
Justificativa de
conservação
Apoio às atividades
cotidianas
Razões administrativas,
legais ou fiscais
Pesquisa, administrativa
Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total
acumulado
Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de
trabalho
Instituição arquivística
Processamento
Técnico
Classificação,
temporalidade
Temporalidade Arranjo, descrição

23. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
A criação ou recepção
dos documentos
Proveniência interna Proveniência externa
Arquivos
Correntes Possibilidade de
uso alta
Conservação
nos setores
Avaliação e Eliminação
Arquivo
Intermediário Possibilidade de
uso decrescente
Depósito
centralizado
Eliminação e Arranjo
transferência
Recolhimento
Arquivo
Permanente Valor
Secundário
Depósito
Centralizado 5 a 10%
O ciclo de vida dos documentos e os arquivos
.
Orgânico

24. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Não
apóia
mais
as
a0vidades
co0dianas;
Término
de
uma
a0vidade
(projeto,
convênio
etc.);
Exclusão
da
atribuição;
Prescrição
da
ação.
Fonte:
CGU

25. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
25
Arquivos
Permanentes
Arquivos
Permanentes
são
o
conjunto
de
documentos
custodiados
em
caráter
defini0vo,
em
função
do
seu
valor
secundário.
Valor
Secundário:
refere-­‐se
à
possibilidade
de
uso
dos
documentos
para
fins
diferentes
daqueles
para
os
quais
foram
originariamente
criados.
O
documento
passa
a
ser
considerado
fonte
de
pesquisa
e
informação
para
terceiros
e
para
a
própria
administração.

26. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
26
Arranjo
Arranjo:
a
operação
resume-­‐se
na
reordenação
dos
conjuntos
documentais
remanescentes
das
eliminações
ditadas
pela
Tabela
de
Temporalidade
(TTD),
obedecendo
a
critérios
que
respeitam
o
caráter
orgânico
dos
conjuntos
documentais.

27. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Entende-­‐se
por
arranjo
a
seqüência
de
operações
intelectuais
e
csicas
que
visam
à
organização
dos
documentos
de
um
arquivo
ou
coleção,
u0lizando-­‐se
diferentes
métodos,
de
acordo
com
um
plano
ou
quadro
previamente
estabelecido
(ARQUIVO
NACIONAL,
2005).
-­‐
as
operações
intelectuais
compreendem
a
análise
dos
documentos
quanto
a
sua
origem
funcional,
forma
e
conteúdo;
-­‐
as
operações
csicas
referem-­‐se
ao
acondicionamento
dos
suportes
documentais
em
locais
apropriados
e
à
idenBficação
dos
mesmos
para
definir
sua
disposição.
O
estudo
das
funções,
das
a0vidades
e
da
estrutura
da
organização
produzirá
um
esquema
chamado
Quadro
de
Arranjo
para
a0vidades
intelectuais
e
nsicas
de
arranjo.
Arranjo

28. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
28
Hierarquia
da
a0vidade
de
arranjo
Fundo
Seção
Subseção
Série
Subséries

29. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Sub-série2.3
Documento/
Processo
Documento subordinado /
Ato informacional
Sub-série2
Série3
Documento/
Processo
Seção2
Sub-série1
Série2
Documento/
Processo
Sub-série2.2
Sub-série2.1
Série1
Fundo
Seção1 Seção3

30. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1

31. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
31
É
o
que
vamos
ver
a
parBr
de
hoje
Descrição:
Conjunto
de
procedimentos
que,
a
par0r
de
elementos
formais
e
de
conteúdo,
permitem
a
iden0ficação
de
documentos
e
a
elaboração
de
instrumentos
de
pesquisa.
DTA

32. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Manual
de
Trabalho
Em
Arquivos
Escolares

33. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Manual
de
Trabalho
Em
Arquivos
Escolares

34. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
• Tipo
documental
é
a
configuração
que
assume
a
espécie
documental
de
acordo
com
a
a0vidade
que
ela
representa
(CAMARGO
&
BELLOTTO,
1996).
Nessa
definição
é
possível
discernir
que
o
0po
documental,
correspondendo
a
uma
a0vidade
administra0va,
tende
a
caracterizar
cole0vidades;
sua
denominação
será
sempre
correspondente
à
espécie
anexada
à
a0vidade
concernente
e
vale
como
conjunto
documental
representa0vo
da
a0vidade
que
caracteriza.
• O
0po
documental
pode
ser
iden0ficado
como
o
“atributo
de
um
documento
que,
originado
na
a0vidade
administra0va
a
que
serve,
manifesta-­‐se
em
uma
diagramação,
formato
e
conteúdo
dis0n0vos
e
serve
de
elemento
para
classificá-­‐lo,
descrevê-­‐lo
e
determinar-­‐lhe
a
categoria
diplomá0ca”
(VÁZQUEZ,
1987).
• A
espécie
torna-­‐se
0po
quando
justamente
lhe
agregamos
a
sua
gênese,
a
a0vidade/função/razão
funcional
que
lhe
gera
a
aplicação
de
uma
ac0o
em
uma
conscrip0o
(a
espécie),
como
veremos
adiante.
h•p://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20diploma0ca%20e%20analise%200pologica.pdf

35. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
Os
estudos
de
iden0ficação
de
0pologia
documental
se
fundamentam
no
método
proposto
pela
Diplomá0ca,
que
em
sua
perspec0va
contemporânea
tem
a
análise
conduzida
à
gênese
do
documento
de
arquivo.
Bello•o
(2006,
p.
52)
aponta
que
“a
0pologia
documental
é
a
ampliação
da
Diplomá0ca
na
direção
da
gênese
documental
e
de
sua
contextualização”.
IDENTIFICAÇÃO
DE
TIPOLOGIAS
DOCUMENTAIS
COMO
PARÂMETRO
PARA
AVALIAÇÃO
DE
DOCUMENTOS
CONTÁBEIS.
ALMEIDA1,
Rafaela
Augusta
de;
RODRIGUES2,
Ana
Célia.

36. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
1)
documentos
consBtuBvos:
cartas-­‐patente,
estatutos
da
cons0tuição,
cer0ficados
da
cons0tuição,
declaração
de
matrícula,
regulamentos
gerais,
contrato
social,
livro
da
companhia
e
seus
registros;
2)
documentos
de
reunião:
aviso
de
convocação,
ordem
do
dia/pauta,
ata,
resolução
e
documentos
circunstanciais
a0nentes
aos
assuntos
discu0dos
na
reunião;
3)
documentos
de
direção:
plano
de
negócios,
plano
estratégico,
polí0cas,
dire0va,
organograma
e
relatório
anual;
4)
documentos
de
recursos
humanos
e
relações
de
trabalho:
descrição
do
cargo,
manual
de
serviço,
perfil
de
exigências
do
cargo,
oferta
de
emprego,
avaliação
de
rendimento,
contrato
de
trabalho
individual,
cer0ficado
de
trabalho,
atestado,
convenção
e
livro
de
ingresso;
5)
documentos
de
comunicação:
carta/oncio,
press-­‐release/
comunicado
à
imprensa,
memorando/nota,
relatório,
jornal
interno,
folhetos
publicitários/filipetas,
plano
de
comunicação,
plano
de
marke0ng,
estudo
de
mercado
e
livro
de
ouro;
6)
documentos
contábeis
e
financeiros:
requisição
de
mercadoria,
especificação
da
mercadoria/nota
fiscal,
conhecimento,
fatura,
cheque/letra
de
câmbio,
extrato
bancário,
diário,
balanço,
balancete,
plano
contábil,
orçamento,
subvenção
e
declaração
fiscal;
7)
documentos
jurídicos:
no0ficação,
cer0ficado
de
invenção,
cer0ficado
de
direito
de
autor,
cer0ficado
de
marca
de
comércio,
cer0ficado
de
desenho
industrial,
contrato
de
empresa
ou
de
serviços,
contrato
de
seguro,
contrato
de
aluguel,
contrato
de
venda,
contrato
de
emprés0mo
de
dinheiro,
hipoteca
e
outros
contratos
de
seguridade,
cer0ficado
de
ação,
procuração,
cer0ficado
de
acionista,
cer0ficado
de
autorização
etc.
GAGNON-­‐ARGUIN,
Louise.
Typologie
des
documents
des
organisa0ons:
de
la
créa0on
à
la
conserva0on.
Québec:
Presses
Universitaires
de
l’Université
de
Québec,
1998.
categorias
documentais

37. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
IDENTIFICAÇÃO
DE
TIPOLOGIAS
DOCUMENTAIS
COMO
PARÂMETRO
PARA
AVALIAÇÃO
DE
DOCUMENTOS
CONTÁBEIS.
ALMEIDA1,
Rafaela
Augusta
de;
RODRIGUES2,
Ana
Célia.

38. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
IDENTIFICAÇÃO
DE
TIPOLOGIAS
DOCUMENTAIS
COMO
PARÂMETRO
PARA
AVALIAÇÃO
DE
DOCUMENTOS
CONTÁBEIS.
ALMEIDA1,
Rafaela
Augusta
de;
RODRIGUES2,
Ana
Célia.

39. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1

40. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1

41. Descrição
Arquivís0ca
–
Aula
1
h•p://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_17_Como%20fazer%20analise%20diploma0ca%20e%20analise%200pologica.pdf