O documento fornece uma introdução sobre os requisitos básicos para a implantação de soluções de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e gestão eletrônica de documentos (GED), incluindo: 1) requisitos de hardware e software, 2) definição de regras de negócio, e 3) exemplos de funcionalidades adicionais que podem automatizar tarefas.

1. Resumo: Requisitos básicos para
implantação de solução ECM/GED
Por: Renato Rodrigues

2. Compartilhar pouco do conhecimento e
experiência em sistemas de organização de
documentos.
Lembre-se que sistemas de informática
vieram para auxiliar o dia a dia, auxiliar os
processos que você e sua empresa já
realizam.
Não se frustre se após a instalação sistema,
suas regras de negócio precisarem ser
atualizadas no sistema, isso faz parte do dia
a dia da empresa.
Objetivo

3. Agenda
O que é ECM e GED?
Requisitos de informática / TI
Definição de regras de negócio
A
B
C
Funções manuais que podem ser automátizadasD
Dúvidas?E

4. Enterprise Content Management (ECM) ou em português
Gestão de Conteúdo Empresarial significa a forma de organizar
e armazenar documentos e outros conteúdos relacionados ao
processo da organização.
Sistema para organizar os documentos possuem algumas
regras de negócio, por exemplo:
Numeração documento
Estrutura de pastas
Grupos de segurança, o que cada usuário tem
Permissão para fazer
Ciclo de vida para criação de documento
Relatórios
O que é ECM e GED?

5. Se você tem um sistema para armazenar,
consultar e acessar documentos sem
muitas ou nenhuma funcionalidade
adicional, você já tem um GED.
Por ser um sistema de informática; você
também vai precisar: disponibilidade;
backup; controle de acesso; ponto único
de acesso (interface sistema).
O que é ECM e GED?
GED – Gestão Eletrônica de Documentos, em
geral o “mercado” entende que é um sistema
mais simples quando comparado ao ECM .

6. Um sistema de gestão de documentos para
instalar
Servidor(es) de aplicação (na rede local ou
datacenter / nuvem)
Espaço em disco; para armazenar todos os seus
documentos.
 Recomendação: A partir de 4x ao espaço a ser
utilizado pelo documentos
Requisitos de informática / TI
Requisito de TI das estações de trabalho dos
usuários
Monitoramento do servidor: consumo de
memória e espaço
Realização de backup diário para mídia externa

7. Independente do sistema que você implante na sua empresa, é
necessário algumas regras de negócio estarem bem definidas
para a customização do sistema.
Lembre-se, as regras de negócio é como você e a empresa se
organizam; o sistema é uma ferramenta para facilitar e
aumentar a produtividade do dia a dia.
Definição de regras de negócio
Após o inicio de utilização do novo
sistema, o sistema tem que ser capaz de
permitir atualizações nas regras de
negócio; pois estas regras podem ser
atualizadas conforme as novas
necessidades de negócio.

8. Principais regras de negócio
Exemplos de principais regras de negócio:
Numeração do documento
Estrutura de pastas
Processo de criação do documento/ciclo de vida
Perfis de acesso
Propriedades para os documentos
Exemplo de outras regras de negócio
Relatórios/Listagem de documentos
Importação em lote de documentos

9. ∗ Regra de numeração – nome dos documentos
∗ Propriedades adicionais
∗ Fluxo para criação de documentos
∗ Perfil de controle de acesso
∗ Notificações por emails
Maiores informações, consultar outro documento que publiquei
com detalhes destas regras:
http://pt.slideshare.net/renatoatos/conceitos-e-regras-bsicas-de-organizao-de-documentos
Definição de regras de negócio

10. ∗ Visualizador
Permitir verificar o conteúdo do documento sem ter que abri-lo.
Todos os sistemas requerem licenças e alguns destes sistemas, as licenças
tem um valor muito alto; exemplo: licenças do AutoCAD. Se o sistema
permite visualizar seu conteúdo; logo, você consegue reservar licenças de
AutoCAD à quem realmente precisa na sua empresa.
Funcionalidades extras – Visualizar
conteúdo

11. ∗ Marcas eletrônicas
Todo engenheiro, projetista e arquiteto
conhecem para que serve as canetas: Verde,
Vermelho e Amarelo no bolso da camisa. Mas
para usa-las, você precisa imprimir o
documento “projeto”, isso gera gastos com
folhas de papel, tinta da impressora e energia
– O que não é ecologicamente correto nos
dias atuais.
Marcas eletrônicas permite você ter a função de
marcações das tradicionais canetas, mas com
maior agilidade via sistema.
Funcionalidades extras – Marcações
eletrônicas – Economia de papel

12. Funcionalidades extras – Conversão em
formato PDF
∗ Conversão em PDF
O formato PDF criado pela Adobe, se tornou um formato
comum e muito utilizado para compartilhar
documentos entre pessoas e empresas, especialmente
quando se deseja dificultar sua edição; além de possuir
alta definição – grande benefício.
Imagine você ter que converter documento por
documento, manualmente num sistema ECM ou GED?
Trabalhoooooo.
Se o sistema ECM/GED tiver esta função adicional, seja por
customização ou módulo, terá o benefício de
economizar tempo, aumentando sua produtividade
durante o dia a dia.

13. Funcionalidades extras - Transmissão de
documentos
∗ Controle de transmissão de documentos
Já pensou quantos e-mails você envia e recebe todos os dias? E a quantidade
quando você agrupa estes por destinatário? São muitos correto?
Imagina na empresa, que envia e recebe muitos
documentos por dia, para diferentes destinatários.
Lembre-se que estes documentos representam
muito dinheiro investido, pois são referente a
projetos dos mais diferentes tipos.
Uma funcionalidade extra para o seu ECM/GED é o controle de ‘remessa de
documentos”; ou mais popular GRD “Guia de Remessa de Documentos”.
Antes da era da informática, existia uma guia com um canhoto – imagem exemplo
acima, para quem recebia a remessa tinha que assina-lo. Em um sistema que
tenha essa funcionalidade, essa assinatura é eletrônica; com data/hora do
download ou upload dos documentos.

14. Controle extra – Gestão documentos
impressos
∗ Controle de documentos impressos por sistema
No seu trabalho você precisa guardar documentos de projetos, ficais e outros
impressos, em uma caixa por um período de X anos.
Se você possui várias caixas, você organiza isso por armários? Por estantes?
Por caixas? Por sala?
O seu sistema GED/ECM pode auxiliar você nesta função, facilitando a
pesquisa dos documentos armazenados nestas caixas.
Lembra-se das propriedades dos documentos:
TITULO1; TITULO2; ÁREA; DISCIPLINA, você
também pode adicionar informações: SALA,
CAIXA, PRATELEIRA, ANDAIME entre outras,
que o sistema poder facilitar a pesquisa de
documentos.
Se desejar guardar uma copia eletrônica, basta
digitalizar e registrar no sistema.

15. Controle extra – Gestão documentos
impressos
A seguir uma reportagem sobre como os sistemas podem auxiliar no controle
dos documentos impressos.
Observe no vídeo que o código de barras faz a mesma função das
propriedades que descrevi no slide anterior, tudo para facilitar a pesquisa.
Link: https://www.youtube.com/watch?v=BhHAaO-XGAA

16. Espero que com essas dicas o seu dia a dia
se torne mais fácil para a implementação de
um sistema de controle de documentos, ou
o seu dia a dia caso já tenha um sistema em
utilização.
Dúvidas?