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Tcc Redmini Software de Gestão de Projetos

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Gerenciar projetos tem se tornado uma função cada vez mais difícil. Quando não há um ambiente estruturado, a tendência é que os processos e suas definições não permitam com que o fluxo aconteça com eficiência. Com as constantes mudanças na forma de administrar a tecnologia da informação e a comunicação, inicia-se o desenvolvimento de software de gestão para propor um gerenciamento eficaz. Com isso sugiram vários softwares de gestão tais como: Microsoft Project, Gráfico Gantt, Redmine e outros. O presente trabalho tem como objetivo apresentar um estudo exploratório de software de gestão de projeto para indicar o Redmine como proposta de software de gestão de projetos para uma Instituição de Ensino Superior. Após análise, poderá perceber que existem vantagens no uso do Redmine como software de gestão de projeto.

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Tcc Redmini Software de Gestão de Projetos

  1. 1. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 1 FACULDADE CANÇÃO NOVA CURSO DE ADMINISTRAÇÃO TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO REDMINI: CONCEITOS E PROPOSTAS DE SOFTWARE DE GESTÃO DE PROJETOS EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR - ESTUDO DE CASO Wilson Martins da Silva Faculdade Canção Nova wilsonmscn@bol.com.br Orientador Prof.º ME. André Alves Prado Faculdade Canção Nova prado@usp.br Resumo Gerenciar projetos tem se tornado uma função cada vez mais difícil. Quando não há um ambiente estruturado, a tendência é que os processos e suas definições não permitam com que o fluxo aconteça com eficiência. Com as constantes mudanças na forma de administrar a tecnologia da informação e a comunicação, inicia-se o desenvolvimento de software de gestão para propor um gerenciamento eficaz. Com isso sugiram vários softwares de gestão tais como: Microsoft Project, Gráfico Gantt, Redmine e outros. O presente trabalho tem como objetivo apresentar um estudo exploratório de software de gestão de projeto para indicar o Redmine como proposta de software de gestão de projetos para uma Instituição de Ensino Superior. Após análise, poderá perceber que existem vantagens no uso do Redmine como software de gestão de projeto. Palavras-chave: Gestão de Projeto, Redmine, EasyRedmini, Instituição de Estudo de Caso. Abstratc Manage projects has become an increasingly difficult. When there is no a structured environment, the tendency is that, the processes and their definitions do not permit that from happening to the flow efficiency. With the constant changes in the form of the administering the information technology and communication, it begins the development of management software for proposing effective management. With that arose several management software such as: Microsoft Project, Gantt Graphic, Redmini and others. This paper aims to present an exploratory study of project management software to indicate the Redmini as a project management software proposal for a Higher Education Institution. Keywords: Project Management, Redmini, EasyRedmini, Higher Education Institution.
  2. 2. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 2 Introdução A partir da terceira revolução Industrial, também chamada de Revolução Técnica Cientifica, grandes transformações são encontradas: Na economia, na automação de produto, e nas empresas multinacionais, uma revolução, que cada vez mais tem dispensado a mão de obra desqualificada e exigindo profissionais qualificados e experientes. Conforme Valle et al. (2013), a terceira revolução, realizou uma virada na história. Na terceira revolução, a da virada cibernética ou automação, a partir da década de 1970, as tecnologias eletrônicas se disseminam por todas as práticas, e toda a sociedade se tornou tecnologizada. A partir daí, as tecnologias já não parecem mais meras coleções de instrumento e ferramentas, e sim mostra-se como meio cultural: quase nada mais se pode fazer sem a intermediação delas. (VALLE et al., 2013 p.284). Conforme os autores, Vargas (2009) e Rifkin (2012), gerenciar projetos tem se tornado uma função cada vez mais difícil. Quando não há um ambiente estruturado a tendência é que os processos e suas definições não permitam com que o fluxo aconteça com eficiência. A partir dessas grandes transformações surgem novas demandas de trabalho cada vez maiores, e uma maior necessidade do uso de ferramentas de gerenciamento de projetos em instituições, empresas e organizações. Ferramentas, como: Microsoft Project, Gráfico Gantt, Redmine entre outros. O uso destas ferramentas de gestão de projetos nas instituições são apresentadas como instrumentos de grande importância, que possibilitam melhores condições de administração e de gerenciamento. Para que cada projeto tenha sucesso é preciso uma gestão bem definida, como: planejamento, liderança, integração e a realização de trabalho em equipe. A falta de gerenciamento de projetos em Instituição de Ensino Superior pode vir a ocasionar diversas falhas, que são decorrentes por fatores que estão fora do controle da instituição, como: mudança na estrutura organizacional, base de dados inadequada, mudanças na tecnologia disponível, mudanças de prazos estabelecidos no escopo do projeto e por fim falta de um gerente de projeto. Em sua grande maioria, as instituições e empresas usam como controle de seus projetos planilhas Excel, Word e até mesmo agendas para anotações importantes e acompanhamento das tarefas e bem como seus processos dentro do projeto. Como objetivo de pesquisa o presente trabalho abordará um estudo de caso em uma instituição de Ensino, convencional, religiosa, localizada no Vale do Paraíba. O estudo será voltado para gestão de projeto em Instituição de Ensino Superior. Entenda-se que a gestão de projetos seja necessária nas Instituições de Ensino Superior. É importante destacar que para atender a necessidade da Instituição de Ensino Superior e para realizar a implantação de software de gerenciamento de projetos, é necessário compreender a cultura de gerenciamento de projetos.
  3. 3. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 3 Para que isso ocorra o presente trabalho terá como base o guia (Project Management Body of Knowledge - PMBOK). É um guia de referência que descreve o conjunto de conhecimento dentro da área de Gestão de Projetos, publicado pelo PMI (Project Management Institute), cujo objetivo é fomentar a atividade de Gestão de Projetos nas empresas do mundo (PMBOK, 2013). Com as constantes mudanças na forma de administrar os projetos, possivelmente por não haver um planejamento entre os departamentos e equipes envolvidas, verifica-se a necessidade de um software de gestão de projetos para melhor gerenciamento, controle das atividades e processos dos departamentos nas instituições de ensino superior. O presente projeto justifica a importância o meio proposto, visto que tem se tornando um desafio para os gestores e administradores das Instituições de Ensino Superior. Diante dos desafios apresentados o estudo inicia-se aparte de uma pergunta problema. O uso do software de gestão de projeto, em Instituição de Ensino Superior para melhorar a administração e documentação dos dados e processos realizados ajudará na eficiência da instituição diariamente? Este trabalho tem como proposta metodológica o estudo de caso do processo de implantação da ferramenta de gerenciamento de projetos, Redmine Software Livre e de código aberto. Atento aos acertos, falhas e melhorias o estudo propõe a implantação do software para dar melhor visão em seus processos. O estudo de caso é uma investigação empírica, que investiga um fenômeno contemporâneo (caso) em profundidade e em seu contexto de mundo real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto puderem não ser claramente evidentes. A investigação de estudo de caso, enfrenta a situação tecnicamente diferenciada em que existirão muito mais variáveis de interesse do que de ponto de dados e, com resultado, conta com múltiplas fontes de evidências. (Yin, 2015, p.18). Como metodologia o presente trabalho terá como base, o estudo de caso. Para realização da pesquisa serão utilizadas diversas obras de autores que abordam o tema, tendo como referência livros, revistas acadêmicas e artigos já publicados. Estrutura do Trabalho O presente trabalho estar estruturado da seguinte forma: A primeira seção e de caráter introdutório. A segunda demonstrará a estrutura da pesquisa referencial teórico. A terceira seção será abordado o tema do projeto, gerenciamento do software. A quarta seção será apresentado os três software de gerenciamento de projeto estudados, dando destaque ao software Redmine e Easy Redmini. Ao final será apresentado uma proposta sobre o uso de software EasyRedmini em uma Instituição de Ensino Superior de forma a enfatizar os conceitos e propostas do uso do EasyRedmini.
  4. 4. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 4 Referencial Teórico Segundo Bonone (2009), Gantt durante a segunda guerra mundial trabalhou na coordenação na construção de 533 navios, demonstrando a sua capacidade industrial. Durante este período Gantt desenvolveu o gráfico que leva o seu nome. Considerado o precursor do Gerenciamento de Projetos, tornou-se conhecido por ter estudado de maneira detalhada a ordem e o sequenciamento das atividades envolvidas em um processo de trabalho para gerenciamento na construção de navio durante a segunda Guerra mundial. Gantt é um gráfico de barra horizontal desenvolvido 1917 pelo engenheiro cientista social americano Henry L. Gantt para servir de ferramenta de controle de produção. Frequentemente empregado no gerenciamento de projetos, o Gráfico de Gantt é a ilustração gráfica de uma programação que ajuda a planejar, coordenar e acompanhar atividades especifica de um projeto. (Cox III, Schleier, 2013, p.14). Na década de 50 surgem dois novos modelos de gerenciamento com método matemático. PERT - Program Evaluation and Review Technique; (Técnica de Avaliação e Revisão). CPM - Critical Path Method; (Método do Caminho Crítico). Segundo Neumann (2015), PERT/CPM são técnicas de planejamento e controle de grandes projetos em que, a partir do escalonamento das diversas atividades, é possível montar gráficos e estudar o planejamento do projeto suas necessidades de recursos e espaço para execução de cada uma das atividades. O PERT/CPM é apresentado conforme a Figura 01: Figura 01 (PERT/CPM) Fonte: <http://www.rff.com/pert_hardware.htm> De acordo com site oficial da RFF Electronics (2015), ao qual detém a patente do software PERT/CPM, apresenta os detalhes do modelo, nele os círculos numerados correspondem as tarefas. As setas indicam a sequência dessas tarefas. O tempo para fazer uma tarefa é mostrado
  5. 5. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 5 perto da seta. O caminho crítico no gráfico apresentado acima é desenhado com setas vermelhas. Dependências PERT gráficos de exibição tarefas, mostrando quais as tarefas que precisam ser feitas antes que outras possam ser iniciadas. PERT foi criado para ajudar no planejamento e elaboração de grandes projetos, muitos deles complexos. CPM, método de caminho crítico, desenvolvido e apoiado com base nos conceitos da teoria de grafo, se tornando uma ferramenta importante e eficaz. Segundo Drucker (1999), muito se fala sobre organização inovadora, e como os avanços tecnológicos tornaram um desafio para as organizações serem mais receptivas as inovações. Devido à globalização e á evolução tecnológica nos últimos anos, o gerenciamento de projetos e sua inovação tem se tornado tema de debate entre executivos e acadêmicos, como alternativa para modelos futuros podendo trazer reforços e reduzir a burocracia. Valeriano (2001), afirma para que os projetos tenham sucesso é necessário criar uma estrutura, departamento específico, organizar uma equipe temporária, tendo um gerente exclusivamente dedicado a execução do projeto, que saiba a cultura da empresa, que tenha um perfil de liderança e possa realizar um bom trabalho integrado e em equipe. Segundo Heldman (2005), há algumas vantagens de se trabalhar com uma estrutura de departamento dedicado a projetos, como: dar a equipe envolvida visão clara, ter fácil acesso ao gerente de projetos e definir a equipe por funções específica. Neste sentido criar um departamento específico se torna importante por conta dos inúmeros processos e projetos gerados na organização. Para Baumotte (2010), a tecnologia oferece recursos, e ferramentas que ajudam na gestão e no gerenciamento de novos projetos, sendo assim, a integração torna-se importante por envolver tomada de decisão, processos e execução no plano de gerenciamento. A aplicação do gerenciamento de projetos, vista como uma inovação dentro da organização aumenta a velocidade e produtividade dos processos existentes, o gerente de projetos precisa de disposição e capacidade para mudar aquilo que já está sendo feito, assim como para fazer coisas novas e diferentes nas organizações. Conforme Vargas (2009), para atender a demanda de maneira eficaz em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de gerenciamento baseado no foco em prioridades e objetivos. Gerenciar a integração do projeto é como um quebra cabeça, no qual cada peça deve ser colocada em seu devido lugar de maneira coerente para que possa obter o resultado positivo ao final do projeto. O que é um projeto? Segundo Vargas (2009), projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um
  6. 6. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 6 objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo recursos, envolvidos e qualidade. Tendo como base a afirmação de Vargas (2009) sobre projeto, é importante destacar que os projetos podem estar presentes em todos os níveis das Instituições de Ensino Superior, organizações e empresas. Podem-se citar como exemplos de projetos os seguintes pontos:  Implantação de uma nova plataforma;  Lançamento de um livro;  Reestruturação de um determinado setor;  Construção de uma casa. Os projetos podem ser aplicados em vários seguimentos no trabalho em estratégia, no operacional no gerenciamento de tarefas e funções e também na vida pessoal. A importância de gerenciar de projeto “O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento”. (PMBOK, 2013, p. 5) Ao definir o que é projeto e gerenciamento de projetos com base no Guia PMBOK, a obra apresenta alguns caminhos para que o projeto alcance os resultados, seqüência clara, lógica e objetivo. Segundo Vargas (2009), todo projeto tem um ciclo de vida, definido pela sua natureza, seu escopo, suas datas de início e término. A natureza desse ciclo varia significativamente a cada caso. Porém, alguns conjuntos de atividades podem ser encontrados em todos os tipos de projeto, respeitando um determinado ciclo de vida:  Nível de esforço;  Probabilidade de sucesso;  Capacidade de adequação;  Custo de correção; É fundamental para o projeto, que o ciclo de vida e o grupo de processo aconteçam e caminhem juntos e auxiliem nas decisões, dando uma visão clara do projeto. Segundo PMBOK (2013), encontram-se cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos se faz necessários em qualquer projeto. Esses cinco grupos têm dependências claras, são em geral executados em cada projeto e interagem muito entre si. Esses cinco grupos de processos independem de áreas de aplicação ou especialização do setor.
  7. 7. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 7 O processo de iniciação tem como finalidade da inicio no projeto e envolver todas as áreas e os responsáveis para que conheçam e possa dar início, para tanto e importante que seja apresentando o escopo do projeto, objetivo e orçamento previsto. Conforme PMBOK (2013), o grupo de processos de iniciação consiste em processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto obtendo autorização para iniciar o projeto ou a fase. Nos processos de iniciação, o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos, de modo a que sejam identificadas as partes interessadas internas e externas que vão interagir e influenciar o resultado geral do projeto. Processos de planejamento e a fase onde exige que o gerente de projeto e sua equipe tenham uma visão clara dos custos, dos prazos e do escopo de todo o projeto, e do planejamento que para empresas e instituições, não podem ser tratados como perda de tempo. “O grupo de processos de planejamento consiste dos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refina os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo. A natureza complexa do gerenciamento de projetos pode exigir o uso de realimentações periódicas para análise adicional. À medida que mais informações ou características do projeto são coletadas e entendidas, pode ser necessário um planejamento adicional. Mudanças significativas ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto acionam uma necessidade de revisitar um ou mais dos processos de planejamento e possivelmente alguns dos processos de iniciação”. (PMBOK, 2013, p. 54) Execução de processos fase em que se envolve e mobiliza a equipe, onde o trabalho será realizado de acordo com o que foi planejado e definido no escopo. Segundo PMBOK (2013), o grupo de execução de processos consiste dos processos executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir as especificações do projeto. Este grupo de processos envolve coordenação de pessoas e de recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas, e também integração e a execução das atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento do projeto. Processos de monitoramento e de controle o responsável do projeto, nomeado como gerente deve acompanhar e estar atendo ao que foi definido na iniciação, no planejamento e na execução do projeto. Conforme PMBOK (2013), o grupo de processos de monitoramento e controle consiste dos processos necessários para acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto; identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano; e iniciar as respectivas mudanças. O principal benefício deste grupo de processos é a medição e análise do desempenho do projeto a intervalos regulares, em ocorrências apropriadas ou em condições excepcionais, a fim de identificar as variações no plano de gerenciamento do projeto. Nos processos de encerramento a equipe finaliza formalmente o projeto ou parte dele, e entrega o resultado e a documentação.
  8. 8. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 8 De acordo com PMBOK (2013), o grupo de processos de encerramento consiste dos processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando a concluir formalmente o projeto, a fase, ou as obrigações contratuais. Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos a fim de encerrar o projeto ou uma fase do projeto, da forma apropriada, e define formalmente a finalização do projeto ou da fase. Para a área de gerenciamento de projetos alguns processos têm a sua função específica porem e preciso que trabalhem integrados a todo instante formando um conjunto, sendo eles;  Gerenciamento da Integração;  Gerenciamento de escopo;  Gerenciamento de custo;  Gerenciamento da qualidade;  Gerenciamento de Recursos Humano;  Gerenciamento das Comunicações;  Gerenciamento de Risco;  Gerenciamento das aquisições; Segundo Vargas (2009), afirma que muitas vezes ao se trabalhar com projetos o executivo deve estar atento ao fato de que o projeto faz parte de um todo organizado e estar sujeito a influências da cadeia de poder. Utilizado como base de pesquisa o Guia PMBOK (2013), o mesmo indica meios a seguir para que o gerente de projeto e sua equipe tenham sucesso. É importante ressaltar que o guia PMBOK, é um guia de referência que descreve o conjunto de conhecimento dentro da área de Gestão de Projetos. Software de Gestão de Projeto Para atender a demanda e as constantes mudanças nas empresas, a equipe de gestão, se pergunta a si próprio, qual é o melhor software para gestão do projeto proposto? No decorrer dos estudos percebe-se que a melhor ferramenta para gestão de seus projetos é aquela que atende à necessidade seja das instituições ou empresa. Serão apresentados a seguir três softwares de gestão de projetos, para uso em Instituição de Ensino Superior. Microsoft Project Conforme Lopez (2008), Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de projetos. Com Microsoft Project, o gerente do projeto terá uma visão clara de tempo, informando a duração de cada projeto. O software possibilita organizar a
  9. 9. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 9 informação das tarefas, a associação de custos, tanto de mão de obra quanto de materiais, de forma a asegurar gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, planejando alcançar as metas propostas para o projeto. Segundo Pimentel (2007) a primeira versão lançada em 1985, trouxe uma interface gráfica inovadora e amigável. A proposta Microsoft Project tem como objetivo, auxiliar na gerência de projetos básicos e de grandes projetos. É uma ferramenta flexível, que disponibiliza ao usuário recursos, e funções para criar, editar, e controlar os projetos. Desde do lançamento da primeira versão, a Microsoft empresa proprietária da ferramenta, disponibiliza upgrade de acordo com o contrato com seus devidos valores firmado, por conta das versões disponíveis no mercado. Abaixo a figura 02 apresenta a tela de abertura Microsoft Project: Figura 02 Tela de abertura Fonte: Apostila Introdução Microsoft Project Características Básicas do Microsoft Project Conforme Lopez (2008), o Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua base de dados. Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos e os outros elementos do projeto através de um planejamento. O Microsoft Project mostra de forma similar a outro software uma planilha de cálculo, trazendo os resultados dos cálculos de forma instantânea. Para Lopez (2008), é necessária a inserção das informações essenciais das tarefas que compõem o projeto.
  10. 10. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 10 Dentre os diversos recursos disponíveis no Microsoft Project, destaca-se:  Permitir tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras;  Estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Informando o tempo necessário para execução do trabalho, custo do projeto;  Possibilita o uso de subprojetos;  Concede recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;  Oferecer um conjunto padrão de relatórios, o qual o usuário pode criar seus próprios relatórios;  Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação; Com uso dos recursos apresentado o gerente do projeto tem visão do andamento de parte do seu projeto. Conforme figura 03 apresenta tela abertura Microsoft Project: Figura 03 Tela Controle Fonte: Apostila Introdução Microsoft Project
  11. 11. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 11 Gráfico de Gantt Segundo Quinn (2012), a ferramenta mais popular exibe visualmente as atividades de projetos ao longo do tempo e o Gráfico de Gantt desenvolvido por Henry L. Gantt, no início do século XX. Essencialmente gráficos de barras permitem uma visão rápida de como as diferentes atividades se encaixam na programação em geral. O Gráfico de Gantt também é uma ferramenta útil para monitoramento do projeto. Usando diferentes cores e diferentes símbolos o Gráfico de Gantt pode ajudar o gestor do projeto a acompanhar a evolução do projeto com relação à programação planejada. Abaixo figura 04 demonstra-o Gráfico de Gantt: Figura 04 Gráfico de Gantt Fonte: Apostila Introdução Microsoft Project Estudo de Caso A seguir será apresentado o Redmine como alternativa de software de Gestão de Projetos, para uso em Instituição de Ensino Superior, destacado no início do trabalho. Será demonstrando também para melhor compreensão, a proposta do uso do Easy Redmine, com o planejamento e seus objetivos. Proposta Fomentar e promover o uso do Redmine como ferramenta nos processos da gestão da Instituição de Ensino Superior.
  12. 12. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 12 Planejamento No Período de Agosto 2014 a Dezembro 2014 (5 meses de atividades), foi realizado a implantação e treinamento do Easy Redmine. Após a implantação realizada no ano de 2013 pela equipe de TI da mantenedora, a Instituição de Ensino Superior estudada com apoio da sua diretoria iniciou o processo de análise da ferramenta de Gestão de Projeto. Entendendo este novo processo e a nova forma de gerenciar os projetos, a diretoria propôs uso da ferramenta no departamento de Pós-Graduação da Instituição de Ensino Superior. Para que todos da Instituição de Ensino tivessem conhecimento do software de gestão Easy Redmine, foi aplicado o treinamento para os de coordenadores e núcleos, mostrando os pontos importantes que a ferramenta poderá contribuir nas atividades e nos projetos, dando agilidade e uma nova visão de gestão para a Instituição de Ensino Superior. Serão apresentados alguns pontos, como uma proposta de estudo que poderá ser usada a partir da ferramenta Easy Redmine. Objetivos  Identificar, e viabilizar o uso do Easy Redmine como implantação de processos para atender a demandas da instituição;  Capacitar e estimular o corpo docente para o uso dos recursos do Easy Redmine alinhados a proposta da Instituição de Ensino Superior;  Apoiar os setores da Instituição de Ensino Superior nas atividades e as tarefas no Easy Redmine;  Contribuir para o desenvolvimento de gestão e processos da Instituição de Ensino Superior com o uso do Redmine; A seguir para melhor entendimento das atividades do departamento na Instituição de Ensino, será apresentanda a planilha de atividades demonstrando, mês a mês as atividades a serem realizadas, conforme tabela 01:
  13. 13. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 13 Planilha de Atividades Tabela 01 Planilha de Atividades Mês Atividades Agosto • Disponibilizar material (artigo de algum tema de interesse da disciplina) mais fórum; • Indicação de documentário acompanhado da postagem de relatório Setembro Contribuição para Wiki (repositório, construção de conhecimento coletivo) Questionário (com timer) Outubro • Vídeo aula (entrevista) produzido em parceria com o núcleo de tv • Contribuição para Wiki (repositório, construção de conhecimento coletivo) Novembro • Fórum • Chat com convidado (modo de se comunicar a distância) Dezembro • Tarefa (análise de notícia) • Pesquisa de opinião Tabela 01 - Criada pelo autor (planilha de atividades) Após a apresentação da proposta e de seus objetivos será apresentado com mais detalhes o software de Gestão de Projeto Redmine. Análises e Discussão de Resultados Redmine Redmine é uma ferramenta web open-source (termo inglês que significa código aberto, software que não tem custo de licença), foi elaborado para auxiliar equipes em projetos que precisam ter controle das tarefas voltado a gestão, permitindo uma melhor visão dos resultados e integração entre equipes e a tecnologia proposta. Redmine é um software livre e de código aberto, licenciado sob os termos da GNU General Public License v2 (GPL). Foi desenvolvido na linguagem Ruby utilizando framework Ruby on Rails. É uma ferramenta multi-plataforma que suporta vários bancos de dados, extensões de plugins e sistema de controle de versão. (REDIMINE, 2015). O presente trabalho apresenta o software, Redmine para gestão de projetos, porque trás a possibilidade de atender as necessidades de qualquer Instituição de Ensino Superior, o acesso na ferramenta, é realizado via web, sendo necessário o cadastro do usuário.
  14. 14. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 14 Conforme a figura 05 e apresentada a tela de acesso Redmine: Figura 05 Tela de Acesso Fonte:<www.Redmine.org> O Redmine permite ser customizado, a partir do o uso de plugins, possibilita o gestor ou responsável de TI realizar alterações na ferramenta de acordo com a necessidade de cada instituição. Além das funções principais, o Redmine também oferece serviços de notificações por email para os usuários envolvidos, registro de histórico e comentários com autor e data; exportação para formato CSV e PDF (arquivos texto que podem ser compartilhados); criação de campos customizáveis e de tipos de tarefas com workflows (fluxo de trabalho) específicos conforme demanda; controle de acesso por projeto e por tarefa; e apontamento de horas. Principais características Redmine  Gerenciar todos os seus projetos com uma instância Redmine;  Cada usuário pode ter um papel diferente em cada projeto;  Cada projeto pode ser declarado como público (visível por qualquer pessoa) ou privado (visível por membros do projeto apenas);  Módulos (Wiki, repositório, construção de conhecimento coletivo, onde todos os envolvido podem interagir) podem ser ativados ou desativados a nível dos projetos;  Sistema de rastreamento de tarefas flexível. Como patrão da ferramenta após o acesso, demonstra a tela de abertura com alguns dados, como últimas notícias e últimos projetos. Estes dados que podem ser alterados de acordo com a necessidade de cada usuário.
  15. 15. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 15 Conforme figura 06: Figura 06 Tela Inicial Fonte: <www.Redmine.org> Módulos Redmine A ferramenta Redmine oferece a opção de trabalhar com módulos podendo habilitar ou desabilitar de acordo com a realidade da instituição, o que facilita ao usuário e aos envolvidos do projeto acompanhar de cada etapa sendo elas:  Gerenciamento de Tarefas;  Gerenciamento de Tempo;  Documentos e gerenciamento de arquivos;  Customização de campos para tarefas, projetos e usuários e;  Integração com SCM (Sistema Controle de Versão, SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar e Darcs); Redmine apresenta algumas funções importantes para o suporte, o que favorece a equipe de TI.  Suporte a autenticação LDAP múltipla (Servidor, com aplicação de serviço LDAP guarda todas as informações do usuário permitindo a autenticação na rede, e assegurando melhor controle e acesso com segurança).  Suporte a vários idiomas – O Redmine é desenvolvido no idioma Inglês.  Para facilitar aos usuários o site disponibiliza pacotes com vários idiomas.
  16. 16. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 16  Suporte a diversos bancos de dados (E a forma de armazenas dados, entre eles existe vários tipos que podem ser usados na plataforma Redmine, MySQL, PostgreSQL, Oracle entre outros). Para que todos os envolvidos no projeto possam ser notificados e para que se mantenham informados sobre suas tarefas, o Redmine disponibiliza na ferramenta, a notificação por email o que pode ser configurado pelo gestor, onde cada usuário tem a opção de configurar para receber notificações de todos os projetos ou apenas o que está envolvido. As notificações são: • Email (correio eletrônico); • Notícias; • Wiki (é um conjunto de páginas interligadas, e cada uma delas pode ser visitada e editada por qualquer pessoa); • Fóruns, Feeds (Fóruns, espaço virtual colaborativo, criado para discussão de assuntos, Feeds, usado para acompanhar noticias); • Calendário; • Gráfico Gantt. O Redmine permite gerenciar múltiplos projetos a partir de uma única janela, dando ao usuário uma economia de tempo e uma visão de todos os projetos que esteja envolvido, a interface e a navegação e bem simples e intuitiva, deixando o usuário livre para navegar entre um projeto e outro de acordo com a sua necessidade. A configuração da ferramenta possibilita que cada projeto possa ser definido como privado, na qual o administrador poderá liberar o acesso a cada usuário, ou público, visível para todos. Suporte Redmine Para obter ajuda ou discutir sobre o Redmine, é preciso acessar a página e buscar os fóruns Redmine. O site disponibiliza as salas de chat e IRC (protocolo de comunicação, onde muitas pessoas podem participar de uma conversa simultânea ou restrita). Distribuição Redmine Redmine pode ser baixado gratuitamente a partir de seu site oficial.
  17. 17. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 17 Plugins no Redmine – Easy Redmine Easy Redmine, tratar-se de um software livre e de código aberto, licenciado sob os termos da GNU General Public License v2 (GPL). A empresa ou Instituição de Ensino Superior que optarem pelo uso do o plugin Easy Redmine terá a possibilidade de gerenciamento de projetos mais complexos com extensões para recursos, financeiros, orçamento entre outros. A empresa Easy Redmine para facilitar o uso da ferramenta desenvolveu alguns plugins que possa ajudar na administração da ferramenta e oferecer novos temas e recursos de acordo com a necessidade da Instituição ou Empresa. Para ter acesso aos novos plugins a empresa Easy Redmine disponibiliza todas as informações e seus custos através do seu site. A seguir figura 07 mostra a tela de acesso Easy Redmine: Figura 07 tela de acesso usuário Fonte: <http://projetos-teste.cancaonova.com/> Easy Redmine apresenta design simples e de fácil manuseio, mas com grandes funcionalidades, onde a página pessoal de cada usuário oferece a opção de personalizar as informações em que está envolvido. Neste estudo de caso e utilizado o Easy Redmine, em que após a instalação do plugin na plataforma, foi proposto um novo design e recursos mais precisos. Para que o usuário se sinta à vontade com a ferramenta o Easy Redmine, possibilita que após o acesso, a tela de abertura seja customizada de acordo com a necessidade de cada usuário.
  18. 18. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 18 A figura 08 demonstrará a tela de abertura personalizada por usuário Easy Redmine: Figura 08 tela abertura personalizada Fonte: http://projetos-teste.cancaonova.com/ Após a inserção das atividades que anteriormente era controlada pela planilha de atividades que nos foi enviada anteriormente pelo departamento Pós-Graduação da Instituição de Ensino Superior, pode-se verificar a série de recursos que o Easy Redmine oferece que permite ter uma melhor administração não somente no departamento, mas em toda a Instituição de Ensino Superior. Com a visão das tarefas a serem realizadas no projeto, os envolvidos obtém uma visão clara da importância de cada tarefa, definida pelo gerente do projeto, sendo informado, nome do projeto, tarefa a ser realizada, data início, data de finalização e status da tarefa. Sendo possível mostrar em qual processo se encontra seja ela em andamento, ou em execução, seja no que diz respeito ao planejamento ou a uma nova tarefa para o membro participante.
  19. 19. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 19 A figura 09 é apresentado lista de tarefas por usuário: Figura 09 lista de tarefas por usuário Fonte: < http://projetos-teste.cancaonova.com/> Para facilitar o andamento do projeto o Easy Redmine disponibiliza a opção para fazer upload (enviar dados de um dispositivo para o outro através de um canal de comunicação) de arquivos, mantendo todos envolvidos no projeto informados, após o envio de arquivos, documentos o Easy Redmine, gera um histórico de mudanças podendo ser acompanhado pelo controle de versão gerado pelo sistema. A seguir figura 10 e apresentado lista de tarefas alteradas por usuário: Figura 10 lista de tarefas alteradas por usuário Fonte:<http://projetos-teste.cancaonova.com/>
  20. 20. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 20 Caso seja preciso o gerente do projeto pode alterar alguma data ou até mesmo acrescentar algum conteúdo na tarefa, o Easy Redmine registra o histórico de toadas as atividades realizadas, mostrando o nome do integrante da equipe que alterou a tarefa, trazendo também data e horário. O recurso muito usado na ferramenta Easy Redmine é o Gráfico de Gantt, nesta opção o gerente do projeto tem a visão e todos os detalhes do projeto sendo apresentado de forma gráfica para que o gerente tenha visão de todo andamento. No exemplo da figura 11 Gráfico de Gantt, é apresentado o projeto com o seu início no mês julho e a sua conclusão em dezembro de 2015. Abaixo figura Gráfico de Gantt, visão detalhada de todo projeto por dia: Figura 11 Gráfico de Gantt, visão de todo projeto por dia Fonte: http://projetos-teste.cancaonova.com/ Como demonstrado na figura 11 Gráfico de Gantt, o gerente pode acompanhar o projeto e a sua equipe tendo uma visão completa de todo os processos, mostrando com detalhes o nome do projeto, tipo de tarefa (documentação, levantamento execução, planejamento), e ainda para quem foi designado a tarefa. Na parte gráfica o gerente do projeto tem todo o cenário apresentado pela ferramenta, uma visibilidade que pode ser vista por dia, semana ou mês o que oferece uma melhor administração dos projetos e sua equipe; A figura abaixo dá uma visão clara de todo o projeto, dando ao gerente do projeto a possibilidade de acompanhar sua equipe pela opção gerar gráfico por mês, tendo uma visão de todas as tarefas ou novas atribuições geradas para os membros envolvidos por conta da necessidade do projeto.
  21. 21. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 21 Conforme figura 12 apresentada: Figura 12 Gráfico de Gantt, visão de todo projeto Fonte:<http://projetos-teste.cancaonova.com/> O Easy Redmine através do Gráfico de Gantt disponibiliza recursos de atualizar, interligar e alterar tarefas de acordo com a necessidade e definição de datas para entrega do projeto. O recurso apresentado é um dos mais utilizados pelos gerentes do projeto pela sua visão clara e melhor administração. Outra característica importante o Easy Redmine oferecer a alternativa para que o projeto seja exportado em formato PDF, CSV, TXT dando a possibilidade para o usuário gerar relatório em PDF e também acompanhar seus projetos e tarefas que estejam envolvidos. Entre outras funcionalidades a ferramenta permite as instituições, e as empresas gerarem conteúdo e informações para impressão de relatórios para o gerente de projetos ou os envolvidos no projeto. Abaixo a figura 13 apresenta o relatório em PDF, concedendo visão de todo projeto: Figura 13 Abaixo figura relatório em pdf, visão de todo projeto Fonte: <http://projetos-teste.cancaonova.com/>
  22. 22. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 22 E por fim o gerente do projeto pode manter toda a sua equipe informada seja com notícias internas, seja com algo referente ao projeto, usando a opção de notícias. Conforme figura 14 apresenta as notícias: Figura 14 Tela de noticias Fonte: http://projetos-teste.cancaonova.com/ Através do estudo realizado, é a nova forma de gerenciar os projetos, tendo como base PMBOK e outras bibliografias usada percebe-se que o uso do software Easy Redmine o qual foi proposto trará para Instituição de Ensino Superior uma nova maneira de gerenciar os seus projetos.
  23. 23. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 23 Considerações Finais Com as constantes mudanças na forma de administrar os projetos, possivelmente por não haver um planejamento entre os departamentos e equipes envolvidas verifica-se à necessidade de um software de gestão de projetos para melhor gerenciamento, controle das atividades e processos dos departamentos nas Instituições de Ensino Superior. O software analisado Microsoft Project, apresenta várias características que ajudam no gerenciamento de grandes projetos tais como, filtrar e classificar tarefas, recursos para agrupar documentos, disponibiliza um conjunto padrão de relatórios, onde o usuário tem a possibilidade de criar seus próprios relatórios, o gerente do projeto pode criar subprojetos. A principal desvantagem no uso do software de gerenciamento de projeto Microsoft Project nas Instituições de Ensino Superior esta em seu alto custo para aquisição do software. Se tratando do Gráfico de Gantt é um gráfico de barra horizontal, ferramenta de controle de produção, muito usado no gerenciamento de projetos, com os seus gráficos que auxiliam o responsável do projeto, coordenar e acompanhar as atividades do projeto. Gráfico de Gantt e uma ferramenta útil para monitoramento usando diferentes cores e diferentes símbolos sendo também uma ferramenta sem custo, mas não oferece muitos recursos para acompanhar, classificar ou gerar relatórios referentes aos projetos. Observou-se, no estudo de caso apresentado, da Instituição de Ensino Superior avaliada que o departamento de Pós-Graduação analisado, que os projetos e suas atividades são acompanhados através de anotações em papel, planilhas elaboradas no Word, Excel, não existindo nenhum processo no departamento que pudesse dar uma visão clara dos projetos em andamento. A partir das pesquisas e análises realizadas, como alternativa, o presente estudo propõe o uso do Easy Redmine, como software de gestão de projeto, para auxiliar a equipe da Instituição de Ensino Superior, nos projetos que necessitam de controle das tarefas voltado à gestão de projeto, dando uma melhor visão dos resultados. O Software apresentado traz design simples e de fácil manuseio, com grandes funcionalidades. Dando ao gerente de projeto e a sua equipe agilidade, integração, visão clara dos projetos e ainda possibilita a todos envolvidos, gerenciar todas as suas tarefas e projetos. Espera-se que com o uso da ferramenta Easy Redmine a Instituição de Ensino Superior tenha comunicação, integração e o gerenciamento dos projetos de forma clara e eficaz. A proposta ao qual foi apresentada ao departamento da Instituição de Ensino Superior, onde após todo o processo realizado os projetos e seus resultados são satisfatórios e a execução do projeto estar em andamento. Após este estudo de caso, percebe-se que o Easy Redmine, software de gestão de projetos mais indicado para que o gerenciamento de projetos seja eficaz.
  24. 24. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 24 Referências BANOME, João Batista Vieira Teoria Geral da Administração. Curitiba PR: IESDE Brasil Ed. 2009. 28 p. BAUMOTTE, A C; Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2010. 498 p. Cox III, James F., John G., SCHLEIER. Handbook da Teoria das Restrições. São Paulo SP: Bookman Ed. 2013. 14 p. DRUCKER, P. F. Desafios Gerenciais para o Século XXI. São Paulo: Cengage Larning, 1999. 170 p. EASY REDMINE. Disponível em: <http://www.easyRedmine.com/project-planning-and- management> Acesso em: 01 maio. 2015. FIGURAS. Disponível em <http://projetos-teste.cancaonova.com/> HELDMAN, K. Gerenciamento de Projetos Fundamentos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. 400 p. LOPEZ, Oscar Ciro. Introdução ao Microsoft Project, Universidade de Santa Catarina, Florianópolis, 2008. (Apostila) NEUMANN, Clovis. SCALICE, Regis kovacs. Projeto de Fábrica e Layout. Rio de Janeiro RJ: Elsevier Ed. 2015. 14.1 p. verificar pag PIMENTEL, Alex. Desvendando o MS Project 2007. São Paulo: Universo dos Livros Ed, 2008. PMBOK – Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Campus: Saraiva 2013. 616 p. PMBOK Disponível em: <http://pmkb.com.br/sig/padroes-frameworks/pmbok-pmi/> Acesso em: 30 abril. 2015. PMBOK – Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Campus: Saraiva 2013. 616 p. QUINN, E. Robert. Competências Gerenciais, 5E. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012. REDMINE. Disponível em: <http://www.Redmine.org/> Acesso em: 05 maio. 2015. Rflow Electronics. Disponível em: < http://www.rff.com/pert_hardware.htm> Acesso em: 10 maio. 2015. VALLE, Luiza E.L Ribeiro. MATTOS, Maria J. V. Marinho, COSTA, José Wilson. Educação Digital: A Tecnologia a favor da Inclusão. Porto Alegre RS : Penso ed 2013. 284 p. VARGAS, R.V. Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. 103 p. VALERIANO, D. L. Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. São Paulo: Makron Books, 2001. 295 p. YIN, K Robert Estudo de Caso - 5.Ed.: Planejamento e Métodos. Porto Alegre RS: Bookman Ed. 2015. 18 p.
  25. 25. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Curso de Administração – FCN 25 Revolução Industrial, chamada de revolução técnica cientifica. Disponível em: http://www.mundoeducacao.com/geografia/revolucao- tecnicocientificoinformacional.htm Acesso em: 01 abril. 2015. RIFKIN, Jeremy. A Terceira Revolução Industrial, Como o Poder Lateral está Transformando a Energia, a Economia e o Mundo. São Paulo M.Books, Ed. 2012

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