Este documento fornece dicas de especialistas em reuniões do Google para tornar as reuniões mais eficientes e produtivas. Algumas dicas incluem considerar alternativas à reunião se possível, limitar o número de participantes a sete pessoas, sempre enviar a pauta com antecedência e fazer um acompanhamento após a reunião para garantir que as tarefas definidas sejam concluídas.

1. Dicas de produtividade dos
especialistas em reuniões do Google

2. Dicas de produtividade dos especialistas
em reuniões do Google | 1
Uma pesquisa mostra que 59% dos funcionários
americanos afirmam que as reuniões são a parte
mais desnecessária do dia de trabalho. No mundo
todo, 40% dos profissionais de informação culpam
as reuniões por atrapalhar tarefas importantes, de
acordo com uma pesquisa da Forrester de 2017.1
Você sabe por experiência própria que as
reuniões podem consumir o tempo, os recursos
e a paciência da equipe. E o Google entende esse
problema: passamos anos sofrendo com sessões
de brainstorming sem objetivo e atualizações de
status duas vezes mais longas do que o necessário.
Por isso, pedimos aos Googlers que treinam colegas
de trabalho para compartilhar os segredos de como
aumentar a eficiência e a produtividade das reuniões.
Use uma dessas técnicas da próxima vez que você
estiver comandando a sala de reuniões ou, melhor
ainda, antes de enviar os convites. Faremos o
mesmo por aqui.
1
Dados da Forrester, Global Business Technographics®
Workforce Benchmark Recontact Survey, 2017.
Introdução

3. Dicas de produtividade dos especialistas
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Faça reuniões
como último
recurso
Tem algum assunto urgente que precisa de atenção?
Em vez de pensar automaticamente em um horário
e local, pergunte a você mesmo se há um jeito melhor
e mais rápido de coletar ideias e agir. É o que sugere
Laura Mae Martin, consultora de produtividade. “Se é
possível alcançar os mesmos objetivos facilmente com
e-mails, um documento compartilhado, uma ligação
telefônica ou um bate-papo casual, não há necessidade
de uma reunião”, disse ela. Seguindo a mesma linha,
não há nenhum problema em cancelar uma reunião
e devolver esse tempo às pessoas se você perceber
com antecedência que ela não é importante, como
disse Kevin Bleicher, gerente técnico de programa.

4. Dicas de produtividade dos especialistas
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Reduza a
quantidade de
participantes
Pesquisadores descobriram que sete é o número
máximo de pessoas necessárias em uma reunião para
tomada de decisão, porque cada membro a mais no
grupo diminui a eficácia em 10%. É por isso que Laura
costuma limitar as reuniões aos participantes que
realmente contribuem com a conversa, ajudam o grupo
a chegar a uma conclusão ou dão novos insights para
auxiliar no trabalho. Ela aconselha: “Se você recebeu
um convite e acredita que sua presença não será
necessária, fale com o responsável pela reunião
e peça a pauta detalhada.”. Se você ainda achar que
não precisa comparecer, recuse o convite e forneça
uma breve explicação.

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Envie a pauta
sempre
Provavelmente, você já ouviu isso antes, mas o
especialista em treinamento do Google Fiber, Jose
Gomez, afirma que vale a pena repetir: nunca deixe
de criar uma pauta da reunião e compartilhá-la com
vários dias de antecedência juntamente com outros
documentos auxiliares. No nível mais básico, a pauta
garante que as principais pessoas interessadas no
assunto em questão realmente compareçam à reunião.
No entanto, ela também ajuda os participantes a se
prepararem corretamente e mantém você no caminho
certo quando a reunião começa, evitando a perda
total de foco. Jose recomenda pensar com cuidado
na ordem dos itens da pauta, já que o fluxo e o tom
da reunião dependem dela. Por exemplo, começar
com um item que une o grupo cria uma sensação
de coesão, o que ajuda você a abordar assuntos
mais complicados posteriormente.

6. Dicas de produtividade dos especialistas
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Forneça um ponto
importante a cada
15 minutos
Já saiu de uma reunião muito longa meio confuso e
se perguntando sobre o que acabou de ser discutido?
Aproveite melhor o tempo de todos seguindo uma
das regras preferidas de Laura: a cada 15 minutos de
reunião, forneça pelo menos um ponto importante para
os participantes. “Se estiver contando para um colega
sobre a reunião de 30 minutos que ele perdeu, você terá
duas notícias importantes para dar”, Laura explicou.

7. Dicas de produtividade dos especialistas
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Faça anotações
contínuas
Fazer um registro contínuo da reunião conforme
ela acontece mantém as pessoas engajadas e
economiza tempo no acompanhamento, disse Kevin.
Ele gosta de fazer anotações em um documento
compartilhado, projetá-lo para os participantes e
fornecer a todos acesso para edição e comentários.
Após o término da reunião, ele remove as anotações,
esclarece quaisquer dúvidas, destaca os itens de
ação no acompanhamento e adiciona um resumo
para visualização rápida.

8. Dicas de produtividade dos especialistas
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Atribua
gerenciamento
na reunião
Nas grandes reuniões, Laura recomenda que você
peça a um participante que não esteja envolvido na
tomada de decisões estratégicas para fazer anotações,
ajudar o grupo a seguir a pauta e garantir que a
discussão se encerre no tempo. Nas mais comuns,
como reuniões semanais de equipe, dê a chance de
todos ajudarem como facilitadores. É o que sugere
a gerente de programa Patricia Prewitt. “Quando eles
perceberem como é difícil realizar uma reunião eficaz,
saberão respeitar melhor as restrições de tempo
como participantes”, ela explicou.

9. Dicas de produtividade dos especialistas
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Incentive os
participantes
mais silenciosos
Para quem consegue pensar com rapidez e fica
à vontade ao falar em público, as reuniões são a
chance de brilhar. No entanto, às vezes sua equipe
conta com pessoas mais quietas e de pensamento
mais estratégico. Elas têm ótimas ideias, mas não
prosperam em uma sala de reunião. Para não perder
essa contribuição valiosa, Laura e Kevin recomendam
que você peça ao participante a opinião e o feedback
dele quando enviar a pauta antes da reunião. Jose
gosta de incentivar uma participação maior ao citar
todos os presentes (até mesmo os menos falantes)
pelo menos uma ou duas vezes dependendo da
duração da reunião.

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Encante
o público
É difícil chegar até o fim de uma pauta muito longa
quando os participantes entram lentamente no local
ou passam os primeiros 15 minutos conversando sobre
seus finais de semana. Para atrair a atenção e incentivar
a chegada pontual, Laura começa as reuniões com um
vídeo engraçado do YouTube ou outro tipo de conteúdo
interessante. “As pessoas sabem que eu começo as
reuniões com algo divertido, então é mais provável que
elas apareçam na hora”, ela disse. “E assim que essa
introdução termina, todos estão prestando atenção
e na mesma frequência.”

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Realize um
exercício de
atenção plena
Esta é uma prática que está cada vez mais
popular no Google: começar as reuniões
com um breve vídeo de meditação do YouTube
ou um app ou livro de atenção plena. Um dos
adeptos da técnica, o chefe de marketing de
hardware do Reino Unido, Cristian Cussen,
diz que é possível avaliar a eficácia do exercício
observando a sala. “Antes do exercício, as
pessoas vêm de outras reuniões complicadas
e costumam parecer estressadas”, ele observou.
“Com a meditação, todos ficam na mesma
sintonia e conseguimos ter 55 minutos de
reunião calmos e concentrados.”

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Alivie os momentos
intensos
Como você prepara o terreno para uma discussão
calma e relaxada antes de abordar um assunto bem
delicado? Para determinar quem tem a chance de falar
primeiro, Patricia pede que os participantes de ambos
os lados do debate tirem palitinhos ou adivinhem
um número entre 1 e 10. “Brincadeiras como essas
realmente mudam o clima da sala”, ela disse.

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Faça o
acompanhamento
Um acompanhamento eficiente e pontual evita que
todo o trabalho importante definido na reunião seja
interrompido assim que o último participante sai pela
porta. Jose usa um sistema simples e gerenciável,
como uma planilha ou documento compartilhado, para
listar todas as decisões tomadas pelo grupo e atribuir
um responsável e um prazo a cada uma delas. Dentro
de um ou dois dias, ele entra em contato com todas
essas pessoas por telefone, e-mail ou bate-papo para
se atualizar sobre o status de cada item.
Além dessas estratégias, os especialistas em reuniões do
Google contam com o G Suite para encontrar os melhores
horários, convidar os participantes, compartilhar pautas,
realizar videoconferências e muito mais. Descubra mais
sobre as ferramentas preferidas deles, incluindo o Google
Agenda, Documentos Google e Hangouts.

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