Este documento discute a importância de realizar um diagnóstico antes de implementar melhorias na gestão do tempo, tal como preconizado pela filosofia Lean. Sugere o uso de um "Diário do Tempo" para mapear como o tempo é gasto durante uma semana-tipo, permitindo identificar desperdícios e áreas para melhoria, como interrupções desnecessárias. A análise do diário aponta caminhos para gerir o tempo de forma mais eficiente e de acordo com as prioridades de cada um.

1. Nota: Este texto é da autoria de Christiane Tscharf(*)
Como bem preconiza a filosofia Lean, é essencial partir de um diagnóstico rigoroso para a definição de
melhorias. Antes de passar à acção, é fundamental a recolha e análise de dados, a tomada de consciência e,
então, a (re)definição de acções de melhoria. Este princípio é igualmente aplicável à Gestão do Tempo. Neste
âmbito, muitas vezes existe a sensação que “o tempo não chega” ou que estamos, de alguma forma, a falhar na
sua gestão. Também, muitas vezes se inicia uma nova forma de gerir o tempo, experimentando novos métodos
ou novos suportes. E, igualmente muitas vezes, se chega à conclusão que não resulta...
Numa implementação Lean a nível de um processo de indústria ou serviços, começa-se pela realização de um
diagnóstico prévio, do mapeamento e da análise dos recursos envolvidos. Também a Gestão do Tempo é um
processo, pelo que sugerimos uma abordagem idêntica, ao aplicar os princípios da filosofia Lean à área mais
comum e transversal da vida humana: o Tempo e a forma como o aproveitamos ou desperdiçamos, enfim, a
forma como o gerimos.
Como tal, antes de qualquer acção de melhoria, sugere-se começar pela realização de um diagnóstico. Tal pode
ser feito, mantendo a característica da simplicidade das ferramentas Lean, com recurso ao Diario do Tempo. O
Diário do Tempo consiste numa tabela que poderá ser elaborada à mão, numa folha de papel, ou, em alternativa,
em formato digital, dividindo o dia de 24 horas em blocos de 30 minutos. Deve ser incluído também o tempo
que se passa a dormir. O objectivo é desta ferramenta é obter um diagnóstico que possibilite melhorar a gestão
do tempo, com vista a melhorar a qualidade de vida. (Não se pretende apenas melhorar a gestão do tempo
durante o dia de trabalho.) Na prática, o desafio consiste em registar, diariamente, ao longo de pelo menos uma
semana, quanto tempo passa em cada actividade/tarefa que realiza. Este registo é fundamental para conseguir
gerir o seu tempo de forma eficiente. E, se pensar que vai perder imenso tempo a parar de 30 em 30 minutos
para fazer este registo, dê o benefício da dúvida e surpreenda-se com a quantidade de tempo – às vezes horas -
que desperdiça ao longo do dia, comparativamente aos poucos minutos investidos neste diagnóstico. Pode
surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdiça em distracções, interrupções desnecessárias, ao
telefone, à procura de um objecto (como as chaves do carro), ou de um documento no seu computador... e o
pouco tempo que está, realmente, a trabalhar, a planear, a passar tempo de qualidade com a família e/ou amigos,
ou seja, em actividades que acrescentam verdadeiro valor.
No final de cada dia, é importante fazer a análise da forma como passou o seu tempo, olhando para os registos
do seu diário. Poderá focar a análise nos seguintes pontos:
• Há tarefas/actividades que se repetem no diário?
• Existem esperas/desperdícios de tempo que poderiam ser evitadas com melhor planeamento?
• As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado?
• Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
• Reserva tempo para planear e organizar?
Depois de ter verificado a distribuição das actividades diárias pelo tempo de cada dia, veja se a divisão vai de
encontro às suas expectativas.
O Diário do Tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as áreas a melhorar.
(*) - Autora e coordenadora do Curso Lean Time Management